preguntas frecuentes derecho de inspección

PREGUNTAS FRECUENTES DERECHO DE INSPECCIÓN - SUPERSOCIEDADES
¿El derecho de inspección se puede ejercer sobre libros y papeles de la sociedad, con
relación a ejercicios anteriores, o únicamente es sobre los documentos
correspondientes al último ejercicio social?
Rta/ El derecho de inspección permite a los socios o accionistas que son ajenos a la
administración, acceder a los documentos de la compañía, para poder enterarse del
estado de los negocios sociales. En las sociedades por acciones, se cuenta con un
término de quince días hábiles anteriores a la reunión ordinaria, para hacer uso de tal
derecho. Si los administradores cumplen con la mencionada obligación, no resulta
procedente inspeccionar papeles de ejercicios anteriores, pues para ello ya hubo
oportunidad.
¿En ejercicio del derecho de inspección los socios o accionistas pueden sacar copias
de los libros y papeles de la compañía?
Rta/ Los socios o accionistas pueden examinar los libros y papeles de la compañía de
forma limitada, pues la inspección apunta a verificar el contenido de los documentos,
sin que tengan derecho a pedir copias, dado que se desbordaría la naturaleza del
derecho de inspección. No obstante, mediando autorización del máximo órgano social,
los socios pueden sacar las fotocopias que consideren necesarias y que estén
íntimamente relacionadas con los temas subexamine, o solicitarlas directamente a la
administración.
¿El derecho de inspección en sociedades en comanditas se realiza también dentro de
los 15 días anteriores a la reunión ordinaria?
Rta/ Tanto en sociedades en comanditas simples como en comanditas por acciones
los socios comanditarios pueden hacer uso del derecho de inspección por si o por
medio de representante en cualquier tiempo, salvo que el socio tenga un
establecimiento dedicado a las mismas actividades sociales o haga parte de una
sociedad que desarrolle las mismas actividades, en cuyo caso no puede ejercer el
mencionado derecho (Art. 328 C.Co).
¿En las sociedades de responsabilidad limitada los socios amparados en que el
derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad puede ejercerse en
cualquier tiempo, pueden acudir todos los días a la sociedad para hacer uso de ese
derecho?
Rta/ El ejercicio del derecho de inspección no tiene carácter absoluto, de tal suerte que
el mismo no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la
buena marcha de la compañía. En este orden de ideas la asistencia del asociado
diariamente a la sociedad a ejercer su derecho de inspección, si bien en principio
estaría amparada por el hecho de que la ley determina que el socio lo puede hacer en
cualquier tiempo, tal conducta afectaría el funcionamiento de la administración y
constituiría un exceso en el ejercicio del referido derecho.
¿El derecho de inspección de los socios o accionistas puede ejercerse por intermedio
de más de un representante?
Rta/ La finalidad del derecho de inspección apunta a que los socios o accionistas de la
sociedad que no ejerzan la administración de la compañía puedan revisar los libros y
papeles sociales a efectos de documentarse acerca de la actividad de la sociedad.
Como quiera que el asociado no siempre cuenta con los conocimientos suficientes
para el ejercicio de tal derecho, la ley permite que el ejercicio del mismo se adelante
mediante un representante, y nada obsta para que lo ejerza a través de más de un
representante cuando el análisis de la documentación involucre materias de diversa
naturaleza.
¿Los socios o accionistas pueden renunciar al derecho de inspección?
Rta/ Por constituir el derecho de inspección una herramienta necesaria para el cabal
ejercicio del derecho de voto, mediante el cual puede controlarse la gestión social para
obtener el mayor beneficio del capital aportado, no resulta viable que el socio renuncie
a su derecho de inspección, ni siquiera por unanimidad de la asamblea de accionistas,
pues cualquier eventualidad que altere el ejercicio del referido derecho constituye una
irregularidad que afecta uno de los derechos políticos del socio, sin perjuicio de la
sanción que pueda recaer en cabeza de los administradores (Of. 220-000145,
05/01/0)
OTRAS PREGUNTAS RESUELTAS POR LA SUPERSOCIEDADES
1. Puede un miembro de junta directiva o de Comité Ejecutivo, presentar un informe de
gestión a todos los socios, sin que dicho informe haya sido redactado ni mucho menos
sometido a discusión y aprobación de los demás miembros de la Junta Directiva o Comité
Ejecutivo, y adicionalmente hacerle entrega a los socios y terceros ajenos a la sociedad antes
de la fecha de realización de la Asamblea?
