EL ESPECTÁCULO DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA. DESAFÍO Desplegar una tecnología de comunicación efectiva y sin falla, que evitara perder el 50% de las llamadas entrantes, y soportar la correcta atención de los clientes SOLUCIÓN IP Office 500, 3 teléfonos digitales y analógicos El Centro de Convenciones de Chiapas, el más moderno del sureste mexicano, ha hecho de IP Office su plataforma para soportar su negocio, y dar servicio a sus usuarios internos y atender de la mejor manera a sus clientes y garantizar la comunicación durante sus eventos. Tecnología enfocada a los negocios Recinto espectacular Proyectado por el prestigiado PROPORCIONADO Disponer de una plataforma de comunicación robusta, efectiva y actual que responde a los requerimientos y exigencias de tecnología, tanto de usuarios como de clientes de 200 mil asistentes anualmente, a través de casi 300 eventos por año. Tecnología a todo su ancho arquitecto Abraham Zabludovski, el Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas abrió sus puertas desde 1994. Desde ese entonces, este recinto ha ido creciendo y evolucionando, VALOR Benjamín López Mendoza, reciben más adaptándose a las necesidades del mercado. En la actualidad cuenta con nueve salas con capacidad de 50 hasta 1,500 personas, para realizar eventos sociales, empresariales e “El objetivo del Centro de Convenciones, que a su vez aloja a la Oficina de Convenciones y Visitantes del estado de Chiapas, es atraer eventos, no sólo a Tuxtla Gutiérrez sino a otras ciudades del estado, como Tapachula, San Cristóbal y Comitán”, explica el L.S.C. Miguel Angel Salvador Luciano Herrera, Jefe de Informática. institucionales. Por su parte, el auditorio Polyforum “Y en caso que se realicen aquí, se puede recibir 3.875 espectadores. Es les da a los distintos tipos de clientes utilizado para llevar a cabo conciertos, todas las facilidades, ya sea para sucesos deportivos, así como efectuar una simple conferencia o presentar obras teatrales y musicales presentar grandes foros o conciertos, de renombre. Es uno de los recintos cuyos organizadores nos demandan de espectáculos más modernos del Internet con un ancho de banda hasta sureste de nuestro país. Ambos, de 200 megas y múltiples líneas cuya Dirección está a cargo del C.P. telefónicas.” avaya.com/mx | 1 tiempo y les restaba productividad, y representaba un “tache” para esta dependencia que tiene participación del gobierno del estado y de prestadores de servicios. Mala etapa Hacia agosto de 2015 se suscitó la peor etapa y la situación se volvió insostenible. En octubre iniciaron los trámites para sustituir el equipo obsoleto. “Evaluamos dos empresas: una local, Grupo Zitec, que nos ofreció un servicio con La propuesta contempló tecnología IP Office 500, tres teléfonos digitales y varios analógicos y servicio de garantía. . un equipo de otra marca, apenas suficiente; y a la par, a Maya Quetzal, compañía con muy buena presencia en telecomunicaciones, pero sus “ Para el Centro de Convenciones, Avaya ha significado innovación, facilidad de uso y pronta respuesta.” ” — Miguel Ángel Salvador Luciano Jefe del área de Informática. servicios son muy caros.” Líneas cruzadas Hasta antes de contactar a Avaya y Su proveedor de servicios de su business partner ho1a, el Centro de Internet y telefonía les ofreció una Convenciones tenía un conmutador tercera opción, ya que mantiene una muy básico, incapaz ya de soportar estrecha relación con ho1a, que les su crecimiento en espacios y hizo una propuesta tecnológica y personas con requerimientos de de financiamiento. “Yo he confiado comunicación cada vez mayores. desde siempre en la marca Avaya “El equipo daba servicio al personal y quería permanecer con ella. Sus interno, y cuando alcanzaba, se menús y configuraciones se me ampliaba a los clientes”. facilitan mucho y la interfaz de programación es muy buena. Entre los problemas