introduccion - Instituto de Desarrollo Urbano

INTRODUCCION
La presente cartilla tiene por objeto fijar los lineamientos, procedimientos, pautas
de seguimiento, evaluación y control de la actividad pre-contractual y contractual
que adelanta el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU).
Las actuaciones de los funcionarios que intervengan en la contratación se
desarrollarán con sujeción a los principios de transparencia, economía y
responsabilidad y de conformidad con los postulados que orientan la función
administrativa y teniendo siempre en consideración que con la celebración de
contratos y la ejecución de los mismos, el IDU busca el cumplimiento de los fines
estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la
efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con él
en la consecución de dichos fines.
Los procesos de contratación deben caracterizarse por la selección objetiva de las
propuestas, la exigencia de los requisitos estrictamente señalados por la Ley, la
agilidad y eficiencia, la planeación, programación, conveniencia y oportunidad en
la ejecución de las obras y de la adquisición de los bienes y servicios.
Igualmente, de acuerdo con el principio de responsabilidad, todos los funcionarios
del IDU que intervengan en cualquier etapa del proceso de contratación,
responderán por sus actuaciones u omisiones.
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MARCO LEGAL
El Instituto de Desarrollo Urbano es un Establecimiento Público del Orden Distrital,
creado mediante Acuerdo No. 19 de 1972 del Honorable Concejo de Bogotá, con
personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
El Acuerdo 19 de 1.972 establece que Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) tiene a
su cargo la ejecución de obras públicas de desarrollo urbanístico, ordenadas
dentro del Plan General de Desarrollo.
El régimen contractual del IDU es el previsto en la Ley 80 de 1993 y demás
normas que la reglamenten o complementen, de conformidad con lo dispuesto en
el literal b) numeral 1o. del artículo 2o. de la mencionada Ley. Igualmente y
según lo establece el artículo 13 de la Ley 80 de 1.993, a la contratación estatal le
son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas
materias no reguladas por la misma.
Así mismo, para la actividad contractual el IDU debe dar aplicación al Decreto Ley
1421 de 1.993, Estatuto de Bogotá.
La Dirección General del IDU, es la autoridad competente para ordenar y dirigir la
celebración de licitaciones o concursos o la celebración de contratos, pudiendo
mediante resolución delegar total o parcialmente estas actuaciones.
Las
delegaciones en materia contractual serán ejercidas directamente por el
funcionario autorizado quien no podrá subdelegarlas. La delegación exime de
responsabilidad a la Dirección General la cual corresponderá exclusivamente a los
funcionarios delegatarios.
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APERTURA PROCESOS DE SELECCION
Para cada vigencia fiscal se elaborará un Plan Anual de Contratación (PAC), el
cuál deberá concordar en un todo con el Plan Operativo Anual de Inversiones
(POAI) del Instituto y de acuerdo con el presupuesto anual de la entidad. Este
plan será elaborado por la Dirección Técnica de Planeación y aprobado por la
Dirección General.
Las Direcciones Técnicas y los Gerentes de Proyecto de Renovación Urbana,
que requieran la apertura de un proceso de selección, deberán solicitarlo ante
el Comité de Contratación para su aprobación,
Para este efecto se deberá contar con la siguiente documentación:
• Justificación que debe contener: análisis de conveniencia y oportunidad de la
contratación, si es del caso pre-diseños o diseños, planos y evaluaciones de
prefactibilidad y factibilidad, y el Objeto y condiciones técnicas y económicas
correspondientes.
• Si hay lugar a ello, licencias ambientales aprobadas, estudios y diseños
aprobados por las empresas de servicios públicos o cartas de propietarios
de antejardines para proyectos de espacio público
• Presupuesto oficial estimado. El cálculo del presupuesto oficial, debe
realizarse con base en el sistema de precios unitarios que llevará la
Dirección Técnica de Planeación e incluirá los costos que implica el manejo
del componente social y ambiental de acuerdo con la normatividad vigente,
así como el porcentaje de Administración Imprevistos y Utilidades (AIU)
estimado. Igualmente debe tenerse en cuenta el término de ejecución del
contrato. El presupuesto oficial elaborado por las áreas que soliciten el
proceso de selección, debe ser aprobado por la Dirección Técnica de
Planeación.
