marco referencial teórico y conceptual
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TESIS DE GRADO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA TEMA: PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD PARA LA EMPRESA CONPAPA 2011 AMBATO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. REALIZADO POR: CRISTINA SENAIDA ALDÁS GARCÉS DIRECTORA: DOCTORA NANCY LLAMUCA AMBATO-ECUADOR 2010 - 2011 CERTIFICADO Dra. Nancy Llamuca En mi calidad de Tutora, del Trabajo de Investigación realizado bajo el tema: “PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD PARA LA EMPRESA CONPAPA 2011 ”, de la Egresada: Cristina Senaida Aldás Garcés, estudiante de la Escuela de Contabilidad y auditoría de la Universidad Tecnológica Equinoccial; considero que dicho trabajo investigativo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la evaluación del Jurado Examinador designado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencia Económicas y Negocios. Ambato, 10 de julio del 2011 …………………………………… Dra. Nancy Llamuca TUTORA I DECLARACIÓN “La presente tesis constituye requisito previo para la obtención del título de LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A” “Yo Cristina Senaida Aldás Garcés con Cedula de Identidad No- 1802936888 declaro: que la presente investigación es absolutamente original, autentica, personal mía, los resultados y conclusiones a los que he llegado son de mi absoluta responsabilidad” Ambato, 10 de julio del 2011 ……………………………………………… Cristina Senaida Aldás Garcés AUTORA II AGRADECIMIENTO A Dios, por permitir realizar uno más de mis sueños anhelados, ya que a pesar de las difíciles pruebas de salud ha permitido llegar a concluir una de las metas trazadas; a mis padres, a mi hija Lizbeth Carolina, por depositar en mí sus esperanzas, a mis apreciados familiares y amigos que desde siempre me apoyaron. A la Universidad Tecnológica Equinoccial, y en especial a los maestros de la Escuela de Contabilidad y Auditoría por sus enseñanzas infundidas, en especial a mi tutora Dra. Nancy Llamuca, por su amistad, soporte y excelencia profesional, Al Consorcio CONPAPA, por dar la oportunidad de realizar el presente trabajo y la confianza facilitada al proporcionar la información requerida. Cristina III DEDICATORIA A Dios por darme la vida y fortaleza en medio de todas las dificultades, siendo mi luz que guía mis pasos. A mis queridos padres Noé y Teresa (+), por darme la vida, educarme e infundir en mi la perseverancia y el esfuerzo ante los retos de mi vida. A mi amada hija Lizbeth Carolina por ser mi pilar fundamental en mi vida. A mis hermanos Carlos, Angélica, José, y Corina por su apoyo incondicional económico y moral para poder concluir mis estudios. A mis amigos y más familiares por sus sentimientos de ternura y amor. Cristina IV ÍNDICE GENERAL Certificado_______________________________________________________ I Declaración______________________________________________________ II Agradecimiento__________________________________________________ III Dedicatoria______________________________________________________ IV CAPÍTULO I 1.1 Planteamiento del problema_______________________________________1 1.2 Formulación del problema________________________________________4 1.3 .Objetivos_____________________________________________________5 1.3.1 Objetivo General_____________________________________________5 1.3.2 Objetivos Específicos_________________________________________5 1.4 Justificación___________________________________________________6 1.5. Limitaciones__________________________________________________7 1.5.1 Limitaciones de tiempo_________________________________________7 1.5.2 Limitación de espacio__________________________________________7 1.6. Hipótesis______________________________________________________8 1.6.1 Hipótesis Central______________________________________________8 1.6.2 Hipótesis Secundaria___________________________________________8 1.6.3 Señalamiento de variables de la hipótesis___________________________8 1.7. Operacionalización de variables___________________________________9 V 1.7.1 Variable Independiente________________________________________9 1.7.2 Variable dependiente__________________________________________10 1.8. Metodología de la investigación__________________________________11 1.8.1 Métodos de la investigación_____________________________________11 1.8.2 Modalidad de la investigación___________________________________11 1.8.3 Población y muestra___________________________________________12 1.9. Técnicas e instrumentos de recolección de datos______________________14 1.9.1 Encuesta___________________________________________________14 1.9.2 Cuestionario_________________________________________________14 1.10 Tratamiento de la información___________________________________15 1.11 Plan de recolección de la información_____________________________15 1.12 Plan de procesamiento de la información___________________________16 CAPÍTULO II Marco referencial Teórico y conceptual________________________________17 2.1 Antecedentes__________________________________________________17 2.2 Fundamentación Teórica_________________________________________20 2.3 Fundamentación Legal__________________________________________20 2.4 Marco conceptual______________________________________________32 CAPÍTULO III Diagnóstico de la empresa__________________________________________51 3.1. Constitución legalización________________________________________51 3.1.1 Situación legal_______________________________________________51 VI 3.2. La estructura del CONPAPA_____________________________________51 3.2.1. Estructura organizativa________________________________________51 3.2.1.1 Estructura orgánica del CONPAPA_____________________________51 3.2.1.2 Estructura interna del CONPAPA Nacional y provincial_____________53 3.2.1.2.1 Asamblea general del CONPAPA_____________________________53 3.2.1.2.2 Directiva del CONPAPA____________________________________55 3.2.2 Estructura administrativa_______________________________________63 3.3 Organizaciones Económicas de productores Adcritas__________________64 3.4 Actividad principal_____________________________________________64 3.5 Información Adicional__________________________________________65 3.6 Visión_______________________________________________________66 3.7 Misión_______________________________________________________67 3.8. Objetivos____________________________________________________67 3.8.1 Objetivo general______________________________________________67 3.8.2 Objetivos específicos__________________________________________67 3.9. FODA_______________________________________________________68 3.9.1 Fortalezas___________________________________________________68 3.9.2 Oportunidades_______________________________________________69 3.9.3 Debilidades__________________________________________________69 3.9.4 Amenazas___________________________________________________70 3.10. Sucursales___________________________________________________70 3.10.1 CONPAPA Nacional_________________________________________70 VII 3.10.2 CONPAPA Tungurahua_______________________________________71 3.10.3 CONPAPA Chimborazo______________________________________71 3.10.4 CONPAPA Bolivar__________________________________________71 3.11 Organigrama departamento financiero_____________________________72 3.12 Sistema de registro actual_______________________________________73 3.13. Flujo de información__________________________________________74 3.13.1 Principal departamento contable________________________________74 3.14 Control interno_______________________________________________74 3.15 Tratamiento de la información actual______________________________74 CAPÍTULO IV 4. Análisis e interpretación de resultados_______________________________80 4.1 Análisis de resultados___________________________________________80 CAPÍTULO V 5.1 Diseño de la propuesta__________________________________________87 5.2 Propuesta de funciones en el área contable___________________________87 5.3 Procedimientos para la codificación de cuentas_______________________91 5.4 Plan de cuentas _______________________________________________107 5.5 Ejercicio práctico_____________________________________________111 CAPÍTULO VI Conclusiones y Recomendaciones___________________________________126 6.1 Conclusiones_________________________________________________126 6.2 Recomendaciones_____________________________________________127 VIII Bibliografia_____________________________________________________128 Anexo 1 Abreviaturas usadas_______________________________________129 Anexo 2 RUC___________________________________________________131 Anexo 3 Acuerdo ministerial_______________________________________134 Anexo 4 Declaraciones tributarias___________________________________135 Anexo 5. Informaciones provinciales_________________________________142 Anexo 6 Planillas IESS____________________________________________149 Anexo 7 Solicitud devolución IVA___________________________________151 Anexo 8 Listado de informacion para recuperacion del IVA______________ 153 Anexo 9 Comprobantes de egreso___________________________________ 154 Anexo 10 Listado de Información para recuperación del IVA_____________157 IX MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL CAPITULO I TEMA: PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD PARA LA EMPRESA CONPAPA 2011 AMBATO 1.1 Planteamiento del Problema El desarrollo del rubro papa en el Ecuador cuenta con la importante participación del programa de Papa del INIAP, que a través de varias instancias de apoyo han implementado innovaciones como: la generación de tecnología, nuevas variedades, validación, transferencia entre otras; estas acciones se vieron fortalecidas por la ejecución del proyecto FORTIPAPA financiado por la COSUDE desde el año 1992 hasta abril del 2007, con diferentes enfoques y resultados, fueron evolucionando conforme al entorno del desarrollo rural. Por el estado inicial del proceso en el funcionamiento del CONPAPA, la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación, de forma acertada creyó necesario la implementación de una última fase (2007 – 2009). En Mayo del 2007 se inicia la implementación de la quinta fase del Proyecto FORTIPAPA, que luego de varios procesos de reflexión y consulta, pasa a ser ejecutado por el CONPAPA (de allí su nombre FORTICONPAPA), constituyéndose en un reto inédito para el Consorcio en la implementación de un proyecto para su beneficio, para ello fue necesario contar con un equipo mínimo especializado en las diferentes áreas para apoyar su ejecución; estos cambios implicaron una brecha en el normal funcionamiento de la iniciativa que afectó a los resultados, que poco a poco se han superado en el camino cumpliéndose la mayoría de metas propuestas. 1 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Este proceso de transición del proyecto al CONPAPA, implicó algunos cambios y dificultades iníciales, por esta razón el inicio financiero - operativo fue en Agosto del 2007. Es importante resaltar la continuidad implementada de parte del PNRT – Papa del INIAP, en el componente de innovación tecnológica, como parte del plan de quinta fase, y el hito marcado en la capacitación, producción e investigación con los productores socios del CONPAPA; así como el aporte del Proyecto Productores Organizados por el Desarrollo Empresarial Rural (CESA – PODER) en el componente del Agro negoció, instituciones que han apoyado la transición y actualmente trabajan conjuntamente con el CONPAPA. Archivos: CONPAPA En la actualidad la dinámica impuesta por el CONPAPA, ha cambiado el rol de las plataformas de concertación (espacios de articulación interinstitucional), pasando a convertirse en instituciones de apoyo, que de forma coordinada con 2 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL el CONPAPA acuerdan intervenciones, entrando en un proceso de fortalecimiento de este espacio importante para el desarrollo del rubro y los productores, en esta participan instituciones públicas, privadas, ONGs y proyectos. Es importante mencionar también, que el año 2008 ha sido declarado por la FAO como el AÑO INTERNACIONAL DE LA PAPA, al constituirse en el tercer rubro de mayor producción y consumo a nivel mundial, se considera el alimento más importante de las poblaciones Andinas; lo que representa seguridad y soberanía alimentaria. Este tema ha incitado tanto a instituciones de apoyo nacionales, internacionales como a organizaciones de productores a planificar acciones que permitirán hacer visible al rubro papa y a los actores directos e indirectos que de él participan. Archivos: CONPAPA El CONPAPA es reconocido por instituciones públicas y privadas locales y nacionales como organización gremial fuerte que representa a los pequeños productores de papa de la región centro del país, la misma que está conformada por las provincias de Chimborazo, Tungurahua y Bolívar y, en el mercado como una empresa posicionada, consolidada, con capacidad de gestión e innovación, comercializando productos diversificados con valor agregado y con una marca propia reconocida. 3 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL En la provincia de Tungurahua se encuentra la oficina principal que representa al CONPAPA NACIONAL, es ahí donde se ejecuta todo tipo de trámites legales, financieros y tributarios, por lo cual es de relevante importancia se Proponga la elaboración Manual de Funciones del departamento contable, porque toda la información de las tres provincias mensualmente se unifica para la declaración tributaria, así como para rendir informes a las Instituciones que apoyan con fondos provenientes del extranjero en apoyo a la Institución. Al momento cuenta con una persona encargada para la ejecución de este trabajo, la cual no posee un lineamiento especifico de funciones en la recepción y envió de informes de las respectivas provincias, al momento se generan inconvenientes en el cumplimiento y desempeño del trabajo pertinente. Al ser una Institución grande es necesario la reestructuración de funciones en el departamento contable de cada provincia como en la oficina central; para que pueda desempeñarse en forma cumplida y ordenada en esta área definida, porque la parte contable-financiera es de vital importancia siendo la carta de presentación ante las instituciones de apoyo, financiera o tributaria, teniendo en consideración que al momento trabaja con un 90% de presupuesto de donaciones de varios organismos no gubernamentales del exterior que han puesto todas sus expectativas en los resultados que arroje el desempeño de esta empresa, la cual evidencia la superación de cada uno de los socios aun cuando se trata de pequeños agricultores que han hecho del CONPAPA su perspectiva de superación económica. 1.2. Formulación del Problema. Formulación ¿Cómo afecta al manejo de la información contable financiera la ausencia de un Manual que guíe su correcto y oportuno desarrollo de la empresa CONPAPA? 4 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Sistematización ¿Porque hay descoordinación en la entrega y proceso de la información de las sucursales hacia la principal? ¿Por qué los directivos poseen inconformidad con los resultados que reflejan los informes? ¿Por qué el procesamiento de la información es complicado y tardío? ¿Por qué el déficit económico altera con lo presupuestado? ¿Por qué la gran mayoría de ONG ha dejado de aportar en la empresa CONPAPA? ¿Por qué la contabilidad de esta empresa es exclusiva en su registro y manejo? ¿Por qué no existe una estructura y elementos de un manual contable financiero quien guie y permita tener una visión clara de la empresa CONPAPA en el área respectiva? 1.3. Objetivos 1.3.1 Objetivo General Diseñar un Manual contable-financiero aplicando las políticas y los lineamientos que tiene esta empresa sin apartar los reglamentos y normas contables, tributarias, etc., para un desempeño correcto de la Institución, cumpliendo de forma eficaz y transparente los procesos asociados a su gestión Institucional. 1.3.2 Objetivos Específico 1) Elaborar fechas de recepción de la información, para su registro oportuno. 2) Realizar un análisis de la estructura organizacional, funcional y de posición de la empresa CONPAPA. 5 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 3) Registrar sus transacciones en base del cumplimiento presupuestario exclusivo que posee la Empresa. 4) Definir políticas proactivas para proveer oportunamente los recursos financieros necesarios para la Institución. 5) Indicar el uso de sus módulos del sistema contable para procesar, elaborar y emitir informes de forma correcta y adecuada a las diferentes Instituciones relacionadas con la empresa. 6) Indicar cuando y como utilizar cada una de las cuentas contables en las transacciones. 7) Indicar los requisitos a seguir para la devolución del IVA y tener resultados positivos para la empresa. 8) Enunciar todas las normas y requerimientos para que la empresa cumpla con todas las exigencias tributarias, administrativas y laborales. 1.4 Justificación “La ausencia de contabilidad en las empresas o peor aún, la contabilidad imprecisa o inoportuna llevan a que la gerencia carezca de información contable y por ende, es casi seguro que aumente la probabilidad de fracaso en la toma de decisiones. Por tanto, los directivos de las empresas deben buscar por todos los medios. Inducir mejoras en su gestión, dando paso a la implementación del sistema contable, si no lo tuviera aun, o mejor significativamente su sistema contable, con el fin de que cumpla funciones de información y control, bajo condiciones de oportunidad, confiabilidad y sencillez.”1 El desarrollo de este Manual de Contabilidad permitirá que la persona encargada de este departamento tenga claramente identificadas sus funciones, 1 Contabilidad General-Zapata-pag.14-problematica 6 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL al ser una empresa que trabaja en base a presupuestos propios y donaciones internas y externas está dirigida a cumplir ciertos lineamientos específicos, adicionales a los registros e informes de rutina. El plan de cuentas se tiene que identificar de forma clara cuando y como utilizarla, ya que posee una definición diferente al de una contabilidad general, por lo cual al momento es de relevante trascendencia elaborar un Manual Contable con el cual se estaría facilitando y normando la forma como hay que ejecutaran presupuesto financiero, registrar las transacciones, elaborar informes, declaración de impuestos, recaudación del IVA, entre otros. Todo el proceso contable debe estar basado en los principios de contabilidad NEC, Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y Ley. 1.5. Limitaciones 1.5.1 Limitaciones De Tiempo Esta investigación se va a realizar durante el año 2010-2011 por un lapso máximo de 8 meses a partir de la presente fecha 1.5.2 Limitación De Espacio La Empresa CONPAPA se encuentra ubicada la oficina principal en la ciudad de Ambato, Av. El Cóndor y Lícto frente al Mercado Mayorista de la ciudad de Ambato, y de ser necesario se acudirá a las oficinas de las sucursales en las provincias de Chimborazo y Bolívar. 7 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 1.6. Hipótesis 1.6.1 Hipótesis Central LA PROPUESTA DE UN MANUAL CONTABLE MEJORAR, OPTIMIZAR EL CONTABLE-FINANCIERO AYUDARÍA A PROCESO OPERATIVO- FUNCIONAL DE LA EMPRESA CONPAPA 2011 AMBATO. 1.6.2 Hipótesis Secundaria El personal auxiliar de las áreas contables y administrativas va a disponer de una herramienta importante y de esta forma evitar errores en sus funciones. La aplicación de procedimientos contables técnicas confiables y legales, facilitara la correcta aplicación en las áreas o departamentos implicados, con el sistema contable. 1.6.3Señalamiento de Variables de la Hipótesis Variable independiente: Manual Contable Variable dependiente: Proceso funcional contable-financiero 8 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 1.7. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES 1.7.1Variable Independiente: Manual Contable CONCEPTO DIMENSIONES INDICADORE ÍTEMS BÁSICOS TÉCNICAS E S Manual de Principios y contabilidad.- técnicas de la Trata acerca de contabilidad INSTRUMENTOS Principios ¿Considera Técnicas necesario Fuente contabilidad. Se referencia para elabora todo como fuente de referencia para de Fuente de referencia realizar Cuestionario un manual contable Estructurado ¿Existe un registro contable correcto? ¿Aplica el las personal normas, principios interesado y todo el personal interesado Encuesta –financiero? los principios y técnicas de la Registro técnicas contables? ¿Presenta en Manejo esta actividad. registro información Este manual ,control de la financiera puede contener elaboración de manera correcta y aspectos información oportuna? tales como: de contable financiera ¿Las estructura orgánica la de decisiones – financieras del contables son departamento, tomadas descripción del información sistema proporcionada? contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de ADMINISTRACIÓN la elaboración de información financiera. Fuente: Tutoría de la Investigación Elaboración: Investigador 9 con la Investigador MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 1.7.2Variable dependiente: Proceso funcional contable-financiero CONCEPTO DIMENSIONES INDICADORES ÍTEMS BÁSICOS TÉCNICAS E ADMINISTRACIÓN INSTRUMENTOS Conjunto de Políticas políticas y normas normas establecidas por la establecidas institución para la por realización de sus Institución. y ¿Considera que Políticas debe Financieras Implementarse la políticas Métodos Operaciones como los Financieras la Gestión ¿Considera que procedimientos y métodos utilizados para Personas la gestión financiera, e informar sobre situación Procedimiento actual s y Métodos empresa registrar y evaluar sus en empresa? así la de control operaciones financiera, de la es estable? Registro de ¿Cree que los gestión financiera métodos resultados. utilizados para Proporcionan a la Elemento el organización Humano financiero es el el elemento humano control adecuado? necesario, ¿La estableciendo y manteniendo las financiera en la condiciones para empresa es la su adecuada? mejor utilización, su desarrollo y Técnica gestión ¿El trabajo que renovación realizan oportunas. empleados los es indispensable para el buen funcionamiento de la empresa? Fuente: Tutoría de la Investigación Elaboración: Investigador 10 Encuesta Investigador MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 1.8. Metodología de la Investigación La metodología que se aplicara en el presente Manual contable será el método científico, el mismo tiene su base en libros de Contabilidad, Normas, Leyes, reglamentos contables y financieros, los cuales ayudaran a elaborar mediante un estudios profundo a los problemas. 