Código: PR -EI PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Versión: 3.0 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Fecha: Junio 24 de 2015 Página 1 de 6 RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Jefe Oficina Control Interno Evaluar el estado del Sistema de Control Interno del Ministerio y su mejoramiento continuo a través de la realización de evaluaciones, seguimientos y verificaciones a los diferentes sistemas implementados en el Ministerio, procesos, dependencias o proyectos, analizando sus resultados de acuerdo con lo observado y generando recomendaciones, para junto con la asesoría y acompañamiento necesarios, coadyuvar al fortalecimiento del autocontrol como fin esencial del Sistema, e interactuar en materia de Control Interno con los entes externos que se requiera. Inicia con la identificación y priorización de los objetivos institucionales, la gestión institucional, el mapa de riesgo institucional y la aplicación de la normatividad vigente, realizando las auditorias de control interno y finaliza con la elaboración e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora al proceso. ENTRADAS PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES SALIDAS PRODUCTOS CLIENTE PLANEAR A. Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP; B. Organismos de Control; C. Presidencia de la Republica; D. Todos los Procesos. E. Comités internos de asesoría y coordinación. 1. Políticas, normas. (A, B, C) 2. Directrices. (A, B, C, E) 3. Informes y Planes de mejoramiento. (A,B,C,D,E) 4. Mapa de riesgos institucional.(D) 5. Resultados de Evaluaciones anteriores de Control Interno A. Plan de Acción. Identificar y priorizar los objetivos institucionales, la gestión institucional, el mapa de riesgo institucional y la aplicación de la normatividad vigente. B. Plan de Actividades de la Oficina Control Interno. C. Programa de Auditorías. D. Plan de Acción Formular el Plan de acción 1. Proceso Direccionamiento Estratégico (A). 2. Proceso de Evaluación Independiente. (A, B, C) 3. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno (C) 4. Direccionamiento estratégico Código: PR -EI PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Versión: 3.0 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Fecha: Junio 24 de 2015 Página 2 de 6 ENTRADAS PROVEEDOR INSUMOS 6. Plan estratégico Institucional F. Direccionamiento Estratégico 7. Políticas, Obje- ACTIVIDADES SALIDAS PRODUCTOS CLIENTE tivos y lineamientos de la Entidad HACER A. Proceso de Eva- 1. Proyecto de Proluación Indepengrama de audito- Presentar para aprobación el programa de auditorías diente. rías. (A) incluido en el programa de actividades de la Oficina de Control Interno, al Comité de Dirección del SIG. B. Comité de Direc- 2. Programa de Auditoción del SIG ria aprobado.(B) Coordinar e implementar el programa de auditorías. C. Todos los proce- 3. Planes, Programa sos. de actividades Oficina de Control Interno, D. Departamento requerimientos e inAdministrativo de la formes de la entiFunción Pública- dad(C, D, E, F). DAFP; Realizar asesoría, acompañamiento, evaluaciones, y asistencia técnica a los procesos y atención a los requerimientos teniendo en cuenta los principios de cada uno de los sistemas del Sistema Integrado de Gestión – SIG y la normatividad vigente. Fomentar la cultura del autocontrol. E. Organismos de Control; F. Presidencia de la Republica; Tratamiento PQRSD A. Acta de Comité en 1. Todos los procedonde se aprueba el sos (A). programa de auditorías. 2. Procesos auditados, RepresenB.Informes de auditotante Legal; Coría y seguimiento. mités internos de asesoría y coorC. Listados de asistendinación (B). cia a reuniones. 