Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero a diciembre de 2013 En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se presenta informe del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”. Subsistema de Control Estratégico La empresa cuenta con un programa de Inducción y Reducción donde se da a conocer la estructura y funcionamiento de Metroparques, así como el Código ética, elaborado de forma participativa, este fue adoptado mediante resolución Nº1931 de 2009, donde se definen (7) compromisos, (8) valores que orientan las actuaciones de los servidores y colaboradores de Metroparques, los principios de la gestión pública y pautas generales de comportamiento. Este código de Ética se elaboró como una guía de actuación por excelencia de los servidores y colaboradores de la Empresa, en el ejercicio de sus múltiples funciones y tareas. La unidad de Talento Humano lidera la evaluación del desempeño con el fin de contar con información objetiva para mejorar la efectividad en la prestación del servicio, la proyección, promoción, motivación, formación y capacitación, de forma tal que sirva de base en la construcción del programa de capacitación, ejecutò los programas Bienestar Social y Salud Ocupacional en forma articulada con los demás procesos, así mismo y en aras de propender por el bienestar de los empleados inicio medición del clima laboral. El plan de capacitaciones fue formulado de acuerdo a los requerimientos realizados por los responsables de procesos, mediante diagnóstico, a través de formato de identificación de necesidades de formación y capacitación, enfocado de manera tal que se pueda fortalecer las competencias requeridas para garantizar la prestación de los servicios y el mejoramiento en el desempeño de sus funciones, el esquema de capacitación se desarrolló para todo el personal y para el personal de operación de parques es enfocado de manera que se pueda fortalecer las competencias requeridas para garantizar la seguridad de los usuarios en cumplimiento a la regulación de la ley 0958 de 2012. Se tiene manual de funciones, adoptado mediante resolución 1952 de 2009 con sus respectivas modificaciones, el cual fue elaborado de acuerdo a los cargos que existen dentro de la estructura organizacional. Adicionalmente, se tiene documentado, revisado y aprobado el procedimiento de selección, inducción, reinducción, capacitación y evaluación del desempeño, de acuerdo a lo requerido para el Sistema Integrado de Gestión. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero a diciembre de 2013 La alta dirección desde el comité de gerencia asumió el rol de diferentes comités, como el de Calidad, MECI y control interno, estableció las pautas de comunicaciones, las estrategias anticorrupción y atención al ciudadano dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011. Se ha realizado la respectiva evaluación de los Planes de Acción a diciembre 31 de 2013 formulados por los responsables de los diferentes procesos y los cuales están articulados con el Plan Institucional 2012- 2015. El plan Institucional fue formulado en el año 2012 partiendo de la realidad concreta de Metroparques, por tanto se realizó un análisis de la situación de la empresa y se logró un diagnóstico inicial y de acuerdo con esto se visualizaron los objetivos y proyectos que apuntaban a que la organización sea más eficiente y eficaz en la prestación de los servicios; para lograr este propósito se requiere mayor inversión en mantenimiento y renovación de las atracciones mecánicas y acuàticas, subsanar deficiencias en la planeación, modernización administrativa e incremento de los ingresos operacionales. Tomando como punto de partida los objetivos estratégicos, los proyectos identificados y las metas de cada uno de ellos, los responsables de los diferentes procesos formularon los planes de acción que llevaran a alcanzar en forma puntual y general los resultados esperados. Estos Planes de acción están totalmente alineados y coherentes con el Plan Institucional e igualmente se identificaron los indicadores para medir la intervención sobre el diagnóstico inicial Para realizar esta evaluación se ha tomado como base las diferentes metas establecidas y la ejecución reportada, al igual que los soportes correspondientes, se encuentran en los planes de acción evaluados a 31 de diciembre de 2013; es decir esta es una síntesis de la evaluación de los planes de acción reportadas por los Responsables de procesos. Subsistema de Control Gestión Durante el año 2013 la Empresa tuvo un avance importante en la ejecución de los proyectos encaminados a la modernización de los sistemas y los equipos de información: Renovación de las estaciones de trabajo informáticas. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero a diciembre de 2013 Actualización y puesta en marcha del software A.M. para mantenimiento, que alcanzó el 100% Implementación del software ICG, que tuvo un cumplimiento del 65% y continúa en el año 2014 Actualización de las licencias de la Empresa, ejecutado en un 90% y que se finalizará igualmente en enero del 2014. Se cuenta con tres sistemas de integración entre ellos, así: información para los cuales se plantea la 1. SICOF Sistema Financiero. 2. ICG que se compone de varias fases: proceso de ventas bajo el sistema POS, manejo y control de inventarios y una última etapa, la más novedosa y que se implementara para mediados del 2014 es la de Logística, que permitirá integrar los eventos de esta dependencia con la unidades de compras y facturación, minimizando errores disminuyendo los riesgos y los reprocesos. 3. AM Sistemas de administración de mantenimiento para atracciones y equipos. Los dos últimos se deben integrar al “SICOF” permitiendo así una información oportuna y veraz. Cuenta con diferentes canales de información: Intranet Correo institucional Chat interno Página web Redes sociales La Empresa ha venido trabajando desde el 2012 en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, liderado por la Gerencia Administrativa y Financiera como representante de la dirección, certificándonos en diciembre de 2013, consolidando así los lineamientos, políticas, normas y disposiciones internas fundadas en el SIG, la política de calidad y el manual de calidad que se encuentran publicados en la Intranet permitiendo la consulta para todos los funcionarios. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero a diciembre de 2013 Se implementó y se publicó el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano dando cumplimiento al decreto 2641 de 2012 observando el compromiso de la alta gerencia en el cumplimiento de la misma. Se actualizó el manual de Supervisión e interventoría. Se adoptó mediante la resolución 20130428 de diciembre de 2012 la Política y Lineamiento de Austeridad en Gastos. Subsistema de Control de Evaluación La oficina de Control Interno en su rol de evaluador independiente ha realizado seguimiento al plan de mejoramiento institucional producto de auditorías de la Contraloría General de Medellín y de Control Interno. Realiza la evaluación del Sistema de Control Interno, siempre con un carácter de independencia frente a la operación de la empresa. Se cuenta con un Plan anual de auditoría que constituye la guía de trabajo de la Oficina de Control Interno, donde estas comprenden las actividades de Planeación, ejecución, informe y seguimiento. Los resultados de la Auditoría son comunicados a la alta gerencia y a cada uno de los responsables para que acojan las recomendaciones, e implementen las acciones de mejoramiento sugeridas por la Oficina de Control Interno. El autocontrol se viene trabajando articuladamente desde la oficina de Control Interno con cada uno de los líderes de los procesos. Este proceso ejecutado con responsabilidad y trabajo en equipo que se vio reflejado en el seguimiento al plan de mejoramiento ya que se pudieron cerrar un alto porcentaje de las acciones y refleja además el mejoramiento en los procesos redundado en la disminución de los hallazgos. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero a diciembre de 2013 ESTADO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Abiertos 17% Cerrados 75% Cerrados permanente 8% En general el sistema de control interno de Metroparques ha avanzado notablemente y la certificación en calidad del SIG de la empresa genero un mayor compromiso y trabajo en equipo de los funcionarios lo que genera que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Fortalezas La certificación de la empresa en diciembre 13 de 2013: NTCGP 1000: 2009 – Certificado GP-CER283982 ISO 9001:2008 – Certificado SC-CER284410 El compromiso y trabajo en equipo de todos los funcionarios de la empresa. Se ha generado una cultura en la organización luego de la certificación de Calidad de realizar las diferentes consultas a través de la Intranet siendo una herramienta sociable y funcional. Formulación y seguimiento trimestral de los planes de mantenimiento preventivos y predictivos para infraestructura, atracciones y equipos; de manera que se garantiza la disponibilidad en condiciones de seguridad y calidad. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero a diciembre de 2013 Aplicativo para el seguimiento de las comunicaciones de los clientes Intranet. La formulación de los planes de acción de forma coherente con el Plan Institucional, de manera que se identifican los objetivos estratégicos, los proyectos y las metas. Fortalecimiento de los canales de información a través de Pagina WEB, redes sociales, puntos de atención al cliente. Mejoramiento del Sistema de Quejas. Fortalecimiento en la medición de la calidad del servicio. Participación de la comunidad en la rendición de cuentas de Metroparques Publicación en la página Web de la rendición de cuentas. Mejoramiento en la inversión de los sistemas de informática durante el año 2013. Renovación e inversión en atracciones mecánicas. DEBILIDADES La plataforma informática no se encuentra integrada a un 100% generando reprocesos en la operación y la inestabilidad del sistema, incurriendo en un riesgo en la oportunidad y veracidad de la información como herramienta para la toma de decisiones. La empresa no cuenta con un sistema de centro de costos por proyecto o convenio sino por unidad de negocios; que permita hacer un seguimiento y medición de la rentabilidad o pérdida del proyecto. No se cuenta con una mesa o comité de negocios desde la propuesta hasta la etapa contractual que permita la planeación, coordinación, ejecución y divulgación de los eventos acorde con las políticas, recursos físicos y humanos con que cuenta la empresa. El software financiero y contable es un programa muy rígido generando una alta dependencia de soporte con el proveedor. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero a diciembre de 2013 Pese a que los canales de comunicación son muy buenos, la comunicación no es asertiva, los miembros de los comités no bajan la información a sus equipos de trabajo, restando eficacia y eficiencia a las herramientas de comunicación. RECOMENDACIONES Integración del 100% y mejoramiento del sistema financiero y operativo, en este aspecto la empresa depende del proveedor del SICOF, toda vez que él debe dar los parámetros para poder exportar el movimiento de los demás programas (ICG y AM) a la contabilidad. Se debe evaluar la posibilidad de cambiar el programa financiero y contable que permita una integración con los demás programas. Se debe establecer conciliaciones de cifras entre las diferentes áreas que intervienen en el proceso contable, para un adecuado registro de los hechos económicos, financieros y contables.- Las cifras contables deben ser conciliadas mensualmente con todas las áreas que intervienen en el proceso contable propiciando un mejoramiento continuo de la información que se produce. Desde la alta dirección se deben trazar lineamientos para la elaboración de los planes de acción a las auditorias de Control Interno. Evaluar el proceso de Facturación y cobro de los servicios ejecutado por la empresa. Definir y unificar los criterios de negocios con relación a las condiciones de pago. Se debe propender por la seguridad y bienestar de los trabajadores en el proceso de traslado de la sede dada la intervención del parque Juan Pablo II LILIANA PRIETO SOTO Jefe de Control Interno