Aplicación del BPM al desarrollo de sistemas computacionales

Aplicación del BPM al desarrollo de sistemas computacionales
Facultad de Administración – Región Veracruz
Ismael Esquivel Gámez, iesquivel@uv.mx
Emmanuel Contreras Cebada, emmanuel_c10@hotmail.com
Línea: Propuestas innovadoras para apoyar el trabajo recepcional
RESUMEN
Hoy en día el Modelado de Procesos de Negocios (BPM) se ha convertido en la base para
comprender mejor las operaciones de una organización, documentar y publicar sus
procesos buscando un mejor funcionamiento y un mayor rendimiento de la institución. En el
presente documento se expone el uso del BPM para la creación de un sistema
computacional que apoya el seguimiento de las actividades de Servicio Social (SS) y
Experiencia Recepcional (ER), las cuales se llevan a cabo en la Facultad de Administración
de la Universidad Veracruzana.
Palabras clave: BPM, Procesos de negocio, sistema computacional.
INTRODUCCIÓN
Por proceso de negocio se entiende el conjunto ordenado de actividades dentro de una
empresa, cada una de las cuales representa el trabajo de una persona, sistema interno o
proceso de una compañía asociada. Las actividades son la unidad más pequeña de
análisis, y su orden define el flujo de trabajo que determina la eficiencia de la estructura.
El término de modelado de proceso de negocio (BPM) define el soporte usado para
incorporar las actividades de los sistemas de negocio en modelos que describen los
procesos ejecutados por la organización según Havey [1].
La Notación para el Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) es un estándar basado en
los diagramas de flujo, adaptado para suministrar una notación gráfica que posibilita la
representación de procesos de negocio a través de flujos de trabajo. Su objetivo principal
es el de coordinar la secuencia de actividades involucradas en el proceso según White y
Fortis [2].
Hoy en día las actividades Servicio Social Experiencia Recepcional que se realizan en el
área de Coordinación de Tutorías se hacen de forma manual y la documentación que se
genera es almacenada en archiveros lo cual resulta muy desgastante para las
coordinadoras y aún más la generación de informes que solicitan las autoridades y la
creación de constancias consume muchas horas-hombre.
Ante esta situación se propone la creación de un sistema el cual se encargara de llevar el
control de las actividades de los alumnos en SS y ER. Además el sistema tendrá la
capacidad de elaborar automáticamente los formatos que son requeridos en estas
actividades reduciendo así el tiempo de respuesta ante solicitudes no previstas.
TRABAJOS PREVIOS RELACIONADOS.
Pérez Jiménez [3], aplico el modelado de procesos de negocios a la tarea diaria del
profesorado en centros públicos en España, estableció que los esfuerzos en este campo se
han centrado mayoritariamente en las actividades dentro del aula, pero también se debe
conseguir mejorar el funcionamiento diario de los centros. Por ello se centro en la actividad
del profesorado fuera del aula con el objetivo de que dicha actividad responda a una serie
de parámetros de eficacia y eficiencia. Formulo que debe existir un compromiso entre la
administración, el proveedor del servicio, y los usuarios, padres principalmente (en
representación de sus hijos), para que el servicio público funcione correcta y
eficientemente. Para esto propuso las siguientes medidas:
•
La utilización de lenguajes y notaciones de modelado de procesos que nos permitan
definir y modelar formal y gráficamente los procedimientos.
•
La creación de repositorios de procesos, de fácil acceso y consulta, en donde se
almacenen todos los procesos que tengan relación con la actividad del profesorado
fuera del aula.
Con esto pretende alcanzar los siguientes logros:
•
Proporcionar a todos los miembros de la comunidad educativa un lugar común en
donde poder consultar cómo se realiza un determinado procedimiento.
•
Utilizar una notación gráfica para representar los procedimientos y conseguir de esta
manera facilitar la comprensión de los mismos por parte de las personas que han
acudido al repositorio.
•
Estudiar los procedimientos, mediante la utilización de las herramientas adecuadas
que nos permitan detectar los posibles puntos de mejora de los mismos.
•
Utilizar el catálogo de procedimientos como base para el posterior desarrollo de
aplicaciones informáticas que den soporte de la forma más natural posible a los
procedimientos, o lo que es lo mismo, utilizar dicho repositorio como entrada de la
fase de requisitos de un proceso de desarrollo de software.
METODOLOGÍA
En marzo del 2009 se planteó como proyecto de clase, el desarrollo de un sistema de
información cuyo objetivo era automatizar las actividades de seguimiento de Servicio Social
Y Experiencia Recepcional que se llevan a cabo en la Facultad de Administración de la UV.