1.8.1Métodos de la Investigación Método de síntesis.- Investigando los acontecimientos más simples que forman los procesos contables de CONPAPA en forma breve se explica cuáles son sus causas y efectos que lo aquejan. (Recomendaciones que se han encontrado en las auditorias respectivas, en las cuales detallan sus observaciones). Método inductivo.- Parte de aspectos particulares para llegar a generalizaciones, conociendo el problema pretende buscar soluciones a cada parte de la organización, falencias que se encuentran observadas en actas de reuniones, auditorías externas, etc. Método deductivo.-Este parte de aspectos generales utilizando el razonamiento para llegar a conclusiones particulares pues se partirá de un procedimiento estratégico general para llegar a estructuras precisas. 1.8.2.Modalidad de la Investigación En el presente trabajo se considera importante la investigación bibliográfica y de campo, mediante la cual la investigación permitirá puntualizar cada uno de los procesos en los que se está fallando, para luego asociar con la variable Proceso funcional contable-financiero. 1.8.2.1 De campo Es el estudio sistemático de los hechos en el lugar que se producen los acontecimientos. 11 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL En esta modalidad se establecerá contacto en forma directa con la realidad, para obtener información de acuerdo con los objetivos de la investigación, debido a que el método a emplear permite recolectar los datos de interés en forma directa, es decir de las experiencias y conocimientos recabados a través de cuestionarios practicados al personal administrativo de la empresa CONPAPA; la investigación de campo también ha sido y será de gran utilidad porque he recurrido a las instalaciones de la empresa CONPAPA con previa autorización para investigar información con sus respectivos respaldos físicos acerca de sus estatutos, sistemas contables, reglamentos, etc. 1.8.2.2 Documental y Bibliográfica Tiene el propósito de detectar, ampliar y profundizar diferentes enfoques, teorías, conceptualizaciones y criterios de diversos autores sobre una cuestión determinada, basándose en documentos. Esta modalidad nos permite realizar un buen proceso de investigación, conocer, analizar y evaluar diferentes teorías, criterios y conceptualizaciones de distintos autores referentes al tema de estudio. Para lo cual se revisara en libros contables, documentación de internet, tesis que anteceden a mi trabajo, documentación legal y contable del CONPAPA y más documentos que contengan información importante que pueda aportar para el desarrollo de la presente investigación. 1.8.3. Población y Muestra 1.8.3.1 Población “Es el conjunto de elementos con características comunes, en un espacio y tiempo determinados, en los que se desea estudiar un hecho o fenómeno. Algunas veces se puede conocer el número total de población.”2 2 Fausto Días (2007:47) 12 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL La población o universo factible que se considera viable para la obtención de datos y que poseían características comunes para el objeto de la investigación en el consorcio CONPAPA es la siguiente: TABLANo-1 Población del consorcio CONPAPA Presidente 1 Tesorero 1 Contadora 1 Auxiliar contable(Tungurahua) 1 Auxiliar contable(Chimborazo) 1 TOTAL 5 Fuente: Consorcio CONPAPA Elaborado por: Cristina Aldás 1.8.3.2 Muestra ”Muestra es una parte o subconjunto representativo de la población”.3 ”Los resultados de la investigaciones se obtienen en una muestra se puede generalizar a la población por los procedimientos estadísticos; para ello, la muestra debe reunir dos características básicas: representatividad y tamaño”.4 En base al análisis anteriormente enunciado puedo manifestar que la muestra debe ser confiable, representativa y eficiente. Marco Muestral.- Es un listado de los elementos de la población que permite un proceso de selección, de tal forma que cada elemento tenga una probabilidad matemática de ser seleccionada para integrar la muestra. Con el principal objetivo de tener éxito en la investigación y ganar ventajas importantes como son la economía y la rapidez en la obtención de 3 4 Fausto Días (2007:47) Julio Pilla (2011:31) 13 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL la información, el método de muestreo probabilístico es el más recomendado. Se aplicara encuestas a cuatro personas claves dentro del proceso productivo, entre ellos tenemos: al presidente, Tesorero, contadora y a 2 auxiliares contables. Todas las preguntas serán cerrado con opción, para que es su análisis se haga una escala de tipo LIKER: ESCALA OPCIÓN 1 OCASIONALMENTE 2 CASI SIEMPRE 3 SIEMPRE 1.9.Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 1.9.1 Encuesta “La encuesta es una técnica de recolección de información, por la cual los informantes responden por escrito a preguntas entregadas por escrito”.5 Mediante esta técnica se procederá a recopilar información mediante la preparación de preguntas relacionadas al tema de investigación con las personas relacionadas en el área como son: directivos, administradores y el personal del área contable en el cual se analizaron las ventajas que tendría el consorcio al poseer un Manual Contable y todas las dificultades que se podría evitar con el mismo. 1.9.2 Cuestionario “El cuestionario sirve de enlace entre los objetos de investigación y la realidad estudiada. La finalidad del cuestionario es obtener, de manera 5 Herrera E. Luis (2000,132) 14 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL sistemática, información de la población investigada, sobre las variables que interesan estudiar”. Con la operacionalización de las variables independiente y dependiente se pretender descomponer el todo en sus elementos posibles para tener un mejor conocimiento de los mismos y analizarlos.6 1.10 Tratamiento de la Información La investigación requiere de un plan que permita dar respuestas a ciertas interrogantes, el mismo que se define como diseño de la investigación y abarca los pasos y estrategias para llevar a cabo la investigación en forma clara y sistemática. 1.11 Plan de Recolección de la Información TABLANo-2 PREGUNTAS BÁSICAS EXPLICACIÓN 1,-¿Para qué? Para alcanzar los objetivos de la investigación del personal administrativo y contable de la empresa 2.- ¿De qué personas u objetos? CONPAPA 3.- ¿Sobre qué aspectos? Sobre el manejo financiero y contable 4.- ¿Quiénes? Investigador 5.- ¿Cuándo? año 2011 UNIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES AGRÍCOLAS 6.- ¿Dónde? BASADOS EN EL RUBRO PAPA-CONPAPA 7.- ¿Cuántas veces? i1 vez 8.- ¿Qué técnicas de recolección? Encuesta-Cuestionario 9.- ¿Con que? Cuestionario 10.- ¿En qué situación? Jornada de trabajo Fuente: Empresa CONPAPA Elaborado por: Cristina Aldás 6 Herrera E. Luis (2000,132) 15 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 1.12 Plan de Procesamiento de la Información Los datos recogidos se transforman siguiendo el siguiente proceso: 1. Recopilación de la información y detección de fallas en las respuestas 2. Depuración de la información 3. Tabulación de cuadros según variables 4. Representaciones graficas 5. Análisis de resultados estadísticos 6. Interpretación de los resultados con apoyo del marco teórico en caso necesario 7. Comprobación de hipótesis mediante formula estadística 8. Establecimiento de conclusiones y recomendaciones. 16 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL CAPITULO II MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 2.1 Antecedentes Investigativos Según la investigación realizada “ELABORACIÓN DE UN MANUAL CONTABLE QUE PERMITA UNA CORRECTA CONTABILIZACIÓNDE LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE LA CORPORACIÓN DE ORGANIZACIONESCAMPESINAS DE LICTO(CODOCAL). PROYECTO DEL FONDO DE DESARROLLO INFANTIL, EN LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO”. La unidad ejecutora por mucho tiempo ha tenido inconvenientes para transparentar su contabilidad ante las autoridades internas y externas del proyecto, lo que ha dificultado recibir las transferencias para gestionar las actividades en el tiempo establecido La Corporación por ser una organización sin fines de lucro está exenta de obligaciones tributarias pero debe generar declaraciones informativas y estos resultados son nivelados en el siguiente periodo o meses de ejecución.7 De las conclusiones establecidas se puede establecer que el CONPAPA requiere de la implantación de un Manual Contable el cual ayude a llevar un correcto registro y manejo contable con el cual se evite cometer errores y desaciertos en las operaciones financieras y rendir informes exactos y a tiempo. También al momento por ser un consorcio sin fines de lucro debe cumplir con informes tributarios correctos los cuales conllevara a obtener un trámite de devolución de IVA sin inconvenientes, ni demora por errores en las declaraciones de impuestos, como en sus anexos transaccionales. 7 Janneth Córdova (116) 17 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Según la investigación realizada, por Janneth Córdova; siendo su tema de investigación “DESARROLLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA EMPRESA LAINTERNACIONAL CIA. LTDA.”, se establecieron las siguientes conclusiones: Por la descripción detallada de los procesos contables, se constituye en una herramienta de gran orientación que ayudara a los empleados a visualizar detalladamente cada uno de los procesos que se ejecutan al utilizarse con el sistema integrado de Contabilidad que posee la empresa. Con la implementación del presente Manual de Procedimientos se constituirá en un éxito empresarial porque se obtendrá en corto plazo resultados que ayudaran a mejorar el control interno así como los procedimientos interdepartamentales.8 Se ha tomado la presente investigación por el contenido técnico, lo que permite establecer las pautas de análisis en relación al personal administrativo financiero del CONPAPA, con el propósito de determina las herramientas adecuadas para la gestión administrativa, operativa del departamento contable y toma de decisiones en la actualidad. Según la investigación realizada por Mayra Briones, siendo su tema de investigación “DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES PARA EL ÁREA FINANCIERA DE LA FUNDACIÓN SAN JORGE DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO .”, se establecieron las siguientes conclusiones: Se elaboró un Manual de procedimientos contables que constituye un aporte fundamental no solo para la fundación sino para otras instituciones sin fines de lucro. 8 Edmundo Ruiz(2008;154) 18 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Es una herramienta de gestión y de control integrado que permitirá optimizar y determinar la correcta utilización, manejo y control de todos los recursos financieros. El tratamiento contable se enfatiza en los principales transacciones que realiza la fundación, en base a disposiciones técnicas de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y Principios de contabilidad generalmente Aceptados, leyes tributarias y laborales, que permitan tener una información financiera útil adecuada, oportuna y confiable. En los procedimientos administrativos, política y funciones del área financiera se enfatiza en el control previo y concurrente que deben tomarse en cuenta en el momento de realizar las principales operaciones administrativas y financieras y tomando en cuenta todo el análisis referencial detallado en la tesis.9 De las conclusiones analizadas permite establecer, que la investigación busca brindar al Consorcio CONPAPA una guía técnica, que le permita seguir los procesos y lineamientos para el registro de sus transacciones y manejo de sus finanzas de forma adecuada, precisando a aplicar el mismo al personal administrativo y contable en pos de un correcto manejo contable y financiero. El objetivo de este estudio es entregar una visión de lo que está ocurriendo actualmente en el manejo contable y con el uso del presente manual, las mejoras que ofrecerá su manejo operativo contable del Consorcio CONPAPA. En el Consorcio CONPAPA no se realizado ningún tipo de investigación similar al planteado en la presente investigación, por lo cual al ser implantado, se podrá determinar varios beneficios entre ellos, la información contable oportuna y correcta para la toma de decisiones, aplicar al sistema contable existente de forma apropiada que permita obtener información. Rosario Balladares indica: MANUAL CONTABLE “Es el documento en el que se establecen y explican las políticas y normas contables que sigue una empresa para llevar y ejecutar el ciclo contable. 9 Mayra Briones (2008;104) 19 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL El manual debe contener claramente cada uno de los procesos que respaldan los movimientos determinados de los comprobantes que se generan en la Empresa”10 2.2 Fundamentación Teórica Los métodos utilizados para llevar a cabo la contabilidad y la teneduría de libros, creados tras el desarrollo del comercio, provienen de la antigüedad y de la edad media. La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades Estado comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan, procedentes de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El primer libro contable publicado fue escrito en 1494 por el monje veneciano Luca Pacioli. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de la contabilidad, sus libros sintetizaban principios contables que han perdurado hasta la actualidad. La Revolución Industrial provocó la necesidad de adaptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de las fábricas y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de las corporaciones industriales, propiedad de accionistas anónimos y gestionadas por profesionales, el papel de la contabilidad adquirió aún mayor importancia. (derechos) La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema completo, ha ido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX. La contabilidad es el lenguaje de las decisiones financieras es el principal medio de comunicación en relación al impacto financiero de las actividades de la empresa. Esta ayuda a la toma de decisiones, mostrando el origen y destino 10 Rosario Balladares (2005; 11) 20 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL del dinero, la capacidad de pago para cubrir las obligaciones, evaluando el desempeño. Los usuarios de la contabilidad son los gerentes, los cuales necesitan evaluar la capacidad de pago, el desempeño, así como la gestión en la actividad económica. También son usuarios de la contabilidad los acreedores, los prestamistas, las autoridades tributarias, los inversionistas.(zayas) La contabilidad financiera junto con la contabilidad de gestión constituye dos ramas más importantes de la contabilidad, surgidas ambas de la necesidad de especialización y cumplimiento. Contabilidad es la disciplina que se encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistémica y útil para los distintos Stakeholders. Es una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas Entidades. Otros conceptos indican a la contabilidad como una parte de la economía, y que en el ámbito de la empresa su principal labor es ayudar al área de Administración11 En conclusión podría indicar que la contabilidad es la parte esencial en el funcionamiento de un negocio, el cual debe estar estructurado de forma correcta, adecuada, y su aplicación debe ser precisa para obtener resultados positivos los cuales conducirán un negocio al éxito. 11 (Instituto Ecuatoriano de contadores públicos) 21 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 2.3. Fundamentación Legal 2.3.1. Sociedades Las Sociedades son personas jurídicas que realizan actividades económicas lícitas amparadas en una figura legal propia. Estas se dividen en privadas y públicas, de acuerdo al documento de creación. Las Sociedades están obligadas a inscribirse en el RUC; emitir y entregar comprobantes de venta autorizados por el SRI por todas sus transacciones y presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a su actividad económica. Los plazos para presentar estas declaraciones se establecen conforme el noveno dígito del RUC: Las Sociedades deberán llevar la contabilidad bajo la responsabilidad y con la firma de un contador público legalmente autorizado e inscrito en el Registro Único de Contribuyentes (RUC), por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos. El incumplimiento de las normas vigentes establecidas podrá ser sancionado de conformidad a lo establecido en el Código Tributario. 2.3.1.1 Definición y clasificación de sociedades Las sociedades se dividen en privadas y públicas, y éstas a su vez se dividen en: a. Privadas Son personas jurídicas de derecho privado. A continuación se detallan las principales: Aquellas que se encuentran bajo el control de la Intendencia de Compañías como por ejemplo las Compañías Anónimas, de 22 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Responsabilidad Limitada, de Economía Mixta, Administradoras de Fondos y Fideicomisos, entre otras. Aquellas que se encuentran bajo el control de la Superintendencia de Bancos como por ejemplo los Bancos Privados Nacionales, Bancos Extranjeros, Bancos del Estado, Cooperativas de Ahorro y Crédito, Mutualistas, entre otras. Otras sociedades con fines de lucro o Patrimonios independientes, como por ejemplo las Sociedades de Hecho, Contratos de Cuentas de Participación, entre otras. Sociedades y Organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro, como por ejemplo las dedicadas a la educación, entidades deportivas, entidades de culto religioso, entidades culturales, organizaciones de beneficencia, entre otras. Misiones y Organismos representaciones de Internacionales, organismos como internacionales, embajadas, agencias gubernamentales de cooperación internacional, organizaciones no gubernamentales internacionales y oficinas consulares. b. Públicas Son personas jurídicas de derecho público. A continuación se detallan las principales: Del Gobierno Nacional, es decir las funciones: Ejecutiva, Legislativa y Judicial. Organismos Electorales Organismos de Control y Regulación Organismos de Régimen Seccional Autónomo, es decir Consejos Provinciales y Municipalidades 23 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Organismos y Entidades creados por la Constitución o Ley Personas Jurídicas creadas por el Acto Legislativo Seccional (Ordenanzas) para la Prestación de Servicios Públicos. 2.3.2 ¿Deberes formales que deben cumplir las instituciones de carácter privado sin fines de lucro? Son deberes formales de los contribuyentes o responsables: 1. Cuando lo exijan las leyes, ordenanzas, reglamentos o las disposiciones de la respectiva autoridad de la administración tributaria: a) Inscribirse en los registros pertinentes, proporcionando los datos necesarios relativos a su actividad; y, comunicar oportunamente los cambios que se operen; b) Solicitar los permisos previos que fueren del caso; c) Llevar los libros y registros contables relacionados con la correspondiente actividad económica, en idioma castellano; anotar, en moneda de curso legal, sus operaciones o transacciones y conservar tales libros y registros, mientras la obligación tributaria no esté prescrita; d) Presentar las declaraciones que correspondan; y; e) Cumplir con los deberes específicos que la respectiva ley tributaria establezca. 2. Facilitar a los funcionarios autorizados las inspecciones o verificaciones, tendientes al control o a la determinación del tributo. 3. Exhibir a los funcionarios respectivos, las declaraciones, informes, libros y documentos relacionados con los hechos generadores de 24 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL obligaciones tributarias y formular las aclaraciones que les fueren solicitadas. 4. Concurrir a las oficinas de la administración tributaria, cuando su presencia sea requerida por autoridad competente. 2.3.3 Normativa tributaria respecto de las donaciones y aportes que perciben las instituciones de carácter privado sin fines de lucro Los ingresos de las instituciones de carácter privado sin fines de lucro, salvo en el caso de las Universidades y Escuelas Politécnicas creadas por Ley, se deben constituir con aportaciones o donaciones en un porcentaje mayor o igual a los establecidos en la siguiente tabla: INGRESOS ANUALES DÓLARES EN % INGRESOS POR DONACIONES Y APORTES SOBRE INGRESOS De 0 a 50.000 5% De 50.001 a 500.000 10% De 500,001 en adelante 15% Las donaciones provendrán de aportes o legados en dinero o en especie, como bienes y voluntariados, provenientes de los miembros, fundadores u otros, como los de cooperación no reembolsable, y de la contraprestación de servicios. El voluntariado, es decir, la prestación de servicios lícitos y personales sin que de por medio exista una remuneración, podrá ser valorado por la institución sin fin de lucro que se beneficie del mismo, para cuyo efecto deberá considerar criterios técnicos y para el correspondiente registro, respetar principios contables, dentro de los parámetros promedio que existan en el mercado para remuneraciones u honorarios según el caso. En condiciones similares, sólo para los fines tributarios previstos en este 25 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Reglamento, la transferencia a título gratuito de bienes incorporales o de derechos intangibles también pueden ser valorados, conforme criterios técnicos o circunstancias de mercado. Para fines tributarios, el comodato de bienes inmuebles otorgado mediante escritura pública, por períodos superiores a 15 años, será valorado conforme los criterios técnicos establecidos en el Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen tributario Interno. Las donaciones anteriormente señaladas, inclusive las de dinero en efectivo, que por su naturaleza no constituyen gasto deducible, no generan ingreso ni causan efecto tributario alguno, por lo que no dan lugar al surgimiento de obligaciones tributarias. Las instituciones de carácter privado sin finalidad de lucro, deberán tener un soporte documental que justifique de manera efectiva, los aportes o donaciones que hayan recibido. 