Adriana Guadalupe Martínez Ramírez

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
“Impacto de la tecnología computacional en el campo
de la Contaduría”
MONOGRAFÍA
Qué para obtener el titulo de:
Licenciado en Contaduría
Presenta:
Adriana Guadalupe Martínez Ramírez
Asesor:
C.P. Alicia Eguía Casís
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Septiembre 2007
DEDICATORIAS Y/O AGRADECIMIENTOS
Esta monografía está dedicada a mis padres
principalmente, por ser el motor que me
impulsa cada día a seguir adelante y
superarme como persona. A mi madre por su
cariño, paciencia y comprensión en las
situaciones difíciles en las que ha estado
conmigo en todo momento y a mi padre por
apoyarme y mostrarme que debo ser
perseverante y fiel a mis convicciones
siempre.
Agradezco a mis hermanos Alex y Jessy
por la compañía y el apoyo que me han
brindado a lo largo de toda mi vida, por ser un
ejemplo a seguir y porque sé que cuento con
ustedes siempre.
Agradezco a mi Abuelo, a mi tía Paty y mi
madrina por su apoyo incondicional, por
impulsarme en todo momento.
Agradezco a mis amigas Bere, Teo y Angy,
por mostrarme el valor verdadero de la
amistad, por estar ahí cuando más las he
necesitado y por los momentos divertidos y
difíciles que hemos pasado juntas.
I
Agradezco a mis compañeras de la
facultad y a todas aquellas personas que
han estado en alguna etapa de mi vida, que
me han ayudado a crecer y ser lo que soy
hoy en día.
Agradezco a mi asesora la C.P.
Alicia Eguía Casís por apoyarme en
la elaboración de éste trabajo.
Agradezco a mis profesores de la
universidad por los conocimientos
brindados.
Agradezco
a
la
Universidad
Veracruzana por las facilidades
proporcionadas.
Agradezco a Dios por la vida.
II
ÍNDICE
Introducción................................................................................................ 1
Capítulo I
Sistemas de registro .................................................................................. 4
1.1 Antecedentes..................................................................................... 4
1.1.1 Antecedentes de la contabilidad................................................... 4
1.1.2 Historia del procesamiento de datos ............................................ 14
1.2
Sistemas de registro contable...................................................... 19
1.2.1 Definiciones.................................................................................. 19
1.2.2 Sistema de registro manual.......................................................... 21
1.2.3 Sistema de registro mecánico ...................................................... 23
1.2.4 Sistema de registro electrónico .................................................... 24
1.3 Tiempo de procesamiento de información........................................ 26
1.3.1 Interpretar y analizar la información ............................................. 26
1.3.2 Utilidad de la información financiera............................................. 27
1.3.3 Cálculo de impuestos .................................................................. 33
1.3.4 Documentos Informativos............................................................. 34
1.3.5 Margen de error............................................................................ 34
1.4 Catálogo de cuentas........................................................................ 35
1.5 Guía contabilizadora........................................................................ 36
III
Capítulo II
Sistema de registro electrónico ................................................................ 38
2.1 La computadora y sus periféricos ........................................................... 38
2.1.1 Monitor............................................................................................... 39
2.1.2 Teclado.............................................................................................. 40
2.1.3 Procesador ........................................................................................ 40
2.1.4 Tarjeta Madre ó Motherboard ............................................................ 41
2.1.5 Memoria RAM.................................................................................... 41
2.1.6 Memoria ROM ................................................................................... 42
2.1.7 Disco Duro......................................................................................... 42
2.1.8 Cd-rom............................................................................................... 43
2.1.9 Grabadora de Cd-rom........................................................................ 43
2.1.10 Memoria USB .................................................................................... 44
2.1.11 Impresora .......................................................................................... 45
2.1.12 Ratón o mouse .................................................................................. 46
2.1.13 Escáner ............................................................................................. 46
2.2 Software ................................................................................................ 48
2.2.1 Programas administrativos ................................................................ 49
2.3 ASPEL................................................................................................... 50
2.3.1 ASPEL-COI ....................................................................................... 51
2.3.2 ASPEL-NOI ....................................................................................... 54
2.3.3 ASPEL-SAE....................................................................................... 55
2.3.4 ASPEL-BANCO ................................................................................. 56
2.3.5 Calculadoras fiscales......................................................................... 57
2.3.6 Hojas de cálculo electrónica .............................................................. 58
IV
2.4 Redes.................................................................................................... 59
2.4.1 Definición........................................................................................... 60
2.4.2 Elementos que integran una red........................................................ 61
2.4.3 Costo de una red ............................................................................... 63
2.4.4 Topología de redes............................................................................ 64
2.4.4.1 Bus ................................................................................................... 64
2.4.4.2 Anillo................................................................................................. 65
2.4.4.3 Estrella ............................................................................................. 66
2.5 Internet .................................................................................................. 66
Capítulo III
Impacto de la tecnología computacional ................................................ 68
3.1 Impacto de la tecnología computacional en el trabajo de un contador.... 68
3.2 Ventajas y desventajas del registro electrónico de operaciones............ 78
3.3 Ventajas y desventajas del registro manual de operaciones. ................. 79
3.4 Aplicación práctica del programa COI 5.5 en una empresa. ................... 80
3.4.1 Instalación ........................................................................................... 81
3.4.2 Ingresar al sistema .............................................................................. 83
3.4.3 Catálogo de cuentas............................................................................ 84
3.4.4 Pólizas................................................................................................. 88
3.4.5 Balanza de comprobación ................................................................... 92
3.4.6 Diario General ..................................................................................... 93
3.4.7 Auxiliares............................................................................................. 94
3.4.8 Reportes financieros............................................................................ 95
3.4.9 Balance General.................................................................................. 95
3.4.10 Estado de Resultados ....................................................................... 96
3.4.11 Libro mayor ....................................................................................... 97
V
3.4.12 Hoja de cálculo.................................................................................. 98
3.4.13 Opciones en el manejo de gráficas ................................................... 99
3.5 Impacto de la tecnología computacional en inversionistas, órganos
gubernamentales, acreedores, proveedores, empleados, administradores,
autoridades fiscales y reguladoras.......................................................... 100
3.5.1 Inversionistas ...................................................................................... 100
3.5.2 Órganos gubernamentales .................................................................. 100
3.5.3 Acreedores .......................................................................................... 101
3.5.4 Proveedores ........................................................................................ 101
3.5.5 Empleados .......................................................................................... 101
3.5.6 Administradores................................................................................... 102
3.5.7 Autoridades fiscales y reguladoras..................................................... 102
3.6 Beneficios proyectados ........................................................................... 102
Conclusiones................................................................................................ 104
Bibliografía y/o obras consultadas................................................................ 107
VI
INTRODUCCIÓN
El mundo de hoy, que cambia rápidamente, exige que las empresas
cuenten con la agilidad, flexibilidad y capacidad de adaptarse a nuevos entornos
de una manera espontánea. Estas características son adoptadas solamente,
gracias a la tecnología, con la cual, las empresas pueden obtener ventajas
competitivas.
La tecnología computacional puede incrementar considerablemente la
creatividad, eficiencia y productividad de los negocios. Les permite a las empresas
competir efectivamente en la economía de un mundo globalizado con la capacidad
de tomar decisiones con rapidez y flexibilidad. Uno de los momentos más críticos
para la gerencia de nuestros tiempos, es cuando se enfrentan a la toma de
decisiones sobre nuevos proyectos, o de manera más general, de planes de
negocios. Para realizar de manera eficiente esta tarea, el administrador debe de
contar con la información correcta, en el momento exacto y en todo lugar. Para
esto, se han desarrollado sistemas que permiten la obtención de información
contable de forma oportuna y confiable.
En el pasado, cuando las empresas eran relativamente pequeñas y las
necesidades de información se satisfacían fácilmente, el tratamiento manual de la
información
era
suficientemente
rápido;
sin
embargo,
al
aumentar
los
requerimientos de información de mayor calidad en menos tiempo, los contadores
nos hemos visto en la necesidad de recurrir a la tecnología para cumplir con
nuestro papel en la sociedad.
Cuando las empresas empezaron a crecer, el contador se vio en la
necesidad de apoyarse en máquinas que se desarrollaron con el propósito de
facilitar la labor contable.
1
La creación de las computadoras se da como resultado de los retos a los
que se ha enfrentado el ser humano hasta el día de hoy, de esta manera el uso
de éstos equipos agilizan las actividades del Lic. en Contaduría, por ésta razón
también ha sido indispensable la elaboración de sistemas contables que
proporcionen un mayor control sobre las transacciones que realiza una empresa y
de los reportes financieros.
La implementación de equipos computacionales en las organizaciones se
realiza con el objetivo de facilitar el logro de sus objetivos de manera rápida. Sin
embargo, es importante que tanto los contadores como el personal de la empresa,
conozcan las funciones del equipo con el que trabajan para poder sacarle mejor
provecho.
El capítulo 1 menciona los antecedentes de la contabilidad desde épocas
antiguas hasta la actualidad, así como, la historia del procesamiento de datos,
que señala las seis generaciones de computadoras, terminando con el uso de la
inteligencia artificial en nuestros tiempos. También habla sobre los diferentes tipos
de sistemas de registro que son el manual, mecánico y electrónico, el tiempo de
procesamiento de datos, la utilidad de la información financiera, el cálculo de
impuestos, el uso de los documentos informativos, el margen de error que se
incurre en cada sistema de registro y la importancia de un catálogo de cuentas
creado sin error
El capítulo 2 nos habla de las computadoras y sus periféricos, es decir
todas las herramientas con las que cuenta el contador para sacarles su máximo
provecho, además se analizan los componentes más importantes que debe
conocer y saber usar, así como el software que utiliza para poder ejercer su
actividad, se mencionan las características de los programas administrativos, una
2
breve reseña de la empresa Aspel y los programas que ofrece a las empresas
como solución inmediata a sus necesidades, el uso de las hojas de cálculo
electrónicas, definición de redes, elementos que integran una red y su costo.
Además de mencionar brevemente lo que es el Internet hoy en día.
El capítulo 3 trata del impacto que tiene la tecnología computacional en el
trabajo de un contador y como ha facilitado sus funciones, uno de estos grandes
avances se marca en la auditoría informática donde ya los papeles de trabajo son
digitales, así como el impacto que tiene en diferentes sectores, como lo son
inversionistas, órganos gubernamentales, acreedores, autoridades fiscales y
reguladoras que se han visto beneficiadas por los avances de la tecnología.
También se menciona una aplicación práctica del programa COI, que muestra una
forma sencilla de operarlo, ventajas y desventajas de los sistemas de registro y
beneficios proyectados al implementar un sistema contable electrónico.
Los beneficios que puede proporcionar la tecnología computacional en el
desarrollo del trabajo de un contador son diversos, por lo mismo, el contador debe
conocer y mantenerse a la vanguardia de los cambios que surgen en la
tecnología, de manera que pueda adaptarse a las necesidades de cualquier ente
económico.
Vivimos en una sociedad exquisitamente dependiente de la ciencia y la
tecnología, en la cual difícilmente cualquiera sabe algo acerca de ciencia y
tecnología.
Carl Sagan
3
CAPÍTULO I
SISTEMAS DE REGISTRO
CAPÍTULO 1
SISTEMAS DE REGISTRO
1.1. ANTECEDENTES
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones
gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. A través del paso de los años,
se ha buscado la eficiencia y rapidez en la forma de llevar a cabo el trabajo
contable, lo cual se ha facilitado gracias a los avances de la tecnología.
Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y éste
movimiento arrollador, va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología,
las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y
económicos existentes en este nuevo entorno. Todo esto pone de manifiesto la
nueva corriente que debe seguir la contabilidad y el profesional de la contaduría,
pues la contabilidad es quizás una de las actividades, por no decir la más
importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar
acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las
empresas en los ambientes competitivos.
1.1.1 Antecedentes de la contabilidad
Edad Antigua
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre
se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su
memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a
4
través de diversos historiadores que en culturas como la egipcia o romana,
se empleaban técnicas contables, que derivaban del intercambio comercial.
Los romanos, llevaron una contabilidad que constaba de dos libros: el Adversia, que se
llamaba así porque se escribía en la dos caras anversas de dos hojas unidas por el centro en el
cual, se realizaban asientos referentes al arca (caja) y el denominado Codex en el cual se
asentaban operaciones en las que se especificaba el nombre de la persona, la causa de la
operación y el monto de la misma. "Accepti" se denominaba el ingreso o cargo a la cuenta
corriente; "Respondi" el débito por el cual respondía el deudor, se trataba de un libro de deudores y
acreedores.
1
La Ley Paetelia Papiria, 325 A. C., es la ley más antigua de que se tiene
noticia, que hacía nacer derechos y obligaciones de los asientos contables.
Edad Media
Durante la Edad Media, la contabilidad, como instrumento mercantil,
continuó su función informativa, los mulsumanes, amén de sus actividades
guerreras, practicaron el comercio, y por lo tanto la contabilidad.
Hacia 1263, en España bajo el reinado de Alfonso el Sabio, en las célebres
Partidas por él recopiladas, se impusó a los funcionarios encargados de la
administración de rentas públicas la obligación de rendir cuentas anualmente, de
esta época son conocidos los libros de la Compañía de los Perruzzi, de 1282; así
como los de las compañías florentinas Berdi y Alberti llevados a la usanza romana.
1
Federico Gertz Manero., Origen y Evolución de la Contabilidad, ensayo histórico. Editorial Trillas
Marzo 1994 pag. 43-46.
5
Pero es en los célebres libros de la casa de Bonsignore, de Siena, que
datan del año de 1290 en los que encontramos los primeros pasos de la incipiente
contabilidad romana hacia una más perfeccionada: en efecto, tanto los libros de
Ansaldus Boilardus, como los del comerciante florentino eran llevados a la usanza
romana, con dos cuentas, la "caja" y la "cuentas corrientes"; pero en los libros de
Bogsinore, encontramos que los movimientos y subtítulos de caja se encuentran
en forma invertida.
Renacimiento
En el siglo XV se considera como pionero en el estudio de la partida doble a
Benedetto Cotrugli Rangeo, autor del “Della mercatura et del mercante perfecto”,
quien lo terminó de escribir el 25 de agosto de 1458. Es un pequeño tratado de
instrucciones para la práctica del comercio, la contabilidad es tocada de una
manera breve en un corto capítulo; señala el uso de tres libros: Memoriale
(Borrador), Giornale (Diario) y Cuaderno (Mayor).
El Memoriale era un libro donde se anotaban las transacciones en un orden cronológico
con un completo detalle de la naturaleza de las mismas.
El Giornale, a través de una exposición sumaria contemplaba: toda operación debe
registrarse por sus efectos de crédito y débito, toda transacción en moneda extranjera será
convertida a moneda veneciana.
El "Quaderno" era la denominación que recibe el Mayor, lleva usualmente un índice
(alfabético) que facilita la rápida localización de la cuenta deseada. 2
Establece la circunstancia de que el cuaderno debe tener un índice a
manera de poder encontrar o identificar las cuentas rápidamente. Su importancia
fundamental radica en el hecho de anteceder a la clásica “Summa de aritmética,
2
Idem 1 pag. 88-89.
6
geometría, proporción y proporcionalidad” de Paccioli publicado en el año de
1494.
Fray Luca Paccioli nacido en el burgo de San Sepolcro, Toscana, en 1445
se especializó en el estudio de Teología y Matemáticas. Consideró que la
contabilidad en su aplicación requiere del conocimiento matemático.
El fraile franciscano y matemático estableció las bases de la teoría de la
propiedad, la formulación del esquema activos, pasivos y capital, los principios de
las cuentas y la cuenta de pérdidas y ganancias, así como el diseño de los libros
diario y mayor, fundamentos de la teneduría de libros.
Siglo XVIII al siglo XIX surgimiento del marco de problemas
El liderazgo veneciano en asuntos de contabilidad pasó a Inglaterra donde se acunan una
serie de circunstancias que representan el origen de muchos de los problemas de la contabilidad
financiera, entre las cuales podemos mencionar:
a) Un desarrollo económico intenso motivado por la revolución industrial.
b) Una mayor evolución de la economía de mercado.
c) El inicio de la separación del capital de la administración.
d) Las primeras leyes sobre sociedades de negocios.
e) La formación de los primeros cuerpos profesionales.
El desarrollo económico industrial, la evolución de la economía de mercado y el
establecimiento de leyes sobre las sociedades creaban una demanda de servicios contables de
mayor calidad, pero aún inclinadas para información y toma de decisiones de un propietario que a
la vez actuaba como administrador.
