MEMORANDO No. 160-AI-2012 Para: Ing. Othón Zevallos Moreno GERENTE GENERAL Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de Quito De: Ing. Miguel Ángel Játiva AUDITOR INTERNO Asunto: Evaluación integral del sistema de control interno de la entidad Fecha: 27 de diciembre de 2012 En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la Unidad de Auditoría Interna de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de Quito, realizó la Evaluación Integral del Sistema de Control Interno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al 31 de octubre de este año y que fue aprobada por el señor Contralor General del Estado. El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de los controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para mejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución. La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de septiembre de 2002. El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en la institución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las “Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos” emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial No. 78 y Suplemento No. 87 de 01 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseño, implantación, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad. En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen los resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado: 1 200 AMBIENTE DE CONTROL INTERNO (200-01 a la 200-09) Como resultado de la Evaluación del Control Interno a este grupo de normas, se obtuvieron calificaciones de MUY CONFIABLE. Es de responsabilidad de las autoridades, funcionarios y servidores de la empresa mantener el Ambiente de Control en el nivel alcanzado. 300 EVALUACIÓN DEL RIESGO (300-01 a la 300-04) Implementación en proceso de un modelo de gestión integral de riesgos corporativos 2 Mediante una consultoría cuyo objeto fue el “Estudio para el diseño e implementación de una metodología de gestión de riesgos corporativos en la EPMAPS”, autorizada mediante resolución 03-GP-EPMAPS-2012 expedida por el Gerente de Planificación y Desarrollo, en cumplimiento del contrato CDC-EPMAPS-GPD-01-2012, suscrito el 10 de mayo de 2012, por un monto de. 35 000,00 USD más IVA, con la empresa ADDVALE ASESORES CIA LTDA., se presentaron sus resultados en tres fases. La Fase I del estudio “Diagnóstico del Sistema de Gestión de Riesgos Corporativos de la EPMAPS”, fue aprobado por el Gerente de Planificación y Desarrollo, mediante oficio 05-GPD-CDC-EPMAPS-GPD-01-12 del 20 de junio de 2012, en el que se presentaron los siguientes resultados: 1. Entendimiento de la política y procedimientos de la gestión del riesgo actual en la empresa. 2. Revisión de los principales riesgos corporativos ya identificados por la EPMAPS. 3. Identificación de los responsables de la Gestión de Riesgos. El 6 de agosto de 2012, la Unidad Corporativa de Negocios dió a conocer los avances de la Fase II de la consultoría, “Diseño del Módulo de Gestión Integral de Riesgos” en los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5. El universo de riesgos corporativos Los mapas de calor ( Probabilidad e Impacto) La metodología de gestión de riesgos El procedimiento de aplicación de la política, y La política de gestión de riesgos. Se planteó además los roles y responsabilidades del Directorio, Gerencias Generales, Direcciones y a los gestores del riesgo (servidores, servidoras y obreros); se considera como ente de control y supervisión al Comité de Gestión de Riesgos quién será el encargado de vigilar el cumplimiento de las políticas y procedimientos así como, de reportar a la Gerencia General y Directorio los resultados de las evaluaciones efectuadas para la acciones correctivas oportunas. Se establece las actividades de control, así como los tiempos de actualización en la identificación de los riesgos y evaluación y medición (por lo menos cada 2 años); el monitoreo del riesgo (en forma trimestral), respuesta y mitigación (oportuna y trimestral), reporte del riesgo (Trimestral a la Gerencia General y semestral al Directorio). En octubre de 2012 se presentaron los resultados de la Fase III “Implementación y Recomendación”, en el que se identificó un universo de 85 riesgos corporativos, de los cuales 30 se trabajaron en talleres con la participación de los consultores y los Gerentes de Área, de esos riesgos se elaboraron 20 planes de acción, como proyecto piloto, encontrándose pendiente la elaboración de los planes de acción de 65 riesgos corporativos. Mediante resoluciones de la Gerencia General: 299 del 02 de octubre y 326 del 25 de octubre de 2012, se aprueba la política de gestión de riesgo corporativa y se da a conocer la creación del comité de gestión de riesgos institucional respectivamente. 3 En cuanto a la Metodología de Gestión de Riesgos Corporativos, se encuentra pendiente de aprobación, debido a que se estableció una transitoria en la Política de Gestión de Riesgos, otorgando un plazo de 60 días para su aprobación, desde el 28 de septiembre de 2012. Esta metodología contiene las fases que se muestran a continuación: 1. Definición de objetivos de alto nivel 2. Identificación del universo de riesgos 3. Mapeo de objetivos y riesgos a los procesos de la organización 4. Desarrollo de un esquema de evaluación de riesgos 5. Recopilación de datos 6. Determinación del perfil de riesgos 7. Identificación de áreas de remediación, aceptación y monitoreo de riesgos 8. Planes de acción de gestión de riesgo 9. Reportes a la Administración. Las acciones tomadas por la entidad facilitarán el monitoreo y supervisión de los controles implementados a fin de verificar el cumplimiento de la politica y metodología en gestión de riesgos, así como de los resultados de los planes de mitigación y funcionalidad del Comité de Riesgos, por consiguiente al ser recientes las acciones implementadas, no ha sido factible su verificación a fin de comprobar la efectividad de los planes de accion diseñados en la administración de los riesgos institucionales. Como lo considera la Norma de Control Interno NCI 300-02 en la que los Directivos deben realizar el plan de mitigación de riesgos en la que se desarrolle una estrategia de gestión, que incluya un proceso de implementación. La empresa dispone de las herramientas que facilitan una adecuada administración de la gestión de riesgo empresarial, pero aún se encuentra en proceso de aprobación, la metodología y elaboración de 65 planes de mitigación, como lo establece la NCI 300-02 ya mencionada. Conclusión Se encuentra en proceso de implementación de la metodología integral de riesgos corporativos, la elaboración de los planes de acción para 65 riesgos corporativos y de la política y funcionalidad del Comité de Gestión de Riesgos Corporativos, pero la Entidad no dispone de todos los planes de acción para cubrir sus riesgos corporativos de manera integral. Recomendación Al Gerente General 1. Procederá a la aprobación de la Metodología de Riesgos Corporativa, a fin de que la empresa cuente con un documento que permita la implantación de un modelo de gestión de riesgos corporativo. 4 2. Dispondrá al Gerente de Planificación y Desarrollo se concluya con la elaboración de los planes de acción para los 65 riesgos corporativos que se encuentran pendientes a fin de contar con una herramienta que permita el control del modelo de gestión de riesgos corporativo alineado a los objetivos institucionales. A los Gerentes de Área 3. Deberán cumplir los 20 Planes de acción existentes y elaborarán los 65 restantes, estableciendo los mecanismos de control y seguimiento que permitan la mitigación de todos los riesgos corporativos identificados. Definición de los niveles de control en el cumplimiento de los planes de acción. No se definieron las instancias de responsabilidad en el proceso de administración de los riesgos que faciliten el cumplimiento de los planes de acción de acuerdo a su competencia. En el Reglamento Orgánico Funcional, expedido mediante resolución 325 del 25 de octubre de 2012, por la Gerencia General, se define la responsabilidad que tienen las unidades administrativas en la: identificación, análisis, y tratamiento de los riesgos, pero no establece el compromiso en los procesos de verificación, aprobación y monitoreo de la información generada que será presentada para la toma de decisiones al comité de gestión de riesgos y a la alta gerencia. Al respecto en la norma de control interno 300-02 Plan de mitigación de riesgos, regula la designación de los niveles de responsabilidad de la información presentada, en el proceso de evaluación de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos, las comunicaciones necesarias así como de la confiabilidad de la información reportada. La falta de definición de niveles de responsabilidad en el proceso de gestión de riesgos podría ocasionar que la información presentada no sea suficiente, dificultando el establecimiento de las medidas correctivas oportunas por parte de las máximas autoridades, Comité de Gestión de Riesgos y de la Alta Gerencia. Conclusión No se definió en el Reglamento Orgánico Funcional un órgano administrativo para el monitoreo, verificación, aprobación, y entrega de los resultados de los planes de acción que deben ser implementados y cumplidos, por parte de las áreas competentes, lo que no permite un adecuado seguimiento sobre la ejecución de los Planes de Acción. Recomendación El Gerente de Planificación y Desarrollo 4. Dispondrá al Jefe de Desarrollo Corporativo se revisen las funciones del Reglamento Orgánico Funcional y del Manual de Procesos con el objeto de incluir las funciones de los gerentes de área referidas al cumplimiento de los Planes de Acción en su competencia; así como los niveles de aprobación de los reportes presentados por las 5 unidades responsables a fin de garantizar que la información que se presente al Comité de Gestión de Riesgos aporte en el análisis y adopción de medidas oportunas. Difusión de la metodología de gestión de riesgos institucional El modelo de gestión de riesgos recientemente desarrollado en la institución al constituirse en un modelo de gestión empresarial requiere de la inducción necesaria a fin de que el personal sepa de la importancia del modelo ya referido, en especial el personal directamente involucrado en el mismo y que conoce de los procesos, con el fin de que se generen las acciones para evitar o reducir los riesgos identificados. Al respecto la norma de control interno 300 Evaluación del riesgo establece que la máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad son los responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos. La falta de conocimiento sobre la metodología de la gestión de riesgos, recientemente aprobada, por parte de los funcionarios involucrados en la misma, dificultaría en cierta manera la identificación de eventos que impactarían en los procesos y en los resultados que se obtendrían para identificar los riesgos para mitigarlos. Conclusión: No se difundió el modelo de gestión de riesgos a los servidores encargados de la ejecución de los procesos de la Entidad, lo que ocasiona que no se aporte efectivamente, según los conceptos de la metodología, por lo que los resultados, al no identificar adecuadamente todos los eventos, afectan la identificación y medidas de mitigación de los riesgos. Recomendación: Al Jefe de Desarrollo Corporativo y Gestión de Riesgos 5. Procederá a organizar la capacitación al personal que requiera por sus funciones conocer sobre el modelo de gestión de riesgos, con la finalidad de que los planes de acción se cumplan en los tiempos previstos y con los resultados esperados, esto permitirá una adecuada administración de los riesgos institucionales. 6 ACTIVIDADES DE CONTROL 401 GENERALES Como resultado de la Evaluación del Control Interno a este grupo de normas, se obtuvieron calificaciones de MUY CONFIABLE. Es de responsabilidad de las autoridades, funcionarios y servidores de la empresa mantener el control de la administración financiera en el nivel alcanzado. 402 ADMINISTRACION FINANCIERA-PRESUPUESTO Limitada verificación de las adquisiciones en el Plan Anual de Contrataciones En varias certificaciones de disponibilidad emitidas por el Jefe de Presupuesto se hace referencia a los bienes, servicios u obras a ser adquiridos o contratados, con una 7 descripción diferente de aquella con la que se los incluyó en el Plan Anual de Contrataciones del 2012, (PAC), de tal manera que en algunos casos se dificultó la identificación del código del PAC al que fue aplicada la adquisición o contratación y fue necesaria la ayuda de los servidores solicitantes del certificado de disponibilidad presupuestaria. En otros casos se emitieron certificados presupuestarios sin que consten las adquisiciones o contrataciones en el Plan Anual de Contrataciones de 2012 ni en sus reformas. Estas situaciones no fueron detectadas por el personal de Presupuesto en el proceso de control previo al compromiso, al no verificar en el Plan Anual de Contrataciones la inclusión de las adquisiciones o contrataciones, en forma previa a la emisión de los certificados de disponibilidad presupuestaria. El Gerente Financiero, al iniciar cada año fiscal, emite instrucciones internas para la ejecución presupuestaria y dispone su aplicación a los servidores relacionados con la administración y utilización de los recursos asignados en el presupuesto, según las cuales deben señalar en su solicitud que la contratación consta en el PAC, una vez que hayan realizado la verificación respectiva y, en base a esta afirmación, el Jefe de Presupuesto emite el documento de disponibilidad. Consideramos que esta instrucción no reemplaza al control que el personal de Presupuesto debe efectuar para determinar que las adquisiciones o contrataciones solicitadas constan en el Plan Anual de Contrataciones, más bien lo fortalece. Al respecto, el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en su artículo 27 se refiere a la emisión de los certificados de disponibilidad presupuestaria específicamente para cubrir las contrataciones que constan en el PAC, en los siguientes términos: Artículo 27: “……para iniciar un proceso de contratación se requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación…- En cualquiera de los casos previstos, se deberá emitir la certificación sobre la disponibilidad presupuestaria …de los recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de las contrataciones que constan en el Plan Anual de Contrataciones, cuya responsabilidad le corresponde al Director Financiero de la entidad contratante o a quien haga sus veces...” La norma de control interno 402-02 Administración Financiera – PRESUPUESTO.- Control previo al compromiso, dispone: “…las personas designadas verificarán previamente que:.- 1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos…” Conclusión La insuficiente verificación de la constancia de adquisiciones y contrataciones en el PAC del 2012, en forma previa a la emisión de las certificaciones de disponibilidad presupuestaria, por parte del personal del Área de Presupuesto, no permitió detectar la inconsistencia en las 8 descripciones utilizadas por los solicitantes, así como en algunos casos su inexistencia en el PAC, dificultando asimismo el seguimiento posterior. Recomendaciones Al Gerente Financiero 6. Deberá instruir a los servidores de la EPMAPS encargados del trámite de adquisiciones o contrataciones, que utilicen las descripciones constantes en el Plan Anual de Contrataciones y hagan referencia al código asignado para la adquisición del bien o contratación del servicio u obra, lo que facilitará al Área de Presupuesto las verificaciones previas a la emisión del certificado y permitirá el seguimiento posterior. Al Jefe de Presupuesto 7. Dispondrá al personal de su área que verifique directamente en el Plan Anual de Contrataciones la existencia de las adquisiciones o contrataciones de bienes, servicios u obras, en forma previa a la emisión de las certificaciones presupuestarias y deje constancia de tal verificación. 403 ADMINISTRACION FINANCIERA - TESORERIA (403-01 a la 403-15) Seguridad en agencias recaudadoras La Norma de Control Interno 403-05, establece lo siguiente: “… El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación del personal de 9 seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en bancos que ofrezcan este servicio…” El Jefe de Recaudación dió a conocer que ha solicitado al Jefe de Seguridad Física mediante correo electrónico pedidos para seguridad física para las agencias. Se solicitó al Jefe de Recaudación, mediante memorando 24-AI-ML-2012 de 24 de julio de 2012, describa la situación actual de la seguridad física (personal de guardianía, vidrios o películas antibalas, medidas de seguridad electrónicas, sistema de alarmas, circuito cerrado de televisión de alta resolución, centro de control, cajas fuertes de seguridad, etc.), de cada una de las agencias recaudadoras de la Empresa. Al respecto, el Jefe de Recaudación con memorando 215-GCSR-2012 de 26 de julio de 2012 da a conocer a la Auditoría Interna un cuadro de la situación actual respecto a la seguridad física en las 12 agencias de recaudación de la Empresa, indicando que el 58% de agencias no tienen las puertas blindadas, el 67% no poseen vidrios blindados, el 50% no disponen de alarmas con botones de pánico, el 25% de los sitios no se han instalado cámaras de vigilancia de circuito cerrado, el 83% no disponen de monitoreo de cámaras desde edificio matriz y el 67% de agencias no disponen de caja fuerte. Se solicitó al Jefe de Servicios Generales con memorando 26-AI-ML-2012 de 24 de julio de 2012, proporcione informes de los estudios de seguridad física realizados en cada una de las agencias recaudadoras de la Empresa. Con memorando GASF-2012-0186 de 30 de julio de 2012, el Jefe de la Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones de la Empresa, informa sobre las medidas de seguridad implementadas como son: bunker de seguridad, implementación de sistemas de alarmas monitoreadas y sistemas de circuito cerrado de televisión, además se explica que en ciertas agencias no se podría implementar la seguridad física requerida debido a que se encuentran en Administraciones Zonales del D.M.Q y Centros Comerciales. Respecto a los requerimientos efectuados por el Jefe de Recaudación, da a conocer que se remitió al Jefe de Seguridad Física y Radiocomunicación un correo electrónico el 22 de septiembre de 2011, lo siguiente: “… como te comente anteriormente también se haga el estudio de funcionamiento de los botones de pánico en las Agencias.- debe existir en todas las Agencias de recaudación, en la Agencia Matriz que es la principal no se cuenta con este sistema.favor que se tome las medidas pertinentes de seguridad a fin de evitar alguna novedad delictiva…” 10 La Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones envía un informe a la Gerencia Comercial con memorando GASM-2012-0651 de 25 de julio de 2012, en el cual detalla el requerimiento de sistema de alarmas monitoreadas en centros de atención al cliente, matriz y Quicentro Sur. Cabe indicar, que no se efectuó el informe de todas las agencias que requerían del sistema antes mencionado tal como lo solicitó el Jefe de Recaudación. El Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa, código 2534-GASF, Unidad Seguridad Física y Radio Comunicaciones, en su literal d), establece lo siguiente: “…Realizar estudios de seguridad (Seguridad Física y Seguridad Electrónica), en las diferentes dependencias e instalaciones de la Empresa a fin de formular recomendaciones de seguridad;” El Jefe de Equipo de Auditoría, solicitó al Departamento de Servicios Generales con memorando 26-AI-ML-2012 del 24 de julio de 2012, proporcione los planes de seguridad física e instructivos para la prevención de atracos en las agencias recaudadoras, contestando con memorando GASF-2012-0186 de 30 de julio de 2012, lo siguiente: “…El Jefe de la Unidad de Seguridad Física y Radio Comunicaciones (e), mediante correo electrónico del 25 de julio de 2012, ha entregado al … de la Gerencia de Planificación y Desarrollo, para su revisión y respectiva aprobación el Plan de Seguridad Física e Instructivos, en donde se detalla en el Numeral “III FUNCIONES GENERALES DE LOS GUARDIAS”, las instrucciones y procedimientos que deben cumplir el personal de seguridad…” En el mencionado documento que se encuentra en proceso de revisión, no se menciona los planes de prevención de atracos a las agencias recaudadoras. Estos requerimientos y necesidades que emiten las agencias recaudadoras, respecto a la seguridad física, se producen al no haber planes y estudios de prevención de atracos por lo que serian vulnerables a este tipo de eventos. Entrega de valores fraccionarios en agencias recaudadoras La Norma de Control Interno 403-05, establece lo siguiente: “… La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la administración de los recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos corresponsales…” El Jefe de recaudación dió a conocer que la entrega de valores fraccionarios a las 12 agencias de recaudación se los realiza con un responsable y un chofer. 11 Con memorando 24-AI-ML-2012 de 24 de julio de 2012, el Jefe del equipo de auditoría solicitó información al Jefe de Recaudación, sobre el proceso de entrega de valores fraccionarios con los montos a las diferentes agencias recaudadoras; contestando con memorando 215-GCSR-2012 de 26 de julio de 2012, lo siguiente: “…Este proceso se realiza acudiendo a las Agencias pasando un día y realizando el cambio en monedas fraccionarias de acuerdo a la necesidad de cada Recaudador. Cada dos días en promedio la persona responsable de esta actividad, acude al Banco Central u otra Entidad Financiera a cambiar valores en billetes por moneda fraccionaria de diferente denominación.- Para realizar estas actividades, la persona responsable se traslada en un vehículo (camioneta doble cabina de la EPMAPS) solamente en compañía del conductor del vehículo. Se ha solicitado resguardo a fin de que un guardia de seguridad de la empresa acompañe en este vehículo…” El requerimiento realizado por el Jefe de Recaudación al Jefe de Seguridad Física y Radiocomunicación se efectuó con memorando 203-GCSR-2012 de 11 de julio de 2012. También se solicitó, al Jefe de Servicios Generales con memorando 26-AI-ML-2012 de 24 de julio de 2012, que en el proceso de entrega de valores fraccionarios el área de Seguridad Física y Radiocomunicaciones informe si participa en la Logística, así como en el plan de seguridad física para realizar esta actividad, contestando con memorando GAS-2012-1479 de 1 de agosto de 2012, lo siguiente: “… En referencia a este punto de la entrega de valores fraccionarios en las diferentes agencias, a la presente fecha el Departamento de Servicios Generales y la Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones, no tiene participación en esta actividad… Mediante memorando No. GASF-2012-0184, del 27 de julio de 2012, dirigido al Jefe de Gestión de Servicios (e), se le indica que su pedido de apoyo en el proceso de entrega de valores fraccionarios, debe ser dirigido a la Gerencia de Administración y Logística, para su respectiva autorización…” El promedio mensual, de enero a julio de 2012, de entrega de valores fraccionarios a las agencias recaudadoras es de 79 983 USD. El 9 de marzo de 2012 se produjo un hecho en que el chofer y custodio de Fondo de Cambios al salir del centro de recaudación en el Centro Comercial Aeropuerto, después de haber entregado los valores previstos, se percataron que el vehículo había sido violentado y que faltaba dinero fraccionario que momentos antes se había dejado en su interior en varias fundas y paquetes que correspondían a un valor de 1 320,00 USD. 12 Al no disponer de un plan de seguridad física, para el cambio y entrega de valores fraccionarios, aumenta el riesgo de ocurrencia de actos delictivos. Conclusión La Unidad de Recaudación, efectuó requerimientos de seguridad física en las diferentes agencias de recaudación para mejorar la seguridad interna en agencias recaudadoras, así como para la seguridad de cambios y entrega de valores fraccionarios, debido a que no existen planes e instructivos de prevención de atracos; esto dió lugar, a que las instalaciones de recaudación de la Empresa y la actividad de entrega de valores sean vulnerables para actos delictivos. Recomendaciones Al Gerente de Administración y Logística, dispondrá: 8. Al Jefe de Seguridad Física y Radiocomunicación, realice los estudios técnicos de requerimiento de Seguridad Física para agencias recaudadoras y entrega de valores fraccionarios, así como los Planes de prevención de atracos; esto permitirá fortalecer, las seguridades físicas internas de estos sitios vulnerables y el cumplimiento de las actividades previstas de recaudación. 9. Con los resultados de los informes del estudio de requerimiento de seguridad física y el plan de prevención de atracos, implementará las acciones correctivas derivadas en el mencionado informe. 404 ADMINISTRACION FINANCIERA – DEUDA PUBLICA ( 404-01 a la 404-11) 13 Como resultado de la Evaluación del Control Interno a este grupo de normas, se estableció que la misma es NO APLICABLE para la Entidad, por lo que no amerita la formulación de comentarios y recomendaciones. 405 ADMINISTRACION FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL (405-01 a la 405-11) Envío de información financiera mensual al Ministerio de Finanzas. La Disposición General QUINTA de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, RO Suplemento 48 de 16 de octubre de 2009 establece: “…Sistema contable y de administración de cuentas de recursos financieros.- Las Empresas públicas, sus subsidiarias y filiales no están obligadas a llevar su contabilidad aplicando normas de contabilidad gubernamental, tampoco están obligadas a gestionar sus recursos financieros a través de la Cuenta única del Tesoro Nacional ni a través del ESIGEF. La contabilidad que lleven las empresas públicas estará basada en los principios de contabilidad de general aceptación y normas internacionales de contabilidad, generando toda la información financiera necesaria para medir su gestión tanto administrativa y financiera.” El 30 de diciembre de 2010, en oficio circular MF-SCG-DACEFSP-2010-16, el Subsecretario de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, dirigido al Gerente General de la EPMAPS, dispuso el envío de la información financiera a diciembre de 2010, de conformidad con el artículo 148 del Código de Planificación y Finanzas Públicas, que dispone: “…Las empresas públicas podrán tener sus propios sistemas de contabilidad de conformidad a la ley y el reglamento del presente Código. Para fines de consolidación de la contabilidad y demás información fiscal del Sector Público no Financiero estarán obligadas a realizar y enviar reportes contables en los plazos y formatos que emita el ente rector de las finanzas públicas para el efecto…” 14 La Empresa remitió los informes financieros correspondientes al 2010, adjuntos al oficio GF 2011 026 del 7 de febrero de 2011. Posteriormente, a través de la página web del Ministerio de Finanzas, se publicó un comunicado a los Gobiernos Autónomos Descentralizados y Empresas Públicas, del cual se transcribe lo pertinente: “El Ministerio de Finanzas,….comunica a todos los Gobiernos Autónomos Descentralizados y Empresas Públicas que a partir del 1 de abril de 2012 entrará en operación una nueva versión del Sistema Sigef Integrador para el envío de la información financiera a este Ministerio; en tal virtud se emiten las siguientes directrices:.- 1. Los GADs y Empresas Públicas que aún no remiten su información financiera correspondiente a diciembre de 2011, podrán hacerlo hasta el 10 de abril del año 2012, a través de la versión actual del Sigef Integrador, …3. Los GADs y Empresas Públicas deberán remitir su información financiera correspondiente a enero y febrero de 2012, hasta el 10 de mayo de 2012, a través de la nueva versión del Sigef Integrador,-...5. Finalmente, para la creación de los usuarios y asignación de claves de acceso a la nueva versión del Sigef Integrador, los GADs y Empresas Públicas deben registrar los datos del funcionario asignado a este proceso, en el formulario electrónico anexo. ...” La Empresa envió los informes financieros de octubre, noviembre y diciembre de 2011 el 14 de marzo, 16 de marzo y 16 de mayo del 2012, respectivamente, éste último luego de aproximadamente un mes del plazo establecido, debido a que desde marzo de 2012 en la EPMAPS estaba funcionando la actualización del sistema financiero CG, situación que afectó la oportunidad en el envío. Hasta la fecha de corte de la presente evaluación, 31 de octubre de 2012, la Empresa no envió al Ministerio de Finanzas la información financiera gubernamental correspondiente a enero a octubre de 2012, por lo siguiente: El Ministerio de Finanzas, asignó el usuario y la clave del Sistema de Administración Financiera para el nuevo Sigef Integrador, Módulo Carga de Información, el 26 de junio de 2012, a través del correo electrónico. Actualización del sistema CG al CGWEB, mediante contrato GP-GAA-2010-016 con la empresa INFORMACION TECNOLOGICA DEL ECUADOR S.A., que entró en funcionamiento a partir del 1 de marzo de 2012. Uno de los servicios del proveedor es la coordinación para la construcción de interfaces, correspondiendo al área contable el enlace informático necesario para convertir la información contable empresarial en la gubernamental que se remite vía Sigef Integrador al Ministerio de Finanzas. Para el efecto se debe realizar un mapeo de cuentas empresariales a gubernamentales y elaborar un balance gubernamental en el sistema CGWEB. Dentro del proceso de actualización del sistema CG han surgido dificultades, debido principalmente a que en los últimos años la Empresa utilizó un plan de cuentas gubernamental desactualizado que no consideró los cambios en el clasificador 15 gubernamental, afectando el mapeo de las cuentas empresariales a las gubernamentales; más aún cuando el área contable no dispone del suficiente recurso humano capacitado para realizar esta actividad. Las situaciones descritas tienen relación con la norma de control interno 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de la información financiera. Acciones tomadas por la Entidad El 12 de julio de 2011 la EPMAPS contrató a la consultora “ERNST & YOUNG”, para la evaluación del Manual de Políticas Contables y el diagnóstico conceptual de conversión a NIIF, firma que, como uno de sus productos, presentó un nuevo plan de cuentas empresarial basado en la normatividad NIIF y en las necesidades de la Empresa, el mismo que facilita el registro contable y el análisis financiero, que será considerado en la actualización del sistema CG. Conclusión La necesidad de implementar en el nuevo sistema financiero el enlace para la conversión de la información empresarial a la gubernamental, las dificultades que se han presentado en el proceso, debido a la desactualización del plan de cuentas gubernamental que se ha venido utilizando en la EPMAPS los últimos años y la insuficiencia de personal capacitado para realizar esta actividad, no permitieron el envío de la información financiera de enero a octubre de 2012 al Ministerio de Finanzas. Recomendaciones Al Gerente Financiero 10. Reforzará el equipo de trabajo asignado para el mapeo de cuentas, en el área de Contabilidad, para lo cual evaluará al personal a fin de actualizar el perfil requerido para esta actividad, y continuará con el programa de capacitación para el presente año, lo que agilitará la implementación del enlace para la conversión de la información contable empresarial a gubernamental, logrando oportunidad en su envío al Ministerio de Finanzas. 