• Cuando se trate de proyectos con un presupuesto oficial igual o superior a
14.000 SMMLV, el presupuesto oficial y los respectivos pliegos serán
consultados con los gremios, asociaciones y/o academias.
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• Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
• Cuando se trate de proyectos que deban ejecutarse con cargo al
presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, en virtud de lo dispuesto por
el Decreto 176 del 10 de febrero de 1998, se debe contar con un estudio
sobra la viabilidad técnica de intervención de las vías realizado por la
Alcaldía Local correspondiente y aprobado por la Dirección Técnica que
tenga a su cargo la ejecución del contrato
• Cuando se trate de contratos de obra para cuya ejecución sea necesaria la
adquisición de predios, se deberá contar con el concepto previo favorable
del Comité de Predios.
Cumplido lo anterior, se procederá a realizar la apertura del proceso de
selección de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios 679, 855 y 856 de 1994 y 287 de 1996 y demás normas que los
modifiquen, adicionen, deroguen o complementen. Para la contratación directa
se harán convocatorias e invitaciones, éstas últimas con base en el sistema de
Directorio de Proponentes que llevará la Subdirección Técnica de Contratación,
el cual permite una escogencia aleatoria y transparente de los proponentes a
invitar.
Recibidas las ofertas, se llevará a cabo la evaluación de las mismas, de
acuerdo con los criterios establecidos en los pliegos de condiciones o términos
de referencia. La evaluación se presentará a consideración del Comité de
Contratación que emitirá una recomendación sobre su adjudicación en los
casos de contratación directa, y conocerá y analizará el resultado de la
evaluación cuando se trate de licitaciones o concursos públicos.
En los casos de licitaciones y concursos, surtida la etapa anterior, se dará
traslado para que los oferentes realicen las observaciones al Informe de
Evaluación de las ofertas.
Tales observaciones serán analizadas y
presentadas a consideración del Comité de Contratación. Dentro de la etapa
de adjudicación, el Comité de Contratación, formulará la respectiva
recomendación a la Dirección General o a su Delegado, quien procederá a
realizar la adjudicación correspondiente o a declarar desierto el proceso.
Sin excepción alguna, toda la contratación que adelante el Instituto deberá
constar por escrito
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LICITACIONES Y CONCURSOS PUBLICOS
Los pliegos de condiciones o términos de referencia deberán contener los
siguientes capítulos, en los cuales se deben definir reglas objetivas, justas, claras
y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole,
aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta del proceso.
Deberán incluir reglas que no induzcan a error a los proponentes y a los
contratistas:
1. CAPITULO 1 - CONDICIONES GENERALES
Objeto, plazo del contrato, presupuesto oficial, documentos de la licitación,
cronograma de la licitación, requisitos de los proponentes.
2. CAPITULO 2 - DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
Carta de presentación, certificaciones, certificados, garantía de seriedad y en
general todos los documentos que sean objeto de evaluación. En este capítulo
deben señalarse que documentos son subsanables.
3. CAPITULO 3 ADJUDICACION
FACTORES
Y
CRITERIOS
DE
EVALUACION
Y
Se hará una evaluación jurídica, con el fin de verificar los documentos
relacionados con la capacidad y requisitos legales del oferente.
Para la evaluación financiera, se verificará el cumplimiento de los indicadores
financieros, con el fin de determinar la admisibilidad de la oferta, de acuerdo
con los criterios mínimos establecidos para el efecto en los pliegos de
condiciones o términos de referencia.