En ésta época empiezan a formarse las primeras convenciones contables y se dan los
inicios de las agrupaciones de la profesión de contador público que posteriormente, tomarían la
función normativa en contabilidad.3
7
3
Cocina, Martínez Javier, Teoría de la contabilidad financiera, IMCP. pag. 34
Edad Contemporánea
El primer teorizante formal de las cuentas fue Edmond Degrange que en la
Tenue des Livres Rendue Facile, distinguió dos clases de cuentas unas deudoras
y acreedoras y otras que eran las que representaban al propietario y que él las
subdividió en cinco.
Su teoría se conoce con el nombre de Las Cinco Cuentas siendo ellas: Efectivo,
Mercancías, Instrumentos Negociables Recibidos, Instrumentos Negociables Pagados y Pérdidas y
Ganancias. De aquí surgió el primer diseño del Diario Mayor Único que modificó al tradicional
juego de Diario y Mayor.4
La primera gran escuela de comercio fue creada en la Universidad de
Pennsylvania en 1881. Seis años después se organiza una importante agrupación
profesionales Estados Unidos bajo el nombre de American Association of Public
Accountants.
Siglo XX 1900 - 1930 primeras teorías
La tecnología industrial, las ideas de la economía de mercado, las costumbres jurídicas,
legislaciones, la administración profesional, la democratización del capital y las teorías y
costumbres contables se trasladan de Inglaterra a los Estados Unidos, para dar lugar al
desenvolvimiento de la mayor economía de mercado del mundo en este siglo XX. Estados Unidos
es líder en las actividades de negocios y de enormes avances en tecnología contable.
De 1900 a 1930 como respuesta a un intenso desarrollo de las prácticas de contabilidad en
los Estados Unidos, empiezan a surgir planteamientos teóricos sobre diversos asuntos, entre
otros: la teoría de la propiedad presentada por Sprague en 1904 y 1907, por Hatfield en 1909 y
por Kester en 1917; Baker sugirió en 1935 que la teoría de la propiedad era el resultado de
técnicas docentes norteamericanas; la teoría de la entidad, ampliamente extendida por Paton, en
su Accounting Theory, edición 1922, y el desarrollo intenso de la contabilidad de costos tuvo una
influencia decisiva en el progreso de la contabilidad financiera.5
4
5
Ídem 1, Pág. 116
Ídem 3, Pág. 36
8
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Sin embargo, los acontecimientos ocurridos en Estados Unidos de
Norteamérica, en la década de 1930, del siglo pasado, después de la caída de la
Bolsa de Valores de Nueva York, determinaron un sentido más concreto a las
características actuales de la información financiera.
La tecnología contable heredada por los estadounidenses fue ampliada en todos sus
aspectos, sin embargo su crecimiento numérico y progreso en muchas áreas, se daba en un
ambiente desordenado que ofrecía este escenario:
a) Los contadores no tenían plena conciencia de la importancia social de sus actividades y se
limitaban a elaborar información contable en la medida que se la requerían los
empresarios.
b) Bajo el pretexto de secretos de negocios, las entidades no revelaban sus políticas de
contabilidad.
c) Las revaluaciones de activos eran comunes y elaboradas de tal suerte que los informes no
correspondían a los flujos de efectivo reales.
d) El estado de resultados era considerado como un mero estado secundario.
En general no había uniformidad en los informes para hacer comparaciones válidas, ni
consistencia que permitiera evaluar la marcha de los negocios. Estos problemas de desorden
contable unidos a otros problemas de carácter económico originaron la quiebra de la Bolsa de
Valores.
En la década de 1930, se produce la reordenación en los aspectos económicos, que en el
área contable los más importantes son:
a) Se publican los Decretos sobre Valores de 1933 y el Decreto de Operaciones Bursátiles de
1934, que dan nacimiento a la Comisión de Valores y Cambios (SEC) y lineamientos
generales para asegurar información contable de alta calidad en la Bolsa de Valores.
b) La misma SEC concede en estos años a los contadores públicos, la autorregulación en
materia de contabilidad (al Instituto Americano de Contadores Públicos; AICPA).
c) Se crea y fomentan los códigos de ética profesional.
d) Se intensifica la actividad normativa para dar mayor confiabilidad a la información en el
campo de la auditoría.
e) Se inician las actividades normativas de la profesión en el área de contabilidad.
9
f)
Surge la frase de principios de contabilidad.
g) Se generan los primeros estudios teóricos para apoyar la actividad normativa de
contabilidad y la propia práctica de información financiera.6
Se inicia el estudio de principios tendientes a solucionar problemas
relacionados con los precios y la unidad de medida de valor; apareciendo
conceptos tales como: depreciación, amortización, reservas, fondos.
Aparece el diario mayor único, el sistema centralizador, la mecanización
contable y la electrónica contable. Se inicia una nueva técnica conexa; los costos
de producción. Las crecientes atribuciones estatales, enmarcan, cada vez más los
requisitos jurídico-contables, así como el desarrollo del servicio profesional.
Desarrollo de las Prácticas y Métodos de Contabilidad en México
Etapa preparatoria (1907 - 1960)
En esta etapa se recibe el primer contador público en México Don
Fernando Díez Barroso, el 25 de mayo de 1907. Posteriormente en 1923 se dan
los primeros pasos para la formación del actual Instituto Mexicano de
Contadores Públicos (IMCP), y por disposiciones gubernamentales en 1948, se
inicia la constitución de colegios locales, en distintos lugares de la República.
Etapa de nacimiento y desarrollo (1960 - 1970)
El sistema económico de protección propició un notable y sostenido
crecimiento de la actividad económica desde la década de 1940 hasta la década
de 1970, generándose entonces mayores demandas de información contable. El
IMCP a fines de 1960 ya había emitido algunos Boletines respecto a normas y
procedimientos de auditoría, y fue el Decreto de Auditoría Fiscal, del 21 de abril de
6
Ídem 3, Pág. 36-37
10
1959, que creó el dictamen de estados financieros para los efectos fiscales, el
acontecimiento histórico clave para que la profesión contable, en México, se
dedicara a elaborar los Boletines relativos a principios de contabilidad
generalmente aceptados.
La cultura contable mexicana siempre tuvo la oportunidad de alimentarse
de las experiencias de su vecino del norte, y notablemente se expiden en 1969 los
primeros Boletines sobre principios de contabilidad (serie azul), acompañados de
un marco de conceptos de referencia llamado Boletín A-1 Esquema Básico de la
Teoría de la Contabilidad Financiera, siendo ya un Órgano Nacional.
En la década de 1970 el lMCP se convirtió en Federación de Colegios y se
creó la Comisión de Principios de Contabilidad, la cual ya venía funcionando en el
Órgano Nacional y se dio reconocimiento oficial a los Boletines de la Serie Azul,
llegando en esta década a un total aproximado de 15 Boletines.
Además México interviene como fundador en la década de 1970 de las
organizaciones internacionales: International Accounting Standards Committee
(Comisión o Comité de Normas Internacionales de Contabilidad) IASC, e
International Federation of Accountants (Federación Internacional de Contadores
Públicos) IFAC.
La economía mexicana a mediados de 1970 pasa por una etapa
inflacionaria, con una situación severa de endeudamiento nacional, donde el
marco de protección económica parecía que ya no funcionaba y donde se creó
todavía un Estado creciente que realizaba muchas actividades de negocios.
La profesión contable desde entonces se vio enfrentada a un reto enorme:
rescatar el significado de las cifras de los estados financieros, erosionado por la
pérdida del poder adquisitivo de la moneda.
11
A continuación se mencionan algunos acontecimientos que impulsaron el
desarrollo de la Contaduría en México, durante la década de 1980.
1. Se define una política nacional para orientar la economía al sistema de mercado.
2. Se privatiza la banca y muchas otras entidades en poder del gobierno.
3. Se produce la apertura de la economía y se inicia la participación en la globalización
económica.
4. Se consolida al sector financiero y se inician las demandas de prácticas de contabilidad de
alto nivel nacional e internacional.
5. Crece la Bolsa de Valores y se propone la creación de bolsas intermedias.
6. Surge el Tratado de Libre Comercio y México requiere simultáneamente con las
necesidades de otros países, armonía de las normas de contabilidad financiera y de
presentación de informes.
7. La Comisión Nacional Bancaria y de Valores apoya sólidamente las normas de la CPC del
IMCP, y extiende obligaciones de información a las empresas registradas en la bolsa.
8. IASC intensifica sus labores en normas de contabilidad financiera, y revisa su propia
normatividad para eliminar tratamientos alternativos.
9. Crece la industria, el comercio, desaparece el ejido y se propician las actividades
agropecuarias.
10. Surgen los Criterios de Contabilidad del sector financiero con la intención de cumplir con
PCGA.
11. Se proponen las primeras estrategias nacionales para elevar la calidad de los servicios
profesionales de contaduría pública.
12. La CPC del IMCP inicia pláticas con los cuerpos normativos de contabilidad financiera de
Estados Unidos y Canadá.7
Normas de Información Financiera (NIF)
Durante más de 30 años, la Comisión de Principios de Contabilidad (CPC)
del Instituto Mexicano de Contadores Públicos A. C. (IMCP) fue la encargada de
emitir la normatividad contable en nuestro país, bajo la denominación de Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados.
7
Ídem 3, Pág. 48-55
12
A partir del 1° de junio de 2004, el Consejo Mexicano para la Investigación y
Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF), el cual es el organismo
independiente que, en congruencia con la tendencia mundial, asume la función y
la responsabilidad de la emisión de la normatividad contable en México, en
sustitución de la Comisión de Principios de Contabilidad, perteneciente al IMCP.
El CINIF es un organismo independiente en su patrimonio y operación,
constituido en el año 2002 por entidades líderes de los sectores público y privado,
con objeto de desarrollar, las “Normas de Información Financiera” (NIF) con un
alto grado de transparencia, objetividad y confiabilidad, que sean de utilidad tanto
para emisores como para usuarios de la información financiera.
Para lograr lo anterior, se conformó un Consejo Emisor del CINIF, al que se
han integrado investigadores de tiempo completo provenientes de diferentes
campos de experiencia y competencia profesional, resaltando su independencia
de criterio e integridad, quienes trabajan junto con reconocidos profesionistas y
académicos voluntarios, a fin de lograr puntos de vista plurales e independientes.
Asimismo, el proceso de emisión de normatividad está en todo momento
bajo la observancia de cualquier interesado, al publicarse en la página electrónica
del CINIF, el inventario de proyectos; los avances a dichos proyectos; las normas
en proceso de auscultación; las respuestas recibidas en este proceso, y
finalmente, los documentos denominados “bases para conclusiones”, que dan
respuesta a los comentarios recibidos durante la auscultación.
Las Normas de Información Financiera, que sustituyen a los PCGA,
entraron en vigor el 1° de enero de 2006, éstas ayudan a las empresas a tomar
decisiones de la manera correcta, pues de no hacerlo de esta manera se
presentan estados financieros con información incorrecta que altera la realidad
económica de la empresa en su desempeño.
13
La filosofía de las NIF es lograr, por una parte, la armonización de las
normas locales utilizadas por los diversos sectores de nuestra economía; y, por
otro lado, convergir en el mayor grado posible, con las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales
de Contabilidad.
Las normas contables son dinámicas y se van adaptando a los cambios
experimentados en el entorno bajo el cual desarrollan su actividad las entidades.
Esto es, algunas normas se modifican, otras se eliminan o sencillamente surge la
necesidad de emitir nuevas disposiciones. Esto hace necesario que con cierta
periodicidad se publiquen ediciones nuevas debidamente actualizadas. Es
importante señalar que la utilización de las NIF incrementa la calidad de la
información financiera contenida en los estados financieros, asegurando así, su
mayor aceptación, no sólo a nivel nacional, sino también internacional.
1.1.2 Historia del procesamiento de datos
Uno de los más antiguos dispositivos de cómputo es el ábaco; su origen
puede rastrearse hasta la antigua Babilonia. En nuestros días, el ábaco, continúa
siendo de utilidad en algunos pequeños negocios y en escuelas elementales,
donde los estudiantes aprenden aritmética.
Como se ha mencionado con anterioridad el fraile Lucca Paccioli, desarrolló
y aplicó el concepto de contabilidad de doble asiento estableciendo los cimientos
que sustentan las Normas de Información Financiera. Las computadoras han
apoyado el cumplimiento de las NIF, antes denominadas Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados. Las computadoras pueden analizar
grandes volúmenes de información financiera y contable y presentada en formatos
accesibles. El formato de la computadora actual esta muy alejado de las plumas y
tinta que en alguna ocasión se emplearon para registrar transacciones.
14
En la década de los años 1640, el francés Blaise Pascal inventó un
dispositivo mecánico que funcionaba como sumadora. Conocida como la Machine
Arithmetique, el dispositivo se construyó con engranes que representaban los
números del 0 al 9.
Gottfried Von Leibniz un matemático alemán, refinó aún más los conceptos
de Pascal y produjo un dispositivo de cálculo que realizaba multiplicaciones,
sumas y restas.
A principios de los años 1800, el inventor inglés Charles Babbage expuso la
teoría de que era posible construir un calculador mecánico automático. Con el
apoyo del gobierno británico, Babbage inició la construcción del Difference Engine
y, años después, el Analytic Engine. Los conceptos que expuso Babbage fueron
usados en su oportunidad por los ingenieros que desarrollaron los primeros
prototipos de computadoras.
A pesar de diez años de trabajo, Babbage no pudo construir ningún modelo
del Difference Engine o del Analytic Engine que operase satisfactoriamente, y
perdió el subsidio del gobierno. Hasta 1854, George Pehr Shuetz construyó un
modelo funcional del Difference Engine.
En 1937 H. H. Airen desarrollo una computadora en la Universidad de
Harvard. Este equipo llamado Mark I, fue el prototipo de las computadoras
actuales. Menos conocido es el hecho de que en el Colegio Estatal de Iowa, en los
años treintas, se desarrolló una predecesora de Mark I. Dicha máquina electrónica
fue desarrollada bajo la supervisión de John V. Atanasoff y estableció los
cimientos de la computadora ENIAC ( calculadora e integradora numérica
electrónica) , que apareció en el año de 1946.
Los avances en el campo de la tecnología de computadoras proliferaron a
principios del siglo XX. Las computadoras tenían áreas de almacenamiento interno
15
de datos y utilizaban cintas de papel para mover la información. En 1951 se
presentó la UNIVAC I (computadora universal automática) siendo la primera
computadora comercialmente disponible.
La segunda generación de computadoras usaba transistores, por lo que era
menos voluminosa, podía almacenar más información, era más fácil de programar,
tenía velocidades de procesamiento más altas y podía emplearse en mayor
número de trabajos de procesamiento que las computadoras de la primera
generación.
La tercera generación de computadoras llegó a mitad del siglo pasado, y
convirtió a las computadoras en una importante herramienta de negocios. La
tercera generación se construyó con circuitos integrados microminiauturizados,
tenían mayores capacidades de entrada y salida, grandes almacenamientos
internos y velocidades de operación de mil millonésimas de segundo. Los
lenguajes de programación para la tercera generación eran fáciles de aprender de
modo que más gente pudo desarrollar habilidades de programación y aplicarlas
en más tareas.
“Las
microcomputadoras
son
sistemas
de
computación
pequeños,
altamente
especializados, con una capacidad limitada de almacenamiento de datos”. Las microcomputadoras
pueden ayudar en algunas actividades específicas de los negocios, como, por ejemplo, planeación
financiera o auditoría, de este modo reflejan el deseo de los negocios y de la sociedad de tener
equipos económicos y eficientes.8
Dos mejoras en la tecnología de la computación marcan el inicio de la
cuarta generación: el reemplazo de las memorias con núcleos magnéticos, por las
de chips de silicio y la colocación de más componentes en un chip: producto de la
microminiaturización de los circuitos electrónicos. El tamaño reducido del
8
Lawrence S. Orilia, Introducción al procesamiento de datos para los negocios, Segunda Edición,
Editorial Mc Graw Hill, Pág. XXXV
16
microprocesador y de chips hizo posible la creación de las computadoras
personales (PC).
En 1971, Intel Corporation, que era una pequeña compañía fabricante de
semiconductores ubicada en Silicon Valley, presenta el primer microprocesador o
chip de 4 bits, que en un espacio de aproximadamente 4 x 5 mm contenía 2 250
transistores.
Esta generación de computadoras se caracterizó por grandes avances
tecnológicos realizados en un tiempo muy corto. En 1977 aparecen las primeras
microcomputadoras, entre las cuales, las más famosas fueron las fabricadas por
Apple Computer, Radio Shack y Commodore Business Machines. IBM se integra
al mercado de las microcomputadoras con su Personal Computer, de donde les ha
quedado como sinónimo el nombre de PC, y lo más importante; se incluye un
sistema operativo estandarizado, el MS- DOS (Microsoft Disk Operating System).