11. Considerará que en la aplicación informática a implementarse se incorporen los enlaces empresarial y gubernamental. Inconsistencia en información empresarial y gubernamental La Empresa remitió a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, los informes financieros a diciembre de 2011. En base a la información extraída de los balances de comprobación empresarial y gubernamental a diciembre de 2011, proporcionados por el área de Contabilidad, a continuación se demuestra algunas inconsistencias entre la información contable empresarial y la gubernamental enviada al Ministerio de Finanzas. 16 Los valores totales de flujos y sumas de débitos y créditos se presentan así: Cuadro 1 Flujos y sumas débitos y créditos Resumen final Flujos Sumas Información empresarial (USD) 2 637 866 740,40 5 082 306 292,65 Información gubernamental (USD) 2 737 266 129,98 5 184 317 604,04 Diferencia (USD) (99 399 389,58) (102 011 311,39) Se relacionó algunos saldos presentados en los dos sistemas contables, con los siguientes resultados. Número Información empresarial Cuenta Descripción 1-1-01-01 Caja Recaudadora 1-1-04-18 Cuentas por Cobrar I.V.A Valor (USD) 342 206,71 10 608 861,22 Información gubernamental Cuenta Número Descripción Valor (USD) 11101 1138101 1248381 1-1-05-10 1249704 337 037,01 5 169, 70 7 655 768,67 1 403 909, 03 1 549 183, 52 226 363,65 140 294,10 Varias cuentas Anticipos importac.años ant. Anticipo Importaciones Vehículos 12 897 368,01 1410105 Vehículos 13 403 074,19 (505 706,18) Varias cuentas Terrenos 22 793 367,56 1410301 Terrenos 23 040 655, 17 (247 287,61) Varias cuentas 442 134 457,66 1420302 (989 69,43) 134 831 375,14 136 034 260,42 (1 202 885,28) Varias cuentas Redes 899 110 717,46 Varias cuentas 1420399 Edificios, locales y residencias Maquinarias y Equipos Otros bienes inmuebles 443 124 149,09 Varias cuentas Edificio, estructura y obras Hidráulicas Maquinaria y equipo 899 110 717,46 00,00 1-1-05-05 189 024,75 Cajas Recaudadoras Ctas. por Cob. Impto al Valor Agregado CxC años anter.impto.valor agregado Anticipo importac. años anteriores Diferencia (USD) 177 633, 00 Esta situación se ha dado, según criterio de la Contadora General, por los siguientes: 1. Desactualización del plan de cuentas gubernamental que se aplicó en la EPMAPS en los últimos años, que no ha incorporado los cambios efectuados en el clasificador de cuentas gubernamental, dificultando la conversión exacta de las cuentas empresariales a las gubernamentales. 2. El interface que utilizó la empresa anteriormente no era una herramienta que permitía reflejar en su totalidad el balance, pues existían 14 asientos contables que debían ser 17 realizados a mano para registrar el devengado y cruzar con las partidas presupuestarias, lo que ocasionó que los saldos finales vayan cambiando y no se empate con la información empresarial. 3. No se realizó un cruce de información entre los saldos del balance empresarial al gubernamental en los años anteriores, para determinar las inconsistencias entre las dos informaciones y realizar las correcciones necesarias para llegar a empatar los saldos. 4. No se realizó el análisis y conciliaciones de los reportes proporcionados por la Unidad de Recaudación y el Departamento de Contabilidad, sobre los valores a transferir en la Empresa Municipal de Obras Públicas (EMOP-Q) por concepto de recaudación de la Tasa de Nomenclatura y Numeración, lo que ocasionó que el registro contable no sea el que corresponde. 5. La estructura contable empresarial actual no es flexible, pues considera aproximadamente 35.000 cuentas, lo que dificulta el análisis de la información y no permite utilizarla como una herramienta financiera, afectando por otro lado la parametrización de los reportes gubernamentales. Esto ocasiona duplicidad en el trabajo e información inconsistente. Los eventos descritos tienen relación con las siguientes normas de control interno: 405-01 405-02 405-03 405-05 Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad Gubernamental, Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental. Integración contable de las operaciones financieras. Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información financiera. Acciones tomadas: El 12 de julio de 2011 la EPMAPS contrató a la consultora “ERNST & YOUNG”, firma que entre los productos de su análisis, presentó un plan de cuentas empresarial basado en la normatividad NIIF y en las necesidades de la Empresa, que facilita el registro contable y el análisis financiero. El área contable contrató un experto del sector público para el mapeo de las nuevas cuentas empresariales con las cuentas gubernamentales y las partidas presupuestarias, en base al plan diseñado por la consultora “ERNST & YOUNG”, procedimiento que concluyo y se dispone de un nuevo plan de cuentas mapeado. El Departamento de Contabilidad inició el mapeo de la estructura empresarial actual con la gubernamental, en coordinación con el proveedor del sistema, para realizar el trabajo en forma automatizada. Así mismo está analizando la estructura anterior a fin de determinar sus fortalezas y debilidades, con el objeto de implementar una nueva estructura que nos permita cumplir con los requisitos financieros empresarial y gubernamental. 18 Conclusión Situaciones originadas en años anteriores, tales como la desactualización del plan de cuentas gubernamental, un interface que requería realizar algunos registros a mano, la falta del cruce de información entre los saldos del balance empresarial al gubernamental, la falta de conciliaciones mensuales de los valores a ser transferidos a terceros, la estructura contable empresarial inflexible y voluminosa, la desactualización de conocimientos por parte del personal existente y la falta de profesionales contables suficientes, no permitieron generar información contable gubernamental consistente con la empresarial. Recomendación Al Gerente Financiero 12. Continuará con el fortalecimiento del equipo de trabajo del Departamento de Contabilidad, a fin de contar con profesionales especializados para realizar las actividades de mapeo de cuentas, depuración de saldos, análisis y reestructuración de procesos, necesarias para lograr la implementación de la nueva estructura contable y financiera, como herramienta que permita reflejar la realidad de la EPMAPS y generar información contable gubernamental, consistente con la empresarial, en concordancia con la normativa emitida para el efecto. Políticas contables y presentación de estados Internacionales de Información Financiera (NIIF). financieros bajo Normas El Gerente Financiero de la EPMAPS, con el objeto de contar con información financiera bajo estándares internacionales que facilite el análisis financiero, base de la toma de decisiones gerenciales, a partir del 2011 inició en la Empresa el proyecto de implementación de las NIIF. Para el efecto se contrató a la consultora “ERNST & YOUNG” a fin de que realice una evaluación de las políticas contables y los siguientes diagnósticos: conceptual de conversión a NIIF, procedimiento de inventarios y costos. Asimismo, con la firma LEVIN se contrató el levantamiento y valoración de los activos fijos de la Empresa. Por su parte, el Ministerio de Finanzas, con acuerdo 037 de 17 de febrero de 2012 determinó varios requisitos y parámetros básicos y mínimos que deberán ser presentados en dicho ministerio, en forma previa a la acreditación de los valores del IVA a devolverse a las empresas públicas. En el Balance de Comprobación Empresarial de la EPMAPS al 31 de diciembre de 2011 consta un saldo por cobrar por este concepto de 10 608 861,22 USD. Entre los requisitos establecidos por el Ministerio de Finanzas, se encuentran aspectos relacionados con los diagnósticos realizados por la Consultora, tales como: - Contabilidad basada en los principios de contabilidad de general aceptación y NIIFs; Contabilidad de Costos debidamente auditada; Políticas y metas de la Empresa Pública. 19 En su informe presentado el 24 de agosto de 2011, la Consultora hizo varias observaciones a las políticas contables de la EPMAPS y proporcionó un Manual de Políticas Contables que se está aplicando conjuntamente con la nueva estructura. Las políticas contables que fueron observadas y que se encuentran en proceso de regulación, son las siguientes: Ingresos - Facturación manual que permite la manipulación de información e incrementa el riesgo de fraude. - Verificaciones no formalizadas a través de reportes (análisis de variaciones, etc) - Distinta disgregación de ingresos entre el departamento contable y comercial, pues el comercial los agrupa por ciclos y el contable por distrito. Asuntos asignados a una comisión integrada por personal de Contabilidad y de la Gerencia Comercial. Cuentas por Cobrar - No existe política referente a los procedimientos de regulación y ajuste. No se definen lineamientos ni procedimientos referentes a los títulos de crédito. Procesos pendientes de regulación Inventario - Aplicación manual de las requisiciones de solicitud de bienes o servicios. Registro manual de la contrapartida de inventario, registro por ítem adquirido. Las importaciones se realizan y registran de manera manual. Se asignó a una comisión integrada por personal de las Gerencias Administrativa y Financiera para diseñar un procedimiento que permita automatizar el proceso de inventario. Fideicomisos - La EPMAPS no tiene documentado el procedimiento para registro de fideicomisos. No existe un procedimiento de consolidación de estados financieros. Procesos pendientes de regulación Activos Fijos - La Empresa no realizó tomas físicas de sus activos fijos desde 1997, por lo que en la actualidad no mantienen un detalle actualizado. No existe un criterio uniforme para la activación de obras de construcción cuando se han concluido. El asiento de depreciación es calculado y registrado manualmente. 20 - - La Empresa mantiene 2 bases de activos fijos en el área de administración de activos fijos y maneja una tercera base en el área de contabilidad, la que no está unificada ni actualizada. La baja de activos fijos generada en contabilidad no es informada oportunamente a la Administración de Activos Fijos. Existen activos totalmente depreciados sobre los cuales no se ha definido los procedimientos a seguir. La empresa LEVIN realizó la toma física de los activos fijos. La Gerencia Administrativa está revisando el informe final, previo a su aprobación, para lo cual una comisión integrada por personal de las Gerencias Administrativa y Financiera está realizando una conciliación entre la información presentada por citada empresa y la que consta en los registros contables. Cuentas por Pagar - Existen cuentas por pagar con una antigüedad a 360 días. Se encuentra en proceso la contratación de consultores externos para analizar estas cuentas. Obligaciones Financieras - El sistema no cuenta con un reporte donde se visualicen los movimientos (anticipos entregados y desembolsos efectuados) por proyecto que permita realizar análisis, entre otros reportes más que con los mayores contables. Proceso pendiente de regulación Nómina - Existen cuentas por cobrar a ex–empleados que consisten en activos fijos bajo su custodia durante el tiempo que laboraron en la Empresa, cuya antigüedad es mayor a un año. La Empresa dió de baja a los activos. El Departamento de Contabilidad está efectuando el análisis de las cuentas referidas en los párrafos anteriores. Para lograr la presentación de información financiera bajo normas NIIF y cumplir con el requisito establecido por el Ministerio de Finanzas, la EPMAPS se encuentra aplicando el Manual de Políticas Contables a efectos de lograr razonabilidad de la información bajo NEC, luego de lo cual deberá realizar los ajustes necesarios para la conversión a NIIF y preparar el Balance de apertura bajo NIIF. Este proceso se ve dificultado por la insuficiencia de personal capacitado en estos aspectos, en el área contable. Los hechos descritos tienen relación con las norma de control interno: 405-01 Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad Gubernamental. 21 405-02 Organización del sistema de contabilidad gubernamental. 405-03 Integración contable de las operaciones financieras 405-11 Conciliación y constatación Conclusión En la evaluación de las políticas contables realizada por la consultora, se evidenciaron procesos susceptibles de mejora, algunos de los cuales no se han regulado y otros se encuentran en proceso de depuración, situación que no permite la conversión de la contabilidad de la Empresa a la normativa NIIF. Recomendaciones Al Contador General 13. Continuará con la aplicación del Manual de Políticas Contables en lo relacionado con los procesos que se encuentran pendientes, a fin de tener una estructura contable adecuada que permita reflejar información financiera confiable. 14. Continuará con el proceso de implementación de las NIlF, a efectos de disponer de información financiera acorde a los estándares internacionales. Manejo del archivo de documentos en el Departamento de Contabilidad Con memorando GF-2011-211 de 7 de octubre de 2011, el Gerente Financiero conformó una comisión para evaluar la información existente en el archivo de Contabilidad, la misma que presentó su informe observando lo siguiente: “Los documentos concernientes a ingresos de bodega, egresos de bodega y traspasos entre bodegas que se encuentra reposando en el Archivo General de Contabilidad desde el año 1985 hasta el año 2004, y que, existe un alrededor (sic) de 350 carpetas pertenecientes al Área de Inventarios, se realicen las acciones respectivas para que el Custodio de la información y la Unidad de Bodegas establezcan la necesidad o no de conservar dicha información de este período; ya que no ha tenido movimiento alguno con los documentos de respaldo, además cabe mencionar que la información física que actualmente se mantiene esta puede recurrir al sistema de inventarios y los documentos de soporte como contrato, guías de remisión entre otros se encuentran en los comprobantes de pago. Y de ser el caso de que esta información debiera conservarse pase a ser custodiada y recibida por la Unidad de Bodegas de la Empresa.- Los documentos de respaldo de los comprobantes de pago tipo 26 no pueden ser dados de baja, ya que esta información mantiene hechos económicos históricos de la Institución, para lo cual se coordinará con Funcionarios del Municipio para su manejo y archivo, los cuales deberían pasar a custodia del Archivo Central de la EPMAPS según lo establece el Reglamento de Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos del DMQ…” No se reglamentó la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, los calificados como históricos y los que han perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole. No se procedió a la destrucción de documentos. 22 Esta situación generó una considerable acumulación de papeles, restringiendo el espacio físico para el archivo de la documentación activa. Con memorando GFC-506 de 29 de octubre de 2012, la Contadora General expone un esquema de trabajo para obtener el Reglamento Interno para la Clasificación y Mantenimiento de Archivos en Contabilidad. Los hechos comentados tienen relación con la norma de control interno 405-04 Documentación de respaldo y su archivo. Conclusión La falta de un reglamento que regule la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, los calificados como históricos y los que han perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole, no permitió analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas, a fin de proceder a la destrucción de aquella que no se utiliza, de conformidad a las disposiciones legales. Recomendación Al Gerente Financiero 15. Coordinará con el Contador General la implementación del plan de trabajo para la preparación del Reglamento Interno para la Clasificación y Mantenimiento de Archivos en Contabilidad, el mismo que una vez aprobado por el nivel correspondiente y puesto en aplicación, permitirá un adecuado manejo de la documentación contable institucional. 406 ADMINISTRACION FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES (406-01 a la 406-13) Sistema de Registro para los bienes de larga duración. 23 Para el control de los bienes de larga duración, la Empresa dispone de la Unidad de Activos Fijos y del registro se encarga el Departamento de Contabilidad de la Gerencia Financiera. Para efecto, el Departamento de Contabilidad maneja el sistema financiero en la plataforma CGWB, a través del módulo Administración y Finanzas en el sistema AS-400 que comprende dos sistemas paralelos para el ingreso y egreso de los bienes de larga duración; con el CGWB se procede al registro contable del pago al proveedor y se carga a la cuenta donde va a estar el bien. El segundo sistema es el módulo de activos fijos y sirve para el control y registro de los datos como son el ingreso de valores, depreciación y demás información de tipo contable. Al respecto el Jefe de la Unidad de Activos Fijos encargado y el responsable del sistema de Activos Fijos en Contabilidad, con relación a la información contable, actualización y conciliación periódica de los bienes de larga duración, en respuesta a la evaluación de Control Interno, manifestaron lo siguiente: “ A partir de mayo de 2010, se empieza a ingresar en el módulo de Administración y Finanzas, todos los ingresos y egresos así como los movimientos internos, que son conciliados con la parte contable y el módulo será actualizado con los datos proporcionados por la Compañía ORGANIZACIÓN LEVIN S.A.SUCURSAL ECUADOR, encargada de realizar la actualización de la base de datos del inventario físico general y del valor razonable de los bienes muebles, inmuebles de la Empresa y su valoración de acuerdo a la información proporcionada por la Empresa.” (…)“Cabe señalar que la base de datos entregada por la firma LEVIN se encuentra en proceso de revisión previa a su integración en el Sistema Financiero hasta diciembre de 2011, respecto al año 2012, si son registrados oportunamente en el sistema.”(…)“ Con la existencia de dos sistemas diferentes y a la falta de las constataciones físicas anuales de los bienes de larga duración no se lograba conciliar permanentemente los saldos”(…)“A base de la información que entregue LEVIN, con la conformidad del área financiera se procederá a parametrizar los asientos contables.”(…) así mismo se está planificando cambiar el sistema DOS al ACCESS que irá en la estructura proporcionada por LEVIN para finales de este año. Con memorando GFC-CG-2012-0126 del 4 de abril de 2012, la Contadora General encargada comunicó al Gerente Financiero respecto al Plan de Acción de las observaciones realizadas por la Auditoría Externa, lo siguiente: “REVISION DE LA ESTIMACION DE LA VIDA UTIL DE LAS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO” “…La Unidad de Contabilidad General está realizando la depuración de las bases de activos fijos que reposan en nuestros archivos, para posterior a ello cruzar esta información con las bases que genere la Unidad de Control de Activos Fijos, a fin de obtener los saldos reales de los Estados Financieros.(…)Cabe indicar, que se está coordinando un nuevo procedimiento para generar un registro integral de la información, la misma que iniciará en la Unidad de Control de Activos, para luego ser contabilizada en la Unidad de Contabilidad General. (…)Como parte de este proceso se está elaborando un cuadro de activos cuyo contenido será; saldo inicial, adiciones, disminuciones, ajustes y saldo final.(…)“ será actualizado con los datos proporcionados por la firma LEVIN, que se encuentra finiquitando los datos de la constatación física a diciembre del 2011 y su valoración de acuerdo a la información proporcionada por la empresa y que será integrada en el sistema financiero hasta 24 diciembre del 2011, para el año 2012 si son registrados oportunamente en el sistema” De lo anteriormente señalado se determina que en el Departamento de Contabilidad y la Unidad de Activos Fijos, para el registro y control contable de los bienes de larga duración no utilizan un solo sistema, lo que no permite una estandarización por tipo de información requerida para la toma de decisiones. Al respecto la Norma de Control Interno 406-05 Sistema de Registro señala: “Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas, de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. La actualización permanente, la conciliación de los saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica, proporcionarán seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.” Conclusión Para el registro y control contable de los bienes de larga duración se utilizan dos sistemas paralelos: el CGWB para el registro contable y el de Administración y Finanzas modulo del sistema AS-400 que sirven para y registro de los datos como son: marca precio de compra, depreciación; sistemas que no les permite mantener una sola base contable para los bienes de larga duración de la Empresa. Recomendaciones Al Gerente Financiero 16. Debido a la importancia que tienen los Activos Fijos dentro del Balance General de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, se estudie la implementación de un proceso integrador respaldados en una adecuada base tecnológica que permita fluir la información en las áreas de Contabilidad y Activos Fijos, sustentada en documentación legal de todas las propiedades plantas y equipos, con el fin de determinar el grado de obsolescencia, pérdida deterioro, adecuada estimación de la vida útil y el valor razonable de los mismos. 17. De conformidad a la información que entregue la Consultora LEVIN, hasta finales de diciembre de 2012 la misma que tendrá la conformidad de la Gerencia Financiera, realizará el análisis de esta información y procederá a realizar los asientos contables. Procedimientos para el manejo y la administración de bienes de larga duración. Identificación, custodia y buen uso de los bienes de larga duración. 25 La Unidad de Activos Fijos de la Empresa, se encuentra implementando procedimientos para la conservación, seguridad y mantenimiento de los bienes a través de la formulación de la reglamentación interna, donde se consideran servidores de enlace, sectorización y la zonificación para que efectúen estas actividades de control. Al respecto el Jefe de la Unidad de Activos Fijos encargado manifestó lo siguiente: “ LEVIN registró la nueva codificación que permitirá el fácil acceso la identificación organización y control de los bienes de larga duración (…)“Se está trabajando en ello y con la información y nueva codificación que presente LEVIN, se superará el desfase de registros por actualizar” Con memorando GA-089-2012 de mayo 18 de 2012, el Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano, dieron a conocer que el Jefe del Departamento de Abastecimientos entregó a la Gerencia de Planificación y Desarrollo los memorandos GAAC-110 y 111 de 2012, de 15 de mayo de 2012 con el Proyecto de Reglamento Interno para la Administración de Bienes de Larga Duración RIAB y de los bienes que no son Activos, para su revisión, previo a la aprobación, difusión y aplicación correspondiente. Al respecto el Gerente de Administración y Logística (E), con memorando GA-123-2012 de 29 de junio de 2012, realizó aclaraciones a los resultados provisionales de la evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional y adjunta el memorando GAAC-1372012 del 29 de junio del 2012, donde adicionalmente señala que con memorando 031-GPD2012 el Jefe de Desarrollo Corporativo ( E ) emite sus observaciones al RIAB y se realiza una revisión conjunta del Reglamento para lo cual se ha procedido a los ajustes correspondientes De lo expuesto se determina que se encuentra en proceso la reglamentación interna que norme los procedimientos para la identificación, custodia y uso de los bienes de larga duración, lo que fortalecerá el sistema de control de los mismos. Al respecto se dispone de las siguientes normas y disposiciones legales: Normas de Control Interno 406-06 Identificación y protección, establece que todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible permitiendo su fácil identificación. La Norma de Control Interno 406-07 Custodia define la implementación de la propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. Artículo 3.- Del procedimiento y cuidado, del Reglamento General Sustitutivo, para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, establece que cada institución emitirá las disposiciones administrativas internas correspondientes. Constatación física de existencias y bienes de larga duración Con respecto a las constataciones físicas integrales de las existencias y bienes de larga duración, la Empresa el 4 de enero de 2012, contrató a la Consultora AVALUAC para que realice la inspección, etiquetado, valoración y conciliación de las existencias y suministros de las bodegas de la Empresa, con la respectiva conciliación de los registros contables, en 26 tanto que de las propiedades, plantas y equipos, la Empresa el 20 de septiembre de 2011, realizó el contrato con la Organización LEVIN, para que efectué la actualización de la base de datos del inventario físico general y del valor razonable de los bienes muebles, inmuebles, no depreciables, sujetos de control de la Empresa bajo las normas NIFS, el mismo que tiene un plazo de 300 días y que se encuentra para la revisión los informes: - Informe 1: Normas y Formularios para la toma de inventarios, Planificación detallada en que se incluye el Manual de Normas y Formularios para la toma de inventarios. - Informe 2: Inventarios de Terrenos, Edificaciones, Plantas de Pozos, Captaciones, Tanques de Distribución, Estaciones Hidroeléctrica, Cámaras, Represas, Obras de Captación de rompe Presión, Vertientes, Pozos de Captación de Agua Quebradas. - Informe 3: Manual para el levantamiento de inventarios; Texto Ejecutivo Informe N 3Inventario-EPMAPS; Inventario EPMAPS Integral; Maestro de Ubicaciones de EPMAPS. - Informe 4: Manual de EPMAPS Integral, Informe Valuación EPMAPS; Inventario Valuado; Maestro de Ubicaciones de EPMAPS, Apropiación de Valores; Informe de Apropiación; Recomendaciones Inserción Contable; Manual de Gestión de Activos Fijos; Manual para el Levantamiento de Inventario; Manual Procedimientos de Activos Fijos. - Informe Final: Inventario EPMAPS Integral, Inventario Valuado EPMAPS, Final, Maestro Informe de Apropiación, Recomendaciones Manual de Gestión de Activos Fijos; Manual Manual de Procedimientos de Activos Fijos. Tratamiento de Agua, de bombeo, Central Agua Cruda, Tanque Cruda, Captación de Texto informe Valuación EPMAPS, de Ubicaciones de EPMAPS- Final. Inserción Contable EPMAPS Final; para el levantamiento de inventario; La Jefe de la Unidad de Activos encargada, respecto a las constataciones físicas manifestó mediante correos electrónicos de 4 de mayo y 4 de junio de 2012 lo siguiente: “… El escaso talento humano nos imposibilita el realizar inventarios físicos en toda la empresa, sin embargo se multiplican esfuerzos para atender a las personas que se están jubilando, personas fallecidas y atender los requerimientos de traspaso de bienes, etc. Es decir se realiza la búsqueda de bienes que hace muchos años poseían y en diferentes lugares que laboraron por esta razón no se realiza una constatación física de toda la empresa, pero se ha nombrado servidores de enlace con los cuales nos vamos a apoyar en esta actividad…”(…) En lo que respecta a las constataciones físicas no se han realizado por falta de aplicación de las recomendaciones entregadas por Levin den el año 97, respecto a la conciliación y actualización de las bases de datos, lo que originó que aún se mantengan los registros inconsistentes y desactualizados(…)” La Jefe de la Unidad de Activos encargada respecto las constataciones físicas integrales de los bienes de larga duración manifestó lo siguiente: 27 “ (…) para los bienes de larga duración en años anteriores no se han efectuado en forma integral sino parcial para el año 2011, se consideró la constatación física de los bienes de larga duración en forma integral con la Compañía LEVIN, en la actualidad esta entregado el informe de la constatación física se encuentra pendiente las actas de entrega recepción la misma que esta en proceso de revisión por la comisión conformada por los delegados de las Gerencias Técnica de infraestructura, Operaciones y Jurídico, se espera que hasta diciembre del 2012 se obtenga toda la información”(…), en el 2013 se realizará la constatación física conforme se establezca en el manual” Con relación a la elaboración de las actas respectivas una vez que se haya finalizado la toma física de bienes, así como la conciliación con los registros contables, el Jefe de la Unidad de Activos Fijos encargado en la evaluación de control interno manifestó lo siguiente: “ Está en proceso de elaboración de las actas de entrega recepción de los bienes sujetos a constatación física y financiera de los bienes de larga duración por el año 2011 y la Consultora LEVIN, cuyos resultados serán entregados aproximadamente para diciembre de este año donde se procederá a realizar la conciliación contable.”, Respecto a la existencia de reglamentación interna donde se definan procedimientos para la realización de la constatación física periódica y las respectivas actas de las constataciones físicas de los bienes de larga duración, el Jefe de la Unidad de Activos Fijos encargado en la evaluación de control interno manifestó lo siguiente: “ Dentro de los servicios contratados con la Organización LEVIN a mas del levantamiento físico de los bienes de larga duración,(…) se obtendrá un Manual de Procedimientos.” Con memorando GAAC-170-2012 del 9 de agosto de 2012, los miembros de la comisión para revisar la base de datos del inventario físico de los bienes de larga duración Activos Fijos Inmuebles BLDAF- ponen a consideración al Gerente de Administración y Logística, el Informe Final correspondiente a la revisión de la Base de datos del Inventario Físico de los bienes de larga duración Activos Fijos Inmuebles BLDAF-1, entregada por la firma LEVIN SA. y dentro del punto 3 Resultados: señala lo siguiente: “La consultora LEVIN identificó 811 predios, que la EPMAPS se encuentra ocupando con diferentes tipos de obras, de los cuales, la Comisión conforme a lo solicitado, revisó y clasificó de la siguiente manera: 811 328 85 60* 32 306 * TERRENOS OCUPADOS POR LA EPMAS TERRENOS IDENTIFICADOS POR LA CONSULTORA LEVIN CON INFRAESTRUCTURA DE LA EPMAPS TERRENOS QUE CUENTAN CON ESCRITURAS A FAVOR DE LA EPMAPS TERRENOS MUNICIPALES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO DE LEGALIZACION EN LA DMC TERRENOSPARTICULARES EN PROCESO DE LEGALIZACIÓN POR ABOGADOS EXTERNOS TERRENOS IDENTIFICADOS COMO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO QUE SERAN LEGALIZADOS A FAVOR DE LA EPMAPS TERRENOS OCUPADOS POR LA EPMAPS SIN TITULO DE PROPIEDAD 30 Terrenos que se encuentra legalizando el Dr. ..., abogado externo, se encuentran pendientes hasta nuevo informe de la Gerencia jurídica ...” 