PLAN DE TRABAJO CAJA CENTRAL COOPERATIVA FINANCOOP Período: 1 de enero al 31 de diciembre del 2013 NOMBRE DEL PROCESO: UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO: PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS UNIDAD DE CUMPLIMIENTO OBJETIVO GENERAL: Asegurar a la Administración que las políticas y procedimientos establecidos en la Organización para la prevención del lavado de activos, son suficientes, pertinentes y competentes, permitiendo administrar, monitorear, mitigar y controlar los diferentes riesgos a los que está expuesta ACCION ESTRATEGICA: Cumplir con la normativa en Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delítos emitida por los Organismos de Control OBJETIVO: Mantener actualizado el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, así como las políticas y procedimientos en base a los lineamientos vigentes de los Organismos de Control. 1. 1.1 1.2 Ejecutor Responsable Indicador de Medición Observaciones % Meta Fin ACTIVIDADES Inicio No. Duración (Días hábiles) Tiempo Estimado de Ejecución Directo Indirecto POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Actualizar, revisar, y difundir el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos Supervisar la aplicación de normas, políticas, procedimientos y regulaciones para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos de acuerdo a la normativa y Ley vigente ACCION ESTRATEGICA: 250 250 02/01/2013 31/12/2013 Manual actualizado, aprobado y difundido. 100% Oficial de Cumplimiento Comité de Cumplimiento y Consejo de Administración Manual actualizado # Políticas establecidas con relación al # de Políticas de la normativa 100% Oficial de Cumplimiento Comité de Cumplimiento y Consejo de Administración Las políticas de control están basadas en la normativa del País y las recomendaciones de organismos externos Comité de Cumplimiento y Consejo de Administración Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos de acuerdo a la normativa vigente 02/01/2013 31/12/2013 Verificar el cumplimiento a la política "Conozca a su Cliente" 2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL 2.1 Evaluación de la aplicación de los procedimientos de la "debida diligencia" de acuerdo a la normativa vigente y al Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos 2.2 Monitorear las operaciones y transacciones por encima del umbral de acuerdo a parámetros establecidos 2.3 Monitorear las operaciones y transacciones por debajo del umbral de acuerdo a parámetros establecidos 2.4 Adquirir la base de sindicados y homónimos del CONSEP, misma que será validada con las bases de Socios, Clientes y Empleados, con el carácter de información reservada 2.5 Establecer el procedimiento y monitoreo de la actualización de la base de sindicados del CONSEP 2.6 Revisión de las carpetas de cada una de las Cooperativas de ahorro y crédito socias y clientes. 02/01/2013 31/12/2013 Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos 02/01/2013 31/12/2013 # de transacciones por encima del umbral con relación al # de transacciones Totales 250 02/01/2013 31/12/2013 # de transacciones por debajo del umbral con relación al # de transacciones totales 10 15/04/2013 30/04/2013 Bases del CONSEP parametrizadas para consulta 250 250 100% Oficial de Cumplimiento 100% Oficial de Cumplimiento Comité de Cumplimiento y Consejo de Administración 100% Oficial de Cumplimiento Administrativo 100% Oficial de Cumplimiento Comité de Cumplimiento y Consejo de Administración 100% 250 02/01/2013 31/12/2013 22 75% Oficial de Cumplimiento 01/07/2013 31/07/2013 Página 1 Se bajará información del sistema interno de la Cooperativa Se bajará información del sistema interno de la Cooperativa Comprar la base de acuerdo a requisitos exigidos por el CONSEP Informe elaborado Oficial de Cumplimiento Revisiones Mensuales Carpetas revisadas / Total de carpetas Comité de Cumplimiento y Consejo de Administración Oficial de Cumplimiento y Operaciones Verificar que las carpetas de socios y clientes contengan la información establecida y actualizada al año 2013 Indicador de Medición 2 Elaboración del informe de la politica Conozca a su Cliente en base a los resultados obtenidos 2.8 Monitorear permanentemente las operaciones o transacciones de la Institución, a fin de detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas. 250 02/01/2013 31/12/2013 2.9 Monitorear el origen de las precancelaciones de créditos 250 02/01/2013 31/12/2013 2.10 Actualización de las bases de datos de la unidad 250 02/01/2013 31/12/2013 2.11 Monitoreo mensual de transacciones a fin de detectar operaciones o transacciones inusuales e injustificadas 250 02/01/2013 31/12/2013 2.12 Elaboración del informe mensual en base a los resultados obtenidos 250 02/01/2013 31/12/2013 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL 3.1 Revisión de los documentos