LA ORGANIZACIÓN FORMAL EN LOS EMPRENDIMIENTOS: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN María Soraya González Desanti; Adriana Rivas Sellanes; María del Carmena Messina Scolaro.1 RESUMEN Los primeros años de vida de una empresa son críticos para su supervivencia, siendo relevantes las competencias que el emprendedor o emprendedores tienen para gestionar la empresa. El diseño de la organización formal es parte importante de la tarea que debe hacer el emprendedor en los primeros años de vida de su emprendimiento. La organización formal comprende aquellos aspectos orientados a estructurar el funcionamiento de la organización. Este trabajo refiere a una investigación relativa a los emprendedores del Programa CCEEmprende de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de la Universidad de la República, de Uruguay. El objetivo general es conocer si los emprendimientos constituidos a partir del apoyo recibido por el Centro de Emprendedurismo de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración de la Universidad de la República (Uruguay), han diseñado e implementado formalmente estructuras organizativas, procesos, procedimientos, sistemas y portadores de información, y si son capaces de generar trabajo de calidad. El marco teórico referencial se integró con el estado actual del conocimiento sobre el emprendedurismo, fundamentalmente sobre investigaciones de los factores de éxito de un emprendimiento, y el aporte de la Teoría de la Organización Formal, en lo relativo a diseño organizacional, elementos que lo componen y sus interrelaciones. En la metodología utilizada, la unidad de análisis estuvo constituida por el universo de los emprendimientos que elaboraron el plan de negocios en el curso CCEEmprende desde el 2007 (primer año que se dictó) hasta el 2011. 1 Administración y Gestión de las Organizaciones, Centro de Emprendedurismo CCEEmprende. La información se recogió en una primera instancia a través de un cuestionario web, y en segunda instancia para aquellos que no respondieron el cuestionario, el mismo se relevó en forma telefónica. La encuesta fue censal de carácter voluntario. Para el diseño del cuestionario de recolección de datos, en lo que respecta al objetivo de la investigación, se consideraron aspectos sobre el nivel de formación de los emprendedores, las fuentes de financiamiento, los recursos humanos contratados, las normas de actuación y comunicaciones internas y la estandarización de procedimientos, formularios y métodos de trabajo. La cobertura obtenida fue del 77 % del universo de la encuesta (del total de 127 cursantes, respondieron 98). De acuerdo a las respuestas, se constituyeron y continúan (al momento de la encuesta) 26 emprendimientos. Se analizaron y se clasificaron todas las respuestas recibidas teniendo en cuenta la variable principal (cantidad de integrantes del emprendimiento) y las secundarias (año de constitución, giro de actividad, nivel académico del emprendedor, cantidad de socios del emprendimiento) de modo tal de poder alinearlas y contrastar con la hipótesis de la investigación. El resultado de la investigación indicó que: en los aspectos vinculados con los recursos humanos se generaron nuevos puestos de trabajo, la formalización aumenta directamente con la cantidad de integrantes; en lo relativo a comunicación, definición y difusión de normas, si bien la tendencia es similar al aspecto anterior, el grado de formalización es menor; en cambio, por último, en lo que respecta a estandarización de procedimientos es mayor en las empresas que cuentan con menor número de integrantes. Palabras clave: emprendimiento, diseño organizacional, formalización. Abstract The early years of a company are critical for its survival, being relevant the competencies that the entrepreneur or entrepreneurs have to manage it. The design of the formal organization is an important part of the task that the entrepreneur must do during the early life of their entrepreneurship. The formal organization comprises those aspects oriented to structure the work of the organization. This word refers to some research related to the entrepreneurs of the Programme CCEEmprende of the school of Economics and Administration of the University of the República Otiental del Uruguay. The general objective is to know if the entreprenuerships constituted with the support received by the “Centro de Emprendedurismo of the School of Economics and Administration of the University of the Republic of Uruguay”, they have designed and implemented formally organizational structures, processes, procedures, systems and information suppliers, and whether they are capable of generating some work of quality. The theoretical framework of reference was integrated with the current state of knowledge about entrepreneurships, mainly about some research of the factors of success in an entrepreneurship and the contribution of the Theory of Formal Organization, on issues concerning organizational design, the items which integrate it and its interrelations. In the methodology used, the unit of analysis was constituted by the universe of the entrepreneurships which elaborated a business plan in the course CCEEmprende since 2007 (first year of implementation) until 2011. The information gathered in the first instance through a web guest and secondly for those who did not respond to the questionnaire, they were asked via telephone. The survey was voluntary. To design the questionnaire for data gathering, in what concerns the objective of the research, aspects such as the level of instruction of the entrepreneurs, level of the research, aspects such as the level of instruction of the entrepreneurs sources at financing, human resources hired, rules of acting and internal communication and the standardization of procedures, forms and working methods. The coverage obtained was to the coursing