En vista de la acelerada marcha de la microelectrónica, la sociedad
industrial se ha dado a la tarea de poner también a esa altura el desarrollo del
software y los sistemas con que se manejan las computadoras. Surge la
competencia internacional por el dominio del mercado de la computación, en la
que se perfilan dos líderes Estados Unidos y Japón, sin embargo, no han podido
alcanzar el nivel que se desea: la capacidad de comunicarse con la computadora
en un lenguaje más cotidiano y no a través de códigos o lenguajes de control
especializados.
Japón lanzó el llamado "programa de la quinta generación de computadoras",
con los objetivos explícitos de producir máquinas con innovaciones reales en los
criterios mencionados. Y en los Estados Unidos ya está en actividad un programa
en desarrollo que persigue objetivos semejantes, que pueden resumirse de la
siguiente manera:
17
•
Procesamiento en paralelo mediante arquitecturas y diseños especiales y
circuitos de gran velocidad.
•
Manejo de lenguaje natural y sistemas de inteligencia artificial.
Con base en los grandes acontecimientos tecnológicos en materia de
microelectrónica y computación como inteligencia artificial, sistemas expertos,
redes neuronales, teoría del caos, algoritmos genéticos, fibras ópticas,
telecomunicaciones, etc., en la década de los años ochenta se establecieron las
bases de lo que se puede conocer como quinta generación de computadoras.
El único pronóstico que se ha venido realizando sin interrupciones en el
transcurso de esta generación, es la conectividad entre computadoras, que a partir
de 1994, con el advenimiento de la red Internet y del World Wide Web, ha
adquirido una importancia vital en las grandes, medianas y pequeñas empresas y,
entre los usuarios particulares de computadoras.
La Inteligencia Artificial aparece en esta generación
y su propósito es
equipar a las computadoras con "Inteligencia Humana" y con la capacidad de
razonar para encontrar soluciones.
Otro factor fundamental del diseño, la
capacidad de la computadora para reconocer patrones y secuencias de
procesamiento que haya encontrado previamente, (programación heurística) que
permita a la computadora recordar resultados previos e incluirlos en el
procesamiento, en esencia, la computadora aprenderá a partir de sus propias
experiencias usará sus datos originales para obtener la respuesta por medio del
razonamiento y conservará esos resultados para posteriores tareas de
procesamiento y toma de decisiones.
La sexta generación de computadoras está en marcha desde principios de
los años noventas hasta la fecha, las características que tienen las computadoras
de esta generación son que cuentan con arquitecturas combinadas Paralelo /
Vectorial, con cientos de microprocesadores vectoriales trabajando al mismo
18
tiempo; se han creado computadoras capaces de realizar más de un millón de
millones de operaciones aritméticas de punto flotante por segundo (teraflops); las
redes de área mundial (Wide Area Network, WAN) seguirán creciendo
desorbitadamente utilizando medios de comunicación a través de fibras ópticas y
satélites, con anchos de banda impresionantes. Las tecnologías de esta
generación ya han sido desarrolladas o están en ese proceso. Algunas de ellas
son: inteligencia artificial distribuida; teoría del caos, sistemas difusos, holografía,
transistores ópticos, etcétera.
1.2. SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE
Los sistemas tradicionales, que en su momento fueron adecuados, hoy no
funcionan debido a la lentitud con la que procesan la información, y los libros y
sumadoras dejaron su lugar a las máquinas de contabilidad y, más recientemente,
a las computadoras.
Enseguida se tratarán los principales sistemas de registro usados a lo largo
de la historia, de manera cronológica, lo cual facilitará establecer comparaciones y
comprender las ventajas y desventajas que cada uno aportó al trabajo del
Contador, permitiéndole dar cada vez información de mejor calidad y con mayor
oportunidad, lo que es fundamental para la toma de decisiones de una empresa.
1.2.1. Definiciones
CONTABILIDAD
Según la NIF A-1 (Norma de Información Financiera), es “una técnica que se utiliza para el
registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática
y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una
entidad incluyen transacciones, transformaciones internas y otros eventos.”9
9
CINIF, Normas de Información financiera 2006, Pág. 10
19
Una de las funciones principales del contador tal como lo dice la definición
es la de establecer el procedimiento óptimo de registro de operaciones efectuadas
por la empresa ya sea de manera manual, mecánica o electrónica, todo esto con
el objetivo de proporcionar en cualquier momento, una imagen clara y verídica de
la situación financiera que guarda el negocio.
SISTEMA
"Un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo común." 10
Un sistema debe tener como características fundamentales la sinergia y la
equifinalidad, esto quiere decir, que todos sus componentes actúan de forma
global para llegar a un fin determinado, teniendo la opción de utilizar diferentes
caminos.
SISTEMA CONTABLE
Basándonos en las definiciones vistas anteriormente, podemos decir que un
sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados
por una entidad para recopilar, organizar, registrar e interpretar la información
financiera en forma útil para la toma de decisiones. Los sistemas de registro son:
1. Manual
2. Mecánico
3. Electrónico
10
Senn, James A.. "Análisis y diseño de sistemas de información", Ed. Mc Graw-Hill. I edición.
México. 1990, p. 11
20
Las formas de recopilar y organizar la información son las mismas sin
importar el sistema de registro utilizado; una vez que la información está lista para
ser procesada, podemos emplear alguno de los sistemas de registro existentes.
1.2.2. Sistema de registro manual
Es la forma de procesamiento más simple de contabilidad, donde los
registros son efectuados en forma manuscrita, y haciendo mentalmente los
cálculos respectivos.
Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes características:
•
La lectura de los datos de entrada es realizada por la persona que tiene a su cargo.
•
La clasificación de lo datos es manual, es decir, que si se trata de registrar ventas, será
tarea de alguna persona ordenar previamente las facturas por número correlativo.
•
Los registros en diarios y mayores se practican en forma manuscrita.
•
Los cálculos se realizan manualmente o con ayuda de sumadoras y máquinas de escribir.
•
Los datos almacenados como débitos, créditos y saldos son realizados por ojo humano.
•
Se lleva a cabo utilizando lápices y lapiceros, así como diversos tipos de papeles de
trabajo: formatos, libros, hojas tabulares, auxiliares, etc.
•
Una vez registrada la información original, es resumida, interpretada y presentada en
11
nuevos papeles de trabajo.
La
posibilidad de cometer errores en este sistema de registro es alta, a
diferencia de otro tipo de métodos, sin embargo; para reducir los errores se debe
revisar el trabajo detenidamente, lo que conlleva un tiempo de trabajo adicional.
Los pasos que forman este sistema de trabajo son los siguientes:
1. Recibir los documentos fuente (facturas, recibos, cheques, etc.).
11
Sánchez Carretero Sergio, Importancia de la tecnología computacional en la reingeniería de
procesos de información en un despacho contable.
21
2. Registrar cada operación con su documento correspondiente (por ejemplo en
una póliza).
3. Pasar los movimientos de cada póliza al libro diario.
4. Pasar los movimientos al libro mayor.
5. Conciliar las cuentas bancarias.
6. Cerrar las cuentas no acumulativas.
7. Formular los estados financieros.
8. Calcular obligaciones fiscales.
9. Llenar formatos fiscales y de otros tipos.
Esta forma de trabajo solo puede realizarla una persona, que es la
encargada de manejar el Diario, base de todo el proceso, lo que hace que sea
muy lenta e inadecuada para el momento actual.
Este medio de registro ha generado diversos procedimientos conocidos como:
1. Sistema de Diario Tabular
2. Sistema de Pólizas
3. Sistema de Diario y Caja
4. Sistema Centralizador
Estos sistemas difieren entre sí en la forma de los diarios que utilizan y en
la diversidad de esos mismos diarios, los que a su vez nos ofrecen muchas
diferentes posibilidades para la distribuir el trabajo.
22
1.2.3. Sistema de registro mecánico
Este sistema se apoya con el uso de calculadoras y máquinas de escribir,
así como máquinas que realizan cálculos y acumulaciones automáticas en las
cuentas y/o registran los conceptos y cantidades en varios documentos a la vez.
"Algunos fabricantes distinguen entre las máquinas llamadas de organización y las de
contabilidad propiamente dichas. Utilizaremos esta clasificación para el presente estudio,
reconociendo que en los distintos departamentos de una empresa se utiliza una serie de máquinas
para funciones que no son propiamente contables; pero que de cualquier manera facilitan sus
labores. Entre éstas están, como esenciales: a) la máquina de escribir, b) la sumadora o saldadora,
c) la máquina de lanzadera, d) la sumadora de tabulación automática, e) la sumadora para control
de operaciones de caja, f) las registradoras, g) las calculadoras, h) las facturadoras, etc. En todas
ellas encontramos dispositivos para sumas y cálculos, excepto en las máquinas de escribir, las
cuales sin embargo, con frecuencia se encuentran incorporadas a las de organización y a las de
contabilidad para complementar su trabajo con dicha información escrita, o bien para dar
instrucciones o expresar resultados en los casos de máquinas automáticas de contabilidad y
estadística".12
La serie de "pases" necesarios consume una gran cantidad de tiempo, al
que debemos agregar el que será requerido para verificar que no se han cometido
errores, y en caso de haberlos, hacer las correcciones correspondientes. Para
reducir ese problema se ideó el "registro simultáneo", el cual consiste en utilizar
alguna máquina que permita registrar un movimiento en dos o más medios a la
vez, además de realizar las operaciones aritméticas tradicionales, lo que redunda
en un ahorro de tiempo y disminución de las posibilidades de error. Una forma de
realizar este avance fue el uso de papel carbón, mejorado al utilizar las máquinas
de contabilidad.
Los pasos del proceso contable en el sistema de registro mecánico son los
siguientes:
12
Prieto Alejandro, op. Cit.
23
1. Recibir los documentos fuente (facturas, recibos, pagarés, cheques, etc.).
2. Registrar cada operación con su documento correspondiente (por ejemplo en
una póliza).
3. Pasar los movimientos a las máquinas que se utilizan según el caso.
4. Conciliar las cuentas.
5. Cerrar las cuentas no acumulativas.
6. Transcribir los estados financieros (para mejor presentación).
7. Calcular obligaciones fiscales.
8. Llenar formatos fiscales y de otros tipos.
1.2.4. Sistema de registro electrónico
Se caracteriza por procesar datos mediante un sistema de cómputo, que
está integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware.
Es el sistema de trabajo más reciente y se caracteriza por su rapidez y precisión.
Emplea para su registro computadoras, programas contables y administrativos,
hojas de cálculo electrónicas, calculadoras financieras, fiscales, etc.
En algunos trámites fiscales la información puede ser presentada en papel
o medios magnéticos, lo que da la facilidad de hacer correcciones sin tener que
volver a capturar todo de nuevo y sin desperdiciar formas fiscales y demás
papelería.
24
Los pasos efectuados al emplear un sistema de contabilidad computarizado
se resumen en los siguientes:
1. Recibir los documentos fuente (facturas, recibos, pagarés, cheques, etc.).
2. Capturar cada operación directamente en el programa de contabilidad, y desde
ahí emitir pólizas, auxiliares, concentrados y hasta estados financieros con formato
sencillo.
3. Realizar el proceso de cierre de cuentas no acumulativas (directamente en la
computadora).
4. Exportar los estados financieros a un paquete procesador de textos (para mejor
presentación).
5. Calcular obligaciones fiscales desde el módulo fiscal del programa o con alguno
de los programas existentes.
6. Llenar formatos fiscales y de otros tipos usando el programa correspondiente.
En el registro electrónico, las operaciones que requieren tiempo para
ejecutarse se reducen a recibir los documentos y capturar los movimientos
inicialmente, pues el resto del proceso puede ser realizado automáticamente con
las opciones incluidas en el programa de contabilidad o con algún complemento
existente, lo que reduce significativamente el tiempo requerido para el proceso
contable y la presentación de la información, así como las posibilidades de errores
aritméticos o de pase de información entre una etapa y otra.
Existen programas que facilitan el control de inventarios, que al elaborar
una factura, permiten registrar la entrada y salida de mercancías,
llevar un
25
adecuado control de los pedidos a proveedores, ajustes de inventarios, todo lo
ocurrido con cada producto.
1.3. TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
Los sistemas de computación actuales pueden almacenar, manejar y
proporcionar la información en cuestión de segundos. Pueden realizar en cuestión
de minutos tareas para las que una persona tardaría años. La velocidad de una
computadora se relaciona íntimamente con la cantidad de datos que debe
procesar, cabe señalar que no solo es una característica importante la velocidad,
sino también la precisión. La precisión es una consideración de primera
importancia al seleccionar computadoras: cualquier dispositivo de cálculo que no
sea confiable sería inútil.
1.3.1. Interpretar y analizar la información
Consiste en la formulación y presentación de los estados financieros
básicos, así como otros que pueden ayudar en alguna forma a evaluar mejor la
situación económica del ente, como son los estados de cuenta de clientes y
proveedores, análisis de cuentas incobrables, estudios de costos-beneficios en la
operación de la empresa, estados presupuestados, etc.
Cada uno de estos documentos requiere tiempo para identificar la
información que se utilizará, sintetizar los datos que se pasarán al documento
correspondiente, comprobar la exactitud de los conceptos y cantidades,
comprobar los saldos de las cuentas utilizadas y, finalmente, darle una adecuada
presentación para entregarlo al cliente.
Al hacerlo en forma manual, el tiempo requerido es, hasta cierto punto
considerable, mismo que se reduce al utilizar máquinas contables, y es casi
inmediato al emplear un sistema de registro electrónico, ya que los programas
26
contables permiten realizar muchos de estos estados con solo seleccionar una
opción en algún menú.
Además de la facilidad proporcionada por los sistemas electrónicos para
calcular y presentar los estados solicitados, la mayoría de los programas incluyen
la opción de exportar la información a un formato de archivo que puede ser
manipulado por una hoja de cálculo o un procesador de textos, permitiéndonos así
el dar a los reportes una excelente presentación, la cual depende de nuestra
capacidad para hacerla atractiva y clara para los interesados. Este proceso no
lleva más de unos cuantos minutos cuando tenemos los conocimientos
apropiados, lo cual no disminuye la calidad del trabajo.
1.3.2 Utilidad de la información financiera
La información financiera está diseñada para satisfacer las necesidades comunes de una
gran variedad de usuarios, sin embargo el énfasis básico de la contabilidad financiera se centra en
la utilidad de los informes para los inversionistas y acreedores,
otros usuarios
presentes y
potenciales, en la toma de decisiones racionales respecto a inversiones, préstamos y decisiones
semejantes.13
Conforme lo establece la NIF A-1, Estructura de las Normas de Información
Financiera:
"La información financiera contenida en los estados financieros debe reunir determinadas
características cualitativas con la finalidad de ser útil para la toma de decisiones de los usuarios
generales.
La utilidad como característica fundamental de la información financiera es la cualidad de
adecuarse a las necesidades comunes del usuario general.
Constituye el punto de partida para
derivar las características cualitativas restantes de la información financiera, las cuales se clasifican
en:
13
Ídem 3, Pág. 116
27
a) características primarias y
b) características secundarias."14
Las características cualitativas primarias de la información financiera son la
confiabilidad, la relevancia, la comprensibilidad y la comparabilidad; existen otras
características secundarias, que se consideran asociadas con las dos primeras.
Las características cualitativas secundarias orientadas a la confiabilidad son
la veracidad, la representatividad, la objetividad, la verificabilidad y la información
suficiente.
Las características cualitativas secundarias orientadas a la relevancia son la
posibilidad de predicción y confirmación así como, la importancia relativa.
En la práctica es necesario encontrar un equilibrio entre las características
mencionadas para satisfacer en forma adecuada las necesidades de los usuarios
generales y, con ello, cumplir con los objetivos de la información financiera.
CONFIABILIDAD
La información financiera posee esta cualidad cuando su contenido es congruente con las
transacciones, transformaciones internas y eventos sucedidos, y el usuario general la utiliza para
tomar decisiones basándose en ella. Para ser confiable la información financiera debe: a) reflejar
en su contenido, transacciones, transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos
(veracidad); b) tener concordancia entre su contenido y lo que se pretende representar (representatividad); c) encontrarse libre de sesgo o prejuicio (objetividad); d) poder validarse
(verificabilidad); y e) contener toda aquella información que ejerza influencia en la toma de
decisiones de los usuarios generales (información suficiente).
