EMPRESAS EN MOVIMIENTO Comprar versus Crear 1. EL GRAN DEBATE En la actualidad uno de los mayores debates tecnológicos en las empresas es cómo implementar mejores soluciones móviles en terreno. ¿Se deben crear y mantener estas soluciones internamente o el camino a seguir son soluciones móviles creadas previamente y envasadas? Las soluciones móviles para empresas continúan desarrollándose a una velocidad impresionante. Los fabricantes de dispositivos y las marcas tras los principales sistemas operativos están dotando a los trabajadores en terreno con cada vez más herramientas, además del acceso a smartphones y tablets. Esto ha provocado que las empresas estén barajando la mejor manera de maximizar lo que su fuerza laboral puede hacer en terreno. El desafío para toda empresa es claro: proporcionar a sus trabajadores las mejores y más eficientes herramientas móviles posibles. De lo contrario, es casi seguro que para cada empresa que piensa en implementar una solución móvil, hay firmas de la competencia que consideran tomar las mismas decisiones. Sin embargo, es importante diferenciar entre las soluciones móviles que estamos considerando. A medida que las soluciones de movilidad continúan su rápida expansión entre las compañías, es posible definir varios requerimientos únicos. Si bien las empresas pequeñas pueden requerir solo una solución, las empresas más grandes pueden requerir varias soluciones únicas, envasadas y hechas a pedido, incluyendo aplicaciones móviles para comercialización y retención. Crear para B2C Usualmente, las empresas que buscan crear aplicaciones móviles B2C (Business to Consumer o del negocio al consumidor) quieren entretener, comercializar y conectarse de manera íntima con sus clientes. Esta implementación de aplicación móvil requiere una estrategia y una solución única y dirigida. Por ejemplo, a una compañía de bebidas que busca crear una aplicación de juego móvil interactivo único le resulta mejor tomar el camino de la creación. Para realmente realizar una experiencia de juego móvil que sea exclusiva, el desarrollo al interior de la compañía es la alternativa clara. Esto contrasta con las soluciones disponibles comercialmente donde la regla empírica es que si uno personaliza más del 20 por ciento de la solución puede resultar más eficaz -en términos de costo- construir en vez de comprar. Este documento se concentra en soluciones de productividad para los negocios. Compara los costos de compra versus creación de una solución móvil multiplataforma completamente integrada para datos intercambiados y enviados a trabajadores de la empresa en terreno y para los datos recopilados en terreno y compartidos en tiempo real con la oficina y otros miembros del equipo. Para los encargados de informática y ejecutivos de empresas, las ventajas y las desventajas de comprar v/s crear es algo que se debe ponderar con cuidado. La presión que reciben los encargados de informática viene desde abajo, con empleados quejándose de cuán productivos pueden ser con su propio smartphone, y desde arriba: expectativas del directorio acerca de una estrategia móvil. Por una multitud de razones, la velocidad de implementación de este tipo de proyectos es de 18 a 24 meses, y pueden frecuentemente sobrevivir a muchos miembros del equipo, estrategias e incluso, al gerente de informática. Lo que compone el desafío de la estrategia móvil, en el marco del constante debate de comprar v/s crear, es la importancia de interconectar los datos de la oficina con el terreno y los datos en terreno con la oficina. Una aplicación móvil no puede trabajar por sí sola: debe estar conectada a la oficina para maximizar la productividad del negocio. Invariablemente, al final del día, todo se reduce al ROI proyectado. ¿Cuánto tiempo y dinero invierte una empresa y qué tipo de resultados generará? © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 2 2 Con la ayuda de un experto en TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) comparamos las aplicaciones envasadas personalizables como los formularios móviles ProntoForms, respecto de aplicaciones similares creadas al interior de las empresas. Steven Woodward es un experto internacional en estimación de TIC y gobernabilidad de computación en la nube. Tiene más de 20 años de experiencia en estimación de software, benchmarking y valoración. Especialista de Punto de Función Certificado desde 1994 y Analista de Calidad de Software Certificado desde 1995. En 2010, Woodward fue elegido Director de educación y de las conferencias de Análisis de Medición Internacional de Software junto con el Grupo de Usuarios de Punto de Función Internacional (International Function Point Users Group), custodios de las normas de dimensionamiento funcional ISO/IEC 20926. Esta norma se usa para cuantificar y categorizar de manera coherente la funcionalidad de los softwares para establecer compromisos realistas, monitorear el avance y aclarar los costos de asistencia de las soluciones. Se le pidió a Woodward analizar de manera independiente los escenarios de comparación entre comprar v/s crear. 