Para resolver el asunto, debe tenerse en cuenta que conforme con el Art. 46 de la Ley222 de 1995
“Terminado cada ejercicio contable…. los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de
socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:
1. Un informe de gestión. (….)”, documento que según las voces del artículo 47 Ib. (Modificado por el
artículo 1 de la Ley 603 de 2000) debe contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y
la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad, pero además ordena de manera expresa
que “El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo. A
él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren”. (Destacado fuera de
texto).
Así las cosas, es a todas luces claro que las respuestas a su pregunta son negativas pues el informe
debe presentarse a consideración del máximo órgano social, previa aprobación de su contenido, como
mínimo, de la mayoría de los miembros de junta directiva, de lo que se infiere que no es viable
presentarlo a los socios individualmente considerados ni a terceros ajenos a la sociedad pues se trata de
un informe para ser aprobado o no en el seno de la asamblea o junta de socios.
En términos similares lo ha expresado la Entidad, por ejemplo en el Oficio 220-38083 de 30 de julio de
1998, con relación al informe de gestión contenido en el Art. 47 Cit.“…. ante el interrogante que se
plantea en torno a la aprobación del informe de gestión al que alude el artículo 47 de la Ley 222 de 1995
por parte de los accionistas que ostentan la condición de administradores, cabe precisar que
efectivamente el artículo 46 ibídem ,le impone la obligación a los administradores de presentar al
máximo órgano social para su aprobación o improbación al fin de cada ejercicio contable, el respectivo
informe, junto con los estados financieros y sus notas, así como un proyecto de distribución de las
utilidades repartibles, e cual, al tenor del citado artículo 47, deberá contener la exposición de los hechos
y las indicaciones expresamente señaladas por la norma, advertencia explícita de que para ese fin el
informe deberá haberse aprobado antes por la mayoría de votos de los administradores que deban
presentarlo..
De acuerdo con lo anterior, es claro que las disposiciones citadas en manera alguna establecen para
efectos de la aprobación que le corresponde a la asamblea, o junta de socios sobre el denominado
informe de gestión, prohibiciones o restricciones, en razón a la calidad de administradores, como
tampoco las contempla ninguna otra norma legal.(….).
2. Tiene derecho un socio y miembro de junta directiva o comité ejecutivo a guardar las actas
de las reuniones y hacerlas públicas?
La respuesta a sus preguntas también son negativas, por cuanto si bien no existe norma expresa que
disponga la guarda del libros de actas y el carácter privado de las mismas, tal situación deviene del
análisis de varios artículos del ordenamiento mercantil de donde se desprende que el libro de actas como
aquellos que señala la ley como obligatorios, describen la evolución del ente social a partir del momento
de su constitución, observación que aunque no está en discusión, sí permite establecer que los mismos
son documentos de la sociedad que deben permanecer en la misma, no sólo para que los socios o
accionistas puedan ejercer el derecho de preferencia en la sede de la compañía, únicos llamados a
examinarlos, sino porque en cualquier momento pueden ser objeto de revisión y análisis cuando las
autoridades competentes así lo requieran.
Nótese que el artículo 61 del C. de Co. expresa que “Los libros y papeles del comerciante no podrán
examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para
los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.
Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los
asociados sobre libros y papeles de las compañíascomerciales, ni el que corresponda a quienes
cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas”. (Destacados fuera del texto).
