APLICACIÓN A LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Javier Alejandro Garcia Paz [TAREAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN] Preparar una presentación eficaz y de alta calidad es un proceso que involucra varias tareas, en las que el presentador, solo o en equipo debe ocuparse. De manera específica, el expositor como la persona responsable de la presentación tiene cuatro tareas básicas a realizar, realizar, previas, durante y posteriores a su exposición. La planeación es una importante del proceso y establece las acciones a seguir desde que se acepta hasta que concluye la participación en una exposición. Con la información recopilada se organiza el contenido y se diseñan los materiales de apoyo. Durante la exposición el presentador guía a la audiencia auxiliado por los recursos o medios establecidos y producidos de acuerdo con la planeación. Una vez concluida la exposición el presentador debe verificar o comprobar si se alcanzó el objetivo; así la planeación debe de proveer una forma de retroalimentación. Proceso de Planeación Conceptos útiles en este proceso: Ducumentación Para lograr una mejor organización, el presentador debe documentar cuidadosamente la fecha y el tiempo en que esta programada la presentacion, el tipo y el tema de la presentación, la naturaleza y tema del congreso o evento, la ubicacion y las caracteristicas del escenario, el tamaño y la naturaleza de la audiencia y establecer el resultado que se espera lograr. Identificación de contactos La persona que convoca o que coordina el evento sea el contacto principal que puede proveer al presentador de información útil y detallada relacionada con su participación. Fuentes de información Es importante identificar las fuentes importantes para recopilar y elaborar o reforzar el contenido del mensaje. Prueba de la presentación Es conveniente realizar las pruebas necesarias al material de apoyo y ensayar como se complementan en conjunto el presentador y el material. Planeación de la presentacion electrónica Se puede planear la producción de la presentación electronica que es el apoyo visual necesario en toda exposición. Recursos de ayuda a la planeación Desarrollar un plan general de acción y emplear formularios especiales son estrategias que ayudaran en la organización de la presentación. Plan general de acción Es una herramienta de organización en la que se proyectan las acciones o tareas necesarias para que el proceso de presentación concluya con éxito. La planificación debe girar en torno a la audiencia, es decir, del cliente. Listas de planificación son tres formularios que ayudarán a prestar atención a los detalles que no deben de olvidarse cuando se planifica la presentación: Lista de planeación prtada Lista de planeación audiencia Lista de planeación lugar Retroalimentación Para comprender el resultado y evaluar la eficacia de la presentación, así como un indicador del grado en que se han alcanzado los objetivos, es conveniente establecer un mecanismo de retroalimentación que permita medir la respuesta de la audiencia al mensaje.