PROCESO DIFUSIÓN DE MEMORIA HISTÓRICA PROCEDIMIENTO RELACIONAMIENTO CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL CÓDIGO DMH-PR-001 VERSIÓN 001 PÁGINA: 1 de 4 1. OBJETIVO Garantizar que los productos del CNMH sean difundidos a nivel nacional y que al mismo tiempo los periodistas y la opinión pública se sensibilice frente al temática de Memoria histórica y esclarecimiento de la verdad 2. ALCANCE Desde la recopilación de necesidades de comunicación EXTERNA del CNMH, pasando por la documentación de la estrategia, hasta su ejecución y seguimiento. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO Profesional especializado en Comunicaciones – Jefe de Prensa 4. DEFINICIONES BREVEDAD: característica del mensaje donde los hechos deben ser presentados en forma concisa, sin reiteraciones o datos irrelevantes. CLARIDAD: característica que debe tener el mensaje cuando expone situaciones o hechos de forma ordenada y lógica. CARÁCTER NOTICIOSO: condición de la información que la hace atractiva para una comunidad o grupo de personas. DIVULGAR: dar a conocer algo o hacerlo accesible al público. EVENTO: Eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: instrumentos de socialización que proveen a la ciudadanía contenidos de utilidad. IMPARCIALIDAD: reflejo de la realidad consultando la mayor cantidad de fuentes posibles PIEZAS COMUNICATIVAS: Herramientas utilizadas para comunicar un mensaje. 5. NORMAS LEGALES Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. NOMBRE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO FECHA FIRMA PROCEDIMIENTO RELACIONAMIENTO CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL CÓDIGO DMH-PR-001 VERSIÓN PÁGINA 001 2 de 4 5. NORMAS LEGALES Decreto 4803 de 2011 por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica 6. CONDICIONES GENERALES Cada dirección presenta su plan de trabajo e hitos para hacer parte de la estrategia de Difusión de Memoria Histórica Los enlaces de comunicación de cada área deberán apoyar la estrategia de comunicación externa Se debe mantener registro permanente de noticias de orden público, paz y derechos humanos que publican los medios. 7. DESCRIPCIÓN ID 1 2 (QUE) ACTIVIDAD Identificar los productos del CNMH objeto de noticia Identificar y focalizar los medios y los periodistas interesados en el tema (COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S) Identifica productos del CNMH de carácter noticioso para ofrecer a los medios. Elabora una matriz de producto a divulgar Identifica los medios y periodistas posiblemente interesados en divulgar la nota. (QUIEN) RESPONSABLE Jefe de prensa Jefe de Prensa Dirección General DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Matriz Productos Cronograma Bases de datos medios y periodistas PROCEDIMIENTO RELACIONAMIENTO CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL CÓDIGO DMH-PR-001 PÁGINA VERSIÓN 001 3 de 4 Realiza cronograma y agenda posibles encuentros con medios Construye y actualiza bases de datos 3 Contactar al medio 4 Hacer seguimiento a la información que publican los medios 5 6 Rectificar contenidos de noticias Registrar gestión 8. FLUJOGRAMA Ver Flujograma Contacta al medio para divulgar la noticia, nota y/o reportaje, este contacto puede ser personal, vía telefónica o por correo electrónico Monitorea las notas, noticias, videos, etc. que publiquen los medios esto se realiza a través de un tercero, incluye estudio de mercado y estudio previo. Hay ajustes o rectificaciones? SI: Continuar con actividad 5 NO: Continuar con actividad 6 Contacta medio y rectifica información Realiza registro de notas, noticias, videos, etc. en página web del centro Periodistas de los procesos misionales Comunicación enviada por correo electrónico Jefe de Prensa Contratista de monitoreo de medios Informes diarios, mensuales y anual. Jefe de Prensa Comunicación externa GDC-FT-007 Web Master Página web CNMH PROCEDIMIENTO RELACIONAMIENTO CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL 9. PUNTOS DE CONTROL No. NOMBRE ACTIVIDAD 4 Hacer seguimiento a la información que publican los medios MÉTODO DE CONTROL Monitorea las notas, noticias, videos, etc. que