2.3.4Actualizacióndel RUC para las instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas Las instituciones de carácter privado sin fines de lucro deben actualizar la información registrada en el Registro Único de Contribuyentes, cuando se haya producido algún cambio en dicha información, dentro de los siguientes 30 (treinta) días hábiles contados a partir de la fecha en la cual ocurrieron los hechos: Información general, Representante legal, Domicilio tributario, Objeto social (actividades económicas) y, Establecimientos. 26 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL El contribuyente presentará los documentos que acrediten los cambios en la información proporcionada, más la documentación que permita verificar la identificación del sujeto pasivo o del compareciente autorizado y la correspondiente carta de autorización, de acuerdo con la documentación exigida para la inscripción original. 2.3.5 Requisitos para actualizar el RUC de las instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas Las instituciones entregarán el original del Formulario RUC 01-A para la “Inscripción y actualización Registro Único de contribuyentes RUC Sociedades Sector Privado y Público”, suscrito por el representante legal o apoderado. De conformidad con la ley del Registro Único de Contribuyentes y su respectivo Reglamento, todo contribuyente que actualice la información referente al RUC deberá presentar: Original o copia certificada del Decreto Ejecutivo, Acuerdo o Resolución Ministerial, por medio del cual se otorgó la personería jurídica o, entregar una copia simple del Registro Oficial donde fue publicado. En el caso de organizaciones no gubernamentales extranjeras, la autorización emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, para que puedan iniciar su funcionamiento y actividades en el país y entregar un copia simple del mismo; Para el caso de los Centros Comunitarios de Desarrollo Infantil que cuentan con una asignación económica financiada por la Unidad Ejecutora Operación Rescate Infantil (ORI), presentar el original y entregar una copia simple o, entregar una copia certificada del convenio abalizado por el ORI, que identifique como única finalidad del Centro, el funcionamiento como guardería; Para el registro de información sobre el Representante Legal: 27 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Presentarán el original o copia certificada y entregarán una copia simple del nombramiento del representante legal, avalado por el organismo ante el cual la organización sin fin de lucro se encuentra registrada; Para los Centros Comunitarios de Desarrollo Infantil, avalado por el ORI; Presentarán el original y entregarán copia de la cédula de identidad o ciudadanía o pasaporte del Representante Legal; Presentarán el original del certificado de votación de los último comicios electorales; Para el registro de establecimientos, los contribuyentes entregarán el original del Formulario RUC 01-B, suscrito por el representante legal, subrogante o apoderado y entregarán una copia de cualquiera de los siguientes documentos que acredite esta información: Planilla del servicio eléctrico, telefónico, de agua potable o televisión por cable de cualquiera de los últimos tres meses anteriores a la fecha de inscripción a nombre del sujeto pasivo, Estados de cuenta bancaria o de tarjeta de crédito, a nombre del sujeto pasivo, de cualquiera de los últimos tres meses anteriores a la fecha de inscripción, Comprobante del pago del impuesto predial del establecimiento donde ejercerá la actividad económica, correspondiente al año en que se realiza la inscripción o al año inmediato anterior, o, Contrato de arrendamiento o leasing notariado, a nombre del sujeto pasivo. 2.3.6 Requisitos se deben entregar para la cancelación del RUC de las instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas. 28 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Los requisitos para la cancelación del RUC, las instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas son los siguientes: Entregar el formulario “Solicitud por cancelación del RUC para sociedades”, Presentar el original y entregar una copia del documento de identificación del representante legal, o apoderado, o liquidador designado (cédula de identidad o cédula de ciudadanía o pasaporte) y del certificado de votación (solo para ecuatorianos) dentro de los límites establecidos en el Reglamento a la Ley de Elecciones; y, Entregar una copia simple del Registro Oficial en el que se publique el Decreto Ejecutivo, Resolución o Acuerdo Ministerial que apruebe o resuelva la disolución y liquidación definitiva de la organización, o una copia certificada del documento. 12 2.3.7. Normas Ecuatorianas de Contabilidad 2.3.7.1. Aplicables a la Institución Mediante resolución de la Federación Nacional de Contadores del Ecuador se emiten las normas Ecuatorianas de contabilidad NEC y con Resolución el Servicio de Rentas Internas, resuelve disponer que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad del 1 al 17, y del 18 al 27 publicada, según el Registro Oficial del 18 de septiembre del 2002, son emitidas para regular, estandarizar y armonizar los procedimientos contable universales, los mismos que se dirigen básicamente a las empresas que deben llevar contabilidad. De la revisión de las NEC se observa que algunas son aplicables en las tareas que desarrollan las ONG’s. 12 http://www.sri.gob.ec/web/guest/33@public ( (M.Sc. María Luisa Lara Zayas) s.f.) 29 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL 2.3.7.1.1 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC N° 1 Presentación de los Estados Financieros “Esta Norma debe ser aplicada en la presentación de todos los estados Financieros de propósito general y presentarlo de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad”13 Los Estados financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir con las necesidades de información de los usuarios, cuya información es procesada a la medida, cumpliendo necesidades de información específicas. Los Estados Financieros está conformada por: Balance General Estados de Resultado Estados de presentación de los cambios patrimoniales Estados de Flujos de efectivo Políticas Contables Notas explicativas. El objetivo de esta norma es dar cuenta en forma significativa de los fondos donados por las agencias de cooperación y por sus acreedores, de tal manera que al ser consideradas con el pasivo y con el patrimonio resulte una presentación objetiva de la situación económica de la Institución. 2.3.7.1.2 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC N°5 Utilidad o Pérdida Neta por el Periodo 13 Normas Ecuatorianas de Contabilidad 30 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL “El objetivo de esta Norma es señalar la clasificación, revelación y tratamiento contable de ciertas partidas en el Estado de Resultados, de modo que todas las empresas lo preparen y lo presenten sobre una base consistente”14 En esta Norma pretende que las Instituciones den cuenta de las ventas, los ingresos, las utilidades, los costos de ventas, los gastos, las ganancias y las perdidas en forma tal que presenten objetivamente los resultados de las operaciones del ejercicio en cuestión. 2.3.7.1.3. Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC N° 9 “El objetivo de esta norma es prescribir o señalar el tratamiento contable del ingreso que se origina de ciertos tipos de transacciones y eventos”15 Se lo conoce como ingreso cuando exista un beneficio económico futuro para la Organización. Los ingresos de la Organización son las donaciones que realizan las empresas privadas y públicas. 2.3.8 Reglas de un Manual de aplicación de Procedimientos contables para las ONG’s16 Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma coordinada y eficaz para que las ONG se desenvuelvan con el mayor provecho posible. Todas las transacciones económicas resultantes de la gestión, que ha sido originadas por las distintas áreas, sean ingresos o partidas de gastos, cuyas contrapartidas no signifiquen ingresos o desembolsos de dinero en 14 Normas Ecuatorianas de Contabilidad Normas Ecuatorianas de contabilidad 16 Administración Contable y control Interno, berrocal Aquilino 15 31 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL efectivo, deben ser sumilla das por el coordinador del proyecto, en caso de ser aportes de materiales significativos para el proyecto en ejecución debe informarse a la contabilidad, por medio de documentos resumen para su registro en forma clara y precisa en los libros especiales. Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas para que las revisiones y registros no se hagan repetitivamente. Poner a disposición de las personas encargadas de las Auditorias y revisiones, los documentos y libros de manera que puedan verificarse rápidamente y sin ninguna dificultad. El sistema de contabilidad controlara la adecuada imputación contable de todas las operaciones realizadas y que sean incluidas en el periodo contable que corresponda. Llevar la contabilidad en forma estadística para que puedan ser conocidos los resultados y establecer las comparaciones correspondientes en cada periodo. El manual por lo tanto sobre la normativa expuesta contendrá los lineamientos que permitan su aplicación. 2.4 Marco Conceptual CONTABILIDAD.-Es una ciencia y técnica aplicada que recopila información en términos monetarios así como relativa a operaciones y hechos originados en un periodo económico para proporcionar información a través de estados financieros. 32 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL “La contabilidad se debe llevar por partida doble, en idioma castellano, en dólares de los Estados Unidos de América, con sujeción a las NEC y a las NIC, en aspectos no contemplados por las primeras”18 La contabilidad es importante para el empresario, como beneficiario directo de esta información, con la cual determina si su negocio es rentable o no; para los directivos de la organización quienes toman decisiones, proyectan a futuro su negocio: para el estado ya que con esta información económica financiera se determina los impuestos y contribuciones que realiza a la entidades de control. CUENTA CONTABLE.-Es el resultado de seleccionar y clasificar conjuntamente todas las operaciones relativas a un solo asunto, persona o negociación, por lo que es necesario elaborar un plan de cuentas contables sobre el cual se basaran las transacciones. Es el nombre o denominación que se le da a conceptos de naturaleza semejante para registrar sus incrementos o disminuciones que corresponden a diferentes rubros activo, Pasivo, Patrimonio, Rentas, Costos y Gastos. Este nombre debe ser explicativo por sí solo, que permita entender de una forma fácil su naturaleza, debe ser completo para que no existan malas interpretaciones. Esta cuenta está constituida por tres partes: debe, haber y saldo. TRANSACCIÓN.- Elemento vital de una empresa. Para la contabilidad es la base del registro contable; se origina en las acciones de intercambio que realiza la empresa, la que produce estados financieros, según su clasificación. 18 Manual del contador-B Criterios y registros básicos(pag.17-ediciones Legales) 33 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL ENTE CONTABLE.- El ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa. EQUIDAD.- La contabilidad y su información deben basarse en el principio de equidad, de tal manera que el registro de los hechos económicos y su información se basen en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia para ninguno en particular. CONTABILIDAD FINANCIERA.-Sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica , así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización. LA EMPRESA.-Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad. La empresa tiene responsabilidades: Atender las necesidades de sus clientes, ofreciendo artículos y servicios de buena calidad a precios razonables Pagar remuneraciones legales y justas a sus trabajadores Mantener buen prestigio dentro de la comunidad Procurara ganancias para sus inversiones CLASIFICACIÓN: Industriales Comerciales 34 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL De Servicios Industriales.- Son las empresas cuya capacidad exclusiva es la transferencia de materia prima en productos terminados. Las empresas industriales se caracterizan por orientar5 sus recursos a la transformación mediante la utilización de dinero. Maquinas, materiales, mano de obra y conocimientos técnicos, logrando bienes semielaborados o terminados. Comerciales.- Su actividad es la comercialización compra-venta de bienes, se convierten es distribuidores de productos terminados, el objeto de esta empresa es vender los productos a precios terminados con margen de utilidad sobre costos y gastos, de tal manera que se cubra el costo del producto que debe ser pagado al fabricante o mayorista y además se cuente con fondos para cubrir los gastos y obtener utilidad. De Servicios.- Su actividad es la venta de servicios a la comunidad. Son aquellas que comercializan productos intangibles, destinados a satisfacer necesidades complementarias, como seguridad, protección, mantenimiento, limpieza, distracciones, etc. Por el sector al que pertenecen: Publicas Privadas Mixtas Públicas.-Empresas del sector público su capital pertenece al estado. Privadas.- Son las que su capital es constituido por aporte de personas naturales o jurídicas. 35 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Mixtas.- Aquellas empresas que su capital consta de aporte del sector público y privado (personas jurídicas)19. POR LA FORMA DE CONSTITUCIÓN De hecho De derecho SOCIEDAD DE HECHO.-Una sociedad es, en el ámbito del derecho, una agrupación entre dos o más personas que se obligan en común acuerdo a realizar aportes para concretar una actividad comercial. Las ganancias generadas por dicha actividad deben ser repartidas entre los socios. Se conoce como sociedad de hecho a aquella agrupación que no está constituida bajo ningún tipo en particular y que no tiene una instrumentación. Se trata, por lo tanto, de una unión de facto entre dos o más personas para explotar de manera común una actividad comercial. Las sociedades de hecho tienen capacidad limitada (no pueden registrar bienes muebles e inmuebles a su nombre) y existencia precaria (cualquiera de los socios puede pedir la disolución en cualquier momento). Cabe destacar que la sociedad de hecho se suele concretar de palabra ya que los contratos no son un requisito indispensable para su formación.20 SOCIEDAD DE DERECHO.-Tradicionalmente se distingue entre sociedades civiles y sociedades mercantiles, según estén regidas por las normas generales civiles o por normas específicamente mercantiles. En algunos casos el carácter mercantil de una sociedad viene derivado de la adopción de una forma social específica con independencia del objeto al que se dedique (por ejemplo, sociedad comanditaria, sociedad anónima o 19 Desarrollo de un manual de procedimientos contables para la empresa quito Motors-Ana cepeda pag. 119 20 http://definicion.de/sociedad-de-hecho/ 36 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL sociedad de responsabilidad limitada) o, en el resto de los casos, cuando el objeto social es el desarrollo de una actividad mercantil o empresarial.21 SISTEMA CONTABLE.- El sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa. Es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de información financiera. PROCESO CONTABLE.-Constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción hasta la presentación de los estados financieros. “El proceso de la información contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la contabilidad en un periodo determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de estados financieros”. CICLO CONTABLE.-Este se desarrolla basándose e normas, leyes y principios contables, cualquier forma diferente se consideraría como ilegal. Son una serie de pasos consecutivos que empieza desde el documento fuente que sustenta la transacción hasta la culminación cuyo resultado es la emisión de los Estados financieros. 21 http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_de_sociedades 37 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL FLUJO DEL CICLO CONTABLE RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN DOCUMENTO FUENTE Prueba evidente Requiere análisis Archivo cronológico JORNALIZACIÓN LIBRO DIARIO Registro Inicial Requiere criterio y orden Se presenta como asiento MAYORIZACIÓN LIBRO MAYOR Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas Requiere criterios y orden Brinda idea del estado de cada cuenta COMPROBACIÓN BALANCE Resumen significativo Despeja dudas Valida el cumplimiento de PCGA y normas Ajustes contables ESTRUCTURA DE INFORMES ESTADOS FINANCIEROS Estados de situación financiera Estados de situación económica Estados de flujo de efectivo Estados de cambio de patrimonio 38 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL COMPROBANTES FUENTE.-Son todo tipo de documentos que sustenta las transacciones que realiza una empresa, los comprobantes que más se utilizan como internos de la empresa son: Comprobantes de Ingreso comprobantes de egreso Contratos Cheques Letras de cambio Planillas Roles de pago Vales, etc. Son todos los documentos que legalmente acreditan la transferencia de bienes y servicios como por ejemplo , facturas, notas de crédito, notas de debito, además la ley también considera los tickets de pasajes, tickets emitidos por entes sociales, por máquinas registradoras, etc., todos estos documentos deben cumplir con requisitos exigidos por la ley. PLAN GENERAL DE CUENTAS.-Es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicables a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas. El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa. Lista ordenada de manera sistemática y secuencial de manera específica para una empresa, sirve para dar nombre a los valores asignados según sus características. 39 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL El plan o catálogo de cuentas debe contener: GRUPOS SUBGRUPOS Activo Activo Corriente Activo no corriente Otros activos no corrientes Pasivo Pasivo Corriente-Corto plazo Pasivo no corriente-largo plazo Otros pasivos Patrimonio Capital Reservas Superávit de Capital Resultados Ingresos Ingresos operacionales Ingresos no operacionales Ingresos financieros Costos Costos operacionales Costos no operacionales Gastos Gastos operacionales Gastos no operacionales Gastos Financieros Cuentas de Orden Cuentas de orden deudoras 40 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Cuentas de orden Acreedoras22 Emisión y Entrega de Comprobantes de Venta, Notas de Crédito Y Notas de Debito Art. 11.- Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente: a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que utilice la factura como sustento de gastos personales; b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y, c) Cuando se realicen operaciones de exportación. Art. 12.- Notas de venta.- Emitirán y entregarán notas de venta exclusivamente los contribuyentes inscritos en el Régimen Simplificado. Art. 13.- Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios.- Las liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios se emitirán y entregarán por los sujetos pasivos, en las siguientes adquisiciones: a) De servicios prestados en el Ecuador o en el exterior por personas naturales no Residentes en el país, en los términos de la Ley de Régimen Tributario Interno, las que serán identificadas con sus nombres, apellidos y número de documento de identidad; 22 Contabilidad General Mercedes Bravo 41 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL b) De servicios prestados en el Ecuador o en el exterior por sociedades extranjeras que no posean domicilio ni establecimiento permanente en el país, las que serán identificadas con su nombre o razón social; c) De bienes muebles y de servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, ni inscritos en el Registro Único de Contribuyentes (RUC), que por su nivel cultural o rusticidad no se encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta; d) De bienes muebles y servicios realizadas para el sujeto pasivo por uno de sus empleados en relación de dependencia, con comprobantes de venta a nombre del empleado. En este caso la liquidación se emitirá a nombre del empleado, sin que estos valores constituyan ingresos gravados para el mismo ni se realicen retenciones del impuesto a la renta ni de IVA; y, e) De servicios prestados por quienes han sido elegidos como miembros de cuerpos colegiados de elección popular en entidades del sector público, exclusivamente en ejercicio de su función pública en el respectivo cuerpo colegiado y que no posean Registro Único de Contribuyentes (RUC) activo. Con excepción de lo previsto en la letra d) del presente artículo, para que la liquidación de compras de bienes y prestación de servicios, den lugar al crédito tributario y sustente costos y gastos, deberá efectuarse la retención de la totalidad del impuesto al valor agregado y el porcentaje respectivo del impuesto a la renta, declararse y pagarse dichos valores, en la forma y plazos establecidos en el Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno. Las personas naturales y las sucesiones indivisas no obligadas a llevar contabilidad, deberán actuar como agentes de retención en los términos establecidos en el inciso anterior, cuando emitan liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios. 42 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL El Director General del Servicio de Rentas Internas, mediante resolución, podrá establecer límites a la emisión de liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios a las que hace referencia este artículo, tales como montos máximos por transacción y por proveedor, tipos de bienes y servicios, número de transacciones por período, entre otros. Las liquidaciones de compra emitidas a contribuyentes que se encuentren inscritos en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) a la fecha de la transacción, no servirán para sustentar crédito tributario y costos y/o gastos para efectos de impuesto a la renta e impuesto al valor agregado. Art. 14.- Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a Espectáculos.- Estos documentos se utilizarán únicamente en transacciones con consumidores finales, no dan lugar a crédito tributario por el IVA, ni sustentan costos y gastos al no identificar al adquirente. Sin embargo, en caso de que el adquirente requiera sustentar costos y gastos o tenga derecho a crédito tributario, podrá exigir a cambio la correspondiente factura o nota de venta, según el caso; estando obligado el emisor a realizar el cambio de manera inmediata. No se podrá emitir tiquetes de máquinas registradoras cuando se realicen operaciones que tengan por objeto efectuar el envío de divisas al exterior a nombre de terceros. Art. 15.- Notas de crédito.- Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. Las notas de crédito deberán consignar la denominación, serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. 43 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL El adquirente o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en su original y copia, el nombre del adquirente, su número de Registro Único de Contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte y fecha de recepción. Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se refiere el Código de Comercio y que en efecto sean negociadas, no podrán ser modificadas con notas de crédito. Art. 16.- Notas de débito.- Las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses demora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante de venta. Las notas de débito deberán consignar la denominación, serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se refiere el Código de Comercio y en efecto sean negociadas no podrán ser modificadas con notas de débito. Art. 17.- Oportunidad de entrega de los comprobantes de venta y documentos autorizados.- Los comprobantes de venta y los documentos autorizados, referidos en este reglamento, deberán ser entregados en las siguientes oportunidades: a) De manera general, los comprobantes de venta serán emitidos y entregados en el momento en el que se efectúe el acto o se celebre el contrato que tenga por objeto la transferencia de dominio de los bienes o la prestación de los servicios; b) En el caso de transferencia de bienes pactada por medios electrónicos, teléfono, telefax u otros medios similares, en que el pago se efectúe mediante tarjeta de crédito, débito, abono en cuenta o pago contra entrega, 44 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL el comprobante de venta será entregado conjuntamente con el bien o a través de mensajes de datos, según corresponda; c) En el caso de pago de servicios a través de convenios de débito en cuentas corrientes, cuentas de ahorros o tarjetas de crédito, los comprobantes de venta emitidos por el prestador del servicio deberán ser obligatoriamente entregados al cliente por cualquier medio, pudiendo serlo conjuntamente con su estado de cuenta; d) Cuando el giro del negocio sea la transferencia de bienes inmuebles, el comprobante de venta se entregará en la fecha en que se perciba el ingreso o en la que se celebre la escritura pública, lo que ocurra primero; e) En el caso de los contratos de acuerdo con los cuales se realice la transferencia de bienes o la prestación de servicios por etapas, avance de obras o trabajos y, en general, aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el comprobante de venta se entregará al cumplir. LIBRO DIARIO.- Este libro es uno de los principales, en este se registra en forma cronológica todas las transacciones que realiza la empresa. Este registro se denomina asiento contable, el mismo tiene fecha y numero, cuentas deudoras y cuentas acreedoras, valor y la descripción clara de origen del asiento contable. LIBROS MAYORES AUXILIARES.-Hay cuentas que requieren auxiliares donde constan las transacciones más detalladas, los libros auxiliares más frecuentes son: Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Inventarios, Activos Fijos. BALANCE DE COMPROBACIÓN.-En este balance se resume toda la información por cuentas, el mismo tiene columnas de sumas debe y haber 45 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL y de saldos deudores y acreedores y permite comprobar la exactitud de los registros contables. AJUSTES.- Los ajustes son estrictamente necesarios para la contabilidad ya que facilita la preparación de los Estados financieros en forma real o verdadera, los ajustes más comunes que se realiza son los siguientes: Depreciaciones Amortizaciones Provisiones Acumulados por Cobrar y Pagar Pre pagados y Pre cobrados Ajustes necesarios para regular cuentas Estados Financieros Estado de Situación Financiero.- Al final del periodo contable se presenta el Estado de Situación Financiero Final el mismo contiene total de activos, pasivos, y patrimonio. Balance de Resultado.- En este Estado se indica los resultados que se han obtenido de las operaciones económicas realizadas durante un determinado periodo; el mismo demuestra el total de ingresos, costos y gastos determinando un resultado final que puede ser utilidad o perdida. Flujo de Efectivo.- En este informe se determina en que se utilizo el efectivo, en la operación propia del negocio, si invirtió y también si la empresa necesito financiamiento. Cambios en el Patrimonio.- En este informa los movimientos que han tenido las cuentas patrimoniales, en este podemos observar el comportamiento del patrimonio, si han aumentado las reservas, que paso 46 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL con las utilidades de los periodos anteriores, indica si se pagó dividendos o se capitalizo.23 Informes Financieros a las Agencias Donantes.-El sistema de Contabilidad tiene un producto final en la información financiera, es decir, en el conjunto de datos debidamente ordenados y que vienen a ser datos representativos del valor que, en un momento dado, tienen los distintos componentes de la situación patrimonial de la ONG. Entre los documentos informativos más importantes para determinar la marcha y la situación económica y financiera de la ONG figuran los Balances (Situación y Resultados). Por medio de los Balances se comprueba si han sido trasladados al libro mayor todos los asientos de diario y si en este están todas las anotaciones de los libros auxiliares, ya que así se conoce si la situación financiera de la ONG es buen o mala, y por tanto, si está en capacidad de desarrollar los proyectos y programas en forma normal o con dificultades.24 Plan Operativo de Fase (POF).- “Es el plan de desarrollo a mediano plazo (en general de 3 a 5 años) que traza la orientación general del proyecto. En él se fijan los conceptos, los objetivos principales, las estrategias y la dirección a seguir. Además, contiene las actividades prioritarias, las metas, los resultados esperados, y los recursos necesarios (humanos, materiales, financieros), generalmente presentados por rubros y componentes. El POF establece y describe el montaje institucional, los mecanismos de tomas de decisiones y los niveles de competencia. Debe incluir un sistema de seguimiento y de evaluación a ser aplicado durante el transcurso de la fase. El POF es elaborado bajo varias modalidades, con 23 Ley de Compañías- sección 6 Art. 143 del 2 de enero del 2006 24 http://www.monografias.com/trabajos7/sicon/sicon2.shtm(Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo, página 2) 47 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL las instituciones participantes e interesadas, así como con los y las beneficiarios/as”. Plan Operativo Anual (POA).-“El POA transpone el plan de fase en etapas de ejecución a más corto plazo (un año), si bien el POA debe incluir los avances deseados hacia la consecución de los objetivos del proyecto, hace énfasis en la acción operacional y sirve de línea directriz y de referencia para las actividades. Es la base para el análisis de las actividades y de los procedimientos. El POA es elaborado por la/s institución/es ejecutora/s generalmente a través de la Unidad Ejecutora del Proyecto y remitido para aprobación al Comité Directivo en el último trimestre del año anterior”.25 Consorcio. “Se trata de un término que admite varias definiciones. Por un lado, un consorcio es una asociación económica en la que una serie de empresas buscan desarrollar una actividad conjunta mediante la creación de una nueva sociedad. Generalmente se da cuando en un mercado con barreras de entrada varias empresas deciden formar una única entidad con el fin de elevar su poder monopolista. También se denomina consorcio al acuerdo por el cual los accionistas de empresas independientes acceden a entregar el control de sus acciones a cambio de certificados de consorcio que les dan derecho de participar en las ganancias comunes de dicho consorcio. Los participantes en el consorcio se denominan concordados.”26 Manual.- Una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, fundamentalmente es un instrumento de comunicación. 25 26 www.swiss-cooperation.admin.ch/.../Guia_proyectos_03-03.pdf http://es.wikipedia.org/wiki/Consorcio 48 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Manual de Procedimientos.-“La división funcional facilita el desarrollo de las actividades a cargo de los empleados, no obstante es importante elaborar “rutinas de procedimientos” para demostrar en forma más sencilla como se ejecuta una actividad, quienes son responsables de cada fase y que instrumentos se requiere para su cumplimiento. Cuando la empresa dispone de rutinas de procedimientos para realizar su trabajo, el personal más calificado puede dedicar mayor tiempo a funciones de supervisión, dejando al personal subordinado las actividades de menor importancia y repetitivas. Un manual de procedimientos se basa en el ordenamiento de sus actividades en forma secuencial, así como en las formas de papelería que son necesarias incluir, modificar o cambiar. Una vez definido un procedimiento es importante que se respete todos sus pasos, ya que la omisión de alguno de ellos, en lugar a favorecer puede entorpecer y obstaculizar todo el procedimiento. El manual de procedimientos se le considera como una guía flexible y útil que puede ser objeto de modificaciones de acuerdo a las necesidades. Además es un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Un manual tiene como finalidad; Asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trámites y procedimientos para lo cual resulta indispensable contar con descripciones claras de los mismos. 49 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL Emprender en tareas de simplificación del trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas entre otros.”27 27 Organización aplicada- Víctor Hugo Vásquez- Capitulo 12 Manual de Procedimientos 50 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA CAPITULO III DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.1. Constitución Legal 3.1.1 Situación Legal En los actuales momentos la empresa cuenta con una situación basada en una sociedad de hecho es una organización sin fines de lucro, mediante Acuerdo Ministerial N. 06-571 del Ministerio de Comercio Exterior, Industrialización, Pesca y Competitividad (MICIP), su nombre Comercial es “Unión de Asociaciones de Productos Agrícolas basados en el Rubro Papa “CONPAPA”, y su RUC es 1891721559001. 3.2. La Estructura del CONPAPA La estructura orgánica del CONPAPA desarrolla formas organizativas que respondan adecuadamente a las funciones múltiples que le toca desempeñar, y considerar al mismo tiempo, los diferentes ámbitos territoriales en los que interviene, lo cual da forma a los siguientes niveles de organización. 3.2.1. Estructura Organizativa A través de la presente estructura Organizativa se realizara la descripción y se detallaran los roles y funciones a cumplir por parte de cada uno. 3.2.1.1 Estructura Orgánica del CONPAPA La Estructura Orgánica desarrolla formas organizativas que responden a las funciones múltiples que le toca desempeñar, y considera al mismo tiempo en los diferentes ámbitos territoriales en los que interviene. 51 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA a) Primer nivel: organizaciones económicas de base. OEC. Conformadas por las familias de productores(as) de una comunidad campesina. Su principal función es la producción individual de las variedades de papa demandadas por el mercado, con la calidad y volúmenes comprometidos, bajo una planificación en la misma organización, zonal y provincial. Las organizaciones económicas de base son integrantes de la empresa provincial, participan de manera activa en los procesos de toma de decisiones, acceso a información y control de la organización, recibiendo el conjunto de beneficios que genere la empresa provincial. b) Segundo nivel: organizaciones económicas provinciales.-Son empresas que surgen de la articulación de las organizaciones económicas de base pertenecientes a una provincia, inician responsabilizándose del proceso de comercialización, y el manejo de un fondo provincial de capitalización de semillas, pero de forma paulatina deben asumir nuevos servicios de desarrollo de la empresa como: asistencia técnica, procesamiento, negociación de crédito, abastecimiento de insumos y semillas y otros, que bajo su responsabilidad se implementarán conforme el proceso se consolide. c) Tercer nivel: organización nacional. Este nivel está conformado por todas las organizaciones económicas de base de las provincias de intervención (Chimborazo, Tungurahua y Bolívar) y a futuro de otras provincias. Su función principal tiene el enfoque gremial a nivel macro, buscando representatividad y formalización del CONPAPA a nivel nacional e internacional. Además en mediano plazo será la simiente de la conformación de una plataforma estratégica en el nivel macro, que permita involucrarse con otros sectores para gestionar e institucionalizar procesos de desarrollo de los pequeños productores agropecuarios a nivel nacional. 52 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.2.1.2Estructura Interna de CONPAPA Nacional y Provincial: PROYECTOS DE APOYO ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS DIRECTORIO NACIONAL COORDINADOR/A TECNICO DIRECTORIO BOLIVAR TECNICO/A PRODUCCION PROMOTOR/A VENTAS DIRECTORIO CHIMBORAZO CONTADOR/A GENERAL DIRECTORIO TUNGURAHUA TECNICO/A PRODUCCION ASISTENTE CONTABLE TECNICO/A PRODUCCION PROMOTORES/AS ASISTENTE CONTABLE PROMOTORES/AS INSTITUCIONES DE APOYO LOCALES Y REGIONANLES 3.2.1.2.1 Asamblea General CONPAPA a. La Asamblea General de Representantes está compuesta por todos los socios/as adoptando formas organizativas de acuerdo a las condiciones concretas de grupos mayores a 10 socios inscritos debidamente en el padrón. Se especifica en el reglamento interno. b. La Asamblea General de Representantes Provincial es el organismo que planifica, define las acciones estratégicas, planes operativos, evalúa el cumplimiento de objetivos. 53 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA c. La Asamblea General se reunirá ordinariamente dos veces al año y extraordinariamente, cuando algún caso lo exija, previa convocatoria del Presidente del CONPAPA, por iniciativa propia o por pedido de cualquier socio/a, que por escrito fundamentará su pedido. Corresponde a la Asamblea General del CONPAPA: a. Recibir y aprobar informes del ejercicio anual del presidente y tesorero. b. Solicitar la rendición de cuentas a socios, directivos, comisiones, técnicos e instituciones de apoyo sobre la gestión y manejo de recursos. c. Aprobar el plan operativo anual con acciones y recursos de acuerdo a los aportes de los socios y actores de apoyo. d. Nombrar y/o sustituir a los miembros del Comité Directivo y socios por terminar su período o renuncia, faltas o ausencia temporal o definitiva. e. Ejercer las atribuciones que le confieren los presentes estatutos y reglamentos. f. Sancionar a cualquier socio/a que incurra en faltas o prohibiciones contempladas en los presentes estatutos o en los reglamento interno g. Tomar decisiones en torno a emprendimientos y empresas que beneficien a los socios h. Gestionar apoyos y evaluar acciones sobre: organización, capacitación, producción, investigación, industrialización, comercialización e incidencia pública. i. La asamblea de socios tiene la facultad para incluir, excluir, sancionar y expulsar a socios, basados en el presente estatuto y reglamento interno. 54 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.2.1.2.2. Directiva del CONPAPA a. La directiva del CONPAPA , será nombrada por La Asamblea General de socios/as , duraran dos años en funciones y constará de las siguientes dignidades: Presidente Vicepresidente Secretario de Actas y Comunicaciones Tesorero Síndico b. La asamblea general de socios/as además de las dignidades antes señaladas, nombrará las comisiones de acuerdo a sus necesidades; además en caso de faltar cualquiera de las dignidades, los reemplazarán hasta cuando sean legalmente elegidos los titulares. ATRIBUCIONES DE LA DIRECTIVA DEL CONPAPA Dar legalidad a las diferentes formas de representación de los socios. Es el órgano de gestión socio empresarial clave pues permite a los socios/as hacer el seguimiento cercano a las actividades empresariales y articularlas a la gestión social, así como hacer seguimiento a la presidencia y unidades de trabajo que lleva adelante el negocio. Asimismo, como órgano de decisión es el máximo responsable de la gestión empresarial a través de las siguientes atribuciones: a. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones estipuladas en el estatuto y más normas que el CONPAPA determine. b. Definir las estrategias más adecuadas para aplicar la política general de la empresa en el aspecto de producción y comercialización. 55 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA c. Analizar y decidir sobre cuestiones prácticas y/o problemas puestos en su conocimiento por la presidencia. d. Asegurar el buen mediante el proceso manejo económico de la misma de auditoría o procedimientos internos de control. e. Proponer al directorio, planes y programas de inversión en nuevos activos, cambios en el giro del negocio. f. Proponer al Directorio perfiles, procedimientos para el nombramiento de los funcionarios. g. Ser el espacio organizativo de articulación de la gestión social y empresarial para la toma de decisiones de acción. h. Someter a consideración de La Asamblea General de socios/as el plan operativo. i. Intervenir en los conflictos que no hayan podido ser solucionados entre los socios, aplicando medidas prácticas y concretas, siempre en base a los principios del CONPAPA. j. Definir las estrategias más adecuadas para aplicar las políticas generales de la empresa. k. Resolver las acciones urgentes del CONPAPA e informar a la asamblea general de socios/as la labor realizada. l. Establecer compromisos alianzas, convenios, acuerdos para beneficio y desarrollo del rubro papa y las organizaciones de base del CONPAPA sean a nivel provincial. En el caso de una gestión a nivel nacional se lo hará en coordinación con el CONPAPA. m. Velar por el fortalecimiento institucional del CONPAPA como una instancia representativa de los pequeños/as productores/as en la provincia y en el país. n. Vigilar que los acuerdos implementados por el CONPAPA sean en consenso con los socios/as de la organización. o. Fomentar en todos los niveles procesos de rendición de cuentas de las acciones, recursos, avances y limitantes encontrados en el proceso. 56 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA p. Definir políticas, requisitos y formas de gestión del personal técnico y administrativo perteneciente al CONPAPA. q. Gestionar en conjunto políticas públicas a nivel de Juntas Parroquiales, Municipios, Consejos Provinciales, Ministerio de Agricultura y Ganadería, Consejo Consultivo de la Papa, Ministerio de Industrias, Comercio Integración y Pesca, Ministerio de Bienestar Social, y otras instituciones públicas y privadas nacionales e internacionales, para beneficio de los pequeños/as productores/as socios del CONPAPA. r. La Directiva con el apoyo técnico elabora todos los años un proyecto de presupuesto, que presentará a la aprobación de la Asamblea General. Asimismo, presentará la liquidación de las cuentas del año anterior para la aprobación por la misma. s. Designar al responsable para participar en las reuniones del CONPAPA. La Directiva del CONPAPA sesionará ordinariamente una vez al mes, las extraordinarias cuando el caso lo requiera, previa la convocatoria del Presidente con cuarenta y ocho horas de anticipación, por iniciativa propia o a pedido justificado de las dos terceras partes de sus miembros. Dentro de las reuniones de directorio es posible se incluya a representantes de diferentes niveles de organización previamente aprobados por la asamblea de socios. COMITÉ DIRECTIVO NACIONAL Y PROVINCIAL: 1. Presidente 2. Vicepresidente 3. Secretario 4. Tesorero 5. Sindico 57 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Las obligaciones y atribuciones del Presidente son: a. Representar legal, judicial y extrajudicialmente al CONPAPA, tanto en actos públicos como privados en los que oficialmente deba participar. b. Convocar y presidir todas las sesiones de la Directiva, Asamblea General Legalizar y oficializar con su firma, las actas de La Asamblea General de socios/as y de las sesiones de La Directiva así como las comunicaciones del CONPAPA. c. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del presente Estatuto y Reglamentos, arbitrando las medidas más aconsejadas para el progreso y eficiencia del CONPAPA. d. Responsabilizarse conjuntamente con el Tesorero del manejo de los fondos y bienes del CONPAPA; para lo cual el CONPAPA debe abrir una cuenta con firmas de responsabilidad del Presidente, tesorero y autorizar el manejo de los fondos al personal financiero. e. Representar al CONPAPA o designar a otra persona responsable como miembros al Comité ORGANIZACIONES Directivo DE de PRODUCCIÓN la ¨UNION DE BIENES DE Y SERVICIOS AGRÍCOLAS BASADOS EN EL RUBRO PAPA ¨y otras iniciativas organizativas de productores a nivel regional, nacional e internacional. f. Firmar compromisos alianzas, convenios, acuerdos a nivel Cantonal, Provincial o Nacional para beneficio y desarrollo del rubro papa. g. Las demás propias a su cargo de conformidad con el Estatuto, sus Reglamentos y demás Leyes vigentes en el País. Las funciones del vicepresidente son: a. Reemplazar al presidente en caso de ausencia temporal o definitiva. Cuando la ausencia del presidente sea definitiva, dicho reemplazo durará hasta que la Asamblea General de socios/as designe el nuevo titular. 