14
Idem 9, pag 8, NIF A-4
28
Características Asociadas
Veracidad
Para que la información financiera sea veraz, ésta debe reflejar transacciones,
transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos. La veracidad acredita la confianza
y credibilidad del usuario general en la información financiera.
Representatividad
Para que la información financiera sea representativa, debe existir una concordancia entre
su contenido y las transacciones, transformaciones internas y eventos que han afectado
económicamente a la entidad.
Objetividad
La información financiera debe presentarse de manera imparcial, es decir, que no sea
subjetiva o que esté manipulada o distorsionada para beneficio de algún o algunos grupos o
sectores, que puedan perseguir intereses particulares diferentes a los del usuario general de la
información financiera.
Verificabilidad
Para ser verificable la información financiera debe poder debe poder comprobarse y
validarse.
El sistema de control interno ayuda a que la información financiera pueda ser sometida a
comprobación por cualquier interesado, utilizando para este fin información provista por la entidad
o a través de fuentes de información externas.
Información suficiente
Esta característica se refiere a la incorporación en los estados financieros y su notas, de
información financiera que ejerce influencia en la toma de decisiones y que es necesaria para
evaluar la situación financiera, los resultados de operación y sus cambios, cuidando que la
cantidad de información no vaya en detrimento de su utilidad y pueda dar lugar a que los aspectos
importantes pasen inadvertidos para el usuario general.
La suficiencia de la información debe determinarse en relación con las necesidades
comunes que los usuarios generales demandan de ésta. Por lo tanto, la información financiera
29
debe contener suficientes elementos de juicio y material básico para que las decisiones de los
usuarios generales estén adecuadamente sustentadas.
RELEVANCIA
La información financiera posee esta cualidad cuando influye en la toma de decisiones
económicas de quienes la utilizan. Para que la información sea relevante debe: a) servir de base
en la elaboración de predicciones y en su confirmación (posibilidad de predicción y confirmación); y
b) mostrar los aspectos más significativos de la entidad reconocidos contablemente (Importancia
relativa).
Características asociadas
Posibilidad de predicción y confirmación
La información financiera debe contener elementos suficientes para coadyuvar a los
usuarios generales a realizar predicciones; asimismo, debe servir para confirmar o modificar las
expectativas o predicciones anteriormente formuladas, permitiendo a los usuarios generales
evaluar la certeza y precisión de dicha información.
La predicción y la confirmación se dan en diferentes momentos, pero forman parte de un
mismo proceso, ya que sin el conocimiento del pasado, las predicciones carecen de fundamento y
sin un análisis de su proyección, no se puede confirmar lo estimado.
COMPRENSIBILIDAD
Una cualidad esencial de la información proporcionada en los estados financieros es que
facilite su entendimiento a los usuarios generales.
Para este propósito es fundamental que, a su vez, los usuarios generales tengan la
capacidad de analizar la información financiera, así como, un conocimiento suficiente de las
actividades económicas y de los negocios.
COMPARABILIDAD
Para que la información financiera sea comparable debe permitir a los usuarios generales
identificar y analizar las diferencias y similitudes con la información de la misma entidad y con la
de otras entidades, a lo largo del tiempo.
30
La emisión de información financiera debe estar apegada a las NIF, dado que esto
favorece sustancialmente su comparabilidad, al generar estados financieros uniformes en cuanto a
estructura, terminología y criterios de reconocimiento.15
15
Idem 9, pag 8, NIF A-4
31
Jerarquía de las características de los estados financieros NIF A-416
Característica
fundamental
Información financiera útil para la toma de decisiones
Características
cualitativas
primarias
Confiabilidad
Características
cualitativas
secundarias
Veracidad
Relevancia
Representatividad
Objetividad
Verificabilidad
Comprensibilidad
Información
Suficiente
Comparabilidad
Importanci
a Relativa
Posibilidad
de
predicción y
confirmació
RESTRICCIONES A LAS CARACTERISTICAS CUALITATIVAS
Oportunidad, relación entre costo y beneficio, equilibrio entre características cualitativas.
16
Idem 9, pag. 20 NIF A-4
32
1.3.3. Cálculo de impuestos
Una parte del trabajo contable que preocupa tanto al contador como al
cliente, son las obligaciones fiscales, las cuales deben ser calculadas
correctamente y en el momento oportuno, ya que la ley nos indica las fechas en
que debemos cumplir con ellas.
Tal preocupación está plenamente justificada, pues el incumplimiento de
dichas obligaciones puede traer diversas consecuencias, desde un requerimiento
y una multa hasta una sanción mayor por parte de la autoridad, pasando por
requerimientos y diversos trámites que, en el mejor de los casos, consumen
tiempo productivo del contador y/o del cliente.
En el sistema de registro manual, en virtud de que los cálculos se hacen
manualmente, deben revisarse minuciosamente para evitar cualquier error de
omisión o de cálculo, y puesto que los datos provienen de registros hechos
anteriormente, es indispensable que se tenga la seguridad de que no existen
errores previos en alguno de los pases.
El sistema mecánico aumenta el grado de seguridad en los registros,
aunque no elimina totalmente la posibilidad de que exista algún error en el proceso
de calcular los datos que habrán de proporcionarse a las autoridades.
Por otro lado, en el sistema de registro electrónico, muchos programas de
contabilidad incluyen el cálculo de las obligaciones fiscales, emitiendo reportes
con la información necesaria para el llenado de las formas correspondientes, e
incluso, algunos permiten imprimir directamente sobre las formas fiscales,
haciendo casi nulo el tiempo requerido para calcular impuestos y llenar formas,
además de reducir los costos, pues se evita el desperdicio de formatos por errores
de llenado.
33
1.3.4. Documentos informativos
Todos los informes que se necesiten deben realizarse, uno por uno, así
como transcribirse en máquina, cuando se emplea el registro manual, y esto es
válido en la mayor parte de los informes tratándose del sistema mecánico, con
excepción de algunos estados de cuenta o tarjetas de resumen.
Por otra parte, en los programas contables existen opciones para imprimir
diversos reportes o almacenarlos en archivos de formatos aceptados por el fisco y
otras instituciones, lo que evita el llenado de formatos, o bien pueden imprimirse
directamente en formas normales. Incluso muchas veces existe la posibilidad de
crear, dentro de los sistemas utilizados, nuevos reportes no contemplados
originalmente, pero que se hacen necesarios durante la marcha (por ejemplo
ordenar los clientes por su volumen de compras, por la antigüedad de sus
adeudas, etc.).
1.3.5. Margen de error
Al procesar la información empleando los sistemas manual o mecánico, existen
las siguientes posibilidades de error:
•
Al pasar los datos de documentos fuente (facturas, recibos, fichas de depósito,
notas, etc.) a pólizas.
•
Al pasar los datos de las pólizas a los libros diario y mayor.
•
.Al preparar, los estados financieros.
•
Al preparar algún informe.
34
•
Al calcular impuestos, depreciaciones, etc.
•
En general, en cualquier momento en que se pase un dato de un
documento a otro o al realizar alguna operación aritmética.
Los sistemas de computación son ampliamente aceptados por su excepcional
confiabilidad. La probabilidad de que la computadora cometa un error es bastante
pequeña y en general puede decirse que si existen un error su origen se debe a la
captura de datos erróneos por parte del usuario. Por esto es necesario que el
usuario de un sistema contable electrónico posea conocimientos en contabilidad
para aprovechar los beneficios que nos ofrece y disminuir la posibilidad de que se
incurra en algún error de entrada de datos. Es importante mencionar que las
computadoras pocas veces cometen un error y pueden efectuar todo tipo de
complejos cálculos con precisión.
1.4. CATÁLOGO DE CUENTAS
A continuación se menciona una definición de catálogo de cuentas:
“Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una
entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve
para sistematizar la contabilidad de una empresa.17
Un catálogo de cuentas bien organizado es el mejor principio para un
correcto desempeño del proceso contable, sin importar si es manual, mecánico o
informatizado, por lo que es conveniente dedicar el tiempo que sea necesario para
que su estructura sea la más adecuada para la empresa.
17
www.definicion.org/catalogo-de-cuentas
35
Una vez que hemos creado nuestro catálogo base, solo es necesario
agregar o modificar las cuentas de detalle para adaptarlo a casi cualquier tipo de
empresa.
Algunos sistemas contables, cuentan con un catálogo de cuentas estándar
que traen precargado con la posibilidad de modificarlo a nuestras necesidades, sin
embargo eso no es lo ideal, es importante diseñar uno que se adapte a las
necesidades de la organización.
Un catálogo de cuentas debe cumplir con ciertas características:
•
Flexibilidad: El catálogo de cuentas que se va a utilizar debe ser lo
suficientemente flexible para poder incorporar cuentas en un futuro o en
dado caso eliminarlas del sistema si ya no son necesarias.
•
Giro: Debe adaptarse al giro que tiene la empresa, ya que no es lo mismo
utilizar un catálogo de cuentas de una empresa comercial a una industrial o
de servicios, es importante analizar este punto para no tener problemas al
momento de llevar a cabo la contabilidad.
•
Método de registro: Es importante que también el catálogo maneje cuentas
dependiendo del método de registro que utiliza la empresa, ya sea el global,
analítico o de inventarios perpetuos, según lo requiera la entidad.
El catálogo de cuentas debe facilitar y satisfacer la necesidad del registro
diario de operaciones de una entidad.
1.5. GUÍA CONTABILIZADORA
Es un documento que se establece con el fin de unificar criterios de las
personas encargadas de registrar las operaciones contables y reducir las
posibilidades de error al asignar un movimiento a una cuenta que no le
corresponde. En él se indica:
36
•
El número de la cuenta
•
Su nombre completo
•
Indicación sobre si el saldo es deudor o acreedor
•
Tipos de operaciones que la afectan
•
Cuándo se carga o se abona
•
Documentos fuentes aceptados
Cuando una guía contabilizadora es clara y bien estructurada, los errores de
registro son casi inexistentes.
Aún cuando los usuarios tengan experiencia contable, es conveniente que
utilicen la guía, es decir, el mismo tratamiento contable para lograr consistencia en
la información, éste es un postulado básico que establecen las Normas de
Información Financiera, que ayuda a la comparabilidad de la información
financiera, pues los distintos criterios pueden conducir a registros que si bien no
son incorrectos, sí harán que los resultados tengan variaciones según el criterio de
quien los realice.
37
CAPÍTULO II
SISTEMA DE REGISTRO ELECTRÓNICO
CAPÍTULO 2
SISTEMA DE REGISTRO ELECTRÓNICO
El sistema de registro electrónico es el más usado actualmente por las
entidades económicas para el registro de sus transacciones, y elaboración de
documentos o reportes que sirvan de base para la toma de decisiones. Por esta
razón la computadora se ha convertido en la herramienta principal utilizada por el
contador público para llevar a cabo su trabajo de manera eficiente y rápida, sin
embargo, es importante conocer de que consta el equipo que maneja, para poder
desempeñar mejor las funciones que le corresponden.
2.1 LA COMPUTADORA Y SUS PERIFÉRICOS
Definiciones
COMPUTADORA
“Es un dispositivo electrónico programable que puede almacenar, recuperar y procesar
datos. En palabras más sencillas, es una máquina que obedece las órdenes que se le dan. Cuenta
con medios para recibir información del exterior (entrada), guardarla (almacenamiento), usarla en
sus operaciones o juicios (proceso) y expresar los resultados de éstos (salida)”18
18
Daniel Cohen, Enrique Asín, Sistemas de Información para los negocios, tercera edición, Edit.
Mc Graw Hill, Pág. 74
38
HARDWARE
“Sistema formado por el equipo computacional, es decir, por las partes físicas de la
computadora llamadas comúnmente “fierros”. Incluye la Unidad Central de Proceso (CPU), la
memoria principal y los dispositivos periféricos.”19
Algo que resulta de suma importancia para los usuarios de computadoras
es conocer el equipo con el que trabaja, pues en muchos manuales tanto de
hardware como de software se dan indicaciones mínimas para su funcionamiento.
En seguida se da una breve descripción del equipo que se encuentra usualmente
al trabajar con computadoras, así como equipo adicional que si bien no es
indispensable, si puede ayudar a obtener un mejor rendimiento del equipo que se
adquiere.
2.1.1 Monitor
El monitor, pantalla o video es un periférico de salida que muestra la
información de forma gráfica de una computadora. Los monitores se conectan a la
computadora a través de una tarjeta gráfica (o adaptador o tarjeta de video).
Un monitor puede clasificarse, según la tecnología empleada para formar
las imágenes en: Pantalla de cristal líquido (LCD),
Tubo de rayos catódicos
(CRT), plasma o Transistor de película fina (TFT).
En cuanto a los colores que usa los monitores pueden ser monocromáticos
o policromáticos.
a) Monocromáticos: Tipo especial de monitores que sólo permiten dos colores,
especialmente blanco y negro. Aunque también existen otros colores como ámbar
y negro.
19
Ídem 18
39
b) Policromáticos: Tipo de monitor que permite representar múltiples colores en
pantalla, proporcionan una imagen de alta resolución, mejor que la de la mayor
parte de las televisiones. Este tipo de monitores son más atractivos a la vista, es
preferible adquirir uno de éstos, ya que la mayoría de los programas utilizan
colores que hacen más agradable el trabajo.
2.1.2 Teclado
“Una parte importante de los sistemas de computación es el teclado que se usa para
introducir la información que será procesada. Debido a diferencias en el diseño, cada teclado de
computadora varía ligeramente en su tamaño, número y tipo de caracteres y su colocación.
Muchos teclados cuentan, como cosa especial, con subteclado numérico y teclas de control de
funciones”.20
La disposición física del teclado varía en cada computadora. Muchos
teclados están integrados a la computadora y están directamente enfrente de la
pantalla. Otros teclados son unidades separadas que se conectan al CPU (Unidad
Central de Proceso) por medio de un cable conector. La nueva modalidad de los
teclados es la inalámbrica, que permite al usuario encontrarse lejos del equipo de
cómputo sin necesidad de cables.
2.1.3 Procesador
Es el cerebro de la computadora, dentro de él se encuentran los
componentes que permiten utilizar programas, realizar cálculos y todo tipo de
proceso de datos. En el gabinete se encuentran integradas las unidades para
disquete y, opcionalmente, CD-ROM o DVD.
En la actualidad podemos encontrar muchos modelos de procesadores,
pero al adquirir uno debemos tomar en cuenta que entre más reciente sea, más
20
Ídem 8, Pag. 187.
40
tiempo podrá ser utilizado, pero el costo será más elevado; por otra parte, un
procesador no tan reciente puede ser más económico, pero pronto llegará el
momento en que no pueda ejecutar algunas aplicaciones, y su valor en caso de
pretender venderlo será muy bajo.
2.1.4 Tarjeta madre (motherboard)
La placa base, placa madre o tarjeta madre (en inglés motherboard, mainboard ) es la
tarjeta de circuitos impresos que sirve como medio de conexión entre el microprocesador, los
circuitos electrónicos de soporte, las ranuras para conectar parte o toda la RAM del sistema, la
ROM y las ranuras especiales (slots) que permiten la conexión de tarjetas adaptadoras
adicionales.21
Estas tarjetas de expansión suelen realizar funciones de control de
periféricos tales como monitores, impresoras, unidades de disco, etc.
2.1.5 Memoria RAM
RAM son las siglas de random access memory, un tipo de memoria de ordenador a la que
se puede acceder aleatoriamente; es decir, se puede acceder a cualquier byte de memoria sin
acceder a los bytes precedentes. La memoria RAM es el tipo de memoria más común en
computadoras y otros dispositivos como impresoras. 22
Hay dos tipos básicos de memoria RAM:
•
RAM dinámica (DRAM)
•
RAM estática (SRAM)
Los dos tipos de memoria RAM se diferencian en la tecnología que utilizan
para guardar los datos, la memoria RAM dinámica es la más común.
21
http://es.wikipedia.org/wiki/Placa_base
http://www.masadelante.com/faq-memoria-ram.htm
22
41
La memoria RAM dinámica necesita actualizarse miles de veces por segundo,
mientras que la memoria RAM estática no necesita actualizarse, por lo que es más
rápida, aunque también más cara. Ambos tipos de memoria RAM son volátiles, es
decir, que pierden su contenido cuando se apaga el equipo.
2.1.6 Memoria ROM
La memoria ROM, (read-only memory) o memoria de sólo lectura, es la memoria que se
utiliza para almacenar los programas que ponen en marcha la computadora y realizan los
diagnósticos. La mayoría de los ordenadores tienen una cantidad pequeña de memoria ROM
(algunos miles de bytes).23
Puesto que la memoria ROM también permite acceso aleatorio, si
queremos ser precisos, la memoria RAM debería llamarse memoria RAM de
lectura y escritura, y la memoria ROM memoria RAM de sólo lectura.
