INSTRUCTIVO REPORTE DE NOVEDADES GENERADAS POR LICENCIAS E INCAPACIDADES FECHA: SEPTIEMBRE 24 DE 2012 VERSIÓN: 02 MACROPROCESO: ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CODIGO: AF-IN-333 PAGINA: 1 DE 3 PROCESO: GESTIÓN HUMANA 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para el reporte de novedades generadas por licencias de maternidad y paternidad e incapacidades por enfermedad general, accidentes de trabajo o enfermedad laboral, otorgadas por las EPS y la ARL. 2. ALCANCE Aplica para el personal vinculado a la Universidad con contrato laboral y contrato de aprendizaje. 3. DEFINICIONES Incapacidad: es el estado de inhabilidad física o mental del trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal su cargo. Accidente de trabajo: es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Enfermedad Profesional: es todo estado patológico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes físicos, químicos o biológicos. Licencia de maternidad: es el período remunerado de catorce (14) semanas que se concede a la empleada por el nacimiento de su hijo. Licencia de paternidad: es el período remunerado de ocho (8) días hábiles, que se concede al empleado para acompañar a la cónyuge o compañera permanente, en los primeros días del nacimiento de su hijo, previo el cumplimiento de los requisitos legales. 4. GENERALIDADES Las incapacidades y licencias particulares deben ser validadas ante la EPS a la cual está afiliado el empleado; la Universidad sólo reconoce incapacidades y licencias que sean expedidas por la correspondiente EPS a la cual está afiliado el empleado. En los períodos de incapacidad y de licencia se excluye el aporte a riesgos laborales del empleado. REVISÓ: NOMBRE: DORA ALBA GOMEZ GIRALDO CARGO: JEFE DE GESTIÓN HUMANA APROBÓ: NOMBRE: CLAUDIA MARÍA MEJÍA MONTOYA CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana INSTRUCTIVO REPORTE DE NOVEDADES GENERADAS POR LICENCIAS E INCAPACIDADES Con el fin de procurar la recuperación integral del empleado, el jefe inmediato velará porque se cumplan los períodos completos de la incapacidad y bajo ninguna circunstancia le permitirá laborar durante estos períodos. 5. CONTENIDO Es obligación del empleado informar inmediatamente a su jefe sobre la incapacidad, la licencia de maternidad o de paternidad otorgada por la EPS y hacérsela llegar a más tardar al día siguiente en original y copia. El jefe inmediato es el responsable de remitir a Gestión Humana el formato de la incapacidad en original y copia, indicando al reverso de la copia los siguientes datos: cargo del empleado, centro de costos, firma y fecha del Jefe. 5.1 Accidente de trabajo En caso de accidente de trabajo el empleado lo debe reportar de inmediato a su jefe, presentarse en Salud Ocupacional para la evaluación médica y proceder ante la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). 5.2 Incapacidades superiores a 15 días Cuando la incapacidad supere los 15 días, el trabajador debe solicitar cita en Salud Ocupacional para que sea evaluado antes de iniciar sus actividades. De dicha evaluación se le entregará una constancia con las recomendaciones, la cual debe hacer llegar al jefe, quien velará por el cumplimiento de éstas. 5.3 Licencia de maternidad La empleada inmediatamente conozca su estado de embarazo, lo debe informar por escrito al jefe inmediato con copia a Salud Ocupacional y a Gestión Humana, anexando la constancia expedida por el médico sobre la fecha probable de parto. Licencia de maternidad preparto: Ésta será de dos (2) semanas con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre no puede optar por estas dos (2) semanas previas, podrá disfrutar las catorce (14) semanas en el posparto inmediato. Así mismo, la futura madre podrá trasladar una de las dos (2) semanas de licencia previa, para disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozaría de trece (13) semanas posparto y una semana preparto, que será de obligatorio goce. La fecha de inicio del disfrute, se calcula previamente con base en la fecha probable de parto, la cual es notificada por el Médico de Salud Ocupacional a la empleada con copia al Jefe inmediato y a Gestión Humana. PÁGINA 2 DE 3 VERSIÓN: 02 CÓDIGO: AF-IN-333 El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana INSTRUCTIVO REPORTE DE NOVEDADES GENERADAS POR LICENCIAS E INCAPACIDADES Licencia de maternidad posparto: Ésta licencia tendrá una duración de doce (12) semanas contadas desde la fecha del parto, o de trece (13) semanas por decisión de la madre de acuerdo con lo previsto en el literal anterior, salvo imprevistos de parto prematuro, en cuyo caso el disfrute de las 14 semanas se hará desde la fecha del parto. 5.4 Licencia de paternidad El empleado debe informar a su jefe el nacimiento de su hijo y tramitar inmediatamente ante la EPS la licencia de paternidad, para lo cual deberá aportar: registro civil de nacimiento de su hijo y certificado laboral en el cual conste el horario de trabajo. El empleado deberá tener en la cuenta el plazo máximo otorgado por la EPS para tramitar este beneficio. 5.5 Reporte de incapacidades y licencias en el período de vacaciones El mismo día que se terminen las vacaciones colectivas o individuales, el empleado deberá notificar y entregar el formato expedido por la EPS a su jefe, quien solicitará por escrito a Gestión Humana la prórroga de las vacaciones del empleado, anexando el certificado de la incapacidad o de licencia. El disfrute o ampliación de las vacaciones debe realizarse al día siguiente que termina la incapacidad. 5.6 Seguimiento de reporte y pago de licencias e incapacidades Gestión Humana realiza la verificación con cada EPS de la información sobre incapacidades otorgadas a los empleados y sus correspondientes pagos. La liquidación y pago al empleado de los períodos de incapacidad otorgados por la EPS, se realiza teniendo en la cuenta lo siguiente: - Por accidente de trabajo, enfermedad profesional, licencia de maternidad y paternidad se reconoce el 100% del ingreso base de cotización (Ibc). - Por enfermedad general se reconoce el 66.66% hasta el día 90; del día 91 en adelante se reconoce el 50% del Ibc. - Por disposición Institucional, para las incapacidades por enfermedad general con igual diagnóstico y superiores a 15 días, se reconocerá a partir del día 16 un auxilio correspondiente al 60% del 33.33% deducido al empleado. De igual forma se le reconocerá a los empleados con más de 90 días de incapacidad por enfermedad general, el 60% del 50% deducido. PÁGINA 3 DE 3 VERSIÓN: 02 CÓDIGO: AF-IN-333 El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana