SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

220-60374, 18 de septiembre de 2003
Ref.: Distribución de utilidades; manejo de presupuesto y aclaración de concepto proferido por la
Intendencia de Bucaramanga.
1. En primer lugar, con relación al tema sobre distribución de utilidades, consulta si es posible su distribución cada
tres meses, con fundamento en los estatutos de una sociedad de responsabilidad limitada; en el evento en que
deba hacerse en períodos anuales con corte a 31 de diciembre, solicita se informe la norma que así lo dispone y, si
no es posible hacerla antes de la fecha citada, pregunta si la junta de socios puede adoptar un sistema de anticipo
de utilidades, para que dicho porcentaje pueda ser usufructuado por los asociados.
2. Conforme con el segundo de los asuntos planteados, pregunta si es verdad lo afirmado por el contador de la
empresa, cuando expresa que el gerente de la compañía está facultado para ejecutar gastos con cargo a otros
rubros al haberse agotado el de "Gastos Diversos", en razón a que tal facultad corresponde a la junta de socios,
cuando en una de las disposiciones contenidas en los estatutos se expresa que "Es función de la junta de socios
analizar y aprobar el presupuesto de ingresos y gastos de la sociedad y las operaciones presupuéstales de crédito
de la misma". Finalmente, solicita se informe la existencia de alguna ley o norma que regule el manejo presupuestal
en la empresa privada como lo hay para el sector público, en caso contrario, si es posible que el máximo órgano
social elabore un manual para el manejo presupuestal de la empresa, convirtiéndose en ley para las partes, que
servirá para dirimir conflictos sobre su de manejo presupuestal ante la autoridad competente.
3. Por último, frente al concepto proferido por la Intendencia de Bucaramanga, en el que, refiriéndose a la
posibilidad de someter a control a una sociedad investigada (art. 85 de la Ley 222 de 1995) "... para poder así
ejercer la facultad consistente en ordenar la remoción no solo de los administradores (representante legal y
miembros de la junta directiva) sino también del revisor fiscal y empleados...", pregunta ¿cómo puede la
Superintendencia remover a los miembros de la junta de socios ya que pertenecen a una compañía de
responsabilidad limitada y por derecho propio son los únicos que pueden conformarlas, a diferencia de las juntas
directivas que sus miembros pueden ser representados por las personas que escoja la asamblea?. En tal evento,
solicita se informe la ley que lo permita y quienes lo reemplazarían, o, si por el contrario, solo es posible que
respondan por los daños y perjuicios que le causen a los demás asociados.
En el orden expuesto, se procede a dar respuesta a las inquietudes planteadas, previa algunas precisiones de orden
legal.
1. Los artículos 445 y 446 del Código de Comercio, aplicables a las sociedades de responsabilidad limitada por
remisión del artículo 371 de la misma obra, consagran que a más tardar, a 31 de diciembre de cada año las
sociedades deberán cortar sus cuentas y producir el balance general, con el fin de ponerlo a consideración del
órgano rector para su aprobación o improbación, acompañado entre otros documentos, del proyecto de distribución
de utilidades repartibles – num. 2 art. 446 en concordancia con el num. 3 del art. 187 ibídem-.
A la luz de las normas citadas, junto con el artículo 34 y siguientes de la Ley 222 Cit., se colige, en primer lugar,
que corresponde privativamente a la junta de socios, decidir y disponer libremente sobre el reparto o no de las
utilidades; en segundo lugar, que el máximo órgano social debe reunirse, por lo menos, una vez al año para tal
propósito, lo que en otros términos significa que estatutariamente pueden pactarse otros cortes de fin de ejercicio
Vr. Gr. semestral o trimestralmente, circunstancia que impone el cierre definitivo del ejercicio, en la época
estipulada, por tanto la preparación y difusión del balance general correspondiente, para que en la reunión
correspondiente, en la que además de tratar los asuntos que se mencionan en el artículo 422 del Cit. Cód., la junta
de socios conozca y apruebe los documentos e información a que se refieren los citados artículos 445 y 446, y
resuelva sobre la distribución de utilidades liquidas del ejercicio.
En ese orden de ideas, en la forma y términos indicados, observando las obligaciones que se derivan de la misma,
como son publicación de los estados financieros; ejercicio del derecho de inspección sobre los libros y documentos
de la sociedad, dentro del término de la convocatoria; envío de los estados financieros a la entidad que ejerza
vigilancia sobre el ente societario, si fuere el caso, entre otras exigencias, es legalmente viable que
estatutariamente se dispongan cortes de cuentas diferentes a las anuales.