28 Con memorando GAAC-186-2012 del 23 de agosto del 2012, el Jefe de Abastecimientos pone a consideración del Jefe de Recursos Hídricos e Inmuebles (e), el detalle de los predios que se encuentran en posesión de la Empresa sin título de propiedad. Se encuentra en proceso de revisión el Proyecto de Reglamento Interno para la Administración de Bienes de larga duración RIAB en la Unidad de Desarrollo Corporativo de la Gerencia de Planificación y Desarrollo y que la Organización LEVIN, entregó a la Empresa los informes 1,2,3,4, y final donde constan recomendaciones a seguir y en el Informe Final el Manual para la Gestión de Activos Fijos, Manual para el Levantamiento de Inventario y Manual de Procedimientos de Activos Fijos documentos que fueron entregados para su revisión. La Norma Técnica de Control Interno 406-10 Constatación Física de existencias y bienes de larga duración, establece que la administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración así como se efectuará constataciones físicas por lo menos una vez al año. Artículo12.- Obligatoriedad de inventarios, del Reglamento General Sustitutivo, para el manejo y administración de bienes del sector público, establece que el Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes Conclusiones Los procedimientos que normen la identificación, custodia, uso y mantenimiento de los bienes de larga duración, se encuentran en proceso de estudio y aprobación, lo que limitó el cumplimiento de las funciones y la disposición de un buen sistema de control interno para el registro custodia y uso de estos bienes. Se encuentra en proceso de revisión el informe entregado por LEVIN relativo a la Actualización de la base de datos del inventario físico general y del valor razonable de los bienes muebles, inmuebles no depreciables y sujetos de control de la Empresa, así como los manuales entregados en el Informe Final relacionados con Gestión de Activos Fijos, Levantamiento de Inventarios y de Procedimientos de Activos Fijos, lo que permitirá a la Empresa disponer de una base de datos con una sola información respecto a los bienes de larga duración y un Manual para la Administración de los Bienes de Larga Duración. Recomendaciones Al Gerente Financiero y Gerente Administrativo y Logística 18. Realizarán el estudio y evaluación previo al trámite de aprobación y difusión del Manual de Procedimientos de Activos Fijos, que permita fluir coordinadamente la información en las áreas de Contabilidad y Activos Fijos, considerando las disposiciones legales creadas para el efecto, la estructura de la Empresa y la magnitud de los bienes de larga duración con el objeto de realizar constataciones físicas periódicas, de los bienes de 29 larga duración que permitan mantener registros actualizados con información real, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufran los bienes de larga duración. 19. Verificarán el proceso de revisión del informe entregado por la Organización LEVIN relativo a la actualización de la base de datos del inventario físico general y del valor razonable de los bienes muebles, inmuebles no depreciables y sujetos de control de la Empresa con el objeto de asegurar la sostenibilidad del sistema de información de Activos Fijos institucionales. Al Gerente Administrativo y Logística 20. Procederá con la verificación y la validación de los bienes asignados, con el objeto de que estos bienes sean validados físicamente, previa a la suscripción de las Actas de Entrega Recepción por parte de los custodios de los bienes de larga duración. Al Gerente de Administración y Logística y a la Gerencia Jurídica 21. Realizarán el análisis de la información entregada por la Organización LEVIN relacionado con los 306 Terrenos ocupados por la EPMAPS sin título de propiedad, a fin de proceder con el registro tanto en el área contable como Administrativa y generar una base de datos confiable en el sistema informático de la Empresa. 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO (407- 01 a la 407-10) Control y registro de las Declaraciones Patrimoniales Juradas Mediante memorando circular GAH-2011-2926 de 1 de diciembre de 2011, el Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano, comunicó a todo el personal de la Empresa que de conformidad al Art. 231 de la Constitución de la República del Ecuador, los servidores/as, obreros/as deben presentar al inicio, finalización de gestión y cada dos años la declaración patrimonial jurada de sus bienes, igualmente señala que en aplicación de los artículos 4 y 6 del Registro Oficial 600 de 28 de mayo de 2009, la Empresa está en la 30 obligación de remitir mensualmente a la Contraloría General del Estado los listados de los servidores y obreros que han ingresado o finalizado su gestión, con un reporte de sus declaraciones patrimoniales juradas. Sin embargo, se determinó que 124 funcionarios, empleados y trabajadores de la Empresa, según la aplicación informática del sistema AS-400, no presentaron sus declaraciones patrimoniales juradas como lo establece la normativa legal vigente y en el caso de cuatro servidores de libre nombramiento y remoción con códigos 162, 3848, 4027 y 3860 al pasar a desempeñar otras funciones, no presentaron una nueva declaración, la cual se considera como final de su gestión anterior e inicial para el nuevo cargo. Con memorando 22-AI-ML-2012 de 18 de julio de 2012, el Auditor Jefe de Equipo, solicitó a la Gerente de Gestión del Talento Humano remita las copias de los reportes de las declaraciones patrimoniales juradas por el período 1 de enero y el 15 de julio de 2012, de los servidores y obreros que han ingresado y/o finalizado su gestión, al igual que la actualización periódica de cada 2 años, quien con memorando GH-2012-1648 de 8 de agosto de 2012 manifestó que existen 21 declaraciones de servidores presentadas al inicio de su gestión; 31 declaraciones presentadas por los servidores al final de su gestión; 1793 declaraciones presentadas por los servidores de manera periódica; y, 119 servidores de la Empresa que no han presentado la declaración patrimonial juramentada. Mediante Oficio GH-2012-1365 de 19 de junio de 2012, la Gerente de Gestión del Talento Humano, envió a la Contraloría General del Estado, el detalle de las declaraciones juramentadas periódicas presentadas por los servidores de la EPMAPS y el detalle de las declaraciones de aquellos servidores que ingresaron a la Empresa, en el periodo del 1 al 30 de mayo de 2012; los reportes de enero, febrero, marzo y abril del 2012 no fueron enviados oportunamente, conforme lo establece la Norma legal pertinente. Los hechos anotados anteriormente se produjeron por cuanto el personal del Departamento de Administración del Talento Humano y Competencias, no exigió las declaraciones patrimoniales juradas a las/los servidores y obreras/os de la Empresa, lo que origina que no se cuente con información actualizada. La Constitución de la República del Ecuador artículo 231 establece: “Las servidoras y servidores públicos sin excepción presentarán, al iniciar y al finalizar su gestión y con la periodicidad que determine la ley, una declaración patrimonial jurada que incluirá activos y pasivos, así como la autorización para que, de ser necesario, se levante el sigilio de sus cuentas bancarias; quienes incumplan este deber no podrán posesionarse en sus cargos…”. Con Acuerdo 11-CG, Suplemento del R.O. 600 de 28 de mayo de 2009, se promulgan las Normas para la presentación y control de las Declaraciones Patrimoniales Juradas y que en su Art. 4 Presentación de la declaración.- señala: “Las servidoras y servidores públicos presentarán la declaración patrimonial jurada en la Contraloría General del Estado y en las respectivas instituciones públicas, al iniciar y al finalizar su gestión…Las servidoras y servidores públicos…presentarán su declaración patrimonial cada dos años…En caso de que una servidora o servidor público sea nombrado para desempeñar un cargo o función de libre nombramiento y remoción dentro de la misma institución del Estado, deberá presentar una nueva declaración 31 patrimonial jurada, la cual será considerada como final de su gestión anterior e inicial para el nuevo cargo…” Así como en el Art. 6 Participación de las unidades administradoras de recursos humanos, en su parte pertinente señala: “…Las unidades de administración de recursos humanos de las instituciones del sector público mantendrán copia de las declaraciones patrimoniales juradas de las servidoras y servidores en los expedientes personales y remitirán mensualmente a la matriz o a las direcciones regionales o delegaciones provinciales de la Contraloría, de acuerdo a su jurisdicción, un listado de las servidoras y servidores que han ingresado y/o finalizado su gestión…” La Norma de Control Interno 407-08 –Actuación y honestidad de las servidoras y servidoresestablece: “La máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y harán cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los códigos de ética, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo...” En el Reglamento Interno de Administración del Talento Humano (RIATH) de la EPMAPS su artículo 62 Declaraciones establece: “De manera previa a la suscripción del nombramiento o contrato, el aspirante presentará las siguientes declaraciones: b) Una declaración patrimonial jurada realizada ante Notario Público y de ser el caso, que incluya la sociedad conyugal o unión de hecho, tanto al inicio como al final de la gestión y con la periodicidad que establece la ley…La Autoridad Nominadora, o su delegado, y el Jefe del Departamento de Gestión del Talento Humano son responsables de exigir el cumplimiento de las declaraciones previstas en este artículo antes de la posesión del cargo, y su omisión originará responsabilidad por pago indebido de dichos funcionarios. El servidor que hubiere sido nombrado contraviniendo esta disposición o no presentare las declaraciones periódicas exigidas, incurrirá en causal de separación del cargo o terminación del contrato, según el caso” Acciones tomadas: Como aclaraciones a los resultados provisionales, con memorando GHH- 2012-892 de 4 de octubre de 2012, la Gerente de Gestión de Talento Humano, informó: “Para el caso de los servidores de Libre Nombramiento y Remoción, como son los casos del Ingeniero (…), Gerente de Planificación y Desarrollo y el Ingeniero (…) , Gerente de Operaciones, presentaron sus Declaraciones Patrimoniales Juradas en Contraloría General del Estado y en la Gerencia de Gestión del Talento Humano, de igual manera que el caso de 35 servidores presentaron sus declaraciones patrimoniales juradas con el sello de Contraloría General del Estado, las que fueron ingresadas a sus expedientes personales directamente, sin haber sido registradas por la Unidad de Registro y Control en el sistema AS 400.- En lo concerniente 26 servidores presentaron sus declaraciones patrimoniales juradas, pero sin el sello de registro de la Contraloría General del Estado, Fueron ingresadas directamente a sus carpetas personales en el Archivo de la Gerencia de Gestión del Talento Humano, sin antes haber sido registradas por la Unidad de Registro y Control en el sistema AS400, situación que se solucionó con los documentos adjuntos a este informe.- También encontramos 59 casos, que no han presentado la Declaración Patrimonial Jurada, de los cuales 33 son Consultores del PSA, quienes no 32 mantienen relación de dependencia con la Institución, ya que son personal con Honorarios…- Cabe mencionar que la presentación de las Declaraciones Patrimoniales Juradas de los meses de mayo, junio, julio y agosto de 2012 ya fue entregada a la Contraloría General del Estado, adjunto documentos probatorios.- Además, se ha realizado comunicaciones al personal de la Empresa, recordándoles la obligación de presentar las Declaraciones Patrimoniales Juradas, según se puede constatar en copia de Memorando Circular GAH-2011-2926 del 1 de diciembre de 2012…” Si bien se da una aclaración a este comentario, existen 23 casos de servidores que no presentaron su declaración patrimonial jurada y que no constan en el sistema. Conclusión Los servidores de la Empresa no presentaron las declaraciones patrimoniales juradas, como lo establece la normativa legal vigente; además los reportes mensuales de enero, febrero, marzo y abril de 2012, de las servidoras y servidores que han ingresado y/o finalizado su gestión, no fueron enviados oportunamente a la Contraloría General del Estado; estos hechos se presentaron debido a que la Unidad administrativa de Talento Humano, no solicitó este requisito y no actualizó el registro en el sistema informático AS- 400, dando lugar a información desactualizada, así como que la Contraloría General del Estado no conozca los datos fidedignos de los servidores, conforme a lo que establece la Ley. Recomendaciones A la Gerente de Gestión del Talento Humano 22. Dispondrá y verificará que los funcionarios encargados del registro e incorporación en el sistema AS/ 400 de las declaraciones patrimoniales juradas de los servidores de la Empresa, actualicen permanentemente este sistema con la finalidad de contar con información real. 23. Comunicará e instruirá a los servidores, que no han presentado aun la declaración patrimonial jurada, para que cumplan con esta obligación. 24. Remitirá mensualmente a la Contraloría General del Estado, el listado de las servidoras y servidores que han ingresado y/o finalizado su gestión, con las declaraciones patrimoniales juradas entregadas. 25. Informará periódicamente a todo el personal de la Empresa, sobre la obligatoriedad de presentar la declaración patrimonial jurada cada dos años; e instruirá a los funcionarios encargados de posesionar a los servidores en la función o cargo, que en lo que respecta al personal de libre nombramiento y remoción que son trasladados a otras áreas de la Empresa, deben solicitar este documento. Procedimiento para reclasificación de puestos de la EPMAPS, requiere actualización Reclasificación es el cambio de una categoría a otra de un puesto, decidido por los resultados técnicos del análisis funcional, auditoría de trabajo, valoración del puesto, 33 crecimiento sustancial y permanentemente de las responsabilidades, funciones y tareas del mismo. Durante el período objeto de estudio, se han realizado 117 reclasificaciones de servidores para el proceso de reclasificación, la Empresa cuenta con un “Procedimiento para Reclasificación de Puestos de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento” código P-751-201 siendo su última revisión el 18 de marzo de 2011, el Reglamento Interno de Administración del Talento Humano RIATH se promulgó el 20 de abril de 2011 por lo que se debía haber reformado o actualizado este Procedimiento. Entre otras observaciones realizadas a este documento, se puede evidenciar que en el punto 5. Responsabilidad y Autoridad, se menciona al Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano como responsable de aprobar este procedimiento, siendo que en la nueva estructura, figura como Gerente de Gestión del Talento Humano. Con memorando GHHA-2012-1756 de 6 de agosto de 2012 el Gerente de Gestión del Talento Humano ( E ), explica que la normativa legal que sustenta la elaboración de este Procedimiento, es la siguiente: ”En julio de 1991 la Empresa aprobó el Reglamento de Escalafón, el 24 de noviembre de 2005 se efectúa la reforma al Reglamento de Escalafón y se aprueba el procedimiento para Recategorización, la última revisión del procedimiento de Reclasificación Código: 751-201 fue el 18 de marzo de 2011, es necesario indicar que en dicho procedimiento los términos Reclasificar y Recategorizar son utilizados para el mismo fin y tiene directa relación con lo que Reglamento Interno de Administración del Talento Humano RIATH establece en el último inciso del Art. 25” Acciones Tomadas: Con memorando GHH-2012-892 de 04 de octubre de 2012 la Gerente de Gestión del Talento Humano, informó que remitió el Procedimiento de Selección y Concursos de Méritos y Oposición al Gerente de Planificación y Desarrollo en Memorando GHH-2012-2167 de 27 de septiembre de 2012, con la finalidad de continuar con el procedimiento de actualización y reforma de los procedimientos de la Gerencia de Gestión de Talento Humano. Por lo que debemos indicar que en esta última comunicación, no se menciona al Procedimiento de Reclasificación de Puestos de la EPMAPS. Lo anotado anteriormente se produjo por cuánto el área de Talento Humano, no realizó una revisión y actualización del Procedimiento referido, conforme a la nueva estructura y funciones de la Empresa, lo que ocasionó que no se pueda orientar las actividades de acuerdo a la realidad actual de la Empresa. En relación a los hechos descritos la Norma de Control Interno 407-08 –Actuación y honestidad de las servidoras y servidores- establece: “La máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y harán cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los códigos de ética, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo...” 34 Conclusión: En el período objeto de estudio se han producido 117 reclasificaciones del personal, las mismas que se basan en un procedimiento desactualizado; situaciones que se producen porque el área encargada no efectuó una revisión conforme a la nueva estructura y funciones de la Empresa, lo que ocasiona que las actividades no se puedan orientar de acuerdo a la realidad actual de la Institución. Recomendación A la Gerente de Gestión del Talento Humano 26. Realizará la revisión y actualización conforme a la normativa legal vigente, del Procedimiento de Reclasificación de Puestos de la EPMAPS; el mismo que será remitido al Jefe del Departamento de Desarrollo Corporativo y Gestión de Riesgos, con la finalidad de contar con un instrumento actualizado que defina los pasos a seguir para la reclasificación de los servidores/as de la Empresa. Limitado espacio físico para el archivo de los expedientes del personal La Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, para cumplir con sus objetivos institucionales cuenta con un área destinada para el archivo de los expedientes individuales de cada servidor. Sin embargo, se determinó las siguientes observaciones en relación a los expedientes del personal: Se encuentran archivados en carpetas en orden alfabético, es un archivo de 6 cuerpos rodantes, 4 volantes de los cuerpos rodantes están zafados y las cadenas sueltas, observándose una falta de mantenimiento. El archivo es un cuarto muy estrecho, en donde falta ventilación y la iluminación no es la adecuada, no hay un sitio de trabajo adecuado. Por falta de espacio, existen expedientes individuales del personal archivados en forma horizontal fuera de las góndolas. No se encuentran actualizados en su totalidad, los certificados de capacitación y algunos documentos como permisos y certificados de vacaciones, se encuentran en paquetes sobre una estantería. Existen expedientes almacenados en cajones y en el suelo por falta de espacio. No hay suficiente protección y seguridad, existen cajas llenas de documentos que se encuentran sobre los cuerpos rodantes, con el riesgo de accidentes de los servidores que ocupan estas áreas y además estas cajas se encuentran junto a luminarias, con el peligro de un potencial incendio. El 30 de junio de 2011, el personal de la Gerencia de Gestión del Talento Humano, presentó un Proyecto para la Digitalización de documentos de los expedientes personales del archivo de servidores de la EPMAPS e implementación de una solución de gestión electrónica, y en la parte concerniente al aspecto físico del archivo señalaron lo siguiente: “…El área del archivo ocupa un espacio demasiado limitado de aproximadamente 21 metros cuadrados. No hay diferenciación entre los documentos del área de Administración con los de otras unidades: Información del Departamento-Secretaría, 35 Unidad de Nómina, Información de los expedientes del personal e Información que se debe identificar el contenido. El sistema de archivadores no es adecuado, evidenciando un alto deterioro por la intensa manipulación que ha sido sometido; al interior del sistema las rieles, cadenas y manubrios, no se encuentran en buen estado de operación, requiriendo de una reparación lo más oportuna posible…El almacenamiento utilizado al momento, está saturado, lo que dificulta la normal operación para la gestión de la documentación…En cuanto a los documentos Expedientes de Personal, se refleja el deterioro de los documentos archivados en las carpetas personales; debido a la manipulación constante de las mismas. Se nota roturas, dobleces, enmendaduras, suciedad, partes sueltas con documentos aislados; lo cual ocasiona dificultad en el manejo de la información con pérdida de tiempo y el consiguiente desgaste psicológico en las personas que utilizan la información…” Lo anotado anteriormente se produjo por cuanto la Gerencia de Gestión del Talento Humano, no consideró la generación de información originada por el nuevo personal que ingresó a la Entidad, lo que ocasionó que no se cuente con un espacio adecuado para el archivo y dificultad en el manejo de la información con la consiguiente pérdida de tiempo y recursos, además los expedientes al no encontrarse actualizados, su información no es confiable veraz y oportuna para la toma de decisiones; así como también al encontrarse archivados en cajas encima de los cuerpos rodantes, existe un riesgo muy alto para las personas que laboran en ésta área de trabajo. La Norma de Control Interno 407-10 Información actualizada del personal en su parte pertinente establece: “La Unidad de Administración de Talento Humano será responsable del control de los expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificación y actualización.- Los expedientes del personal deben contener la documentación general, laboral y profesional de cada una de las servidoras y servidores; la información relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro… Los expedientes donde se consigne la información del personal con nombramiento o contrato, permitirán a la administración de la entidad, contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones” Acciones tomadas: Como aclaraciones a los resultados provisionales, con memorando GHH 2012-892 de 4 de octubre de 2012, la Gerente de Gestión de Talento Humano, respecto al archivo de los expedientes del personal, informó: “Con fecha 6 de julio de 2011, la Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano, de ese entonces, presento el "Proyecto para la Digitalización de Documentos de los expedientes personales del Archivo de los servidores de la EPMAPS e implementación de una solución de Gestión Electrónica", la cual contó con el aval del Departamento de Tecnología Informática, mediante Memorando GPT-409-2011, del 15 julio del 2011, el mismo que posibilitaba, la digitalización, custodia y almacenamiento de la documentación, contando además con la respectiva Certificación de Partida y Disponibilidad de Fondos Presupuestarios CO 3994...-Es de considerar, que con la reforma al Orgánico Estructural y Funcional de la Institución, este proyecto se vio afectado en su idea original; puesto que con la creación de la Gerencia de Talento Humano, se dispuso movilizar a todo su personal e infraestructura al cuarto piso del edificio matriz "B", cuya primera etapa consiste en utilizar los espacios actuales asignados en este piso, para en lo posterior, realizar el 36 diseño y arreglos pertinentes.- Además se han realizado las conversaciones y contactos iniciales con la Jefatura de Mantenimiento, quien está actualmente realizando los estudios de diseño, en donde se incluirá el área para el Archivo de expedientes de Todo el Personal de la Empresa, para lo cual se ha contactado a los ingenieros estructurales que construyeron el edificio "B", a fin de que certifiquen la Factibilidad de instalarlo en cuatro piso, teniendo en cuenta al considerable peso del mismo, habiéndose obtenido respuesta favorable con ciertas restricciones.-A pesar de la carencia de Recursos Logísticos, para el funcionamiento del archivo, la información es confiable y oportuna. Se han tomado algunas medidas de emergencia para facilitar el manejo y utilización tanto del archivo activo como pasivo; Sin embargo, si los técnicos así lo estiman estamos sujetos al cambio de local al cuarto piso, donde se contaría con un área donde se trabaje en mejores condiciones técnicas de espacio, confort, iluminación, ventilación, seguridad, personal operativo y responsable del archivo.-En cuanto se refiere a la digitalización del archivo de los expedientes del personal de la Empresa y en general de los documentos del Departamento de Gestión del Talento humano, es de Considerar lo expuesto en el antecedente de estas dos observaciones, ya que en el transcurso del tiempo, deposiciones de orden Gerencial y presupuestario cambios significativos al proyecto por cuanto la Empresa, había suscrito un convenio de Cooperación con la Asamblea Nacional, coordinado por la Secretaría General, con el propósito de lograr la digitalización de archivos. Sin embargo, por orden superior, este proceso se detuvo, al punto de que la EPMAPS está trabajando en la consecución de otra alternativa mejor que viabilice es aspiración, a través de los técnicos del Departamento de Gestión informática, con el Objeto primordial de mantener y salvaguardar la información que reposa y es competencia de la Gerencia de Gestión de Talento Humano…” Conclusión Los expedientes del personal se encuentran archivados en carpetas en orden alfabético; sin embargo, es un archivo de 6 cuerpos rodantes, 4 volantes de estos cuerpos están en mal estado con las cadenas sueltas, observándose una falta de cuidado y mantenimiento; por la falta de espacio físico, existen expedientes individuales del personal archivados en forma horizontal fuera de las góndolas; no hay suficiente protección y seguridad; situación que se presentó al no considerar un espacio más amplio para el archivo de los expedientes, por lo que podría ocasionar riesgos de accidentes al personal. Recomendaciones A la Gerente de Gestión del Talento Humano 27. Solicitará al Gerente Administrativo facilite un espacio físico adecuado, para que el archivo en donde reposan los expedientes del personal sea reubicado, con la finalidad de contar con un sitio de trabajo en buenas condiciones físicas. 28. Dispondrá al Jefe del Departamento de Administración del Talento Humano y Competencias, realice la actualización permanentemente de los expedientes de los servidores de la EPMAPS, con el objeto de contar con información oportuna y confiable, considerando como una alternativa de solución, la digitalización de los documentos, utilizando el sistema que más convenga para los intereses de la Empresa. 37 Falta de un Plan de Promociones para el personal de la EPMAPS La Gerencia de Gestión del Talento Humano, con el fin de fomentar el crecimiento, permanencia, mejora y motivación del personal de la EPMAPS, ha efectuado acciones de promoción y ascensos, a través de procesos de selección por concursos cerrados y reclasificaciones por solicitud de los servidores, aplicando la normativa interna emitida para el efecto; sin embargo, no se ha unificado estas acciones en un plan específico como lo establece la norma 407-05 Promociones y Ascensos, así: “Las unidades de administración de talento humano propondrán un plan de promociones y ascensos para las servidoras y servidores de la entidad, observando el ordenamiento jurídico vigente…” La Gerente de Gestión de Talento Humano, con memorando GHHA-2012-2270 de 17 de octubre de 2012, señaló: “…Como se podrá evidenciar el procedimiento contempla un período anual y la metodología para las promociones a través de recategorizaciones al personal de la EPMAPS, dicho procedimiento está publicado en intranet.