que enfrentaban –cuenta Miguel Ángel Salvador– “se “Afortunadamente desde la nos cruzaban las líneas; si entraba parte técnica tengo voz y voto. Y una llamada para mí y otra para finalmente nos convenció que ho1a un compañero, nos escuchábamos fuera de inicio a fin el que instalara, ambos; no teníamos confidencialidad; configurara y probara, y nos dieran el cliente comúnmente nos decía: ‘no el financiamiento por medio de te escucho, ¿por qué escucho otra Megacable, pagando con facilidades voz?’, y se generaba confusión. Si a tres años, mes con mes”, explica el hablaban dos o tres personas, todos jefe de Informática. oían un fondo raro. Peor aún, más del 2 | avaya.com/mx 50% de las llamadas se perdían, lo La propuesta contempló tecnología cual disgustaba a clientes y usuarios IP Office 500, tres teléfonos digitales internos; esa era la parte más crítica”. y varios analógicos y servicio de Y aunque por estas razones no garantía. “Queríamos tener una perdían clientes, pues optaban por infraestructura robusta, porque en hacerlos venir o ir físicamente a los negocios y reuniones de turismo, donde estaban ellos, sí les quitaba la tecnología de telecomunicaciones es una tendencia importante. La el servicio, simplemente las saco implementación se realizó en dos del IP Office”, asegura el ingeniero días de mediados de febrero de Luciano. 2016”, destaca. Respuesta al cambio Negocio sin pérdidas El personal ha respondido bien al cambio y admite que la comunicación Robusto y flexible es más flexible y viable. “Ya no La oficina consiste de una Dirección le lleguen las llamadas. La gente General, una Dirección del Centro está contenta, esperando más”. De de Convenciones, dos direcciones acuerdo con el licenciado Salvador que apoyan el recinto y una unidad Luciano, la organización se ha de apoyo administrativo. “Estamos beneficiado pues los clientes cuando usando 30 líneas analógicas que llaman son atendidos. se queja de que se corten o no están funcionando muy bien”. Tras la implementación del equipo, la administración del conmutador “Con esta tecnología se ha se ha facilitado enormemente. “El IP implantado el modo de ‘robo’ de Office es robusto pero más flexible llamadas con lo cual siempre son –sostiene Miguel Salvador–, fácil contestadas y eso es básico para de manejar, entender y de elegir cualquier empresa. Por el tipo menús. Se ahorra mucho tiempo, ya de programación digital, si no se puedo identificar más rápidamente extensiones, usuarios y asignar sus privilegios. En el caso de la telefonía contesta en un lugar, la llamada ‘salta’ hasta llegar a alguien que por fin Tras la implementación del equipo la administración del conmutador se ha facilitado enormemente. . Servicio de 10 Las mejoras no han terminado, análoga, con los modelos que pueda dar una respuesta o atender a aclara el Jefe de Informática, y tenemos se hacen más eficientes las un cliente. Tenemos cero pérdidas de van aprovechando las bondades comunicaciones; por lo que toca a la llamadas”, establece. que ofrece el equipo. “Estamos caminando hacia allá, y en un futuro telefonía digital ya todo está por red y tenemos infraestructura cableada. La afluencia de los eventos demuestra que las llamadas entran y “Si hubiera la necesidad de poner en incorporaremos más privilegios, correo de voz y videoconferencia. Un punto importante hoy día es se realizan sin inconvenientes. “Con la movilidad y me gustaría hacer el equipo que teníamos, los clientes uso de la robustez del equipo e red, conecto al teléfono digital a antes de entrar en materia siempre implementarla. La intención es la corriente y ya tengo el teléfono se quejaban. Puedo afirmar que su documentar, hacer pruebas y configurado. Antes, si no alcanzaba satisfacción se ha incrementado entre convencer a la gente que podemos la extensión había que adicionar una 30 y 40 por ciento, pues ya no hay tarjeta, configurarla y hacer