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AUTORES CIENTÍFICO-TÉCNICOS Y ACADÉMICOS
Correo IMAP
Ramón Montero
L
a mayoría de la gente sabe que el correo electrónico, junto con la
navegación web, es el servicio más utilizado por los usuarios de
Internet.
Lo que quizás no conoce todo el mundo es que el correo electrónico no es un servicio, sino dos. Uno se encarga de recoger los mensajes y el otro de enviarlos, siendo totalmente independientes, de
forma que un usuario puede utilizar sólo uno de los servicios o los dos,
siendo lo más normal esto último.
Y así, los usuarios que utilizan el correo electrónico han de tener
en cuenta que, cuando configuran una cuenta de correo-e, deben
introducir los datos de los dos servicios más usuales: el SMTP y el
POP, siendo el primero el encargado de gestionar el envío de nuestros
mensajes y el segundo el responsable de recogerlos.
Como muchos de los servicios que se utilizan por Internet, los relacionados con el correo electrónico tienen una cierta antigüedad (en
Internet lo de la antigüedad es algo muy relativo si lo comparamos con
otras tecnologías), pero se mantienen sin grandes cambios ni mejoras,
principalmente por conservar la compatibilidad y porque cumplen
bien su misión principal.
Figura 1. El correo electrónico es uno de los servicios
de Internet más utilizados.
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ACTA
Correo IMAP
Vamos a ver en este artículo un servicio diferente
de recogida de los mensajes de correo electrónico,
conocido como IMAP y sustitutivo del más usado POP.
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Consideraciones previas
Antes de entrar con el correo IMAP, vamos a aclarar algunos conceptos básicos relacionados con el
correo electrónico, sin profundizar en cuestiones técnicas y simplificando al máximo posible.
Cuando se creó el servicio actual del correo electrónico (anteriormente existía un servicio de correo-e
diferente), allá en el “lejano” 1982, se basó en dos
protocolos de red, uno dedicado al envío del correo-e,
que se denominó SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, protocolo simple de transmisión de correo) y otro
que permitía la recogida de los mensajes y que se
denominó POP (Post Office Protocol, protocolo de
oficina de correo).
Para poder trabajar con los dos servicios desde el
cliente, hay que disponer de un servidor para cada uno
de ellos. Estos servidores se describen como un subdominio relacionado con el dominio principal, como por
ejemplo: pop3.dominio.com o smtp.dominio.com,
aunque en muchos casos, para simplificar el proceso,
los dos servidores quedan definidos con el mismo
subdominio, como por ejemplo: mail.dominio.com
(ver la figura 2).
momento, ha hecho que sigan utilizándose mayoritariamente por los usuarios hasta hoy en día.
Ambos servicios son del tipo “cliente-servidor”, o
sea, que exigen que el usuario disponga de un “programa cliente” en su ordenador local capaz de ponerse en contacto con un “programa servidor” en una
máquina distante, para enviar o recoger los mensajes
creados en su PC o almacenados en el servidor remoto, según sea el caso.
La mayoría de los usuarios sólo conocen los programas clientes de gestión del correo electrónico, ya
que son los que utilizan. Los más empleados son:
Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird y
Eudora, aunque hay otros muchos.
El servicio SMTP es el que permite al usuario
enviar los mensajes y también se le conoce como “de
salida”. Con algunas ampliaciones, es el que se sigue
usando por la casi totalidad de los usuarios del correo
electrónico. Ya que es un servicio independiente del
que se va a tratar en este artículo, no vamos a profundizar más en él.
El servicio POP es el que permite al usuario recoger los mensajes y también se le conoce como “de
entrada”. Ha sido ampliado en sus versiones POP1,
POP2 y la actual POP3, siglas que también se utilizan
corrientemente para su identificación, o sea, es lo
mismo hablar de POP que de POP3.
POP fue creado para permitir a los usuarios trabajar con conexiones intermitentes y lentas, tales como
las conexiones por módem, que eran la tecnología
imperante en su tiempo. Su uso más normal se basa
en conectar con el servidor de correo, descargar los
mensajes mientras se mantiene la conexión y desconectar al finalizar la operación, para permitir la lectura y revisión de los mensajes descargados sin necesidad de estar conectado.
Durante un tiempo, cuando la conexión a Internet
era lenta y cara, el servicio POP era el más adecuado,
pero ahora, cuando la mayoría de los usuarios utiliza
una conexión de banda ancha, normalmente ADSL,
con tarifa plana de 24 horas, el servicio basado en el
protocolo POP se considera algo desfasado y mucha
gente prefiere utilizar el servicio más moderno denominado IMAP.
