Kaizen e Innovacion

KAIZEN
COMO MODELO DE INNOVACIÓN
" Si hacemos lo que
siempre hemos hecho,
no llegaremos más allá
de donde siempre
hemos llegado"
Albert Einstein
ÍNDICE ____________________________________________________________________________________ 1
KAIZEN ___________________________________________________________________________________ 2
EL CICLO PHVA (PLANIFICAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR). ___________________________________________ 3
CÓMO APLICAR KAIZEN _______________________________________________________________________ 3
KAIZEN Y LAS 5S`s___________________________________________________________________________ 4
INNOVACIÓN _______________________________________________________________________________ 5
GRADO DE ORIGINALIDAD, NOVEDAD O IMPACTO _________________________________________________ 5
POR APLICACIÓN __________________________________________________________________________ 6
POR NATURALEZA __________________________________________________________________________ 6
KAIZEN E INNOVACIÓN _______________________________________________________________________ 7
REFERENCIAS _____________________________________________________________________________ 10
1
eliminar o al menos disminuirlas, esas actividades que no
agregan valor a la empresa y que deben suprimirse.
La administración Kaizen se fundamenta en los siguientes
principios:
Círculos de calidad
Sistema de sugerencias
Eliminación del desperdicio
Las 5 S:
Hablar de KAIZEN es hablar de mejora continua. Es una
filosofía japonesa que dice que todos los días debemos mejorar
en “algo”, en cualquier aspecto (laboral, social, familiar) de
manera constante. Esta filosofía se mezcló con los procesos de
calidad y racionalización del trabajo y dio paso a lo que hoy
conocemos como “administración Kaizen”.
Kaizen se convierte en una forma de gestión en
las empresas que requiere el compromiso y
participación de todos para mejorar la
eficiencia de una forma gradual, sin buscar
grandes cambios, llevando las mejoras de cada
puesto de trabajo a una suma global de
mejoramiento considerable.
Se basa en el instinto natural de mejora del ser humano, cree
que cada persona puede contribuir a mejorar su lugar de
trabajo, dado que pasamos la tercera parte de la vida
trabajando. Además, Kaizen nunca busca los culpables en una
falla dada o posible falla, sino que busca las soluciones. De
hecho, se preocupa más por prevenir las posibles fallas, lo que
llaman “warusa-kagen”: cosas que no aún no son un problema
pero que no se encuentran en orden y deben corregirse,
 Seiri: clasificar, separar y eliminar. (Eliminar todo lo que
no sea necesario, facilitar el movimiento de las cosas,
servicios y personas)
 Seiton: Orden. (Organización: Cada cosa en su lugar y
un lugar para cada cosa)
 Seiso: Limpieza, eliminar toda suciedad. (desarrolla un
buen sentido de propiedad, cuando se mantiene la
limpieza se comienzan a evidenciar problemas ocultos por
el desorden y suciedad)
 Seiketsu: Estandarizar. (crear estándares para mantener
las mejores prácticas implementadas)
 Shitsuke: Disciplina. (la más difícil de alcanzar e
implementar, establecer una serie de normas o
estándares en la organización que se cumplan en el
tiempo)
Son cuantiosos los beneficios que pueden obtenerse al aplicar
Kaizen en una empresa, tales como: reducción de tiempos
ociosos (maquinaria, procesos productivos), reducción de
costos o el aprovechamiento máximo del espacio, entre muchos
otros. Algunos de estos cambios aplicados pueden ser clave
para marcar la diferencia y llevar a la empresa a ser
competitivo.
2
EL CICLO PHVA (PLANIFICAR-HACERVERIFICAR-ACTUAR).
El ciclo PHVA es el ciclo tradicional del
KAIZEN, herramienta vital que asegura el
mejoramiento continuo.
El Kaizen enfatiza la importancia de la
interacción constante del ciclo entre todas las
áreas de la empresa (investigación, diseño, producción y
ventas) para el logro de una óptima dirección de los negocios,
con el fin de obtener una mejor calidad para satisfacer a los
clientes.
Kaizen es un reto continuo y necesita saber exactamente dónde
se encuentra para poder generar las nuevas mejoras.
Ciclo de control, ciclo de Deming
o ciclo de mejoramiento: PHVA
Inglés
Español
P
D
C
A
P
H
V
A
Plan
Do
Check
Action
Planear
Hacer o Ejecutar
Verificar o Revisar
Actuar: tomar las acciones pertinentes
El ciclo PHVA reúne una serie de actividades para el
mejoramiento continuo:
Planificar
Hacer
Verificar
Actuar
estudiar la situación actual, definir el problema,
analizarlo, determinar sus causas y formular el plan
para el mejoramiento
ejecutar el plan
Ver, revisar y confirmar si se ha producido la
mejoría deseada
Estandarizar el mejoramiento como una nueva
práctica para mejorar. No puede haber
mejoramientos en donde no hay estándares.
El Kaizen busca que las personas tengan conciencia del trabajo
que hacen, no que solamente trabajen por rutina, pues al no
existir una motivación se busca completar el trabajo de la forma
más fácil y con el menor esfuerzo, lo que puede llevar a
errores. Con este principio lo primero que debe hacerse es
explicarles los objetivos a todos los involucrados, seguramente
hayan personas que no acepten al principio, pero con el tiempo
se vuelve una forma de vida.
Para esto:
1. Desarrolle equipos especialistas. De 3 a 8 miembros de
todas las áreas. El tamaño será de acuerdo al área a cubrir
o los problemas a corregir. Puede crearse un solo grupo.
2. Nombre un líder en cada grupo, para que sea el que
coordine todas las actividades.
3. Cada grupo debe identificar las
variables principales a mejorar.
Cómo?
a. Observación: ¿Qué está pasando
en el lugar de trabajo?
Enfoque en las máquinas, material, áreas de trabajo,
personas.
b. Estandarización: ¿Cada actividad, método o proceso se
realiza de la misma forma?
c. Kaizen del flujo y proceso: ¿puede mejorarse el flujo del
material?
d. Kaizen
del
Equipo/Herramientas/Máquinas:
¿la
maquinaria ayuda al operador o le entorpece su acción?
e. Kaizen Layout –espacios-: ¿la posición de los puestos de
trabajo, del equipo e insumos requieren modificarse?
3
4. Identifique dónde se presentan las 9 formas de desperdicio.
 Sobreproducción
 Tiempos de espera
 Transporte
 Procesamientos
 Excesos de inventario
 Movimientos
 Productos defectuosos
 Burocracia
 Inteligencia-Talento
5. Todo lo realizado en cada proceso debe ser documentado y
todos los integrantes del grupo deben estar conscientes que
ésta es una labor de todos y que es muy importante para
poder realizar las mediciones de mejora. Se debe explicar
detalladamente la documentación a utilizar, frecuencia y
datos a recolectar.
6. Determine los procesos detectados a mejorar y documente.
7. Tomar tiempos de cada proceso a mejorar y documente.
8. Revisar el proceso, verificar que no se deja nada por fuera.
Concentrar los hallazgos y documente.
9. Nombrar responsables para cada mejora y definir fechas
para ejecutar las correcciones.
10. Ejecutar los cambios determinados. Revisar periódicamente
y documentar. Establecer fechas de revisión y corrección de
hallazgos.
11. Generar hábitos de revisión en los procesos corregidos
hasta lograr la estandarización del proceso.
12. En paralelo es muy buena práctica implementar un buzón
para sugerencias, de esta forma se asegura no dejar un
punto de observación por fuera.
KAIZEN Y LAS 5S`s
Cuando las personas adoptan el Kaizen es necesario establecer
las condiciones de orden y limpieza que motiven y agilicen la
realización del trabajo. Mediante prácticas sencillas y efectivas
se logran establecer las bases para la Mejora Continua de
procesos y optimizar la calidad, costos y tiempos improductivos.
Esto se logra implementando las 5 S’s:
 SEIRI: eliminar lo innecesario
 SEITON: ordenar lo que
queda
 SEISO: limpiar
máquinas y áreas de
trabajo
 SEIKETSU:
estandarizar
 SHITZUKE: disciplina
El KAIZEN o Mejoramiento Continuo es una actitud y debe
convertirse en una forma de vida, debe ser parte de la cultura
de cada individuo y de la empresa en general. No es una
herramienta que se implementa y da resultados de la noche a
la mañana.