publiquen los medios, incluye estudio de mercado y estudio previo. Hay ajustes o rectificaciones? SI: Continuar con actividad 5 NO: Continuar con actividad 6 CÓDIGO PÁGINA FRECUENCIA DMH-PR-001 VERSIÓN 001 4 de 4 RESPONSABLE REGISTRO Jefe de Prensa Informe de Cada vez que se publique una noticia Contratista de monitoreo seguimiento de medios 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No Aplica 11. ANEXOS No Aplica 12. CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO No Aplica DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS Elaboración del documento FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN DD/MM/AAAA 001 PROCESO DIFUSIÓN DE MEMORIA HISTÓRICA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PAGINA WEB y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES CÓDIGO DMH-PR-002 VERSIÓN 001 PÁGINA: 1 de 9 1. OBJETIVO Administrar el Sitio Web y dinamizar las redes sociales, dando pautas estratégicas para la selección, diseño, manejo, actualización, publicación y difusión de los contenidos digitales del CNMH, garantizando el fácil acceso a una información actual, veraz, creativa y oportuna de los temas relacionados con la memoria histórica y esclarecimiento de la verdad. 2. ALCANCE Desde el diseño e implementación del Sitio Web Institucional y redes sociales, incluyendo la socialización, edición y publicación de contenidos y mensajes digitales hasta la evaluación del sitio y las redes sociales del CNMH 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO Profesional Especializado en Comunicaciones 4. DEFINICIONES 1. ADMINISTRADOR WEB (Web master): Persona encargada del Sitio Web, administra los contenidos publicados, la presentación, la ubicación y el fácil acceso por parte de los usuarios. Maneja los permisos para los usuarios de los módulos mediante los cuales se realiza la administración del portal. Colabora con la supervisión de las herramientas tecnológicas bajo las cuales está implementado el portal, dando soporte y realizando modificaciones cuando se requiere. Responde las inquietudes presentadas por los usuarios, generando interacción y retroalimentación. Vela por el cumplimiento de la estrategia de Gobierno en Línea y está a la vanguardia en temas tecnológicos de comunicación y diseño. 2. COMENTARIOS: Diferentes reacciones que tienen los usuarios de redes social frente a un determinado contenido publicado. 3. CONSEJO DE REDACCION: Es la instancia que prioriza las notas a publicar, la frecuencia de publicación en página y los contenidos para redes sociales. Este se reúne semanalmente y cuenta con un representante de cada dirección del CNMH NOMBRE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO FECHA FIRMA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES CÓDIGO PÁGINA DMH-PR-002 VERSIÓN 001 2 de 9 4. DEFINICIONES 4. CORREO ELECTRÓNICO: Servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos 5. DINAMIZADOR DE REDES SOCIALES (Community manager): persona responsable de diseñar, desarrollar y ejecutar la estrategia de redes sociales e internet del CNMH (actualización permanente de las cuentas institucionales en tiempo real del CNMH en Facebook, Twitter , YouTube y SoundCloud) 1. GALERÍAS: Aplicación que permite compartir fotos o videos por temas. 2. GOBIERNO EN LÍNEA: estrategia del Gobierno para la construcción de un estado más eficiente, transparente, participativo, que preste servicios a ciudadanos y empresas, mediante el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. 3. HERRAMIENTAS COLABORATIVAS: aplicaciones web que permiten la interacción con los usuarios de manera sincrónica. Se desatacan los siguientes: Chat: (español: charla), se refiere a una comunicación escrita realizada de manera instantánea a través de internet entre dos o más personas, desde y hasta cualquier parte del mundo. Foro: reunión en línea para discutir asuntos de interés a través de una aplicación Web. Listas de correo: base de datos de las personas que se registran dentro del portal y escogen uno o varios temas de interés. Encuestas: es un conjunto de preguntas dirigidas a los usuarios, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos. Evaluación: herramienta que nos permite valorar la competencia de los usuarios en un determinado tema. Otras herramientas colaborativas (Blog, Video Blog, etc.) 1. 