58 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA b. Cumplir las gestiones y comisiones a su cargo. c. En caso de ausencia del secretario, asumirá sus funciones y actuara como secretario Ad-hoc d. Las demás propias a su cargo de conformidad con el Estatuto, sus Reglamentos y demás Leyes vigentes en el País. Las atribuciones y obligaciones del Secretario son: a. Responsabilizarse de la custodia de los libros de Secretaria, llevando al día las actas de sesiones, proyectos, convenios, contratos personal, etc. tanto de la Asamblea General de Representantes como de la Directiva y Congreso, preocupándose de que éstas sean oportuna y debidamente socializadas. b. Elaborar las convocatorias a sesiones de asamblea, directorio. c. Conferir, en forma conjunta con el presidente, copias y certificaciones sobre documentos, actos y asuntos relacionados con el CONPAPA. d. Recibir y dar a conocer las comunicaciones dirigidas al CONPAPA y preparar las respuestas correspondientes. e. Recibir, mantener y entregar, por inventarios, el archivo, útiles, equipos y más enseres del CONPAPA que se hallaren bajo su custodia y responsabilidad. f. Cumplir los trabajos y comisiones encomendados por la Directiva. g. Llevar archivos de la nómina de socios/as procurando que los documentos legales de las organizaciones estén debidamente archivados. h. Las demás propias a su cargo de conformidad con el Estatuto, reglamentos y demás Leyes vigentes en el País. El Tesorero conjuntamente con el Presidente, son los responsables del manejo financiero del CONPAPA sujeto a las disposiciones del presente Estatuto y Reglamentos. 59 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Las atribuciones y obligaciones del tesorero son: a. Elaborar en conjunto con la unidad contable y presentar los informes económicos, trimestrales ante la Directiva, semestrales ante la Asamblea General de socios/as. b. Suministrar los datos que les soliciten los socios/as del CONPAPA o los Organismos de la misma, previa autorización del Presidente. c. Llevar correctamente la contabilidad. d. Firmar los cheques junto con el Presidente. e. Recaudar y custodiar los recursos y aportaciones de los socios y aportes de las instituciones de apoyo y fondos provenientes de préstamos, donaciones y más actividades económicas del CONPAPA. f. Depositar hasta dentro de cuarenta y ocho horas en él o los bancos los fondos recaudados por cualquier concepto. g. Vigilar y coordinar el manejo financiero con la persona responsable del manejo contable del CONPAPA en el nivel ejecutivo operativo. h. Las demás propias a su cargo de conformidad con el Estatuto, sus Reglamentos y demás Leyes vigentes en el País. Las atribuciones del síndico son: a. Asesorar a la organización en asuntos legales, judiciales. b. Velar por el fiel cumplimiento del presente estatuto. c. Vigilar el orden en: congresos, asambleas y reuniones del CONPAPA y sus socios. d. Velar por la transparencia en los proceso de elección de directivos. e. Apoyar la legalización de las diferentes formas organizativas que adopten los socios. f. Fomentar la coordinación de los diferentes niveles de organización del CONPAPA. 60 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Comisiones Nacional y Provincial en capacitación e investigación, producción, calidad y comercialización. a. Recoger las necesidades de capacitación de los socios/as afiliados b. Apoyar a los técnicos en la elaboración de programas públicos y privados, nacional e internacional. c. Apoyo en la gestión de recursos para capacitación en coordinación con la directiva, ante instituciones públicas o privadas para ejecutar programas de gestión del conocimiento de los socios. d. Procurar la formación de técnicos locales en cada zona a través de eventos de capacitadores e. Velar para que los socios/as afiliados se capaciten y profesionalicen en áreas referentes a los fines del CONPAPA. f. Verificar el cumplimiento del requisito de capacitación para los socios/as del CONPAPA g. Apoyar a la directiva la coordinación con las instituciones de investigación y universidades la generación de soluciones tecnológicas más adecuadas a los problemas identificados. h. Promover la validación y transferencia de tecnología hacia los técnicos y promotores locales y grupos de productores i. Apoyo a la formación y funcionamiento de una red de capacitadores para apoyo al CONPAPA. Unidad de Producción Constituye el Ing. Técnico de producción y el Directorio para buscar alternativas viables para incrementar la producción de semillas y papa comercial para lo cual realiza las siguientes funciones: Cumplir con los objetivos de producción, tanto en calidad, cantidad y tiempo, así como verificar el uso adecuado de la asistencia técnica y los planes de producción 61 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Elaborar en reuniones con los socios/as los planes de producción tomando en cuenta cronogramas y variedades demandados por el mercado para cumplir las metas de producción. Elaborar reportes de avance producción e informa al presidente. Elabora en conjunto con el equipo y los socios planes de asistencia técnica requeridos, hará cumplir con producción estimada que mejoren la capacidad técnica de los/as productores/as. Unidad de comercialización Constituido por el jefe de ventas y coordina con el presidente las actividades de gestión, administración y comercialización, con el fin de desarrollar y dinamizar las actividades para alcanzar la sostenibilidad de la misma a través de las siguientes funciones: En coordinación con el presidente elaborar pronósticos de ventas, establecer precios y mecanismos de pago de clientes y productores. Con el apoyo de la unidad administrativa contable llevar un adecuado control y análisis de las ventas. Realizar publicidad y promoción de ventas Informes periódicos a la presidencia sobre las ventas realizadas En coordinación directa con el presidente encargarse de las actividades relacionadas con la planificación de la producción en cronogramas y variedades demandados por el mercado. En coordinación directa con el presidente establecer alianzas estratégicas con proveedores, consumidores. Tener al día registros de clientes Proponer estudios de mercado. Unidad de servicios y proyectos Es la encargada de diseñar servicios concretos y proyectos de acuerdo a las necesidades de la gestión social y empresarial para mejoramiento 62 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA constante para lo cual gestionará proyectos que fortalezcan la misión, visión, principios y producción de la Organización, los cuales serán presentados a entidades públicas o privadas, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. Unidad administrativa contable Es la encargada de ejecutar las siguientes funciones: Manejo financiero de la organización en base al presupuesto general aprobado por la Directiva Ejecutar las directrices sobre manejo y control de procedimientos relacionados con el personal local, administrativo Ejecutar las obligaciones fiscales, legales y laborales. Hacer seguimiento de forma regular y sistemática de la Información Contable generada. Presentar los informes financieros a la gerencia y Directorio Administración adecuada de los bienes y recursos que dispone la organización. Manejo financiero contable de las actividades comerciales de la organización. 3.2.2 Estructura Administrativa La estructura administrativa del CONPAPA se caracteriza por ser centralizada y desconcentrada. La centralización garantiza la operación nacional en forma consistente y unificada y la desconcentración es el medio de permitir la operación de las diferentes zonas de conformidad con sus propias realidades, siendo un requisito administrativo y operativo que el CONPAPA Nacional proporcione el soporte necesario a los CONPAPAS provinciales y realice el seguimiento y evaluación apropiados de la gestión administrativa financiera y operativa. 63 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.3 Organizaciones Económicas de Productores/As (Empresas) Adscritas: Nacional y Provinciales. Cuenta con 84 organizaciones filiales, a estos grupos de base pertenecen 1020 familias beneficiadas directamente y 2040 de forma indirecta, en las provincias de Bolívar, Chimborazo y Tungurahua; incidiendo acciones en 12 cantones de la Región Central del Ecuador. El CONPAPA mantiene relaciones con seis actores de importancia nacional para desarrollo del rubro papa; en las provincias de intervención actúan mediante alianzas 27 instituciones, con las cuales se actúa a través de plataformas de concertación.28 3.4 Actividad Principal La actividad principal de esta Organización es el fortalecimiento de las pequeñas organizaciones, las misma que se encargan de producir papa comercial y semilla en cada una de las tres provincias, las cuales entregan a la organización para que la misma se encargue de la venta a los consumidores finales y de esta forma ayudar a conseguir un precio de venta más elevado que el mercado mayorista; en la actualidad a iniciado a ejecutar el proyecto de vender papa con valor agregado (papas chips de colores) en la provincia de Tungurahua. 28 Estatuto CONPAPA Nacional 64 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Archivos CONPAPA 3.5 Información Adicional CONPAPA es un consorcio sin fines de lucro, debe renovar su directiva cada dos años: El presidente que quede electo debe ser elegido de forma rotativa por cada provincia por cada periodo electoral. La renovación de directiva se debe legaliza ante el MIPRO adjuntando la documentación pertinente (actas de las elecciones y documentación personal de los directivos electos). Para el caso de reforma de estatutos se debe realizar mediante un consenso mayoritario de sus socios en asambleas nacionales y documentadas cada acta de reuniones en las que se haya tratado el tema. Para gestionar en la actualidad apoyos-aportes de ONG y de Ministerios del gobierno se debe tramitar el permiso del RUOS (Registro Único de Organizaciones sociales de forma indispensable). 65 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Los empelados bajo relación de dependencia se deben legalizaren el Ministerio de Relaciones Laborales y realizar los avisos de entrada en el IESS. Toda la documentación legal que haya sufrido cambios se debe actualizar el SRI. 3.6Visión El CONPAPA es reconocido por instituciones públicas y privadas locales y nacionales como organización gremial fuerte que representa a los pequeños productores y, en el mercado como una empresa posicionada, consolidada, con capacidad de gestión e innovación, comercializando productos diversificados con valor agregado y con una marca propia reconocida. Nuestros socios producen con calidad en base a planes de producción que responden a las necesidades de nuestros clientes. Contamos con directivos, técnicos locales y socios comprometidos, capacitados, transparentes, solidarios, con conciencia del cuidado del medio ambiente, con capacidades para concertar y participar en alianzas con otros productores e instituciones. Archivos CONPAPA 66 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.7Misión La misión del CONPAPA es constituirse en una organización que represente los intereses de los productores agropecuarios. Fomentar la participación y concertación de los pequeños productores para la generación de acuerdos internos y alianzas. Generar capacidades en socios, directivos y técnicos para llevar adelante los servicios y acciones en apoyo a los pequeños productores agremiados e incidir en políticas públicas. Producir, transformar y comercializar continuamente productos de calidad en diferentes mercados, utilizando tecnologías adecuadas y amigables con el medio ambiente. Difundir información y rendir cuentas. 3.8.Objetivos 3.8.1 Objetivo General: Incrementar los ingresos de los pequeños productores de papa, mediante la generación de valor agregado a su producción. 3.8.2 Objetivos Específicos: Posicionar los productos generados por CONPAPA a nivel nacional e internacional, denotando su procedencia y a quienes logra favorecer. Impulsar mecanismos para asegurar el cumplimiento de planes de producción de acuerdo a la demanda (calidad y cantidad): identificar y seleccionar a los mejores productores (serios, cumplidos) motivarlos y apoyarlos prioritariamente con incentivos y reconocimientos, semillas y crédito asociativo con garantía grupal para la producción. Fomentar más apropiación y fortalecimiento de los grupos actuales (más información, seguimiento y rendición de cuentas en asambleas zonales de socios) y no insistir en los que quieran separarse o no 67 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA cumplen sus compromisos de producción aplicando rigurosamente el reglamento. En la promoción con nuevos grupos informar claramente cómo funciona la empresa y poner las reglas claras (productores de papa, honestos y fieles, aporte inicial obligatorio, compromiso para cumplir el plan de producción). Asegurar que se implementen mecanismos de control social desde la base (obligatoriedad en información de dirigentes y delegados sobre producción, costos, procesamiento) 3.9. FODA (Fortalezas, Oportunidad, Debilidades y Amenazas) 3.9.1Fortalezas La organización cuenta con producción constante de calidad, además el equipo cuenta con capacidades en distintas disciplinas. La organización tiene una buena red de contactos. Tiene convenios con instituciones públicas y privadas. El producto final es el resultado de un proceso social. Se cuenta con una marca registrada y además se dispone de equipos y materiales básicos para el procesamiento. Naturalmente por ser los productores directos, CONPAPA está buscando patentar la marca de papa chips de colores como RAÍZ DE VIDA y así autentificar nuestro producto. 68 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.9.2 Oportunidades El Programa Nacional de Raíces y Tubérculos rubro Papa del Instituto Nacional Autónomo de Investigaciones Agropecuarias, INIAP, conjuntamente con el Consorcio de Agricultores de Papa (CONPAPA) y los proyectos Iniciativa Papa Andina, del Centro Internacional de la Papa y el Proyecto Fontagro se han propuesto conservar y revalorizar el cultivo de papas nativas a través de su incorporación en cadenas de valor, mediante el desarrollo de productos con valor agregado y la promoción de su cultivo y consumo. Este trabajo involucra a distintos aliados estratégicos (chefs profesionales, escuelas de gastronomía, universidades y escuelas de agroindustrias, empresa privada, ONGs de desarrollo rural). Con la participacion de varios actores de la cadena se han desarrollado seis productos en base a papas nativas, de los cuales tres presentan mayor potencial e interés para producirlos a nivel comercial. 3.9.3Debilidades La organización no cuenta con una infraestructura propia y además no contamos con certificación sanitaria Falta de capital operativo. Además existe un desvió en la producción por parte de los socios (materia prima) debido a la fluctuación de precios, por lo que hay oportunismo, cuando sube el precio del quintal, los socios no entregan al CONPAPA y cuando baja el precio las bodegas permanecen colmadas. Existe una falta de socialización de propuestas innovadoras. No se cuenta con disponibilidad de transporte adecuado para el traslado del producto hacia los clientes. 69 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.9.4 Amenazas El desarrollo de nuevos productos alimenticios y la introducción de estos en el mercado provoca un comercio cambiante y transitorio, por lo que estamos conscientes de que la actividad empresarial que estamos emprendiendo, es decir desarrollar chips de colores con características antioxidantes nos plantea una visión de avance y progreso dentro de la línea de productos ofertados por CONPAPA no solo por la accesibilidad del consumidor final a este producto sino por la ubicación del mismo en la línea de snacks. CONPAPA Servicios Comercialización Generación de VALOR AGREGADO Producción Organización Capacitación Archivos CONPAPA 3.10. Sucursales CONPAPA posee las siguientes sucursales 3.10.1CONPAPA Nacional PRINCIPAL: Av. El Cóndor y Licto Ejecución de proyectos Directorio nacional 70 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Departamento financiero-contable 3.10.2 CONPAPA Tungurahua Sucursal: Av. El cóndor y Licto Ejecución de Proyectos a nivel provincial Directorio Provincial Comercialización papa en fresco Comercialización papa semilla Comercialización papa nativas Departamento financiero-contable Departamento Técnico 3.10.3 CONPAPA Chimborazo Sucursal: Av. Ciudadela san Rafael dos calle Guayaquil y Atenas Ejecución de Proyectos a nivel provincial Directorio Provincial Comercialización papa en fresco Comercialización papa semilla Comercialización papa nativas Departamento financiero-contable Departamento Técnico 3.10.4 CONPAPA Bolívar Sucursal: Ciudad de Guaranda edificio FEPP Ejecución de Proyectos a nivel provincial Directorio Provincial Comercialización papa en fresco Comercialización papa semilla Comercialización papa nativas Departamento Técnico 71 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.11. ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO FINANCIERO PRESIDENTE Y TESORERO CONPAPA NACIONAL CONTADORCONCONPAPA NACIONAL AUXILIAR AUXILIAR CONTABLECONPAPA CONTABLECONPAPA CHIMBORAZO TUNGURAHUA PROMOR PROMOTOR DE VENTAS VENTAS TECNICODE TECNICO PRODUCCION PRODUCCION DE DE El organigrama indica: El Directorio Nacional está a cargo de la elaboración y control presupuestario, así como la administración de fondos de operación del CONPAPA Nacional. El contador es el responsable del análisis financiero, elaboración de estados financieros, elaboración de roles de pago, elaboración y pago de impuestos, análisis de cuentas, solicitud de fondos, ingresos y egresos. Los auxiliares contables provinciales tienen la responsabilidad de registrar todos los movimientos financieros provinciales y entregar la información al contador general el mismo que supervisara y guiara en el caso que lo requiera el proceso contable provincial. 72 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Los promotores de ventas provinciales se dedican estrictamente a la comercialización de papa comercial. Los técnicos de producción se dedican al manejo y supervisión de papa semilla, así como al asesoramiento en general del manejo de papa de calidad. 3.12. Sistema de Registro Contable LENGUAJE DE AREA SISTEMA EMPRESA AÑO CONTABILIDAD SMA CLIENTES PROGRAMACION 1998 VISUAL FOX EXEL PROPIO 1997 PROVEEDORES EXEL PROPIO 1997 NOMINA PROPIO 1997 EXEL Como se puede ver en el cuadro anterior las 2 sucursales del CONPAPA llevan los anexos de las cuentas principales como son: compras y ventas, bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar en hojas de EXEL y al final del mes entregan en forma detallada esta información para que el contador general procese la información en el sistema SMA y también en el sistema de anexos DIM formularios y en el anexo transaccional para el envió de información y pago de impuestos al SRI. Por lo cual con frecuencia existen errores en el envió de información desde las sucursales al CONPAPA Nacional, porque no envía adjunto a copias certificadas de las facturas de compra y venta y el contador debe solicitar mayor detalle de dichos movimientos económicos, en general la documentación correspondiente de las sucursales, por lo cual se emplea más tiempo en solucionar los errores en el procesamiento de la información. 73 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.13.Flujo de Información 3.13.1 Principal Departamento Contable SRI TRIAS MENSUAL EGRESO DE FONDOS SOLICITUD DE FONDOS MENSUAL SOLICITUD DEV. IVA DECLARACION IMPUESTOS CONPAPA NACIONAL Información contable Información contable ADMINISTRACION FONDOS NACIONAL Información contable POA POA TUNGURAHUA CONPAPA TUNGURAHUA CHIMBORAZO CONPAPA CHIMBORAZO POA BOLIVAR CONPAPA BOLIVAR 3.14. Control Interno En el Consorcio existen políticas y control interno en las áreas de compras, ventas y gastos, ya que dichas áreas está a cargo del personal correspondiente. 74 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Compras (proveedores).- En cada provincia los promotores de ventas son las personas encargadas en realizar la adquisición de papa, las compras realizan a los agricultores socios de la organización, luego de la recepción de la papa, procede a re seleccionar y según la calidad y variedad de la papa, emiten una orden de compra, en el cual se indica al costo que debe ser cancelada(según el precio vigente del mercado); con los datos de los agricultores a quienes han sido adquiridos, documento que es entregado a la Auxiliar contable, la misma que procede a emitir liquidación de compra, porque la mayoría de personas son de escaso nivel de educación. En el caso de adquisición de servicios o bienes la persona autorizada que ha realizado la transacción procede a entregar una solicitud de pago adjuntando el documento de compra para que la auxiliar contable revise si cumple con todos los requisitos de ley y consta dentro del POA provincial, procede a realizar el trámite correspondiente para su cancelación, por lo general si pasa de $40 cancelara con cheque, previo a esto debe estar autorizado por el presidente y tesorero; todos los pagos se emite cada 8 días los días martes, porque los señores directivos acuden los lunes por la mañana a revisar los pagos que hay que realizar y proceder a firmar los cheques. En la situación de compra de papa semilla el Ing. Técnico de producción provincial es la persona relacionada directamente en la adquisición, ya que tiene que verificar calidad de la variedad de la papa y darle seguimiento y desinfección de la misma, en la parte legal de documentación de respaldo de compra lo realiza con la ayuda de la auxiliar contable provincial. En el caso del CONPAPA Nacional en el momento de adquirir un bien o servicio se revisa si consta dentro del POA Nacional, luego la persona autorizada a realizar este tipo de transacción solicita mediante una solitud se proceda al pago de dicho gasto, previa autorización del Contador, Presidente y tesorero del directorio, el pago se efectúa con cheque. 75 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Ventas.