2.1.7 Disco Duro
Es la principal y más grande unidad de almacenamiento de información, datos y programas
de una computadora, y se encuentra instalada dentro del gabinete principal del sistema.24
Está formado por uno o más discos generalmente de aluminio recubiertos
por una capa de material magnético que es donde se registra, graba y almacena
toda la información en pistas concéntricas divididas en sectores, y estos a su vez
en bloques. Gira a grandes velocidades y las cabezas de lectura y escritura se
mueven sobre la superficie del disco en un espacio de 10 a 25 millonésimas de
pulgada. Se halla en una unidad herméticamente sellada para impedir que
partículas de polvo interfieran en su funcionamiento. Su capacidad de
almacenamiento se mide en bytes y puede llegar a tener capacidad hasta para
200 o más Gb.
23
24
http://www.masadelante.com/faq-memoria-rom.htm
http://www.mailxmail.com/curso/informatica/soportetecnico/capitulo26.htm
42
2.1.8 CD-ROM
"Acrónimo de Compact Disk-Read Only Memory, disco compacto, memoria sólo lectura; el
dispositivo más común de almacenamiento óptico, donde un láser lee superficies y hoyos de la
superficie de un disco, puede almacenar hasta 700 MB pero no se puede escribir en él."25
La idea del CD ROM se concretó a principios de la década de los ochentas,
conforme maduraba el CD y empezaba a quedar clara la aceptación generalizada
del nuevo medio. Entonces se le ocurrió a alguien que podría usarse una versión
del CD para distribuir grandes cantidades de datos digitales.
2.1.9 Grabadora de CD-ROM
Es una unidad que permite grabar CD’s vírgenes, aprovechando la gran
capacidad que ofrecen, por lo que es muy útil para hacer respaldos de
información.
Un disco grabable es aquel CD (Disco compacto) apto para su grabación casera o
particular, pero como su nombre lo indica, solo se graba una vez, grabamos en el datos o música
(e incluso videos) y listo, el disco no puede ser ni borrado ni grabado nuevamente. En sus cajas o
caras serigrafiadas se menciona la leyenda: CD-R (Disco Grabable).26
Grabable
significa
que
el
usuario
puede
almacenar
información
directamente en el disco, sin necesidad de recurrir a ninguna operación de
manufactura. Los discos grabables se han pensado desde el principio como
medios de almacenamiento digital. Tanto las fábricas de periféricos como las de
discos y las de computadoras tienen todavía que trabajar mucho en este campo.
25
http://www.monografias.com/trabajos/multimediaycd/multimediaycd.shtml
26
http://www.ciberplaneta.net/articulos/informatica/0141.php
43
La segunda generación de discos ópticos grabables se puso a la venta en 1985. Son
menores y más baratos que sus predecesores, y se basan en una combinación de las técnicas de
discos compactos. Ocupan lo mismo que las actuales unidades de tamaño normal para disquetes
de 5.25 pulgadas, lo que facilita la intercambiabilidad con los soportes magnéticos e incluso entre
marcas de unidades ópticas; con todo, hay por el momento otros obstáculos que se oponen a la
tan deseada intercambiabilidad.27
Mientras que los discos regrabables (CD-RW) por sus características de
fábrica, es posible borrarlos, ya que el software grabador no crea capas, es decir,
en este caso el disco es grabado y borrado como si se tratara de un disquete o de
archivos en nuestro disco duro, por esta razón los discos regrabables tienen una
velocidad de grabación menor que los discos grabables.
Un disco regrabable es aquel que en su caja o cara serigrafiada menciona la leyenda CDRW, este disco puede ser grabado y regrabado cuantas veces queramos, estos discos
normalmente son leídos únicamente por computadoras o aparatos que soporten la característica
de lectura de discos CD-RW.28
2.1.10 Memorias USB
Es un pequeño dispositivo para el almacenamiento de información digital
que utiliza memorias flash. Son muy útiles para el transporte personal de datos,
desplazando en esa área a los CDs, DVDs o disquetes.
Pueden encontrarse memorias USB desde 32 MB hasta 60 GB y utilizan el
puerto USB para transferir información.
Son muy baratas, resistentes al polvo y rasguños y en teoría pueden
guardar información durante 10 años y escribirse alrededor de un millón de veces.
27
28
Idem 21
Idem 22
44
2.1.11 Impresora
Usada para presentar información en papel, podemos encontrar muchas
variantes de impresoras de acuerdo a su funcionamiento, pero las más frecuentes
son:
a) Matriz o agujas: tiene un mecanismo formado por un martillo y varillas
pequeñas montadas en una cabeza de impresión; para imprimir, el martillo
golpea las varillas y éstas empujan la cinta sobre el papel, marcando
puntos que al estar juntos, forman el texto y las imágenes. Son lentas y
ruidosas, pero su ventaja es que son económicas, además que son las
únicas que permiten usar papel con copias.
b) Inyección de tinta: Emplean cartuchos de tinta sólida, y para imprimir
derriten la tinta y lanzan pequeñas gotas contra el papel, por lo que también
se conocen como impresoras de chorro. Requieren un cartucho de tinta
negra y otro de color que tiene juntas las tintas cian, magenta y amarilla, y
combinándolas en diferentes proporciones da todos los colores.
c) Láser: Son las más caras y utilizan cartuchos de tóner que son costosos,
pero con una duración también grande, pues imprimiendo texto
normalmente rinden de 3000 a 5000 hojas por cartucho, por lo que a largo
plazo, resultan más económicas que las de inyección de tinta. Son las
impresoras más rápidas y silenciosas que hay, y la calidad de impresión
que proporcionan es la de una imprenta.
45
2.1.12 Ratón o mouse
El ratón o mouse informático es un dispositivo señalador o de entrada,
recibe esta denominación por su apariencia. Es indispensable para trabajar en
ambientes gráficos como Windows en cualquiera de sus versiones.
Para poder indicar la trayectoria que recorrió, a medida que se desplaza, el
mouse debe enviar a la computadora señales eléctricas binarias que permitan
reconstruir su trayectoria, con el fin que la misma sea repetida por una flecha en el
monitor.
Existen dos tecnologías principales en fabricación de ratones: Ratones
mecánicos y Ratones ópticos.
1. Ratones mecánicos.
Los ratones mecánicos constan de una bola situada en su parte inferior. La bola,
al moverse el ratón, roza unos contactos en forma de rueda que indican el
movimiento del cursor en la pantalla del sistema informático.
2. Ratones ópticos.
Los ratones ópticos tienen un pequeño haz de luz láser en lugar de la bola rodante
de los mecánicos. Un sensor óptico situado dentro del cuerpo del ratón detecta el
movimiento del reflejo al mover el ratón sobre el espejo e indica la posición del
cursor en la pantalla de la computadora.
2.1.13 Escáner
Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres escritos,
o gráficos en forma de fotografías o dibujos, impresos en una hoja de papel
facilitando su introducción la computadora convirtiéndolos en información binaria
comprensible para ésta.
46
El funcionamiento de un escáner es similar al de una fotocopiadora. Se
coloca una hoja de papel que contiene una imagen sobre una superficie de cristal
transparente, bajo el cristal existe una lente especial que realiza un barrido de la
imagen existente en el papel; al realizar el barrido, la información existente en la
hoja de papel es convertida en una sucesión de información en forma de unos y
ceros que se introducen en la computadora.
Para mejorar el funcionamiento del sistema informático cuando se están
registrando textos, los escáneres se asocian a un tipo de software especialmente
diseñado para el manejo de este tipo de información en código binario llamados
OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres), que
permiten reconocer e interpretar los caracteres detectados por el escáner en forma
de una matriz de puntos e identificar y determinar qué caracteres son los que el
subsistema está leyendo.
Un caso particular de la utilización de un escáner, aunque representa una
de sus principales ventajas, es la velocidad de lectura e introducción de la
información en el sistema informático con respecto al método tradicional de
introducción manual de datos por medio del teclado, llegándose a alcanzar los
1,200 caracteres por segundo.
Escáner de mano.
Es el menos costoso. Tiene un ancho de escaneado aproximadamente
cuatro pulgadas, y es ideal para copiar imágenes pequeñas como firmas, logotipos
y fotografías.
Escáner hoja por hoja
Un escáner de hoja por hoja produce lecturas más confiables, es menos
costoso y más compacto que uno plano. Este tipo de escáner puede solamente
47
copiar hojas sueltas. Si se desea escanear una página de un libro, se debe
arrancar.
Escáner Plano
Un escáner plano es el tipo más versátil. Es ideal para escanear páginas de
un libro sin tener que desprenderlas.
2.2 SOFTWARE
Definición
“Es el conjunto de programas que ejecuta una computadora. Estos programas contienen
instrucciones u órdenes, las cuales se encuentran codificadas en un lenguaje que la computadora
puede comprender.”29
Un sistema computacional es un grupo de programas que funcionan en
forma conjunta; por hábito a los sistemas se les llama también programas o
paquetes. A estos programas o paquetes se les conoce como software.
Los sistemas o programas se clasifican en dos tipos:
•
Sistema comercial: Se diseñó para ser usado por gerentes de todos los
niveles y se comercializa para todos los tipos de computadoras. Estos
programas comerciales y de aplicación tienen mucho éxito. Generalmente
basta un tiempo corto para que los usuarios se familiaricen con su
programa y empiecen a sacarle provecho.
•
Sistema a
la medida: Es un sistema desarrollado para cubrir las
necesidades específicas de una empresa, por lo que no puede ser usado
por otra, y en caso de intentarlo, no será útil al 100%. El programa debe
adaptarse perfectamente a la forma de trabajo y necesidades de la
29
Idem 18, Pág. 74
48
empresa, por lo que su costo normalmente es mayor que el de un sistema
comercial.
Se debe tener en cuenta al adquirir un programa o paquete, la flexibilidad que
tiene para poder exportar la información capturada y poder usarla en otras
aplicaciones, por ejemplo, un procesador de textos, una hoja de cálculo, un
programa para generar presentaciones, etc.
El software contable son las aplicaciones destinadas a realizar labores de
contabilidad, permitiéndonos trabajar más rápidamente y con menos posibilidades
de errores. Los requisitos mínimos que debe cumplir un programa contable son:
•
Captura de pólizas.
•
Posibilidad de emitir pólizas capturadas.
•
Acumulación de saldos entre cuentas.
•
Emisión de auxiliares.
•
Emisión de estados financieros.
Existen múltiples programas contables, que además de cumplir con los puntos
mencionados anteriormente, tienen características adicionales que los hacen
mejores en diferentes aspectos, lo que haría muy difícil hablar de todos ellos,
razón por la que, en este trabajo, solo se menciona la línea de ASPEL.
2.2.1 Programas administrativos
Son paquetes que se encargan de realizar tareas que cuando son hechas a
mano, consumen recursos humanos y tiempo, empleando aún más tiempo en
verificar los datos y en realizar correcciones en caso de error. Los módulos que
incluyen generalmente son:
49
•
Catálogos de productos, clientes y proveedores.
•
Compras, ventas, devoluciones.
•
Facturación, remisiones.
•
Control de Inventarios.
•
Impresión de facturas y remisiones.
•
Reportes de productos, clientes y proveedores usando diversos criterios.
•
Control de cuentas por cobrar y por pagar.
2.3 ASPEL
Aspel es una empresa 100% mexicana y líder en el mercado de software
administrativo que desarrolla y comercializa sistemas de cómputo y servicios
relacionados que automatizan la administración de las micro, pequeñas y
medianas empresas favoreciendo la correcta toma de decisiones, simplificando
sus actividades administrativas e integrándolas fácilmente a la era digital. Aspel
actualmente cuenta con más de 400,000 empresas usuarias en México y
Latinoamérica.
José Icaza, junto con un grupo de compañeros universitarios, fundó, hace
25 años, una empresa que originalmente se llamó Aspermex (hoy Aspel) dos años
antes de que existieran las computadoras tal como las conocemos hoy en día.
Eran los albores del cómputo personal, inicios de los años ochenta, cuando contar con una
computadora en el escritorio empezaba a ser una realidad y las empresas comenzaron a optar por
llevar a cabo algunas funciones de manera interna, entre ellas la contabilidad. En esto, Aspel vio
una enorme oportunidad: si desarrollaban los programas necesarios para que una empresa
administrara el negocio desde su computadora, daría un "gran golpe" empresarial.30
Con presencia desde hace 25 años en México y 11 años en países de
Centro y Sudamérica, Aspel se encuentra integrada por más de 200 colaboradores
30
http://www.entrepreneurespanol.com/pagina.hts?N=10928
50
expertos en su ramo, ubicados en las oficinas de México, Monterrey, Guadalajara
y Mérida que atienden a los más de 3,000 distribuidores y mayoristas certificados.
2.3.1 Aspel-COI
Es un programa de cómputo que permite un manejo más rápido y seguro de
los procesos de organización y control, en aspectos operativos, fiscales y
contables de la empresa. La información que se ingrese a la computadora es la
que se podrá procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos
que, de otra manera, tomaría más tiempo lograr.
Ventajas
Esta aplicación permite mantener la integridad de la información con sencillos
procedimientos que se puede ejecutar con el teclado o con la ayuda del ratón.
Para evitar errores de captura, el sistema está pensado de manera que se
pueda verificar cada uno de los registros y de esta manera modificar o borrar
según sea el caso.
Sin embargo, debido a la naturaleza de la informática electrónica, se debe
proteger
la
información
respaldándola
periódicamente,
así
como
darle
mantenimiento a los datos cuando advierta que los catálogos se encuentran
dañados.
Características del sistema
Los siguientes puntos son algunos de los procesos en los que se obtiene
mayores beneficios con el manejo electrónico de la contabilidad:
51
* Facilita el control de la información contable y de los activos fijos del negocio
(este programa es óptimo para empresas mexicanas pequeñas y medianas).
* Facilita la captura de información, procesamiento de la misma y la obtención de
los reportes financieros más importantes: Balanza de comprobación, Diario
general, Libro mayor, Auxiliares mensuales y anuales; y Balanza anual.
* Cuenta con siete catálogos principales: Cuentas, Rangos de cuentas,
Departamentos, Pólizas, Activos y Tipos de activo por empresa.
* Se puede localizar rápidamente un registro en particular o seleccionar
información de un mismo tipo, gracias a los procesos de búsqueda y filtrado.
* Ofrece cuatro catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los
giros más comunes en México, pudiendo diseñar un catálogo de cuentas.
* La afectación a través de las pólizas es inmediata, de manera que se actualizan
los saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores. También se puede
elegir que la afectación se haga de manera independiente.
* El manejo de cuentas se puede hacer por Departamentos (centros de costos)
para que las afectaciones a través de las pólizas se asignen a los departamentos
que las originaron.
* Se pueden utilizar varias opciones para la numeración de las pólizas (secuencial
por tipo, secuencial con folio único o asignada por el usuario).
* Permite la generación de pólizas repetitivas con formatos diseñados por el
usuario, manejando pólizas modelo.
52
* Permite el ajuste en periodos anteriores al actual, sin que se descuadre la
contabilidad.
* Permite trabajar con periodos posteriores, aún cuando no se haya concluido el
trabajo con periodos anteriores o actuales, tanto para registrar nuevos
movimientos como para efectuar correcciones sobre los ya registrados.
* Calcula los valores actualizados de los activos y genera pólizas de depreciación
y revaluación.
* Permite hacer consultas específicas y seleccionar la información de cualquiera
de los catálogos.
* En poco tiempo genera los informes o estados financieros tales como: Balance
general, Estado de resultados, Reexpresión de saldos y Reporte de presupuestos.
* Permite generar reportes de depreciación, entre los que destacan: Depreciación
a valor histórico, Depreciación con valores actualizados anuales y Proyección de
depreciación.
* Puede emitir el listado de Activos con o sin filtro.
* Puede imprimir etiquetas para llevar un control físico del activo, las cuales puede
emitir por rango de claves de activo, rango de fechas de compra, tipo de activo y
por localización.
* Puede elaborar formatos de reportes específicos que se adapten a las
necesidades de la empresa, con el editor de formatos.
* Puede generar gráficas como las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de ácido,
53
Días de cartera, Rotación de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo y Capital,
Margen neto y muchas otras, las cuales se pueden personalizar y presentar con
diferentes opciones.
* Facilita la exportación de datos a otras aplicaciones y, además, se puede pedir
que la información se actualice automáticamente cada vez que se ingrese a dichos
programas (gracias al Intercambio dinámico de datos).