2. 3. 4. 5. 1. 1. 2. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDO: para efectos de la administración web, se refiere a la herramienta mediante la cual se publica la información en el portal. Dicho módulo a su vez contiene los siguientes submódulos de administración: Categoría: es una clasificación de los diferentes contenidos dentro del portal: Esta se permite crear acceso directo de su contenido dentro del menú. Documento: (archivo electrónico) Son los archivos generados desde un programa (ejemplo: documentos de Word -.doc; hojas de PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES CÓDIGO PÁGINA DMH-PR-002 VERSIÓN 001 3 de 9 4. DEFINICIONES cálculo de Excel -.xls; presentaciones de PowerPoint -.ppt; etc.) con información específica de un tema. 3. Estadísticas o métricas: Recolección de datos que nos permiten monitorear el comportamiento de los usuarios dentro de la página web. A través de esta información es posible establecer zonas de relevancia dentro de la página para así destacar la información más buscada en el sitio. 4. Evento: contenido que se agenda en un calendario electrónico con información básica que puede extenderse de acuerdo a las necesidades de información a publicar. 5. Multimedia: Herramienta que recurre al uso de vídeo, imagen y sonido para mostrar información. 6. Publicación: tipo de contenido que permite publicar noticias, artículos, etc. dentro del portal. En un contenido se pueden crear varias páginas que permiten incluir imágenes, gráficos, tablas, crear vínculos, adjuntar documentos, estas publicaciones pueden a su vez vincularse a categorías o zonas. 7. Usuarios: Gestores de contenido dentro del sitio. A través del administrador es posible definir roles y así mismo asignarlos a usuarios para establecer su funcionalidad dentro de la página web. 8. Vínculo: (enlace o link) Es un acceso a una información electrónica que puede ser a un documento o a un contenido web alojado en el portal propio o a uno externo. 9. Zona: ubicaciones especiales dentro del portal que permite ofertar contenido. Son accesos rápidos a los contenidos más relevantes 1. PORTAL WEB: Espacio donde un usuario puede realizar búsquedas en la web 2. POST: es la publicación de toda clase de contenido (audio, texto, vídeo, imagen) en un la plataforma de Facebook (Wall muro). 3. RETWEET: herramienta que permite hacer difusión de un tweet. 4. SOCIALIZACIÓN: táctica para masificar un determinado contenido (texto, audio, vídeo, imagen) 5. TRÁMITE EN LÍNEA: servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal web de una entidad. Ya sea de manera parcial, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES CÓDIGO PÁGINA DMH-PR-002 VERSIÓN 001 4 de 9 4. DEFINICIONES 6. TWEET: expresión de un mensaje en 140 caracteres (letras, números, símbolos, etc.) 5. NORMAS LEGALES 1. Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. 2. Decreto 2963 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones. 6. CONDICIONES GENERALES 1. Cada dirección presenta su plan de trabajo e hitos para hacer parte de la estrategia de Difusión de Memoria Histórica 2. Es obligación de cada una de las direcciones seleccionar y proporcionar la información de interés para los usuarios y aquella de necesario cumplimiento por exigencia de Gobierno en Línea: (normativa, contratación, informes de gestión entre otras.) 3. El Web master es el encargado, de acuerdo con los requerimientos de las áreas, de administrar el Sitio Web, vigilar que su contenido se muestre de forma apropiada, administrar los accesos de los usuarios dentro de la página y realizar el mantenimiento apropiado para garantizar que la página funcione correctamente. 4. El Community manager es el encargado de acuerdo con los requerimientos de las áreas, de administrar las redes sociales del CNMH, vigilar que su contenido se muestre de forma apropiada, administrar los accesos a las diferentes cuentas y realizar el mantenimiento apropiado para garantizar que funcionen correctamente. 