-En el caso de los CONPAPA Bolívar, Tungurahua y Chimborazo la venta de papa comercial o en freso lo realiza el promotor de ventas, dependiendo la calidad y variedad de papa realiza la venta especialmente a los locales de comidas rápidas, pollerías, restaurants, etc.; cuando la papa ya está seleccionada luego de la venta efectuada, el promotor pasa un listado de los clientes a quienes ha vendido a la auxiliar de contabilidad para que emita las respectivas facturas, las cuales luego de la venta efectuada en el caso de que emitan retenciones proceden a entregar, por lo general los clientes cancelan luego de 15 días de crédito, ya sea en efectivo o con cheque posfechado. En el caso de ventas de semillas el Ing. Técnico de Producción es la persona encargada directamente en realizar la venta a los clientes la cual coordina la documentación de venta con la auxiliar contable provincial. Crédito y cobranzas.- el promotor de ventas es la persona directamente relacionada con los clientes quien se encarga de los cobros y está pendiente del vencimiento de las facturas, cuando ha realizado el cobro con la copia de la factura de cobro entrega el efectivo o cheque a la auxiliar contable quien procede a registrar en su control interno en EXCEL y luego deposita ese valoren la cuenta corriente del banco del Pichincha. Sistema contable.- En el caso de CONPAPA Nacional todas las adquisiciones de bienes o servicios se lo va realizando en el sistema SMA, al cual tiene acceso solo el contador general del consorcio; en el caso de los CONPAPAS provinciales todas las transacciones de compras y ventas lo van realizando en Excel, mediante hojas de cálculo adecuadas a la necesidad de los movimientos financieros. Auditoria.-En el caso de las provincias que aún mantienen financiamientos con ONG son sometidas anualmente a auditoría externa, 76 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA con el fin de verificar que se cumpla con los fines propuestos en el momento de los convenios firmados. Informes financieros.- Los CONPAPA Provinciales y Nacional periódicamente (Trimestral, Semestral, Anual) presentan informes financieros ante el Directorio Nacional y Provinciales, con la finalidad de entregar la información económica en la que se encuentra cada CONPAPA y revisar que se cumpla con los POAS planificado. 3.15Tratamiento de la Información Actual Actualmente en el CONPAPA Nacional es el lugar donde se unifica la información de CONPAPA Bolívar, Chimborazo y Tungurahua, se ha encontrado que la información se lo procesa de forma parcial e incompleta para lo cual se anota lo siguientes aspectos relevantes: La información de cada CONPAPA Provincial es enviada mediante un archivo adjunto de Excel el detalle de compras y ventas, sin su documentación pertinente; de lo cual el contador une esta información con la que él posee de los movimientos del CONPAPA Nacional para la declaración de impuestos de los formularios 104 y 103, así como el anexo transaccional, la misma que por falta de documentación de respaldos no es procesada al 100% en el sistema contable SMA.(Ver anexo 4) La información al llegar en esta modalidad, consigo trae errores de digitación en la cual no coincide datos por ejemplo el RUC, proveedor, fecha, autorización, valores, etc., de los documentos de compra en especial; con lo cual la información se procesa de forma incierta en los diferentes archivos a ser enviados a las Instituciones de control. :(Ver anexo 5) 77 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA La información indicada anteriormente llega cada mes, ejemplo del mes de diciembre del 2010 llega los primeros días del mes siguiente pero con frecuencia faltando dos o tres días para la fecha 18 que es la indicada según el noveno digito del RUC , siendo la fecha límite de declaración tributaria para la empresa; lo que hace imposible procesar la información a tiempo, a continuación se ilustra la siguiente tabla de fechas para la declaración de los impuesto: PLAZOS PARA DECLRACION DE IMPUESTOS NOVENO DIGITO IMPUESTO A LA RENTA ANTICIPO IMP. IVA A LA RENTA MENSUAL PERSONAS DEL RUC 1 2 3 4 5 NATURALES SOCIEDADES 10 DEMARZO 10 DE ABRIL 12 DEMARZO 14 DEMARZO 16 DEMARZO 18 DEMARZO 12DE ABRIL 14 DE ABRIL 16 DE ABRIL 18 DE ABRIL 6 20 DEMARZO 20 DE ABRIL 7 22 DEMARZO 22 DE ABRIL 8 9 0 24 DEMARZO 26 DEMARZO 28 DEMARZO 24 DE ABRIL 26 DE ABRIL 28 DE ABRIL 10 DE JULIO Y 10 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 12 DE JULIO Y 12 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 14 DE JULIO Y 14 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 16 DE JULIO Y 16 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 18 DE JULIO Y 18 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 20 DE JULIO Y 20 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 22 DE JULIO Y 22 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 24 DE JULIO Y 24 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 26 DE JULIO Y 26 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES 28 DE JULIO Y 28 DEL SIGUIENTE SEPTIEMBRE MES El dinero a ser pagado por impuestos al SRI y aportes al IESS son depositadas en la cuenta corriente del banco del pichincha #33658705 desde el CONPAPA Chimborazo y CONPAPA Tungurahua con frecuencia realizan los depósitos respectivos en fechas topes de pago o retrasado luego de haber pasado la fecha 15 que corresponde al pago de la planilla del IESS o 18 que corresponde a pagos al SRI, surgiendo de esta manera retraso en los pagos respectivos, 78 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Al no poseer la documentación en la oficina central del CONPAPA Nacional, oficina en la que se procede a realizar los cálculos de impuestos, llenado de formularios 104 y 103 y generación del comprobante de pago del IESS, etc., la información no se registra al 100% en el Sistema contable, evitando de esta forma se lleve un control adecuado y rigurosos como debería ser de una empresa obligada a llevar contabilidad, de esta forma se está declarando en impuestos o presentando en informes, con posibilidad de infringir en errores y surgiendo riesgo de forma directa ante las autoridades de ser sancionado, el contador y el Presidente de la empresa. Por falta de presupuesto financiero en el Consorcio el contador general es contratado a tiempo parcial imposibilitando de esta forma tener tiempo necesario para ejercer control estricto sobre la documentación financiera y secuencia en cada uno de los movimientos financieros de la empresa, de esta forma es difícil llevar una contabilidad correcta y adecuada. El sistema contable utilizado posee licencia y es una gran falencia que por los motivos enunciados anteriormente sea subutilizado y no se haya sacado su máximo provecho y poder desarrollar una contabilidad completa al 100%. 79 ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS CAPITULO IV 4.Análisis e Interpretación de Resultados 4.1 Análisis de Resultados 1.- ¿Considera necesario llevar una contabilidad en el consorcio? Tabla Nº3 Alternativas Si No Total frecuencia 5 0 5 porcentaje 100% 0% 100% Gráfico Nº1 Considera necesario llevar una contabilidad en el Consorcio? Si No Si; 5; 100% Fuente:CONPAPA Elaborado por: Cristina Aldás Análisis: El estudio nos demuestra que el 100% de los directivos personal contable de la empresa consideran indispensable que se debe llevar una contabilidad en la empresa CONPAPA. Interpretación: El control de la empresa depende de la contabilidad por lo tanto se hace indispensable mantener un control para saber cómo marchan las finanzas de la empresa. 80 ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS 2.- ¿Cree necesario realizar un manual contable para el Consorcio CONPAPA? TablaNº4 Alternativas Si No Total frecuencia 4 1 5 porcentaje 80% 20% 100% Gráfico Nº 2 Cree necesario realiizar un manual contable para el consorcio Conpapa? No; 1; 20% Si No Si; 4; 80% Fuente:CONPAPA Elaborado por: Cristina Aldás Análisis: Los directivos y personal contable el 80% manifiestan que es necesario y de los directivos el 20% de su totalidad manifiestas que no se debe realizar un manual contable. Interpretación: La elaboración de un manual contable servirá de guía práctica para el personal administrativo y contable que vaya rotando junto al cambio de periodos electorales de la empresa, para que el personal nuevo que ingrese a laborar siga un mismo lineamiento contable administrativo y pueda ser una herramienta importante en la consecución y ejecución de la empresa CONPAPA. 81 ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS 3.- ¿El uso de un Manual Contable, permitirá el registro correcto y adecuado de la contabilidad para CONPAPA? TablaNº 5 Alternativas Si No Total frecuencia 4 1 5 porcentaje 80% 20% 100% Gráfico Nº3 El uso de un Manual Contable, permitirá el uso y registro correcto de la contabilidad para la empresa CONPAPA No; 1; 20% Si; 4; 80% Fuente:CONPAPA Elaborado por: Cristina Aldás Análisis: El 80% está de acuerdo que el uso del manual contable permitirá el registro correcto y adecuado, mientras que el 20% cree que no es necesario su uso. Interpretación: La mayoría del personal encuestado esta consiente que el manual contable permitirá para el personal administrativo y contable actual y en lo futuro seguir con un mismo lineamiento en su proceso, ya sea para un adecuado manejo contable, y también para evitar errores, ya sea en su registro o proceso, debido a que las leyes tributarias hoy en día son severas en sanciones. 82 ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS 4.- ¿Cree que la situación actual de la empresa CONPAPA es estable? TablaNº6 Alternativas Si No Total frecuencia 3 2 5 porcentaje 60% 40% 100% Gráfico Nº 4 Cree que la situacion actual de la empresa Conpapa es estable? No; 2; 40% Si Si; 3; 60% No Fuente:CONPAPA Elaborado por: Cristina Aldás Análisis: El 60% opina que la situación actual del CONPAPA es estable y el 40% cree que no tiene estabilidad empresarial. Interpretación: La mayoría del personal opina que es estable, porque a pesar de haber poco apoyo económico de las ONG , en la comercialización de la papa aún tiene confianza en mejorar el mercado y poder sostener la actividad, mientras que el resto es poco optimista, debido a que la competencia y estabilidad en el precio es demasiado variable debido a varios factores en la producción y comercialización y no hay seguridad en que se pueda mantener un nivel alto en volumen y precio en ventas; proporcionando la suficiente rentabilidad en el manejo del negocio y poder sustentar los costos y gastos que amerita en el mismo. 83 ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS 5.- ¿Cree que los métodos utilizados para el control financiero es el adecuado? TablaNº 7 Alternativas Si No Total frecuencia 3 2 5 porcentaje 60% 40% 100% GRAFICO Nº5 Cree que los metodos utilizados para el control financiero es el adecuado? No; 2; 40% Si Si; 3; 60% No Fuente:CONPAPA Elaborado por: Cristina Aldás Análisis: El 60% indica que si son utilizados los métodos financieros correctos y el otro 40% piensa que no se lo utilizan debido a los inconvenientes tributarios que se han tenido desde el inicio de la creación de la empresa. Interpretación: El motivo por el cual se encuentra estos resultados, se debe a los directivos porque son gente con un nivel medio de conocimiento en el tema y han opinado que no, mientras que el personal contable ha vivido experiencias en las cuales ha tenido que solucionar problemas tributarios de años pasados, su respuesta es positiva, por la falta de experiencia en el área de este tipo de empresa y no se ha aplicado de forma correcta el procedimiento adecuado, por lo cual ha conllevado a serios inconvenientes en especial con el Servicio de Rentas Internas. 84 ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS 6.- ¿El trabajo que realizan los empleados es indispensable para el buen funcionamiento de la empresa? TablaNº8 Alternativas Si No Total frecuencia 4 1 5 porcentaje 80% 20% 100% GRAFICO Nº6 El trabajo que realizan los empleados es indispensable para el buen funcionamiento de la No empresa? 1 20% Si 4 80% Fuente:CONPAPA Elaborado por: Cristina Aldás Análisis: La mayoría de entrevistados han opinado que si es necesario en un 80%, mientras que el 20% han contestado que no es indispensable el recurso humano para un buen funcionamiento de la empresa. Interpretación: Para que una empresa logre alcanzar el éxito es necesario que todos los involucrados en el funcionamiento deben cumplir sus obligaciones con responsabilidad es por eso que los empleados dentro de la empresa desempeñan un papel muy importante, de ellos depende mucho la triunfo de la empresas. 85 ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS INTERPRETACION DE DATOS: Con la obtención de los resultados se puede indicar que la empresa CONPAPA, no posee un adecuado y correcto proceso contable y por ende administrativo lo cual ha conllevado a un sinnúmero de errores administrativos, tributarios, trayendo como consecuencia un desfase económico, por lo cual se hace necesario y urgente la implantación de un manual contable que rija el funcionamiento y ayude a optimizar de esta área, la misma que es de vital importancia para un eficiente trabajo contable el cual pueda indicar reportes confiables que sirvan para la toma de decisiones adecuadas en el momento oportuno y se convierta en una herramienta de primer orden para evitar obstáculos y con llevar al éxito a la empresa CONPAPA. 86 PROPUESTA CAPITULO V PROPUESTA 5.1.Diseño de la Propuesta CONCEPTO: documento que incluye descripción de cada una de las cuentas del catálogo, procedimientos, políticas, métodos y técnicas; que facilitara la estandarización y el registro adecuado de las transacciones. OBJETO. Construir una guía de trabajo y un elemento de consulta para normar las políticas del Consorcio CONPAPA, en cuanto a su organización y procedimientos contables. ALCANCE. Institucionalizar todos los procedimientos relacionados al ciclo Contable. RESPONSABILIDAD Y USO. Está dirigido a los Directivos del CONPAPA Nacional y Provinciales, junto a los auxiliares contables y contador general. IMPORTANCIA. Es de ayuda y beneficio para el personal administrativo y financiero-contable, porque detalla de manera fácil, clara y precisa el funcionamiento de todas las cuentas así se asegura la uniformidad en el desarrollo y simplificación del trabajo. 5.2 Funciones en el Área Contable Al momento la empresa no dispone de un documento que contemple las funciones del área Contable. 87 PROPUESTA Para que se ejecute esta distribución de funciones se tiene que disponer del mismo sistema contable en las provincias de Chimborazo y Tungurahua, para facilitar las funciones y mejore el control contable-financiero. PRESIDENTE Al presidente del CONPAPA Nacional le corresponde: Realizar alianzas estratégicas con instituciones públicas y privadas para la generación de políticas y un entorno favorable a los negocios de pequeños agricultores. Debe fomentar la representatividad del gremio de la papa a nivel nacional, la representación en los congresos Nacionales e Internacionales relacionándose con otros sectores para gestionar e institucionalizar procesos de desarrollo de los pequeños productores agropecuarios a nivel Nacional. El presidente es la persona responsable ante la Organización, y será quien dirija y controle las actividades comerciales y financieras del CONPAPA. El presidente del CONPAPA Nacional será quien coordine de forma general las actividades Nacionales, trabajara conjuntamente con las directivas provinciales. El Presidente del CONPAPA Nacional será quien realice la aprobación y contratación del Recurso humano para las distintas áreas de trabajo de la organización en general. Realizara la Aprobación de presupuestos y requerimientos en las distintas áreas de la organización conjuntamente con los directivos 88 PROPUESTA provinciales en el caso de Bolívar, Chimborazo y Tungurahua, para la respectiva provincia. Realizara el Seguimiento y control del actividades comerciales, sociales y financieras de la organización Sera la persona responsable de abalizar los informes técnicos, gerenciales ante los organismos de apoyo y ante la organización misma. CONTADOR GENERAL Debe cumplir las siguientes actividades específicas: Elaboración de informes y estados financieros Análisis financiero Control de economía internos y fondos de las provincias Asesoría financiera CONPAPA Chimborazo, CONPAPA Tungurahua Elaboración y seguimiento del presupuesto Declaración de impuestos y pagos de IESS Tramite devolución de IVA Cumplimiento con POA NACIONAL Registro/documentación del personal bajo relación de dependencia Coordinación de servicios informáticos Coordinación de Reuniones periódicas y actividades de sociabilización del CONPAPA Nacional Ingresar en el sistema SMA lo siguiente: 89 PROPUESTA Bancos: Transacciones de ingresos y egresos, conciliaciones bancarias Proveedores: por adquisiciones pendientes de pago Ingreso al sistema de activos fijos, Adquisiciones de bienes Rol de pagos Registro de gastos de caja chica. Las transacciones realizadas por las auxiliares contables de las provincias Conciliaciones bancarias provinciales de todas sus cuentas Ingresos de dinero al CONPAPA Nacional y Provinciales adjuntando los documentos de respaldo(comprobantes de depósito bancario) Que las diferentes actividades financieras se cumplan con las leyes de régimen Tributario interno. AUXILIARES CONTABLES Emisión de pagos a todos los proveedores previo a cumplir los requisitos(facturas, solicitud de pago autorizadas) Elaboración de retenciones en la fuente(verificando validez del factura) Recepción de Cuentas por Pagar de todas las áreas(administrativa. Comercial, semillas) Verificación de la documentación que cumpla las políticas establecidas internamente en cada provincia y la Ley de Régimen Tributario Interno. Emitir informes mensuales de las compras y gastos al contador general para la declaración de los impuestos. Transferir o depositar los valores correspondientes para pago al SRI, IESS en las fechas estipuladas internamente.(hasta el 5 de cada mes). Controlar y registrar, los gastos de caja chica de las provincias respectivas Dar cumplimiento con POA Provincial Enviar los cheques y retenciones en la fuente en el caso de haber pagos que deban hacer desde el CONPAPA Provincial al CONPAPA Nacional 90 PROPUESTA Registrar en el sistema contable SMA todas las transacciones por modulo correspondiente: contabilidad, Bancos inventarios Facturación Clientes Proveedores Activos fijos Presupuestos Rol de pagos Por cada área (comercial-semilla, almacén y programas de apoyo), ya que de esta forma se podrá tener un control total de cada una de las áreas y sería un mínimo de margen de error en el procesamiento de la información. 5.3 Procedimientos para la Codificación de Cuentas El ciclo contable está compuesto por una serie de pasos que las personas del departamento de Contabilidad llevará a cabo con el propósito de cumplir con las responsabilidades de validad informaciones, registrarlas en los diferentes libros y posteriormente presentar en forma resumida los estados financieros básicos requeridos por directivos, socios y organismos de control. Objetivo Lograr que todas las transacciones ejecutadas por CONPAPA sean codificadas previo a su registro, aplicando para ellos los instrumentos requeridos. Área responsable de la Aplicación Departamento de Contabilidad. 91 PROPUESTA CODIFICACIÓN DE CUENTAS Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: PASOS La Dirección Administrativa y Financiera envía todos los días al Departamento de Contabilidad, los expedientes soporte de cada operación. El encargado de contabilidad o el analista que éste asigne, recibe el expediente citado en el paso No. 1, y procede de la forma siguiente: Codifica las operaciones que inciden en el activo, pasivo y capital o patrimonio, conforme el catálogo de cuentas de la contabilidad automatizada. FLUJOGRAMA INICIO La Tesorería envía diariamente a contabilidad los documentos que sustentan las operaciones de la Institución. El Encargado de Contabilidad, codifica el o los expedientes soporte de las transacciones. Concluido el proceso de codificación, el Encargado de, registra las transacciones en el Libro Diario. El encargado de contabilidad o el analista autorizado, procede a registrar las transacciones en el Diario General, para lo que aplicará el procedimiento que rige el ciclo contable. FIN Fin del procedimiento. 92 PROPUESTA Movimiento de las cuentas principales Activo Está Constituido por los bienes y derechos que posee la empresa para el desarrollo de sus operaciones. También incluye los derechos adquiridos, es decir, los derechos a futuro que se darán en una fecha determinada y en ese momento se reconocerán como activos. El saldo de las cuentas que lo representan será generalmente deudor. CUENTA ACTIVO CAJA NATURALEZA DEL SALDO: DEUDOR Descripción: Registra y controla los fondos en efectivo destinados a ser manejados a través de una caja chica. Dentro de ésta se encuentran: Caja chica General Caja chica Se debita: Con el monto de creación de la caja chica. Se acredita: Con el cargo a la cuenta de banco cuando se cierre la caja chica 93 PROPUESTA CUENTA ACTIVO BANCOS NATURALEZA DEL SALDO: DEUDOR Descripción: Registra y controla los depósitos y cheques girados en bancos e instituciones financieras. Algunas de estas cuentas pueden formase como un fondo rotativo para cubrir los gastos de operación y funcionamiento de la empresa. Están a cargo de la persona que se determine como responsable por el Gerente General. Cuenta en el banco X Cuenta en el banco Y Se debita: Con los depósitos realizados por la empresa y por las notas de crédito emitidas parel banco. Se acredita: Con los cheques que se emiten para cumplir los compromisos de la empresa. CUENTA ACTIVO CUENTAS POR COBRAR NATURALEZA DEL SALDO: DEUDOR Descripción: Registra el derecho derivado de las obligaciones contraídas por los clientes con la empresa. Dentro de estas cuentas se encuentran las siguientes: Clientes Empleados y Funcionarios Se debita: Con el comprobante del compromiso de pago de los clientes (facturas) o de los empleados y funcionarios. Se acredita: Con el monto entregado por los clientes, empleados o funcionarios para liquidar la cuenta por cobrar. 