En la evaluación técnica, se verificará el cumplimiento de los requisitos de
capacidad residual de contratación, experiencia general, experiencia específica
y/o disponibilidad operativa, con el fin de determinar la admisibilidad de la
oferta, de acuerdo con los criterios mínimos establecidos para el efecto en los
pliegos de condiciones o términos de referencia.
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El orden de elegibilidad se establecerá con base en el precio de la oferta, que
será presentado en sobre cerrado y cuya apertura se realizará en la audiencia
pública de adjudicación, en la que se definirá mediante sorteo, cual de las
alternativas presentadas por la Entidad será la utilizada para determinar la
media geométrica y asignar puntaje a este factor.
En este capítulo se deben incluir las fórmulas en caso de que se presente
empate, así como, los puntos que se descontarán en virtud de la evaluación del
cumplimiento (multas).
Igualmente en este capítulo se deben consignar las causales de rechazo.
4. CAPITULO 4 – ANEXOS
Todos los pliegos deberán contener anexos como la carta de presentación,
anexos técnicos y financieros y siempre que se requiera el de especificaciones
técnicas, ambientales y de gestión social y minuta del contrato.
NOTAS:
9 La evaluación financiera se aplicará a los procesos de selección que se lleven
a cabo mediante licitación o concurso público y en los procesos de
contratación directa cuando su naturaleza así lo requiera.
9 En la selección de contratistas para trabajos de consultoría se evaluará la
experiencia de los profesionales propuestos.
9 Al final de la cartilla se encuentran modelos del Pliego de Condiciones y
Términos de Referencia, los cuales pueden variar de conformidad con la
naturaleza del contrato por adjudicar.
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CONTRATOS DE OBRA Y CONSULTORIA SEGUN
MODALIDADES DE DETERMINACION DEL PRECIO
• CONTRATOS A PRECIO GLOBAL FIJO:
Son aquellos en que el Contratista, a cambio de las obligaciones o
prestaciones a que se compromete, obtiene como remuneración una suma
global fija, en la cual están incluidos honorarios, utilidad, vinculación de
personal, subcontratos, obtención de materiales, impuestos, costos que
implica el manejo del componente social y ambiental y en general todos los
gastos requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.
En esta modalidad el IDU, para cada caso particular, en los respectivos pliegos
o términos de referencia, establecerá la estructura de riesgos que estarán a
cargo de esta entidad y como se aplicarán en la ejecución del contrato.
• CONTRATOS A PRECIOS UNITARIOS FIJOS:
Son aquellos en que se pacta el precio por unidades y cantidades de obra y el
valor total del contrato es la suma de los productos que resulten de multiplicar
las cantidades de obra ejecutadas por el precio de cada una de ellas, precios
que se mantendrán durante la ejecución del contrato.
Para esta modalidad el IDU establecerá unos topes mínimos y máximos de
precios unitarios por ítem, dentro de los cuales el proponente estará obligado a
presentar su oferta.
Dentro de la modalidad a precios unitarios fijos, se presentan las siguientes
variaciones:
1. Precio Unitario Fijo con cantidades de obras establecidas: La entidad
suministra las cantidades de obra a realizar para cada ítem específico del
contrato.
2. Precio Unitario Fijo con Indices representativos: La entidad no suministra
las cantidades de obra pero establece los items que conforman cada índice
representativo con unidad de medida requerida. Para esta modalidad se
tienen identificados los ítems de obra que se pueden ejecutar en desarrollo
del contrato. A estos ítems se les determinará un coeficiente de acuerdo
con su importancia en las obras que se van a ejecutar. El Contratista dentro
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de su propuesta establecerá un valor unitario para cada uno de los items,
los cuales son la base para determinar el valor del contrato al multiplicarlos
por las cantidades de obra ejecutadas.