- El capítulo IV del Reglamento Interno de Administración del Talento Humano referente al Subsistema de Selección de Personal establece la manera como el personal puede ser ascendido y las fases de los concursos y las modalidades.- Cabe indicar que también existe el Procedimiento de Reclutamiento y selección que está publicado en intranet y en lo que va de este año se han efectuado alrededor de 70 concursos de méritos y oposición .- Con lo expuesto, se evidencia que la Empresa contempla la promoción mediante los mecanismos expuestos y existe procedimientos para dicho fin…” Los procedimientos citados en el párrafo anterior no fueron considerados para la elaboración de un Plan de Promociones y Ascensos para la Empresa, conforme lo establece el ordenamiento jurídico vigente. Conclusión La falta de un plan de promociones y ascensos en la EPMAPS no permitió que los procedimientos se realicen a través de una planificación anual, sino en forma específica para llenar puestos vacantes o atender las solicitudes de reclasificación por parte de los servidores. Recomendación A la Gerente de Gestión del Talento Humano 29. Elaborará un plan de promociones y ascensos para los servidores y servidoras de la EPMAPS, observando el ordenamiento jurídico vigente, lo que fomentará el desarrollo profesional del personal. Réplica de los eventos recibidos a nivel nacional e internacional Los servidores, servidoras y obreros de la Entidad que han asistido a eventos de capacitación a nivel nacional o internacional a través de becas financiadas total o parcialmente por la Entidad, una vez terminado el programa de estudio no han expuesto 38 sus conocimientos y experiencias al resto del personal. El jefe inmediato y el Departamento de Capacitación no han vigilado el cumplimiento de esta obligación. Los convenios suscritos por los servidores que han salido fuera del país a capacitarse, no contienen cláusula alguna que mencione la obligación de impartir los conocimientos adquiridos al personal de la Empresa. En dichos documentos, tampoco se menciona responsabilidad alguna al respecto, de los jefes inmediatos y del Departamento de Capacitación. Al respecto la NCI 407-06 Capacitación continúa, señala: “...Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea en el país o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, … Los conocimientos adquiridos tendrán un efecto multiplicador en el resto del personal y serán utilizados adecuadamente en beneficio de la gestión institucional...” Así como también en el Reglamento Interno de Administración de Talento Humano. RIATH: Art. 30 Programas de Formación y Capacitación, párrafo tercero: “..En eventos de capacitación nacional o internacional, deberán replicar sus conocimientos y experiencia adquirida, a su equipo o área de trabajo; o a quien el Departamento de Gestión de Talento Humano designe, sin perjuicio de que el responsable del cumplimiento de esta obligación es el Jefe del capacitado.” La no exigencia del jefe y la falta de seguimiento del Departamento de Capacitación, ocasionaron que los participantes no hayan replicado sus conocimientos, a fin de lograr el efecto multiplicador de las mencionadas capacitaciones en beneficio de la Entidad. Conclusión La falta de control del jefe inmediato y del Departamento de Capacitación, ocasionó que las inversiones realizadas en capacitación no hayan producido el efecto multiplicador previsto en beneficio de la Entidad. Recomendaciones Al Gerente General 30. Dispondrá que el Gerente de Gestión de Talento Humano y los Jefes de áreas, exijan a los servidores que han sido acreedores del apoyo institucional para su capacitación, la oportuna réplica de los conocimientos y experiencias adquiridas, para garantizar el efecto multiplicador de las inversiones realizadas por la Entidad. Al Gerente de Gestión de Talento Humano 31. Vigilará que el Departamento de Capacitación controle las réplicas de eventos de capacitación auspiciados por la Entidad, junto al jefe inmediato con el debido seguimiento del jefe de capacitación. 32. Coordinará con la Gerencia de Asesoría Jurídica la incorporación en los convenios de capacitación las obligaciones de los servidores capacitados para realizar la oportuna 39 réplica de los eventos recibidos. Dichas obligaciones incluirán las responsabilidades para su control y seguimiento. 408 Administración de proyectos (408-01 a la 408-33) La Administración de Proyectos es un proceso central de la EPMAPS y por lo tanto tiene que ver con las funciones de varias Gerencias y Unidades de la Empresa que están vinculadas con la administración de las diversas etapas del ciclo de los proyectos. Para la evaluación de cumplimiento de las normas 408, se consideraron: la Gerencia Técnica de Infraestructura, la Gerencia de Operaciones, la Gerencia de Planificación, la Unidad Ejecutora del Programa de Saneamiento Ambiental PSA, el Programa de Agua Potable y Saneamiento Ambiental PRASA y la Unidad Ejecutora del Proyecto de Ríos Orientales UEPRO. Para facilitar una exposición articulada y enfocada, se dividió la evaluación de cumplimiento de las normas 408 acorde a las dos grandes fases del ciclo del proyecto, estudios y ejecución La evaluación ex – ante es un elemento fundamental para la toma de decisiones en proyectos de inversión pública y para establecer prioridades en una cartera de proyectos. Los grandes proyectos de la Empresa en las etapas de pre factibilidad y factibilidad incorporan evaluaciones financieras y económicas ex – ante. Durante el período analizado, aun la EPMAPS no cuenta con un Manual debidamente aprobado e incorporado al Vademécum de su normativa interna, como documento que guíe las actividades de preinversión señaladas. Con Resolución de Gerencia General 325 de 25 de octubre de 2012 se expidió la “Estructura Orgánico Funcional de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de los Niveles Dependientes de las Gerencias de Área, Subgerencias y Direcciones”, en la que se incluye la descripción funcional correspondiente. En este documento se integran las funciones de evaluación ex – ante de proyectos en la Unidad de 40 Estudios Básicos, dependiente del Departamento de Ingeniería de Proyectos. Dicha unidad hasta la fecha no dispone del personal especializado requerido para asumir esas tareas. Esta área encargada de formular con personal propio o de supervisar la elaboración de estudios a cargo de consultorías externas, no dispone de los profesionales suficientes y preparados, con la especialidad o conocimientos para cumplir y/o supervisar las tareas vinculadas con la evaluación de proyectos en las diversas fases de los estudios. En tal virtud, la aplicación del Manual en elaboración, llamado a guiar la evaluación ex – ante de los proyectos, para establecer el alcance y contenido de la evaluación en cada fase de los estudios, de acuerdo con la naturaleza y tamaño de los proyectos, su debida formulación y supervisión, no está asegurada. Al respecto, el riesgo inherente a la aplicación de las normas 408-07, Evaluación financiera y socio-económica, y sus actividades especializadas en las fases de: perfil 408-04; pre-factibilidad 408-05; y, 408-06 factibilidad, subsiste. Acciones tomadas: Con Resolución 325 de 25 de octubre de 2012 se expidió la “Estructura Orgánico Funcional de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de los Niveles Dependientes de las Gerencias de Área, Subgerencias y Direcciones”, en la que consta la descripción funcional correspondiente. Tal documento integra las funciones de evaluación ex – ante en la Unidad de Estudios Básicos del Departamento de Ingeniería de Proyectos. La Gerencia de Planificación y Desarrollo mediante memorando GP-729-2012 de 3 de octubre de 2012 puso a consideración de la Gerencia Técnica de Infraestructura, la propuesta del “Manual para la evaluación financiera y económica ex – ante de los proyectos de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento”, a fin de que se formulen las observaciones pertinentes. La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con la pre-inversión y sus diferentes etapas, determina una valoración de 66% equivalente a confiable. Las debilidades y las oportunidades de mejora advertidas tienen que ver con el grado de atención a las normas 408-07, Evaluación financiera y socio-económica, y sus actividades inherentes en las fases de: perfil 408-04; pre-factibilidad 408-05; y, 408-06 factibilidad. Conclusión La insuficiencia de profesionales capacitados para asumir las tareas de evaluación socioeconómica de proyectos y su supervisión, cuando estas son delegadas a consultores externos, así como la inexistencia, de un Manual para la Evaluación ex – ante de proyectos que garanticen el cumplimiento de estos análisis, contribuyen a que subsista el riesgo de que las decisiones sobre la inversión de los recursos en las siguientes fases de ejecución de proyectos, se tomen sin contar con el apoyo esencial de estas evaluaciones. Recomendación: Al Gerente Técnico de Infraestructura 41 33. Coordinará con el Gerente del Talento Humano y el Gerente de Planificación y Desarrollo, a fin de concretar acciones para que: la Unidad de Estudios Básicos, recientemente creada en el Departamento de Ingeniería de proyectos y responsable de establecer, realizar y supervisar las actividades vinculadas con la evaluación ex – ante de los proyectos, disponga de los profesionales con el perfil y el número requerido; así como para que la Empresa cuente con un Manual para la evaluación ex – ante de los proyectos, debidamente aprobado e integrado a su normativa interna. Un Plan Maestro Integrado de Agua Potable y Alcantarillado, vigente, es una herramienta de planificación a corto, mediano y largo plazo: Los grandes proyectos que lleva adelante la Empresa, constan en la identificación y priorización que forma parte de la actualización del Plan Maestro preparado por la consultora, cuyo documento final fue entregado, en marzo de 2011 y demandó una inversión de 1 666 242,54 USD (no incluye IVA). El Plan Maestro Integrado de Agua Potable y Alcantarillado para el DMQ, fue concebido para constituir el marco de referencia de la inversión en la infraestructura básica de la EPMAPS. Fue descrito como el “mapa de ruta” para guiar la gestión, planificación y ejecución a corto, mediano y largo plazo, de los servicios que presta la Empresa. Se le ha caracterizado como un documento flexible, capaz de responder a las circunstancias y necesidades cambiantes, es decir susceptible de ser revisado y actualizado, como condición para mantener su vigencia y por lo tanto su valor corporativo. Efectivamente, una vez transcurrido algo más de un año de haberse formulado, las previsiones del Plan han experimentado ciertas modificaciones referidas a la ejecución de importantes proyectos como son, entre otros, los siguientes: - Inversiones en Sistemas de Agua Potable: i) Proyecto Ríos Orientales.- se incluyó la contratación de estudios para la Central Hidroeléctrica Chalpi Grande, como parte de la primera etapa del proyecto Ramal Chalpi Grande-Papallacta; ii) Galerías Guápulo: suspendido. iii) Proyecto Atacazo Bajo: descartado; iv) Línea de Transmisión de Agua Potable Paluguillo - Tumbaco.- diferimiento en la construcción por dificultades con propietarios de predios afectados. - Inversiones en Sistemas de Saneamiento: v) Descontaminación de los Ríos de Quito.- Se requiere complementar los estudios definitivos del proyecto y como consecuencia se produce el diferimiento de su elaboración; vi) Obras de protección de las Cuencas de las Quebradas Sunipamba y Saguanchi.- modificación de los diseños por la revisión del dimensionamiento de alcantarillas y modificación de la política sobre embaulamiento de quebradas en zonas despobladas para mantener los cauces libres; vii) Obras de protección de las cuencas de las Quebradas Cuscungo Clemencia.- se cambiaron los diseños de colectores a cielo abierto, en su lugar se ha previsto proyecto en túnel. Estas modificaciones, los análisis y razonamientos técnicos que las sustentaron no se han documentado, recopilado y ordenado. De mantenerse la situación observada, el Plan 42 Maestro y las consecuentes inversiones realizadas en su actualización, podrían perder su valor. Acciones Tomadas: En la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS aprobada con la Resolución 325 de 25 de octubre de 2012, se señala como función del Departamento de Programación y Control de Proyectos “Evaluar la ejecución y avance de los proyectos y planes maestros del DMQ, asignados a la Gerencia Técnica de Infraestructura, para ajustar periódicamente sus alcances y su programación, adecuándolos a los avances tecnológicos y a las nuevas necesidades del DMQ, en coordinación con la Gerencia de Planificación y Desarrollo”. Conclusión La falta de información documentada, recopilada y ordenada relativa a las modificaciones realizadas a la planificación de proyectos relevantes que constan en el Plan Maestro Integrado de Agua Potable y Alcantarillado, ponen en riesgo la vigencia y valor de este importante instrumento. Recomendación: Al Gerente Técnico de Infraestructura y al Director Ejecutivo del PSA 34. Vigilarán que la información sobre las modificaciones realizadas en la planificación de los proyectos asignados, que forman parte del Plan Maestro Integrado de Agua Potable y Alcantarillado, sea debidamente documentada, recopilada y ordenada, incorporando los razonamientos técnicos, administrativos y operativos que sustentaron dichas reformas, para asegurar la vigencia y valor corporativo del Plan Maestro y las inversiones involucradas en su formulación. Esta información, en coordinación con la Gerencia de Planificación, se integrará en un documento de resumen anual de tales modificaciones. La resolución de trámites vinculados con la ocupación de predios y servidumbres de paso, así como especificaciones técnicas y precios unitarios optimizados, coadyuvan a mejorar la ejecución y operación de proyectos. Subsiste un represamiento de trámites pendientes para regularizar las servidumbres de paso y perfeccionar la transferencia de dominio de predios afectados por las obras. La “Unidad de Servidumbres y Expropiaciones”, creada al interior del Departamento de Ingeniería de Proyectos, Estudios y Diseños, consta en la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS expedida el 25 de octubre de 2012. La referida Unidad ha suscrito las llamadas “Acta de Autorización de Ocupación de Terreno para la Construcción de ...”, en las cuales se deja en blanco el espacio sobre la longitud de la ocupación prevista y la fecha de suscripción de dicho documento, tampoco se hace constar el procedimiento adoptado para socializar el proyecto y poner en conocimiento del propietario la magnitud de la afectación. 43 Por su parte, el PSA elabora los documentos denominados “Acta de Acuerdo y Aceptación Proyecto de ….” , cuyo objeto es: “…dejar constancia de la aceptación expresa del Propietario(s) y/o Habitantes del predio arriba descrito, para que la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento (EPMAPS) proceda a implementar las obras de…”. Dichas actas y sus documentos habilitantes no especifican longitudes, áreas o la descripción de la intervención, no refieren el procedimiento seguido para socializar el proyecto y poner en conocimiento del interesado la magnitud de la afectación que se le causará. Estos documentos, firmados por los propietarios de los predios, no disponen de fecha de celebración. En tales circunstancias las actas generadas, tanto en la Gerencia Técnica de Infraestructura como en el PSA, no contienen información importante para describir y sustentar apropiadamente los acuerdos. Los procesos de ocupación de terrenos y transferencias de dominio, enfrentan dificultades relacionadas con el tiempo transcurrido desde la formulación de los compromisos y los valores concertados con los propietarios, ciertas inconsistencias de linderos y áreas expropiadas, aspectos que ocasionan conflictos para la ocupación de predios, legalización e inscripción de las escrituras. La Gerencia Técnica de Infraestructura, en los términos de referencia de estudios a nivel de pre- factibilidad para la selección de alternativas, ya ha incorporado el criterio sobre la menor afectación sobre los predios y el menor grado de dificultad inherente a su posible expropiación. Ha agregado en los términos de referencia de factibilidad que, tan pronto se disponga del anteproyecto y definidas la localización de las obras y su viabilidad por la EPMAPS, se presente la información para iniciar los procesos que permitan contar con las autorizaciones y acuerdos necesarios para la ocupación de los terrenos afectados y las servidumbres de paso para el proyecto. El PSA podrá mejorar los trámites vinculados con la ocupación y legalización de terrenos y servidumbres de paso de los proyectos a su cargo, incorporando, como criterio para selección de alternativas en los términos de referencia de los estudios, la situación legal de los predios involucrados y el grado de dificultad para su ocupación. Estos aspectos, aparte de los costos vinculados, pueden afectar los plazos para las expropiaciones y transferencias de dominio de las propiedades involucradas con la ejecución de las obras. El referido criterio, incorporado en los términos de referencia de estudios a cargo de la Gerencia Técnica de Infraestructura, aun no ha sido atendido por parte del PSA. Las Especificaciones Técnicas y Costos Unitarios, mantienen ciertas inconsistencias, vacios y desactualizaciones, para cuya revisión, depuración y actualización se requiere implementar procedimientos de coordinación con las áreas encargadas de la fiscalización, operación y mantenimiento de proyectos. Normas relacionadas con diseño definitivo y contratación: 408-08 Diseño definitivo. 408-09 Planos constructivos. 408-10 Condiciones generales y especificaciones técnicas. 408-11 Presupuesto de la obra. 44 408-12 Programación de la obra. 408-13 Modalidad de ejecución. 408-14 Ejecución de la obra por administración directa. 408-15 Contratación La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con diseño definitivo y contratación, tiene una valoración de 72% que equivale a confiable. Acciones tomadas: En la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS aprobada con Resolución 325 de 25 de octubre de 2012 se hace oficial la creación de la “Unidad de Servidumbres y Expropiaciones”, como parte del Departamento de de Ingeniería de Proyectos, Estudios y Diseños (cumplida). El Gerente Técnico de Infraestructura, con memorando 482-GT-2012 de 6 de agosto de 2012, informó que: i) la Gerencia Técnica de Infraestructura ha elaborado términos de referencia de estudios que, a nivel de selección de alternativas y de factibilidad, establecen actividades para optimizar la toma de decisiones y el inicio de los procesos vinculados con la ocupación de predios y servidumbres de paso (cumplida); ii) el Departamento de Ingeniería de Proyectos, atiende los requerimientos de la Gerencia Jurídica referente a los informes técnicos para iniciar las expropiaciones por los predios afectados, esta información se envía oportunamente y de acuerdo a los requerimientos de dicha Gerencia; iii) el Departamento de Ingeniería de Proyectos, a través de la Unidad de Normas y Especificaciones, con la incorporación de recursos humanos adicionales, continuará con el proceso para depurar, revisar y actualizar las especificaciones técnicas. La Gerencia Jurídica, con memorando 0382-2012-DRH.I-DJ de 27 de julio de 2012 remitido a la Gerencia Técnica, insiste en que se actualice la información técnica de 21 predios para legalizar la venta, las declaratorias de utilidad pública, las expropiaciones y servidumbres de paso, actividades que están en proceso. Conclusión La insuficiencia de la documentación que respalda los acuerdos de ocupación de predios y servidumbres de paso, así como las limitaciones en las especificaciones técnicas y precios unitarios, introducen restricciones a la normal ejecución y operación de proyectos en la Empresa. Recomendaciones: Al Gerente Técnico de Infraestructura y al Director Ejecutivo del PSA 35. Vigilarán que previo al establecimiento de compromisos y obligaciones contractuales para la construcción de las obras, la Empresa disponga de las declaratorias de utilidad pública, los acuerdos pertinentes para la ocupación de terrenos y servidumbres de paso, debidamente suscritos. Para el efecto, responsabilizarán a las áreas encargadas de obtener las actas que respaldan los acuerdos de ocupación de predios, que tales documentos firmados por los propietarios, contengan obligatoriamente la fecha de su suscripción y que incorporen, si fuera necesario a través de documentos habilitantes, 45 información que: describa y sustente adecuadamente los compromisos establecidos; los procedimientos para la socialización de los proyectos; y la descripción del impacto de la afectación, como pueden ser, la longitud o área de ocupación del predio. El Departamento de Relaciones Comunitarias de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad GAMSR, en el caso de proyectos originados en el Departamento de Ingeniería de Proyectos, o las áreas encargadas de su socialización en el PSA, remitirán las actas y documentos de respaldo pertinentes, que se anexarán a los expedientes. Al Gerente Técnico de Infraestructura 36. Vigilará que el Departamento de Ingeniería de Proyectos a través la “Unidad de Servidumbres y Expropiaciones”, recientemente incorporada en la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS, implemente procedimientos de articulación y apoyo adecuados con el Departamento de Relaciones Comunitarias de la Gerencia de Ambiente Seguridad y Responsabilidad y con la Gerencia Jurídica. 37. Conjuntamente con la Gerencia de Asesoría Jurídica, implementará un programa de acción para resolver las dificultades técnicas y legales que ocasionan el represamiento de trámites pendientes para regularizar las servidumbres de paso y perfeccionar la transferencia de dominio de los predios afectados por la ejecución de obras. De ser necesario, se incluirá en este programa el apoyo externo pertinente, cuyas actividades serán supervisadas técnica y legalmente. 38. Vigilará que el Departamento de Ingeniería de Proyectos a través de la Unidad de Normas y Especificaciones Técnicas, desarrolle actividades de coordinación para recopilar aportes y experiencias de las áreas encargadas de la fiscalización, operación y mantenimiento de proyectos, para la depuración, revisión y actualización de las especificaciones técnicas, condiciones que permitirán perfeccionar los procesos de construcción y funcionamiento de las obras. Al Director Ejecutivo del PSA 39. Vigilará que en los términos de referencia de los estudios de preinversión asignados, se incluya como criterio para la selección de alternativas la situación legal de los predios involucrados y el menor grado de dificultad inherente a su posible expropiación. Implementar la delimitación de funciones y adecuar los medios para registrar la información y el control de materiales, mejorará el seguimiento de proyectos. Una vez realizados los ajustes a la estructura y asignación de funciones en los diferentes niveles de fiscalización y supervisión, a través de la expedición de la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS, es necesario implementarlos para una mejora efectiva en el seguimiento de proyectos. Están en proceso, gestiones para concretar el registro adecuado de la incidencia de la lluvia en el libro de obra y las afectaciones en la realización de los trabajos, su avance y control de plazos; la actualización de especificaciones técnicas, precios unitarios y presupuestos para todas las pruebas de control requeridas. Están pendientes: la incorporación de los ajustes al Sistema de Control y Seguimiento de 46 Proyectos SCSP acorde a los requerimientos de Fiscalización; y, la selección de laboratorios calificados para el control de calidad de materiales. Sobre la contratación de nuevos fiscalizadores, residentes de fiscalización y asistentes, mediante la modalidad de servicios ocasionales para atender tareas relacionadas con nuevos proyectos, cabe señalar que durante el lapso evaluado no se han realizado nuevas incorporaciones dentro del Departamento de Fiscalización de la Gerencia de Infraestructura. Durante el mes de julio de 2012, en el Programa de Agua Potable y Saneamiento Ambiental PRASA ingresaron nuevos profesionales para atender la fiscalización de varios proyectos financiados por el Banco del Estado. Al respecto, los fiscalizadores designados son profesionales que acreditan experiencia y recibieron oportunamente la inducción sobre los procesos y actividades inherentes a sus funciones. Normas relacionadas con la ejecución de la obra. 408-16 Administración de la obra y del contrato 408-17 Administrador del contrato. 408-18 Jefe de fiscalización. 408-19 Fiscalizadores. 408-20 Documentos que deben permanecer en la obra. 408-21 Libro de obra. 408-22 Control de avance físico. 408-23 Control de calidad. 408-24 Control financiero de la obra. 408-25 Incidencia de la lluvia. 408-26 Medición de la obra ejecutada 408-27 Prórrogas de plazo La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con la ejecución de la obra, acredita una valoración de 71% que equivale a confiable. Acciones tomadas: En la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS aprobada con Resolución 325 de 25 de octubre de 2012, se expidieron los ajustes cuya aplicación permitirá la mejora del seguimiento de proyectos. El Gerente de Planificación y Desarrollo con memorando GP-7892012 de 19 de octubre de 2012, adjunta información con la cual el Departamento de Procesos remite documentación para la revisión final de los cambios a solicitarse en el sistema SCSP. El Gerente Técnico de Infraestructura, con memorando 482-GT-2012 de 6 de agosto de 2012, realiza varios señalamientos, que en síntesis se refieren a: i) se establecerá un formato de cumplimiento obligatorio para el registro de la incidencia de la lluvia y sus consecuencias, en el libro de obra; ii) las nuevas contrataciones de fiscalizadores externos se las realizó mediante contratos de consultoría, derivando en la contratación de personal experimentado, al que se realizó la inducción necesaria; iii la Unidad de Control de Calidad, implementará procedimientos para tener un control adecuado de las obras y de la calidad de los materiales utilizados en las mismas; iv) se realizará la actualización de los módulos del SCSP, para evitar la duplicidad con las bases de datos que maneja el Departamento de Fiscalización. 47 Conclusiones La aplicación de las funciones establecidas en la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS recientemente expedida, permitirá evaluar y determinar las mejoras en la administración de contratos y fiscalización de obras. La falta de registro en el libro de obra de la información relativa a las lluvias y sus efectos en el avance de los trabajos, la ausencia de laboratorios calificados para el control de materiales y las restricciones en la utilización del Sistema de Control y Seguimiento de Proyectos, son temas pendientes que impiden optimizar el seguimiento de las obras. Recomendación: Al Gerente Técnico de Infraestructura 40. Para continuar con el proceso para mejorar las limitaciones señaladas, deberá: o o o o Vigilar la implementación de las funciones establecidas en la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS recientemente expedida; Establecer un formato de cumplimiento obligatorio para el registro de la incidencia de la lluvia y sus consecuencias, en el libro de obra; Concretar las acciones para realizar todos los controles de calidad de materiales pertinentes, en laboratorios previamente seleccionados, contando con la actualización de las especificaciones técnicas, precios unitarios y presupuestos; y, Vigilar que la actualización de los módulos del Sistema de Control y Seguimiento de Proyectos SCSP satisfaga los requerimientos de Fiscalización, cumplido lo cual se generalizará y hará efectiva su aplicación en la EPMAPS, evitando así, la subutilización de este sistema, la duplicación de actividades y posibles contradicciones con otras bases de datos, actualmente manejadas. La información actualizada y geográficamente referenciada de los sistemas, la oportuna recepción de obras y su evaluación ex – post, mejorará el ciclo del proyecto y la prestación de los servicios. Respecto de la acumulación de planos de registro no ingresados en los sistemas de información geográfica de los sistemas, cabe señalar que las Normas de Dibujo para la elaboración de planos digitales de diseño de agua potable y alcantarillado de la EPMAPS aprobadas el 9 de julio de 2012, refieren el estándar para la elaboración de los planos “APC Aprobado Para Construcción”, o los que han superado las revisiones a nivel de diseño; y, los Planos Finales de Obra (PFO) o sea los que recogen cómo se construyó (as built), también denominados en las Normas de Control Interno 408 como Planos de Registro. Además los presupuestos de los proyectos recientemente contratados por la EPMAPS establecen el rubro para pagar por los planos as built. Sin embargo, la referida normativa de elaboración de planos, no incluye procedimientos técnicos y administrativos que aseguren su efectiva aplicación y control para garantizar la pertinencia y oportunidad de los PFO, sin embargo la Estructura Orgánico Funcional, 48 expedida recientemente, incorpora estas tareas como función del Departamento de Fiscalización. Subsisten demoras para la recepción definitiva de los contratos. Se mantienen deficiencias en la evaluación ex-post y la retroalimentación del ciclo de los proyectos, por la falta de comunicación y coordinación entre las áreas encargadas de operar y mantener los proyectos y aquellas que formulan o supervisan los estudios y diseños. Al respecto, cabe citar que las evaluaciones periódicas del funcionamiento, operación y mantenimiento de las obras y equipos que maneja la Empresa producen datos sobre costos, ingresos, beneficios y rendimientos, cuyos flujos y registros históricos son una fuente de valiosa información, que debe contrastarse con los supuestos utilizados en los estudios, diseños y evaluaciones ex - ante de los nuevos proyectos. La Estructura Orgánico Funcional expedida el 25 de octubre de 2012, incluye: como función específica del Departamento de Programación y Control de Proyectos realizar la evaluación ex - post de proyectos representativos; y como tarea general de todos los departamentos, retroalimentar a la función de Programación Operativa con informes técnicos que permitan realizar las evaluaciones ex - post de tales proyectos. Para que esto se cumpla y optimizar las inversiones en nuevos proyectos, es necesario vigilar su cumplimiento y establecer actividades y canales de comunicación adecuados. Normas relacionadas con operación y mantenimiento. 