94 PROPUESTA CUENTA ACTIVO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO NATURALEZA DEL SALDO: DEUDOR Descripción: Registra el valor de los pagos de servicios realizados por anticipado. Seguros pagados por anticipado Alquileres pagados por anticipado Se debita: Con el desembolso en concepto de pago anticipado realizado por la Empresa. Se acredita: Con la amortización de la porción del gasto, conforme vencen los períodos que se cubren, registrando dicho valor directamente en el gasto. CUENTA ACTIVO ACTIVOS FIJOS NATURALEZA DEL SALDO: DEUDOR Descripción: Registra el valor de la maquinaria, mobiliario y equipo de oficina y vehículos que tiene la empresa para desarrollar sus actividades industriales y comerciales. Maquinaria y equipo Equipo de computación Vehículos Edificios Se debita: Con el valor de adquisición o donación del bien mueble o inmueble de la empresa. Se acredita: Con la baja del activo fijo. 95 PROPUESTA CUENTA ACTIVO DEPRECIACIONES ACUMULADAS NATURALEZA DEL SALDO: DEUDOR Descripción: Registra el valor que la Ley permite reconocer como desgaste de los diferentes activos fijos de la empresa. Esta es una cuenta reguladora, es decir que disminuye el valor neto de las cuentas a las que afecta, con el objetivo de reconocer el gasto acumulado de los bienes específicos. Depreciación acumulada de maquinaria y equipo Depreciación acumulada de equipo de computación Depreciación acumulada de vehículos Depreciación acumulada de edificios Se debita: Con la contrapartida que se debe generar al momento de dar de baja el bien al que regula. Se acredita: Con el valor de la cuenta correspondiente de gasto. PASIVO Lo constituyen todas las deudas y obligaciones a corto, mediano y largo plazo que tiene la empresa con terceras personas. El saldo de las cuentas que lo representan será Acreedor. CUENTA PASIVO PROVEEDORES NATURALEZA DEL SALDO: ACREEDOR Descripción: Registra los compromisos que la empresa adquiere con terceros, por concepto recompra de materia prima o insumos necesarios para la producción y el funcionamiento normal de la empresa. Se debita: Con los abonos parciales o cancelaciones de las facturas. Se acredita: Con el valor de los compromisos adquiridos. 96 PROPUESTA CUENTA PASIVO DOCUMENTOS POR PAGAR NATURALEZA DEL SALDO: ACREEDOR Descripción: Registra y controla la parte corriente de las obligaciones por pagar a un plazo menor de un año, cuyo valor es plenamente conocido y amparado por medio de documentación legal apropiada. Se debita: Con el valor de los pagos efectuados. Se acredita: Con las obligaciones de corto plazo contraídas por la adquisición de bienes, suministros o servicios recibidos, amparados con documentación formal. PATRIMONIO Representa el monto de los recursos que son propiedad de los accionistas de la empresa. CUENTA FONDOS PATRIMONIAL PATRIMONIO NATURALEZA DEL SALDO: ACREEDOR Descripción: Registra las aportaciones y las utilidades retenidas y por distribuir a los socios. Se debita: Al liquidar la empresa o al distribuir utilidades. Se acredita: Con el valor de los aportes recibidos de los socios o con las utilidades de los ejercicios anteriores pendientes de distribuir. 97 PROPUESTA INGRESOS Valores que ingresan a la empresa, provenientes de los productos o servicios que se prestan a los clientes. Con el objetivo de hacer un análisis de rentabilidad de las diferentes órdenes de compra, este manual sugiere que se haga un código que permita registrar las órdenes de trabajo separadas de manera individual: CUENTA INGRESOS NATURALEZA DEL SALDO: ACREEDOR Descripción: Registra los ingresos de la empresa por concepto de la venta de productos o de la presentación de servicios a sus diferentes clientes. Se debita: Al cierre del período contable, contra las cuenta de gasto. Se acredita: Con los fondos que reciba la empresa como pago de los bienes o servicios prestados a sus clientes. GASTOS Agrupa las diferentes cuentas de gastos ocasionados por el funcionamiento administrativo y operacional de la empresa. 98 PROPUESTA CUENTA GASTOS NATURALEZA DEL SALDO: DEUDOR Descripción: Este grupo comprende las erogaciones en que se incurra por concepto de gastos ocasionados con las operaciones de la empresa. Sueldos y salarios Sueldos y salarios extraordinarios Bonificación Indemnización Insumos y materiales Combustibles y lubricantes Gasto de movilización Repuestos y reparaciones Materiales Otros gastos Se debita: Cuando se registran los gastos de cada una de las sub-cuentas. Se acredita: Al cierre del período contable, contra las cuentas de ingresos. Asiento Contable registro de fondo de caja chica CONPAPA Nacional Código Cuenta Debe 5.3.04.003 Gastos de movilización 1.1.01.002 Haber 50.00 Caja Chica 50.00 Registro y justificación de gastos de movilización por el mes de diciembre del 2011 Adj. solicitud de reposición de fondo #50 99 PROPUESTA Asiento Contable registro de reposición fondo de caja chica CONPAPA Nacional Código Cuenta Debe 1.1.01.002 Repuestos y Reparaciones Haber 50.00 1.1.02.001 Banco del Pichincha 50.00 Registro y emisión de reposición de fondos de caja chica para el mes de enero/2012 con ch. 00512Adj. solicitud de reposición de fondo #50 Procedimientos para la ejecución del ciclo contable Objetivo Estructurar la herramienta que guíe al personal del Departamento de Contabilidad para que realice con eficiencia y en el menor tiempo posible, las funciones de su competencia, a fin de que CONPAPA elabore con oportunidad la información financieras indispensables para la rendición de cuentas. Personal responsable Estas actividades son de exclusiva responsabilidad del Departamento de Contabilidad. Importancia El ciclo contable o de contabilidad, permite obtener toda la información financieras necesarias para la elaboración de los estados anuales, mensuales o de cualquier otra índole que requieran las autoridades y de control. 100 PROPUESTA EJECUCIÓN DEL CICLO CONTABLE Elaborado por: Revisado por: PASOS Aprobado por: FLUJOGRAMA 1. Obtenga del personal del área administrativa: Cualquier otra información relacionada, así como los documentos utilizados como Cotizaciones; Análisis a las cotizaciones; Acta del comité de adquisiciones y demás, Copia del instrumento de pago; 2. Registre cada transacción en el Diario General. 3. Efectúe el pase a los Mayores Generales y/o Auxiliares que permitan las circunstancias. 4. Elabore los estados financieros básicos. 5. Presente los estados e informes financieros a las autoridades y organismos de control. 6. El Departamento de Contabilidad habilitará archivos en donde mantendrá copias originales de los estados Financieros. INICIO Obtener Documentación de sustento e información contable de toda el área administrativa Registre las transacciones en el Libro Diario y Mayorice las mismas. Elaboración y Presentación de Estado Financieros básicos. Archive toda información contable. 7. Fin del procedimiento. FIN 101 la PROPUESTA Procedimientos para elaborar las conciliaciones bancarias Objetivo Permitir que el personal del área de contabilidad de CONPAPA, cuente con la guía apropiada para conciliar con calidad y en la oportunidad requerida los saldos de las cuentas corrientes bancaria de la entidad. Área responsable Departamento de Contabilidad. 102 PROPUESTA ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS Elaborado por: Revisado por: PASOS Libro FLUJOGRAMA Bancario Físico o Electrónico 1. Aprobado por: INICIO El Departamento Contabilidad de mantendrá registrada, de forma individual y Registra individualmente los movimientos bancarios actualizada, todos de las cuentas de la institución. 2. Extraer del correspondiente estado mensual bancario, los créditos y los débitos generados por: intereses transferencias, Extrae los movimientos no registrados en libros y se encuentra en estado de cuenta. ganados, comisiones y servicios, entre otros. 3. Luego proceda a registrar en el libro banco las operaciones Registra en el libro correspondiente. Notifica al banco para elimina posibles errores. aceptadas que hasta ese momento no habían sido tomadas en cuenta. 4. Las partidas debitadas o acreditadas incorrectamente por el banco, serán Archive información bancaria notificadas inmediatamente a éste, con el propósito de eliminar toda posibilidad de error de nuestras cuentas bancarias. 1 103 PROPUESTA ELABORACIÒN DE CONCILIACIONES BANCARIAS Elaborado por: Revisado por: PASOS Aprobado por: FLUJOGRAMA Estado Mensual del Banco 5. El Encargado del Departamento de Contabilidad, procede a verificar que el banco haya acreditado íntegramente los recursos depositados, incluyendo transferencias e intereses ganados, mediante el cotejo o cruce entre el estado mensual bancario y los documentos que sustentan la transacción. 4 Concluido el cotejo, se procede a sumar los depósitos en tránsito y restar los cheques emitidos hasta la fecha del corte del estado, lo que dará como resultado el Balance Conciliado Según Banco, el que debe ser idéntico al Balance Conciliado Según Nuestro Libro. 5 Las discrepancias que podrían originar créditos o débitos incorrectos, recibirán el tratamiento descrito en el paso No.4. 6 Finalizado el proceso el Departamento de Contabilidad, archiva y custodia la información. 7 Fin del procedimiento. 1 El Estado del Banco es revisado y cotejar la información con el registro de la empresa. Registre los correspondientes Libro de registro Archive toda información contable. FIN 104 ajustes en el la PROPUESTA Procedimientos para la elaboración de los estados financieros Crear la base para que el personal del Departamento de Contabilidad de CONPAPA, elabore con calidad y oportunidad los estados financieros que en cada caso requerirán los organismos de control externos. Tipo de estados Los estados financieros que elaborará el Departamento de Contabilidad, son los siguientes: a) Estado de Situación Financiera, b) Estado de Resultados, c) Estado de Flujo de Efectivo Área responsable de su elaboración Departamento de Contabilidad. Ejemplares que lo integrarán El Departamento de Contabilidad pondrá el cuidado necesario a los fines de que estos estados estén integrados de un (1) original y dos (2) copias. 105 PROPUESTA ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Elaborado por: Revisado por: PASOS 1. El encargado de contabilidad extraerá, al cierre de cada mes, la información contenida en los mayores durante el transcurso del año, con cuyos resultados procederá a elaborar los estados financieros. 2. El encargado de contabilidad, elaborará toda nota o anexo que requiere una explicación o demostración de su composición, con lo que despejaría cualquier duda o interrogante sobre la razonabilidad de los saldos mostrados. 3. Para la elaboración de los estados financieros, el encargado de contabilidad aplicará las Normas correspondientes. 4. El encargado de contabilidad presenta los estados financieros. . Luego distribuye los ejemplares conforme este procedimiento y verifica que la entidad conserve una copia en donde conste la recepción por parte de la Institución que lo reciba. 7. Fin del procedimiento. Aprobado por: FLUJOGRAMA INICIO Extrae la información contable necesario para la elaboración de los estados financieros. Se realiza los estados financieros con cualquier explicación o nota, observando las normas necesarias. Archive toda información contable. FIN 106 la PROPUESTA 5.4 PLAN DE CUENTAS CONPAPA 2011 PLAN DE CUENTAS CÓDIGO DE LA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA 1. ACTIVO 1.1. CORRIENTES 1.1.01. CAJA 1.1.01.001 Caja General 1.1.01.002 Caja Chica 1.1.02. BANCOS 1.1.02.001 Banco del Pichincha Nacional 1.1.02.002 Banco del Pichincha Tungurahua. 1.1.02.003 Banco del Pichincha Tungurahua 1.1.02.006 Banco del Pichincha Chimborazo 1.1.02.007 Cta. Cte. Prodigando 1.1.02.008 Banco P. Chimborazo 1.1.02.009 Póliza Banco del Pichicha 1.1.03. CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS 1.1.03.018 Varios 1.1.04. CUENTAS POR COBRAR CLIENTES 1.1.04.001 Clientes Locales 1.1.04.002 Clientes Chimborazo 1.1.05. OTRAS CUENTAS POR COBRAR SOCIOS 1.1.05.001 Bolívar 1.1.05.004 SOCIOS LOCALES (FONDOS POR 1.1.05.005 CONPAPA Chimborazo (RET. IVA. FTE.) 1.1.05.006 CONPAPA Tungurahua (RET.IVA Y FTE.) 1.1.05.010 CONPAPA Nacional 1.1.05.08 CONPAPA Chimborazo -TRIAS 1.1.06. CUENTAS POR COBRAR GARANTÍAS 1.1.06.001 Arriendos 1.1.08. CRÉDITO TRIBUTARIO 1.1.08.001 Crédito Tributario del IVA 1.1.09. CRÉDITO TRIBUTARIO DEL I.R. 1.1.09.001 IVA por cobrar (COSUDE) 1.1.10. ANTICIPOS 1.1.11. INVENTARIOS 1.1.11.001 Inv. Papa Comercial 1.1.11.002 Inv. Papa Semilla 107 PROPUESTA 1.2. 1.2.1. 1.3. 1.3.01. 1.3.01.001 2. 2.1. 2.1.01. 2.1.01.001. 2.1.01.001.001 2.1.01.001.002 2.1.01.001.003 2.1.01.001.004 2.1.01.002. 2.1.01.002.001 2.1.01.003. 2.1.01.003.001 2.1.01.003.002 2.1.01.003.003 2.1.01.003.004 2.2. 2.2.01. 2.2.01.001 2.2.01.002 2.2.01.003 2.2.01.004 2.2.01.005 2.2.02. 2.2.02.001 2.2.02.002 2.2.02.003 2.2.03. 2.2.03.001 2.3. 2.3.01. 2.3.01.001 2.3.01.002 2.3.01.003 2.3.02. 2.3.02.001 2.3.03. 2.3.04. ACTIVOS FIJOS Terrenos ACTIVOS DIFERIDOS PREPAGADOS Gastos Prepagados PASIVO CORRIENTES CUENTAS POR PAGAR Proveedores Proveedores Papa Proveedores Bienes Proveedores Servicios (DEPÓSITOS CONPAPA Cuentas por pagar CONPAPA CONPAPA Chimborazo Proveedores Chimborazo Proveedores Papa Proveedores Bienes Proveedores Servicios Semillas OBLIGACIONES FISCALES Retención en la Fuente Por Pagar Retención 1% Retención 2% Retención 8% Retención 10% Retención Empleados RETENCIONES DE IVA I.V.A. 100% por pagar IVA 70% por pagar IVA 30% por pagar IVA CAUSADO IVA Por Pagar OBLIGACIONES LABORALES I.E.S.S. Aporte Personal IESS Aporte Patronal IESS Prestamos IESS CON EMPLEADOS Sueldos Por Pagar OBLIGACIONES CON EMPLEADOS PROVISIONES 108 PROPUESTA 2.3.04.001 2.3.04.002 2.3.04.003 2.3.04.005 2.3.04.006 3. 3.1. 3.1.01. 3.1.01.001 3.1.02. 3.1.02.001 3.2. 3.2.01 3.2.02 4. 4.1. 4.1.01. 4.1.01.001 4.1.01.002 4.2. 4.2.01. 4.2.01.001 4.2.03. 4.2.03.005 4.2.03.006 4.2.05. 4.2.05.001 4.2.05.002 4.2.06. 4.2.06.001 4.2.07. 5. 5.1. 5.1.02. 5.1.02.001 5.1.02.002 5.1.03. 5.1.03.001 5.1.03.002 5.3. 5.3.01. 5.3.01.001 Décimo Tercer Sueldo Décimo Cuarto Sueldo Vacaciones Aporte Patronal Fondos de Reserva PATRIMONIO CAPITAL CAPITAL SOCIAL Capital Social PERDIDAS Pérdida Neta del Ejercicio RESULTADOS Resultados de Años Anteriores Resultado de Ejercicio INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES Ventas Ventas Papas Ventas Semillas INGRESOS NO OPERACIONALES RENDIMIENTOS FINANCIEROS Intereses por Depósito a Plazo INGRESOS DE COOPERANTES PBA Cuota de ingreso de productores CONTRAPARTE BENEFICIARIOS Materiales Otros Ingresos CONTRAPARTE DE ENTIDADES LOCALES Consejos Provinciales INGRESOS OCASIONALES GASTOS DE INVERSIÓN GESTIÓN TÉCNICA NACIONAL Gestión act. de acuerdo a POAS Sistematización y difusión Participación en eventos CONPAPA como organización Fort. Nueva institucionalidad Continuación del Plan de GASTOS CONPAPA TUNGURAHUA Fortalecimiento organizativo Asambleas Mensuales de Evaluación 109 PROPUESTA 5.3.01.002 5.3.02. 5.3.03. 5.3.03.001 5.3.03.002 5.3.03.003 5.3.03.004 5.3.04. 5.3.04.001 5.3.04.002 5.3.04.003 5.4. 5.4.01. 5.4.01.001 5.4.01.002 5.4.01.003 5.4.01.004 5.4.01.005 5.4.01.007 5.5. 5.5.01. 5.5.02. 5.5.02.001 5.5.02.002 5.5.02.003 5.5.02.004 5.5.02.005 5.5.02.006 5.5.02.007 5.5.02.008 5.5.02.009 5.5.03. 5.5.03.003 5.5.03.004 6. 6.01. 6.01.001 6.02. 6.02.001 6.03. 6.03.001 Asambleas Zonales de productores, Agro negocio/Producción Capacitación e innovación Talleres de Fortalecimiento Seguimiento y retroalimentación Estudio para definir protocolos Fondo 1-1 capital de operación Gestión y Administración del Arriendo bodega Operación CONPAPA NACIONAL Movilización y mantenimiento GASTOS PERSONAL CONPAPA PERSONAL AFILIADO AL IESS Sueldos Y salarios Contador Sueldos y Salarios Coordinador XIII Sueldo XIV Sueldo Vacaciones Aporte Patronal GASTOS CONPAPA CHIMBORAZO Fortalecimiento organizativo Agro negocio/Producción Consolidación del banco Capacitación en el uso de insumos Consolidación de 4 grupos Capital de Trabajo Equipamiento de materiales Sondeo promoción de mercado Apoyo contable comercialización Teléfono e Internet Sueldo Coordinador CONPAPA. Capacitación e innovación Gastos de Operación Capacitación COSTO DE VENTAS Costo de ventas Papas Costo de ventas Costo de ventas Papas Costo de ventas Costo de ventas semillas Costo de ventas 110 PROPUESTA 5.5 Ejercicio Práctico 111 PROPUESTA 112 PROPUESTA 113 PROPUESTA 114 PROPUESTA 115 PROPUESTA 116 PROPUESTA 117 PROPUESTA 118 PROPUESTA 119 PROPUESTA 120 PROPUESTA 121 PROPUESTA 122 PROPUESTA 123 PROPUESTA 124 PROPUESTA ………………… ……………… ……………… Aprobado Revisado Autorizado 125 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 CONCLUSIONES La empresa CONPAPA no posee un manual que guie los procesos y procedimientos contables El proceso actual de la información no es completo y ordenado por lo cual no garantiza informes veraces y oportunos en el área contable El sistema contable SMA es un programa complejo por lo cual requiere tener una visión clara de cómo ingresar la información porque puede arrojar errores en el momento de reversar asientos contables y provoca errores en el ingreso y proceso El sistema de Control Interno del CONPAPA, en general es adecuado, porque en sus estatutos posee una guía de políticas y procedimientos para sus miembros directivos y socios El personal del área contable por la transición que se encuentra la empresa de disminución de presupuesto se ha desordenado las actividades, teniendo que desempeñar labores no definidas en el área, provocando un desequilibrio en sus funciones. 126 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.2 RECOMENDACIONES La correcta aplicación del presente Manual Contable, nos ayudaría a optimizar tiempo, dinero, y se obtendría confianza en el proceso de información financiera. La correcta aplicación del plan de cuentas en base a los POAS elaborados, aplicando las normas ecuatorianas de contabilidad, se tendría como resultado adecuados informes financieros. Es esencial el proceso de la información utilizando todos los módulos que posee el sistema contable, para obtener un control estricto sobre cada una de las áreas involucradas, por ejemplo inventarios. En la utilización del presente Manual deben estar inmersas todas las personas encargadas de la contabilidad, así como sus directivos para que posean una visión clara de las actividades que debe desarrollar cada una de las personas encargadas en su área y la forma como se debe tratar la información para su correcto procesamiento. 127 BIBLIOGRAFIA BIBLIOGRAFÍA AGUILAR; Ruth, 1996, Metodología de la Investigación Científica. Bacón SARMIENTO R. Rubén, Contabilidad General (Décima Edición 2005 corregida y actualizada). ZAPATA, P (2007) Contabilidad General. –edit. Emma Ariza. Bogotá-Colombia Contabilidad Básica elaborado por Lcdo. Marco Altamirano Universidad Católica del Ecuador ROSEMBERG, J.M.; Diccionario de Administración y Finanzas, Océano / Centrum. BRAVO, Mercedes. Contabilidad General, 10ma. Edición, Ecuador, 2011 RAMIREZ, David, Contabilidad Administrativa. 8va. Edición, México, 2008 HORNGREN, Charles T.2001: Introducción a la contabilidad administrativa. 11a Ed. Editorial Pearson Educación. México. 664p. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno Archivos CONPAPA TUNGURAHUA Archivos CONPAPA CHIMBORAZO Archivos CONPAPA NACIONAL Web grafía http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream/123456789/434/1/82T00012.pdf http://tramites.ute.edu.ec/sict/biblioteca/visor/abrir_pedido_digital.aspx?mat_bib_reg=3802 2&mat_bib_dig_cod=1&lectura=1&imprimir=0&copiar=0&guardar=0 128 ANEXOS ANEXO 1 ABREVIATURAS USADAS CADERS Programa de Competitividad Agropecuaria y Desarrollo Rural Sostenible CAN – UE Comunidad Andina de Naciones – Unión Europea CESA Central Ecuatoriana de Servicios Agropecuarios CIP Centro Internacional de la Papa CONPAPA Consorcio de Productores de la Sierra Centro del Ecuador COSUDE Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación CIC Control Interno de Calidad CHF Francos Suizos COSUDE Agencia Suiza para el desarrollo y la Cooperación ECOSALUD Proyecto de Agricultura Sana ESPOCH Escuela Superior Politécnica de Chimborazo FAO Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FORTIPAPA Fortalecimiento de la Producción del Rubro papa FEPP Fondo Ecuatoriano Populorum Progresio F MARCO Fundación Minga para la Acción Rural y la Cooperación HCPT Honorable Consejo Provincial de Tungurahua IC Intercorporation IVA Impuesto al Valor Agregado IEDECA Instituto de Ecología y Desarrollo de las Comunidades Andinas INCCA Instituto Nacional de Capacitación Campesina INEC Instituto Nacional de Estadísticas y Censos INIAP Instituto Nacional de Investigaciones Agropecuarias ONG Organización no Gubernamental PDA Proyecto de Desarrollo de Área PODER Productores Organizados por el Desarrollo Empresarial Rural PRODER Programa de Desarrollo Rural Territorial 129 ANEXOS PNRT- Papa Programa de Raíces y Tubérculos Rubro Papa POF Plan Operativo de Fase POA Plan Operativo Anual SRI Servicio de Rentas Internas PBA Innovación Rural para el desarrollo 130 ANEXOS ANEXO 2 RUC 131 ANEXOS 132 ANEXOS 133 ANEXOS ANEXO 3 ACUERDO MINISTERIAL 134 ANEXOS ANEXO 4 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 135 ANEXOS 136 ANEXOS 137 ANEXOS 138 ANEXOS 139 ANEXOS 140 ANEXOS 141 ANEXOS ANEXO 5 INFORMACIONES PROVINCIALES ANEXO 5.1 PARA LA DECLARACIÓN DEL MES DE DICIEMBRE DEL /2010 CONPAPA CHIMBORAZO NO SUJETOS A RETENCIÓN FECHA PROVEEDOR RUC FONDO GASTO DOCUMENTO # FACT AUTORIZACIÓN VAL. 12% 12% IVA 0% IVA TOTAL 08/12/2010 LUIS PINTAG 060376560-3 COMERC. ESTIBAJE L/C 003-001-001712 1108699120 30,00 30,00 14/12/2010 JORGE CHAFLA 060323804-9 COMERC. ESTIBAJE L/C 003-001-001717 1108699120 20,00 20,00 16/12/2010 GABRIEL CACHIPUD 060318586-9 COMERC. ESTIBAJE L/C 003-001-001718 1108699120 30,00 30,00 17/12/2010 MARCIA SAGBA 060297449-5 COMERC. SELECCIÓN L/C 003-001-001721 1108699120 54,00 54,00 20/12/2010 GONZALO LLIQUIN 060260788-9 SEMILLAS FUMIGACIÓN L/C 003-001-001723 1108699120 18,00 18,00 20/12/2010 OSWALDO PINDUISACA 060270732-5 COMERC. CHOFER L/C 003-001-001724 1108699120 35,00 35,00 31/12/2010 AUTOSERVICIO OV. 0690073633001 COMERC. COMBUSTIBLE FACTURA 001-001-409082 1107935125 81,49 81,49 31/12/2010 AUTOSERVICIO OV. 0690073633001 COMERC. COMBUSTIBLE FACTURA 001-001-409081 1107935125 89,08 89,08 FECHA PROVEEDOR RUC FONDO GASTO DOCUMENTO # FACT AUTORIZACIÓN VAL. 12% 12% IVA 0% IVA TOTAL 02/12/2010 FRANCISCO JARRIN 060118517-6 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001705 1108699120 80,00 80,00 02/12/2010 FRANCISCO JARRIN 060118517-6 