Figura 2. Cuando se crea una cuenta de correo electrónico,
hay que configurar los servicios SMTP y POP3.
La sencillez de los servicios y la adaptación progresiva de los protocolos a las necesidades de cada
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El correo IMAP
El servicio de recogida de correo electrónico IMAP
(Internet Message Access Protocol, protocolo de acceso a mensajes electrónicos a través de Internet) fue
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IMAP
creado por Mark Crispin como una moderna alternativa a POP en el año 1986.
Mail, Hotmail, etc., aunque en algunos casos tienen
ciertas restricciones.
Desde ese año han salido varias actualizaciones
del protocolo IMAP, estando vigente en este momento la versión IMAP4 (versión 4rev1), basada en la
especificación RFC 3501 (www.imap.org). Por este
motivo, es lo mismo tratar de IMAP que de IMAP4.
También existen servicios de correo-web o webmail que permiten gestionar el correo electrónico
indistintamente con el servicio POP o IMAP, tales
como Horde, SquirrelMail o RoundCube.
Figura 3. En la página web de IMAP se puede ver toda
la información técnica sobre este servicio.
Otra diferencia fácilmente observable es el puerto
que utiliza IMAP para su conexión. Si en el caso del
protocolo POP se utiliza el puerto 110 por defecto, las
cuentas IMAP se conectan normalmente a través del
puerto 143.
En principio, si nos fijamos en las fechas de creación de los dos servicios POP (1982) e IMAP (1986),
no parece que haya mucha diferencia, pero es la suficiente para que existan diferencias importantes entre
los dos servicios.
En realidad, más que grandes diferencias entre los
dos servicios de recogida de correo (los dos tienen el
mismo objetivo final), podemos decir que hay un enfoque diferente en su concepción y uso. POP está pensado principalmente para usuarios particulares con conexiones lentas y que trabajan desde una sola máquina.
IMAP se aprovecha mejor por grupos de usuarios con
conexiones de red local y desde varias máquinas.
Para poder usar un servicio de correo-e IMAP es
suficiente que el servidor que gestiona nuestro correo
electrónico disponga de un programa capaz de gestionar este protocolo.
Cada vez es más fácil encontrar proveedores de
servicios web que ofrecen los dos servicios IMAP y
POP, algunos tan conocidos como Gmail, Yahoo
Figura 4. Gmail dispone del servicio IMAP.
Los usuarios del correo electrónico de ACTA también disponen del servicio IMAP en sustitución del
POP; por lo tanto, cualquier socio que disponga de
una cuenta de correo electrónico de ACTA puede trabajar indistintamente con el protocolo POP o IMAP,
según le convenga.
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Configuración del correo
electrónico
Normalmente, para configurar una cuenta de
correo electrónico en un programa cliente, como
Outlook Express o Mozilla Thunderbird, es necesario
conocer los siguientes datos: la cuenta, el nombre de
usuario, la contraseña, el servidor de correo entrante
y el servidor de correo saliente.
Si introducimos estos datos sin tocar nada más,
podremos utilizar nuestra cuenta de correo-e a través
del servicio POP3, que es el que aparece por defecto.
Para poder utilizar el servicio IMAP, además de introducir los mismos datos anteriores, en la casilla Mi
servidor de correo entrante es, o Tipo de cuenta, o Seleccione el tipo de servidor entrante
que está utilizando, u otra similar, dependiendo
del programa que se utilice, debemos seleccionar la
opción IMAP en lugar de POP3 (ver la figura 5).
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Correo IMAP
Figura 5. Para utilizar el servicio IMAP con una cuenta de correo electrónico hay que seleccionarlo en lugar de POP3.
Los socios de ACTA que deseen cambiar el servicio POP3 de una cuenta de correo-e de ACTA por
IMAP, sólo tienen que entrar en la configuración de su
cuenta y seleccionar este sistema, manteniendo los
restantes datos sin modificar.
Si no estamos seguros de que nuestro proveedor
de servicios de Internet (ISP, Internet Service Provider) proporciona el servicio IMAP, antes de configurar
nuestra cuenta de correo-e para este protocolo debemos preguntar y asegurarnos, ya que si configuramos
mal nuestra cuenta, no funcionará.
Al igual que las cuentas de correo-e se configuran
por defecto como POP en los programas clientes de
gestión de correo, lo más normal en la gestión del
correo electrónico a través de correo-web o web-mail
es que se configure por defecto como IMAP. Tal es el
caso de la gestión del correo-web de ACTA a través
de la interfaz Horde. En la figura 6 se puede ver un
conocido servicio de correo-web.