2. APLICACIONES PODEROSAS DISPONIBLES Comprar versus crear no siempre ha sido un debate candente. Antes de la reciente explosión de aplicaciones móviles para la empresa, las compañías esencialmente se contentaban con cualquier aplicación para consumidores que pudieran adaptar y usar en su flujo de trabajo. Esta a ntigua opción fue a cambio de una aplicación que pudiera adaptarse a sus necesidades: a un gran costo de programación y gestión de proyecto. En general, la mayoría de las aplicaciones móviles de consumidores simplemente no son lo suficientemente escalables para soportar un uso intenso, ya que no están equipadas para manejar grupos o equipos, no cuentan con herramientas de seguridad suficientes, o simplemente no soportan el volumen del servidor de una fuerza de trabajo empresarial. Personalización ProntoForms es tan personalizable como sus clientes requieran. Además, cuenta con capacidades que incluyen: • Un portal de gestión Web con todos los servicios, que permite a los administradores crear ilimitados formularios y grupos de usuarios, gestionar permisos de usuarios, así como visualizar y exportar informes. • Conectividad con servicios en la nube como Microsoft SharePoint (y SkyDrive), Google Docs (y Drive), Box.net, Dropbox y Evernote. Dada la simplicidad de la mayoría de los procesos de negocio en el terreno, las empresas ahora tienen alternativas móviles personalizables, abiertas, en constante actualización y eficientes en términos de costo. Además no requieren programación y se pueden implementar en cuestión de días. • Para empresas que desean externalizar la personalización, ProntoForms cuenta con un equipo de Pro-Services dedicado para ayudar a crear y personalizar formularios, incluido logotipos de la empresa, así como salidas en Actualmente una de las aplicaciones comerciales más vendidas es ProntoForms, un ejemplo de una solución móvil dirigida a empresas de cualquier tamaño, desde pequeñas y medianas empresas hasta corporaciones. PDF personalizadas para coincidir con las declaraciones actuales en papel. ProntoForms es una plataforma y aplicación móvil de formularios que funciona con cualquier smartphone o tablet y que se conecta con cualquier sistema back office. Puede transmitir importantes datos de la oficina a los trabajadores en terreno (por ejemplo, órdenes de trabajo) y permite a los trabajadores móviles recolectar datos (incluido firmas, fotografías y códigos de barra) y enviar en tiempo real de vuelta a la oficina. Además, ProntoForms también se conecta con servicios en la nube, facilitando el acceso a archivos y el intercambio de información desde el terreno. Ya implementado en más de 1800 empresas, desde multimillonarias corporaciones hasta pequeñas y medianas empresas, ProntoForms se puede instalar por completo en un periodo que va desde los 5 a los 60 días. © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 3 3 Considerando los diversos tamaños y tipos de empresas que usan ProntoForms y sus características personalizadas, es una aplicación móvil ideal de usar en nuestro debate y comparación acerca de crear v/s comprar. ProntoForms es la mejor solución de formularios móviles en su clase. El tiempo, los recursos y el presupuesto para crear una plataforma y aplicación similar son amplios. Sin embargo, debido a una variedad de motivos, muchas empresas siguen convencidas de que el camino a seguir es crear. 3. ¿QUÉ IMPLICA LA CREACIÓN DE UNA HERRAMIENTA MÓVIL? Una vez que una empresa ha identificado sus necesidades móviles, los siguientes pasos son desarrollar, instalar, brindar asistencia y mantener la aplicación móvil creada al interior de la empresa. Estas soluciones también incluyen el desarrollo de aplicaciones móviles usando estructuras de desarrollo de sistema back office que requieren un conjunto de habilidades de alto nivel y un esfuerzo de mantenimiento. LA LÍNEA DE TIEMPO La realidad de las empresas es que si recién están considerando el comprar o crear una solución móvil de negocio, las cartas están más o menos en contra de ellas. A medida que estas empresas contemplan qué tipo de solución de instalación móvil crear e implementar, otras ya tienen algo establecido. Y es ahí donde está el desafío. Desde no tener nada a una instalación completamente funcional, la línea de tiempo puede ser extensa e impredecible. Definiendo lo que es “Al interior de la empresa” De acuerdo con el informe de 2009 del Grupo Standish, una organización que evalúa el rendimiento del valor y proyectos de TI, las tasas de éxito de proyectos de TI han caído a su punto más bajo en más de una década. Para fines de este documento, “una creación al Las tasas de éxito de proyectos cayeron en 32 % (en tiempo, presupuesto y