Para la implantación de este sistema se manejó el Modelado de Procesos de Negocios
(BPM), el motivo por el cual se eligió a BPM para el desarrollo del sistema, el motivo de
hacer este proceso constantemente es que al hacerlo en varias ocasiones se redujeron las
posibilidades de que se cometieran errores al realizar las actividades.
Adoptar BPM fuerza al negocio a pensar sobre él y a formalizarlo comprendiendo los
procesos actuales, lo cual hace ver mejoras potenciales que eliminan pasos o automatizan
tareas manuales, en este caso sería llevar el control de esta área, y la creación de formatos
tanto para los alumnos como para los profesores. Saffiro [4], indica que las actividades
correspondientes al BPM se agrupan a tres categorías: diseño, ejecución y monitoreo.
Para llevar a cabo lo planteado fue necesario seleccionar la notación con la cual se
pensaba trabajar el Modelado de los Proceso. A lo largo de los años han surgido un sin
número de lenguajes y notaciones pero en este caso se eligió BPMN (Business Process
Management Notation) [5]. Esta notación es una especificación desarrollada por la BPMI
(Business Process Management Initiative) [6]
iniciativa integrada en la OMG (Objet
Management Group) [7] que es una de las principales creadoras de estándares dentro del
mundo de la informática.
Las razones por la que se eligió BPMN son:
•
Es una especificación libre que no dependen de una herramienta u organización.
•
Su uso está muy difundido en la industria.
•
Está apoyada por organizaciones e instituciones de gran peso en las que participan
las empresas más importantes del sector de la informática.
•
Se pueden representar todo tipo de procesos.
Diseño
Para crear el modelado de procesos de negocios, primero se necesitó
identificar el
proceso que permitía lograr el objetivo, y cómo encajaba con el resto de procesos de la
organización. La mejor forma de visualizar un proceso es representándolo en diagramas
que muestren el flujo de trabajo, indicando las actividades que deben realizarse a lo largo
de su ejecución y que se necesita hacer cuando una excepción ocurre.
Para la elaboración de estos diagramas se solicito la supervisión de la coordinadora de
tutorías de la Licenciatura en Sistemas Computacionales Administrativos. Con esto, se
logro un mayor entendimiento y comprensión de los procesos para llevar a cabo las
actividades, y durante el estudio de los procesos se llego a la conclusión de generar
algunos cambios en los procesos para obtener un mejor rendimiento.
En la Tabla 1 se muestran los elementos básicos de la notación BPMN y el significado de
cada uno de ellos.
ELEMENTO
DESCRIPCIÓN
Evento de inicio
Indica el comienzo de un proceso.
Evento de fin
Indica el final de un proceso.
Tarea
Actividades que se realizan durante el proceso.
Objeto de datos
Documentos que se generan en las actividades.
SÍMBOLO
Flujo de secuencia
Indica el flujo de las actividades.
Flujo de datos
Transmisión de datos entre tareas.
Temporizador
Se utiliza cuando una actividad no puede seguir
avanzando hasta que se cumpla un plazo
establecido.
Compuerta
Se usa cuando una actividad conlleva a tomar una
decisión y existen dos o más caminos alternativos.
Tabla 1. Elementos básicos de la notación BPMN
En los procesos principales participan las entidades a, b, c. A continuación se muestran los
diagramas que representan los procesos de las actividades de Experiencia Recepcional
(Fig. 1) y de Servicio Social (Fig. 2).
Desarrollo
Una vez teniendo definido el diseño de los procesos de dichas actividades y los
documentos manejados, se procede a la elaboración del sistema que se encargará de
cumplir con los requerimientos establecidos.
El sistema se desarrollo en PHP y MySQL ya que son herramientas gratuitas motivo por el
cual se considera viable implementarlas en el proyecto.
El sistema está basado en un ambiente Web lo cual nos trae como ventajas una mayor
movilidad lo que significa que podemos acceder al sistema desde cualquier dispositivo que
cuente con un browser sin tener la necesidad de tener el programa instalado en la maquina
en la que se piensa trabajar, otra ventaja es la flexibilidad esto en el caso de las
actualizaciones que solo se hacen en el servidor y los usuarios las verán en tiempo real.
Conforme a los requerimientos establecidos se procedió a diseñar
mismos que se presentan en el diagrama de la figura 3.
la base de datos
Figura 1. Proceso de E
Experiencia Recepcional antes de implementar
BPM
Figura 2. Proceso de Experiencia Recepcional después de
Figura 3. Diagrama de la Base de datos.
