ENTREVISTA EN INSTITUCIONES Octubre 2010 1. Datos Personales ENTREVISTADO (*) Eduardo González FECHA 28/10/2010 LUGAR Sede CPLT ENTREVISTADOR Javier Martínez MAIL (*) egonzalez@consejotransparencia.cl HORA INICIO 17:00 TELEFONO HORA TERMINO 18:00 SKYPE (*) datos obligatorios Nota: Los datos de la Ficha son capturados para mantener contacto con la persona en forma posterior a la realización de la entrevista. 2. Lugar de Trabajo – Cargo INSTITUCION Consejo para la Transparencia DIVISION CARGO Director Operaciones y sistemas TELEFONO 3. Revisión institucional 3.1 Revisar atribuciones legislativas NOMBRE LEY Consejo para la Transparencia NUMERO LEY FECHA DE PROMULGACIÓN 1 3.2 Descripción de la Operación DESCRIPCION DE ÁREAS Y ACTIVIDADES La Dirección se llama de Operaciones y Sistemas. Tiene 3 grandes líneas de trabajo que responden a las unidades que la constituyen, de lo más básico a lo más complejo. 1. Infraestructura y servicios, 2 personas: 1 temporal. 2. Sistemas, 5 personas: se incluye al jefe 3. Procesos y arquitectura de negocio de información, 2 personas: 1 de ella es temporal Aspectos esenciales: planificación estratégica, mapas de procesos, mapas de sistemas (hoy en un 40%), plan director de sistemas para el 2012 El presupuesto en sistemas bordea los cien millones de pesos + 40 millones en servicios pero ahí hay honorarios de gente de procesos internos que trabajan en proyectos. AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN, GERENCIAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN, GERENCIAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN, GERENCIAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA La unidad de Infraestructura y Servicio, que es la clásica unidad que administra seguridad, todo lo que es infraestructura tecnológica, ambiente, etc. Y la parte de servicio tiene que ver con soporte de usuario, administración de incidentes, red de comunicaciones, respaldo, política, procedimiento, control de ambiente, help desk, etc. La unidad tiene que ver con el desarrollo del área de Sistemas. Sobre la base de procesos que están identificados en el Consejo, se abordan las soluciones de automatización del proceso. Hay desarrollo interno de sistemas y otra parte fuerte que tiene que ver con la implantación de sistemas, principalmente para procesos más estandarizados como SAP, Gestión documental, Gestión de archivos. La tercera área se llama Arquitectura de Negocio de Información: sus procesos son dos; la administración del repositorio de procesos del Consejo, que significa tener los procesos actualizados, vigentes, documentados y lo relativo a calidad y riesgos; además administramos el modelo de datos corporativo que responde al mapa de sistema y también otras entidades que si responden al mapa de datos corporativo, nosotros tenemos una primera visión de ese mapa y la idea es mantenerla en el tiempo. AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN, GERENCIAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN, GERENCIAS PRINCIPALES ACTIVIDADES 2 DEL ÁREA AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN, GERENCIAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA 3.3 Desafíos institucionales OBJETIVOS ESTRATEGICOS (TRANSPARENCIA, PROTECCIÓN DE DATOS, CORRUPCIÓN, ATENCIÓN DE RECLAMOS, AUDITORÍAS A INSTITUCIONES, ETC.) INDICADORES DE GESTIÓN (BSC A NIVEL DESCRIPTIVO) DESAFIOS FORTALEZAS 1. Automatización de los procesos de negocio 2. Mejorar la calidad de servicio de nuestros clientes internos y externos 3. Mantener una visión integrada del mapa de procesos del Consejo 1. Cobertura del mapa (tenemos comprometido 40% del mapa) 2. Este año lo que hicimos fue levantar la línea base, tenemos niveles de satisfacción general y de calidad de servicio por área, a través de una encuesta de todos los productos. A nivel externo no tenemos niveles de satisfacción, sólo tenemos armado una red de intranet, sitio web, pero no hemos medido satisfacciones 1. Para el próximo año, consolidar el mapa de procesos (que deje de llamarse el mapa de Everis), para eso estamos creando el repositorio, y una serie de cosas en función de su consolidación. 2. Cumplir con la meta para el 2011 de cobertura del mapa de sistemas 3. Consolidar la automatización de algunos procesos críticos como tramitación de casos (el primer intento fue fallido) y fiscalización. 