funcionalidad), por causas que incluyen: calendarios de entrega comprimidos, medición deficiente de proyecto, requerimientos inestables, nuevas tecnologías móviles, falta de personal técnico con experiencia y mayor esfuerzo consumido debido a nuevos requerimientos/ riesgos de seguridad. desarrollo. Las soluciones creadas de manera interior de la empresa” también incluye contratar a una empresa de desarrollo de software para completar una parte (o todo) del trabajo de personalizada son únicas para el negocio que las crea. Como tales, la compañía que desarrolla o externaliza el desarrollo es responsable de todo desarrollo, asistencia y mantenimiento constante. Lo esencia en las soluciones creadas de manera personalizada es la especificidad, las Además, el Informe 2011 de Desempeño de la Industria del Software del International Software Benchmarking Standards Group observó de manera similar que el desempeño había bajado en el mercado de desarrollo de TIC. características diseñadas cuidadosamente y, Asimismo, de acuerdo con un artículo de Computer World de marzo de 2011, la permanencia promedio de un Jefe de Informática en una empresa es de un poco más de cuatro años. Si bien esta permanencia ha aumentado ligeramente, todavía habla a gritos sobre la potencial inestabilidad que involucra llevar a cabo una creación. creada desde cero puede tomar mucho tiempo. frecuentemente, prueba y error. Como resultado, la línea de tiempo para la instalación completamente funcional de una aplicación móvil © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 4 4 “Las instalaciones de soluciones comparables con ProntoForms toman de 5 a 60 días, aunque los desarrollos tradicionales de funcionalidad similar toman de 12 a 16 meses, en el mejor de los casos,” explicó Steven Woodward. Más aún, en el caso de soluciones móviles que requieren de un mayor desarrollo y tiempos de instalación, el plazo puede alcanzar hasta 24 meses y no existen garantías de que un Jefe de Informática siga estando en la empresa para supervisar toda la implementación. También hay que indicar que el extender los cronogramas de implementación usualmente no es factible ya que se comprimen continuamente los tiempos del ciclo comercial y de transformación técnica. Por otro lado, los proyectos que resisten calendarios más largos deben ir adaptándose constantemente a la evolución natural de las empresas y las nuevas tecnologías disponibles para no quedar obsoletos. EL DESARROLLO Cuando se conceptualizan las primeras etapas de la creación de una solución móvil, hay muchos factores a tener en cuenta. Para maximizar la eficacia de la solución, una empresa tiene que tener capacidad de equilibrar sus necesidades móviles actuales con lo que serán sus necesidades futuras, esto es, proyectar la vida de la solución. No es una ciencia exacta, pero es absolutamente necesario para el proceso. El contratista de construcción elige comprar sobre crear Cerfcorp es una empresa de arriendo de equipos y de gestión de residuos que tiene más de tres décadas de experiencia sirviendo a grandes empresas relacionadas con construcción, incluida la industria de petróleo y gas. Con sede en Alberta, Canadá, las dos divisiones principales de Cerfcorp requieren una cantidad excepcional de informes, especialmente de los conductores y trabajadores en terreno. ”Estábamos usando formularios en papel, pero ocasionalmente se archivaban de forma incorrecta o se ponía en algún lugar incorrecto. Intenté trabajar con desarrolladores para que nos crearan una aplicación que instalar en más de una ocasión, pero siempre hubo limitaciones.” Mike Horvath, Gerente de TI - Cerfcorp El proyectar la vida de una solución implica considerar las cambiantes necesidades del panorama comercial y cómo la solución se expandirá en varios departamentos y divisiones en el futuro. Luego, ha y que considerar los dispositivos y sistemas operativos: • ¿Funcionará una solución creada al interior de la empresa en una variedad de sistemas operativos (y posteriormente, habrá un compromiso de continuar actualizando y brindando asistencia a todos los sistemas operativos elegidos)? • ¿Funcionará solamente en dispositivos entregados por la empresa? • ¿Pueden los empleados instalar la solución en sus propios dispositivos móviles (BYOD)? • ¿Trabajarán todas las funcionalidades desarrolladas en todos los dispositivos y con varias resoluciones y tamaños de pantalla? • ¿Existe una infraestructura capaz de adaptar la solución para que mantenga su funcionamiento, velocidad y capacidades a pesar los nuevos hardware de los dispositivos? Una vez que responda esta multitud de preguntas, puede iniciar la siguiente fase de planificación de la aplicación. En sus hallazgos, Woodward estimó que aproximadamente un desarrollo similar a la funcionalidad que se proporciona en la mayoría de las instalaciones de ProntoForms supera $1 millón de dólares. Esto no