408-28 Planos de registro. 408-29 Recepción de las obras. 408-30 Documentos para operación y mantenimiento. 408-31 Operación. 408-32 Mantenimiento. 408-33 Evaluación ex-post. La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con la operación y mantenimiento tiene una valoración de 62%, equivalente a confiable. Acciones tomadas: Las Normas de Dibujo de Agua Potable y Alcantarillado fueron aprobadas el 9 de Julio de 2012 y difundidas a través de Secretaría General. La Gerencia de Operaciones y la Gerencia Técnica de Infraestructura han dispuesto que previo a la recepción de las obras se disponga de los archivos con los planos normalizados que serán ingresados a los sistemas de información geográfica correspondientes, que los servidores designados a las Comisiones para la recepción de obras de agua potable y alcantarillado, antes de suscribir las actas provisionales, soliciten los archivos de los planos as built normalizados en base a las especificaciones técnicas de dibujo para la elaboración de planos digitales de redes de agua potable y de alcantarillado. 49 Se ha suscrito el contrato de consultoría para la generación de capa de información geográfica de factibilidad de servicios de agua potable y alcantarillado de la EPMAPS. Avanzan las consultorías para la normalización e ingreso de planos de diseño a los sistemas de información geográfica. Con Resolución 325 de 25 de octubre de 2012 se expidió la Estructura Orgánica Funcional de la Empresa, en donde se definen funciones para retroalimentar información y realizar la evaluación ex - post de proyectos representativos. Con memorando GO-164-2012 de 3 de julio de 2012, el Gerente de Operaciones, señaló que el cronograma de actividades para dotar al Departamento de Aguas Residuales de los recursos indispensables para el manejo de los sistemas de tratamiento que serán puestos a su cargo, se elaborará en coordinación con la Gerencia Técnica de Infraestructura y el PSA, para cuyo efecto se requiere la planificación de ingreso a operación de las plantas de tratamiento de aguas residuales. Con memorando GOT-133-2012 de 30 de agosto de 2012 se solicitó a la Gerencia Técnica de Infraestructura el cronograma de estudios, construcción, implementación y entrega a la Gerencia de Operaciones de las plantas de tratamiento de aguas residuales que se tiene previsto desarrollar en el período 2013-2014. Dicha información ha sido remitida y servirá para planificar oportunamente la incorporación de los recursos para que el Departamento de Aguas Residuales disponga de los medios necesarios para atender oportunamente la operación y mantenimiento de las referidas plantas. Conclusión La aplicación de las funciones establecidas en la Estructura Orgánico Funcional de la EPMAPS recientemente expedida para el registro de cambios en los planos finales de obra, la retroalimentación de información y la evaluación ex - post de proyectos; así como, la implementación de acciones para superar las limitaciones en los sistemas de información geográfica de la EPMAPS y resolver las restricciones para asumir oportunamente la operación y mantenimiento de las plantas de tratamiento de aguas residuales, permitirán optimizar el ciclo de los proyectos y la prestación de los servicios en la Entidad. Recomendaciones: Al Gerente Técnico de Infraestructura 41. Vigilará que el Departamento de Fiscalización cumpla con procedimientos para la autorización, registro y control de los cambios incorporados durante la construcción, de modo que se garantice la pertinencia de los planos finales de obra. 42. En coordinación con la Gerencia de Operación y Mantenimiento, establecerán y vigilarán las actividades de coordinación y enlace que aseguren la retroalimentación de información y la evaluación ex – post, para optimizar la inversión en futuros proyectos. Al Gerente de Operaciones 43. En coordinación con la Gerencia de Planificación y la Gerencia Técnica de Infraestructura continuará con las acciones para incorporar los planos finales de obra 50 acumulados hasta la fecha a los sistemas de información y para sistematizar el procesamiento de solicitudes de factibilidad de servicios con el soporte de información geográfica completa y actualizada. 44. Establecerá un cronograma de actividades que vincule la entrega y operación de las primeras plantas de tratamiento de aguas residuales con la incorporación de los recursos humanos y materiales para que el Departamento de Aguas Residuales, disponga de los medios necesarios para cumplir las funciones asignadas en el Reglamento Orgánico Funcional, relacionadas con su operación y mantenimiento. 409 GESTIÓN AMBIENTAL (409-01 a la 409-12) 1. Gestión Ambiental en Proyectos de Obras Públicas y en Proyectos de Saneamiento Ambiental Las normas 409-03 y 409-04 describen la responsabilidad de la Unidad Ambiental para llevar a cabo la gestión ambiental en todas las fases de un proyecto de inversión pública, mediante la participación en forma paralela en los estudios y diseños definitivos del proyecto. De igual forma, ser el interlocutor en los mecanismos de participación ciudadana y en los procesos de contratación de consultoría para la realización de los términos de referencia para la ejecución de los estudios y planes de manejo ambiental y el control del cumplimiento de las especificaciones técnicas ambientales. Es necesario mencionar que por la naturaleza de la Empresa, se ha visto procedente unificar la evaluación de las normas establecidas en los códigos 409-03 y 409-04, ya que los proyectos de obras públicas ejecutados en la EPMAPS, son relacionados al saneamiento ambiental; es decir, sistemas de agua potable, alcantarillado y tratamiento de aguas residuales. El índice de confiabilidad para el cumplimiento de estas normativas, está ponderado en un factor de gestión Moderado, en los cuales en el código 409-03 se obtuvo un puntaje de 50 51 puntos y en el código 409-04, el resultado obtenido es de 57 puntos; en base a ello, se encontró las siguientes observaciones: Mecanismos de Participación Ciudadana en Proyectos de Saneamiento Ambiental La Norma 409-03 referente a la gestión ambiental en proyectos de obra pública, establece el siguiente procedimiento para las unidades ambientales de las entidades públicas: “…Será el interlocutor en los mecanismos de participación ciudadana, esto es, en las consultas y audiencias públicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generará el proyecto en su ejecución y cuando entre en operación…” Al respecto, el Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad con memorando GR153-2012 de 10 de mayo de 2012, remitió a la Unidad de Auditoría Interna la documentación que hace referencia a que los mecanismos de participación ciudadana se implementaron de acuerdo a lo estipulado en el Código 2633 GRIR UNIDAD DE RELACIONES COMUNITARIAS del Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPS, que establece lo siguiente: “ a) Verificar que se incorpore y operativice el componente social en estudios, planes de manejo ambiental, obras y proyectos de la empresa, ya sea por administración directa o por contratistas.- b) Desarrollar actividades que permitan una relación positiva, equitativa, dinámica e interactiva con las comunidades que habitan en las cuencas de captación que abastecen de agua al DMQ, que vincule a las comunidades con los intereses de la empresa, con el objeto de optimizar el uso de recursos y crear una base de confianza mutua, que garantice la seguridad y normal funcionamiento de las obras…” En base a ello, la Gerencia de Ambiente adjuntó como sustento, el memorando GRIR031-2012 de 21 de junio del 2012, en el que detalla la incorporación de la participación social en los pliegos para contratación de obras y estudios, con el objeto de agregar en los pliegos, términos de referencia, presupuestos y especificaciones técnicas de los estudios y obras, el componente de participación social; cabe señalar que este documento está en su fase de borrador para su posterior análisis y aprobación. La inclusión y las reformas del componente social en las actividades que planifica y ejecuta la Empresa, se debe a la creación de la Unidad de Relaciones Comunitarias en el año 2010 y forma parte de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad para cumplir de una manera más eficiente y eficaz dichos mecanismos establecidos en la Ley. De igual manera, su accionar mantuvo de acuerdo a la planificación que lleva a cabo la Gerencia Técnica de Infraestructura para emprender sus obras y esto ha ocasionado un desbalance para cubrir todos los requerimientos solicitados en este ámbito; es por ello que una vez aprobado y aplicado el componente social en las fases precontractuales y contractuales, la Unidad de Relaciones Comunitarias elaborará una metodología para categorizar los proyectos que ameriten diferentes mecanismos de participación social en los estudios y obras, esto facilitará y optimizará el manejo y control de las mismas y consecuentemente, los niveles de gestión de participación ciudadana en proyectos de saneamiento ambiental. 52 Gestión Ambiental en la Ejecución de Obras El Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad en memorando GR-137-2012 de 30 de abril de 2012, remitió a esta Unidad de Control los documentos que sustentan el cumplimiento de las Normas de Control Interno referente a la Gestión Ambiental en la EPMAPS, en la que luego del respectivo análisis se verificó lo siguiente: Las fases de un proyecto de inversión pública, según lo describe la norma 409-04, se detalla a continuación: “… Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollará la entidad, deberán ser vigilados y tomará partida la unidad de gestión en todo el proceso, esto es, en las fases de planeación, factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobación, contratación, ejecución, operación y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental…” (lo subrayado fuera de texto). En cumplimiento a lo descrito anteriormente, se evidencia que la participación y control de la Gerencia de Ambiente, se llevó a cabo mediante procedimientos técnicos-legales como son: fichas de categorización ambientales para clasificar la naturaleza de los proyectos, implementación del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema Integrado de Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud (CASS), informes de supervisión durante la ejecución y abandono de las obras, entre otras herramientas que permiten dar cumplimiento a lo establecido en la legislación ambiental vigente. En lo que respecta a la fase precontractual de las obras, la Gerencia de Ambiente adjunta documentos que evidencian la coordinación con los departamentos de Ingeniería de Proyectos-Estudios y Diseños que pertenece a la Gerencia Técnica de Infraestructura, mediante la realización o asesoramiento de los Estudios y Planes de Manejo Ambiental que deben ser presentados antes de la ejecución de las obras; al igual que, la inclusión de los respectivos rubros ambientales especificados en las memorias técnicas y que deben ser implementadas por los diferentes contratistas. Si bien la participación de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad tiene una acción y coordinación permanente con las unidades planificadoras y ejecutoras de los proyectos, se ha observado que esta gestión se articula cuando la Gerencia Técnica de Infraestructura emite al ente ambiental de la Empresa, el listado de obras a llevarse a cabo en un periodo respectivo; es decir, cuando está en la etapa de factibilidad del proyecto. Al respecto, las normas de control interno en su código 408-05, hace referencia al estudio de prefactibilidad, señalando lo siguiente: “…408-05 Estudio de Prefactibilidad.- Comprende el estudio de alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los aspectos críticos y así obtener, con mayor precisión, los beneficios y costos identificados en el perfil.-En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnología por emplear y sus implicaciones, el estudio técnico y las normas técnicas; su impacto socioeconómico; finalmente; tendrá que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente…” (lo subrayado fuera de texto). 53 En base a lo descrito, es necesario elaborar un procedimiento con las unidades de planeación y ejecución de las obras y la unidad ambiental de la Empresa, con el fin de que el asesoramiento y monitoreo ambiental se ejecute en la fase descrita en párrafo anteriormente citado, esta gestión permitirá cerrar todo el proceso que se lleva en una obra pública según lo describen las Normas de Control Interno. Sin embargo, es preciso aclarar que recibido el listado de proyectos por parte de la Gerencia Técnica de Infraestructura, los estudios de impacto que se generaría sobre el ambiente por la ejecución de la obra, son elaborados por la Gerencia Ambiental y presentados a las autoridades ambientales pertinentes para la emisión de los respectivos permisos en cumplimiento de la Ley Ambiental. Conclusiones La reestructuración que efectúa la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad en el Reglamento Orgánico Funcional, planteó la inclusión de mecanismos de participación ciudadana en las obras y proyectos de saneamiento ambiental, dentro de la naturaleza operativa de la Empresa, mediante la incorporación de estos procedimientos en los pliegos, términos de referencia, presupuestos y especificaciones técnicas de los estudios y obras planificadas por la entidad. Las nuevas funciones asignadas a la Unidad de Relaciones Comunitarias de la Empresa, ocasionó que los mecanismos de participación ciudadana se encuentren en procesos de revisión para su posterior aplicación. Al Jefe de la Unidad de Relaciones Comunitarias 45. Planificará la intervención de sus actividades elaborando una metodología y procedimientos en base a los riesgos que generen el componente social en cada uno de los estudios y obras, con el fin de dar prioridad para el cumplimiento de las necesidades que genere la entidad, esta gestión optimizará el manejo y control de las mismas y consecuentemente propendiendo a un mejoramiento continuo en los niveles de gestión de participación ciudadana, en proyectos de saneamiento ambiental. 2.- Gestión Ambiental en la preservación del Patrimonio Natural La Norma de Control Interno en su código 409-05, señala lo siguiente: “…La unidad de gestión ambiental en el ámbito de sus facultades de la entidad, dentro de su alcance deberá propender al mantenimiento de la diversidad biológica mediante un desarrollo y una gestión sostenibles de hábitats naturales y sus zonas circundantes de valor…” La Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, tiene dentro de su estructura Orgánica la Unidad de Manejo Ambiental de Cuencas, la misma que según el Reglamento Orgánico tiene las siguientes funciones: “…2632-GRIM.- UNIDAD DE MANEJO AMBIENTAL DE CUENCAS FUNCIONES.a) Elaborar, implementar, monitorear y evaluar –con orientación al impacto- planes de manejo de cuencas de captación de agua para el DMQ, considerando aspectos sociales, ambientales, hidrológicos e hidráulicos.- b) Monitorear la calidad físico químico y biológico del agua de ríos, embalses y fuentes de captación.- c) Establecer mecanismos, modelos y acuerdos de co-manejo de áreas protegidas del 54 Patrimonio de Áreas Protegidas del Estado y del Sistema Metropolitano de Áreas Protegidas, que se ubiquen en cuencas de captación de agua para el DMQ…” Al respecto, con memorando GR-137-2012 de 30 de abril de 2012, la Gerencia Ambiental remitió a la Auditoría Interna, documentos que sustentan la gestión que se realiza para la protección y manejo de las microcuencas, donde la EPMAPS tiene operando sus sistemas de agua potable como son: los Estudios y Planes de Manejo Ambiental, informes de visitas técnicas realizadas a los embalses y fuentes hídricas que forman parte de los sistemas, informes de los procedimientos de vigilancia ambiental en los parques y reservas ecológicas donde la empresa opera, convenios firmados con el Ministerio de Ambiente y la adquisición de tierras ubicadas en las cuencas altas de captación, como medida de mitigación y preservación del patrimonio cultural. Cabe señalar que uno de los instrumentos para la elaboración de los planes de manejo de las microcuencas hidrográficas, se realiza en base a las concesiones que emite la autoridad pertinente; al respecto, luego de analizar los documentos emitidos por el ex INEHRI y actualmente SENAGUA para el uso de las fuentes hídricas, se evidenció que el ex INERHI no especifica el área de cobertura para su manejo y protección; en el caso de las concesiones emitidas por SENAGUA, establece un radio de protección alrededor de la fuente de 500 metros. Es conveniente que la unidad ambiental en coordinación con otras dependencias de la Empresa que tengan vinculación con las concesiones de los recursos hídricos, analicen dichos documentos, a fin de realizar gestiones con la SENAGUA para que se unifiquen los límites de cobertura, esta gestión permitirá que las acciones tomadas en los estudios y planes de manejo ambiental en cuencas hídricas, se planifiquen y apliquen en concordancia a los límites establecidos y cuyo alcance y objetivo principal sea el manejo y conservación del recurso agua, cumpliendo de esta manera las políticas y objetivos institucionales. En base a la naturaleza operativa y administrativa de la Empresa, se unificó la evaluación de las normas establecidas en los códigos 409-05, 409-07, 409-09 y 409-10, ya que las actividades que justifican el cumplimiento de las mismas, se enmarcan en los Planes de Manejo de las Microcuencas y Embalses donde la EPMAPS tiene ubicados sus sistemas de captación y conducción para el tratamiento de agua potable. El 26 de marzo de 2012, se realizó la entrega en formato digital de la matriz de las normas de control interno que establecen la gestión ambiental en el sector público ecuatoriano, a los servidores de la Gerencia de Ambiente, con el fin de que sea analizado y debidamente sustentando por las autoridades de dicha dependencia. El Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad Social con memorando GR 137-2012 de 30 de abril de 2012, remitió a la Unidad de Auditoría Interna, la documentación que sustenta el cumplimiento de las Normas de Control Interno referente a la Gestión Ambiental en la Empresa. Una vez revisada y analizada la información proporcionada por el Departamento de Gestión Integral del Agua, se estableció los siguientes resultados: 55 1. Plan de Manejo del Embalse la Mica y sus Microcuencas Aportantes. Tipo Monto (USD) Consultor / Consultoría Plazo de Contrato Contrato de Consultoría de Contratación Directa 05GRI-2011 27 935.00 M.Sc. Paul Alexander Tufiño Mateus 90 días El documento fue presentado por el consultor el 5 de octubre de 2011, el alcance del estudio se enmarca en el diagnostico del estado ambiental trófico del embalse La Mica y la elaboración de la propuesta del manejo del embalse, el costo aproximado para la implementación por el período 2012-2014 es de 851 485,00 USD. En nuestra evaluación se estableció las siguientes observaciones: Plan de Manejo De Embalse la Mica y Sus Microcuencas Aportantes. No. ACTIVIDAD FRECUENCIA MEDIO DE VERIFICACIÓN OBSERVACIONES Sub Programa de Restauración Ambiental 1 Control de la Actividad Pecuaria 2 Controlar las poblaciones exóticas de trucha arcoíris 1 Capacitación a personal del MAE , REA y técnicos de EPMAPS, de manejo y proteccion del embalse y REA. Mensual .- Mapeo de Ganaderia en Aportantes . .- Registro de Presencia de Ganado. En Proceso de Cumplimiento (Reporte De Guardabosque y Avistamiento de Ganado .no se cuenta con la elaboracion del informe y programa de monitoreo de ganado). Informe En Proceso de Cumplimiento (Contratacion de Infima Cuantia GR GAA-2012-005 . Campaña de truchas en el Embalse la Mica y Tributarios , para conservar la Calidad del Agua de Consumo Humano del DMQ). Anual Subprograma Control y Vigilancia Ambiental 2 1 1 2 1 2 Anual Curso - Taller registro de asistencia Cumplido Informe del Registro del retiro de Ganado de los Aportantes al Embalse. En Proceso de Cumplimiento Semestrales Informe desechos solidos producto del turismo Dispuestos Adecuadamente. Subprograma Conservación de la Avifauna Informe de Estudio por instalación dos islotes Conservación de las artificiales para amidación de poblaciones de Chupil o Anual los Chupiles. En Proceso de Cumplimiento Zambullidor Plateado. Informe de Resultados de La Reproducción y estado Poblacional del Chupil. PROGRAMA MANEJO DE OPERACIÓN DEL EMBALSE Informes de Balance de Determinación del Balance de Anual Volúmenes del Agua del Cumplido Volúmenes de Agua Embalse. En Proceso del Cumplimiento Análisis Comparativo de las Batimetría Actualizada del (De acuerdo a La Programación del Quincenal Batimetrías del embalse Embalse Plan de Manejo se Contempla Realizar en el año 2013). • Subprograma Monitoreo Hidroclimatológico Cumplido reportes Monitoreo Climatológico Mensual Reportes Control De la Contaminacion por Actividades Antropicas Monitoreo Hidrológico en los aportantes al Embalse Anual - Mensual Informes de instalación de 6 medidores de caudal (Caudalímetros) en los Ríos Alambrado, Moyas, Sarpache, Desaguadero y los Ríos IJ. Informe de Resultados del monitoreo hidrológico de los aportantes al embalse En Proceso de Cumplimiento (De acuerdo a La Programación del Plan de Manejo se Contempla Realizar en el año 2013).. • Subprograma Monitoreo de la calidad del agua 1 2 Monitoreo de la Calidad DEL Agua Monitoreo de la Calidad de Sedimentos del Embase Anual Informe de Resultados de la Calidad Físico Química y Microbiológica del Agua. Cumplido (Muestreo De acuerdo a la programación). Trianual informe de Resultados de la Calidad física química y microbiológica de los sedimentos En proceso de Cumplimiento (Proceso precontractual para los proximos análisis) 56 Subprograma Monitoreo Biológico 1 2 3 4 1 2 3 Monitoreo de la Cobertura Vegetal en las Riberas de los Aportantes al Embalse, Luego del Retiro del Ganado. Monitoreo de Poblaciones de la Trucha arcoíris en el embalse y aportantes. Anual Anual Informe de Resultados del estado de la cobertura vegetal en las riberas de los 4 ríos aportantes al embalse. Revisión de actividad para transferencia de Competencias ( Acuerdos ) Informe de registros anuales del estado poblacional de la trucha en el embalse y aportantes. En Proceso De Cumplimiento (Contratación de Ínfima Cuantía GR GAA-2012-005. Campaña de truchas en el Embalse la Mica y Tributarios, para conservar la Calidad del Agua de Consumo Humano del DMQ). Informe de resultados de la composición, abundacion y Monitoreo de Fitoplancton , Anual biomasa de la comunidad Cumplimiento Zooplancton fitoplanctonica y zooplanctónica En Proceso de Cumplimiento Informe de registros de las Monitoreo de la Avifauna Anual poblaciones de aves acuáticas ( convenio para el monitoreo de la en el embalse Avifauna ) . ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL En proceso de Cumplimiento Registro de Asistencia de un Capacitación a Técnicos de La curso para técnicos de (De acuerdo a La Programación del Una sola vez EPMAPS EPMAPS sobre limnología y Plan de Manejo se Contempla Biología acuática. Realizar en el año 2013). Generación de Material Divulgativo Sobre la Importancia de Proteger la REA y al Embalse. Colocación de Señalética Una sola vez Informe impresión 20000 trípticos que son entregados a los visitantes. Revisión de actividad para transferencia de Competencias ( Acuerdos ) Una sola vez Evidencia Fotográfica instalación de 4 Letreros en sitios estratégicos (Parqueadero, área circundante del embalse y muelle 2). En Proceso de Cumplimiento 2.-.Planes de Manejo de los Embalses Salve Faccha, Sucus y Mogotes Tipo Contrato de Consultoría de Contratación Directa 03-GRI-2011 Monto Consultor / (USD) Consultoría 43 000.00 M.Sc. Paul Alexander Tufiño Mateus Plazo de Contrato 195 días El informe definitivo entregado a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, se efectuó el 29 de noviembre de 2011 cuyo alcance fue el diagnóstico del estudio ambiental, trófico de los Embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus y la elaboración del Manejo de los Embalses, con un costo aproximado para su ejecución de 1 285 850,00 USD para el período 2012-2014, una vez verificado el cumplimiento de actividades descritas en el plan 57 conjuntamente con los servidores del Departamento de Gestión Integral del Agua, se hallaron las siguientes novedades: Planes de Manejo de los Embalses Salve Faccha, Sucus y Mogotes No. ACTIVIDAD FRECUENCIA INDICADOR OBSERVACIONES • Subprograma de Preservación de los Ecosistemas 1 Control de la actividad pecuaria y degradación de la cobertura vegetal Una sola vez Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS. - Se designan responsables para conformar la comisión interinstitucional. - Designación de la consultoría. Indicadores de cumplimiento: - Acuerdos escritos entre los actores locales clave - Documento validado por la comisión interinstitucional (comuneros, MAE, EPMAPS) sobre reglamentos de uso de los recursos en los embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus. 2 Controlar las poblaciones exóticas de trucha arcoíris (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para transferencia de competencia al MAE). Indicadores de eficacia: - Los reportes de control y vigilancia elaborados por el MAE no registran presencia de ganado en el área de los embalses y sus microcuencas - Todos los actores incorporan los reglamentos de uso de los recursos en el área de los embalses correspondientes a sus PMA, P. Operativos, etc. Particulares. Un sola vez Indicadores de Gestión: (sujeto a - Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por análisis de los parte de EPMAPS. resultados) - Acuerdo formal con el MAE para la ejecución de la actividad. - Designación de la consultoría. Indicadores de cumplimiento: - 8 días de muestreo en campo utilizando los métodos previamente descritos. - Estadísticas del número de truchas extraídas (referencia ±3.280 individuos). Indicadores de eficacia: Densidad de truchas por m2 en los embalses y sus microcuencas aportantes es igual a 0. El índice BMWP de las microcuencas indica Aguas no contaminadas y poco alteradas. 58 En Proceso De cumplimiento. 1 Capacitación a personal del MAE y técnicos de EPMAPS en el área. Anual Subprograma Control y Vigilancia Ambiental Indicadores de Gestión: - Acuerdo formal entre EPMAPS y el MAE. - Designación de la consultoría requerida. Indicadores de cumplimiento: - 2 talleres de capacitación a guardaparques y técnicos locales de la empresa 2 Control de desechos generados por actividades antrópicas Una sola vez Indicadores de eficacia: - Guardaparques se encuentran informados sobre los métodos y objetivos de los muestreos que realiza la EPMAPS en los embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus. Indicadores de Gestión: - Implementación de la actividad erradicación de truchas - Implementación de la actividad de control del ganado - Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por parte de FONAG y EPMAPS - Acuerdo formal entre EPMAPS, el MAE y el FONAG para la ejecución de la actividad. - Designación de la consultoría requerida. Indicadores de cumplimiento: - 2 talleres de capacitación a guardaparques. - 4 rótulos informativos para visitantes. - 2 motos para guardaparques. Indicadores de eficacia: - Los reportes de control y vigilancia elaborados por el MAE no registran desechos generados por visitantes. - Los reportes de monitoreo biótico de peces no reportan la presencia de truchas - Los reportes de control y vigilancia del MAE no reportan la presencia de ganado en el área del embalse y sus microcuencas aportantes. 1 Conservación de las poblaciones de aves acuáticas en los embalses. Anual Subprograma Conservación de la Avifauna Indicadores de Gestión: - Acuerdo formal entre MAE y una organización de investigación especializada en aves - Asignación del presupuesto requerido. Indicadores de cumplimiento: - Al menos uno estudiante desarrolla una tesis por año. 1 2 Continuar con el monitoreo de la calidad del agua proveniente de los ríos tributarios, los embalses y sus descargas. Anual Llevar a cabo un estudio para determinar el aporte de agua que constituyen las aguas termales subterráneas (cantidad y calidad Una sola vez Cumplido Indicadores de eficacia: - Se cuenta con información técnica y científica sobre la biología, ecología y el estado de las poblaciones de Chupiles y otras aves acuáticas en los embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus. PROGRAMA MANEJO DE OPERACIÓN DEL EMBALSE Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por parte de EPMAPS - Designación de la consultoría requerida. Indicadores de cumplimiento: - Se cuenta con un estudio sobre el aporte de aguas subterráneas en Salve Faccha. - Se implementa el programa de monitoreo de la calidad del agua en los embalses y sus tributarios Indicadores de eficacia: La EPMAPS conoce con certeza el aporte de aguas subterráneas al embalse Salve Faccha así como la calidad de los diferentes aportantes. 59 (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para transferencia de competencia al MAE.) En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para transferencia de competencia al MAE). En Proceso de Cumplimiento En prceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para transferencia de competencia al MAE). 