Refuerza lo indicado, artículos como el Art. 60 del Cód. Cit. que concordante con el Art. 134 del Decreto
2649 de 1993 hacen énfasis en la obligación que le asiste a la sociedad para conservar los libros y
papeles del comerciante bajo su responsabilidad, lo que de plano excluye a los administradores a título
personal.
3. Tiene derecho un socio y miembro de junta directiva o comité ejecutivo a ejercer el derecho
de inspección en forma permanente, sin limitarse al tiempo de los 15 días hábiles
establecidos en la Ley?
La respuesta a esta pregunta resulta de la lectura al Art. 379 C. de Co., que señala los derechos que
cada acción, confiere al accionista, independiente de que en él se conjugue el cargo de administración en
la sociedad; en el numeral 4º del artículo citado se lee “El de inspeccionar, libremente, los libros y
papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea
general en que se examinen los balances de fin de ejercicio…”, mandato que se reitera en el Art. 447
Ibídem, donde se establece “Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los libros y
demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las
oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la
asamblea”·(Negrilla nuestra).
Son innumerables los pronunciamientos sobre el tema del derecho de inspección, uno de ellos, el Oficio
220- 6397 de 30 de enero de 1999 que sobre el derecho de inspección en las sociedades anónimas
expresó:
“(….)
Para tal efecto, previamente me permito citar el artículo mencionado:
"Art. 48. Derecho de inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y
papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que
funcionen en el domicilio principal de la sociedad.
En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o
cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.
Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán
resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad
considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.
Es indiscutible que la calidad de accionista confiere entre otros derechos el de inspeccionar, libremente,
los libros y papeles sociales, derecho que únicamente reconoce los límites que le impone la ley".
Son fundamentales los aportes que en materia de derecho de inspección realizó el artículo en cita, que
obligan a desagregar su contenido para ilustrar con más precisión los avances obtenidos.
1. El artículo 48 de la Ley 222 de 1995, reitera lo ordenado por el ordenamiento mercantil en diferentes
disposiciones que erigen en derecho esencial del socio el de inspeccionar los libros y papeles de la
sociedad, integrándolo al marco normativo particular de cada tipo societario.
(….)
Finalmente, y en las sociedades anónimas, el derecho de inspección responde en cuanto al tiempo de su
ejercicio a lo exigido en los artículos 379 y 422 del ordenamiento mercantil, que lo ubica en los quince
días anteriores a la asamblea en que se examinen los balances de fin de ejercicio.
(….)
2. En forma expresa señaló como lugar de ejercicio del derecho, las oficinas de la administración de la
sociedad que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, y evita definitivamente distorsiones por
la ausencia de regulación en la materia. Claro está que la doctrina ya había hecho un reconocimiento al
respecto interpretando en forma sistemática el ordenamiento mercantil.
3. Adopta un mecanismo ágil para la solución de controversias que se susciten en relación con el
derecho de inspección y otorga competencia para dirimirlo a la entidad que ejerza la inspección,
vigilancia o control para resolverlas, y procurar, si fuere el caso, su ejercicio.
4. El administrador y el revisor fiscal que propicie o cohoneste el desconocimiento del derecho de
inspección puede ser sujeto de la remoción del cargo en la sociedad, para lo cual, el artículo 48 de la
Ley 222 de 1995 otorga competencia a un órgano del mismo ente, y en subsidio podrá hacerla efectiva
la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control.
(….)”.
Para finalizar, es preciso recordar que los administradores, entre ellos, a los miembros de la junta
directiva, que conforme los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995, deben obrar de buena fe,
con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Es así que el legislador señaló que “En el
cumplimiento de su función los administradores deberán:
(….)
2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias” (Art 23 Ib.), so pena de
la responsabilidad solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la
sociedad, a los socios o a terceros, así como sujetos a la presunción de culpa en los casos de
incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos por parte de los
administradores (Art. 24 Ibídem), sin perjuicio de las sanciones que prevé el Art. 86, Núm. 3º de la
misma ley.