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POP vs IMAP
Para poder decidir entre el servicio POP o IMAP
hay que tener claras las ventajas e inconvenientes de
cada uno, ya que si hubiese uno que fuese mejor que
el otro en todo, no se nos ofrecería la posibilidad de
decidir.
Vamos a ver las condiciones idóneas de utilización
de cada uno:
n En principio, si disponemos de una conexión
Figura 6. El correo-web suele configurarse por defecto como IMAP.
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intermitente con Internet (conectamos, descargamos y desconectamos), o si gestionamos nuestro
correo-e siempre desde la misma máquina (PC o
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IMAP
PDA), o si nuestra cuenta es personal (de un
usuario), lo más lógico es utilizar el servicio de
descarga POP, sobre todo si nuestro caso cumple
más de una de las anteriores condiciones.
n Por el contrario, si nuestra conexión con Internet
es constante (tarifa plana, ADSL, red local, etc.),
o si controlamos el correo-e indistintamente
desde varios terminales (PC, PDA, teléfono
móvil, portátil, etc.), o si la cuenta es corporativa (de un grupo), lo mejor es trabajar con el
protocolo IMAP, y si nuestra situación cumple
más de una de las condiciones comentadas en
este párrafo, no debemos tener la más mínima
duda al respecto.
Si hemos decidido recoger nuestro correo-e con
IMAP, nuestro programa está siempre conectado con el
servidor, y sin esperar a que decidamos recoger los
mensajes, en cuanto llega alguno al servidor, casi inmediatamente nos llega una notificación del nuevo mensaje descargando sólo su cabecera. El verdadero mensaje
queda en el servidor a nuestra disposición. Sólo si decidimos leer el mensaje, se descargará una copia en nuestra máquina, dejando el original siempre en el servidor.
Al descargar sólo las cabeceras, la notificación de los
mensajes siempre es rápida, aunque tengamos muchos
mensajes y contengan archivos adjuntos. Si decidimos
borrar algún mensaje en nuestra máquina, no se borra
del servidor, por lo que siempre podemos recuperarlos.
Sólo cuando decidamos eliminar definitivamente un
mensaje, se borrará en el servidor.
Si alguna vez decidimos quitar la cuenta IMAP de
una máquina, también se eliminarán todas las carpetas
y mensajes relacionados con ella, salvo los que hayamos copiado a otras carpetas ajenas a dicha cuenta.
Para dejarlo más claro, cuando se trabaja con una
cuenta IMAP, se realiza un proceso de sincronización
entre los equipos que tengan instalada dicha cuenta y
el servidor, incluyendo a los mensajes y las carpetas.
Los usuarios acostumbrados a la sincronización de
datos entre equipos pueden entender mejor el funcionamiento de las cuentas IMAP.
Figura 7. Cada vez es más usual que los usuarios gestionen su
correo electrónico desde varias máquinas.
Siguiendo con nuestra comparación de los dos
servicios, vamos a comentar a continuación cómo
funciona cada uno, fijándonos sólo en la recogida del
correo-e.
Cuando nos conectamos con POP, nuestro programa se conecta con el servidor, descarga todos los
mensajes a nuestra máquina y se desconecta. De esta
forma, el servidor queda vacío esperando nuevos
mensajes y una nueva conexión nuestra. Si tenemos
muchos mensajes, y no digamos si contienen archivos
adjuntos, el tiempo de descarga puede ser muy grande. El proceso se repite cuantas veces sean necesarias.
Los mensajes descargados quedan en nuestra máquina, permitiéndonos leerlos, imprimirlos, responderlos,
reenviarlos, etc., sin necesidad de estar conectados. Si
los borramos, ya no podemos recuperarlos.
Una de las cuestiones a tener presente cuando utilizamos una cuenta IMAP es el tamaño del buzón. Al
quedar siempre los mensajes en el servidor, hay que
tener mucho cuidado en que no se llene y nos bloquee
la cuenta. En las cuentas POP, al vaciarse el buzón del
servidor cada vez que descargamos los mensajes, hay
menos riesgo de que se llene y se bloquee.
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Casos concretos
Con los anteriores comentarios ya vamos viendo
las diferencias principales entre los dos servicios y
podemos decidirnos por uno u otro si disponemos de
una conexión intermitente o constante (normalmente
relacionada con lenta y rápida), aunque todavía
podemos considerar otras cuestiones.