he 77 % of the universe of the survey (of the total 127 coursing, 98 % responden). According to the responses, 26 entrepreneurships were constituted and continue (at the time of the survey). All the responses received were analysed and classified, taking into account the main variable (number of members of an entrepreneurships) and the secondary ones (year of implementation, type of activity, academic level of the entrepreneur, number of partners in the entrepreneurships) so as to be able to align and contrast them with the research hypothesis. The result of the research indicates that in the aspects linked to human resources new working positions were generated, formalization increases directly according to the number of people involved. Key words: entrepreneurship, organizational design, formalization. Introducción La organización formal en los emprendimientos: diseño e implementación La organización formal de una institución comprende, entre otros aspectos, la estructura de la empresa, los procesos, procedimientos y sistemas administrativos. En relación a la estructura se hace referencia a las funciones y actividades desarrolladas por la organización, las unidades que la integran (órganos, cargos y puestos de trabajo), cómo se relacionan entre sí esas unidades, cómo se divide y se asigna el trabajo, cuántas personas y con qué habilidades se necesitan para realizarlo. Respecto a procesos, procedimientos y sistemas, se involucran normas, métodos, tecnología, formas de ejecutar las tareas, portadores y canales de información y comunicación. Estos aspectos, que se desarrollan naturalmente desde el comienzo de cualquier emprendimiento, pueden ser diseñados, formalizados y normalizados de tal modo que sean implementados sistemática y regularmente. Objetivos y justificación Objetivo general: conocer si los emprendimientos constituidos a partir del apoyo recibido por el Centro de Emprendedurismo de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración de la Universidad de la República (Uruguay), han diseñado e implementado formalmente estructuras organizativas, procesos, procedimientos, sistemas y portadores de información, y si capaces de generar trabajo de calidad. Objetivos específicos: 1) Establecer características de los emprendimientos vinculados con la formalización de sus estructuras, los procesos, procedimientos, sistemas y portadores de información. 2) Contribuir a establecer pautas a tener en cuenta en la formación de los emprendedores, considerando en los programas de capacitación la inclusión de aspectos teóricos importantes de diseño organizacional y que a la vez sean de aplicación práctica. 3) Determinar si los emprendimientos apoyados por la facultad generan o pueden generar trabajo de calidad. Justificación: A partir de una idea de negocio, es importante analizar la viabilidad comercial y financiera del emprendimiento. Para buscar y evaluar la viabilidad de un emprendimiento se debería transitar por la elaboración de un modelo de negocios y de un plan de negocios. En ese proceso es preciso tener en cuenta ciertos elementos tales como: los potenciales clientes, la creación de valor para ellos, la competencia, los proveedores, los canales de distribución, la inversión inicial, los costos, la proyección de las ventas, los gastos, las obligaciones legales, entre otros aspectos. Si bien los aspectos comerciales, financieros y legales son muy importantes, ya que definen la existencia de la organización en el mercado, la organización formal del emprendimiento y en particular los recursos humanos que lo gestionan cumplen un rol fundamental desde el comienzo del mismo y durante toda la vida de la empresa. Hasta el momento no se ha hecho una investigación en este campo en relación a los emprendimientos gestados en la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de la Universidad de la República. Conocer las características actuales de la evolución de los emprendimientos en los aspectos que hacen a la organización formal, implica acercarse a una realidad y en la medida que se detecten carencias en cuanto a su conocimiento o aplicación, pueden incorporarse o profundizarse estos temas en los programas de formación y capacitación de emprendedores. Por otra parte, los emprendimientos son fuentes de trabajo genuinas, tanto para el emprendedor, como para sus socios y todo el personal que puedan emplear, contribuyendo con esto al desarrollo de la economía de sus respectivos países. ¿En qué medida el trabajo que ofrecen y realizan los emprendimientos es de calidad?. El contar con la organización formal y dentro de este tema lo relativo a los recursos humanos, contribuye a que el trabajo que aporten los emprendimientos sea en alguna medida, trabajo de calidad. La variable seleccionada relativa a los recursos humanos, que se puede medir es la capacitación y formación académica de quienes lideran las empresas, para el caso: los socios de los emprendimientos. Los resultados de la investigación permiten conocer la realidad y teniéndola en cuenta puede ser un insumo importante a la hora de planificar las actividades que desarrolla el Centro de Emprendedurismo de la Facultad. Marco referencial Emprendedor La palabra emprendedor tiene su origen en el término francés entrepreneur. En la lengua inglesa entrepreneur tiene diferentes acepciones según el contexto, utilizándose tanto para emprendedor como para empresario. Mientras que en la lengua española el término entrepreneur se ha traducido al castellano como emprendedor. El término emprendedor deriva de prenderé que significa acometer, intentar, meterse en. Según la Real Academia Española (Real Academia Española, 2001, pág. 889) el término emprendedor es un adjetivo que se aplica a aquella persona o entidad “que emprende (comete) con resolución acciones dificultosas o azarosas”. Se ha estudiado a lo largo del tiempo cuales