2.3.2 Aspel- NOI
Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina, considerando la
legislación fiscal y laboral vigente incluyendo los cálculos de impuesto local y
retención de ISR, de acuerdo con las reformas para la LISR aplicables.
Es una solución para las micro, pequeñas y medianas empresas, pues al automatizar el
control de todos los aspectos involucrados en la nómina de la empresa, lo hace considerando la
legislación mexicana, de tal manera que el usuario puede tener plena confianza en que los cálculos
que el sistema realiza los hace apegados a las diferentes leyes, como la Ley del Impuesto Sobre la
Renta, la Ley del IMSS, la Ley Federal del Trabajo, entre otras.31
Algunos de los beneficios que el sistema ofrece son:
•
Reducción del tiempo invertido en el proceso de la nómina.
•
Pagos y notificaciones puntuales al IMSS, evitando, multas, aclaraciones y
recargos.
•
Pagos oportunos y exactos a los trabajadores a través de las instituciones
bancarias (dispersión de nómina), de manera sencilla y sin realizar
procesos extra.
31
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/noi1.html?idsa=
54
•
Mejor programación de los pagos correspondientes a las obligaciones
fiscales, al tener información correcta y siempre disponible de los montos de
ISR, por retener o por devolver.
•
Cumplimiento de las disposiciones fiscales relacionadas con la nómina, de
manera sencilla.
Entre los aspectos que el sistema controla son:
•
Catálogo de trabajadores.
•
Percepciones y deducciones.
•
Movimientos de nómina.
•
IMSS y AFORE.
•
Módulo fiscal.
2.3.3 Aspel- SAE
Es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de
compra-venta de la empresa en forma segura y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona
herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización
eficientes. La integración de sus módulos (clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar,
compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se encuentre
actualizada en todo momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel e interactúa
con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos.32
Beneficios
Las organizaciones que integran Aspel-SAE en su administración tienen un
mejor control sobre su negocio y una reducción muy significativa en el tiempo
invertido, ya que al automatizar los procesos se optimizan sus recursos humanos y
tecnológicos, facilitando la supervisión del estado real de la empresa en cualquier
momento.
32
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/sae1.html?idsa=
55
Con Aspel-SAE se controla la información y los documentos de:
•
Clientes y Cuentas por Cobrar.
•
Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones de venta.
•
Vendedores.
•
Inventarios.
•
Proveedores y Cuentas por pagar.
•
Compras, órdenes de compra y devoluciones de compra.
Aspel-SAE proporciona reportes y estadísticas con diversos filtros que apoyan en
la toma de decisiones:
•
Saldos de clientes y pronóstico de cobranza.
•
Acumulados de ventas.
•
Productos más vendidos.
•
Periodos de mejor venta.
Para las empresas que desean incorporar la facturación electrónica en sus
operaciones, Aspel-SAE cuenta con todas las herramientas para un manejo
adecuado y de acuerdo a la legislación vigente, por lo que su incursión en esta
nueva forma de facturar es muy sencilla pudiendo gozar de los beneficios que
proporcionan los comprobantes fiscales digitales en la organización.
2.3.4 Aspel- BANCO
Es el Sistema de Control Bancario que controla eficientemente los ingresos y egresos de
cualquier tipo de cuenta bancaria, ofreciendo información financiera precisa en todo momento.
Permite manejar movimientos y saldos en moneda nacional y extranjera, la programación de
56
movimientos periódicos, el control de inversiones en plazo fijo y en acciones, así como la
conciliación electrónica con las principales instituciones financieras. 33
Para una mayor eficiencia administrativa e integridad de la información,
Aspel-BANCO mantiene interfase en línea con otros productos Aspel: con AspelCOI permite la contabilización automática de todos los movimientos bancarios, con
Aspel-SAE ofrece la afectación simultánea de las cuentas por cobrar y/o por pagar
al registrar los movimientos bancarios y la interfase con Aspel-NOI posibilita la
generación automática de los cheques para el pago de nómina.
Beneficios
Al integrar Aspel-BANCO a la organización, se tiene el control de cuentas y
flujo de efectivo, ya que ofrece información financiera precisa del estado de las
cuentas en cualquier momento. Además ayuda a optimizar los procesos de
tesorería tales como el pago a proveedores o empleados.
Otras funciones de Aspel-BANCO son:
•
Manejar cuentas en moneda nacional y extranjera.
•
Programar movimientos periódicos.
•
Realizar inversiones en plazo fijo y en acciones.
•
Hacer conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.
•
Consultar en cualquier momento todas las operaciones financieras.
2.3.5 Calculadoras Fiscales
De un costo menor permiten realizar cálculos fiscales, es decir,
determinación de impuestos basados en datos que serán proporcionados por el
33
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/banco1.html?idsa=
57
usuario, y en algunos casos, incluso permiten llenar en forma automática diversas
formas fiscales.
2.3.6 Hojas de cálculo electrónica
Muchas personas de negocios no tienen ni el deseo ni conocimientos para
escribir los programas que crean los reportes que necesita la organización. En vez
de ello, se basan en reportes ya preparados, modificándolos a mano cuando es
necesario.
Los especialistas en software de computadoras se dieron cuenta de que los gerentes
necesitaban poder generar los reportes deseados sin tener que dedicarse a largas sesiones de
programación. Así fue como se desarrollaron las hojas electrónicas. Una hoja electrónica crea una
rejilla de renglones y columnas en la que aparece la información financiera como se vería en un
reporte. Esta hoja electrónica es un despliegue efímero dinámico, que cambia al agregársele
información nueva. El usuario puede observar el efecto de cada cambio y detectar o extrapolar
tendencias. Por estas razones, las hojas electrónicas son excelentes para preparar proyectos de
presupuestos y analizar información financiera.34
La hoja de cálculo más popular actualmente, es Excel. Este paquete de la
compañía Microsoft combina facilidad de uso, interfaz estándar e intuitiva,
posibilidad de importar y exportar datos en diversos formatos, confiabilidad y
compatibilidad con otros productos de Microsoft, por ejemplo, Word.
Sin embargo, sabiendo usar adecuadamente una hoja de cálculo, el
contador público puede realizar muchas tareas fácilmente, con mayor rapidez y
exactitud que si las hiciera con papel, lápiz y calculadora.
En la profesión contable se puede aprovechar una hoja de cálculo para
realizar, entre muchas otras tareas, las siguientes:
34
Ídem 8, Pág. 203
58
•
Calcular depreciaciones.
•
Listar facturas, con saldos por día, semana, cliente, etc.
•
Estados financieros comparativos con gráficas.
•
Calcular diversos tipos de impuestos.
•
Relaciones de clientes y proveedores ordenadas en forma automática.
•
Estados financieros presupuestados.
2.4 REDES
En la actualidad, los requerimientos de mayor velocidad en el procesamiento
de información implican el trabajo en grupo, lo que permite reducir el tiempo
necesario para una labor. Una forma de trabajo que facilita este proceso es el uso
de redes de computadoras.
Algunas razones para instalar redes son:
Disponibilidad del software de redes.- El disponer de un software multiusuario de calidad que se
ajuste a las necesidades de la empresa. Por ejemplo: Se puede diseñar un sistema de puntos de
venta ligado a una red local concreta. El software de redes puede bajar los costos si se necesitan
muchas copias del software.
Trabajo en común.- Conectar un conjunto de computadoras personales formando una red que
permita que un grupo o equipo de personas involucrados en proyectos similares puedan
comunicarse fácilmente y compartir programas o archivos de un mismo proyecto.
Actualización del software.- Si el software se almacena de forma centralizada en un servidor es
mucho más fácil actualizarlo. En lugar de tener que actualizarlo individualmente en cada uno de
los PC de los usuarios, pues el administrador tendrá que actualizar la única copia almacenada en
el servidor.
Copia de seguridad de los datos.- Las copias de seguridad son más simples, ya que los datos
están centralizados.
59
Ventajas en el control de los datos.- Como los datos se encuentran centralizados en el servidor,
resulta mucho más fácil controlarlos y recuperarlos. Los usuarios pueden transferir sus archivos
vía red antes que usar los disquetes.
Uso compartido de las impresoras de calidad.- Algunos periféricos de calidad de alto costo
pueden ser compartidos por los integrantes de la red. Por ejemplo: impresoras láser de alta
calidad, etc.
Correo electrónico y difusión de mensajes.- El correo electrónico permite que los usuarios se
comuniquen más fácilmente entre sí. A cada usuario se le puede asignar un buzón de correo en el
servidor. Los otros usuarios dejan sus mensajes en el buzón y el usuario los lee cuando los ve en
la red. Se pueden convenir reuniones y establecer calendarios.
Seguridad.- La seguridad de los datos puede conseguirse por medio de los servidores que posean
métodos de control, tanto software como hardware.35
2.4.1 Definición
“Una red computacional es simplemente la unión de dos o más computadoras a través de
un medio de transmisión. Las redes se clasifican con base a su alcance, es decir existen redes de
área local y redes de área amplia (en inglés, LAN Local Area Network y WAN Wide Area
Network).”36
Por lo anterior se puede resumir que una red se forma por varias
computadoras conectadas entre sí para compartir impresoras, discos duros,
programas, etc., evitando la necesidad de instalar programas y equipo en cada
una de las computadoras, reduciendo los costos de equipo, tiempo de instalación
y configuración de programas.
35
36
L.S.C.A. Méndez Anota Mayra Minerva, Tecnologías de Información y Comunicación, Pág. 2.
Ídem 18, Pág. 103.
60
2.4.2 Elementos que integran una red
Una red se forma por varios elementos además de las computadoras, y la
clasificación puede variar; ejemplo de una instalación es el siguiente:
•
Software
o De aplicación
o De red
• Hardware
o Estaciones de trabajo
o Servidores
o Tarjetas de interfaz de red
o Cableado
o Equipo de conectividad
•
Tipos de conexión
o Físicas
o Lógicas o virtuales
El software de aplicaciones
Está formado por programas informáticos que se comunican con los usuarios de la red y
permiten compartir información (como archivos, gráficos o vídeos) y recursos (como impresoras o
unidades de disco). Un tipo de software de aplicaciones se denomina cliente-servidor. Las
computadoras cliente envían peticiones de información o de uso de recursos a otras computadoras
llamadas servidores, que controlan datos y aplicaciones. Otro tipo de software de aplicación se
conoce como 'de igual a igual' (peer to peer). En una red de este tipo, los ordenadores se envían
entre sí mensajes y peticiones directamente sin utilizar un servidor como intermediario.
El software de red
Consiste en programas informáticos que establecen protocolos, o normas, para que las
computadoras se comuniquen entre sí. Estos protocolos se aplican enviando y recibiendo grupos
de datos formateados denominados paquetes. Los protocolos indican cómo efectuar conexiones
61
lógicas entre las aplicaciones de la red, dirigir el movimiento de paquetes a través de la red física y
minimizar las posibilidades de colisión entre paquetes enviados simultáneamente.
Estaciones de trabajo
Cada computadora conectada a la red conserva la capacidad de funcionar de manera
independiente, realizando sus propios procesos. Asimismo, las computadoras se convierten en
estaciones de trabajo en red, con acceso a la información y recursos contenidos en el servidor de
archivos de la misma. Una estación de trabajo no comparte sus propios recursos con otras
computadoras.
Servidores
Son aquellas computadoras capaces de compartir sus recursos con otras. Los recursos
compartidos pueden incluir impresoras, unidades de disco, CD-ROM, directorios en disco duro e
incluso archivos individuales. Los tipos de servidores obtienen el nombre dependiendo del recurso
que comparten. Algunos de ellos son: servidor de discos, servidor de archivos, servidor de
terminales, servidor de impresoras, servidor de discos compactos, servidor web y servidor de
correo.
Tarjeta de interfaz de red
Para comunicarse con el resto de la red, cada computadora debe tener instalada una
tarjeta de interfaz de red (Network Interface Card, NIC). Se les llama también adaptadores de red o
sólo tarjetas de red. En la mayoría de los casos, la tarjeta se adapta en la ranura de expansión de
la computadora, aunque algunas son unidades externas que se conectan a ésta a través de un
puerto serial o paralelo. La tarjeta de interfaz obtiene la información de la computadora, la convierte
al formato adecuado y la envía a través del cable a otra tarjeta de interfaz de la red local. Esta
tarjeta recibe la información, la traduce para que la computadora pueda entender y la envía a la
computadora.
Cableado
La LAN debe tener un sistema de cableado que conecte las estaciones de trabajo
individuales con los servidores de archivos y otros periféricos. Si sólo hubiera un tipo de cableado
disponible, la decisión sería sencilla. Lo cierto es que hay muchos tipos de cableado, cada uno con
sus propios defensores y como existe una gran variedad en cuanto al costo y capacidad, la
selección no debe ser un asunto trivial. Entre los tipos de cableados se encuentran:
62
•
Cable de par trenzado
•
Cable coaxial
•
Cable de fibra óptica
Equipo de conectividad
Por lo general, para redes pequeñas, la longitud del cable no es limitante para su
desempeño; pero si la red crece, tal vez llegue a necesitarse una mayor extensión de la longitud de
cable o exceder la cantidad de nodos especificada. Existen varios dispositivos que extienden la
longitud de la red, donde cada uno tiene un propósito específico. Sin embargo, muchos dispositivos
incorporan las características de otro tipo de dispositivo para aumentar la flexibilidad y el valor.
Tipos de conexiones
Conexiones físicas que permiten a los ordenadores transmitir y recibir señales directamente. Las
conexiones físicas están definidas por el medio empleado para transmitir la señal, por la
disposición geométrica de los ordenadores (topología) y por el método usado para compartir
información
Conexiones lógicas, o virtuales, que permiten intercambiar información a las aplicaciones
informáticas, por ejemplo a un procesador de textos. Las conexiones lógicas son creadas por los
protocolos de red y permiten compartir datos a través de la red entre aplicaciones correspondientes
a ordenadores de distinto tipo. 37
2.4.3 Costo de una red
Instalar un sistema contable informatizado implica una erogación de
importancia por los costos de computadoras y programas, y aumenta cuando se
requiere una red debido a la necesidad de adquirir tarjetas de red, cableado,
software apropiado y la instalación y mantenimiento.
37
Ídem 35, Pág. 3-7.
63
El costo de una red informática varía según la cantidad de computadoras
que se conectarán, la distancia entre ellas, los programas que se utilizarán y, por
lo tanto, los requerimientos que deben cubrirse.
La inversión no termina cuando se pone en marcha la red; desde ese
momento será necesario que una persona capacitada dé mantenimiento
preventivo a las instalaciones de la red para que siempre funcione en forma
óptima, y en caso de que se presente algún problema, sea resuelto en el menor
tiempo posible. Esto implica un costo adicional a la lista de los mencionados
anteriormente. Antes de adquirir una red se debe buscar asesoría profesional,
puesto que el costo es relativamente alto y se debe adquirir lo necesario, sin
escatimar recursos ni adquirir cosas que no se aprovecharán.
2.4.4 Topología de redes
La topología de una red es la forma en que ésta se estructura, es decir, la distribución de
los nodos (nodo denota cualquier computadora o dispositivo conectado a la red). Existen cuatro
topologías: bus, estrella, anillo y árbol. Sin embargo es preciso mencionar que básicamente las
“redes pequeñas” suelen elaborarse con una sola topología, mientras que, en la práctica,
normalmente una red corporativa es una combinación de las topologías.38
2.4.4.1 Bus
Esta estructura es económica, y agregar un nuevo nodo o terminal solo
requiere conectarlo al final; la desventaja aquí es que si falla una de las
terminales, fallan todas las que le siguen.
38
Ídem 18, Pág. 106
64
39
2.4.4.2 Anillo
Este tipo de red tal vez sea la que más problemas tiene, ya que si falla una
de las terminales, todas las demás también fallan, lo que trae como consecuencia
que la red queda incapacitada para realizar cualquier tipo de trabajo dentro de ella.
40
39
40
Ídem 18, Pág. 106.
Ídem 18, Pág. 108.
65
2.4.4.3 Estrella
Es la más costosa, pero la más confiable y fácil de modificar. Todas las
terminales se conectan a un equipo llamado Peer-hub o concentrador, el cual
controla el tráfico de información entre el Servidor y las terminales. Para agregar
un nodo más solo es necesario conectarlo, y si alguna terminal falla, todas las
demás siguen funcionando sin problemas; los únicos problemas se presentan
cuando falla el concentrador o el servidor, lo que la convierte en el tipo de red que
se debe utilizar cuando deseamos la máxima seguridad contra caídas del sistema.