pruebas, quejas”. otro lugar una extensión, únicamente la doy de alta, pongo un cable de y debemos aprovechar esta tecnología”, sostiene. lo cual resultaba muy engorroso”. Y con el cambio también se solucionó Por necesidades de eventos es el problema de líneas cruzadas. “Al posible que se requieran, por final de cuentas no eran los cables ejemplo, hasta 30 líneas operando ni la infraestructura, era el equipo de forma simultánea. “Se pueden que ocasionaba ineficiencias en la implementar sin ningún problema comunicación de los colaboradores. y sin recurrir a un proveedor de El cambio ha redituado en optimizar servicio externo temporal para tener recursos y agilizar procesos”, admite. Al evaluar el desempeño de ho1a, expone: “Si le ponemos una calificación en la escala del 1 al 10, le pongo 10. Hicieron un buen seguimiento y la implementación fue en tiempo y forma. Avaya se ha actualizado en hardware y software, han escalado muy bien pero al mismo tiempo no han dejado de hacer su avaya.com/mx | 3 interfaz sencilla, amigable, dinámica y flexible, fácil de entender. Es una buena herramienta para brindar un buen servicio interno y externo. “El costo-beneficio fue óptimo; es una inversión a largo plazo que en el dado caso de que se requiriera alguna actualización, no representará problema”, finaliza Miguel Ángel Salvador Luciano. SISTEMAS SERVICIOS IP Office 500, teléfonos digitales y analógicos Garantía de servicio ACERCA DE CENTRO DE CONVENCIONES Y POLYFORUM CHIAPAS El Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas es un complejo multi propósitos ubicado en Tuxtla Gutiérrez. El complejo fue proyectado por el arquitecto Abraham Zabludovsky. Cuenta con nueve salas para la realización de eventos sociales, empresariales o institucionales, con capacidad de 50 hasta 1.500 personas, Acerca de Avaya Avaya provee soluciones de Comunicaciones Inteligentes que ayudan a las compañías a transformar sus negocios para alcanzar una ventaja competitiva en el mercado. Más de 1 millón de empresas alrededor del mundo, incluyendo más del 90 por ciento de integrantes de la lista de Fortune 500, utilizan soluciones Avaya para Telefonía IP, Comunicaciones Unificadas, Centros de Contacto y Comunicaciones Integradas a los Procesos de Negocios. Los Servicios Profesionales de Avaya proveen servicios integrales y apoyo para compañías, de pequeñas a grandes. Para mayor información comuníquese al 01 800 713 80 81 o al (55) 52 78 7700, o visite el sitio web: www.avaya.com/mx 4 | avaya.com/mx mientras el auditorio Polyforum puede recibir 3.875 espectadores. Es utilizado para efectuar conciertos y eventos deportivos, así como la presentación de obras teatrales y musicales. Es uno de los recintos de espectáculos más modernos del sureste de México. ACERCA DE ho1a ho1a es la empresa mexicana con más de 25 años de experiencia en soluciones de infraestructura de red y servicios administrados de TI. Cuenta con el portafolio más completo para el crecimiento de las industrias con soluciones tecnológicas orientadas para resolver problemas de negocio. Desarrollamos productos y servicios especializados para verticales como: comercio, educación, finanzas, manufactura, hospitalidad, salud y sector público. Somos especialistas en soluciones de atención y servicio al cliente, comunicaciones y cómputo, en sitio y en la nube, asesoría y consultoría técnica, implementación y administración de proyectos, servicios de operación, soporte y mantenimiento de soluciones. A través de la innovación hacemos a nuestros clientes más competitivos, productivos y rentables. Para más información sobre ho1a, visite el sitio web: http://www.ho1a.com/. Contacto: 01 800 347 4849 - contacto@ho1a.com © 2016 Avaya Inc. Todos los derechos reservados. Avaya y el logo de Avaya son marcas comerciales de Avaya Inc. y pueden estar registradas en ciertas jurisdicciones. 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