son los rasgos diferentes y características personales que identifican a los emprendedores, como ser: necesidad de independencia, tolerancia de la ambigüedad, creatividad y orientación al trabajo duro, entre otros; base del enfoque de los atributos personales desarrollado por McClelland (1971). Kantis (2004) plantea el estudio del tema emprendedor, sobre la base del enfoque sistémico, centrado en el análisis del proceso emprendedor, esquematizándolo en tres etapas: -la gestación del proyecto empresario, -el lanzamiento del negocio y - su desarrollo inicial. La primera etapa incluye la identificación de la idea de negocio y la elaboración del proyecto. En el lanzamiento del negocio, incluye las actividades centradas en el acceso a los recursos y su organización. El desarrollo inicial, es una etapa de gran importancia ya que los primeros años de vida son críticos para la supervivencia de una empresa, pues en esa etapa de ingreso al mercado el emprendedor debe confrontar el proyecto con la realidad. Kantis (2011) considera que para poder llevar adelante con éxito este proceso, el emprendedor tiene que contar y/o desarrollar un grupo de capacidades, que son diferentes según la etapa del proceso en la que se encuentre: capacidad de identificar una idea de negocio, creatividad, análisis, habilidades sociales, entre otras. Veciana (2005) se refiere al proceso duro e incierto de creación de empresas, indicando que el 50 % de los emprendimientos fracasan, por término medio, en los primeros cinco años de su existencia. Organización formal. Diseño. Elementos. Conceptos e interrelaciones. Siguiendo a Pini (1991) el diseño de una organización formal se basa en la llamada teoría de la organización formal. Esta teoría proporciona fundamentos, principios y técnicas adecuadas para lograr los objetivos organizacionales con la mayor eficiencia posible a través de la cooperación y coordinación de los esfuerzos de sus integrantes La teoría de la organización formal comprende una gran variedad de temas, entre ellos: estructura, procesos, procedimientos, funciones, actividades, tareas, órganos, cargos, puestos, métodos, sistemas, relaciones formales, división del trabajo, coordinación, delegación, portadores de información, etc. La organización formal incluye todos aquellos aspectos que van orientados a estructurar, de manera consciente y deliberada, el funcionamiento de la organización. Se incluyen las estructuras y procesos organizativos y directivos que se definen de manera explícita para conseguir que las personas realicen las tareas de forma adecuada (De la Fuente Sabaté, 1997). La organización formal es la sumatoria de la estructura organizativa y de los sistemas administrativos empleados para que la estructura pueda operar. La estructura está conformada por unidades administrativas y las relaciones entre ellas. Las unidades administrativas son órganos, cargos y puestos, que surgen como consecuencia de la división del trabajo. Estas unidades se vinculan entre sí en base a diferentes tipos de relaciones formales: de subordinación, de asesoría, de mando especializado, de coordinación, de servicio, de revisión o control. Los órganos son parte de la organización que se especializan en realizar una función (por ejemplo producción, finanzas, personal), que como tal es un conjunto de actividades homogéneas. A su vez, las actividades se realizan a través de tareas que desempeñan las personas quienes ocupan cargos y puestos. Un cargo es una unidad de trabajo constituida por: un conjunto de tareas suficientemente similares que debe realizar la persona que lo ocupa, aptitudes que la persona debe poseer, y responsabilidades que debe asumir. Las actividades se llevan a cabo mediante procedimientos que son operaciones secuencialmente y su método o forma de ejecución. Un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una actividad, acompañado de políticas, constituye un sistema. Según De la Fuente Sabaté (1997) el diseño organizativo puede definirse como el proceso por el cual los directivos construyen, evalúan y modifican la organización formal con el propósito de facilitar la realización de las tareas o actividades necesarias para la consecución de los objetivos establecidos de una manera eficaz y eficiente. Aplicación a los emprendimientos Si un emprendimiento tiene un integrante y es solamente él quien realiza todas las tareas necesarias para cumplir con sus cometidos, no hay división de trabajo, ni delegación de autoridad, ni coordinación. Tampoco en necesario definir cargos ni normas de trabajo que deban aplicarse y por lo tanto controlar su cumplimiento. Cuando el emprendimiento va creciendo, aumenta el trabajo, tanto en la cantidad como en la diversidad de las tareas y actividades que es necesario desarrollar. Es probable que el emprendedor requiera la colaboración de una o más personas a quien o quienes asignará trabajo. Por lo general el trabajo se divide agrupando las tareas homogéneas o afines, y se asigna a la o las personas que mejores capacidades, habilidades y experiencias tienen para realizarlo. De este modo es posible esperar mejores resultados en menores tiempos, es decir, al aprovechar los recursos se logra un trabajo más eficiente. A la división y asignación de trabajo debe seguir luego la integración. Lo que fue dividido debe luego ser unido para que las partes formen un todo de accionar armónico y coherente. Ello se logra estableciendo relaciones formales entre dichas partes. Asimismo será necesario establecer pautas para realizar los trabajos, normas de actuación, y mecanismos de control, que garanticen que las cosas se realizan de acuerdo a lo previsto. Siempre que haya dos o más personas trabajando para conseguir un objetivo común, será necesario dividir, asignar y coordinar el trabajo de ellas. También implicará determinar pautas, normas de actuación, e instrumentar mecanismos