considera ningún obstáculo de desarrollo ni problemas que puedan surgir durante el proceso de creación. © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 5 5 “En contraste, en una instalación para 400 usuarios de ProntoForms, el costo del primer año (esencialmente equivalente al desarrollo) es de aproximadamente $61 million pesos, si se compra por usuario, o de alrededor de $310 pesos por registro, para un número ilimitado de usuarios. Para 20 usuarios, el costo del primer año es mucho más reducido y puede ser de un total de menos de $6 million pesos”, indicó Woodward. REQUERIMIENTO DE PORTAL DE ADMINISTRADOR Un área clave en el desarrollo de una aplicación propia es la creación de un portal de administrador. Este portal es un componente esencial de cualquier solución móvil exitosa, ya que es un centro de comando en línea. El portal es donde los administradores pueden efectuar fácilmente cambios en el flujo de trabajo, personalizar labores, crear tareas y soluciones complementarias, asignar y gestionar permisos de usuario, gestionar dispositivos, monitorear actividades y lugares donde se efectúan, acceder a datos, conectar un formulario a un sistema de back office y generar y exportar informes. Sin un portal de administrador sólido y completamente funcional, el desempeño de una solución móvil no se maximiza realmente. Si bien la creación de un portal de administrador de alto nivel es un proceso complejo y que extiende el tiempo de desarrollo e instalación de la aplicación, es un elemento al que no se le puede restar importancia. ProntoForms y las Redes Sociales Mostrando la importancia de la conectividad, ROMCO, un vendedor y arrendatario de equipos de construcción con varias tiendas en Texas, utiliza ProntoForms para mejorar sus procesos, aprovechando su conectividad con Twitter para ayudar en la entrega más rápida de los equipos. El Gerente de Soporte y Ventas de Productos de ROMCO J.P. McLain, dijo que esta conectividad para notificar a los empleados sobre el estado del equipo mediante una configuración privada de Twitter ha sido una tremenda ventaja. Los trabajadores en todos los lugares pueden ver la información continua del estado de un equipo. En algunos casos, McLain dijo que la conectividad de ProntoForms ha permitido al equipo de ventas EXPORTAR Y CONECTAR Hay que dedicar mucho tiempo y planificación al trabajo que se va a realizar en terreno y a los datos que se recolectarán. Algunos aspectos a tener en cuenta son: de ROMCO arrendar una maquinaria hasta una semana más rápido que antes, lo que marca una diferencia significativa en los resultados. Lo esencia en las soluciones creadas de manera personalizada es la especificidad, las características diseñadas cuidadosamente y, fre- • ¿Cómo se conectarán los resultados en terreno? ¿Se compartirán con la oficina y los diversos miembros del equipo? cuentemente, prueba y error. Como resultado, la • ¿Podrán los trabajadores móviles comunicar su trabajo al instante por medio de servicios en la nube disponibles? creada desde cero puede tomar mucho tiempo. línea de tiempo para la instalación completamente funcional de una aplicación móvil • ¿Estarán los sitios HTTP o FTP accesibles en todo momento? • Integración y conectividad con los sistemas de oficina existentes • ¿Queremos poder automatizar o programar ciertas tareas de datos aprovechando los datos existentes? © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 6 6 CREADORES DE SOLUCIONES MÓVILES PARCIALES En vez de crear desde cero, las empresas también pueden buscar un creador de soluciones móviles parciales, una plataforma que puede sustituir hasta un 60 por ciento del desarrollo de la solución móvil. Desde un punto de vista positivo, un creador de solución móvil parcial puede ayudar a las empresas a ahorrar considerablemente en costos y tiempo de desarrollo. Sin embargo, esta creación se produce en un ambiente restringido y funciona con herramientas prestablecidas y productos con licencia. Además, la empresa sigue incurriendo en licencias por usuarios, costos de asistencia y mantenimiento durante la vida de la solución móvil instalada. Esta ventaja puede ayudar a mejorar la velocidad de desarrollo e instalación, pero frecuentemente estos costos inesperados y continuos no se planifican con antelación. 