CURSO FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN Tarea 4 Datos de

CURSO FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN
Tarea 4
Datos de quien o quienes realizan la tarea:TEMA: “Reuniones efectivas”
CEDULA
NOMBRE Y APELLIDO
E-MAIL
20483501 ANA ESPERANZA VANEGAS ARDILA
52186127 JUDITH YOLANDA GAMBOA GARCIA
80226259 LUIS ALFONSO CANO BACCA
TELEFONO
ana.vanegas@idu.gov.co
judith.gamboa@idu.gov.co
luis.cano@idu.gov.co
3445000 EXT.3301
3445000 EXT.3311
3445000 EXT.3311
FECHA: del lunes 10 al domingo 16 de noviembre de 2014
Objetivo:
Al finalizar el tema usted estará en capacidad de
Aplicar los conocimientos y utilizar las herramientas para realizar reuniones efectivas.
Identificar y aplicar los conceptos de cultura de trabajo en equipo.
Instrucciones:
Tenga en cuenta las instrucciones para el desarrollo de cada uno de los puntos de la tarea. De lo contrario su nota podrá
disminuir.
1. Punto1: resolver el siguiente caso
Caso reuniones efectivas: (vale 10 puntos)
En la Fábrica de Sacos Rosita, es habitual hacer reuniones semanalmente en las cuales se presentan las
siguientes situaciones:
Las reuniones son siempre de 15 personas como mínimo, porque se convoca a muchos asistentes“por si
acaso”sus responsables no siempre asisten.Se envía un orden del díacon un par de días antes de la
celebración,
las
reuniones
se
prolongan,
entre
4
o
6
horas.
La concreción sobre los diferentes temas es poca.Se intenta avanzarpero siempre quedan puntos pendientes, lo
que impide sacar conclusionesy acciones a seguir.Pasan los días y esos acuerdos verbales quedan en el
airey cuando se vuelve a realizar una reunión de trabajo sobre esos asuntos hay que comenzar de cero porque
prácticamente nadie avanzó su parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los otros tampoco lo hicieron.
La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal está muy presionado debido a que
por la asistencia a las reuniones se les atrasa su trabajo y para poderlo sacar adelante tienen que
quedarse laborando fuera de su horario habitual.
¿Qué problemas ves aquí? ¿Suele ocurrir algunas cosas de éstas en tu entidad?Teniendo en cuenta lo visto en
el tema de reuniones efectivas, ¿Cómo tendría que desarrollarse la reunión para que fuera realmente efectiva?
- Caso Fabrica Sacos Rosita:
- Problemas que se observan:
No hubo una agenda planificada o preparada o socializada con suficiente anterioridad y por ende los miembros
del equipo de trabajo no fueron conscientes de que el éxito de la reunión era responsabilidad de todos.
Desde el inicio, no se tenía claro los objetivos de la reunión.
Desde el inicio no hubo un moderador para dirigir el orden de las intervenciones como tampoco un secretario
para que tomara nota de las intervenciones y de los compromisos.
No hubo compromiso por parte de los personas, ya que no se elaboró un acta, como tampoco seguimiento ni
evaluación sobre los mismos por parte del líder.
Como no hubo un moderador, no se dejo claro las reglas de juego desde el principio, como el manejo del tiempo
de los participantes, lo que impide que se avance y si concrete los temas.
Asistieron muchas personas, lo que dispersa la discusión y no genera conclusiones concretas.
La reunión fue muy prolongada, lo que genera cansancio y monotonía.
Al finalizar la reunión no se hizo una evaluación de la misma, estableciendo las aspectos positivos y los
aspectos a mejorar, como tampoco se determinaron compromisos.
- En mi entidad (IDU) no suelen ocurrir los problemas señalados.
-
Para que las reuniones en la Fábrica de Sacos Rosita, sean realmente efectivas. Se deberían
desarrollar así:
Las reuniones son siempre de máximo 5 personas como máximo, y en todo caso, siempre hay un
representante por dependencia. En caso que los temas a tratar requieran la presencia de más personas, sus
presencias estará debidamente justificadas. Se envía el orden del día con una semana de anticipación a todos
los futuros participantes, con los temas a tratar y con una breve reseña de los mismos. Al iniciar la reunión, hay
un/a moderado/a, secretaria/o, todos los participantes están debidamente documentados y el moderador
establecen las reglas de juego, como el tiempo de las intervenciones y los descansos, entre otros aspectos. Así
mismo se determina que la reunión durará máximo 2 horas, con términos perentorios de intervención y
conclusiones. La reunión se desarrolla dentro de los términos y condiciones establecidos en la agenda y el
orden del día. Al finalizar en el acta se evalúa los aspectos positivos y los aspectos a mejorar para la o las
próximas reuniones. Igualmente se establecen compromisos y los tiempos de seguimiento de los mismos. En el
acta a su vez se establece la fecha de la nueva reunión, donde se verificaran los compromisos pactados. En la
nueva reunión se ha seguimiento a los compromisos pactados, estableciéndose que se han cumplido, lo que
genera una mayor compromiso con la empresa, lo que redunda en su productividad y en un buen ambiente
laboral.