de control. En la medida que el emprendedor y sus socios tengan formación académica y capacitación en general, y en administración de empresas en particular, podrán contar con conocimientos y habilidades que les faciliten la toma de decisiones respecto de: cómo distribuir el trabajo, cómo y cuándo coordinar las diferentes tareas, qué pautas y reglas fijar, y cómo, cuándo y qué controlar. La atención y el cuidado de que todos estos aspectos se realicen de la mejor manera posible es un pilar fundamental (no el único) en la generación de trabajo de calidad. Hipótesis a plantear El tamaño organizacional es una variable contextual que influye en el diseño y funcionamiento de la organización, tal como lo hacen la tecnología, el ambiente y los objetivos. A medida que las organizaciones crecen, se vuelven más complejas, y ello deriva en la necesidad de implementar sistemas y procedimientos para guiar y controlar la labor de sus integrantes. Existe una relación directa entre la cantidad de personas que componen la organización (sean socios, empleados, colaboradores, etc.) y su formalización. Ello nos lleva a formular la siguiente hipótesis de investigación: Cuánto más personas formen parte de las distintas actividades desarrolladas en el emprendimiento, mayor será la tendencia a formalizar, sistematizar, normalizar, repartir y coordinar los trabajos que se realizan. Por otra parte, la capacitación proporciona a las personas que la reciben instrumentos y herramientas para desarrollar más eficientemente su trabajo. Esta afirmación nos lleva a formular la siguiente Pregunta de investigación: Los emprendimientos ¿son o pueden ser fuente de trabajo de calidad?. Enfoque metodológico Diseño utilizado Las unidades de observación tomadas fueron los emprendimientos gestados en el Curso de Emprendedurismo de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración, Programa CCEEmprende entre los años 2007 y 2011. La principal variable considerada fue la cantidad de integrantes de cada uno de los emprendimientos (ya sea en carácter de socios y/o empleados). A efectos de evaluar la posibilidad de generación de trabajo de calidad tomamos como variable el nivel académico de los emprendedores. También fueron consideradas otras variables, tales como el año de constitución de cada uno de ellos, el giro de actividad, el año en que el emprendedor hizo el curso en facultad, la cantidad de socios del emprendimiento. La población comprendida en esta investigación está constituida por todos los emprendimientos que surgieron a iniciativa de los emprendedores que hicieron el curso de emprendedores en la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de la Universidad de la República, en los años 2007 a 2011 inclusive. El 2007 fue el primer año que se dictó el citado curso, y esta investigación comenzó en diciembre de 2012, cuando todavía no se tenían los datos finales del curso 2012. Para realizar la investigación no se seleccionó una muestra sino que se aplicó a la totalidad de la población. Técnicas para recolección de información Para obtener los datos se utilizó como instrumento principal la encuesta, para lo cual fueron diseñados cuatro formularios específicos, uno para cada grupo de cursantes según la situación, con preguntas tendientes a recolectar datos sobre la forma en que realizan el trabajo. También se utilizó como instrumento complementario, la entrevista telefónica, la que fue aplicada en casos de no respuesta de la encuesta o de respuesta incompleta o insuficiente. Procedimientos Para lograr el objetivo fue necesario: A) Reunir y ordenar la información existente pertinente. B) Diseñar los instrumentos para recolectar los datos. C) Procesar los datos relevados. D) Analizar los datos relevados. E) Formular conclusiones. A) Reunir y ordenar la información existente pertinente Previo al inicio de la investigación fue necesario tomar conocimiento de la población comprendida, es decir la totalidad de los emprendimientos que fueron creados por los emprendedores que hicieron el curso CCEEmprende en la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de la Universidad de la República. Para ello se consultó la base de datos de los participantes del programa CCEEmprende de dicha facultad y se accedió al registro de los emprendedores que participaron con detalles de sus datos personales, teléfonos y mail de contacto, formación académica, emprendimiento con el que postularon, entre otros. El total de emprendedores alumnos que completaron el mencionado curso con la elaboración del plan de negocios ascendió a 127, en la Tabla 1 se detallan la cantidad de emprendedores por año. Tabla 1: Población de emprendedores Año Cantidad de cursantes 2007 16 2008 24 2009 31 2010 24 2011 32 Total 127 Fuente: Centro de Emprendedurismo de Facultad de Ciencias Económicas y de Administración La cantidad de cursantes indicó el número potencial de emprendimientos, pero no todos los cursantes constituyeron emprendimientos, y algunos de ellos se asociaron entre si para emprender un proyecto común. Luego se consultaron las investigaciones anteriores realizadas en la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración relativas a emprendimientos. Estas investigaciones permitieron acercarse más a la población a estudiar, tanto en lo relativo a los emprendimientos ya constituidos como a las diversas situaciones en las que cada uno de los participantes del programa podía encontrarse en relación a su proyecto de emprender. Una de las investigaciones consultadas 2 proporcionó información respecto de aquellos emprendedores del programa CCEEmprende (generaciones anteriores a 2010) que no habían constituido su emprendimiento, aquellos que constituyeron y no continuaron, y los que constituyeron y al momento de dicha investigación continuaban con su 2 “Situación actual de los emprendedores participantes del programa CCEEmprende entre los años 2007 y 2010”. III Jornadas Académicas de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración. Universidad de la República. 