4. LA COMPARACIÓN A medida que más y más empresas continúan instalando aplicaciones móviles sólidas, muchas firmas de alto perfil han lanzado sus creaciones al público, publicitando soluciones comerciales móviles desarrolladas al interior de la empresa. EJEMPLO UNO De acuerdo con un artículo publicado en el New York Times el 6 de mayo de 2012, Amtrak quería escanear y procesar mejor los boletos de los pasajeros. Con el objetivo de lograr resultados en tiempo real, la corporación desarrolló su propia aplicación para smartphone iOS, ideada para la lectura de código de barras y capacidad de comunicación en tiempo real, como transmitir mensajes sobre asuntos particulares de los pasajeros o fallas de equipos. Este elaborado desarrollo e instalación se centró sólo en un sistema operativo, limitando la flexibilidad y opciones de los usuarios. Sin embargo, Amtrak informó que estaban en realidad emprendiendo la creación de otra aplicación, con planes para ser compatible con una versión de la aplicación en Android. Mientras la aplicación recolecta datos de los pasajeros, ellos no utilizan la aplicación. De esta manera, la aplicación se puede clasificar por tener más de un propósito B2B. ¿Qué son los puntos de función? Un punto de función es una unidad de medida que cuantifica el volumen de funcionalidad específica de negocio que un sistema back office o una aplicación entrega a un usuario determinado. Existen desde 1979 corresponden a una norma ISO (ISO/ IEC 20926). Se pueden derivar los costos usando puntos de función junto con otros atributos de proyecto como: categoría de software, tipo de actividades, experiencia del personal y estabilidad de los requerimientos. La información y el análisis correspondiente ayudan a aclarar y gobernar las oportunidades en Tecnologías de Información y La corporación informa que los gastos totales alcanzaron $7,5 millones: $5,5 millones dedicados al desarrollo de software y $2 millones a hardware. Estas cifras no consideran los costos de mantenimiento y asistencia constante de cuenta. De igual manera es desconocido si estos costos también incluyen la creación de la aplicación en sistema operativo Android. Comunicación (TIC) al centrarse en la funcionalidad para el usuario. Este método centrado en objetivos y negocio proporciona el contexto para el desarrollo, las mejoras y el mantenimiento constante que se puede traducir hasta cuantificar el Costo Total de Propiedad. © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 7 7 EJEMPLO DOS De acuerdo con un artículo publicado el 21 de junio en el Wall Street Journal, Home Depot estaba buscando aprovechar las tecnologías móviles para mejorar su capacidad de hacer seguimiento de las existencias en tienda, así como ayudar mejor a sus clientes en los pasillos. Como resultado, adaptaron e instalaron 34000 dispositivos Motorola First Phone para los trabajadores de ventas, con capacidad para leer códigos de barra y comunicarse directamente con otros colaboradores de la tienda. Visto desde afuera, la aplicación parecía estar limitada a varias opciones creadas a pedido y funciona solamente con el dispositivo modificado. Las estimaciones de tiempo ponen el comienzo del proceso de desarrollo e instalación en la primera mitad de 2010. EJEMPLO TRES Movers Speciality Service Inc, empresa de transporte para reubicación de recursos humanos, buscaba una aplicación de recolección de datos móviles que fuera flexible para instalarla en los dispositivos usados por sus subcontratistas. En consecuencia, la compañía optó por la opción de compra y seleccionó ProntoForms. Además, la empresa estaba también considerando la frecuencia con que los subcontratistas usarían la solución de negocios móvil. Como ProntoForms ofrece tanto una opción de suscripción de usuario mensual y una opción de pago por datos usados, la empresa creyó que comprar ProntoForms era una opción mucho mejor que desarrollar una solución al interior de la empresa. Steven Woodward analizó de manera comparativa y proyectó cuál habría sido el costo de desarrollar, instalar y mantener una aplicación del tipo ProntoForms a diferencia de simplemente comprar la solución. Sobre un periodo de 10 años e incluyendo todos los costos de mantenimiento y desarrollo estimados, le habría costado a la empresa de transporte $4,2 millones el crear una aplicación al interior de la empresa que fuera similar a ProntoForms. Por el contrario, para el mismo periodo, el instalar ProntoForms costaría a la empresa $1,1 millones. 5. MANTENIMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA Después de la instalación, la mayor diferencia entre comprar y crear se encuentra en el mantenimiento y el soporte. Una aplicación instalada por suscriptor como ProntoForms tiene cero costo de mantenimiento y soporte. Por otra parte, cualquier aplicación desarrollada e instalada al interior de una empresa tendrá costos eternos de mantenimiento y soporte. Generalmente, estos requerimientos continuos se pueden categorizar en tres áreas clave: • Aplicación – Es la aplicación real que se instala en terreno. Los usuarios móviles invariablemente se verán enfrentados a problemas y requerirán soluciones de manera periódica. • Portal de Administrador– El portal del administrador siempre debe estar al tanto de las innovaciones más recientes en seguridad y software para asegurar que continúa siendo la mejor alternativa para la empresa. • Exportar y Conectar – Ya que tanto la aplicación como el portal de administrador se usan para organizar y