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001706 1108699120 102,00 102,00 06/12/2010 ROSA ILBAY 060269172-7 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001707 1108699120 357,00 357,00 06/12/2010 ANULADO L/C 003-001-001708 1108699120 0,00 06/12/2010 ANULADO L/C 003-001-001709 1108699120 0,00 06/12/2010 ANULADO L/C 003-001-001710 1108699120 06/12/2010 PIEDAD AVALOS 13/12/2010 EDMUNDO PÉREZ 13/12/2010 MARÍA ILBAY 13/12/2010 JOSÉ AUSHAY 13/12/2010 PIEDAD AVALOS 17/12/2010 0,00 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001711 1108699120 2080.00 2.080,00 060192144-8 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001713 1108699120 1362.00 1.362,00 060186788-0 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001714 1108699120 100,00 100,00 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001715 1108699120 324,00 324,00 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001716 1108699120 300,00 300,00 ANULADO L/C 003-001-001719 1108699120 17/12/2010 ANULADO L/C 003-001-001720 1108699120 20/12/2010 PIEDAD AVALOS 060138376-5 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001722 1108699120 3725.00 3.725,00 31/12/2010 JOAQUÍN LEMA 060301278-2 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001725 1108699120 3682.00 1.682,00 31/12/2010 ANULADO L/C 003-001-001726 1108699120 31/12/2010 PABLO CONGACHA L/C 003-001-001727 1108699120 288,00 288,00 060138376-5 060324332-0 COMERC. COMPRA PAPA 142 0,00 0,00 0,00 ANEXOS 31/12/2010 ALBERTO LEÓN COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001728 1108699120 440,00 440,00 31/12/2010 PIEDAD AVALOS 060138376-5 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001729 1108699120 2785.00 2.785,00 31/12/2010 EDMUNDO PÉREZ 060192144-8 COMERC. COMPRA PAPA L/C 003-001-001730 1108699120 TOTAL COMPRA PAPA 860,00 860,00 16642.47 16642.47 VENTA PAPA FECHA PROVEEDOR RUC FONDO GASTO DOCUMENTO # FACT AUTORIZACIÓN VAL. 12% 12% IVA 0% IVA TOTAL 03/12/2010 PRAGAL 0190340465001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001082 1108042954 636,00 636,00 04/12/2010 SANTIAGO DELGADO 0603049289001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001083 1108042954 814,00 814,00 07/12/2010 INIAP 1768080630001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001084 1108042954 420,00 420,00 08/12/2010 JUAN CARLOS ABARCA 0602990814001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001085 1108042954 72,00 08/12/2010 NELLY COSTALES 0600792857001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001086 1108042954 10/12/2010 PRAGAL 0190340465001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001088 1108042954 380,00 380,00 16/12/2010 INALPROCES 1792265819001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001089 1108042954 156,00 156,00 17/12/2010 NELLY COSTALES 0600792857001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001090 1108042954 840,00 840,00 17/12/2010 PRAGAL 0190340465001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001091 1108042954 580,00 31/12/2010 MARCELO ALBAN 1801613074001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001094 1108042954 3097.50 3.097,50 31/12/2010 JOSÉ ANDRADE 0601228497001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001095 1108042954 1495 1.495,00 31/12/2010 SERVIO MONTENEGRO 0601624844001 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001096 1108042954 31/12/2010 CECILIA GUAMAN 060274751-1 COMERC. VENTA PAPA FACTURA 003-001-001097 1108042954 2411 72,00 1.575,00 1500 580,00 FONDO DETALLE DOCUMENTO # FACT AUTORIZACIÓN VAL. 12% 12% IVA 0% IVA 03/12/2010 ALFONSO ILLICACHI 0601628837001 ALMACÉN VENTA INS. AGR. FACTURA 003-001-001079 1108042954 427,80 03/12/2010 ALFONSO ILLICACHI 0601628837001 ALMACÉN VENTA INS. AGR. FACTURA 003-001-001080 1108042954 297,43 03/12/2010 ANULADO FACTURA 003-001-001081 1108042954 10/12/2010 CONPAPA FACTURA 003-001-001087 1108042954 1891721559001 COMERC. VENTA PAPA 143 5,80 1.500,00 ##### RUC 3,80 1.575,00 VENTA ALMACÉN PROVEEDOR 6,36 2.411,00 TOTAL VENTA PAPA FECHA Ret. 77,85 RET. 1% 15,96 ANEXOS FECHA 01/12/2010 PROVEEDOR SOS RUC 0691701913001 # FACT AUTORIZACIÓN VAL. 12% 12% IVA TOTAL # RETN TRIAS FONDO ALARMA GASTO FACTURA 001-001-0104229 1108920059 12,50 1,50 14,00 0,25 0,25 1538 1108822460 50,00 6,00 56,00 1,00 1,00 1542 3,24 1543 DOCUMENTO 0,10 0% IVA TOTAL 0,01 0,02 0,10 0,70 1,00 01/12/2010 FASTNET 0691718220001 TRIAS INTERNET FACTURA 001-001-0007435 07/12/2010 FERTISA 0991352937001 FERTILIZANTES FERTILIZANTES FACTURA 051-001-0002267 1108854055 29/12/2010 ENMA COLCHA 0603033861001 FERTILIZANTES HONORARIOS FACTURA 001-001-000081 1108731995 446,43 53,57 500,00 44,64 53,57 98,21 1544 30/12/2010 DIEGO LAYEDRA 0603332008001 SEMILLAS HONORARIOS FACTURA 001-001-000030 1108618872 625,00 75,00 700,00 62,50 75,00 137,50 1545 30/12/2010 MARÍA CUTIUPALA 0602908196001 SEMILLAS SERVICIOS FACTURA 001-001-000179 1108805890 267,86 32,14 300,00 27,86 1546 0,00 1547 324,20 ANULADO 324,20 3,24 5,36 22,50 0,00 22/12/2010 FERTISA 0991352937001 FERTILIZANTES FERTILIZANTES FACTURA 001-002-000324 1108860403 669,36 669,36 6,70 6,70 1548 23/12/2010 FERTISA 0991352937001 FERTILIZANTES FERTILIZANTES FACTURA 051-001-0002329 1108854055 136,32 136,32 1,36 1,36 1549 08/12/2010 ENERO 0,00 0,00 1550 ANULADO 0,00 0,00 1551 1,15 1552 ARGIBAY S.A 0992631538001 FERTILIZANTES INS. AGRÍCOLAS FACTURA 003-001-0001088 1108942581 1.401,79 168,21 0,00 114,98 114,98 1,15 1.244,86 2.814,86 12,45 6,61 107,14 22,50 Semilla 165,36 Fertilizantes 110,66 TRIAS TOTAL 144 128,57 1,25 277,27 277,27 nov. ANEXOS ANEXO 5.2 Declaración del mes de Diciembre del /2010 CONPAPA TUNGURAHUA FECHA PROVEEDOR RUC FONDO GASTO DOCUMENTO # DOCUMENTO AUTORIZACIÓN 01/12/2010 ALEXANDRA VEGA 0201779485001 COMERCIAL SERVICIOS PROFESIONALES FACT 001-001-000033 1107812255 03/12/2010 ÁNGEL MOPOSITA 1805794922 COMERCIAL RESELCCION DE PAPA L/C 001-001-0001890 1108220630 08/12/2010 ÁNGEL TOALOMBO 1803035797001 COMERCIAL TARJETAS DE CELULAR FACT 001-001-000145 1108818851 01/10/2010 NICOLASA TOAPANTA 1800819243 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001895 1108220630 10/12/2010 JOSÉ M. TOALOMBO 1802174878 COMERCIAL RESELCCION DE PAPA L/C 001-001-001902 1108220630 03/12/2010 DAVID GURRERO 1803246329 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001891 03/12/2010 PEDRO HIDALGO 1800994533 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 10/12/2010 DAVID GURRERO 1803246329 COMERCIAL COMPRA DE PAPA 10/12/2010 ANDRÉS YANCHATIPAN 1800798256 COMERCIAL 10/12/2010 LUIS MONTESDEOCA 1803567591 10/12/200 JAIME TULCANAZA 10/12/2010 VAL. 12% 12% IVA 400,00 48,00 0% IVA TOTAL 0,01 0,02 448,00 10% 30% 70% 40,00 100% TOTAL No. Ret. 48,00 88,00 1800 1108220630 1806 1108220630 1808 1108220630 152,80 0,00 21,00 21,00 0,00 656,00 656,00 0,00 76,50 76,50 0,00 1108220630 45,00 45,00 0,00 001-001-001892 1108220630 192,00 192,00 0,00 L/C 001-001-001898 1108220630 64,00 64,00 0,00 COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001897 1108220630 843,00 843,00 0,00 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001901 1108220630 205,00 205,00 0,00 O400592002 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001896 1108220630 3.164,00 3.164,00 0,00 JOSÉ M. TOALOMBO 1802174878 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001900 1108220630 924,50 924,50 0,00 10/12/2010 CRUZ Acuña 1800994533 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001899 1108220630 751,00 751,00 0,00 17/12/2010 NICOLASA TOAPANTA 1800819243 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001905 1108220630 310,00 310,00 0,00 14/12/200 EMAPA 1865030070001 COMERCIAL PAGO AGUA FACT 003-002-0037887 1108499084 8,08 8,08 0,00 17/12/2010 COMERCIAL Núñez 1801987551001 COMERCIAL COMPRA DE CANDADO FACT 001-001-004660 1108200974 5,00 0,00 17/12/2010 ANULADO L/C 001-001-001906 1108220630 0,00 0,00 17/12/2010 ÁNGEL TOALOMBO L/C 001-001-001907 1108220630 21,05 0,00 17/12/2010 ANULADO L/C 001-001-001911 1108220630 0,00 0,00 17/12/2010 ÁNGEL MOPOSITA 1805794922 COMERCIAL RESELCCION DE PAPA L/C 001-001-001912 1108220630 72,00 72,00 0,00 17/12/2010 JOSÉ M. TOALOMBO 1802174878 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001910 1108220630 2.005,50 2.005,50 0,00 17/12/2010 ANULADO L/C 001-001-001909 1108220630 0,00 0,00 17/12/2010 ANDRÉS YANCHATIPAN 17/12/2010 NATIVIDAD ALCACIEGA 20/12/2010 JAIME TULCANAZA 22/12/2010 1803035797 1800798256 COMERCIAL MOVILIZACIÓN COBROS 152,80 8% 4,46 0,54 21,05 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001913 1108220630 357,50 357,50 0,00 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001908 1108220630 205,00 205,00 0,00 O400592002 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001914 1108220630 2.930,50 2.930,50 0,00 CRISANTO QUILLIGANA 1803090586 COMERCIAL COMISIÓNREUNIÓN DIRECTIVOS L/C 001-001-001915 1108220630 10,00 10,00 0,00 23/12/2010 EMPRESAELÉCTRICA 1890001439001 COMERCIAL CONSUMO DE LUZ FACT 001-008-4192433 1108220630 2,15 2,15 23/12/2010 GUIDO GAVILÁNEZ 1801622695 COMERCIAL TRANSPORTE L/C 001-001-001916 1108220630 70,00 70,00 27/12/2010 DIANA ARCOS 1802412963001 COMERCIAL CANASTA Navideñas FACT 001-001-000065 1105880196 168,00 168,00 23/12/2010 LUIS MONTESDEOCA 1803567591 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001917 1108220630 495,00 495,00 27/12/2010 ÁNGEL TOALOMBO 1803035797001 COMERCIAL SERVICIOS PERSONALES FACT 001-001-000148 1108818851 145 428,57 51,43 480,00 AUTO 0,00 0,70 0,70 0,00 0,00 8,57 36,00 44,57 ANEXOS 29/12/2010 CAICEDO JEANNETTE 1803337060001 COMERCIAL COMPRA DE PIOLA FACT 001-001-001930 1108755723 19,75 0,00 29/12/2010 CERÓN CHUGA O400822094001 COMERCIAL TARJETAS DE CELULAR N/V 001-002-000130 1108436785 15,00 15,00 0,00 30/12/2010 JOSÉ M. TOALOMBO 1802174878 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001920 1108220630 46,50 46,50 30/12/2010 ÁNGEL TOALOMBO 1803035797001 COMERCIAL TRANSPORTE FACT 001-001-000149 1108818851 217,60 217,60 30/12/2010 ÁNGEL TOALOMBO 1803035797 COMERCIAL MOVILIZACIÓN COBROS L/C 001-001-001922 1108220630 30,50 30,50 0,00 13/12/2010 MANUEL GUASHCO 1803276037 SEMILLAS COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001903 1108220630 150,00 150,00 0,00 06/12/2010 MARÍA PANDASHINA 1802093235 SEMILLAS TRABAJOS EN LOTES CONPAPA L/C 001-001-001893 1108220630 80,00 80,00 0,00 06/12/2010 JULIO CESAR TOALOMBO 1803543600 SEMILLAS COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001894 1108220630 447,44 447,44 0,00 09/12/2010 INIAP 1768080630001 SEMILLAS COMPRA DE PAPA FACT 001-001-0005794 1108598658 891,00 891,00 10/12/2010 KLEVER VILLACIS 1802647790001 SEMILLAS COMPRA DE TÓNER FACT 001-001-001398 1108045752 92,00 11,04 103,04 13/12/2010 PILAR ILIJAMA O201599503 SEMILLAS ACTUALIZACIÓN DE DATOS L/C 001-001-001904 1108220630 163,10 19,57 182,67 10/12/2010 CORPORACIÓNNACIONAL 1768152560001 SEMILLAS TELÉFONO E INTERNET FACT 001-003-9464031 1107885768 21/12/2010 HUGO BASANTE 1802696870001 SEMILLAS COMPRA DE FERTILIZANTE FACT 001-001-005867 1108261695 29/12/2010 GUILLERMO MIRANDA 1803473956001 SEMILLAS MANTENIMIENTO DE CONPU FACT 001-001-000074 1108146126 15,00 1,80 16,80 28/12/2010 FREIRE TEREZA RODRÍGUEZ 1802704062001 SEMILLAS PRODUCTOS 1ERA NECESIDAD FACT 001-001-000392 1108268621 34,10 4,09 38,19 27/12/2010 ÁNGEL TOALOMBO 1803035797001 SEMILLAS TRANSPORTE FACT 001-001-000147 1108818851 61,50 29/12/2010 ROLDAN ROBERTO 1803748951001 SEMILLAS MANTENIMIENTO DE ALARMA FACT 001-001-0000156 1108997198 30/12/2010 LUIS MONTESDEOCA 1803567591 SEMILLAS REPOSICIÓN DE GASTOS FACT 001-001-001918 1108220630 144,00 144,00 0,00 30/12/2010 JAIME SISA 1805046484 COMERCIAL RESELCCION DE PAPA L/C 001-001-001923 1108220630 230,11 230,11 0,00 30/12/2010 MANUEL GUASHCO 1803276057 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001919 1108220630 735,00 735,00 29/12/2010 ECHEVERRÍA JUAN 1802781334001 SEMILLAS ARREGLO CAMIONETA N/V 001-001-0000003 1109027698 460,00 460,00 29/12/2010 GUERRERO FAUSTO 1803032471001 SEMILLAS TAPIZADO DE CAMIONETA L/C 001-001-001921 1108220630 70,00 70,00 30/12/2010 JAIME TULCANAZA O400592002 COMERCIAL COMPRA DE PAPA L/C 001-001-001924 1108220630 3.894,50 3.894,50 22.751,45 24.078,50 TOTAL 146 17,63 2,12 43,72 43,72 1.485,00 1.485,00 61,50 30,00 1.184,86 3,60 142,19 0,00 2,18 2,18 1812 1108220630 4,23 1803 1108220630 32,62 1804 1108220630 14,85 1805 1108220630 3,30 1809 1108220630 0,34 0,34 1810 1108220630 0,62 0,62 1807 1108220630 3,12 1811 1108220630 0,00 0,92 3,31 13,05 19,57 0,00 14,85 1,50 33,60 1,80 0,60 19,60 9,17 2,52 13,05 41,50 3,31 38,52 69,37 194,53 ANEXOS VENTA DE PAPA TUNGURAHUA CLIENTE RUC 1823 # FACT Catalina Sandoval 18020401088 venta de papa VENTA PAPA fact 212,00 1824 centro internacional 1791788583001 venta de papa fact 295,30 1825 AnitaLópez 1705745857 venta de papa fact 145,00 1826 Ana Proaño 1802594620001 venta de papa fact 340,00 1827 mapebsa food 1891722849001 venta de papa fact 45,20 1828 Marcia Ortiz venta de papa fact 280,00 1829 Andrea Vaca 1804848248 venta de papa fact 12,00 1830 Carlos Moya 1801216308 venta de papa fact 28,00 1831 Byron Vallejo 1802568186001 venta de papa fact 54,00 1832 Miguel Toalombo 1802967404001 venta de papa fact 7.380,00 1833 mapebsa food 1891722849001 venta de papa fact 55,60 1834 Marcelo Cisneros 1800291997001 venta de papa fact 72,00 1835 anulada venta de papa fact 1836 Ana Proaño 1802594620001 venta de papa fact 350,00 1837 Moya Gino 1801717974001 venta de papa fact 696,00 1838 Guido Iba venta de papa fact 143,00 1839 Wilson Villota 1803100674 venta de papa fact 1840 Raúl Lara 1801894419001 venta de papa fact 1841 anulada venta de papa fact 1842 mapebsa food 1891722849001 venta de papa fact 50,80 1843 felpa 1790164241001 venta de papa fact 575,00 1844 Danny jara 1803439312001 venta de papa fact 225,00 1845 Andrea Vaca 1804848248 venta de papa fact 13,00 1846 Fabián Montesdeoca 1801624873 venta de papa fact 15,00 1847 Ana Proaño 1802594620001 venta de papa fact 676,50 1848 Carlos Moya 1801216308 venta de papa fact 28,00 1849 Jaime Sevilla 1800409664001 venta de papa fact 52,00 1850 anulada venta de papa fact 1851 Eduardo López 1801334184001 venta de papa fact 180,00 1852 Catalina Sandoval 18020401088 venta de papa fact 239,00 1853 AnitaLópez 1705745857 venta de papa fact 280,00 1854 Marcelo Cisneros 1800291997001 venta de papa fact 36,00 1855 María José Andrade o603559188001 venta de papa fact 96,00 1856 mapebsa food 1891722849001 venta de papa fact 53,20 1857 Ana Lucia Lara 1802421428001 venta de papa fact 23,00 1858 anulada venta de papa fact 1859 Martha Moran venta de papa fact 286,00 1860 Jaime Sevilla 1800409664001 venta de papa fact 72,00 1861 Carlos Moya 1801216308 venta de papa fact 36,00 1862 Danny Jara 1803439312001 venta de papa fact 320,00 1863 anulada venta de papa fact 1864 francisco landa 1802606762 venta de papa fact 175,00 1865 mapebsa food 1891722849001 venta de papa fact 24,00 1866 Byron Vallejo 1802568186001 venta de papa fact 72,00 1867 Marcelo Cisneros 1800291997001 venta de papa fact 72,00 1868 Eduardo López 1801334184001 venta de papa fact 99,00 1869 Carlos López 1802782423 venta de papa fact 160,00 1870 Ana Proaño 1802594620001 venta de papa fact 641,50 147 DOCUMENTO 0% IVA V/RETEN 0,72 6,96 70,00 0,52 0,72 ANEXOS 1871 Ana Proaño 1802594620001 venta de papa fact 510,00 1872 Sandra Erazo 1801620384001 venta de papa fact 287,50 1873 felpa 1790164241001 venta de papa fact 120,00 1874 Andrés Mariño 1803832110001 venta de papa fact 280,00 1875 Ana Proaño 1802594620001 venta de papa fact 775,00 1876 Marcelo Cisneros 1800291997001 venta de papa fact 70,00 1877 María José Andrade o603559188001 venta de papa fact 258,75 1878 Jaime Sevilla 1800409664001 venta de papa fact 42,00 1879 Diego Mariño 1803669405001 venta de papa fact 270,00 1880 Andrea vaca 1804848248 venta de papa fact 16,00 1881 Marcia Ortiz venta de papa fact 320,00 1882 Danny Jara 1803439312001 venta de papa fact 128,00 1883 Eduardo López 1801334184001 venta de papa fact 210,00 1884 Ana Proaño 1802594620001 venta de papa fact 425,00 1885 Marcelo Cisneros 1800291997001 venta de papa fact 84,00 1886 Martha León o10134439001 venta de papa fact 2.860,00 1887 Danny Jara 1803439312001 venta de papa fact 90,00 1888 anulado venta de papa fact 1889 Jaime Sevilla venta de papa fact 1890 anulado venta de papa fact 1891 AnitaLópez 1705745857 venta de papa fact 1892 Eduardo López 1801334184001 venta de papa fact 1800409664001 TOTAL 148 26,00 0,42 0,26 210,00 210,00 21.870,35 9,6 ANEXOS ANEXO 6 Planillas IESS 149 ANEXOS 150 ANEXOS ANEXO 7 Solicitud Devolución IVA D6 SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DEL IVA EJECUTORES DE CONVENIOS INTERNACIONALES Ciudad Ambato, día 15 de Diciembre del 2010 Señor Director Regional de Tungurahua SERVICIOS DE RENTAS INTERNAS Yo Segundo Manuel Chimbo Duche con cedula de ciudadanía No 020127710-0, en representación de la Unión De Asociaciones De Productos Agrícolas Basados En El Rubro Papa “CONPAPA”, con el No de RUC 1891721559001, con domicilio tributario en la ciudad de Ambato, calle principal Av. El cóndor, No, S/n intersección Batalla de tarqui casa amarilla oficina segundo piso con pleno conocimiento de las responsabilidades en que podría incurrir por falsedad, omisión simulación ocultación o engaño, declaro que para ejecutar el proyecto. FORTICONPAPA suscrito entre la Agencia Suiza Para El Desarrollo Y La Cooperación Y Unión De Asociaciones De Productos Agrícolas Basados En El Rubro Papa “CONPAPA” en el periodo de ENERO del Año 2009, por importaciones o adquisiciones locales de bienes o servicios se utilizaron los fondos del convenio marco denominado Forticonpapa, según se demuestre en el listado que adjunto, con una base imponible de USD9390.80 Dólares Americanos. El mencionado convenio internacional se encuentra registrado en el servicio de rentas internas con el registro de catastro No 279. Por lo expuesto solicito me sean devueltos los valores que correspondan, de acuerdo a lo dispuesto en el segundo inciso del Art. 73 de la Ley Orgánica Del Régimen Tributario Interno conforme a la información contenida en: 151 ANEXOS Adhesivo de la declaración del IVA 870248833732 Talón de anexo del IVA o transaccional No 2010-09-04-24293588 Mediante la siguiente forma de acreditación de valores: Crédito en la cuenta: Nombre del titular de la cuenta: CONPAPA Institución Financiera: Banco del Pichincha Tipo de cuenta Corriente, No 33659687-04 Atentamente, Firma del representante legal Nombre de la persona a quien se puede pedir declaraciones de la información proporcionada. Ing. Patricio Portero Contador Teléfonos: 032400990 fax 032400990, 089439714 e-mail.Cristy222009@live.com Octubre 2008 departamento de procedimientos y supervisión al control tributario área de métodos y procedimientos 152 ANEXOS ANEXO 8 Listado de Información para Recuperación del IVA ENERO FECHA PROVEEDOR RUC NUM.FACTURA VAL.12% 12% IVA TOTAL MONTESDEOCA MEDINA LUIS ABELARDO 1803567591001 001-001-54 01/01/2009 153 580,36 69,64 69,64 ANEXOS ANEXO 9 Comprobantes de Egreso 154 ANEXOS 155 ANEXOS 156 ANEXOS ANEXO 10 Presupuesto Total de Fondos Recibidos % EJECUCIÓN. POR EJECUTAR TOTAL 2010 TOTAL 2009 TOTAL TOTAL TOTAL 2008 EJECUTADO CONCEPTO PRESUPUES. 2007 CÓDIGO < 25.255,8 17.548,1 6 8 96.730,45 2.223,55 97,75% 4 9.852,64 32.936,07 -548,07 101,69% 3.793,42 5.236,40 401,66 9.431,48 -71,48 100,76% 0,00 0,00 448,24 8.264,29 8.712,53 -612,53 107,56% 11.408,00 1.694,16 2.640,79 6.564,24 615,17 11.514,36 -106,36 100,93% 1.920,00 42,00 1.146,22 42,46 455,00 1.685,68 234,32 87,80% CONPAPA 98.954,00 10.877,18 43.049,23 R1. Apoyo Empresarizacion. 32.388,00 1.736,16 8.543,53 1,1 Estructura de una red de promotores rurales 9.360,00 0,00 1,2 Gestión de servicios que necesitan los socios 8.100,00 12.803,7 Gestión de estudios de vialidad de proyectos para dar valor 1,3 agregado 1,4 Apoyo a la gestión de los directivo 1,5 Difusión y publicidad del CONPAPA como empresa rural 1,6 Elaboración e implementación de un reglamento interno R2 Apoyo Organización 600,00 0,00 578,80 0,00 53,24 632,04 -32,04 105,34% 1.000,00 0,00 384,30 512,40 63,28 959,98 40,02 96,00% 3.640,00 114,50 2.893,70 318,12 396,20 3.722,52 -82,52 102,27% 2.080,00 114,50 1.333,70 318,12 347,60 2.113,92 -33,92 101,63% Obtención de la personería jurídica de las organización de 2,1 base 2,2 Apoyo a la elaboración de un Plan Estratégico R3 Innovación Tecnológica 3,1 Selección participativa de tres clones resistentes al stress 1.560,00 0,00 1.560,00 0,00 48,60 1.608,60 -48,60 103,12% 24.110,00 4.993,26 15.382,07 1.392,27 1.075,21 22.842,81 1.267,19 94,74% 1.650,00 0,00 1.149,80 160,00 351,81 1.661,61 -11,61 100,70% 1.650,00 0,00 1.606,17 0,00 0,00 1.606,17 43,83 97,34% Selección participativa de clones de papa resistente a tizón 3,2 tardío 157 ANEXOS 3,3 Limpieza de virus de ( 3 variedades 4.550,00 1.910,12 2.500,00 120,00 0,00 4.530,12 19,88 99,56% 3,4 Producción de semilla pre básicas y 5.200,00 2.583,14 2.107,00 200,00 418,15 5.308,29 -108,29 102,08% 3,5 Producción de semilla básica con productores 2.500,00 500,00 177,06 222,88 305,25 1.205,19 1.294,81 48,21% 3,6 Apoyo técnico a la producción de se 2.700,00 0,00 2.600,00 0,00 0,00 2.600,00 100,00 96,30% 3,7 Evaluación de formas de almacenamiento 3.000,00 0,00 3.332,96 0,00 0,00 3.332,96 -332,96 111,10% 3,8 Análisis de los diferentes tipos de Bioinsumos 2.860,00 0,00 1.909,08 689,39 0,00 2.598,47 261,53 90,86% 14.896,00 3.600,00 4.755,43 3.078,74 2.046,93 13.481,10 1.414,90 90,50% 4,1 Consolidación del proceso de multiplicación 9.696,00 3.600,00 4.755,43 500,00 650,00 9.505,43 190,57 98,03% 4,2 Producción y comercialización de bi 2.600,00 0,00 0,00 1.218,20 1.396,93 2.615,13 -15,13 100,58% R4. Mercado de Bioinsumos 4,3 Producción y comercialización de b R5. Capacitación 5,1 Publicar la información de los ensa 5,2 Diseño participativo de materiales 2.600,00 0,00 0,00 1.360,54 0,00 1.360,54 1.239,46 52,33% 23.920,00 433,26 11.474,50 7.662,99 4.177,20 23.747,95 172,05 99,28% 2.600,00 0,00 0,00 2.395,44 195,00 2.590,44 9,56 99,63% 2.600,00 0,00 0,00 1.075,24 1.470,00 2.545,24 54,76 97,89% 5,3 Fortalecimiento de las capacidades 13.000,00 433,26 9.616,16 2.886,55 0,00 12.935,97 64,03 99,51% 5,4 Mejorar los conocimientos de los ag. 1.560,00 0,00 1.512,00 0,00 0,00 1.512,00 48,00 96,92% 5,5 Ampliación de la red de semilleristas 1.560,00 0,00 346,34 1.078,46 139,50 1.564,30 -4,30 100,28% 5,6 Capacitación sobre producción y uso 2.600,00 0,00 0,00 227,30 2.372,70 2.600,00 0,00 100,00% 158 ANEXOS 159
