cuentas por pagar

Area Financiera
CUENTAS POR PAGAR
Un eslabón básico en la cadena de suministro
son sus proveedores y prestadores de servicios,
y mantener relaciones cordiales con ellos es
necesario para lograr el éxito. Un buen principio
para lograrlo, es el realizar nuestros pagos
puntualmente, y a la vez, mantener un flujo de
efectivo sano en la empresa.
El módulo de Cuentas por Pagar del SINA está
diseñado para controlar de una manera ágil y
eficiente los pasivos de la empresa y sus pagos
correspondientes.
Controla,
administra
y
registra los contra recibos emitidos y los pagos
realizados a cada proveedor o prestador de
servicio; permitiéndole mantener un estricto
control sobre su flujo de efectivo.
Características Generales
Este módulo está directamente relacionado con
los módulos de compras e inventarios, de los
que toma mucha de la información que necesita
para su correcto funcionamiento. También se
enlaza con el módulo de contabilidad, que
utiliza la información generada por este módulo
en sus registros, evitando así el capturar varias
veces la misma información y minimizando los
errores de captura.
Este módulo, al igual que el resto del SINA
maneja múltiples monedas. El tipo de cambio
se actualiza diariamente, y afecta a todos los
movimientos realizados durante el día. Esta
actualización diaria nos permite mantener
información confiable y veraz en línea sin que
posteriormente existan cambios ocasionados
por la paridad cambiaria.
Adicionalmente, para empresas que importan
sus insumos o activos, el módulo de cuentas
por cobrar les ayuda a mantener un estricto y
detallado
control
sobre
los
gastos
de
importación. Permite calcular a detalle el costo
real de cada insumo o activo, al integrar
automáticamente
los
gastos
directos
e
indirectos de la importación.
Este módulo mantiene grandes cantidades de
información histórica en línea; lo que facilita la
creación de reportes comparativos, generación
de estadísticas, y el uso de indicadores para la
toma de decisiones en la alta dirección.
Una característica del SINA, como sistema
integral es su flexibilidad. Este módulo, como el
resto del sistema, es sumamente flexible y se
adapta fácilmente a las necesidades de cada
empresa. A continuación se mencionan algunas
de las principales funciones realizadas por este
módulo.
Contra recibos
En México, una práctica común de las
organizaciones es entregar a sus proveedores y
prestadores de servicio un documento, llamado
contra recibo, que indica que se recibió una o
más facturas y compromete la fecha en que
dicho contra recibo se va a pagar.
En muchas ocasiones el mal manejo de los
contra recibos puede originar problemas
severos con sus proveedores y prestadores de
servicio. El módulo de Cuentas por Pagar del
SINA le permite llevar un estricto control de los
contra recibos emitidos, tomando siempre en
cuenta los días de revisión y pago de acuerdo
con las políticas de la empresa.
Esta herramienta le permite al usuario elaborar
el contra recibo al momento de recibir los
documentos por pagar y asigna la fecha de
pago correspondiente de acuerdo a las
condiciones de crédito que tenga con su
proveedor. Previa autorización, la fecha de
pago puede modificarse cuando sea requerido.
Control y Aplicación de Pagos
El módulo de Cuentas por Pagar del SINA le
permite registrar fácil y rápidamente los pagos
realizados, llevando un estricto control de los
documentos utilizados (cheques, notas de
crédito, transferencias, etc.) y de los
movimientos realizados.
Solicitud y Emisión de Cheques
El módulo de Cuentas por Pagar contiene una
herramienta sumamente útil para las empresas
con múltiples plantas u oficinas de distribución.
Posteriormente, puede aplicar cada pago
realizado a uno o a varios de los documentos
pendientes de pago que tenga con el
proveedor. De esta forma el área contable no
pierde de vista en ningún momento los
documentos pendientes de pago y evita
problemas
como
pagos
duplicados
o
documentos viejos no pagados.
Antigüedad de Saldos
Dicha herramienta le permite al personal
responsable de cada localidad, el controlar y
solicitar el pago de sus cuentas pendientes con
sus proveedores y prestadores de servicios
locales.
En este módulo usted puede conocer con lujo
de detalle la Antigüedad de Saldos para cada
uno de sus proveedores y prestadores de
servicios. Le permite conocer con exactitud
todo el historial de pagos realizados a cada
proveedor. La información se puede presentar
de varias formas, como estado de cuenta,
saldos pendientes, etc.
Si el pago es aprobado por el departamento
central de tesorería, las sucursales pueden
emitir sus cheques o procesar sus pagos de
forma local. Todos los pagos así realizados
quedan automáticamente registrados en
el
área contable central, en el flujo de efectivo
global y en el estado de cuenta del proveedor.
Esta información es muy útil al negociar precios
y mejores condiciones de crédito, o para
solucionar confusiones en el pago de algún
documento. También es muy útil para
identificar que proveedores pueden ser
excelentes referencias crediticias al solicitar
financiamiento.
Transferencias
Flujo de Efectivo
El módulo de Cuentas por Pagar permite
programar transferencias bancarias desde el
SINA, para evitar recapturas en los sistemas
bancarios. Trabaja con los principales bancos
en México.
Con el módulo de Cuentas por Pagar puede
conocer en cualquier momento el flujo de
efectivo a corto plazo de su organización.
En los catálogos de proveedores y prestadores
de servicios se almacena la información
bancaria necesaria para realizar transferencias.
Al hacer transferencias, las organizaciones
ahorran mucho tiempo ya que pueden generar
todos los pagos desde la comodidad de su
oficina, y a la vez, le simplifican el proceso de
cobranza a sus proveedores y prestadores de
servicios.
Este documento es parametrizable, se puede
definir que conceptos se desean incluir y sus
límites de acuerdo a las políticas de su
empresa. Se pueden agregar valores estándar
para los gastos recurrentes como rentas,
nóminas, etc.
La información sobre las cuentas por pagar que
se incluyen en este documento se obtiene
automáticamente al seleccionar el período para
el cual se va a realizar el Flujo de efectivo. La
cantidad de recursos que van a ingresar a la
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empresa puede ser modificada al momento,
para reflejar mejor la situación real de la
empresa.
Esta herramienta nos da información para
planear con tiempo los pagos y en caso sea
necesario, para negociar extensiones de
crédito. El flujo de efectivo también nos ayuda
a mantener el nivel de liquidez deseado en la
empresa y a hacer un mejor uso de los
recursos de la misma.
Consultas, Reportes y Comunicación
En las diferentes partes de este módulo es
posible realizar consultas y emitir reportes, lo
cual nos da la posibilidad de obtener
importante información para la toma de
decisiones y para medir el desempeño de la
empresa a través del tiempo.
Las consultas y reportes pueden ser tan
generales o detalladas como el usuario lo desee
y pueden ser emitidos en pantalla, en papel o
bien ser exportados a
herramientas como
hojas de cálculo o procesadores de palabras.
Esto le permite a los usuarios explotar la
información fácilmente para utilizarla en sus
funciones y tareas diarias.
En este módulo, al igual que en el resto del
SINA, se pueden enviar avisos, reportes y
documentos
por
correo
electrónico
a
destinatarios previamente elegidos; facilitando
el acceso inmediato a la información a todas las
personas involucradas.
Y SINA Cuentas por Pagar son productos de:
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