4. Hacer una gestión documental de clase mundial con SIGEDOC. 5. Avanzar en el ámbito del ERP a lo que se refiere RRHH. En el primer trimestre del próximo año ya debiéramos tener la parte financiera y logística todo arriba de SAP, porque hay poco control de lo que ocurre y queremos avanzar en esa área. 6. Todo lo que tiene que ver con la visión del Portal de Transparencia del Consejo, que es el tema más transversal que nos cruza y se expresa el próximo año en avanzar en la componente 2 del Banco Mundial, que es armar un modelo de gestión de transparencia integral para el mundo municipal. 1. Las funciones más clásicas de gestión de TI/SLA a mi juicio están bien. La gente es joven, tiene manejo, el nivel de incidencia es bajísimo, de hecho en la encuesta de satisfacción arroja que los servicios más básicos tienen alto grado de satisfacción por parte de los usuarios. 3 2. Ser un aporte al negocio, aquí tenemos un discurso fuerte que nosotros no somos un área de soporte sino de aporte. 3. La ley ya concibe el CPLT como tecnológico, somos proactivos, no nos vemos como típicos informáticos. FALENCIAS 3.4 El área de procesos quiere ser un asesor técnico, nos falta ser un fuerte aporte en que se vea el Consejo desde sus procesos integrados. Mejorar la integración (incorporar BMP alemán Aris). Capacidades institucionalidades HABILIDADES NECESARIAS PARA REALIZAR LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA INSTITUCIÓN Tienen que ver con capacidad de configuración de modelo de negocio y su venta, entendiendo que hay un piso que está dado que es el técnico. Vigencia y búsqueda de temas nuevos (open data, web semántica). El enfoque de procesos es una habilidad importante. Que sean busquillas, inquietos, proactivos, que estén analizando, etc. Hemos sido convocados a construir un modelo de gestión más innovadora. CONOCIMIENTOS MÁS RELEVANTES QUE SOSTIENEN LA OPERACIÓN (JURIDICOS, GESTION DE REDES CON INSTITUCIONES, TECNOLOGICOS, ETC.) 4 EXPERIENCIAS PREVIAS NECESARIAS DE LOS FUNCIONARIOS PARA CUMPLIR LOS DESAFIOS (EXPERIENCIA EN EL PODER JUDICIAL, EN LA INSTITUCION, EN EL AMBITO LEGISLATIVO PARA LA INSTERPRETACION DE LEYES, ETC.) 3.5 Identificación de áreas temáticas de interés para el intercambio Aplicación de una encuesta ad-hoc para medir el grado de interés en intercambiar opiniones y experiencias, analizar capacidades, debatir criterios aplicables al quehacer de las instituciones, formas de organización, desafíos organizacionales y otras posibles áreas de interés. Establecer alcances y objetivos de las mismas. (Esta encuesta se refleja luego en el Diagrama del Río) AREA INTERESADA DEL CPLT AREAS DE INTERÉS Dirección General MODELO ORGANIZACIONAL OBJETIVOS ESTADO ACTUAL ESTADO DESEADO (ESCALA 110) (ESCALA 110) PLANES Al ser organizaciones jóvenes, se está atravesando un proceso permanente de aprendizaje Procesos Planificación Dirección General PRESUPUESTO Relacionado con tema Modelo Organizacional 5 Dirección General Presupuesto como reflejo de la importancia, como indicador de la voluntad política PROTECCION DE DATOS PERSONALES Impacto en la organización de la institución de agregar la función de protección de datos Beneficios y desventajas Dirección General RECURSOS HUMANOS Relacionado con Modelo Organizacional Estructura organizacional Política de RRHH Resolución de conflictos JURISPRUDENCIA Fiscalizaci ón MODELOS DE FISCALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO Susceptible de ser transferible y compartida entre las distintas instituciones. Modelos y Metodologías Plataformas Incentivos al cumplimiento 6 Normativa y Fiscalizaci ón TRANSPARENCIA ACTIVA Actividades de difusión y educación Buenas prácticas Open government/open data Promoción Clientes DIFUSIÓN DEL DERECHO Comunicac iones Relacionado con el 2. Transparencia activa. Plan de comunicación externa Capacitación a otras instituciones Mecanismos para asegurar cobertura Generar ciertos 1 estándares en materia de datos abierto Opendata es disponibilizar datos en bruto para su reutilización, para su relación con otros datos que otros disponibilizan. Con esto cambia el paradigma de transparencia activa. Se pueden hacer análisis transversales, integrar con datos de la encuesta Casen, etc. El tema de Opendata tiene un tremendo impacto en tema de protección de datos, de hecho no está todavía analizado. Cuando se instale en Chile la idea es que nosotros estemos por ejemplo, en instruir a los servicios. 