Si nuestro caso es el de alguien que gestiona su
correo-e desde varias máquinas, por ejemplo desde el
teléfono móvil, desde el ordenador de la empresa y
desde el portátil de casa, utilizando el servicio IMAP
podemos descargar todas las cabeceras en cada aparato ocupando un espacio reducido y descargar en
cada caso sólo los mensajes que nos interesen.
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Dicho de otra forma, cuando se consulta el
correo-e desde un equipo, siempre se accede a la
misma bandeja de entrada del servidor, sin que tenga
importancia que anteriormente se haya accedido
desde otro terminal. Nunca tendremos el problema
de no disponer de algún mensaje desde alguna de las
máquinas, como nos habría pasado con POP.
Además, la organización de carpetas que hagamos desde una máquina cualquiera se copia automáticamente en cada equipo, de forma que, si por ejemplo se decide crear tres carpetas (Pendientes,
Particular y Trabajo) desde el PC de la empresa, distribuyendo adecuadamente los mensajes del día,
cuando se acceda desde el teléfono móvil o desde el
portátil de casa, se encontrará exactamente la misma
organización realizada con anterioridad. Y si se hace
alguna modificación desde algún sitio, quedará reflejada exactamente en las restantes.
Por muchas máquinas o programas que se utilicen, con IMAP siempre se trabajará con la misma distribución y contenido, lo que es una gran ventaja.
Vamos a ver el caso de una cuenta de correo-e
perteneciente a un grupo de personas. Imaginemos
una empresa que vende productos a través de una
página web y tiene tres personas para la gestión de
los pedidos, reclamaciones y consultas.
Para organizar este proceso mediante POP, habría
que tener tres cuentas (una para cada empleado), y si
todos se encargan de todo, como es corriente en una
empresa pequeña, cada vez que llegase un mensaje,
debería reenviarse a las tres cuentas para estar seguros de que lo recogía alguien disponible. También,
para asegurarse de que no hubiese acciones duplicadas, cada trabajador que realizase una acción (enviar
el pedido, responder a la consulta, etc.), tendría que
comunicarlo a los restantes. Un proceso con muchas
posibilidades de generar fallos.
¿Cómo se organizaría esto
con el servicio IMAP?
En primer lugar sería suficiente con tener una sola
cuenta de correo-e para todos, ya que todos podrían
acceder a su cabecera cuando se recibiese un mensaje. Si alguien lee el mensaje y le responde, de forma
automática lo verán las demás personas. Si alguien lo
Figura 8. Con IMAP siempre se trabaja con la misma distribución y contenido.
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mueve a otra carpeta, por ejemplo a la de “Pedidos
pendientes”, todos los empleados lo verán. Si quien
sea resuelve el pedido y mueve el mensaje a otra carpeta, por ejemplo a la de “Pedidos resueltos”, todos
lo sabrán.
Por último, si después de confirmar el cobro del
pedido alguien decide borrarlo, todos observarán la
cabecera del mensaje tachada, aunque todavía exista
en el servidor. Solo cuando un responsable decida eliminarlo totalmente, después de pasar por todas las
operaciones necesarias y después de que pase el
tiempo adecuado para asegurarse de que no haya
vuelta atrás, se podrá borrar del servidor.
En este caso, o cualquier otro en el que interese
que intervengan varias personas en la gestión de los
mensajes, el servicio de IMAP también es claramente
superior.
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pueden tener opciones y características distintas, pero
todas mantienen la misma lógica.
Suponemos que el administrador ya nos ha proporcionado los datos de acceso a nuestra cuenta:
Cuenta: imap@acta.es
Usuario: imap@acta.es
Contraseña: 122333
Servidor correo entrante IMAP: mail.acta.es
Servidor correo saliente SMTP: mail.acta.es
Creamos la cuenta en todos los programas clientes
que usamos en nuestras máquinas (ver la figura 9).
Inmediatamente, nuestro programa solicitará permiso para descargar las carpetas y mensajes relacionados con la cuenta. Como está recién creada, sólo descargará la carpeta Bandeja de entrada que se crea
por defecto sin ningún contenido (ver la figura 10).
Un ejemplo real
Para dejar todo bien claro, vamos a ver cómo funciona una cuenta de correo-e de ACTA con IMAP en
Outlook Express. La gestión de las cuentas de otros
proveedores es similar, con los datos adecuados a
cada caso. Otros programas de gestión de correo-e
Figura 10. Inicio de la cuenta IMAP de ACTA.
También podemos observar algunos botones
especiales que sirven para Sincronizar cuenta
(tiene el mismo efecto que Recibir en POP), para
gestionar el contenido de las Carpetas IMAP o para
cambiar la Configuración de alguna carpeta previamente seleccionada.