23 de agosto de 2012. Drinfeld, M. y Rubinstein, M.. Tutor: María Messina. emprendimiento. También se obtuvo el dato de la cantidad de cursantes que no respondieron la encuesta. La información generada en la citada investigación fue ordenada y resumida en la Tabla 2. Tabla 2: Constitución de los emprendimientos No constituyeron 27 Constituyeron pero no siguieron 7 Constituyeron y siguieron 24 No respondieron la encuesta 37 TOTAL 95 Fuente: elaboración propia Asimismo se contó con los datos de los 32 emprendedores que realizaron el curso en el año 2011. Con la información relevada de los 127 cursantes (95 anteriores al año 2011 y 32 del 2011) se conformaron cuatro grupos o categorías: Grupo 1: Emprendedores que no respondieron la encuesta del relevamiento de la investigación anterior (32 de generación 2011 y 37 de generaciones anteriores que no habían respondido la encuesta formulada en la investigación mencionada). Grupo 2: Emprendedores que en la investigación anterior respondieron que habían constituido el emprendimiento y que a la fecha lo continuaban (24 personas). Grupo 3: Emprendedores que en la investigación anterior respondieron que habían constituido el emprendimiento y que a la fecha no lo continuaban (7personas). Grupo 4: Emprendedores que en la investigación anterior respondieron que no habían constituido el emprendimiento (27 personas). B) Diseñar los instrumentos para recolectar de los datos En base al marco teórico, al objetivo de la investigación y a la información existente a la que se tuvo acceso, se procedió a: *redactar las preguntas pertinentes a realizar; * diseñar el formulario de encuesta para relevar la información; * enviar los formularios; * recepcionar las respuestas; Se redactaron las preguntas, las primeras, orientadas a identificar al emprendedor (datos personales, estudios, situación laboral). Las preguntas siguientes fueron diferentes según la situación de cada emprendedor (si habían contestado la encuesta anterior, si habían o no constituido el emprendimiento, si lo habían constituido y lo mantenían o no). La situación particular de cada emprendedor ubicó al mismo en uno de los cuatro grupos definidos, y para cada grupo se redactaron preguntas específicas. Las preguntas fueron redactadas de modo tal que en primer lugar fuera posible identificar los emprendimientos que se habían constituido y a la fecha se mantenían, pues los mismos constituían la población objeto de la presente investigación. Identificados los emprendimientos, las siguientes preguntas fueron dirigidas al objeto de la investigación, para procurar indagar qué aspectos de los considerados “organización formal” estaban presentes en los emprendimientos encuestados y si los emprendimientos pueden ser fuente de empleo de calidad. Una vez redactadas las preguntas se procedió al diseño de los formularios de la encuesta. Teniendo en cuenta las cuatro situaciones definidas que resultaron de la investigación anterior se elaboraron 4 tipos de formularios para realizar la encuesta: Formulario I para emprendedores de generación 2011 y anteriores que no habían respondido la encuesta anterior (Grupo 1). Formulario II para emprendedores que constituyeron el emprendimiento y lo continuaron (Grupo 2) Formulario III para emprendedores que constituyeron y no lo continuaron (Grupo 3) Formulario IV para emprendedores que no habían constituido el emprendimiento (Grupo4) Respecto al objeto de la investigación, las preguntas se dirigieron a los emprendimientos constituidos y que efectivamente estuvieran funcionando a la fecha de la encuesta. Las preguntas referidas a la organización formal, fueron agrupadas en 4 categorías (una de ellas sobre planificación y control no se presenta en este trabajo): Categoría 1 sobre recursos humanos (cargos, puestos, formas de selección de personal, división y coordinación de trabajo); Categoría 2 sobre definición de normas de actuación y su comunicación y difusión entre los integrantes de la organización; Categoría 3 sobre estandarización de procedimientos, formularios y métodos de trabajo. Luego de diseñados, probados y validados los formularios de la encuesta, tanto en su formato como su contenido, se enviaron a sus destinatarios. A cada uno de los 127 participantes del curso se le hizo llegar, vía mail, el formulario correspondiente, según el grupo al que pertenecía de acuerdo a la investigación anterior de referencia. Durante el período octubre - diciembre 2013 se fueron recepcionando las respuestas. Para obtener respuestas se requirió el reenvío del cuestionario en y en varios casos se debió realizar la encuesta vía telefónica, para finalmente en los casos en los cuales no se recibió respuesta tras numerosos intentos de obtenerla, considerar esos casos como no respondidos. Las respuestas fueron ordenadas y sistematizadas, de lo cual resultó el siguiente detalle presentado en la Tabla 3. Tabla 3: Población clasificada en grupos FORMULARIO I GRUPO TOTALES Generación 2011 y 2007-2010 que RESPUESTAS % 69 46 66,7 24 20 83,3 7 7 100 27 25 92,6 127 98 77,2 no respondieron encuesta anterior II Generaciones 2007-2010 Constituyeron y siguieron III Generaciones 2007-2010 Constituyeron pero no siguieron IV Generaciones 2007-2010 No constituyeron TOTAL Fuente: elaboración propia. Del total de 127 estudiantes, 98 respondieron la encuesta. Respecto a la pregunta si habían constituido el emprendimiento y continuaban con él, las respuestas se presentan en la Tabla 4. Tabla 4: Emprendedores clasificados según constitución Grupo Respuestas Constit. No constit. O % totales Emprendi. Y continuan Generación 2011 y 2007-2010 que no respondieron encuesta constit. Y no continuan 9 (se formaron 46 anterior 6 37 emprendimien tos) Generaciones 