8 Estamos al tanto de iniciativas del gobierno y debiéramos tener capacidad propositiva, ciertas instrucciones. 7 Estudios INDICADORES/MEDI CIÓN DE IMPACTO No existen y son esenciales Secretaría Técnica 10. RELACIÓN/VINCULA CIÓN INSTITUCIONAL RRHH Comunicac iones Relación con otros países Relación con otras instituciones COMUNICACIÓN INTERNA Procesos y Sistemas Cómo medimos el cumplimiento de nuestros objetivos, como se mide la agregación de valor al desempeño de las instituciones, como se mide el logro de llegar a la ciudadanía Relaciones entre las distintas áreas Prácticas de trabajo colaborativo Gestión del conocimiento DESARROLLO TECNOLÓGICO Transversal a todas las áreas Compartir prácticas Incorporar normas y estándares, políticas. Compartir prácticas en modelos, normas y estándares. Mecanismos En materia de Opendat a mirada desde la perspecti va del 8 8 Modelos de acceso a la información Práctica de desarrollo de archivos y gestión de documentos tecnológicos que permitan apoyar procesos de fiscalización, de transparencia activa, etc. negocio, normas estándar es, políticas: 1 6 Modelo de solucion es tecnológi cas para fiscalizac ión, portales de transpar encia, etc: 2 En qué puedo aportar En qué necesitamo s apoyo 3.6 El recorrido como experiencia (mapa procesos, sistemas, mapa director, etc). Aprendizaje de crear una institución nueva, los pros y contras. Poder decir “ojo con esto”. Aprender de los éxitos y fracasos en el camino. Definiciones en materia de normas técnicas, en materia de transparencia activa, Open Data, estrategia de abordaje, toda la gestión de entorno. También tener una experiencia parecida a lo que vamos a hacer con la componente 2 del banco mundial para el mundo municipal. Recopilación de experiencias de intercambio IFAI que supuso 2 viajes y videoconferencias. EXPERIENCIAS DE INTERCAMBIO REALIZADAS POR LA INSTITUCIÓN DESCRIBIR CASOS 9 BARRERAS Y DIFICULTADES DETECTADAS 3.7 En las pasantías, el tiempo es escaso y las agendas son muy concentradas. Si hubiese sido ahora con lo que he aprendido haría preguntas de otro tipo. En el primer viaje fuimos bombardeados, fue una rutina de 3 días, en algún momento ni siquiera nos acordábamos de los que habíamos conversado. Nos gustaría haber ido más preparados y haber hecho un seguimiento, no hubo acciones posteriores a esa visita (se llega con entusiasmo de regreso pero se diluye con el tiempo). Lecciones aprendidas Aprendí de modelos, de solución de cosas. LECCIONES APRENDIDAS EN EXPERIENCIAS DE INTERCAMBIO Aprendí el portal, la lucha que dieron ellos con el equivalente a la contraloría. Aprendí de los distintos intereses de los actores que desenvuelven en el mundo de la transparencia, que hacen que algunas iniciativas sean tironeadas en esa disputa. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE REGISTRO DE LAS LECCIONES APRENDIDAS. Nota: Este ítem registra la existencia –o la falta- de una memoria corporativa y de un modelo de aprendizaje organizacional. Adjuntar ppt, pdf u otro disponible que describan las acciones que realiza la Institución en estas materias 3.8 Capacidad de participación en la Red 10 Se elabora una Encuesta on line (Survey-Monkey), que será enviada para ser completada por todo el personal que pudiese participar en la Red de Intercambio, con el objeto de realizar un levantamiento de capacidades personales y de soporte tecnológico. Esta encuesta medirá lo siguiente: Habilidades y capacidades personales de los funcionarios de la Institución para el intercambio. Manejo de tecnología (correo, multiconversación vía skype, trabajo colaborativo vía sharepoint o similar) Soporte informático disponible en la Institución y planes de inversión. Nota: Encuesta tipo multiple choice para completar en un tiempo de 10 – 12 minutos. 3.9 Instrucciones para completar la Entrevistas en las Institución Se entrevistarán personas que tengan la visión conceptual de las actividades que realiza cada Institución. Las personas a entrevistas tiene que ser futuros integrantes de la Red de Intercambio. Se estima entrevistar entre 3 y 5 personas por Institución *** 11