Punto 2: crucigrama
Encuentre las palabras que corresponden a conceptos vistos en el tema: “Reuniones efectivas”, que se dan a continuación.
(Vale 9 puntos)
S
A
G
E
N
D
A
V
I
S
T
E
S
C
C O M U
C
H
A L U A
R
M O D E
M
P
A
T
I
C
O
M I
C
O
N
C
A
R
R
R
E
R A D
O
R
E
U
A
I
R
S
S
P
C
I
O
B
J
E T O
T
I
V
O N
Horizontales
1. Es el pensamiento, que se basa en la percepción del mundo real en términos de totalidadespara su
análisis, comprensión y accionar. Si el sistema se modifica y afecta las partes.
3.Es uno de los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo
6.Es lo que se debe hacer al finalizar la reunión
7.Es uno de los atributos normalmente presentes en los integrantes de un equipo de trabajo para realizar reuniones eficientes:
8. Persona que en las reuniones efectivas se encarga de dar el uso de la palabra, dirige el ordende las intervenciones y hace
respetar el tiempo de la reunión.
9.Es uno de los atributos normalmente presentes en los integrantes de un equipo de trabajo pararealizar
reuniones eficientes.
Verticales
2. Es un atributo normalmente presente en los integrantes de un equipo de trabajo para realizarreuniones eficientes:
4. Tener total claridad de qué se pretende es la cuota inicial de una reunión exitosa a esto se le llama tener un:
5. Es la planeación de temas a tratar en la reunión, se hace llegar con anterioridad a la reunión
Punto 3:
A. Explique con sus palabras: ¿qué se entiende por cultura de trabajo en equipo? (máximo 10renglones) (vale 3 puntos)
B. ¿Cuáles son los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo? Explique. (Vale 3puntos)
Respuesta punto A: Cultura de trabajo corresponde a:
-
-
Un líder que tiene planificada la agenda y por ende la reunión.
Un líder que ha sensibilizado a los servidores públicos para que preparen los temas, lleguen a tiempo,
participen con creatividad y receptividad por las ideas de sus compañeros, se mantengan en el tema y se
comprometan con los resultados de la reunión.
Un líder que tuvo en cuenta al planificar la reunión, el tiempo de los demás.
Reuniones en un sitio que permita la concentración en el tema o temas a tratar.
Una agenda con reglas de reunión claras sobre el desarrollo logístico de la misma, como son los celulares,
los descansos, las intervenciones e interrupciones.
Al finalizar la reunión, se debe resaltar los aspectos positivos y determinar los aspectos a mejorar.
Respuesta punto B: Los propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo son:
Comunicar: Significa socializar los temas a tratar en la reunión con anterioridad. Así mismo en el desarrollo
de la reunión las intervenciones deben ser concretas y cortas. Y al finalizar la reunión se debe generar los
compromisos y el seguimiento de los mismos, de forma concreta.
Analizar:
Significa que la información objeto de estudio en la reunión, debió haber sido debidamente
recopilada y revisada para que se pueda discutir, con la certeza de que las fuentes fueron debidamente
consultadas.
Discutir información:
Significa que si la información fue debidamente analizada, se puede discutir y debatir
para generar conclusiones y compromisos.
Para el desarrollo de la tarea Ud. debe:
1.Revisar, leer y analizar el material de estudio que aparece en la plataforma.
2.Compartir con sus compañeros(as) de grupo su trabajo individual y entre todos consolidar uno solo.
3.Recuerde que la tarea se debe desarrollar preferiblemente en grupo y que cada integrante del grupo debe subir el mismo
archivo a la plataforma, El integrante del grupo que no suba la tarea no podrá ser calificado.
4.El plazo para subir el archivo a la plataforma es el domingo 16 de noviembre. El criterio de evaluación es el
cumplimiento de los puntos 1, 2, y 3 que reflejarán las competencias analíticas para la identificación y apropiación de
conceptos frente a los temas objeto de estudio, así como su disposición y habilidad para investigar y concertar.
5.La nota máxima se obtiene si Usted desarrolla de manera completa cada uno de los puntos propuestos en la tarea y
si lo hace de acuerdo con las instrucciones que aparecen allí.
La elaboración correcta de la tarea le aporta un 25% de la nota final.
¡¡Mucho éxito!!