aplicados para los funcionarios de acuerdo a la normativa vigente (incluida la declaración juramentada de bienes y de no haber cometido actividades ilícitas) 100% Informe elaborado Oficial de Cumplimiento 01/08/2013 03/08/2013 revisiones diarias 100% SISTEMAS Transacciones monitoreadas diariamente Oficial de Cumplimiento revision de precancelaciones 90% actualizaciones mensuales 100% # Meses revisados / 12 meses 100% Determinar el origen de las precancelaciones Oficial de Cumplimiento Mantener las bases actualizadas Oficial de Cumplimiento Transacciones monitoreadas mensualmente Oficial de Cumplimiento # Informes elaborados / 12 Informes planificados 20 01/09/2013 30/09/2013 # de documentos existentes con relación al # de funcionarios que deben aplicar los documentos Patrimonio 2013 del empleado Patrimonio 2012 del empleado Revisión de la situación patrimonial de los empleados 20 100% Informe con cuadros estadísticos Oficial de Cumplimiento 90% Recursos Humanos, Oficial de Cumplimiento 100% 01/09/2013 30/09/2013 3.3 Aplicar las políticas de selección y contratación de personal que contemplen la verificación de antecedentes personales y laborales 250 02/01/2013 31/12/2013 # de funcionarios con aplicación de verificación de antecedentes personales y laborales con relación al # total de funcionarios contratados 3.4 Monitoreo de posibles inusualidades y alertas de funcionarios y directivos y caso que aplique reportar a la UAF con los mismos procedimientos establecidos para el cliente externo 250 02/01/2013 31/12/2013 Alertas de acuerdo a la política "conozca su empleado" 3.5 Elaboración y presentación del informe en base a los resultados obtenidos 2 01/10/2013 03/10/2013 4. Indirecto Verificar el cumplimiento a la política "Conozca a su Empleado" 3. 3.2 Observaciones % Meta Directo Informe Elaborado 2.7 ACCION ESTRATEGICA: Ejecutor Responsable Fin ACTIVIDADES Inicio No. Duración (Días hábiles) Tiempo Estimado de Ejecución Informe Elaborado Determinar si la situación patrimonial del empleado tuvo variaciones en el transcurso del año Recursos Humanos, Oficial de Cumplimiento Recursos Humanos Recursos Humanos Oficial de Cumplimiento Recursos Humanos, Oficial de Cumplimiento Todos los Funcionarios; Directivos 100% 100% 100% De acuerdo a la incorporación del personal Informe elaborado Oficial de Cumplimiento POLITICAS DE CAPACITACION 4.1 Impartir talleres de capacitación con temas actualizados y de aplicación, dirigido especialmente a las áreas relacionadas con los procesos de prevención y al personal nuevo 4.2 Aplicación de mecanismos de evaluación a los participantes para medir el cumplimiento de los objetivos establecidos 1 1 15/10/2013 15/10/2013 90% de funcionarios con conocimientos del tema de PLA 15/10/2013 15/10/2013 Aplicación de cuestionarios de evaluación a la totalidad de participantes Página 2 Oficial de Cumplimiento Recursos Humanos Se ha planificado las jornadas de capacitación en PLA dirigido a todos los funcionarios. Al personal nuevo se entrenará de acuerdo a su incorporación. Oficial de Cumplimiento Recursos Humanos Cuestionario de acuerdo a la capacitación impartida 100% 90% Ejecutor Responsable Indicador de Medición Directo Asesorar al personal sobre temas de prevención del lavado de activos y demás consultas relacionadas con las políticas, los procesos y procedimientos internos 250 02/01/2013 31/12/2013 # considerable de funcionarios con conocimiento del tema de PLA 100% 4.3 Monitorear que el Manual y sus modificaciones sea consultado y aplicado por los funcionarios 250 02/01/2013 31/12/2013 Que el 90% de funcionarios consulten el Manual en PLA 90% 4.4 90% 01/03/2013 15/03/2013 # de documentos existentes con relación al # de corresponsales que deben aplicar los documentos 01/03/2013 15/03/2013 # de corresponsales ACCION ESTRATEGICA: 5 5.1 Oficial de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento Comité de Cumplimiento, Recursos Humanos Oficial de Cumplimiento Operaciones y Negocios Oficial de Cumplimiento Operaciones y Negocios POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Revisión de la política a través de las carpetas de cada corresponsal 10 100% 10 5.2 Elaboración y presentación del informe en base a los resultados obtenidos Informe Elaborado 2 5.3 ACCION ESTRATEGICA: Documentación legal 100% 17/03/2013 19/03/2013 Revisar los Convenios Informe Elaborado Oficial de Cumplimiento Verificar el cumplimiento a la política "Conozca a su Mercado" POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Corrida de la Matriz de Prevención de Lavado de Activos, con la información a diciembre de 2012 Aplicación de la Matriz 15 6.1 ACCION ESTRATEGICA: Area de Riesgos Matriz con determinación de niveles de riesgo Oficial de Cumplimiento Informe Elaborado 2 6.2 100% 01/05/2013 15/05/2013 Elaboración del informe en base a los resultados obtenidos 