2007-2010 Constituyeron y siguieron 20 20 0 7 0 7 constituyeron 25 0 25 EMPRENDIMIENTOS 98 26 69 Generaciones 2007-2010 Constituyeron pero no siguieron Generaciones 2007-2010 No 26,5 De los 98 cursantes que respondieron, 29 constituyeron su emprendimiento y a diciembre de 2013 continuaron con él; esto equivale al 29,6 %. De los 29 emprendedores que constituyeron y continuaron a diciembre 2013, se han generado 26 emprendimientos, ya que 3 de los emprendedores que respondieron la encuesta son socios en otro de los emprendimientos registrados. En suma, de los 127 estudiantes que hicieron el curso CCEEmprende entre 2007 y 2011, respondieron la encuesta 98 estudiantes, y de ellos 69 no constituyeron emprendimiento o constituyeron pero no lo continuaron, o constituyeron otro emprendimiento distinto al que se presentaron al programa. Considerando el total de estudiantes y el total de emprendimientos que según las respuestas se han formado, se concluye que por lo menos 1 de cada 5 estudiantes ha creado y mantenido su emprendimiento. La investigación se centralizó en aquellos emprendimientos (de los que se obtuvo respuesta a la encuesta), que se constituyeron como tales y continuaron en el mismo al momento de responder la encuesta (octubre-diciembre 2013). Esto es, de acuerdo a lo detallado, 26 emprendimientos. Los datos de los 26 emprendimientos (giro de actividad, año de constitución y número de años desde su constitución, cantidad de socios, de empleados e integrantes en total, y año en que el fundador realizó el curso de Emprendedurismo), se detallan en la Tabla 5: Tabla 5: Tamaño de los emprendimientos Giro Año consti Socios Empleados Total Año curso Cant de años Alimentación 1998 2 2 4 2009 16 Vestimenta y calzado 2002 1 0 1 2011 12 Textiles 2002 1 4 5 2009 12 Importación 2003 1 6 7 2008 11 Salud y bienestar 2003 2 10 12 2008 11 Servicios Informáticos 2006 2 11 13 2010 8 Servicios Informáticos 2007 2 11 13 2010 7 Prod y serv informát 2008 3 11 14 2007 6 Entretenimiento 2008 4 0 4 2007 6 Publicidad 2008 2 2 4 2008 6 Limpieza y medio ambiente 2008 1 0 1 2008 6 Serv. Juríd, Contab. Log 2009 1 4 5 2009 5 Salud y bienestar 2009 5 0 5 2009 5 Serv. Inmobiliarios 2010 2 0 2 2010 4 Diseño 2010 2 3 5 2011 4 Consultoría en RRHH 2011 1 0 1 2011 3 Servicios Informáticos 2011 3 3 6 2010 3 Educación 2011 1 11 12 2009 3 Salud y bienestar 2011 2 2 4 2010 3 Alimentación 2011 2 0 2 2010 3 Servicio automotriz 2012 1 0 1 2010 2 Servicios Informáticos 2012 3 2 5 2011 2 Prod y serv para el agro 2012 2 0 2 2011 2 Consultoría en RRHH 2013 2 0 2 2011 1 Salud y bienestar 2013 1 2 3 2009 1 Servicios inmobiliarios 2010 3 3 6 2010 Fuente: elaboración propia. En los 26 emprendimientos hay 52 socios y 90 empleados (total 142 personas). C) Procesar los datos relevados Para procesar las respuestas brindadas, en primer lugar se clasificaron los emprendimientos teniendo en cuenta la principal variable de la investigación: la cantidad total de personas integrantes del emprendimiento, ya sea en carácter de socios y/o empleados. Para ello se consideró la definición formal de PYME. En Uruguay el criterio tomado, además de las ventas netas anuales y el valor de los activos, se vincula con la cantidad de personal empleado. En este sentido los Decretos No /92 del 7 de febrero de 1992 y el No 266/95 del 19 de julio de 1995, establecen: De 1 a 4 personas: micro empresa De 5 a 19 personas: pequeña empresa De 20 a 99 personas: mediana empresa Además del criterio antes mencionado, para procesar las respuestas se tuvo presente que buena parte del diseño de la organización formal se fundamenta en dividir, asignar trabajo, coordinar tareas, lo cual puede existir cuando hay por lo menos dos personas en procura de un objetivo común. Es decir que, tratándose de una sola persona que integra un emprendimiento, muchos aspectos de la organización formal no tienen cabida. En base a estos criterios se clasificaron los 26 emprendimientos en 3 categorías: una sola persona, micro empresas con por lo menos dos integrantes y pequeña empresa. Ninguno de los emprendimientos relevados superó las 19 personas ocupadas, por lo cual ninguno calificó como mediana empresa. Tabla 6. Tabla 6: Tamaño de los emprendimientos Integrantes del emprend. Uno 2a4 Micro Cantidad de emprend. Porcentaje de emprend. empresa 5 a 19 Total Pequeña empresa 4 9 13 26 15 % 35% 50% 100% Fuente: elaboración propia. Luego de clasificadas los emprendimientos se consideraron las categorías de preguntas (ver punto B de este apartado). Para la Categoría 1 sobre Recursos humanos, en primer lugar se hace referencia a que 34 personas contestaron sobre el nivel académico alcanzado, cuya información se presenta en la Tabla 7: Tabla 7: Nivel académico de los socios Secundaria incompleta Secundaria completa Universidad incompleta 1 5 6 3% 15 % 16 % Universidad completa Posgrado 15 7 44 % 21 % Fuente: elaboración propia. En segundo lugar se hace referencia a la forma de seleccionar a los empleados. Esta información se presenta en la Tabla 8: Tabla 8: Selección de personal Personas conocidas, sin experiencia Personas conocidas, con experiencia Publicó aviso y seleccionó el emprendedor Contrató una empresa para seleccionar No responde 3 10 4 0 5 13,64 % 45,45 % 18,18 % 0% 22,73 % Fuente: elaboración propia. D) Analizar los datos reunidos Categoría 1 sobre recursos humanos: - La relación cantidad de personas – emprendimientos es de: 5,46 y la relación socios – empleados es de: 1,73. - La gran mayoría de los emprendedores ( el 82 %) tiene estudios universitarios, al menos parciales. Además, 7 de los 34 emprendedores han realizado o están realizando estudios de posgrado. -El personal que trabaja o ha trabajado en los emprendimientos fue seleccionado mayoritariamente (45,45 %) entre las personas conocidas con experiencia en las tareas que debían realizar. Así lo manifestaron 10 de