41
2.5 Internet
Una simple y trivial definición es: La Red de Redes. Aunque Internet se ha popularizado en
los últimos años, el proyecto nació hace unos 31 años, cuando el gobierno de Estados Unidos
financió un proyecto para unir la red del Departamento de Defensa, llamada ArpaNet (ARPA cuyas
41
Ídem 18, Pág. 107.
66
siglas en inglés significan Agencia de Proyectos Avanzados de Investigación del Departamento de
Defensa) con otras redes menores terrestres y satelitales. 42
Dado que el alcance de Internet es mundial, se puede decir que no existe
un dueño de la red; sin embargo, existe un organismo que regula la administración
técnica de la red, sobre todo la asignación de direcciones IP y de los dominios.
El Internet es una red que permite conectar y comunicar a computadoras de casi
todo el mundo. A las computadoras conectadas a esta red se les conoce como
“servidores”, los cuales dan un valor agregado a los usuarios de Internet, pues son
estos servidores quienes proveen servicios, actualmente razón de ser de Internet.
42
Ídem 18, Pág. 125
67
CAPÍTULO III
IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA COMPUTACIONAL
CAPÍTULO 3
IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA COMPUTACIONAL
3.1 IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA COMPUTACIONAL EN EL
TRABAJO DE UN CONTADOR
El impacto que ha tenido la tecnología en el área de la contabilidad, ha sido
indudable. Las tecnologías de información operan como motor de cambio que
permite dar respuestas a las nuevas necesidades de información.
En la actualidad, la tecnología computacional ha creado movimientos
importantes dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se
tienen, a la implementación de nuevos sistemas y mejores tecnologías, así como
también, al esfuerzo de las personas que se han dedicado a innovar nuevos
productos y servicios dentro del área de información.
En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y
sistemas de información contable es necesario distinguir entre aquellas mejoras
que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos
métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos
sistemas de información.
Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un
soporte informático para:
68
•
Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real.
•
Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet.
•
Liquidar los impuestos por Internet
•
Enviar facturas por intercambio electrónico de información.
Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no
introduce cambios metodológicos.
Ante los cambios e incertidumbre en el que vivimos, toda empresa debe de
estar preparada para enfrentar éstos conforme se vayan presentando, e incluso,
adelantándose a ellos, para no quedarse atrás y seguir siendo competitivos en la
industria en la cual se desempeña.
Siendo la contabilidad una de las primeras áreas en modernizarse, existen
actualmente paqueterías contables muy desarrolladas sobre control de pagos,
nóminas, cuentas por cobrar, etc. que han ayudado al contador a facilitar el trabajo
que desempeña y el tiempo que antes tomaba para elaborar los estados
financieros será el tiempo que tome actualmente para hacer análisis de los
mismos y la toma de decisiones de la empresa.
Las tecnologías de información son el motor de cambio que conduce a una
nueva era post industrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras
empresariales que no sepan adaptarse.
La computadora se considera como la herramienta básica para transformar
datos en información útil, dispuesta en tiempo y lugar correcto para la toma de
decisiones.
La forma de hacer la presentación de los reportes ha ido evolucionando con
los cambios en los sistemas, como se ve en el siguiente cuadro:
69
43
Los sistemas contables son utilizados tanto por usuarios internos, como el
caso de un gerente y usuarios externos tales como las autoridades fiscales.
Anteriormente los directivos de las empresas demandaban balances
mensuales, los cuales eran muy costosos ya que se llevaba una contabilidad
manual; sin embargo, hoy en día los programas contables permiten hacer cierres
virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Por lo tanto, es muy importante
para el contador conocer los avances tecnológicos en cada momento.
Tecnología de información en el área Fiscal
El trabajo realizado por los asesores fiscales está influyendo muy
positivamente en la situación fiscal de las empresas, y la demanda futura que
tendrán que atender será mayor cuantitativamente y más completa desde el punto
de vista cualitativo.
Eso es debido a las nuevas tecnologías que se ha implementado para la
difusión de la información y de la facilitación del pago de impuestos.
43
Jesús Arturo Treviño. “Tecnologías de información en el área contable” Brenix-Contacto de
Unión Empresarial. Infolatina. (Septiembre 02, 2002)
70
En México, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), ha diseñado un
sistema informático llamado eSAT, una solución eficiente para poner al alcance de
los contribuyentes nuevos servicios electrónicos, que les permitan cumplir con sus
obligaciones fiscales de una forma directa, rápida, sencilla, segura y cómoda.
Vía Internet
44
El DeclaraSAT en Línea es un sistema de apoyo que opera en forma
directa en la página de Internet del SAT, realizando el cálculo y envío de la
declaración anual de personas físicas, que hayan obtenido ingresos por salarios,
conceptos asimilados a salarios, actividades profesionales (honorarios), intereses
pagados por integrantes del sistema financiero o ingresos exclusivamente por el
otorgamiento del uso o goce temporal de inmuebles destinados a casa habitación,
ya sea por un solo concepto o acumulando dos o más de los ingresos señalados.
No requiere instalar programas en la computadora.
44
www.sat.gob.mx/nuevo.html
71
Facturas electrónicas
La Factura Electrónica en México es la representación digital de un tipo de
comprobante fiscal digital, que utiliza los estándares definidos por el SAT en
cuanto forma y contenido para contar con validez fiscal, garantizando la integridad,
autenticidad y no repudio del documento.
- Integridad.-Garantiza que la información contenida en el mensaje queda
protegida y no puede ser manipulada o modificada, confirmando la no
alteración de los datos de origen.
- Autenticidad.- Permite verificar la identidad del emisor y el receptor del
comprobante fiscal digital (CFD).
- No repudio.-El emisor que selle digitalmente un CFD no podrá negar la
generación del comprobante.
Beneficios de las facturas electrónicas:
Incremento en productividad:
•
Reducción de tiempos en procesos administrativos.
•
Rapidez y seguridad en el intercambio de información.
•
Agilidad en la recepción de mercancía.
•
Mejor servicio al cliente.
Ahorro en costos administrativos y de oficina:
•
Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos.
•
Mejor utilización de espacios físicos.
•
Evita captura reiterativa de la información.
72
•
Reducción de tiempos de edición y remisión.
•
Menor cantidad de disputas por facturación.
Reducción en tiempos operativos:
•
Ciclo de resurtido y facturación.
•
Generación de facturas.
Presentación de pagos provisionales y anuales
En su mayoría, las personas físicas y las personas morales están obligadas
a presentar una declaración donde reporten sus ingresos y gastos de cada mes,
que son los pagos provisionales y de todo un ejercicio fiscal (enero a diciembre),
es decir, una declaración anual.
El envío de la declaración se realiza por medio de Internet con el programa
DeclaraSAT en línea como se mencionó anteriormente.
Presentación de declaraciones informativas
Las personas físicas y las personas morales obligadas a presentar
declaraciones informativas la deben presentar utilizando para ello el Programa
para la Declaración Informativa Múltiple (DIM), que les permite presentar su
declaración vía Internet, por medios magnéticos o en forma impresa, según sea el
caso.
Para presentar la declaración informativa múltiple vía Internet,
el
contribuyente requiere la Clave de Identificación Electrónica Confidencial o la
Firma Electrónica Avanzada, estas claves sustituyen la firma autógrafa y producen
los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos correspondientes,
teniendo el mismo valor probatorio.
73
Según la Federación Internacional de Contadores Públicos (IFAC), el
conocimiento que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir se
asienta en cuatro componentes:
1) Conocimientos esenciales de la contabilidad y fiscal
2) Cultura general
3) Conocimiento organizacional y de negocios
4) Conocimiento actualizado de tecnología de información45
Sin estos 4 aspectos básicos, el contador no tendría éxito, ya que es
indispensable para mantenerse actualizado en el campo profesional.
Los contadores, tanto los que trabajan en la industria o comercio, práctica profesional o el
sector público adoptan diferentes papeles frente a las tecnologías de la información, que para IFAC
son cuatro:
1) Usuario de tecnologías de la información
2) Administrador de sistemas de información
3) Diseñador de sistemas de negocio
4) Evaluador de sistemas de información
Cada unos de estos roles precisa unas exigencias de conocimientos teóricos y unas
habilidades prácticas.
1) Usuario de tecnologías de la información
Para IFAC, durante la etapa de aprendizaje previa al mundo laboral todos los futuros
profesionales de la contabilidad deben obtener un conocimiento general de tecnologías de la
información y habilidades prácticas y el conocimiento correspondiente al nivel de usuario.
En cuanto a los conocimientos teóricos se refiere, el contador necesita unos requisitos de
educación general -conceptos de tecnologías de la información, equipamiento informático,
programas de sistema y aplicación, organización de datos, redes y aplicaciones de contabilidad,
control interno, seguridad, el papel de la información en las organizaciones y aspectos éticos y
legales- y el suficiente conocimiento y familiaridad con conceptos de sistemas de información que
45
www.ifac.org
74
le permitan tomar decisiones razonables sobre identificación de necesidades de un sistema de
información sencillo, identificar alternativas, decidir si adquirir un paquete "llave en mano",
desarrollarlo utilizando hojas de cálculo o bases de datos, o encargarlo a un consultor externo,
seleccionar los equipos y programas apropiados.
Desde un punto de vista práctico, lo mínimo que un profesional de la contabilidad al nivel
de usuario debe manejar es un programa procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa
de correo electrónico y navegador de Internet, una base de datos y, al menos, un paquete de
contabilidad básico.
2) Administrador de sistemas de información
El profesional de la contabilidad puede tener responsabilidades compartidas sobre la
administración de sistemas de información de una pequeña y mediana empresa. Los contenidos
teóricos que debe conocer el contador que se identifique con este papel son relativos a las
consideraciones
estratégicas
del
desarrollo
de
tecnologías
de
información,
aspectos
administrativos, control financiero de las tecnologías, aspectos operativos, de seguridad, backup y
recuperación, gestión de adquisición, desarrollo e implementación de sistemas, gestión de cambio
y mantenimiento de sistemas y gestión de computación de usuario final.
3) Diseñador de sistemas de negocio.
Los profesionales de la contabilidad desde siempre han estado involucrados en el diseño
de sistemas de información contables, (cuando estos eran manuales), pero hoy también se espera
que continúen proporcionado dichos servicios, como parte de un equipo multidisciplinar. Los
conocimientos que se espera que tenga están relacionados con el papel de la información en el
comportamiento y diseño de la organización, análisis de sistemas, las fases, tareas y prácticas de
desarrollo del ciclo de vida de los sistemas de información, en particular sobre los controles
necesarios para el logro del objetivo de la organización.
4) Evaluador de sistemas de información
El papel del contador, como evaluador de sistemas está relacionado con la auditoria tanto
interna como externa. Los conocimientos que debe poseer se relacionan con los aspectos
75
normativos referidos a legalidad, ética, auditoria y control relativos a las tecnologías de la
información.46
En concreto se refieren a la evaluación de la eficacia, eficiencia y economía
en uso de las tecnologías de la información y comunicación, evaluación de su
conformidad con políticas de gestión, evaluación de los controles internos en
sistemas informatizados y evaluación de la imparcialidad de la imagen financiera,
la veracidad e integridad de los registros contables.
Las aplicaciones de Internet como el World Wide Web, el correo electrónico,
las listas de distribución, los boletines de noticias, el acceso remoto a cualquier
ordenador de Internet, los sistemas para transferir ficheros, la utilización de
agentes informáticos para realizar informes que combinen información interna y
externa, las charlas interactivas y las videoconferencias son algunas de las
tecnologías con gran impacto en las actividades típicas del contador.
Auditoría informática
Cualquier
problema
en
los
sistemas
de
información
repercute
instantáneamente en la totalidad de la empresa y afecta al funcionamiento normal.
Es decir, tareas como por ejemplo la contabilidad financiera dependen de lo que
pasa en la computadora.
Cuando una empresa decide instalar o poseer una infraestructura informática, la gestión de
tales recursos debe buscar el cumplimiento de tres objetivos.
a) Disponer del nivel de servicio más apropiado para que los usuarios desempeñen
adecuadamente sus responsabilidades. Por ejemplo, en una entidad financiera, que los cajeros
tengan información en sus monitores de las cuentas corrientes, precios de las divisas, etc.
46
M.S.I. Gil Montelongo María Dolores, Tecnologías de Información y Comunicación, Pág. 13
76
b) Reducir al máximo los riesgos derivados de la falta de seguridad y del uso inadecuado o
fraudulento de la información. Por ejemplo, en la entidad financiera, que no se caiga la red de
conexiones interbancarias, etc.
c) Lograr una utilización eficiente de los recursos asignados a dicho centro de cálculo
mediante las oportunas medidas de control.47
La auditoría informática consiste en una revisión profunda y detallada de
todos los elementos de que dispone una empresa en el área de sistemas de
información.
El conocimiento y experiencia que se exige a un auditor informático es
relativo al diseño e implantación de sistemas de información, funcionamiento de un
centro de cómputo y además ha de conocer los métodos administrativos y de
gestión propios del sector en el que opera la empresa. Aunado a esto debe
conocer las prestaciones del hardware instalado.
La utilización de libros contables ha dejado de ser una práctica habitual,
dando lugar a accesos directos a ficheros contables de los que el auditor extrae
sus pruebas y realiza sus análisis.
Entre las ventajas que proporciona la auditoría sin papeles podemos
destacar:
•
Ahorro de espacio.
•
Disponibilidad inmediata.
•
Posibilidad de impresión.
•
Vinculación entre archivos.
•
Reducción de los posibles errores de cálculo.
•
Utilización posterior en auditorias recurrentes.
•
Automatismos de ciertas operaciones.
•
Contribuye
a
homogeneizar
sistemas
de
elaboración
de
la
documentación.
47
Ídem 46, Pág. 23
77
En el marco del comercio electrónico, los auditores tendrán que modificar
sus formas de trabajar. La proliferación de sistemas de Intercambio Electrónico de
Datos (EDI) conduce a la utilización cada vez más acentuada de técnicas de
Auditoria Asistida por Ordenador (CAA).
3.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL REGISTRO ELECTRÓNICO
DE OPERACIONES
REGISTRO ELECTRÓNICO DE OPERACIONES
VENTAJAS
DESVENTAJAS
•
•
Disminuye el costo de crear,
•
Reducción de personal.
procesar, distribuir, almacenar y
•
La inversión inicial en un sistema
recuperar información en papel.
contable electrónico es
Rapidez
relativamente alto.
y
calidad
en
la
•
información.
•
•
Ayuda a los pequeños negocios
capacitación del personal en el
a competir contra las grandes
sistema contable a implementar
compañías.
en la empresa.
Facilita
la
captura
de
•
información, procesamiento de
la
misma
y
obtención
de
Localización
rápida
La actualización y mantenimiento
constante del sistema.
•
reportes financieros.
•
El costo que genera la
En caso de falta de electricidad,
existe la posibilidad de pérdida
de
un
registro en particular o selección
de información.
•
La inseguridad en red.
de información de un mismo
tipo.
•
La afectación de pólizas es
inmediata, además de que hay
varias
opciones
para
la
numeración de las mismas.
•
Se pueden elaborar formatos de
reportes
específicos
que
se
adapten al as necesidades de la
empresa.
•
Facilita
el
mantenimiento
y
respaldo de archivos de datos.
•
Se pueden generar gráficas de
la situación financiera de la
empresa.
78
3.3 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL REGISTRO MANUAL DE
OPERACIONES.
REGISTRO MANUAL DE OPERACIONES
VENTAJAS
DESVENTAJAS
•
El registro esta detallado por
•
en algún error de cálculo u
cada operación realizada y el
recurso
humano
indispensable
para
es
su
Mayor posibilidad de incurrir
registro.
•
Consume una gran cantidad
de tiempo el procesamiento
realización.
de la información.
•
Pérdida de tiempo en
verificación de resultados.
•
Erogaciones por concepto de
papelería (hojas, lápices,
lapiceros, formatos, hojas
tabulares, auxiliares,
calculadoras, etc.)
3.4 APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROGRAMA COI 5.5 EN UNA
EMPRESA.
79
Descripción general del sistema COI
El sistema de contabilidad integral (COI) se emplea para capturar
información contable, procesarla, mantenerla actualizada y hacer reportes. Cuenta
con reportes de acuerdo a la legislación fiscal vigente y con herramientas que
facilitan la práctica contable.
COI es un sistema para llevar la contabilidad de las empresas con el
método de la partida doble. El sistema se adapta a las necesidades. Es
multiempresa, calcula consolidaciones, controla el acceso a la contabilidad con
distintas claves de seguridad, maneja pólizas repetitivas para ahorrar tiempo de
captura, incluye información de presupuestos por cuenta para un adecuado control
operativo y el número de cuentas del catálogo es ilimitado, también incluye el
manejo de departamentos y cuentas departamentales.