Lo primero en desarrollarse fueron los módulos correspondientes a los catálogos
identificados en Diagrama de la Base de datos (Figura 3). En la tabla 2 se
presenta una breve descripción de los archivos que integran la base de datos:
TABLA
TABLA
DESCRIPCIÓN
Almacena a los profesores que
participan en las actividades de ER y
SS
Salas existentes en la entidad
PARÁMETROS_ER
Se establecen las fechas
para llevar el control de
actividades de ER
Avances que se efectúan
en el SS
EMPRESAS
Empresas en las que los alumnos
realizan su SS
PARTICIPAN_EN
Profesores que
participan en exámenes
de ER
FASES
Fases que se generan en los proyectos
de ER
LICENCIATURAS
Licenciaturas disponibles
en la entidad
SSOCIAL
Guarda los datos del alumno y la
empresa en donde se realiza el SS
PARÁMETROS_SS
Se establecen las fechas
para llevar el control de
actividades de SS
ALUMNOS
Alumnos que cursan el SS y la ER
EXAMENES
Exámenes de ER que se
presentan
PROYECTOS
Proyectos que realizan los alumnos al
cursar la ER
MAESTROS
SALAS
DESCRIPCIÓN
AVANCES
Tabla 2: Descripción de tablas de la base de datos.
Para acceder al sistema el usuario tendrá que registrarse con el nombre de
usuario y su contraseña, tal y como se muestra en la Figura 4. Los nombres de
usuario y las contraseñas serán asignados por el administrador.
El sistema maneja dos perfiles de usuario (figura 5): Administrador y Asesor. El
administrador tendrá la facultad de mantener actualizados los datos de los
catálogos
(MAESTROS,
SALAS,
EMPRESAS,
LICENCIATURAS,
PARAMETRO_ER, PARAMETROS_SS Y ALUMNOS), también podrá ingresar a
los PROYECTOS, EXÁMENES Y SERVICIO SOCIAL y a su vez podrá generar los
formatos que se requieren en estas actividades (Figura 7). El perfil de asesor será
utilizado por los maestros, en donde podrán establecer las fechas de revisiones a
los alumnos, de las fases y los avances del SS y la ER.
Figura 4. Registro de Usuario
Figura 5. Pantalla menús de usuarios.
Figura 6. Generar Acta de Examen Recepcional.
Monitoreo de Procesos
Este monitoreo tiene por fin generar estadística sobre el desempeño de cada uno
de los procesos de negocios que se establecieron. El primer monitoreo se realizo
con la ayuda de dos estudiantes de la entidad, en donde pudieron manejar el
sistema, una vez que terminaron de manejarlo, nos dieron algunas sugerencias
para mejorarlo y nos informaron de algunos errores que se generaban. Con estos
datos recabados nos dimos a la tarea de rectificar los errores que existían y
mejoramos la interactividad del sistema con el usuario. Se pretende aplicar otro
monitoreo una vez que el sistema este implementado.
CONCLUSIONES
El modulo que más se complico fue el que se encarga de imprimir los formatos
que son requeridos en actividades de ER (acta de examen Recepcional,
constancias), ya que resulto muy tedioso darle el formato que se tiene definido en
la entidad, pero afortunadamente se pudieron resolver los problemas y el sistema
funciona correctamente.
Con la implementación del sistema, el área de coordinación de tutorías tendrá un
mejor control sobre la documentación de los alumnos al momento de que cursen
las experiencias de SS y ER, ahorrara tiempo al tener fácil acceso a la información
de los alumnos y de los profesores, será más sencillo la creación de los
documentos que se manejan en las actividades y se ahorrara espacio en la oficina
al no tener que archivar documentación como antes se realizaba.
TRABAJO FUTURO
Se pretenden añadir al sistema algunos módulos de consultas, aprovechando la
información que se encuentra almacenada en las bases de datos. Se pretende
hacer un modulo que se encargue de llevar a cabo un control estadístico de los
alumnos que han presentado la ER y SS en los periodos establecidos por la
institución, esto se puede representar en tablas y graficas para su mejor
comprensión y entendimiento.
REFERENCIAS
[1] Havey, M. (2005), Essential Business Process Modeling, O'Reilly Media, Inc.
“Introduction to Business Process Modeling”, capítulo 1.
[2] White, S.A. (2004), “Introduction to BPMN”, IBM Corporation.
Fortis, A. (2006), “Business Process Modeling Notation - An Overview”.
[3] Pérez Jiménez, Juan Diego (2009), “Aplicación del modelado de procesos a la
tarea diaria del profesorado de centros públicos”, Revista de la Asociación de
Inspectores de Educación de España.
[4] Saffirio, Mario (2006). “BPM – Business Process Management”.
http://msaffirio.wordpress.com/2006/05/07/bpm-business-process-management/
[5] Especificación de BPMN.
http://www.bpmn.org/Documents/BPMN%201-1%20Specification.pdf
[6] BPMI. Business Process Management Initiative. http://www.bpmi.org
[7] OMG. Object Management Group. http://www.omg.org