los 22 emprendimientos. En ningún caso se contrató una empresa para seleccionar personal. -En el 64% de los emprendimientos cada uno de los integrantes tiene claramente establecido cuál es el trabajo que debe realizar. La situación extrema, en que “todos hacen todo” solamente se da en el 18 % de los casos, y el otro 18 % entre los socios se dividen indistintamente las tareas pero a los empleados se las asignan claramente. En 9 de los 13 emprendimientos pequeña empresa (70 %), cada uno tiene claramente establecido su trabajo, en tanto esto sucede en 5 de las micro empresas ( 44 %). -Las personas que trabajan en la organización ocupan cargos definidos, al menos la mayoría de ellas en un 82 % de los emprendimientos. En 12 de los 13 emprendimientos con más de 5 personas (92 %), están definidos los cargos de la mayoría de sus integrantes. Esta situación, en el caso de micro empresas es de 6 en 9 (66 %). En el otro extremo, 3 de los 9 emprendimientos micro empresas no tiene definido ningún cargo. -No obstante lo anterior, en muchos casos se declara que los empleados realizan tareas diferentes de aquellas por las cuales se los contrató. Sólo en 6 de los 22 emprendimientos en ningún caso realizan tareas distintas a las acordadas. -El 100 % de los emprendimientos encuestados responde que coordina el trabajo mediante reuniones realizadas por lo menos una vez por mes. En el 68 % de los casos las reuniones son semanales. En 7 de los 9 emprendimientos (78 %), las reuniones son semanales, y en 1 caso (11 %) son cada 15 días. En 8 de los 13 (62 %) son semanales, y en 3 (23 %) son cada 15 días. Categoría 2 sobre definición de normas de actuación y su comunicación y difusión entre los integrantes de la organización; -El 63,6 % de los emprendimientos encuestados dan a conocer las órdenes o instrucciones de trabajo la mayoría de las veces en forma verbal y algunas por mail. En ningún caso dichas instrucciones se comunican por escrito debiendo firmar el informado como constancia de notificación. 6 de las 9 micro empresas las comunican siempre verbalmente, en tanto solo 1 de las 13 pequeñas empresas está en esta situación, 11 de ellas lo hacen mayormente en forma verbal y algunas por mail. -Otras informaciones que comprenden a todo el personal, tales como reparaciones o mantenimiento de ascensores, equipos informáticos, acontecimientos sociales como nacimiento de hijos de funcionarios, por ejemplo, también en mayor porcentaje se dan a conocer en forma verbal, ya sea personal o por teléfono, algunas por mail. -Sólo 5 de los 22 emprendimientos han definido normas de actuación y han previsto sanciones para su eventual incumplimiento. De ellos 4 corresponden a pequeñas empresas y 1 a micro empresa. Estas cifras traducidas a porcentajes, representan el 30% y el 11% respectivamente. 6 de las 9 micro empresas no han definido normas de actuación. -En los casos en que se han definido normas de actuación, la mayoría las han comunicado verbalmente. Sólo en un caso la comunicación fue por escrito, recogiéndose la firma como constancia de notificación. Esta situación se verifica en una pequeña empresa. Categoría 3 sobre estandarización de procedimientos, formularios y métodos de trabajo; -El 54 % de los emprendimientos definieron y aplican procedimientos estandarizados, de ellos el 19% tienen todos sus procedimientos en esta condición y el 35% tiene estandarizado la mayoría de sus procedimientos. En cuanto a la relación empresas micro y pequeñas, se da que del total del 54%, que representa a 14 emprendimientos, 6 son micro empresas, 5 son pequeñas empresas y 3 son emprendimientos de un integrante. -6 de los 26 emprendimientos (1 micro y 5 pequeña empresa) no tienen ningún procedimiento estandarizado. -De las 13 pequeñas empresas, 6 tienen al menos la mayoría de los procedimientos estandarizados y los mismos están escritos, en tanto que 5 de ellas no tienen ningún procedimiento estandarizado, y en 2 la mayoría no lo está. -5 de las 9 micro empresas declara tener la mayoría de los procedimientos estandarizados y 4 de ellas los tiene por escrito. -En 3 de los 4 emprendimientos integrados por una sola persona la mayoría de los procedimientos están estandarizados, pero no están escritos. - El 73% de los emprendedores han diseñado y utilizan formularios creados por ellos, en una cantidad importante. De la totalidad de emprendedores que respondieron afirmativamente, 12 son pequeñas empresas (el 92 %), 5 son micro empresas con más de 2 integrantes (55 %) y 2 son micro empresas con un integrante (50 %). -Solamente 2 de los 26 emprendimientos no han diseñado ningún formulario. Uno de ellos es de un solo integrante y el otro es pequeña empresa. E) Formular conclusiones Las conclusiones de la investigación, se explicitan a continuación. Resultados 1) Aspectos de la organización formal vinculados con los recursos humanos. a) La clara división de trabajo, situación en la que cada integrante tiene definido específicamente qué debe hacer, es mayor en la medida que aumenta la cantidad de integrantes de los emprendimientos. b) Los cargos están definidos en la amplia mayoría de los emprendimientos. Esta definición es creciente con el número de personas que trabajan en la empresa. c) En todos los emprendimientos se coordina el trabajo por medio de reuniones. En la mayoría de los casos las reuniones son semanales, en menor medida se realizan cada 15 días y en menos casos aún, una vez por mes. A medida que la organización crece, la frecuencia de las reuniones de coordinación disminuye. d) La formación universitaria adquirida por quienes lideran los emprendimientos les proporciona herramientas útiles para gestionar los aspectos vinculados a la organización del trabajo: división de tareas y asignación a las personas más adecuadas, coordinación, trabajo en equipo, selección del personal. e) Los emprendimientos contribuyen a la generación de empleo. 