5. Las noticias, boletines y/o comunicados que se publican en Web y redes sociales deben estar previamente revisados y aprobados por el líder del grupo de comunicaciones o quien haga sus veces. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES CÓDIGO DMH-PR-002 PÁGINA VERSIÓN 001 5 de 9 6. CONDICIONES GENERALES 6. Para garantizar el funcionamiento adecuado del portal Institucional el Grupo de soporte Técnico y TIC brindará las herramientas tecnológicas y la seguridad de la información para que la página se mantenga al aire. 7. La Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicación orientará sus esfuerzos a verificar que el portal web del CNMH cumpla con las exigencias y lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. 7. DESCRIPCIÓN ID (QUE) ACTIVIDAD 1 Diseñar y Estructurar la página web y las redes sociales (COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S) Organiza los elementos que componen la página y las diferentes cuentas de redes sociales (QUIEN) RESPONSABLE Web master y Community manager DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Plantilla Página web CNMH Informes Reportes Recolectar la 2 información a publicar Recopila la información seleccionada por cada área para publicar y notas o mensajes relevantes a la gestión del CNMH. Web master y Community manager Notas Información de Iniciativas de memoria PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES CÓDIGO DMH-PR-002 PÁGINA VERSIÓN 001 6 de 9 Convocatorias Decidir qué se va a Revisa la información recolectada y decide que notas se va a publicar 3 publicar y en qué de acuerdo a la frecuencia de actualización de la página. orden Verifica el estilo y lenguaje de los contenidos a publicar de acuerdo a las políticas de la entidad y a las de gobierno en línea. Revisar estilo de 4 contenidos Hay ajustes? SI: Realiza Ajustes NO: Continuar con actividad N. 5 Hace Ajustes 5 Realizar Ajustes 6 Envía por correo interno cualquier ajuste realizado a estilo a dueño de la información Adaptar contenidos Adecua y edita contenidos a plantillas de página web a plantillas Consejo de Redacción Informe de reunión Web Máster y Community Manager Comunicación interna enviada por correo electrónico Web Máster Plantilla Página web CNMH Web Máster Web Máster y Publicar de manera creativa los contenidos de acuerdo a su origen e Community interés para los usuarios del sitio y de las redes sociales Manager Verifica que la página y redes estén actualizadas de acuerdo a la frecuencia determinada para cambios Actualizar Página Web Máster y 8 y las Redes Community Contenidos actualizados? sociales Manager SI: Continuar con actividad 9 NO continuar con actividad 8 Actualizar Web Máster y 9 Refresca contenidos de página y redes sociales Contenidos Community Publicar 7 contenidos Plantilla Página web CNMH Página web CNMH Redes sociales Página web CNMH Redes sociales Página web CNMH Redes sociales ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES PROCEDIMIENTO CÓDIGO DMH-PR-002 PÁGINA VERSIÓN 001 7 de 9 Manager Verifica movimiento de contenidos Usuarios Visitas Interacciones Comentarios Revisar contenidos, 10 interacción y comentarios de las Puede atender inquietudes? publicaciones SI: Continuar con Actividad N. 12 NO: Continuar con Actividad N. 11 Redireccionar 11 inquietudes Responder 12 inquietudes de público 13 Realizar informes estadísticos 8. FLUJOGRAMA Informes de página web CNMH Web Máster y Community Manager Web Máster y Envía inquietudes a otras dependencias para ser solucionadas Community Manager Web Máster y Community Atiende inquietudes de usuarios de página y redes y crea discusiones Manager Realiza seguimiento a respuestas ofrecidas Elabora informes estadísticos de usuarios, visitas al portal, visitas a redes sociales, comentarios, contenidos más vistos, “likes” a las diferentes notas publicadas y descargas de contenido. Informes de redes PQRS Comunicación Interna enviada por correo electrónico Página web CNMH Redes PQRS atendidas Responsables de Procesos CNMH Web master Community manager Google analytics EXT Informes Estadísticos PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES CÓDIGO DMH-PR-002 PÁGINA VERSIÓN 001 8 de 9 8. FLUJOGRAMA Ver Flujograma 9. PUNTOS DE CONTROL No. NOMBRE ACTIVIDAD 4 7 MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA Verifica el estilo y lenguaje de los contenidos a publicar de acuerdo a las políticas de la entidad y Cada vez que a las de gobierno en línea. se vaya a Revisar estilo de publicar un contenidos Hay ajustes? contenido en SI: Realiza Ajustes página web NO: Continuar con actividad N. 4 Verifica que la página este actualizada de acuerdo a la frecuencia determinada para cambios Cada vez que Actualizar Página WEB se actualice la y Redes sociales Contenidos actualizados? página web SI: Continuar con actividad 8 NO continuar con actividad 7 RESPONSABLE Web Master Community Manager REGISTRO Comunicación interna enviada por correo electrónico Web Master Página web Community Manager Redes sociales 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1. CONPES 3650 de 2010 Declara de importancia estratégica la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en Colombia. 2. Manual de Gobierno en línea PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PAGINA WEB Y DINAMIZACION DE REDES SOCIALES CÓDIGO PÁGINA DMH-PR-002 VERSIÓN 001 9 de 9 11. ANEXOS No Aplica 12. CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO No Aplica DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS Elaboración del documento FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN DD/MM/AAAA 001 PROCESO DIFUSIÓN DE MEMORIA HISTÓRICA PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y AUDIOVISUALES CÓDIGO DMH-PR-003 VERSIÓN 001 PÁGINA: 1 de 6 1. OBJETIVO Producir y distribuir piezas comunicativas capaces de transmitir a la sociedad en general el trabajo del CNMH en materia de memoria histórica del conflicto armado colombiano para la apropiación social. 2. ALCANCE Desde la planeación de la pieza a producir, incluyendo su conceptualización, diseño o maquetaje, aprobación y producción hasta su distribución final. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO Profesional Especializado en Comunicaciones 4. DEFINICIONES AFICHE: aviso que comunica algún evento futuro o situación actual y que generalmente ostenta una considerable dimensión para que sea bien apreciado y notado por el público al cual va dirigido y una deliberada intención artística que buscará atraer más de lo ordinario. CAMPAÑA: es una serie de mensajes que comparten una misma idea y tema. Las campañas aparecen en diferentes medios a través de un marco de tiempo específico. DIAGRAMACIÓN: es distribuir u organizar los elementos de un mensaje en texto e imagen en un papel o documento, utilizando criterios de jerarquización, funcionalidad y fácil lectura del mensaje, bajo una apariencia estética agradable. FOLLETO: impreso reducido de hojas (menos de 25 hojas), que sirve como instrumento divulgativo. Un folleto no es utilizado para divulgar información demasiado abundante ni de un nivel muy académico si no que tienen por objetivo principal el captar la atención de las personas y difundir algunos conceptos elementales. NOMBRE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO FECHA FIRMA PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y AUDIOVISUALES CÓDIGO PÁGINA DMH-PR-003 VERSIÓN 001 2 de 6 4. DEFINICIONES INFORME: documentos que presentan un contenido específico para una determinada audiencia y que requieren una presentación diagramada. Se utilizan informes en el ámbito del gobierno, los negocios, la educación, la ciencia y otros campos. LOGOTIPO: es un elemento gráfico que identifica a una persona, empresa, institución o producto. Los logotipos suelen incluir símbolos — normalmente lingüísticos— claramente asociados a quienes representan. PENDÓN: es una impresión que se caracteriza vertical y que además pende o cuelga para ser expuesto o exhibido en un evento público. Los pendones por lo general vienen con tubos de aluminio y un cordón. PIEZA COMUNICATIVA: Se refiere a productos en formatos audiovisual, impreso, sonoro, virtual o multimedia desarrollados con una intencionalidad