1 Fortalecimiento de la capacidad técnica al interior de EPMAPS Anual . ESTRATEGIA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS. - Acuerdo con un especialista internacional para la implementación del curso Indicadores de cumplimiento: - Se ejecuta un curso para técnicos de EPMAPS sobre limnología e hidrología de embalses. 2 Fortalecimiento de la gestión técnica del Departamento de Gestión Integral del Agua. Anual Indicadores de eficacia: El especialista emite un certificado de suficiencia a los técnicos de EPMAPS. Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido por parte del FONAG, MAE y EPMAPS. - Designación de técnico especialista Indicadores de cumplimiento: - Se contrata un técnico especialista que cumpla con el perfil requerido. 3 Educación y difusión. Anual Revisión de actividad por parte del departamento Competente . Revisión de actividad por parte del departamento Competente . Indicadores de eficacia: El Departamento de Gestión Integral del Agua cuenta con un especialista responsable de la implementación de los Planes de Manejo. Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido por parte de FONAG y EPMAPS. - Acuerdo con emisoras del Estado para la generación de programas vinculados al agua y los embalses del Parque Indicadores de cumplimiento: Revisión de actividad por parte del departamento Competente . - Se ejecuta al menos un evento por cada fecha identificada. 4 Colocación de señalética Una sola vez Indicadores de eficacia: Se evalúan los resultados de la acción a través de la presencia en medios sobre los eventos llevados a cabo. Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido por parte de FONAG y EPMAPS. - Acuerdo entre MAE, FONAG y EPMAPS Indicadores de cumplimiento: - Se instalan 4 letreros en sitios estratégicos Indicadores de eficacia: Los visitantes son informados sobre la normativa dentro del Parque y los embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus. 60 Revisión de actividad por parte del departamento Competente en coordinación con el departamento de seguridad industrial y el departamento de seguridad física. 1 Monitoreo Climatológico Una sola vez Mensual 2 Monitoreo Hidrológico Una sola vez • Subprograma Monitoreo Hidroclimatológico Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por parte de EPMAPS Indicadores de cumplimiento: - Se instalan dos estaciones meteorológicas (Salve Faccha y Mogotes). - generan reportes mensuales Cumplido Indicadores de eficacia: El departamento de Gestión Integral del Agua recibe reportes mensuales. Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por parte de EPMAPS - Designación de las consultorías respectivas. Indicadores de cumplimiento: - Se instalan 11 estaciones hidrométricas - Se cuenta con una batimetría actualizada de los embalses - Se cuenta con un informe del estudio de sedimentos en los tres embalses - Se lleva a cabo los estudios de calidad del agua recomendados en el presente Plan. Cumplido Indicadores de eficacia: Se determina el balance de masas de cada uno de los embalses. 1 Monitoreo de parámetros físicoquímicos de agua Anual • Subprograma Monitoreo de la calidad del agua Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido para ejecutar la actividad por parte de EPMAPS Indicadores de cumplimiento: - Seis muestreos al año en cada uno de los tres embalse y sus aportantes de calidad del agua Cumplido Indicadores de eficacia: La EPMAPS cuenta con 6 informes anuales de calidad del agua vinculados a 11 microcuencas y los embalses de Salve Faccha, Mogotes y Sucus. 1 Monitoreo de poblaciones exóticas de peces Semestral Subprograma Monitoreo Biológico Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS. - Designación de la consultoría Indicadores de cumplimiento: - Dos muestreos semestrales en 11 microcuencas y los embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus 2 3 4 Monitoreo de Fitoplancton Monitoreo de Macrobentos Acuáticos Monitoreo de la Avifauna en época seca y época de lluvias Anual Semestral Semestral Indicadores de eficacia: La densidad de truchas en las microcuencas y los embalses es igual a cero Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS. Indicadores de cumplimiento: - 6 muestreos anuales en 11 microcuencas y los embalses Indicadores de eficacia: 6 informes al año relacionados con este componente en 11 microcuencas y los embalses Indicadores de Gestión: - Asignación del presupuesto requerido por parte de EPMAPS. Indicadores de cumplimiento: - Dos muestreos semestrales en 11 microcuencas En Proceso de Cumplimiento (debido a que el cronograma estipula en el 2013) Cumplido Revision de actividad por parte del departamento Competente. Indicadores de eficacia: Dos informes anuales con resultados del índice BMWP (Col/Ecu) en 11 microcuencas. Indicadores de Gestión: - Acuerdo formal entre el MAE, EPMAPS y una organización especializada en aves. - Asignación del presupuesto requerido por parte del MAE y EPMAPS. Indicadores de cumplimiento: - Cuatro muestreos anuales de las poblaciones de aves acuáticas en los embalses. Indicadores de eficacia: - Se conoce el estado de conservación de las poblaciones de Chupiles y otras aves acuáticas en los embalses Salve Faccha, Mogotes y Sucus. - Se plantean acciones concretas para la conservación de esta especie en el área. 61 (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para transferencia de competencia al MAE). 3. Planes de Manejo de las Microcuencas Hidrográficas que abastecen al Sistema Centro Occidente, Aducciones Atacazo-Lloa-Pichincha. Monto Consultor / (USD) Consultoría 29 980.00 Ing. Ramiro Patricio Escobar Tipo Contrato de Consultoría de Contratación Directa 04GRI-2011 Plazo de Contrato 120 días El informe definitivo entregado a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, se efectuó el 14 de octubre de 2011 cuyo alcance fue el diagnóstico de las microcuencas hidrográficas que abastecen al Sistema Centro Occidente, aducciones AtacazoLloa-Pichincha y la elaboración del Plan de Manejo de las microcuencas, el monto estimado para el cumplimiento de las acciones descritas por el Consultor por el período 2012-2014 es de 1 166 850,00 USD, una vez verificado y evidenciado el cumplimiento de actividades descritas en el Pan, conjuntamente con los servidores del Departamento de Gestión Integral del Agua, se hallaron las siguientes observaciones: Planes de Manejo de los Embalses Centro Occidente No. 1 ACTIVIDAD Educación ambiental en quemas y sus consecuencias 2 Capacitación en uso y manejo sostenible de las tierras FRECUENCIA INDICADOR OBSERVACIONES CAPACITACIÓN Y EDUCACIÓN AMBIENTAL Los cinco años de Al fin del segundo año 80 Planificacion pobladores y 10 autoridades locales están capacitados, y al final del quinto año, las quemas en Atacazo se han reducido al En proceso de revisión 20% (4 sitios) y no se presentan para transferencia de competencia. quemas en el resto de sectores El segundo , tercero y Cuarto año El 50 % de las tierras del área están levemente sobre utilizadas al final del quinto año. 62 en proceso de revisión para transferencia de competencia . 1 Control para la conservación de la vegetación nativa 2 Regulación del pastoreo en las partes altas CONTROL Y VIGILANCIA Los cinco años de La degradación anual de Planificacion vegetación de pajonal y arbustos dispersos en máximo 10 ha. del sector Atacazo al final del quinto año Después de tres años de implantado al Plan, existe pastoreo de 60 cabezas de ganado bravo y de 10 caballos en Atacazo. En los otros sectores no existe pastoreo. 3 Adquisición de tierras sobre los 3400 msnm en Pichincha Lloa El cuarto año Al final de dos años la EPMAPS ha adquirido 1100 ha. de terreno en Pichincha-Lloa 4 Declaratoria de Área de Conservación Municipal El segundo y tercer año Después de tres años el área ubicada sobre las captaciones de las aducciones Atacazo, Lloa y Pichincha, está declarada Área de Conservación Municipal y cuenta con su Plan de Manejo. Incorporación de los propietarios de páramos, bosques y matorrales en el Programa Socio Bosque El segundo , tercero, cuarto y quinto año Al final de los cinco años de implantación del Plan el 50% de los propietariso de pajonales, bosques y matorrales están trabajando con el programa Socio Bosque del MAE. 5 En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuración). En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuración). En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuración). En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuración). En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuración). CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA 1 Capacitación en El primero y tercer Al fin del tercer año, el 40% de la medidas de año población del área desconocen En proceso de revisión conservación de suelos las medidas de conservación de para transferencia de y aguas suelos y aguas que se deben competencia. aplicar en la producción agropecuaria 2 Asistencia técnica en El segundo y Al final de la ejecución del Plan, aplicación de medidas Tercer año el 80% de los agricultores En proceso de revisión de conservación de locales aplican medidas de para transferencia de suelos y aguas conservación de suelos y aguas. competencia. 3 4 1 2 Capacitación técnica en producción de cultivos anuales Cuarto y quinto año La productividad de los cultivos anuales en los sectores de estudio ha mejorado en un 10% después de cinco años de implementado el Plan de manejo. Capacitación en manejo de ganado vacuno lechero Cuarto y quinto año Al final del Plan la producción media de leche es de 10 lt/vaca/día en las explotaciones ganaderas extensivas; y luego de 5 años 50% de las explotaciones ganaderas han dividido sus potreros y separan al ganado para su manejo. Mejoramiento de la protección de cauces RESTAURACIÓN AMBIENTAL Los cinco años de 100 hectáreas de taludes de Planificacion drenajes naturales recuperadas al final del cuarto año. Implantación de el tercero y cuarto sistemas agroforestales año 38 hectáreas de cultivos agrícolas limpios en pendientes mayores al 50% son sistemas agroforestales al fin del quinto año. El 40% de las áreas de uso agrícola son cultivadas permanentemente bajo sistemas agroforestales, a los 5 años de iniciado el Plan. 63 En proceso de revisión para transferencia de competencia. En proceso de revisión para transferencia de competencia. En proceso de cumplimiento En proceso de cumplimiento 1 Construcción de abrevaderos en el Canal Pichincha y la aducción Atacazo CONTROL DE LA CONTAMINACIÓN DEL AGUA El cuarto y Quinto Al fin del cuarto año no existen año abrevaderos para el ganado en el tramo descubierto del canal Pichincha. Después de cuatro años el ganado bebe agua en los 8 abrevaderos construidos cerca del canal Pichincha y 3 en el canal Atacazo. Máximo 2 sitios de acumulación de heces de ganado vacuno junto al canal Atacazo y 2 sitios en el tramo descubierto del canal Pichincha, al final del plan. 2 Ejecución de programa para un adecuado abandono de las canteras . Monitoreo de la calidad del agua en las captaciones del sistema 1 Protección de captaciones 3 En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuración). MONITOREO DE LA CALIDAD DEL AGUA Al fin de los cinco años, los análisis indican que en todos los sitios de muestreo los coliformes totales y fecales y el resto de cumplido variables están bajo los límites permisibles y han mejorado en un 40%. PROTECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS ADUCCIONES ATACAZO, LLOA Y PICHINCHA 1 2 Al tercer año de implementación del Plan se han ejecutado las actividades necesarias para el adecuado abandono de las dos cantera (estabilización de taludes, revegetación , etc.). en proceso de cumplimiento Mantenimiento de captaciones Entubado de tramos de los canales Pichincha, Atacazo y Romoleroux 1 Diseño e implantación de sistemas de agua potable para 4 barrios del área de estudio El segundo y tercero año Después de cuatro años las 3 captaciones de la aducción Atacazo y 5 de la aducción Pichincha-Lloa, de que se encuentran en sitios accesibles para el ganado se encuentran protegidas Después de dos años se han eliminado las pérdidas en las captaciones del Sistema Centro Occidente El segundo , Al fin del Plan se han cubierto tercero y cuarto (entubado) 4 kilómetros del año tramo del canal Pichincha y 4 kilómetros de las conducciones de la aducción Atacazo que son accesibles para el ganado COMPENSACIÓN El primero , segundo y tercer año cumplido cumplido cumplido Al primer año la EPMAPS decide comenzar los estudios para construir o mejorar los sistemas de agua potable actuales de Revisión de actividades cuatro de los barrios. Al final del para transferencia de segundo año ha evaluado y competencias . dispone de los estudios iniciales. 64 4. Planes de Manejo de las Microcuencas Hidrográficas Guambi, Aglla, Iguiñaro y Coyago aportantes a los Sistemas Menores. Tipo Contrato de Consultoría de Contratación Directa 02-GRI-2011 Monto Consultor / (USD) Consultoría 24 987.50 Ing. Carlos Alberto Aguilar León Plazo de Contrato 105 días El informe definitivo entregado a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, se efectuó el 3 de octubre de 2011 cuyo alcance fue el diagnóstico de las microcuencas hidrográficas aportantes a los Sistemas Menores y la elaboración del Plan de Manejo, cuyo monto de aplicación por el período 2012-2014 es de 122 700,00 USD, una vez verificado y evidenciado el cumplimiento de actividades descritas en el Pan conjuntamente con los servidores del Departamento de Gestión Integral del Agua, se hallaron las siguientes observaciones: Planes de Manejo de los Embalses Sistemas Menores No. ACTIVIDAD FRECUENCIA INDICADOR OBSERVACIONES ACCIONES ORIENTADAS A MEJORAR LA CAPACIDAD DE GESTIÓN DE LOS ACTORES PROYECTO DE ORGANIZACIÓN INTERINSTITUCIONAL 1 Desarrollo de mesas de diálogo para lograr avanzar en la definición de una estructura interinstitucional básica que permitan coordinar estos procesos. En Proceso de Cumplimiento En principio durante (Se revisara la actividad todo el periodo, conforme a las descrita en el plan de manejo .-Informe de conclusiones y necesidades · Desarrollo de reuniones de trabajo para: a) elaborar para reestructuraccion ). recomendaciones de las un programa de implementación de las acciones mesas de diálogo y previstas en el Plan de Gestión de los Recursos reuniones de trabajo. -. Evaluaciones de avance. 2 Hídricos, que permitan iniciar el proceso de gestión del agua; y b) desarrollar un lobby para motivar e En Proceso de Cumplimiento En principio durante involucrar al grupo dirigente de los Actores, de (Se revisara la actividad todo el periodo, manera de lograr el apoyo político e institucional de conforme a las descrita en el plan de manejo las diferentes entidades públicas y comunales necesidades para reestructuracion ). participantes. 1 2 3 PROGRAMA DE CONCIENTIZACIÓN Desarrollo de mesas de diálogo que, a través del intercambio de experiencias entre diferentes usuarios del agua, desarrollen un espacio de concientización Debe ser un proceso de la importancia avanzar en un proceso conjunto permanente para la gestión del agua. Planificación, diseño y ejecución de campañas de divulgación de una cultura de uso eficiente del agua y del manejo sostenible de los recursos naturales, dirigido a los usuarios del agua y habitantes de la zona de estudio. Par esto seprevé la realización de eventos masivos y spots publicitarios en medios de comunicación. Debe ser un proceso permanente Seguimiento y evaluación del desarrollo del programa. Debe ser un proceso permanente 65 En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). .-Informes sobre avance de compromisos alcanzados en En Proceso de Cumplimiento las mesas de diálogo. (Se revisara la actividad · Informe de actividades de descrita en el plan de manejo información masiva. para reestructuracion ). En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). EVENTOS DE CAPACITACIÓN EN MATERIA DE GESTION DE LOS RECURSOS HIDRICOS 1 2 Planificación, diseño y ejecución de cursos secuenciales con temáticas en: principios de gobernabilidad del agua, procesos de gestión y planificación de los recursos hídricos. En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). A concluirse en los primeros cuatro meses Planificación, diseño y ejecución de talleres que promuevan la participación y desarrollen A concluirse en los conocimientos en el manejo eficiente de los recursos primeros cuatro meses hídricos. 3 Seguimiento y evaluación del desarrollo de los cursos y talleres En Proceso de Cumplimiento .-Listados de asistentes a (Se revisara la actividad los cursos de capacitación descrita en el plan de manejo 70% de asistencia. para reestructuracion ). . - Realización del 90% de los talleres programados En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). A concluirse en los primeros cuatro meses .- ACCIONES ORIENTADAS A MEJORAR LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS RECURSOS HÍDRICOS .- DESARROLLO DE UN INVENTARIO GEOREFERENCIADO DE FUENTES E INFRAESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE APROVECHAMIENTO DE AGUA 1 Ubicación de las diferentes fuentes y captaciones de En Proceso de Cumplimiento aprovechamiento de aguas superficiales y El tiempo estimado de (Se revisara la actividad subterráneas (puntos de agua). los trabajos es de 5 descrita en el plan de manejo meses. para reestructuracion ). 2 · Identificación de las principales conducciones (canales y tuberías) de los diferentes sistemas de aprovechamiento. 3 · Elaborar una evaluación técnica de la infraestructura existente. 4 · Identificación de los principales conflictos. 5 En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). El tiempo estimado de los trabajos es de 5 meses. .-Mapas de posicionamiento En Proceso de Cumplimiento y caracterización de la El tiempo estimado de (Se revisara la actividad información de los sistemas los trabajos es de 5 descrita en el plan de manejo de aprovechamiento meses. para reestructuracion ). existentes en un SIG. El tiempo estimado de los trabajos es de 5 meses. En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). El tiempo estimado de los trabajos es de 5 meses. En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). · Elaborar un expediente técnico del inventario. CREACION DE UN CENTRO DE INFORMACION DEL AGUA 1 · Identificación de la información relacionada con el Durante todo el periodo, En proceso de reestructura manejo y gestión de los recursos naturales, en de actividad para conforme a las especial del agua. cumplimiento necesidades. 2 · Consecución de acuerdos interinstitucionales para Durante todo el periodo, .-Inventario de información En proceso de reestructura recopilar proyectos, programas en estudio y/o de actividad para recopilada y equipos, actas conforme a las ejecución. de recepción, acuerdos. cumplimiento necesidades. 3 · Implementación y equipamiento mínimo de un área Durante todo el periodo, En proceso de reestructura física. de actividad para conforme a las cumplimiento necesidades. ACCIONES ORIENTADAS A MEJORAR LA INFRAESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE APROVECHAMIENTO Y EL MANEJO DE LAS FUENTES DE CAPTACIÓN FORMULACIÓN DE UN PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE APROVECHAMIENTO DE AGUA 1 · Elaboración de estudios breves de evaluación, presupuestación y priorización de la infraestructura que requiere medidas emergentes de mejoramiento. dos meses 2 · Formulación de los términos de referencia para la construcción de las obras requeridas. dos meses 66 En Proceso de Cumplimiento .-Pliegos para contratación (Se revisara la actividad de las obras de descrita en el plan de manejo mejoramiento de los para reestructuracion ). sistemas de agua potable y riego. En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). PROGRAMA DE FORESTACION Y RESTAURACIÓN DE LA COBERTURA VEGETAL 1 .- Prendimiento del 90% de las plantaciones forestales a los 2 años. · Resiembra de la las plantas perdidas. · Primer raleo a los 6 años de las plantaciones. · Segundo raleo a los 12 Gestionar un convenio específico para la realización años de las plantaciones. En Proceso de Cumplimiento de los estudios y términos de referencia para la (Se revisara la actividad ejecución de proyectos de forestación y de protección En todos los casos más · Plantas nativas con de áreas de fuentes de agua. Este convenio podría de 12 años. prendimientos del 70% de descrita en el plan de manejo ser entidades como el Ministerio del Ambiente, las especies seleccionadas. para reestructuración). SENAGUA y/o FONAG. · Incremento del volumen de agua de las lagunas tratadas. · Incremento del número de aves y de la flora acuáticas en las áreas de los humedales ESTRATEGIAS 1 a) Incorporar de manera controlada al proceso que se inicia nuevos actores interesados en la gestión del En Proceso de Cumplimiento agua, esto implica favorecer una política de (Se revisara la actividad participación responsable de nuevos actores descrita en el plan de manejo relevantes tanto nacionales, como provinciales y para reestructuracion ). locales. 2 b) Iniciar con un proceso sistemático y continuo de formulación del planeamiento para la gestión de los recursos hídricos, con la participación de los diferentes actores, que contemple las fase de acuerdos y compromisos, valoración de la realidad, identificación de escenarios de desarrollo, implementación de acciones y evaluación del progreso, etc. 3 c) Considerar la debida flexibilidad de las acciones de manera de poder enfrentar de manera oportuna la incertidumbre mediante la adecuación de los procedimientos en función de las características de nuevas situaciones y conocimientos. 4 En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). d) Ejecutar las acciones propuestas en forma descentralizada y trabajar en zonas concentradas para que alcancen los recursos. Para esto se debe prever un plan de implementación que deberá ser analizado por el “grupo institucional” con el apoyo del “grupo asesor temporal”. En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). 5 e) Asegurar que el “grupo asesor temporal” tenga un perfil profesional y experiencia en el desarrollo de sistemas de gestión, y tener la capacidad de liderar el proceso de integración de los diferentes intereses institucionales. 6 f)Considerar que la estructuración de la institucionalidad debe tener siempre un carácter de gradual, partiendo de manera prioritaria en los aspectos más importantes y continuar con aquellos en los que se ofrezcan las mejores oportunidades y acuerdos. 7 g) Establecer un mecanismo temporal para la captación y asignación de los aportes económicos que hagan viable la ejecución de las acciones propuestas. En estos procesos debe haber activa participación del “grupo dirigente”. En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para restructuración). En Proceso de Cumplimiento (Se revisara la actividad descrita en el plan de manejo para reestructuracion ). 67 5. Plan de Manejo de las Microcuencas Hidrográficas del Sistema Noroccidente Tipo Contrato de Consultoría de Contratación Directa 01GRI-2011 Monto Consultor / (USD) Consultoría 14 931.00 Ing. Ruffo Xavier Gavilanes Vera Plazo de Contrato 120 días El informe definitivo entregado a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, se efectuó el 7 de septiembre de 2011 cuyo alcance fue el diagnóstico de las microcuencas hidrográficas aportantes al Sistema Noroccidente y la elaboración del Plan de Manejo, el monto para la implantación por el período 2012-2014, es de aproximadamente 494 215, 00 USD, una vez verificado y evidenciado el cumplimiento de actividades descritas en el Pan conjuntamente con los servidores del Departamento de Gestión Integral del Agua, se hallaron las siguientes observaciones: Planes de Manejo de los Embalses Nor- Occidente No.- ACTIVIDAD INDICADOR FUENTES DE VERIFICACION SUPUETSOS OBJETIVO GENERAL Contribuir a una mejor convivencia de los actores urbanos y rurales respetando la naturaleza OBJETIVOS ESPECÌFICOS 1 OE1. Elevar la sostenibilidad Que se mantengan los de los ecosistemas naturales, caudales de agua en el que permitan la conservación área de influencia del de los recursos hídricos sistema Noroccidente Registros de caudales Que se mantengan los factores climáticos 2 OE2. Aprovechar la Se diversifican las potencialidad ecoturística de actividades económicas la zona en beneficio de los productivas actores locales Composición de los ingresos Que exista afluencia turística 3 OE3. Evitar el avance de la frontera agrícola, mediante la Se mantiene la frontera aplicación de normativas e agrícola actual incentivos. Fotografías multitemporales Que exista apertura para la implementación de los incentivos de conservación. OBSERVACIONES En proceso de Revisión RESULTADOS 1 2 OE1.R1. Se han implementado programas de recuperación y manejo de áreas de bosque nativo y páramos. OE1.R2. Se ha elevado la producción y productividad agropecuaria local Actitud positiva de la gente frente al ecosistema Encuestas de opinión Que los actores participen activamente Incremento de ingresos Análisis de sistemas de producción Se asuma el paquete tecnológico propuesto 3 OE2.R1. Territorio organizado en base a las potencialidades ecoturísticas Uso del territorio en función de su potencialidad Plan de ordenamiento territorial Actores asumen al turismo como eje de desarrollo de la zona 4 OE2.R2. Se ha incrementado el turismo de naturaleza en la zona que involucra a la población local. Incremento del flujo turístico Registros Se implementen las recomendaciones del plan Mantener el tamaño de la propiedad actual Catastro Dueños asumen los lineamientos municipales Uso del territorio de acuerdo al plan de ordenamiento Plan de ordenamiento El municipio asume su responsabilidad de ordenar el uso del territorio 5 6 OE3.R1 Prevenir el fraccionamiento de las haciendas, para evitar asentamientos humanos en ecosistemas frágiles OE3.R2 Se ha ordenado el territorio en la parte baja de forma consensuada, que privilegia la propiedad horizontal. 68 En proceso de Revisión ACTIVIDADES OE1.R1. A1 Proteger física y biológicamente zonas degradadas Número de has protegidas físicamente Verificación de campo y material utilizado en proceso de cumplimiento Número de Has plantadas Verificación de campo en proceso de cumplimiento Sensibilidad de la población frente a los eco sistemas Contenidos y materiales de la campaña 4 OE1.R2.A4. Declaración de Área de protección humedales (cuerpos de agua, manantiales, quebradas y cursos de agua) Ordenanza municipal sobre la creación del área de protección Ordenanza municipal 5 OE1.R2. A1 Identificar y organizar grupos de interés alrededor de la producción Número de participantes Lista de participantes por grupo 7 OE1.R2. A2 Capacitar a los grupos de interés Número de capacitados Malla curricular, registro de asistencia OE1.R2. A3 Implementación de un sistema de riego Numero de Has. con riego Diseño del sistema y observación de campo 1 2 3 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 OE1.R1. A2 Realizar plantaciones forestales con espécies nativas OE1.R1. A3 Campaña de sensibilización a la población local sobre la fragilidad de los bosques nativos y páramos Número de has protegidas biológicamente OE1.R2. A4 Realizar división Número de kilómetros de potreros con cercas con cercas vivas vivas OE1.R2. A5 Apoyar la Número de hectáreas implementación de pasto con pasto mejorado mejorado OE1.R2.A6 Apoyar la Número de hectáreas con cobertura de cerca implementación de cercas eléctrica eléctricas OE2.R1.A1. Identificar y caracterizar los hitos Número de hitos identificados naturales con potencial turístico OE2.R1.A2. Elaborar un plan Estudio de aprovechamiento turístico. OE2.R1.A3 Capacitar en Número de guías guianza de turismo a grupo capacitados de interés. OE2.R1.A4 Señalética de las Numero de senderos autoguiados rutas eco turísticas. OE2.R1.A5 Diseñar y Numero de rutas adecuar las rutas eco turísticas OE2.R2.A1 Construir sitios Sitios de descanso de de información y Sitios de información descanso para el turista OE2.R2.A2 Apoyar la implementación de Número de hospedajes disponibles habitaciones para hospedaje de turistas OE2.R2.A3 Recuperación de gastronomía ancestral y Menú al servicio del cliente ponerla al servicio de los turistas OE2.R2.A4 Capacitar a la Forma de atención al población en atención al cliente cliente OE2.R2.A5 Promover la Nivel de higiene en el profilaxis del hogar y el hogar habitad saludable En proceso de Revisión Número de plantas en sitio, verificación de campo Mezcla forrajera y facturas Diseño del sistema , planillas y verificación de campo Memoria fotográfica y verificación de campo Documento plan Malla curricular, convenio con ministerio de turismo Observación de campo y planillas Diseños Diseños , contratos y planillas Memoria del curso y lista de participantes Documento, registro de talleres, verificación de campo. 22 Nivel de sensibilidad ambiental en autoridades Plan de visita y memorias 23 OE3.R1.A2 Socializar la problemática ambiental de la zona con propietarios de haciendas. Nivel de conocimiento de la problemática Sistematización rápida de comentarios 24 OE3.R1.A3 Promover acuerdos entre autoridades y propietarios, sobre la gestión del territorio. Acuerdos Documento, registro de reuniones 25 OE3.R1.A4 Vía ordenanza municipal, poner un límite inferior al tamaño de la propiedad observando la rentabilidad de los sistemas de producción agropecuaria. Propuesta de ordenanza Documento , registro de participación OE3.R1.A5 Promover un acercamiento entre los hacendados y los programas socio bosque y socio páramo. Acuerdos Lista de participantes , memorias, registro fotográfico Memorias Lista de participantes , memorias, registro fotográfico Plan de ordenamiento territorial Documento estudio 29 OE3.R2.A3 Definir espacios para construcción de vivienda popular de propiedad horizontal. Plan de ordenamiento territorial Documento 30 OE3.R2.A4 Poner en vigencia el plan mediante ordenanza municipal. Ordenanza - Plan Documento 27 28 OE3.R2.A1 Coordinar reuniones entre EMAAP-Q , Municipio y actores relevantes para exponer problemáticas. OE3.R2.A2 Realizar un estudio de ordenamiento territorial. Existe financiamiento para el cumplimiento de las actividades. Recetario gastronómico de la zona OE3.R1.A1 Visitas a la zona con la comisión del medio ambiente del municipio, para sensibilizar a las autoridades sobre la fragilidad del ecosistema. 