Cuando el KAIZEN logra afianzarse, todas las
personas de la compañía, de todos los
mandos, comienzan a reconocer que parte
de su tarea cotidiana es mejorar
constantemente, creándose un hábito.
4
Según la tercer edición del Manual de Oslo (de la OECD, siglas
en inglés para la “Organización para la Cooperación y el
Desarrollo Económico”) “una innovación es la introducción de
un nuevo, o significativamente mejorado, producto (bien o
servicio), de un proceso, de un nuevo método de
comercialización o de un nuevo método organizativo, en las
prácticas internas de la empresa, la organización del lugar de
trabajo o las relaciones exteriores”… “Las actividades
innovadoras se corresponden con todas las operaciones
científicas, tecnológicas, organizativas, financieras y comerciales
que conducen efectivamente, o tienen por objeto
conducir,
a
la
introducción
de
innovaciones”.
El término innovar deriva del latín
innovare que significa novedad o
renovación.
Es la acción de cambiar o alterar las cosas introduciendo
novedades, generando “algo” nuevo (un servicio, proceso,
sistema o producto), que genere valor para el usuario y que
intervenga en el mercado. Es la creación y establecimiento
de una novedad en un medio específico con el fin de generar
un beneficio, permitiendo conquistar nuevos mercados,
aumentar la productividad y mejorar la competitividad.
La innovación provoca optimismo, ilusión y ganas de seguir
creciendo, alinea objetivos y forma equipos de trabajo
eficientes y eficaces; sin embargo, es muy importante prevenir
las consecuencias de una innovación deficiente, pues generan
lo contrario: desmotivación, baja productividad, pesimismo,
depresión…
La gran ventaja de innovar hoy en día es que se convierte en la
única forma de crecimiento de manera
sostenible, incorporándola de diferentes
formas y para diferentes fines (aumentar
calidad, disminuir costos, mayor variedad,
eficacia y rapidez en la introducción al
mercado, entre otros) y donde todos los involucrados ganan.
La innovación se clasifica de acuerdo a su grado de originalidad
o novedad y se tipifica por su aplicación o naturaleza.
GRADO DE ORIGINALIDAD, NOVEDAD O IMPACTO
RADICAL: aplicaciones totalmente nuevas. Conlleva a la
ruptura de lo ya establecido. Son innovaciones que crean
nuevos productos, servicios o procesos, no relacionados con los
ya existentes.
No se presentan constantemente en el tiempo como las
incrementales y por lo general implica la utilización de un
principio científico nuevo provocando la ruptura real con las
tecnologías anteriores.
Su éxito comercial (condición para que considerarla realmente
innovación) depende principalmente de responder a
necesidades insatisfechas del ser humano en un momento
histórico determinado y que son aceptadas por la mayoría.
INCREMENTAL: mejoras sobre algo ya existente. Pequeños
cambios que incrementan la funcionalidad y utilidades. Por lo
general, si se miden aisladamente son poco significativas, pero
acumuladas pueden convertirse en una base permanente de
progreso. El éxito se obtiene a largo plazo, a través de una
mejora continua y sistemática en los diseños de productos y
procesos.
5
POR APLICACIÓN
PRODUCTO: introducir un bien, nuevo servicio, o uno
existente
pero
significativamente
mejorado
en
características o uso.
PROCESO: introducir un nuevo o muy mejorado proceso
de producción o de distribución. Implica cambios
significativos en las técnicas, los materiales y/o en los
programas informáticos.
La innovación es un proceso, continuo e intenso que demanda
conocimiento de la tecnología, organización interna y recursos
técnicos, económicos y humanos y del mercado de la empresa
y del entorno en general.
Por lo tanto, innovar no es solo hacer productos o servicios más
sofisticados, o producirlos con mejor tecnología, es lograr que
ellos se adapten mejor a las necesidades del mercado,
generando valor.