recolectar datos en terreno, el elemento de exportación y conexión es clave para el buen desempeño de la aplicación y cómo ésta se integra con los sistemas de la empresa. Ya sea manteniendo su sitio FTP, HTTP o IPA funcionando o asegurando que los datos se puedan compartir y sean accesibles desde los diversos servicios de nube, el jefe de informática de la empresa debe manejar la presión de mantener las líneas de comunicación de datos abiertas y funcionando en todo momento. © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 8 8 Así, al describir los tres elementos anteriores resulta seguro decir que requiere un equipo dedicado a mantener y brindar asistencia continua. Estos son otros componentes clave de mantenimiento y soporte que las empresas deben considerar: • Actividad del servidor– Se requieren inversiones y configuraciones asociadas a licencias y operación del servidor. Si se externaliza, hay que considerar los honorarios mensuales del proveedor de servicios en la nube, incluyendo calidad del servicio, tiempo de funcionamiento, seguridad de los datos y redundancia. • Mantenimiento general– Corrección de errores y trabajo continuo de aseguramiento de calidad. • Actualizaciones– Se deben crear regularmente aplicaciones actualizadas para cada sistema operativo compatible. Además, cada vez que se introduce un nuevo sistema operativo, las aplicaciones se deben adaptar. • Variables – Pueden surgir varios desafíos, incluido quiebres de estructura o alguna otra situación de emergencia impredecible. En contraste con los elementos de mantenimiento de creación anteriores, el comprar una aplicación como ProntoForms libera a los departamentos de informática y desarrollo de la empresa, sin requerir mayores costos de mantenimiento. Sumado a esto, las capacidades de integración como IPA (interfaz de programación de aplicaciones) siguen siendo posibles. “Las opciones de pago en base al uso de ProntoForms entrega beneficios adicionales a los consumidores, incluyendo una mayor funcionalidad y mantenimiento a un precio fijo, que evita costos adicionales”, indicó Woodward. Además, de acuerdo con el análisis hecho por Woodward sobre Movers Speciality Service Inc (ejemplo tres), de los $4,2 millones que costaría generar la aplicación internamente, durante un periodo de 10 años, $1,4 millones se pueden atribuir únicamente a costos de mantenimiento. 6. GESTIÓN DE MULTICANAL Está demás decir que cualquier solución móvil, ya sea comprada o creada, debe ser lo más fácil de gestionar que sea posible para que tenga un impacto positivo en los diferentes departamentos o divisiones. La mayor ventaja para una solución móvil instalada son las posibilidades de gestión sobre el aire (Over-The-Air, OTA) que esta brinda. Las opciones y funciones de comunicación en tiempo real a disposición de un gerente de equipo/oficina parecen ser infinitas. Pero estas posibilidades traen expectativas consigo. La plataforma de solución móvil debe ser bien pensada antes del desarrollo y ser extremadamente versátil, con capacidad para maximizar realmente la presencia de una empresa en terreno. El facilitar y gestionar la comunicación con los equipos de trabajadores en terreno, al margen de la división o departamento donde se encuentren, debe ser un proceso instantáneo y sin interrupciones. Dicho en pocas palabras, una plataforma de gestión de soluciones móviles debe ser lo más amplia posible, con capacidad de atender cualquier necesidad imaginable y con las funcionalidades requeridas para gestionar a los trabajadores sobre la marcha. © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 9 9 EL EJEMPLO DE LA PLATAFORMA PRONTOFORMS ProntoForms, es una plataforma multipropósito que permite a los administradores personalizar y acceder a todos los aspectos de una solución en terreno. Desde la creación de formularios móviles a la asignación de permisos a los usuarios, ProntoForms es accesible en línea desde cualquier lugar, utilizando dispositivos como smartphones o tablets. • Quienes administran la cuenta ProntoForms, pueden crear y personalizar completamente formularios móviles específicamente adecuados a los escenarios en terreno y a los equipos de trabajadores. Sumando personal para una creación Una creación interna sin contratistas requiere de un equipo de desarrollo especializado y escalable, no siempre factible de conseguir en un mercado rápidamente creciente, en que los desarrolladores móviles son altamente cotizados y difíciles de encontrar. Usualmente para un proyecto pequeño de creación, 15 meses es un tiempo razonable para • El portal web permite a los administradores monitorear instantáneamente indicadores como marcas de tiempo y zonas geográficas para, por ejemplo, tener mayor control sobre las entregas. que un equipo recientemente reunido se acople • Los informes sobre la actividad de los usuarios y registros de datos son accesibles y se pueden