7 Indirecto Verificar el cumplimiento a la política "Conozca a su Corresponsal" Confirmaciones a los Bancos Corresponsales sobre la base de cuestionarios preestablecidos mediante los cuales certifiquemos los procedimientos y controles en Prevención de Lavado de Activos 6 Observaciones % Meta Fin ACTIVIDADES Inicio No. Duración (Días hábiles) Tiempo Estimado de Ejecución 100% 16/05/2013 18/05/2013 Informe elaborado Oficial de Cumplimiento Entrega de informes, estructuras y reportes al Consejo de Administración, Comité de Cumplimiento y Organismos de Control POLITICAS DE CUMPLIMIENTO CON LOS REGULADORES, CONSEJO Y COMITÉ DE CUMPLIMIENTO 7.1 Coordinar para que dentro del plazo establecido, la Unidad de Cumplimiento cuente con las estructuras establecidas por la UAF y la SBS 7.2 Remitir en línea a la UAF y a la SBS las estructuras sobre operaciones y transacciones de acuerdo a la normativa e instructivos correspondientes 250 12 02/01/2013 31/12/2013 Estructuras de acuerdo a formatos establecidos por los reguladores 02/01/2013 31/12/2013 Estructuras validadas y enviadas en línea a los reguladores Página 3 100% 100% Sistemas, Oficial de Cumplimiento Sistemas, Oficial de Cumplimiento Confirmación de validación exitosa Ejecutor Responsable Indicador de Medición Informes conocidos y analizados en el Comité de Cumplimiento 7.3 7.4 Presentar al Comité de Cumplimiento posibles reportes de transacciones inusuales e injustificadas ROII(s) 7.5 Remitir a la UAF en línea de acuerdo al instructivo establecido, previa a la decisión del Comité de Cumplimiento el reporte de transacciones u operaciones económicas e inusuales e injustificadas ROII(s), en caso de que hubiere Establecer los procedimientos para el archivo de reportes, estructuras y posibles ROII(s) remitidos a los reguladores, de acuerdo a la normativa 12 02/01/2013 31/12/2013 Reportes, estructuras y ROII(s) correctamente archivados 100% 7.6 Remitir a la Superintendencia de Econimía Popular y Solidaria los datos e información para la actualización de la calificación y acreditación del oficial de cumplimiento 22 02/01/2013 31/12/2013 Información del oficial de cumplimiento actualizada 100% 7.7 7.8 Remitir a la Superintendencia de Econimía Popular y Solidaria el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos actualizado y aprobado por el Directorio 10 02/01/2013 31/12/2013 Manual de Control Interno actualizado 22 02/01/2013 31/01/2013 Plan de Trabajo e informe remitido en los plazos establecidos 100% 7.9 Remitir a la Superintendencia de Econimía Popular y Solidaria el Plan de Trabajo de la Unidad de Cumplimiento, con el informe anual de cumplimiento de los objetivos en materia de prevención de lavado de activos Remitir a la UAF el informe anual de las actividades de capacitación 22 02/01/2013 31/01/2013 Informe de capacitación remitido en el plazo establecido 100% Requerimientos atendidos 100% 250 02/01/2013 31/12/2013 7.10 02/01/2013 31/12/2013 eventual 02/01/2013 31/12/2013 # de ROII(s) reportados al Comité de Cumplimiento con relación al # de transacciones generadas eventual 02/01/2013 31/12/2013 # de ROII(s) reportados a la UAF con relación al # ROI(s) reportadas por el oficial de cumplimiento al Comité de Cumplimiento Respuesta a requerimientos y oficios recibidos de los organismos de control 7.11 Directo Indirecto Oficial de Cumplimiento Comité de Cumplimiento 100% Presentar al comité de cumplimiento los informes mensuales y anuales de la gestión realizada en la Unidad de Cumplimiento 12 Observaciones % Meta Fin ACTIVIDADES Inicio No. Duración (Días hábiles) Tiempo Estimado de Ejecución 100% Oficial de Cumplimiento 100% Envío de ROII(s) de acuerdo a instructivo de la UAF Oficial de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento Sistemas Oficial de Cumplimiento 100% Oficial de Cumplimiento Consejo de Administración Oficial de Cumplimiento El Plan de Trabajo es del año en curso y el informe de actividades es del año transcurrido Oficial de Cumplimiento El informe de capacitación es del año transcurrido Atender los requerimientos y elaborar respuestas inmediatamente Oficial de Cumplimiento 7.12 Coordinar las Convocatorias de las sesiones del Comité de Cumplimiento 12 02/01/2013 31/12/2013 Convocatorias de acuerdo a los tiempos establecidos dirigida a todos los miembros del Comité de Cumplimiento 7.13 Reportar al Comité de Cumplimiento la no aplicación de las políticas y procedimientos de prevención de lavado de activos que impliquen responsabilidad de los empleados 12 02/01/2013 31/12/2013 Políticas, procesos y procedimientos cumplidos Elaborado por: Jacqueline Velasteguí C. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO 10 de enero de 2013 Página 4 Cuando hayan cambios en la normativa 100% Oficial de Cumplimiento Gerente General Oficial de Cumplimiento Comité de Cumplimiento, Recursos Humanos 70%