26 En proceso de Revisión Diseños , contratos y planillas Diseños , contratos y planillas En proceso de Revisión 69 Como se puede observar en los planes de manejo expuestos, existen actividades como el plan monitoreo de la calidad del agua, determinación del balance hídrico, monitoreo de fitoplancton y zooplancton, acciones de protección alrededor de las fuentes hídricas, educación ambiental para la conservación del recurso agua, entre otras que se encuentran cumplidas de acuerdo al cronograma planificado. Sin embargo, también se evidenció programas como: la capacitación técnica en producción de cultivos anuales, capacitación en el manejo del ganado vacuno, monitoreo de la avifauna, recuperación de la gastronomía ancestral de la zona, promover la profilaxis del hogar, aprovechar la capacidad ecoturística de las zonas, implementación de sistemas de riego agrícola, señalética turística, capacitación a los pobladores en atención al cliente, construcción de sitios de información y descanso para los turistas, apoyar la implementación de habitaciones para los turistas, definir espacios para construcción de vivienda popular de propiedad horizontal, entre otras acciones que no son competencias de la EPMAPS, para el mantenimiento de los embalses y fuentes hídricas que son para el aprovechamiento y producción de agua potable para el Distrito Metropolitano de Quito. Las actividades descritas en los planes de manejo, se deben a que el Consultor enfocó el cumplimiento a las especificaciones técnicas elaboradas por el Departamento de Gestión Integral del Agua, al manejo integral de las microcuencas en donde existen otros actores para su conservación, tal es el caso del Ministerio de Ambiente, la Secretaria Nacional del Agua, la Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos, Alcaldías, Juntas Parroquiales, entre otros usuarios, ocasionando que varias actividades no se cumplan o estén en proceso de cumplimiento. Una vez analizada las actividades en cada uno de los planes de manejo con los servidores del Departamento de Gestión Integral del Agua, se acordó revisar las acciones propuestas por el Consultor, con el fin de adaptar dichas tareas con la misión y objetivos institucionales de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento y su rol en la protección de las fuentes hídricas concesionadas; es preciso señalar que dicho compromiso fue revisado y firmado por el jefe departamental para su cumplimiento. Conclusiones La Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, en cumplimiento a lo que estipulan las normas de control interno respecto al patrimonio natural, gestión ambiental en fuentes hídricas adjudicadas en las cuencas altas de captación, la protección y conservación del recurso suelo alrededor de las fuentes y la gestión ambiental en flora y fauna dentro de sus ámbitos de competencia, elaboró los Planes de Manejo en las Microcuencas Hidrográficas y Embalses donde se ubican y operan los sistemas de captaciones y conducciones, con el fin de que sea un instrumento básico para regular el uso, conservación y manejo racional del entorno natural, en especial de los recursos hídricos y del sistema de agua potable para el Distrito Metropolitano de Quito. Las especificaciones técnicas elaboradas en la fase precontractual para los Planes de Manejo en las Microcuencas Hidrográficas, se enmarcaron en la gestión integral de los recursos hídricos; en consecuencia, varias actividades identificadas en los planes no están dentro del ámbito de competencias de la Empresa y cuyas responsabilidades corresponden a otras entidades para ejecutar su cumplimiento. 70 Con la creación de la Secretaría Nacional del Agua-SENAGUA que reemplazó el Instituto Ecuatoriano de Recursos Hídricos-INEHRI, han existido cambios en las regulaciones para la concesión de las fuentes hídricas, una de ellas, es el establecimiento de protección alrededor de la fuente de 500 metros, alcance no especificado anteriormente por el ex INERHI, ocasionando de esta manera que al momento de realizar o actualizar los planes de manejo en las microcuencas altas de captación, no se estandarice el límite de cobertura alrededor de las fuentes, a efectos de desplegar las acciones de mitigación y protección que efectúa la Empresa a través de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad. Recomendaciones Al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad 46. Revisará y analizará las actividades descritas en los planes de manejo de las microcuencas hidrográficas y embalses donde se encuentran operando las captaciones de los sistemas de agua potable de la EPMAPS, con el fin que dichas acciones se encuentren dentro del ámbito de competencias de la entidad, esta gestión permitirá aplicar eficiente y eficazmente los planes de manejo cuyo alcance y objetivo debe ser la conservación de la calidad del agua mediante el manejo ambiental de los embalses, captaciones y fuentes hídricas adjudicadas para el tratamiento y distribución de agua potable para el Distrito Metropolitano de Quito. 47. En coordinación con otras dependencias de la Empresa que tengan vinculación con las concesiones de agua, analizará los documentos que las autorizan, a fin de realizar gestiones con la Secretaría Nacional del Agua-SENAGUA para definir y de ser el caso unificar los límites de cobertura de protección alrededor de las fuentes concesionadas. Esta gestión permitirá que las acciones tomadas por la EPMAPS a través de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, en los estudios y planes de manejo en las microcuencas altas de captación y embalses, se planifiquen y ejecuten en concordancia a los límites acordados, garantizando que el marco de su alcance y objetivo principal se centren en el manejo y conservación de la calidad y cantidad del agua que son captadas y tratadas, cumpliendo de esta manera las políticas y objetivos institucionales. 3.- Gestión Ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio ambiente y en el Ambiente Físico o Natural, Agua La norma de control interno 409-6 establece lo siguiente: “… En el ámbito de competencia, las entidades públicas responsables, a través de la unidades de gestión, emprenderán las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los tratados internacionales…” En cumplimiento a lo descrito, una vez analizados los documentos de sustento presentados por la Gerencia Ambiental, se estableció un puntaje de 65 cuyo factor de riesgo es moderado, tal como se describe a continuación: Dentro de las funciones de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, en el artículo 28 del Anexo 1 del Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPS, se señala: 71 “… g) Coordinar e implementar planes y proyectos especializados o convenios con entidades gubernamentales, organismos no gubernamentales y organismos multilaterales y otras de la cooperación externa, en los sistemas relacionados con sus funciones…” Al respecto, se adjuntaron como evidencia la consultoría realizada al cambio climático del sistema Pita-Puengasí y un convenio suscrito con la ONU, respecto a lucha contra la desertificación y la sequía. De igual manera, se constató que en los contratos firmados con organismos multilaterales de crédito que son BID y la CAF, para proyectos de saneamiento ambiental, se encuentran estipulados en las cláusulas contractuales, el cumplimiento de tratados y convenios internacionales relacionados al medio ambiente. Así mismo la norma de control interno 409-07 Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Agua, referente al recurso agua, indica lo siguiente: “… La Unidad de Gestión deberá precautelar, prevenir, proteger la contaminación del recurso agua, controlando los límites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental…” En cumplimiento a lo descrito, una vez analizados los documentos de sustento presentados por la Gerencia Ambiental, se estableció un puntaje de 51 cuyo factor de riesgo es moderado, tal como se describe a continuación: En base a lo estipulado, dentro de las funciones de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad en el literal a) del artículo 28, del Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa, que señala: “…a) Diseñar y liderar la implantación de políticas, estrategias, procesos y procedimientos para articular la gestión integral ambiental, la seguridad y salud ocupacional, la responsabilidad social, el manejo integral del agua, y el riesgo asociado a las competencias de esta Gerencia…” La Gerencia de Ambiental cuenta con el Departamento de Gestión Integral del Agua en la que la Unidad de Manejo Ambiental de Cuencas, realiza las siguientes funciones: “…2632-GRIM.- UNIDAD DE MANEJO AMBIENTAL DE CUENCAS FUNCIONES.a) Elaborar, implementar, monitorear y evaluar –con orientación al impacto- planes de manejo de cuencas de captación de agua para el DMQ, considerando aspectos sociales, ambientales, hidrológicos e hidráulicos.b) Monitorear la calidad físico químico y biológico del agua de ríos, embalses y fuentes de captación.- c) Establecer mecanismos, modelos y acuerdos de co-manejo de áreas protegidas del Patrimonio de Áreas Protegidas del Estado y del Sistema Metropolitano de Áreas Protegidas, que se ubiquen en cuencas de captación de agua para el DMQ…” (lo subrayado fuera de texto). Existen Planes de Manejo de Microcuencas y Embalses, dentro de los cuales consta un Plan de Monitoreo de las fuentes hídricas de agua cruda y de la calidad de agua de los embalses, cuyas muestras se realizan in situ en lugares ya establecidos por los técnicos competentes y cuyas muestras son enviadas a los respectivos laboratorios acreditados para 72 su análisis, y de esta manera verificar la calidad y cumplimiento de estándares establecidos en la Ley. Es preciso señalar que las actividades estipuladas en los planes de manejo de los embalses y microcuencas altas de captación, fueron observadas y realizadas las respectivas recomendaciones en la norma 409-05. En lo referente a la polución del agua, en la cual la norma hace referencia de la responsabilidad de la Unidad de Gestión Ambiental para precautelar y prevenir la contaminación del agua, es necesario considerar, que debido a la complejidad estructural de la Empresa y con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley para los procesos de tratamiento y descontaminación de los ríos, se ha creado el Departamento de Tratamiento de Aguas Residuales, entidad que pertenece a la Subgerencia de Saneamiento de la Gerencia de Operaciones, dentro sus funciones está: “…2380-GOT.- DEPARTAMENTO TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES.- a) Planificar, coordinar y controlar con la función Subgerencia de Saneamiento las actividades y resultados de la gestión de su departamento.- b) Participar en la supervisión del desarrollo de los estudios sobre los proyectos de intercepción y plantas de tratamiento de aguas residuales, así como, en su recepción.- c) Revisar y emitir criterios técnicos, respecto de nuevos proyectos de alcantarillado en los que la Empresa vaya a incursionar, verificando que estos cumplan lineamientos de intercepción y descontaminación (…) g) Operar las Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales, una vez que se encuentren construidas…” Al respecto, la Empresa tiene dentro de su planificación y con el financiamiento pertinente, realizará lo siguiente: Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales: PTARs SUR de Quito o Inversión aproximada: 29,8 millones de dólares o Periodo de construcción: 2012 - 2014 Planta de Tratamiento de Aguas Residuales Vindobona o Inversión aproximada: 286,6 millones de dólares o Periodo de construcción: 2015 – 2018 PTARs pequeñas en las parroquias dispersas o Inversión aproximada: 37 millones de dólares Conclusiones La Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento con el fin de cumplir lo estipulado en las normas de control interno y en apego a sus objetivos institucionales respecto a la gestión integral del agua, elaboró planes de manejo de sus embalses y microcuencas altas de captación para mantener la cantidad y calidad de sus fuentes hídricas, así como lleva en marcha el plan de descontaminación de los ríos del Distrito Metropolitano de Quito que se encuentra en su fases iniciales. Si bien la Empresa realiza las acciones pertinentes para el tratamiento de las aguas residuales que se generan en el Distrito Metropolitano de Quito, se ve imperiosa la participación técnica de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, en las fases del mencionado proyecto dentro del ámbito de sus competencias, mediante una revisión de las funciones del Orgánico Funcional, con el fin de dar cumplimiento a la norma referida en el comentario que establece que la unidad ambiental deberá precautelar, prevenir y proteger 73 la contaminación del recurso agua en coordinación con los demás departamentos técnicos asignados para estas actividades. Recomendaciones Al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad 48. Coordinará con el Gerente de Planificación y Desarrollo, a fin de incluir en el Reglamento Orgánico Funcional, en lo relativo a la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, funciones para precautelar, prevenir y proteger la contaminación del agua producto de las actividades de la empresa, dentro del ámbito de sus competencias. Así como también para participar, asesorar y gestionar en los planes y actividades de la descontaminación de los ríos y quebradas pertenecientes al DMQ, estas gestiones permitirán incluir al ente ambiental de la Empresa dentro de su ámbito de acción, en los procesos de descontaminación del agua y cumplir su responsabilidad en concordancia a lo estipulado en la legislación y normas de control interno pertinente. 4.- Procedimiento para la Dotación y Vigilancia del uso de Ropa de Trabajo y Equipos de Protección para el personal de la EPMAPS La norma de Control Interno 409-08 Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Aire, establece lo siguiente: “…La unidad de gestión, en su accionar y en ámbito de su competencia, propenderá a preservar la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente en general, controlando los límites máximos permisibles de contaminantes en el aire…” El índice de confiabilidad para el cumplimiento de esta normativa, está ponderado en un factor de gestión confiable, por los siguientes aspectos: Según el Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa, la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad cuenta dentro de su estructura orgánica con la Unidad de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, cuyas funciones relativas a esta norma son: “…2621-GRSI UNIDAD DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.a) Identificar los peligros, evaluar riesgos de su competencia, proponer medidas de control operacional para precautelar la integridad física y la salud ocupacional, del personal de la Empresa, contratistas y terceros..- d) Promover la organización y funcionamiento, así como asumir la coordinación de las acciones y funciones del Comité Paritario y Subcomités de Seguridad y Salud.- f) Asesorar técnicamente a personal de la Empresa y de contratistas, en el cumplimiento de: normas de seguridad industrial y en el uso adecuado de equipos e implementos de seguridad en obras de construcción y mantenimiento de agua potable o saneamiento.- g) Inspeccionar en obra y operación, el uso y manejo de equipos de seguridad industrial, tanto del personal de la Empresa como de contratistas, a fin de vigilar la adopción de medidas de prevención e informar a los responsables de su cumplimiento, sobre las novedades encontradas en la ejecución de los trabajos.- h) Verificar que los equipos e implementos de seguridad industrial individual y colectiva se encuentren disponibles, operativos y calibrados en los lugares en lo que se los requiere para preservar la integridad física y la salud ocupacional.- i) Ejecutar las acciones necesarias para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad 74 Industrial y Salud Ocupacional de la Empresa.. j) Elaborar, revisar y modificar procedimientos, instructivos y formularios.- k) Coordinar con instituciones públicas y privadas las acciones de seguridad del trabajo para ejecutar medidas de prevención de riesgos.- l) Elaborar, ejecutar y supervisar según sea el caso, el componente de seguridad industrial y salud ocupacional en los planes de manejo ambiental, de los sistemas de agua potable y saneamiento en operación o en obras realizadas por administración directa y contratistas…” Con memorandos GR-137-2012 y GR-153-2012 de 30 de abril y 10 de mayo de 2012 respectivamente, el Gerente Ambiental remite a la Unidad de Auditoría Interna las acciones tomadas para la mitigación y manejo de la calidad del aire, mediante la presentación de los Planes de Manejo Ambiental que establecen procedimientos respecto al control del aire en obras realizadas en espacios abiertos como confinados, informes de monitoreos in situ en las obras en ejecución y en los diferentes sistemas de agua potable que son parte de la Empresa. De igual manera, adjuntó como documentos de evidencia, procedimientos ISO ante posibles eventualidades de fuga de gases tóxicos que se manejan en las plantas como parte del procedimiento de potabilización, como es el cloro gas, entre otros y cuyo objetivo es medir y controlar los límites permisibles en cumplimiento de la Ley Ambiental. La Jefa del Departamento de Seguridad y Salud con memorando GRS-2012-107 de 30 de mayo de 2012, adjunta el Procedimiento para Dotación y Vigilancia del Uso Correcto de Ropa de Trabajo y Equipos de Protección para el Personal de la EMAAP-Q-Código:P-751/446-03 de noviembre de 2010, que establece lo siguiente: “… la Unidad de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, envía a la Jefatura de la Bodega Central, copia del listado aprobado de los servidores, servidoras, trabajadores y trabajadoras que deben recibir la ropa de trabajo y/o equipos de protección anotando el respectivo código y cargo. Una vez que los bienes adquiridos ha arribado a la Bodega Central La Chorrera, el jefe de la misma o su delegado notifica del particular a la Unidad de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, dependencia que a su vez comunicará a los jefes de área correspondientes para que inicien con el trámite de la solicitud de bienes y de retiro de la ropa y equipos.- La Bodega entregará la ropa de trabajo y equipos de protección con la presentación de la Solicitud de Bienes debidamente firmada por el Jefe del Área y el Jefe de la Unidad de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, debidamente sellado, y conforme al listado mencionado en el literal anterior. El jefe inmediato será el responsable de que los trabajadores y trabajadoras firmen en el casillero correspondiente del mencionado listado al momento de recibir la ropa de trabajo y los equipos de protección…” A fin de corroborar el cumplimiento del procedimiento P-751/446-03, la Unidad de Auditoría Interna con memorando 30-AI-XD-2012 de 15 de junio de 2012, solicitó al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, informar en qué consiste la matriz cuantitativa de riesgos y si ya está aplicándose en toda la Empresa. En memorando GR.2012.248 de 28 de junio de 2012, el Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, respondió en los siguientes términos: “…la matriz de evaluación cuantitativa de riesgos es una herramienta técnica, que permite dar valor a los factores de riesgo laboral. El resultado es una estimación del riesgo bajo rangos de: moderado, importante e intolerable. La evaluación de los factores de riesgo, usando la matriz cuantitativa, es realizada por los técnicos del 75 Departamento de Seguridad y Salud y se ha realizado en todos los departamentos de la Empresa…” Esta autoridad adjuntó al citado memorando una copia del formato de la matriz cuantitativa de riesgos establecida por el Ministerio de Relaciones Laborales, la misma que se encuentra vigente. Con respecto a la matriz cualitativa de riesgos, el Gerente Ambiental, en el memorando de la referencia, expuso lo siguiente: “…La matriz integral de evaluación cualitativa de riesgos es otra una herramienta que permite asignar rangos de estimación del riesgo a los puntos o actividades realizadas por los trabajadores a diferencia de la matriz cuantitativa, los rangos asignados en ésta matriz, se califican como trivial, tolerable, moderado, importante o intolerable.- Esta matriz ha sido aplicada en los siguientes departamentos de la Gerencia de Operaciones: producción, conducciones y captaciones, distribución y saneamiento. Cabe señalar, que el Gerente Ambiental adjuntó el formato de matriz cualitativa de riesgos elaborada en la Gerencia de Operaciones. Analizada la documentación de respaldo y los procedimientos aplicados, se estableció que el Departamento de Seguridad y Salud para la planificación de adquisición de ropa de trabajo y equipos de protección individual, es la solicitud realizada al Departamento de Gestión del Talento Humano, en base al listado de todo el personal que labora en la EPMAPS con sus respectivas actividades. Al respecto el Gerente de Ambiente, en memorando GR.2012.248 de 28 de junio de 2012, expone lo siguiente: “…Al momento de entregar la ropa de trabajo y los equipos de protección individual, no siempre corresponde a la actividad que los trabajadores y las trabajadoras se encuentran realizando, debido a que los listados del distributivo del personal no están actualizados con los cambios administrativos correspondientes…” (lo subrayado fuera de texto). La no actualización del listado del personal que labora en la Empresa, ocasiona que no se haga una identificación y evaluación objetiva de acuerdo a la naturaleza del trabajo y en consecuencia en algunos casos, los empleados reciben dotación de ropa y equipos que no están de acuerdo a sus actuales funciones. En base a ello, se está inobservado el Procedimiento ISO para la dotación y vigilancia del uso correcto para la ropa de trabajo y equipos de protección para el personal de la Empresa, debido a que el alcance del mismo establece: “…2. ALCANCE: El presente procedimiento abarca la identificación de necesidades de ropa de trabajo y equipos de protección para el Personal de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, determinación de especificaciones técnicas, realización de los trámites administrativos para su adquisición, entregarecepción de ropa de trabajo, entrega-recepción de equipos de protección, reposición de los mismos y vigilancia del uso correcto por parte del todo el personal de la Empresa…” 76 El Guardalmacén General mediante memorando 0435-GAAB-2012 de 21 de mayo de 2012, remitió un cuadro con el reporte de la entrega de la ropa de trabajo en la bodega 121 desde enero 2009 hasta abril de 2012, el mismo que se detalla a continuación: REPORTE DE BODEGA 121 IBCOIT DESCRIPCIÓN TOTAL 2009 TOTAL 2010 TOTAL 2011 TOTAL 2012 TOTAL GENERAL 140402009 CHOMPA TERMICA SIMPLE 1688 3422 2912 6 8028 140103001 TERNO CAMISIR HOMBRE 4104 1252 5224 98 10678 140103004 TERNO CASIMIR JORNAL 1364 1672 99 194 3329 140103002 TERNO CASIMIR MUJER 24 1428 1400 8 2860 140103002 TERNO CASIMIR MUJER JORNAL 294 42 - 48 384 141501001 ZAPATOS DE MUJER BUESTAN 24 29 26 - 79 141502001 ZAPATOS PARA HOMBRE 1 2 - - 3 FUENTE: MEMORANDO 0435-GAAB-2012-GUARDALMACÉN GENERAL Como se puede observar la Jefatura de la Bodega Central, tiene registros generales de las totalidades de ropa y equipo de trabajo entregado a los servidores de la Empresa y no el detalle de la entrega a cada servidor como solicitó esta Unidad de Control en el memorando anteriormente señalado. El procedimiento P-751/446-03 aprobado en noviembre 2010, estable lo siguiente: “…c) La Bodega entregará la ropa de trabajo y equipos de protección con la presentación de la Solicitud de Bienes debidamente firmada por el Jefe del Área y el Jefe de la Unidad de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, debidamente sellado, y conforme al listado mencionado en el literal anterior. El Jefe inmediato será el responsable de que los trabajadores y trabajadoras firmen en el casillero correspondiente del mencionado listado al momento de recibir la ropa de trabajo y los equipos de protección…” 77 Por lo expuesto, al momento de solicitar el detalle de la entrega de ropa de trabajo y equipos de protección individual de la muestra señalada, tendría que haberse remitido una lista similar o igual a la envida por Seguridad Industrial en concordancia a lo señalado en procedimiento P751/446-03; sin embargo, el Guardalmacén General maneja un listado basándose en el total de entregas al personal de la Empresa, evidenciándose, que no exista un registro homogéneo de control y verificación para la entrega de ropa de trabajo y equipos de protección individual (EPI´s). Conclusiones El procedimiento que define las actividades para la dotación y vigilancia del uso correcto de ropa de trabajo y equipos de protección, no es aplicado en su totalidad, ya que los listados del distributivo del personal de la Empresa, no se encuentran actualizados con los cambios administrativos correspondientes, ocasionado que al momento de entregar la dotación correspondiente a los servidores, en algunos casos no estén acorde a sus funciones. Los Departamentos de Seguridad y Salud y la Unidad de Bodegas de la EPMAPS, no manejan un registro homogéneo para el control de la entrega de ropa de trabajo y equipos de dotación al personal, ocasionado de esta manera que al momento de cruzar la información entre ambas unidades, no se pueda realizar un control que verifique si la dotación recibida por los servidores es acorde a las actividades asignadas. Recomendaciones A la Gerente de Gestión del Talento Humano 49. Realizará la actualización del Distributivo del Personal de la Empresa en función de las actividades que ejercen los servidores y trabajadores de la entidad, esta gestión permitirá que al momento de efectuar la identificación y evaluación de riesgos en cada sitio y puesto de trabajo, se optimicen los procedimientos y controles para la planificación y ejecución de la dotación de la ropa de trabajo y equipos de protección individual, de acuerdo a la naturaleza del trabajo. Al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad 50. Efectuará una actualización al procedimiento P-751/446-03 con el fin de implementar nuevas herramientas que permitan optimizar la planificación, especificaciones técnicas, presupuesto, dotación, uso y control de las prendas de trabajo. Incluirá los datos luego de un estudio técnico que mida, identifique y evalúe los riesgos de los puestos laborales de la Empresa, en cumplimiento a lo estipulado en el procedimiento para la dotación y vigilancia del uso correcto de ropa de trabajo y de quipos de protección para el personal de la entidad. 5. Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, suelo y energía La norma 409-09 Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Suelo establece que la unidad ambiental debe cumplir con los siguientes niveles de gestión: 78 “…La unidad de gestión, en su accionar y en el ámbito de su competencia, propenderá a controlar las prácticas inadecuadas (…) la gestión debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertización o desertificación…” Al respecto, se obtuvo un puntaje de 60 que corresponde a un nivel de riesgo moderado, observándose lo siguiente: La Gerencia de Ambiente, Seguridad y Salud con su Unidad de Manejo Ambiental de Cuencas tiene dentro de sus funciones lo siguiente: “…c) Establecer un plan general de restauración ambiental y manejo de cuencas hidrográficas en coordinación con FONAG y Secretaría Metropolitana de Ambiente, que incluya manejo de la regeneración natural, regeneración de suelos, enriquecimiento forestal y reforestación con especies nativas en cuencas abastecedoras de agua para el DMQ (…) g) Diseñar mecanismos de mejora en el manejo productivo de de recursos naturales, con el ánimo de reducir las presiones antrópicas a los ambientes naturales y reducir la conflictividad socio ambiental…” Tal como se detalla en la norma 409-05, que debido a la naturaleza de las funciones de la Empresa, se ha procedido a unificar la evaluación de las normas: 409-05, 409-07, 409-09 y 409-10, debido a que los indicadores de gestión respecto al recurso natural suelo, se relacionan directamente con el ambiente físico flora y fauna y cuyas observaciones y recomendaciones se encuentran descritas en la norma respecto a la preservación del patrimonio natural. La Norma 409-12 Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Energía, establece que la unidad ambiental analizará lo siguiente: “…en cuanto a los residuos, la unidad de gestión analizará las dificultades que genere su eliminación…” La EPMAPS dentro de su proceso de mejora continua creó dentro de la estructura orgánica funcional de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Salud la Unidad de Ecoeficiencia cuyas funciones se detallan a continuación: “… 2612-GRAE UNIDAD DE ECOEFICIENCIA.- a) Elaborar estudios y propuestas para la gestión costo efectiva y ecoamigable innovadoras y de vanguardia de la empresa, en el marco de una gestión orientada al impacto, considerando indicadores de gestión y de resultados.- b) Monitorear, reportar y sugerir medidas de incentivo o corrección a la unidad administrativa correspondiente, respecto al uso ecoeficiente de recursos en la empresa.- c) Desarrollar investigaciones e implementar programas que permitan la optimización en el uso de los recursos de la empresa, así como aquellas que contribuyan a la sostenibilidad ambiental, social y financiera de la misma o que reduzcan las huellas hídrica, de carbono y ecológica de la empresa.- d) Diseñar y ejecutar proyectos de reducción de consumo de energía, agua y materiales, en coordinación con todas las unidades administrativas involucradas. Con estos antecedentes, la Gerencia Ambiental ha evidenciado mediante la presentación de documentos propuestas de medición de Ecoeficiencia, informes de buenas prácticas ambientales, un informe de Tesis Cálculo de la Huella Ecológica edificio Matriz A, B, y Saneamiento Norte. 