exportar, para mostrar mejor el retorno sobre la inversión de la solución móvil. El crear una solución móvil al interior de la ProntoForms Web Portal también incluye la poderosa funcionalidad de despacho. Esta permite a los administradores del portal enviar formularios llenados parcialmente en terreno, ya sea a usuarios individuales o grupos de usuarios. En términos prácticos, significa que los trabajadores ya no tienen que ir a la oficina a buscar sus órdenes de trabajo del día, ahorrando valiosas horas de trabajo y costos de combustible. También significa que los trabajadores en terreno ya no tienen que volver a llenar la información básica del cliente y otros detalles, maximizando la eficiencia y la productividad. Sumado a esto, la funcionalidad de despacho de ProntoForms también se puede lograr por medio de una IPA integrada, automatizada y programada. y funcione de manera completa. Para proyectos más grandes, un periodo más realista es de 24 a 30 meses. empresa requerirá algunos o todos los siguientes trabajadores: • Encargados de equipo de I&D (trabajando en conectividad de datos, servidor y móvil) • Gerentesdeprograma • Desarrolladoresmóviles (paravariasplataformas) • DesarrolladoresHTML • GerentesdeQAypersonaldeprueba • Especialistasencapacitacióny documentación • Personaldeasistenciatécnica © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 10 10 UN CLIENTE PRONTOFORMS International enterprise Crowley Maritime Corporation, una empresa con más de 100 años de experiencia en transporte y logística, emplea a más de 4500 trabajadores en varios continentes. La empresa buscaba una manera de recolectar y comunicar datos en línea de manera más eficiente. Instalada inicialmente con sus Guardas oceánicos para inspecciones de terreno, Crowley ha implentado ProntoForms en otros departamentos y flujos de trabajo, como gestión de TI, y está considerando usar la aplicación para la gestión de despacho en los conductores que manejan los contenedores en los patios. En vez de crear una solución móvil para cada departamento adicional que decide instalar, Crowley utiliza la misma plataforma y aplicación. Es difícil el estimar los costos asociados a tener que crear varias plataformas para cada nueva necesidad de negocio, pero en base al verdadero tamaño y cobertura territorial de las operaciones de Crowley, el crear soluciones móviles adicionales con funcionalidades comparables a las de ProntoForms estaría rondando los millones de dólares. 7. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD SEGURIDAD Otra razón por la que las empresas eligen la ruta de comprar aplicaciones es la seguridad. Muchos jefes de informática y ejecutivos de empresas saben la importancia de controlar la seguridad para proteger mejor sus negocios. El crear medidas de seguridad desde cero es, sin lugar a dudas, una opción posible. Sin embargo, con la creciente irrupción de los servicios en la nube y la baja en la tendencia de almacenar datos en los servidores tradicionales operados por las empresas, cada vez más compañías están confiando sus medidas de seguridad a terceros. Los creadores de dispositivos producen una mayor variedad de smartphones y tablets seguros para empresas, poniendo mayor énfasis en la seguridad móvil. Los gobiernos han comenzado a aumentar el uso de aplicaciones móviles, parcialmente debido a una mejor seguridad general de los dispositivos. Muchas instituciones y organizaciones públicas requieren que sus dispositivos tengan aprobación FIPS (Norma Federal de Procesamiento de Información), certificada por el Instituto Nacional de Normas y Tecnología, y actualmente el número de fabricantes de dispositivos que ahora produce dispositivos FIPS también está en aumento. Muchos dispositivos ofrecen opciones adicionales de seguridad, incluido acceso a remoto a las funciones del dispositivo (como por ejemplo, borrar la información si se ha perdido o ha sido robado), conexión a redes privadas virtuales, cifrado y protección de datos y encendidos de seguridad. ProntoForms, funciona en infraestructura de nube líder en la industria. Cuenta con seguridad física de avanzada, seguridad de datos, red y cumplimiento de procedimientos. La posibilidad de puntos únicos de falla es prácticamente inexistente. Como una medida de seguridad adicional, los clientes ProntoForms pueden usar su capacidad única de paso de datos. © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 11 11 “Dicho de forma sencilla, la opción de paso significa que los registros de datos nunca persisten en nuestro servidor en la nube. Los registros de datos ingresan a nuestro servidor y se retienen en memoria hasta que termina el procesamiento de destino, en cuyo momento, se borran. Solamente un registro de los resultados del procesamiento de destino se conserva en el servidor”, explica Glenn Chenier, VP de Investigación y Desarrollo de ProntoForms. REDUNDANCIA Un elemento crítico