comunicativa y dirigidos a uno o varios públicos determinados. PLEGABLE: es una pieza gráfica que trasmite un mensaje de manera ágil, moderna y concreta. Está diseñado sobre una hoja a la cual se le hacen varios pliegues con el fin de crear varios cuerpos. La cantidad de pliegues la toma el diseñador basado en la cantidad de información que se desea incluir. PRUEBA SHERPA: es una prueba impresa, para que el proceso solicitante pueda dar el visto bueno final y para que pueda ser una guía del color correcto al momento de la impresión final. PUBLICACION: Difusión o comunicación de cualquier información para que sea conocida TIRAJE: es la cantidad previamente determinada, de copias impresas de un mismo original. 5. NORMAS LEGALES PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y AUDIOVISUALES CÓDIGO DMH-PR-003 PÁGINA VERSIÓN 001 3 de 6 5. NORMAS LEGALES Directiva Presidencial Abril de 2012 Expedida por la Presidencia de la República. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública 6. CONDICIONES GENERALES Cada dirección presenta su plan de trabajo e hitos para hacer parte de la estrategia de difusión. Basado en un trabajo de investigación al interior del grupo de comunicaciones, sobre las tendencias en términos comunicativos se planea y se diseña productos creativos para la difusión de la memoria histórica. La distribución de piezas comunicativas, impresas, radiales y audiovisuales se hará a los diferentes públicos interesados en las piezas y público en general. 7. DESCRIPCIÓN ID (QUE) ACTIVIDAD (COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S) (QUIEN) RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y AUDIOVISUALES CÓDIGO PÁGINA Recibe solicitud por parte de las áreas interesadas en la producción de piezas comunicativas. 1 Planear la pieza comunicativa Se exponen y acuerdan los requerimientos de las piezas y el esquema de producción, tiempos y recursos. Elabora un plan de trabajo 2 Solicitar material para publicación Elegir tipo de 3 publicación DMH-PR-003 Solicita textos, notas, fotografías, videos y informes para diseño de producto requerido. Determina tipo de publicación de acuerdo al plan de trabajo El cual puede ser : Impreso Audiovisual o radial o o VERSIÓN 001 4 de 6 Enlace Comunicaciones Profesional Especializado en Comunicaciones Plan de trabajo Profesional Especializado en Comunicaciones Comunicación interna enviada por correo electrónico Profesional Especializado en Comunicaciones N.A Borrador Publicación 4 Diagramar publicación Diseña plantillas y/o formatos de publicación y adapta el material recibido para tal fin Plantillas Diseñador Video sin editar Audio sin editar Evalúa el diseño y diagramación de publicación, aprueba y hace observaciones según el caso Revisar y aprobar 5 el diseño de la Hay ajustes? pieza SI : Continuar con actividad N. 6 NO: Continuar con actividad N.7 Profesional Especializado en Comunicaciones Diseño Revisado PROCEDIMIENTO 6 Realizar ajustes PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y AUDIOVISUALES CÓDIGO DMH-PR-003 PÁGINA Hace los ajustes sugeridos Determina tiraje en conjunto con el responsable del producto. 9 Recibir y revisar piezas Envía la información, diagramas y borradores aprobados de piezas comunicativas a producción (Impresión, audio, etc.) Recibe piezas del proveedor, revisa características de la pieza solicitada, tiraje, calidad, material etc. Diseñador Profesional especializado Comunicaciones Enlace de Comunicaciones Hace la distribución de acuerdo al tipo de usuario interesado en la misma y especificada en el plan de trabajo.