Sumado a la normativa expuesta, otras disposiciones determinan la imposibilidad de la distribución anticipada de las
utilidades, un claro ejemplo es el artículo 151 del C. de Co., que prohíbe el reparto de utilidades o excedentes "...si
éstas no se hallan justificadas en balances reales y fidedignos...", mandato que se reitera en el artículo 451 ibidem
cuando dispone que "...se repartirán entre los accionistas las utilidades aprobadas por la asamblea, justificadas por
balances fidedignos y después de hechas las reservas legal, estatutaria y ocasionales, así como las apropiaciones
para el pago de impuestos".
Admitir la posibilidad del reparto anticipado de utilidades o percibir un porcentaje antes de que el máximo órgano
social apruebe los estados financieros correspondientes, además de ser contrario a la ley, es desconocer que como
consecuencia de las operaciones realizadas durante el ejercicio, el ente económico puede generar perdidas, no
generar resultados positivos o producir beneficios o ganancias, evento éste último entendido como el "resultado
económico del ejercicio obtenido, al deducir los egresos totales de los ingresos totales del ente contable..."
(Diccionario de Términos Contables en Colombia), que permite el reparto o no de utilidades.
2. Sea lo primero manifestarle que nuestro ordenamiento jurídico contempla la posibilidad de que en el contrato
social se pacten cláusulas que regulen el funcionamiento de la empresa, válidas en la medida en que no
contravengan disposiciones legales. Bajo ese presupuesto, el contrato de sociedad es ley para las partes (art. 1602
del C. C. y num. 14, art. 110 C. de Co.).
No obstante que de las disposiciones se predique su legalidad, en el caso objeto de examen, resulta inconveniente
para la eficiente gestión administrativa y operacional de la compañía, al supeditar la toma de decisiones por parte
del administrador a la aprobación del máximo órgano social. Lo recomendable sería limitar estatutariamente la
capacidad de contratación del representante legal, sea por la naturaleza y/o el monto de la operación, y adoptar
medidas de control interno eficientes que permitan garantizar la debida destinación y utilización de los recursos
generados por la compañía.
Bajo esa perspectiva, si bien no existe norma legal alguna que regule el manejo del presupuesto en el sector
privado, nada se opone a la elaboración de un manual interno que reglamente la materia, pero que no limite
innecesariamente la gestión de la administración para la buena marcha de la empresa.
3. Respecto a la aclaración del concepto, en el aparte al que hace referencia su escrito, pertinente resulta
manifestarle que tal como lo expresó la Entidad, a través de la Intendencia Regional, el citado artículo 85 difiere
facultades especiales al Superintendente de Sociedades en ejercicio de la atribución de Control, entre ellas, la de
"Ordenar la remoción de administradores, revisor fiscal y empleados, cuando se presenten irregularidades que así lo
ameriten" (Num. 4º).
En primer lugar, debe tenerse en cuenta que una cosa es ser administrador de la compañía, calidad que ostentan
los miembros de junta directiva (art. 22 de la Ley 222/95), y otra muy distinta, socio o accionista de la misma,
condiciones que sin lugar a dudas pueden concurrir en la misma persona. Entonces lo que se procura con la
atribución mencionada es que los asociados, reunidos en asamblea general, remuevan del cargo al miembro de
junta directiva contra quien recae la medida y procedan a efectuar una nueva designación, lo que en modo alguna
implica desconocimiento de su calidad de socio o accionista y de los derechos que la ley le otorga.
En segundo lugar, con relación a su afirmación según la cual no es posible remover a los miembros de la junta
directiva "ya que pertenecen a una compañía de responsabilidad limitada y por derecho propio son los únicos que
pueden conformarlas", es oportuno aclararle que cualquiera que sea el tipo societario Vr, Gr. sociedades de
responsabilidad limitada, en las que por ley – sociedades anónimas- o por estatutos se prevea la conformación de la
junta directiva, deberá darse aplicación a las reglas previstas en el artículo 197 del C. de Co. para su integración, es
decir, su conformación se hará por aplicación del sistema del cuociente electoral, lo que excluye de plano el
concepto de que la calidad de socio o accionista le otorga el derecho de ocupar un renglón en la misma.
En resumen, es la orden de remoción impartida por esta Superintendencia, la que faculta al órgano social
competente o junta de socios, para remover del cargo a los miembros de la junta directiva y a efectuar una nueva
designación, sin perjuicio de las sanciones que en uso de la atribución conferida en el numeral 3º, art. 86 ibidem, la
Entidad imponga a quienes incumplan sus ordenes, violen la ley o los estatutos, además de la responsabilidad
solidaria e ilimitada asignada a los administradores por los perjuicios que, por dolo o culpa, ocasionen a la sociedad,
a los asociados o a los terceros en general (art. 23 ibidem), ello sumado a las acciones penales, si hubiere lugar a
ello.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del
presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.