3. Proceso evaluaD. Informes. ción independiente(C). E. Respuesta a requerimientos 4. Todos los procesos (D). F. Boletines y actas de subcomités Integrados 5. Departamento de Gestión de los pro- Administrativo de la cesos. Función PúblicaDAFP (E). Código: PR -EI PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Versión: 3.0 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Fecha: Junio 24 de 2015 Página 3 de 6 ENTRADAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS G. Gestión de Ser- 5. Indicadores de Elaboración de Estudios Previos vicio a la CiudadaGestión, Mapa de nía Riesgos de los pro- Supervisión y seguimiento de contratos cesos (C). H. Administración 6. Modelo Estándar de Bienes y Servide Control-MECI cios. (D). 7. Programa de actii. Gestión de contravidades Oficina de tación Control Interno (A). 8. PQRSD 9. Plan de Adquisición SALIDAS PRODUCTOS G. PQRSD Contestada H. Estudios Previos aprobados Y CDP aprobados i. Informe supervisor del CLIENTE 6. Organismos de Control (E). 7. Presidencia de la Republica (E). Todos los procesos (F) 8. Usuarios 9. Gestión de Contratación de Bienes y Servicios 10. Contrato legalizado 10. Gestión Financiera Código: PR -EI PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Versión: 3.0 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Fecha: Junio 24 de 2015 Página 4 de 6 ENTRADAS PROVEEDOR INSUMOS A. Proceso Evalua- 1. Plan de acción. ción Indepen- Programa de actividadiente des Oficina de Control Interno(A). B. Direccionamien2. Indicadores Plan to Estratégico. Estratégico InstituC. Administración cional. del SIG. 3. Indicadores Plan de Acción. ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE 1. Proceso Evaluación IndependienB. Actas de subcomité te (A). integrado de gestión. Seguimiento al Cumplimiento de los Planes 2. Proceso Administración del SIG Evaluar y analizar los resultados generados de los me- C. Indicadores y riesgos evaluados (A). canismos de seguimiento y medición. VERIFICAR Evaluar y analizar indicadores del proceso. Seguimiento a los controles de los riesgos. PRODUCTOS A. Informe de Gestión 3. Proceso Direccionamiento Estratégico (A). 4. Formato de Seguimiento y Evaluación del Indicador. 4. Proceso de Direccionamiento 5. Estratégico. 5. Mapa de Riesgos 6. Administración del SIG 7. Proceso Evaluación Independiente Código: PR -EI PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Versión: 3.0 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Fecha: Junio 24 de 2015 Página 5 de 6 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE ACTUAR A. Proceso de eva- 1. Informes de gesA. Plan de mejo- 1. Proceso Evalualuación indepen- tión(A). ramiento del proce- ción Independiente Elaborar e implementar acciones correctivas, preventivas diente so (A). y de mejora al proceso. B. Proceso Admi- 2. Informe de auditoría 2. Proceso Adminisnistración del SIG. (A, B,C). tración del SIG (A). Elaborar e implementar planes de mejoramienB. Planes de mejora- 3. Proceso Direccioto para acciones correctivas, preventivas y/o de C. Proceso Direc- 3. Informes de Auditomiento implemen- namiento Estratégico mejora. cionamiento Estra- ría tados (A). tégico. 4. Administración del 4. Oportunidades de SIG mejora de autoevaluaD. Proceso de Dición. reccionamiento 5. Evaluación IndeEstratégico. pendiente 5. Informes Gestión. E. Administración del 6. Análisis de datos SIG F. Evaluación Independiente G. Entes de Control de 6. Entes de Control Código: PR -EI PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Versión: 3.0 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Fecha: Junio 24 de 2015 Página 6 de 6 REQUISITOS NORMA DE LOS SUBSISTEMAS Matriz de Requisitos REQUISITOS LEGALES GESTIÓN DEL RIESGO Ver Normo grama Ver Mapa de Riesgos DOCUMENTOS RELACIONADOS POLÍTICAS DE OPERACIÓN Ver Listado Maestro de Documentos MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Ver Manual de Calidad y Operaciones ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Indicadores Plan Estratégico Institucional. Indicadores Plan de Acción. Formato de Seguimiento y Evaluación del Indicador. Reuniones de Sub comités Integrados de Gestión. Ver Matriz de aspectos e impactos ambientales