2) Aspectos de la organización formal vinculados con la comunicación, la definición de normas y su difusión. a) La gran mayoría de las órdenes o instrucciones de trabajo, así como otro tipo de noticias o acontecimientos que deban ser informados al personal, se comunican verbalmente. En las micro empresas predomina la comunicación personal o telefónica, en tanto que en los emprendimientos con mayor número de integrantes la comunicación vía mail es más frecuente. b) En ningún caso las comunicaciones se formalizan a través de escritos en los que se recoge la firma del notificado como constancia. c) En muy pocos casos (1 de cada 5) se han definido normas de actuación y las posibles sanciones por su eventual incumplimiento. En los emprendimientos con mayor número de integrantes se verifica una mayor definición. d) En los casos que efectivamente se han definido dichas normas, se han dado a conocer en la mayoría de los casos en reuniones de trabajo. 3) Aspectos de la organización formal vinculados con la estandarización de procedimientos y el diseño de formularios. a) Más de la mitad de los emprendimientos encuestados ha estandarizado sus procedimientos, y la mayoría de ellos (70 %) los han redactado por escrito. b) La estandarización de los procedimientos es mayor en las micro empresas (61 % de ellas) que en las pequeñas empresas (46 %). c) La amplia mayoría de los emprendimientos encuestados (92 %) ha diseñado y utiliza al menos un formulario propio. Conclusiones 1) Los aspectos de la organización formal vinculados con los recursos humanos, tales como división de trabajo, definición de cargos y tareas asignadas, coordinación del trabajo de todos los integrantes, tienen una importante presencia en los emprendimientos encuestados. Dicha presencia aumenta en la medida que aumenta el número de integrantes. Los emprendimientos generan puestos de trabajo. 2) La definición de normas de actuación y la difusión de las mismas, está poco formalizada. En los emprendimientos con más integrantes hay una mayor definición y las comunicaciones son verbales y via mail, en tanto que en las micro empresas la mayoría de las comunicaciones son verbales, (personales o por teléfono). 3) Los aspectos operativos están parcialmente formalizados. La estandarización de procedimientos se aplica en poco más del 50 % de los emprendimientos siendo mayor en los emprendimientos con menos número de integrantes. El diseño y utilización de formularios propios es ampliamente aplicado, creciendo su aplicación con el aumento del número de integrantes del emprendimiento. 4) La formación académica en general y la capacitación en administración de empresas en particular, proporcionan conocimientos y desarrollo de habilidades que constituyen herramientas fundamentales para gestionar con éxito los emprendimientos. Su aplicación adecuada, junto con la inducción y trasmisión de valores a todos los integrantes de la organización genera calidad en el trabajo y trabajo de calidad. Referencias Aramendía, Santiago, Camacho, José Messina, María. Análisis de los factores que impactan en el logro de los objetivos de los emprendedores. III Jornadas Académicas de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración. Universidad de la República, 2012. Cantillón, Richard. Essai sur la natur du commerce en general. . Paris: Institu National d Etudes Demographiques, 1997. Cleri, Carlos. El libro de las PyMES. Buenos Aires: Granica, 2012. Daft, Richard L. . Teoría y diseño organizacional, 9na Edición. Mexico: Thomson Editores S.A. , 2007. De la Fuente Sabaté, Juan M. y otros. Diseño organizativo de la empresa, España: Editorial Chivitas S.A., 1997. Donnelly, James H. y James L., Gibson y John M., Ivancevich. Organizaciones: comportamiento, estructura, procesos. México: Mc. Graw- Hill/Interamericana, 2009 Gartner, William. “Who is an entrepreneur? is de wrong question”. American Journal of Small Business 12 (1988):26-26. .Gilli, Juan José y otros. Diseño Organizativo: Estructura y Procesos. Buenos Aires: Granica, 2007. Harward Business Review. La iniciativa emprendedora. España: Ediciones Deusto S.A., 1999. Herbert, Robert y Link, Albert.” In Search of the Meaning of Entrepreneurship”. Small Business Economics, 1. (1989): 39-49. Hochsztain, Esther y Messina, María. Identificación de factores de éxito de emprendimientos en base a reglas de asociación supervisadas y árboles de decisión. XI Congreso Latinoamericano de Sociedades de Estadística CLATSE 2014 y XLI Jornadas Nacionales de Estadística, 2014. Kantis, Hugo y Sergio, Drucaroff. Corriendo fronteras para crear y potenciar empresas. Buenos Aires: Granica, 2011. Kantis, Hugo y Pablo, Angelilli y Virginia, Moori-Koenig. Desarrollo emprendedor: América Latina y la experiencia internacional. Washington D.C. :Banco Interamericano de Desarrollo, 2004. Kantis, Hugo y Pablo, Angelelli y Francisco, Gatto. Nuevos Emprendimientos y Emprendedores: de qué depende su creación y supervivencia ?. Explorando el caso argentino. México: Banco Interamericano de Desarrollo, 2001. Leibenstein, Harvet. “ Entrepreneuship and Development”. American Economic REview, 58,n 2 (1968): 72-83. Pini, José. Teoría de la Organización Formal. Montevideo: Oficina de apuntes CECEA, Facultad de Ciencias Económicas y de Administración, 1991. Real Academia Española. Diccionario de la Lengua Española. Madrid: Espasa, 2001. Reynolds, Paul y otros. Global Entrepreneurship Monitor: Executive Report. Kauffman Center formEntrepreneurial Leadership. Babson College. London Business School, 1999. Schumpeter, Joseph. The Theory of Economic Development: An Inquiry into Profits, Capital, Credit, Interes and the Business Cycle. Harvard University Press, 1999. Veciana, José María. “Creación de empresas como programa de investigación científica”. Revista Europea de Dirección y Economía de la Empresa 8, no.3 (1999): 11-36.