• CONTRATOS A PRECIOS UNITARIOS CON FORMULA DE REAJUSTE
Son aquellos en que se pacta el precio por unidades y cantidades de obra y el
valor total del contrato es la suma de los productos que resulten de multiplicar
las cantidades de obra ejecutadas por el precio de cada una de ellas, y en el
que se pactarán formulas de reajuste teniendo en cuenta las variaciones que
se puedan presentar en los ítems más representativos dentro de la ejecución
del contrato.
NOTA:
9 Sin ninguna excepción, los contratos de obra deberán contemplar los costos
del componente ambiental y social y deberán contar con la correspondiente
interventoría, la cuál será obligatoriamente externa en aquellos que se
celebren como resultado de un proceso de licitación, y externa o interna
cuando se celebren por contratación directa. Todos los interventores deben
desarrollar su labor con observancia estricta del manual de interventoría del
IDU.
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EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO
La vigilancia sobre la ejecución de los contratos será responsabilidad de quien
suscriba el contrato, del interventor y del coordinador del IDU, todo lo anterior de
conformidad con los manuales de funciones y procedimientos y el de
interventoría.
La elaboración de contratos adicionales (prórrogas y adición al valor) y otro-sí
(modificaciones y aclaraciones que sean necesarias), deberán estar previamente
soportadas y justificadas.
Las sumatorias de las adiciones en valor no podrán exceder del 50% del valor
total del contrato pactado inicialmente, expresado en SMMLV. Las modificaciones
y aclaraciones, deben hacerse exclusivamente durante el término del contrato y
tienen por objeto corregir errores, hacer aclaraciones o llenar vacíos del contrato
principal, sin que en ningún caso pueda modificarse el objeto del mismo.
Durante la ejecución del contrato cuando se presenten circunstancias de fuerza
mayor o caso fortuito no imputables al contratista, se podrá suspender el término
de ejecución del contrato, para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por
las partes, el interventor y coordinador del IDU de conformidad con los manuales
de funciones y procedimientos y el de interventoría. El término de la suspensión
debe ser determinado o determinable y para la reiniciación del término de
ejecución del contrato se suscribirá la respectiva acta.
Cuando se presenten circunstancias sobrevinientes al perfeccionamiento del
contrato, imprevistas y no imputables a quien resulte afectado y que generen una
pérdida económica en relación con las condiciones originales pactadas, las partes
adoptarán medidas para su restablecimiento.
Estas solicitudes deberán sustentarse y requieren concepto del interventor, y del
coordinador y el área técnica respectiva y deberán ser aprobadas por el Comité
de Contratación.
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INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
Es deber del Interventor o del coordinador en aquellos contratos que no requieren
interventoría, informar de manera inmediata a la Dirección Técnica
correspondiente o Gerencia del Proyecto de Renovación Urbana con copia a la
Dirección Técnica Legal, sobre los casos de incumplimiento de las obligaciones
adquiridas por el Contratista, cuando este no haya atendido sus requerimientos, a
efecto de determinar si hay lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el
contrato y la Ley.
Para este efecto, se adjuntará al informe respectivo, copia del requerimiento o
requerimientos que se hayan formulado al contratista, así como los documentos
que contribuyan a establecer las anomalías que estén afectando la ejecución del
contrato.
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LIQUIDACION DEL CONTRATO
De acuerdo con lo previsto en el Art. 60 y siguiente, de la Ley 80 de 1993, los
contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se
prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación
de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará
dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o,
en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses
siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo
que ordene la terminación, o la fecha del acuerdo que la disponga.
En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a
que haya lugar.
En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a
que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder
declararse a paz y salvo.
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del
caso, de la garantía única del contrato y en general para avalar las obligaciones
que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdo
sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por la
entidad y se adoptará por acto administrativo motivado susceptible del recurso de
reposición.
En caso que el objeto del contrato no se haya ejecutado en su totalidad o surjan
diferencias entre el valor del contrato, el valor pactado y el valor a pagar y pagado,
se deben establecer en el acta los saldos a favor de las partes y se debe ordenar
su pago o reintegro en una fecha determinada.
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