para cualquier instalación de solución móvil es la capacidad de redundancia o copia de seguridad de los datos. El malfuncionamiento o extravío de dispositivos siempre es un riesgo que las empresas tienen que mitigar. Por ello, es también un riesgo que tiene que ser considerado de manera cuidadosa y estratégica cuando se desarrolla una solución móvil. • ¿Tendrá la empresa servidores? • ¿Respaldará el acceso a datos para que sea instantáneo y sin interrupciones? • ¿Cuáles son los costos involucrados? En relación con la opción de compra, la redundancia es un elemento que usualmente ya ofrece el proveedor, como es el caso de ProntoForms. SERVICIOS EN LA NUBE La proliferación de servicios comerciales en la nube (Cloud Services) de alto ancho de banda y asequibles ha cambiado la manera como las empresas almacenan, acceden y comparten datos. Como resultado, las medidas de seguridad de gestión y almacenamiento en la nube también se han hecho más sofisticadas. Esto ha conducido a que más empresas consideren e integren servicios en la nube como parte de sus procesos generales. Además, la disponibilidad y las capacidades de gestión avanzada de los servicios en la nube, incluido Microsoft SharePoint, Google Docs y Dropbox, han permitido a las soluciones móviles con conectividad como ProntoForms integrarse más aún en los sistemas y procesos de cualquier empresa. DISPOSITIVOS Al margen de la versión más reciente de iOS, Android, Windows o RIM (con cada sistema operativo haciendo cambios cada seis meses aproximadamente), la plataforma y los formularios de ProntoForms continúan siendo funcionales con cada tipo de sistema operativo. Además, independientemente del año del modelo del dispositivo, ProntoForms funciona perfectamente. © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 12 12 ProntoForms admite varios dispositivos (lo que es crítico en ambiente de negocio tipo BYOD) y cuenta con conectividad de API abierta, ideal para gestionar un flujo de trabajo de despacho y para hacer que los datos de back office se encuentren disponibles a los usuarios en terreno. Sumado a esto, ProntoForms incluye opciones de conectividad sofisticadas de fábrica, que facilitan el movimiento de datos desde el terreno a la nube o al back office. Más aún, el portal de administración de ProntoForms permite a los administradores gestionar usuarios, crear y editar formularios y establecer preferencias de datos. © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 13 13 8. CONCLUSIONES Para resumir, el debate sobre comprar o crear aplicaciones no ha sido ganado completamente por un lado, pero se inclina significativamente hacia la opción de compra. Aunque la eficacia en términos de costo, el tiempo y la conveniencia están marcados en la columna de compra, hay escenarios en que crear resulta más adecuado, como se ha analizado (por ejemplo, para determinados objetivos móviles B2C específicos). Pero para la mayoría de las empresas que busca instalar una solución móvil B2B en terreno, la opción de comprar v/s crear es la alternativa más lógica. En vez de dedicar recursos adicionales, tiempo y presupuesto a crear, cuando en la mayoría de los casos, el comprar una aplicación es una solución comercial móvil más eficaz, los jefes de informática y ejecutivos de empresa están ajustando ahora su pensamiento para estar en línea con la tecnología móvil disponible hoy en día. La opción de compra es simplemente el enfoque más práctico. Con una letanía de variables y contingencias asociadas al desarrollo, instalación, gestión, soporte y seguridad de las soluciones comerciales móviles creadas al interior de las empresas que considerar, el ancho de banda requerido puede salirse rápidamente de control. Las empresas buscan una manera más sencilla de recolectar y comunicar información hacia y desde un dispositivo móvil, están mejor atendidas comprando una solución móvil fácil de integrar y disponible comercialmente. Si la principal prioridad de una empresa es mejorar la productividad de su fuerza de trabajo en terreno con una instalación inmediata, la opción es clara. De lo contrario, el emprender un arduo y complejo proceso de desarrollo, instalación y mantenimiento puede distraer a una compañía de su actividad principal, de sus necesidades y objetivos originales de una solución móvil. No importa cómo se diseccione el debate entre comprar o crear y como se compare para fines B2B, sea con puntos de función, ROI, horas hombre o gastos asociados, el comprar le gana al crear en la mayoría de las soluciones empresariales. ¿Quieres saber si ProntoForms te puede ayudar a hacer que tu negocio sea móvil? Haz clic aquì para solicitar una consulta gratis con un experto en formularios móviles © 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados. © 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation. Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías. 14 14