Sistema de Información en las Organizaciones y Adminsitraciones Públicas

TEMA 5: Los Sistemas de Información en las organizaciones y en las administraciones públicas
Las organizaciones utilizan sistemas de gestión de la información, que son conjuntos de reglas y
procedimientos mantenidos y desarrollados con la ayuda de tecnologías de la información con la finalidad de
facilitar la información necesaria para la gestión de la información en las sociedades.
Gestión de la información supone, posibilidades de innovaciones, cambios estructurales que faciliten otros
cambios necesarios para cualquier actividad desarrollada por cada organización.
Una gestión adecuada de la información supone la redistribución de tareas de conjunto de una organización
para hacerla más operativa en su aspecto interno y en relación con el medio en el que actúa.
Para una organización la gestión de la información tiene 3 objetivos:
• Informar sobre aspectos relevantes de la gestión.
• Facilitar los procesos de toma de decisiones
• Suministrar información de calidad superior, prospectivas que sirvan de orientación para actividades
futuras.
Elementos de la gestión de la información:
. Recursos Informativos: Se corresponden con la identificación, evaluación, el uso de datos informativos tanto
internos como externos.
. Tecnologías: Medios que se ponen al servicio de los procedimientos documentales.
. Admón y la gestión del sistema: Se incluyen todas las actividades de planificación, comunicación,
contabilidad, y relaciones externas.
CARACTERÍSTICAS de la información en las Admons públicas:
• Importancia de las informaciones retrospectivas y su necesidad de vincularlas con la documentación
corriente.
• La abundancia de datos internos y el carácter confidencial de las informaciones.
• El gran volumen de datos a registrar y a tratar técnicamente que lleva a la necesidad de métodos de
compensación de la información y a la necesidad de procedimientos de selección.
• Grados de urgencia en los requerimientos que surgen de la necesidad de tomar decisiones para hacer frente
a situaciones que requieren acciones inmediatas.
• Interdependencia entre la recopilación y el tratamiento de la información para las decisiones y los
conceptos y métodos de las ciencias sociales.
Las CATEGORÍAS De información útiles para la Admón pública:
• Información sobre la actividad pasada y presente de los propios poderes públicos.
• Informaciones constituidas por datos cuantitativos y estadísticos ya sea por medio de cursos o por la
actividad normal cotidiana de la admón(sondeos)
• Información sobre personas y organizaciones
• Información sobre materiales y productos y sobre las propias fuentes de información.
La circulación de la información tiene 3 características que son comunes a los sistemas sociales complejos:
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JERARQUIZACIÓN: La administración cuanto más extensa es un esquema jerárquico, más grandes son los
peligros de deformación de las informaciones. Se produce en casos de pérdidas progresivas de la información.
ESPECIALIZACIÓN: Produce divisiones y rivalidades debidas a la importancia decisiva de expertos con
capacidad técnica pero con una capacidad de decisión parcial.
CENTRALIZACIÓN: Las informaciones en la A.P tienden a centralizarse en sus niveles más altos que están
demasiado alejados de las fuentes de información directas y acumulan tareas que impiden tomar decisiones
prácticas.
Soluciones para que la Información funcione bien:
• Consejos consultivos: Que se utilizan como fórmulas para recibir información de la sociedad.
• Comisiones de encuestas especiales: Que se crean con objetivos precisos para obtener informaciones
de personas que representan el conjunto de los ciudadanos o de las partes de la sociedad interesadas
en un área de actividad.
• Libros Blancos: Son documentos que contienen propuestas para la acción en áreas específicas con la
indicación de actuaciones concretas y como vehículos para su desarrollo.
• Libros Verdes: Comunicaciones sobre propuestas, actuación en áreas específicas.
Hay un Real Decreto 12/59 que regula las Cartas de Servicios, que son documentos que informan a los
ciudadanos sobre los servicios que le corresponden a la Administración y los derechos de los ciudadanos en
relación con estos servicios y sus compromisos de calidad.
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