POR NATURALEZA
COMERCIAL O MERCADOTÉCNICA: aplicación de un nuevo
método de comercialización con cambios significativos en el
diseño o el envasado de un producto y en su posicionamiento,
promoción o tarificación.
ORGANIZACIÓN: introducir un nuevo sistema organizativo en
las prácticas, la organización del lugar de trabajo o las
relaciones exteriores de la empresa.
TECNOLÓGICA: introducir nuevas tecnologías que generan
cambios en la empresa. Principalmente relacionadas con los
procesos de producción. La tecnología puede ser creada por la
empresa u obtenida de otras fuentes, de las siguientes formas:
Compra de equipos (lo más común entre las empresas),
contratación de personal cualificado (con tecnología
incorporada en forma de conocimientos), intercambio de
información (por medio de ferias, congresos, publicaciones
especializadas, universidades, los competidores, entre otros),
adquisición de licencias, contratos de Know-How (transferencia
de conocimientos; habilidades y rutinas muy específicas de la
empresa y subcontratos a proveedores.
6
No es extraño entonces identificar que el Kaizen y la
Innovación deben ir de la mano, una no sustituye a la otra,
todo lo contrario, son complementarias e ingredientes
inseparables del progreso.
El mundo tan cambiante de hoy en día, los continuos cambios
tecnológicos, los ya tan cortos ciclos de vida para los productos
y servicios, clientes mucho más informados, los cambios en sus
“hábitos” y la voraz competencia global exigen a las empresas
un tiempo de respuesta más corto, con mayor calidad, mayor
variedad y costos menores.
Todas las empresas deben aceptar un cambio constante para
poder sobrevivir y mantenerse en el mercado; el éxito está en
la capacidad de la empresa de reconocer e interpretar las
señales del entorno y la estrategia que defina para trabajar
dichas esas señales a su favor.
Por lo general, se obtienen primero una serie de variaciones
incrementales en procesos por medio de Kaizen, y conforme se
avanza, se llegan a cambios significativos que generan
innovación en los procesos, servicios o productos. Esto se logra
si hay un verdadero compromiso de la dirección de la empresa,
pues debe mantenerse un equilibrio entre el Kaizen y la
Innovación; no debe dejarse el proceso de mejoramiento
continuo pero este no debe interferir con la búsqueda de
oportunidades innovadoras. Por lo general, la innovación
aparece cuando se “agota” el mejoramiento continuo, pero
inmediatamente después que se presenta la innovación vuelve
a implementarse el Kaizen.
TRABAJO EN EQUIPO
INNOVACIÓN
MOTIVACIÓN
ÉXITO
ÉXITO
VISIÓN
Para lograr lo anterior, las empresas deben aplicar
herramientas que le permitan de forma integral y armoniosa
enfrentar todos los desafíos y lograr el éxito y la diferenciación
de sus competidores, objetivo que bien puede alcanzarse con la
aplicación de una herramienta como el KAIZEN.
Sin embargo, el Kaizen se asocia principalmente con
innovaciones incrementales, pues en sus procesos de mejoras
continuas los cambios provocados no son radicales, son
cambios graduales. Claro está, no se descartan las innovaciones
radicales a partir del Kaizen, aunque son menos comunes.
Tanto para el Kaizen como para la innovación, las personas son
la parte fundamental. Como lo dijo Steve Jobs, “la innovación
no es cuestión de dinero, es cuestión de personas”, así mismo
sucede con el Kaizen, depende 100% de las personas.
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El éxito de las empresas está relacionado directamente con el
éxito de su gente, la mejora personal de cada colaborador ante
cada enfrentamiento es lo que lleva a ser mejor a la empresa.
En la medida que logremos identificar las capacidades de cada
una de las personas de la empresa y las aprovechemos para el
fin común, la empresa será más exitosa, así logrará cuestionar
todo lo vinculado a la empresa (procesos, productos, servicios,
gestión, liderazgo, premios, actividades en general) para lograr
identificar fallas y establecer las estrategias de mejora con
menor resistencia y resolviéndolas de forma más efectiva.