79 Conclusión Los cambios en la entidad respecto al Reglamento Orgánico Funcional, han ocasionado que ciertas funciones y procedimientos de la Gerencia de Ambiente, no se encuentren actualizadas en concordancia a las políticas y objetivos institucionales ambientales de la Empresa. Recomendaciones Al Gerente de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad 51. En base a lo que estipula la legislación ambiental ecuatoriana y las normas de control interno, analizará las competencias actuales de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, en apego a la naturaleza administrativa, técnica y operativa de la Empresa, lo que permitirá cumplir de manera eficiente y eficaz, los objetivos institucionales respecto a su gestión ambiental. 410 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION (410-01 A LA 410-17) Creación de la unidad de gestión de proyectos informáticos La EPMAPS suscribió el contrato de consultoría CDC-EPMAPS-GPT-03-2012 de 9 de julio de 2012 con la Empresa BIGBRANCH S.A (Intergrupo) para realizar el servicio de ASSESSMENT DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍA Y PROCESOS DE TICS BASADOS EN ITIL. Como producto de esta consultoría se obtuvo el informe final denominado “Proyecto Gestión de los Procesos de TI con ITIL “. En el numeral 9 de este documento relacionado con la Propuesta de Reestructuración Orgánico Funcional del informe Assesment-Análisis de Brecha se manifiesta lo siguiente: 80 “Los roles y responsabilidades en cuanto al soporte no están claramente delimitadas entre las unidades. De otra parte, la seguridad informática está dentro de una de las unidades impidiendo tener autonomía para la ejecución de las tareas de control de la política asociadas con la seguridad de la información. Controlar accesos, hacer auditorías cruzadas entre los departamentos y ejecución de la política de seguridad impuesta para la EPMAPS. No se cuenta con un área que realice la investigación de nuevas tecnologías, el entrenamiento técnico requerido por el personal del Departamento en función del área de recursos humanos de que(sic) se encarga de la capacitación. Tampoco se tiene claramente establecido hay un área dedicada al inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre de los proyectos de TIC.-Por lo anterior se sugiere: -1. Independizar el área de Seguridad Informática llevándola a una unidad independiente con responsabilidad de control sobre las demás unidades del Departamento. -2. Crear una unidad de investigación y Gestión de Proyectos que trabaje en función de todas la demás unidades del Departamento. “ En el documento denominado “Políticas de gestión tecnológica, elaborado por la Dirección Metropolitana de Informática, en el título II Gestión de Proyectos, parágrafo1. De los anteproyectos y el parágrafo 2.De la Planificación se establece lo siguiente: “Parágrafo 1°. : De los Anteproyectos.Art.1. Los anteproyectos serán analizados. priorizados y autorizados por el Jefe de Proyectos, para lo cual validará si se encuentra en el portafolio de proyectos y plan operativo establecidos en el periodo de gestión; y luego del análisis respectivo entregado a un Coordinador de proyectos designado en el tiempo establecido en la línea base de la metodología de proyectos…Art.3 Los anteproyectos deberá tener la descripción de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relación con otros proyectos institucionales, sobre la base del compromiso, participación y la aceptación de los usuarios interesados; además el cronograma general de ejecución.-Parágrafo 2°. : De la Planificación.Art.1.- Todo esfuerzo acometido a la obtención de resultados especificas no repetitivos será considerado como un proyecto, por lo tanto requerirán de un proceso de planificación en el que se consideren recursos, costos y tiempos necesarios para su cumplimiento utilizando una herramienta de software de proyectos.Art.2.- Para le ejecución de Proyectos de Tecnología, el cumplimiento de la metodología de Gestión de Proyectos de Tecnología es de carácter obligatorio para todo el DMQ Art.3.- Toda planificación deberá ejecutarse mediante herramientas automatizadas que permitan: Establecer tareas, secuencias, estimar costos, asignar y reasignar recursos, realizar el seguimiento de su cumplimiento, así como también la generación de informes…Art. 8. Todo proyecto, deberá incluir un análisis de la infraestructura requerida para la aprobación. La Dirección Metropolitana de Informática dispone de una oficina encargada de la gestión de proyectos informáticos, con personal especializado que realiza la investigación de nuevas tecnologías, lo que permite, entre otros aspectos, administrar los proyectos que soportan los procesos institucionales de manera adecuada y que constan en un Plan Informático empresarial. El numeral 4 de la norma 410-06.- Administración de proyectos tecnológicos señala lo siguiente: “Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se nombre un servidor responsable con capacidad de decisión y autoridad y 81 administradores o líderes funcionales y tecnológicos con la descripción de sus funciones y responsabilidades.” Por lo tanto se observó que el Departamento de Tecnología Informática no dispone bajo su dependencia estructural de una unidad que tenga dentro de sus funciones la gestión de proyectos informáticos, acorde con las etapas desde su inicio hasta su cierre, ni cuenta con personal especializado encargado de realizar el análisis de recursos, costos y tiempos para el cumplimiento de los proyectos considerados en el Plan Informático Institucional, así como con los nuevos proyectos que la Empresa requiera implementar a nivel de tecnología. Conclusión El Departamento de Tecnología Informática en su estructura orgánico-funcional no dispone de un área que se dedique a la gestión de proyectos informáticos considerando las fases de inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre de estos proyectos, pues no cuenta con personal especializado en este campo, lo que no ha permitido contar con una metodología de gestión de proyectos que viabilice su integración tecnológica con los procesos de gestión de la administración de la Empresa. Recomendaciones El Gerente de Planificación y Desarrollo 52. Solicitará la creación de una unidad de investigación y gestión de proyectos que trabaje en función de todas la demás unidades del Departamento, que será integrada con personal técnico especializado de acuerdo al perfil definido por el Jefe de Tecnología Informática. Implementación del sistema cgweb personal En el Departamento de Gestión de Talento Humano, existe información sensible en el área de Nómina que es ingresada en una plantilla Excel que combina, en distintas medidas, datos exportados de los sistemas informáticos centrales o departamentales con otros ingresados manualmente como el cálculo de horas extras y liquidación de haberes. El cálculo de horas extras para el caso de personal de las áreas administrativas de la EPMAPS, se lo realiza a través de un módulo que forma parte del GP con el fin de que, los delegados de cada área ingresen el detalle de horas extras reportadas mensualmente previa autorización del Jefe inmediato, como lo señala el Jefe de la Unidad de Nómina en correo electrónico de 03 de septiembre de 2012 dirigido a la Gerente de Gestión del Talento Humano, así: “… mediante el módulo desarrollado por informática, con el cual se ha descentralizado el reporte de horas extras, esto es que cada área que genera pago de las horas extras, lo registre en el sistema y además, se nos envíe los documentos debidamente autorizados para convalidarlos y aprobarlos y así generar el archivo que se carga al sistema GP, para que se calcule y pague los sobre tiempos; por lo que, se solicitó que las áreas respectivas soliciten la capacitación por parte de informática, para que se les asignen las claves y usuarios respectivos a quien ellos indiquen, actualmente algunas áreas ya lo hacen, estamos integrando a las restantes; esto con el fin ir automatizando el reporte y minimizar el proceso manual ….” 82 Este procedimiento no puede ser aplicado para el personal de operadores de las Plantas de Tratamiento que forman parte de la Gerencia de Operaciones, pues debido a la dificultad en la programación del cálculo de horas extras para turnos especiales, se realizan de forma manual, Al respecto, en el 2009, el Gerente Administrativo solicitó con memorando GARN-2009- 519 de 18 de marzo de 2009, al Gerente de Planificación, realizar un estudio técnico para adquirir la actualización del sistema informático de Recursos Humanos GP, en plataforma CG/WEB, con el propósito de fortalecer sus procesos y sistemas administrativos para asegurar una adecuada provisión de información y servicios en forma ágil y oportuna. El Jefe de Recursos Humanos (E) con memorando GARE-2009-1850 de 24 de abril de 2009, dirigido al Jefe de Recursos Informáticos informó lo siguiente: “El Departamento de Recursos Humanos, requiere de una herramienta que integre, dentro de una sola arquitectura, todas las funcionalidades del Departamento, carga y análisis de datos, funcionalidad web, control integrado, simulaciones y creación de escenarios…De acuerdo a la solicitud planteada en memorando GDR-187-2009, adjunto al presente encontrará la información sobre la funcionalidad que desea cada área de Recursos Humanos respecto al software…” Ante esta situación y previos los informes y estudios realizados por las áreas de Gestión del Talento Humano y Tecnología Informática, el Gerente General de la EPMAPS, mediante Resolución 280 de 6 de octubre de 2010, resolvió autorizar el procedimiento de Régimen Especial para la contratación de la Actualización e implementación tecnológica de los sistemas CG/WEB financiero y CG/WEB personal, con la Empresa Información Tecnológica del Ecuador, firmando el 15 de noviembre de 2010, el contrato de adquisición de bienes GPGAA-2010-016, con un plazo de ejecución de 9 meses a partir de la fecha de suscripción del mismo. Sin embargo, hasta la fecha de corte de nuestras operaciones este sistema informático no ha sido puesto en producción en lo que se relaciona con el CG/WEB personal, tal como lo manifiesta el Administrador del contrato que mediante comunicación GNH-2012-0937 de 19 de octubre de 2012 dirigida al equipo de auditoría, informó lo siguiente: “(…)Me permito poner a su conocimiento que el proceso de Actualización e Implementación del Sistema CG/Web Financiero y CG/Web personal, se está llevando a cabo, en el cual, un gran porcentaje de cumplimiento se lo ha realizado, en lo referente a la fase Financiera; en lo que se refiere a la fase Personal, se encuentra analizando la funcionalidad que ofrecería la misma, ya que ante las nuevas expectativas de Gestión de la actual Gerencia de Gestión de Talento Humano, es obligatorio contar con una herramienta integral al 100%, por lo que de ser necesario, estaríamos en la posibilidad de contar con una recepción parcial del Contrato en referencia; una vez, que se cuente con los datos decisorios, comunicaremos la posición de la Institución al respecto. En cuanto se refiere al cumplimiento del mismo, este ha sobrepasado la fecha contractual, incluidos dos ampliaciones de plazo, lo que ha generado las multas correspondientes y que están establecidas contractualmente, las mismas que constarán en la liquidación respectiva.” 83 Al respecto la norma de control 410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo establece: “La Unidad de Tecnología de Información regulará los procesos de desarrollo y adquisición de software aplicativo con lineamientos, metodologías y procedimientos. Los aspectos a considerar son: (…).-6. En caso de adquisición de programas de computación (paquetes de software) se preverán tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrán el suficiente nivel de detalle en los aspectos técnicos relacionados, garantizar la obtención de las licencias de uso y/o servicios, definir los procedimientos para la recepción de productos y documentación en general, además de puntualizar la garantía formal de soporte, mantenimiento y actualización ofrecida por el proveedor.-(…)8. La implementación de software aplicativo adquirido incluirá los procedimientos de configuración, aceptación y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validación contra los términos contractuales, la arquitectura de información de la organización, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el desempeño del sistema, la documentación y los manuales de usuario, integración y planes de prueba del sistema.” A pesar de que en dicho contrato constaba que el nuevo sistema informático ofrecía mejoras sustanciales al sistema GP/GRH que la Empresa dispone actualmente, este no ha sido implementado en lo relacionado al CGWEB/Personal. Conclusión La EPMAPS adquirió un nuevo aplicativo para brindar mejoras sustanciales al software que actualmente dispone el Departamento de Gestión de Talento Humano; sin embargo, este no ha sido implementado en lo relacionado al CGWEB/Personal, lo que ocasionó que los procesos relacionados con el cálculo de horas extras y liquidación de haberes continúen sin el apoyo de una herramienta informática que permita la automatización integral de sus procesos. Recomendación Al Jefe de Tecnología Informática 53. En coordinación con el Jefe de Gestión de Talento Humano, analizará la posibilidad de desarrollar internamente los módulos requeridos por el Departamento de Gestión del Talento Humano, o en su defecto realizarán el trámite para adquirir un software comercial, de tal forma que esta implementación sirva de apoyo a los procesos desarrollados por esta dependencia. Implantación del servicio de mesa de ayuda La norma de control interno 410-12 relacionada con la administración de soporte de tecnología de información establece lo siguiente: 84 “La Unidad de Tecnología de Información definirá, aprobará y difundirá procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnológicos que se ofrecen.-Los aspectos a considerar son:-1. Revisiones periódicas para determinar si la capacidad y desempeño actual y futuro de los recursos tecnológicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.- (…)6. Definición y manejo de niveles de servicio y de operación para todos los procesos críticos de tecnología de información sobre la base de los requerimientos de los usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a las capacidades tecnológicas.-7. Alineación de los servicios claves de tecnología de información con los requerimientos y las prioridades de la organización sustentados en la revisión, monitoreo y notificación de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos. -8. Administración de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de información y de cambios que demandan los usuarios, a través de mecanismos efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros…” Así mismo, la norma 410-13 relacionada con el Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios señala lo siguiente: “Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodología y el proceso a seguir para monitorear la contribución y el impacto de tecnología de información en la entidad..-La Unidad de Tecnología de Información definirá y ejecutará procedimientos, mecanismos y la periodicidad para la medición, análisis y mejora del nivel de satisfacción de los clientes internos y externos por los servicios recibidos.” El 22 de febrero de 2011, el Gerente General de la EPMAPS, aprobó la “Actualización del Plan Estratégico de Informática”, en el cual constan, los procesos de modernización tecnológica empresarial que deben ser ejecutados entre el 2011 y el 2014, dicho documento se elaboró con el objetivo de actualizar la plataforma tecnológica de software, hardware y telecomunicaciones, para apoyar a la automatización de los procesos del negocio. Como parte del desarrollo de este Plan, se encuentra ejecutando el proyecto 1.4.1 Gestión de los procesos de TI con ITIL, que tiene como objetivo automatizar tareas de la unidad de TI haciendo uso de las mejores prácticas bajo el marco de trabajo de ITIL v3. (TI Infraestructure Library mejores prácticas de la industria de Infraestructura Tecnológica a nivel mundial). Este proyecto de acuerdo al Plan Informático tiene un plazo de 36 meses a partir de junio de 2012 mismo que de acuerdo al cronograma establecido concluirá en diciembre del 2014. Para este fin, la EPMAPS suscribió el contrato de consultoría CDC-EPMAPS-GPT-03-2012 de 9 de julio de 2012 con la Empresa BIGBRANCH S.A (Intergrupo) para realizar el servicio de ASSESSMENT DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍA Y PROCESOS DE TICS BASADOS EN ITIL. Como producto de esta consultoría se obtuvo el informe final denominado “Proyecto Gestión de los Procesos de TI con ITIL”, en el que se definió el formato y plantilla para levantar un Catálogo de Servicios en base a las recomendaciones contenidas en las mejores prácticas de ITIL. 85 En el documento se estableció el análisis GAP de la Mesa de ayuda así como la definición para la implementación de los procesos de incidentes, requerimientos y problemas que deben ser implantados en el Departamento de Tecnología Informática para atender al cliente empresarial. A partir de este informe se ha planteado la segunda fase del proyecto en el cual se propondrá la definición del Catálogo de Servicios, definición de acuerdos de niveles de servicio (SLA: Service Level Agreement), definición del proceso de configuración y, definición de los términos de referencia que permitirán proponer y gestionar la contratación de un Servicio de Mesa de Ayuda. De acuerdo a la planificación operativa y presupuestaria del 2013 para el Departamento de Tecnología Informática, esta consultoría se ejecutará en el primer semestre del 2013. Si bien con esta segunda fase se podrá complementar la definición de los procesos necesarios que soportarán la implementación de Mesa de Ayuda apoyado en el marco de trabajo ITIL bajo una modalidad de servicio contratado, este instrumento no ha sido implantado en el Departamento de Tecnología, por lo tanto ha dejado de ser un proyecto que reemplace únicamente el contingente de pasantes en el Grupo de Asistencia a Usuarios de la Empresa. El Plan Estratégico de Tecnología de la EPMAPS, tiene bien estructurados los proyectos a ejecutar a fin de que en el año 2015 la EPMAPS pueda contar no solamente con la mejor tecnología a su alcance, sino que también pueda tener personal capacitado, sistemas de información adecuados a sus necesidades y una estructura que esté ajustada con los requerimientos de la organización. Sin embargo, muchas de las actividades que se llevan a cabo por el personal del Departamento no están relacionadas con el desarrollo de los proyectos, también hay muchas actividades relacionadas con el soporte a los usuarios y el mantenimiento a los sistemas, lo que no se está midiendo efectivamente. Conclusión La EPMAPS al no contar con el servicio de Mesa de Ayuda, debido a que la atención al usuario se la realizó con la contribución de pasantes universitarios en la carrera de tecnología informática; permitió que los usuarios de la Empresa no logren identificar como los servicios de Tecnología, apoyan sus actividades cotidianas y a los procesos de la Institución. Recomendación Al Jefe de Tecnología Informática 54. Continuará con el proceso de contratación del servicio de Mesa de Ayuda, hasta su implantación, con el fin de que el departamento de Tecnología Informática, adopte las mejores prácticas internacionales para la gestión de tecnología y servicios relacionados lo que permitirá establecer niveles adecuados de servicios de toda la plataforma tecnológica que sustenta la Empresa. Para lo cual se tomará en cuenta las siguientes actividades relacionadas: o Capacitar a los usuarios, respecto a los procedimientos de uso de los servicios, 86 o Considerar en este servicio lo relacionado con: requerimientos, cambios, niveles de servicio, configuración, disponibilidad, gestión financiera de los servicios y de la continuidad de los servicios de TI. 500 INFORMACION Y COMUNICACIÓN Como resultado de la Evaluación del Control Interno a este grupo de normas, se obtuvieron calificaciones de MUY CONFIABLE. Es de responsabilidad de las autoridades, funcionarios y servidores de la empresa mantener los canales de información y comunicación en el nivel alcanzado. 600 SEGUIMIENTO Estructura y metodología para la aplicación de la supervisión y evaluación del control interno institucional La norma 600-01 Seguimiento Continuo o en operación, establece que en los niveles directivos y de gerenciamiento de la Empresa se debe efectuar un seguimiento permanente del ambiente interno y externo que permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre las 87 condiciones sean estas de carácter real o potencial que afecten al desarrollo de las actividades institucionales. Con la información presentada por la Gerencia General se puede observar que si cuenta con varias herramientas que le permiten evaluar y medir la gestión institucional, entre las cuales se menciona la implementación de una estructura en base a un Modelo de Procesos que según el Reglamento Orgánico Funcional son: gobernantes, centrales y de apoyo en la cual se insertan las diferentes Direcciones y Gerencias. Se evidencia igualmente las evaluaciones periódicas de la gestión estratégica institucional mediante el Plan Estratégico plurianual y Operativo Anual que permiten evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales mediante la aplicación de varios indicadores de gestión y en el ámbito Financiero mediante el Presupuesto Institucional Anual. De la documentación se puede evidenciar que se cuanta con varias herramientas informáticas que facilitan el seguimiento de la gestión administrativa interna como son: Sistema de seguimiento a las disposiciones de la Gerencia General, Sistema Business Objets, Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de los Exámenes Especiales aprobados por la Contraloría General del Estado y por Firmas Privadas de Auditorias, Sistema de Seguimiento de las Resoluciones y Recomendaciones del Directorio. En el ámbito externo se dispone del Sistema de seguimiento Quito Avanza del DMQ y de los compromisos de la Alcaldía. Por lo que se aprecia que existe un desarrollado seguimiento de las operaciones tanto administrativas como estratégicas de la Institución pero no se visualiza el seguimiento al control tanto interno como externo de control, al no contar con los resultados de la evaluación, los cuales facilitarían conocer y aplicar medidas oportunas en condiciones reales o potenciales que impactan al desarrollo de las actividades, la ejecución de los planes y el cumplimiento de objetivos. De la información proporcionada por la Gerencia General no se ha podido identificar la dependencia responsable de la aplicación metodológica de la supervisión del control interno de los controles claves identificados en los procesos centrales y de apoyo, durante el desarrollo de las operaciones normales de las mismas, y la evaluación del grado de funcionamiento del control interno institucional, con el fin de determinar la vigencia y la calidad mediante los reportes o informes con las sugerencias de los cambios que sean necesarios para que estos mantengan su efectividad. Por lo que según la Guía para la Supervisión de Sistemas de Control Interno, emitida en 2009 por el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission (COSO) la supervisión debe permitir: al Gerente y Directorio: determinar si el sistema de control interno funciona de forma efectiva, mejorar la eficacia y la eficiencia general de la organización ayudando a identificar y corregir deficiencias de control y Promover una buena gestión de control en la organización. Por lo que en base a lo expuesto las gerencias no cuentan con un planteamiento efectivo para la supervisión del control interno que considere como mínimo los siguientes elementos: 1.-el establecimiento de una base de supervisión, (tono “desde arriba”, estructura organizativa, referencia de la efectividad del CI); 2.- el diseño y ejecución de procedimientos de supervisión priorizados en base a los riesgos sobre la consecución de los objetivos de la organización, (priorizar riesgos, identificar los controles y su información, implementar los 88 procedimientos de supervisión y 3.- la evaluación y comunicación de los resultados, así como el seguimiento de las acciones correctivas cuando sea aplicable, (priorizar los hallazgos, comunicar los resultados al nivel apropiado y hacer seguimiento para las acciones correctivas). La metodología expuesta permitirá la formulación de soluciones debidamente sustentadas con respecto a la efectividad del control interno de la Entidad. Según la norma de control interno 600-02 Evaluaciones periódicas, son la máxima autoridad y todos los servidores que participan en la conducción de las labores institucionales quienes deben promover y establecer una autoevaluación periódica de la gestión y el control interno de la entidad tomando como base los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes con el objeto de corregir de manera oportuna eventuales desviaciones que pongan en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales. De la información entregada en medios magnéticos como respaldo de la aplicación del CCI se detallan las mismas herramientas y sistemas y que fueron ya citados en párrafos anteriores al referirse la norma 600-01 Seguimiento Continuo o en operación y se les añade otras como: Diagnostico del Sistema de costos para la Gestión de la Empresa, Diseño y mejora de las políticas contables y plan de cuentas, diagnostico del área contable para la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIFS), levantamiento de los Activos de la Empresa. Se tiene instrumentos de evaluación periódica de las operaciones estratégicas, administrativas y técnicas de la Empresa y se cuenta con herramientas que permiten el seguimiento de las observaciones realizadas por el Organismo Técnico de Control, Auditoría Interna y firmas privadas de Auditoria. En base a los lineamientos establecidos para la evaluación del control interno la Entidad aun no dispone de uno de los elementos importantes, de la supervisión del control interno, como es la evaluación y comunicación de los resultados, así como el seguimiento de las acciones correctivas de ser el caso, en consecuencia no se ha considerado: la priorización de los hallazgos, la comunicación de los resultados al nivel apropiado y el seguimiento de las acciones correctivas Acciones tomadas: El Gerente de Planificación y Desarrollo procede a suscribir el 8 de agosto de 2012 , un contrato complementario con la Consultora con el objeto de brindar “Asesoramiento para el Diseño del área de coordinación del Sistema de Control Interno de la Empresa Publica Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento”, el cual contempla dos fases: Fase 1 Reporte de Visión del Estado Futuro del Área de Coordinación del Sistema de Control Interno y Fase 2 Diseño del Área de Coordinación del Sistema de Control Interno. En relación al informe de la Fase 1 fue aprobado el 28 de septiembre de 2012 y esta pendiente la elaboración del informe de revisión y aprobación del informe de la Fase 2. Conclusión: La entidad dispone de herramientas que le permiten evaluar y medir la gestión institucional, en base a una estructura orgánica dividida por procesos. Así mismo, cuenta con evaluaciones periódicas de la gestión estratégica institucional en base del Plan Estratégico plurianual y operativo, que le permiten hacer un seguimiento de las metas y objetivos 89 institucionales, mediante la aplicación de indicadores de gestión y en el ámbito financiero mediante el Presupuesto Institucional Anual; y está pendiente los resultados de la consultoría lo que permitirá contar con un area de coordinación del Sistema de Control Interno lo que permitirá a la máxima autoridad de la Entidad y a las demás gerencias efectuar el seguimiento y la evaluación del control interno institucional de cuya aplicación se generarían los informes de resultados que permitan establecer los correctivos necesarios para fortalecer y mantener actualizado el control interno institucional. Recomendación Al Gerente General 55. Dispondrá a la Gerencia de Planificación y Desarrollo que una vez con el producto del estudio de diagnóstico, elabore los procedimientos de gestión necesarios, en base a los procesos existentes del Departamento de Desarrollo Corporativo, con el objeto de implantar un sistema de seguimiento continuo del ambiente de control interno y externo que permitan aplicar medidas oportunas para un desarrollo optimo de las actividades administrativas y técnicas de la Empresa; además, este sistema deberá promover y establecer una autoevaluación periódica de la gestión y control interno sobre la base normativa vigente, obteniendo como resultado las medidas correctivas necesarias que disminuyan el riesgo del cumplimiento de los objetivos institucionales establecidos. Con comunicaciones: 89-AI-2012 de 20 de junio y 124-AI-2012 de 14 de septiembre de 2012, se dieron a conocer los resultados provisionales de la evaluación de control interno, así como las recomendaciones respectivas para su implementación al Gerente General. Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad, agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las unidades administrativas la implementación inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluación y solicitar se informe a esta Unidad de Auditoría Interna, las acciones adoptadas. Con esta evaluación la Unidad de Auditoría Interna cumple con la responsabilidad establecida en el artículo 12 literal c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que estipula que “… la unidad de auditoría interna será responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades…” contribuyendo de esta manera, al mejoramiento de la gestión institucional. Ing. Miguel Ángel Játiva AUDITOR INTERNO 90