A partir de ahora, cada vez que entre un mensaje
en el servidor, veremos la cabecera de dicho mensaje
en un tiempo breve (ver la figura 11). Pulsando en
dicha cabecera se descargará el mensaje para leerlo,
responder, reenviar, etc.
En cualquier momento podemos crear las carpetas que consideremos necesarias. Es suficiente con
seleccionar la carpeta padre, pulsar la opción Nueva
carpeta del menú secundario e introducir el nombre
de la nueva carpeta. En la figura 12 se puede ver la
creación de la carpeta Trabajo dependiente de la
Bandeja de entrada.
Figura 9. Configuración de la cuenta IMAP
de ACTA con Outlook Express.
De esta forma, cualquier usuario puede crear su
propia organización de carpetas, ajustándose a sus
necesidades particulares (ver la figura 13).
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Figura 11. Mensajes recibidos en la cuenta IMAP de ACTA.
Figura 12. Creación de carpeta en cuenta IMAP.
Figura 13. Estructura de carpetas creadas en la cuenta IMAP.
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Tal como hemos comentado anteriormente, todo
lo realizado con el programa Outlook Express en
nuestra cuenta IMAP, se reflejará automáticamente en
cualquier otro programa que utilicemos para gestionar la misma cuenta en otro equipo o por otro usuario, y viceversa.
En la figura 14 podemos ver la perfecta sincronización de los datos de nuestra cuenta en el programa
Mozilla Thunderbird.
Si tenemos dudas de que nuestro programa no
está perfectamente actualizado con los datos más
recientes de la cuenta, debemos activar la opción que
realiza la sincronización de forma manual. En el caso
de Outlook Express, hay que pulsar en los botones
Carpetas IMAP y Restablecer lista, tal como se
muestra en la figura 15.
Figura 14. Sincronización de la cuenta IMAP en Mozilla Thunderbird.
Figura 15. Botones para la sincronización de datos de la cuenta IMAP.
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La gestión de los mensajes
Hay que recordar que la creación y el envío de los
mensajes no cambia para nada si utilizamos una
cuenta IMAP, ya que la transferencia se realiza por el
protocolo SMTP.
Tal como hemos dicho, si alguien mueve alguno
de los mensajes recibidos de una carpeta a otra, todos
los usuarios de dicha cuenta advertirán el cambio. Si
se copia a alguna de las carpetas locales, quedará
guardado en nuestro PC como cualquier otro archivo.
Y si se borra un mensaje, seleccionándolo y pulsando en la opción Eliminar del menú secundario,
se observará cómo el programa lo muestra tachado
(ver la figura 16). Esta indicación sirve para advertir a los demás usuarios que utilizan esta cuenta de
que ese mensaje ya no es válido, aunque todavía
existe.
Dicho mensaje se puede recobrar en cualquier
momento (menú secundario, opción Recuperar).
Para borrar el mensaje definitivamente del servidor hay que seleccionarlo, ir al menú Edición y activar la opción Purgar mensajes seleccionados o
pulsar en el botón Purgar (ver figura 17).
Figura 16. Mensaje eliminado en una cuenta IMAP.
Figura 17. Opción de Outlook Express para eliminar los mensajes de forma definitiva.
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Observaciones finales
Si se utiliza Outlook Express para gestionar las
cuentas IMAP, se dispondrá de las funciones mencionadas y algunas más, fácilmente entendibles, pero si
se utilizan otros programas de gestión de correo-e,
aunque existan unas opciones parecidas, es fácil
encontrase con diferencias que pueden afectar a su
comportamiento.
Esto es especialmente importante cuando nos referimos a la eliminación de los mensajes, ya que algunos
programas, si decidimos eliminar algún mensaje, lo
borran definitivamente, aunque suelen dar la oportunidad de recuperarlos recurriendo a una carpeta especial
denominada Papelera o Trash, que actúa de forma
similar a la Papelera de reciclaje de Windows.
Entre las posibilidades que podemos encontrar
cuando utilizamos una cuenta IMAP tenemos:
n Sincronización automática.
n Cifrado nativo.
n Gestión parcial del formato MIME.
n Señales de información del estado de mensajes.
n Interconexión entre buzones.
n Gestión avanzada de búsquedas.
n Acceso compartido.
En todo caso, antes de utilizar las opciones especiales del correo IMAP, es muy recomendable leer las
instrucciones correspondientes del programa, ya que
suelen ofrecer posibilidades de configuración y de uso
más variadas que el correo POP.
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