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Algunas
recomendaciones
para
iniciar
con
la
implementación de Kaizen y en la búsqueda de
oportunidades para innovar:
 Defina claramente su rumbo y filosofía (metodología) de
administración.
 Fórmese la idea y tome conciencia de que todo debe ser
mejorado constantemente en todo, vida social, estudios,
trabajo, familia.
 Pregúntese qué tipo de empresa quiere ser:
o De las que provocan que las cosas pasen
o De las que miran cómo las cosas pasan, o
o De las que se preguntan qué habrá pasado
 Conozca a su gente y a usted mismo. Observe
profundamente
a
cada
persona y
establezca las competencias de cada uno
de sus colaboradores, así sabrá asignar
las tareas de acuerdo a sus aptitudes y

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actitudes, logrando resultados eficientes.
Establezca métodos para medir el desempeño y premie a
sus colaboradores por el desempeño y los
logros obtenidos. Los premios no deben ser
necesariamente monetarios, los distinciones
por los logros a veces genera mayores
beneficios que recompensar con dinero.
Involucre a TODOS en el proceso de mejoramiento.
Confíe y crea en usted mismo y en los demás. Delegue.
Sea consciente de que no todas las mejoras que se
apliquen serán exitosas, pero bien vale la pena tomar
riesgos.
Preste mucha atención a las señales del entorno, sea
curioso y crítico, aprenda a captar las amenazas y las
oportunidades a su alrededor.
Cuestione todo lo que se hace, cómo se hace y por qué se
hace, siempre hay mejores formas de hacer las cosas.
Lo que sea efectivo con un cliente (interno o externo)
puede que no lo sea con otro.
No establezca plazos lejos de la realidad.
Busque soluciones eficientes, no mejore “solo porque sí”,
sin metas, esto desorienta y desmotiva.
Existen muchas herramientas para solucionar cada
oportunidad de mejora hallada, tome el tiempo necesario
para escoger la más adecuada.
“Navegue” en la red, sea muy crítico con lo que lee, se
puede encontrar con la solución de sus problemas
asociando eventos, incluso aquellos que usted considera
que no tienen ninguna relación. Las soluciones no siempre
son técnicas.
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 Las pruebas son muy importantes. Tómese el tiempo y
recursos para realizarlas antes de implementar por
completo un proyecto.
 No todo sale según lo planeado, el éxito no se obtiene a la
primera, paciencia y vuelva a intentarlo.
 Termine todo lo que comienza.
 Acostúmbrese a administrar las
tareas, diga no cuando deba decirlo y
aprenda también a trabajar bajo
presión
 Disfrute lo que hace.
 La clave del éxito no se basa en disponer de la mejor
tecnología, sino en la dirección del proceso del cambio y la
administración de los recursos.
 "La simplicidad es la sofisticación suprema", es una frase de
Leonardo da Vinci que podemos interpretar como: no se
complique, busque hacer las cosas de la forma más sencilla.
 Busque ayuda. Reconozca sus deficiencias y busque cómo
solventarlas.
 Una buena gestión de la innovación comprende la
organización y dirección de los recursos económicos y
humanos para el incremento de nuevos conocimientos.
 Mantenga y mejore los estándares.
 Sea innovador, aproveche las oportunidades
 Es muy recomendable estar en un constante proceso de
revisión de las estrategias y recursos, sobre todo en los
momentos de crisis y alza en la competencia y apostar por

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

los métodos de mejora continua podría garantizar la
viabilidad de la empresa.
El Kaizen demanda disciplina y compromiso a largo plazo y
por parte de todos, lo que puede llegar a ser difícil de
implementar en un principio.
Tanto el Kaizen como la innovación pueden ser aplicados en
cualquier tipo de empresa, sin importar tamaño o mercado,
la mayor dificultad que se puede encontrar es la cultura y
resistencia al cambio.
El Kaizen y la innovación son una forma de hacer las cosas,
un proceso continuo, no es un objetivo o fin.
El Kaizen y la innovación no se aplican para resolver
algunos problemas por algunos grupos ó equipos de
mejoramiento, son un hábito que deben desarrollar todas
las personas en la empresa.
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