| 10 Distribuir la publicación Se realiza vía electrónica o física utilizando un tercero Cuando se realiza la distribución en el CNMH se diligencia la entrega de ejemplares 8. FLUJOGRAMA Ver Flujograma 001 5 de 6 Enlace de Determinar el tiraje Comunicaciones Si es audiovisual o fotográfico, definir el multicopiado en CD o puesto de la publicación y 7 en red forma de Profesional distribución especializado Si es impreso definir el tiraje de la publicación y el formato del mismo Comunicaciones Enviar a 8 producción VERSIÓN Grupo de comunicaciones Requerimiento de cotización. Comunicación oficial enviada solicitando el servicio Remisión producto. EXT Registro de distribución de piezas Entrega de Ejemplares DMH-FT-001 PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PIEZAS COMUNICATIVAS IMPRESAS, RADIALES Y AUDIOVISUALES 9. PUNTOS DE CONTROL N NOMBRE ACTIVIDAD o. Revisar y aprobar 5 el diseño de la pieza MÉTODO DE CONTROL Evalúa el diseño y diagramación de publicación, aprueba y hace observaciones según el caso Hay ajustes? SI : Continuar con actividad n. 5 NO: Aprobar CÓDIGO PÁGINA FRECUENCIA Cada vez que se diseña una pieza DMH-PR-003 VERSIÓN 001 6 de 6 RESPONSABLE Profesional especializado Comunicaciones REGISTRO Diseño Revisa do 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica 11. ANEXOS No aplica 12. CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO No Aplica DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS Elaboración del documento FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN DD/MM/AAAA 001 PROCESO DIFUSIÓN DE MEMORIA HISTÓRICA PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN CÓDIGO DMH-PR-004 VERSIÓN 001 PÁGINA: 1 de 6 1. OBJETIVO Integrar, diseñar y difundir socialmente los servicios y el trabajo del Centro Nacional de Memoria Histórica en reconstrucción de la memoria histórica con el fin de dignificar a las víctimas del conflicto interno colombiano, garantizar la no repetición y apoyar al esclarecimiento de la verdad 2. ALCANCE Desde la planeación del evento o campaña a realizar incluyendo su conceptualización, justificación y preparación logística hasta su realización. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO Profesional Universitario en Comunicaciones 4. DEFINICIONES AFICHE: aviso que comunica algún evento futuro o situación actual y que generalmente ostenta una considerable dimensión para que sea bien apreciado y notado por el público al cual va dirigido y una deliberada intención artística que buscará atraer más de lo ordinario. CAMPAÑA: es una serie de mensajes que comparten una misma idea y tema. Las campañas aparecen en diferentes medios a través de un marco de tiempo específico. DIAGRAMACIÓN: es distribuir u organizar los elementos de un mensaje en texto e imagen en un papel o documento, utilizando criterios de jerarquización, funcionalidad y fácil lectura del mensaje, bajo una apariencia estética agradable. FOLLETO: impreso reducido de hojas (menos de 25 hojas), que sirve como instrumento divulgativo. Un folleto no es utilizado para divulgar información demasiado abundante ni de un nivel muy académico si no que tienen por objetivo principal el captar la atención de las personas y difundir algunos conceptos elementales. NOMBRE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO FECHA FIRMA PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN CÓDIGO DMH-PR-004 PÁGINA VERSIÓN 001 2 de 6 4. DEFINICIONES INFORME: documentos que presentan un contenido específico para una determinada audiencia y que requieren una presentación diagramada. Se utilizan informes en el ámbito del gobierno, los negocios, la educación, la ciencia y otros campos. LOGOTIPO: es un elemento gráfico que identifica a una persona, empresa, institución o producto. Los logotipos suelen incluir símbolos —normalmente lingüísticos— claramente asociados a quienes representan. EVENTO DE DIFUSION: Evento de Divulgación de información determinada 5. NORMAS LEGALES Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Decreto 4800 de 2011 Por la cual se reglamenta la ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones. Decreto 4803 de 2011 por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica. 6. CONDICIONES GENERALES Los eventos de difusión del CNMH atienden fechas y conmemoraciones del conflicto interno colombiano, su planeación hace parte de la focalización que la entidad ha diseñado Los eventos de Difusión del CNMH atienden la producción de resultados en los diferentes temas misionales de la entidad. PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN CÓDIGO DMH-PR-004 PÁGINA VERSIÓN 001 3 de 6 7. DESCRIPCIÓN ID (QUE) ACTIVIDAD (COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S) (QUIEN) RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Establece el tema de la campaña o evento a partir de las necesidades básicas identificadas en la estrategia de Comunicación. De acuerdo a requerimientos internos de los procesos misionales y enfoque del CNMH y a las conmemoraciones o necesidades de las organizaciones de víctimas con las que el CNMH tiene relación. Proceso Gestión de Museo Nacional de la Memoria, conservación y exhibición de Colecciones MNM-PO 1 Identificar el tema de la campaña o evento Proceso Registro Especial de Archivos, Acopio y Procesamiento Técnico de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Memoria Histórica RAP-PO Proceso Recolección, Clasificación, Sistematización y Análisis de la Información de Acuerdos de Contribución a la Verdad Histórica y la Reparación ACV-PO Gestión y Desarrollo de Investigaciones para el Esclarecimiento Histórico y Reconstrucción de la Memoria Histórica GIV-PO Pedagogía en Memoria Histórica PMH-PO Acción en el territorio: Apoyo a Iniciativas de Memoria Histórica, Entes Territoriales y Reparaciones Colectivas ACT-PO Grupo de comunicaciones Informe de reunión PROCEDIMIENTO 2 Proponer ideas 3 Redactar proyecto de Campaña Aprobar Proyecto del 4 evento o campaña 5 Realizar ajustes PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN CÓDIGO DMH-PR-004 PÁGINA Discute maneras de abordar la necesidad y sugiere diferentes medios, actividades y canales para desarrollar el evento Redacta el proyecto, define actividades necesarias para la realización del evento o la campana, cronograma, metodología de implementación y seguimiento. Grupo de comunicaciones Informe de reunión Profesional Universitario en Comunicaciones Documento de campaña Elabora documento en que describe y justifica el proyecto Revisa proyecto hace las observaciones necesarias para proceder a realizar el evento o campaña. Profesional Especializado en Revisa presupuesto y necesidades para su realización. Comunicaciones Hay ajustes? SI: continuar con actividad N°5 NO Continuar con actividad N°6 Realiza los ajustes sugeridos Realizar el evento Diligencia la lista de chequeo de eventos o campaña Si recibe fotografías o piezas audiovisuales para el evento de otras áreas, diligencia el formato Entrega de archivos audiovisuales y responsabilidad de uso. 001 4 de 6 Proyecto de evento aprobado Responsables Procesos del CNMH Universitario en Comunicaciones Implementa la estrategia de coordinación interna y externa para realizar el evento o campaña y procede a ejecutar las actividades propuestas de acuerdo al cronograma del proyecto 6 VERSIÓN Grupo de comunicaciones Proyecto de Evento Ajustado Lista de Chequeo DMH-FT-002 Entrega de archivos audiovisuales DMH-FT-003 Responsabilidades de uso de fotografías y PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN CÓDIGO DMH-PR-004 PÁGINA VERSIÓN 5 de 6 Convoca el púbico objetivo de la campana y/o evento Hacer Seguimiento 7 001 material audiovisual DMH-FT-004 Aplica las herramientas de seguimiento aprobadas para la realización el evento o campaña para recibir la retroalimentación necesaria. Profesional Universitario en Se realiza una reunión de balance posterior al evento. Comunicaciones Informe 8. FLUJOGRAMA Ver Flujograma 9. PUNTOS DE CONTROL No. NOMBRE ACTIVIDAD 4 Aprobar proyecto del evento o campaña MÉTODO DE CONTROL Revisa proyecto y hace las observaciones necesarias para proceder a realizar el evento Hay ajustes? SI: Hace Ajustes NO continuar con actividad N.4 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N.A 11. ANEXOS FRECUENCIA Cada vez que se realice un evento RESPONSABLE Profesional Especializado en Comunicaciones REGISTRO Proyecto de evento aprobado PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE EVENTOS Y CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN CÓDIGO PÁGINA DMH-PR-004 VERSIÓN 001 6 de 6 11. ANEXOS N.A 12. CONTROL DE CAMBIOS ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO No Aplica DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS Elaboración del documento FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN DD/MM/AAAA 001