El sistema cuenta con un editor de reportes que ayuda al usuario a diseñar
sus propios reportes de una forma sencilla.
COI se compone de sencillos menús escritos en español, esto permite que
cualquier persona, aun sin conocimientos de computación pueda operar el
paquete, invirtiendo un mínimo de esfuerzo y tiempo. Por otro lado, si es necesario
un conocimiento elemental de los conceptos contables, tales como cargo, abono,
debe y haber, y estructuración de estados financieros.
Es importante señalar que el sistema Aspel-COI cuenta con ciertas
desventajas como lo son:
•
El costo por adquirir el sistema contable es considerablemente alto.
•
Gastos adicionales por actualización y mantenimiento del sistema.
•
80
Debido a que es un programa comercial, no se puede modificar, por
lo que no se adapta a las necesidades particulares de las empresas.
•
No considera la complejidad de las operaciones que realizan las
empresas o el tamaño de la misma.
•
Si se decide rentar un sistema Aspel aumenta el costo dependiendo
del número de usuarios.
3.4.1 Instalación
Requerimientos de equipo
•
Procesador Intel Pentium® o compatible, de 300 Mhz o superior
•
256 Mb de RAM*
•
140 Mb de espacio libre en disco duro
•
Monitor Super VGA (800x600) o superior
•
Microsoft Windows® NT, 2000, XP, o superior
Procedimientos de instalación
1. Ingresar a Windows
2. Insertar el disco de instalación dentro de la unidad de disco.
Si opera con Windows 2000 a XP
a) Desde el menú de Windows seleccionar la opción ejecutar.
b) Con el botón Examinar se elige la unidad donde se instalará el sistema.
c) Seleccionar el archivo INSTALAR.EXE y hacer doble clic sobre él o ejecutar
la opción aceptar.
El sistema despliega una pantalla de bienvenida, una donde se especifica la
carpeta destino y enseguida otra donde se preguntará por el tipo de instalación. Si
se desea operar el programa desde una PC sin conexión a red se deberá elegir la
81
Instalación Automática (completa). Si se va a trabajar en una red, se deberá
ejecutar la instalación automática en el servidor de la red y después la Instalación
Estación de Trabajo en cada una de las terminales.
Una vez concluida la instalación Windows creará el grupo de programas
correspondiente a Aspel-COI y el icono que ejecutará el programa.
Instalación personalizada o definida por el usuario
•
Si se opta por este tipo de instalación el instalador permitirá seleccionar
los archivos de ejemplos.
•
Con el botón Inspeccionar se debe especificar la ruta donde se
instalarán los archivos del sistema.
•
Con el botón Espacio se puede consultar el espacio disponible en las
unidades de la PC o de la red.
•
Para continuar el proceso se debe seleccionar el botón Siguiente.
En seguida se comenzará a instalar el sistema.
Una vez concluida la instalación Windows creará el grupo de programas
correspondiente a Aspel-COI y el icono que ejecutará el programa.
3.4.2 Ingresar al sistema
82
Abrir empresa
Manejo ASPEL
Para ingresar al programa se debe dar doble clic en el icono del sistema. Al
hacerlo, aparecerá la siguiente ventana:
Seleccionar la empresa con la que se va a trabajar.
Si es la primera vez que se ingresa al sistema, se
debe elegir la opción Empresa Inválida S.A. de C.V.
y luego modificar sus datos (en la sección Modifica
los datos de una empresa).
Para entrar por primera vez, se debe
teclear Enter, F8 o la clave de acceso
temporal ASPEL1.
Elección de un directorio de datos
El programa le permite al usuario indicar la ruta en la que se encontrarán
los datos de la empresa de que se lleve la contabilidad. Es importante que esta
ruta sea siempre igual para la misma empresa, porque de otra manera habrá
duplicidad de información y una posible pérdida de datos.
83
Selección del periodo de trabajo
En este campo el usuario se puede mover en diversos periodos de la
contabilidad de la empresa a la que se ingresó en la ventana de Abrir empresa.
Si el periodo al que se ingresó aún no tiene dado de alta el catálogo de
cuentas ni han sido creados sus demás archivos, el sistema sugerirá que lo haga
el usuario, con lo cual entrará en la ventana de Control de archivos.
En control de archivos se puede seleccionar la opción de Instalación
automática, mediante la cual se generarán todos los archivos de datos que el
sistema necesite para trabajar.
3.4.3 Catálogo de cuentas
La implementación de una contabilidad dentro de una empresa, se inicia
con la definición de catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas proporciona
flexibilidad al usuario ya que permite hacer modificaciones en cualquier momento.
Estas modificaciones pueden consistir en cambios a las características de
una cuenta, dar de alta nuevas cuentas, o dar de baja cuentas existentes.
El catálogo puede tener de uno a nueve niveles para una adecuada
contabilización de departamentos y centros de costos.
Aspel-COI incluye un catálogo de cuentas estándar que se puede utilizar de
84
acuerdo a las necesidades de la empresa.
Si se decide no utilizar el catálogo de cuentas estándar, nos permite
generar un catálogo inicial, dar de alta nuevas cuentas al catálogo, darlas de baja
y realizar cambios a la descripción, al saldo inicial y al presupuesto de las cuentas.
Introducción del catálogo de cuentas
Para empezar a trabajar, deberás introducir el catálogo de cuentas de tu empresa. Tienes
2 opciones para ello:
•
Introducir el catálogo de tu empresa, ó
•
Elegir un catálogo estándar, que es creado automáticamente por el sistema (puedes utilizar
este catálogo adaptándote al ordenamiento de cada una de sus cuentas y actualizarlo
periódicamente)48
Introducción del catálogo de las empresas
Al momento de instalar el sistema, en la ventana de creación del catálogo
de cuentas, se deberá elegir la opción de Catálogo vacío (sin cuentas). Al usuario
le corresponderá dar de alta todas las cuentas que compondrán el catálogo, lo
cual se debe hacer de la siguiente manera: primero se captura la cuenta de Mayor
y a continuación todas las que dependen de ella.
Catálogos predefinidos
Este sistema ofrece cuatro opciones predefinidas para poder trabajar con
un catálogo que se adapte mejor a las necesidades de cada empresa. Estos
catálogos cuentan con 4 caracteres para el nivel Mayor, 3 para las Subcuentas.
Todos los catálogos predefinidos contienen las cuentas indispensables para llevar
a cabo una contabilidad completa, como las cuentas de Seguros, Rentas, I.S.R.,
Proveedores y Acreedores diversos, Ventas, IVA por pagar, etc.
85
Catálogo para empresas industriales y manufactureras
Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricación, como Almacén de
materiales, Almacén de productos en proceso, Almacén de productos terminados, Mano de obra,
Costos de fabricación, Horas extras, etc.
Catálogo para empresas comercializadoras
48
ASPEL, Manual del Sistema de Contabilidad Integral (COI)
Dentro de la estructura de sus Gastos de venta tiene cuentas como Fondo de ahorro,
Viáticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comisiones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas
al IMSS, etc. Por no requerirla, este catálogo no tiene cuentas como la de Gastos de fabricación.
Catálogo para empresas de servicios
Este catálogo no cuenta con almacén de productos terminados. En sus Gastos de venta
tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorarios de asesoría, Gastos de viaje, Gastos
de representación, Boletos de avión y otras.49
Consultas al catálogo de cuentas
•
Al realizar una consulta al catálogo de cuentas, el sistema muestra las
cuentas contables y todas sus características, por omisión el sistema
muestra en ella el número de cuenta, la descripción y saldo final; sin
embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a las
necesidades del usuario.
•
El programa permite consultar los auxiliares de cada cuenta con solo
presionar la tecla <enter>.
•
Adicionalmente se puede hacer una exportación y/o copiado especial de la
consulta.
86
Botones de
función.
49
Ídem 4
Registros dados
de alta en el
catálogo que se
pueden
modificar.
Pestañas para
cambiar de un
mes a otro.
Agregar, modificar o eliminar cuentas
Para agregar una cuenta basta con ir al menú archivos, elegir la opción de
catálogo de cuentas, de ahí agregar registro y en el caso de querer cambiar algún
registro solo se cambia esta última opción por modificar o eliminar según
corresponda.
87
3.4.4 Pólizas
A través de las pólizas se realizan todas las afectaciones contables. En el
sistema, las pólizas cuentan con las características adicionales y pueden ser de
ingresos, egresos, diario, o hasta de 9 clasificaciones adicionales.
El sistema proporciona las siguientes ventajas respecto a pólizas:
•
Incluye el número de póliza en forma automática (opcional).
•
Verifica que las cuentas afectadas, existan en el catálogo.
•
Verifica que se cumpla la partida doble validando que la suma de los cargos
sea igual a la de los abonos.
•
Realiza los asientos contables a las cuentas de detalle afectadas y,
posteriormente, realiza en forma automática la acumulación a los niveles
superiores (cuentas de acumulación).
•
Proporciona un campo para el concepto general de la póliza, y otro para el
auxiliar de cargo y abono.
88
•
Permite la consulta de pólizas en forma ágil e inmediata.
•
Permite modificaciones inmediatas a la póliza en caso de captura de datos
incorrectos.
•
Emisión de formatos de pólizas.
•
Puede dar de alta cuentas de detalle desde este módulo.
•
Permite dar de baja las pólizas.
•
Permite crear pólizas repetitivas (pólizas de disco).
•
Permite leer pólizas creadas por otros sistemas.
Consulta de pólizas
En esta ventana se puede agregar, modificar, y eliminar una póliza, con
ayuda de los botones de función.
89
Tipos de póliza
En el
menú, Configuración, opción Parámetros del sistema / Carpeta
pólizas, pueden definirse los tipos de póliza que sean necesarios en la empresa,
así como si se desea que tengan número secuencial o folio único.
Agregar una póliza
El proceso que se debe llevar a cabo es el siguiente:
1. Abrir el catálogo que se indica y ejecutar la opción de agregar.
2. Anotar la información que se solicita en los campos.
3. Grabar la póliza con la tecla F3.
Modificación de póliza
El proceso que se debe llevar a cabo es el siguiente:
1. Abrir el catálogo que se indica y ejecutar el proceso de modificar.
2. Anotar la información que se requiera cambiar.
3. Grabar la póliza con la tecla F3.
90
Eliminación de pólizas
Se sigue el mismo procedimiento mencionado anteriormente, se selecciona
la opción de eliminar registro, y listo, se debe tomar en cuenta que el eliminarla no
afectará la numeración subsecuente de las demás pólizas.
91
3.4.5 Balanza de comprobación
La balanza de comprobación se puede obtener en cualquier momento que
se desee, sin que se requiera un cierre o corte por periodo.
Por medio de este subsistema es posible consultar o emitir la balanza de
comprobación. Esta balanza presenta el saldo inicial, los cargos, los abonos y el
saldo final de las cuentas que se seleccionen en el mes de trabajo.
Permite consultar cuentas con o sin departamentos; los totales están
sumados hasta la posición del cursor y están incluidos los saldos de las cuentas
del último nivel solicitado o de tipo detalle de niveles superiores (para que cuadre).
Para obtener la balanza de comprobación se debe:
1. Ir al menú reportes y de ahí elegir la opción de Balanza de Comprobación.
2. O desde la barra de herramientas con el botón que corresponde.
3.4.6 Diario general
92
El diario general se conoce también como el libro diario, es aquí donde se
encuentra el listado de todas las pólizas ordenadas por tipo de póliza y en orden
ascendente de número de póliza. En cada póliza se menciona su número, tipo,
fecha y concepto, también se listan las cuentas involucradas (número y
descripción), el concepto del movimiento, los movimientos de cargo u abono y los
totales cuadrados de la póliza. Al final del reporte se suman los totales de los
movimientos de todas las pólizas listadas.
Este reporte se puede emitir en cualquier momento sin necesidad de haber
terminado el período y no requiere de ningún proceso de clasificación.
Para obtener el diario general se debe:
1. Ir al menú reportes y de ahí elegir la opción de Diario General.
2. O desde la barra de herramientas con el botón que corresponde.
3.4.7 Auxiliares
93
El módulo de auxiliares nos sirve para consultar o reportar los movimientos
de cada una de las cuentas del catálogo, de un mes o de hasta un año completo.
A este reporte se le llama comúnmente Libro mayor auxiliar.
Al consultar los auxiliares se mostrará una lista con todas las cuentas.
Seleccionando con el cursor algunas de ellas, se desplegará una lista de las
partidas que la afectan; si se elige una partida, aparece en pantalla la póliza
completa. En la póliza se podrá escoger con <Enter> y consultar todos sus
movimientos.
Para obtener los auxiliares se debe:
1. Ir al menú reportes y de ahí elegir la opción de Auxiliares.
2. O desde la barra de herramientas con el botón que corresponde.
3.4.8 Reportes financieros
94
El sistema permite emitir estados financieros estándar y estados financieros
definidos por el usuario.
A continuación se describen los reportes financieros estándares, los cuáles
pueden ser adaptados por el usuario para que cumplan con sus necesidades de
información.
3.4.9 Balance general
La impresión del balance general es en forma de listado, y se realiza por
mes, las cuentas que son las de nivel de mayor, presentándose los totales de
activo circulante, activo fijo, activo diferido, activo total, pasivo circulante, pasivo a
largo plazo, pasivo diferido, capital, total de pasivo y capital.
Es posible obtener el balance general cualquier día del mes que esté
transcurriendo, lo cual permite contar con cifras preliminares al cierre del mes.
Para obtener el balance general se debe:
1. Ir al menú reportes y de ahí elegir la opción de Balance General.
2. O desde la barra de herramientas con el botón que corresponde.
95
3.4.10 Estado de resultados
Este reporte se emite con cifras del mes actual, el porcentaje de este mes
sobre las ventas, el acumulado anual (incluye el mes actual) y el porcentaje del
acumulado sobre las ventas. Puede ser emitido en cualquier momento del mes y
proporciona la información al día, por lo que es de gran utilidad conocer los
resultados parciales o finales de la empresa.
Para obtener el estado de resultados se debe:
1. Ir al menú reportes y de ahí elegir la opción de Estado de Resultados.
2. O desde la barra de herramientas con el botón que corresponde.
96
3.4.11 Libro mayor
Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, permite listar los saldos y
afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas de Mayor en un mes o varios
meses, hasta llegar a un año. Refleja el saldo inicial, el total de cargos, el total de
abonos y el saldo final de dichas cuentas.
Para obtener el estado de resultados se debe:
1. Ir al menú reportes y de ahí elegir la opción de Libro Mayor.
2. O desde la barra de herramientas con el botón que corresponde.
97
3.4.12 Hoja de cálculo
El sistema provee de una hoja de cálculo como las tradicionales solo que la
hoja de cálculo puede tomar información de la contabilidad para que se hagan
comparaciones y análisis que se deseen. Además, nos permite exportar los
resúmenes a Excel.
98
3.4.13 Opciones en el manejo de gráficas
Se pueden desplegar cualquiera de las siguientes opciones del menú de
gráficas:
•
Liquidez
•
Prueba de ácido
•
Apalancamiento
•
Días de cartera
•
Rotación de inventarios
•
Venta
•
Utilidad
•
Gastos de Operación
•
Activo, Pasivo y Capital
Además se puede modificar la fórmula y los valores que tomará la gráfica
elegida, guardar el archivo con nombre diferente y modificar la presentación de la
gráfica.
Para obtener una gráfica de liquidez se debe:
1. Acceder al menú gráficas y seleccionar la opción Liquidez.
2. Desde la barra de herramientas con el botón que corresponda.
99
3.5 IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA COMPUTACIONAL EN
INVERSIONISTAS,
ÓRGANOS
GUBERNAMENTALES,
ACREEDORES,
PROVEEDORES,
EMPLEADOS,
ADMINISTRADORES,
AUTORIDADES
FISCALES
Y
REGULADORAS.
3.5.1 Inversionistas
Los inversionistas buscan rendimientos a través de la productividad y la
optimización de costos, esto lo verifican a través de los informes financieros
presentados por la gerencia, dichos informes son de gran importancia ya que
muestran a los propietarios que sus capitales se encuentran protegidos,
proporcionándoles la confianza necesaria para seguir invirtiendo o en caso
contrario retirar su capital de la empresa.
La implementación de la tecnología computacional en la organización apoya
a la gerencia a diseñar informes con una presentación excelente, con información
oportuna y veraz, que muestra la situación actualizada de la empresa en el
momento que se solicite.
3.5.2 Órganos gubernamentales
El impacto que ha tenido la implementación de los sistemas electrónicos en
el ámbito gubernamental ha sido de gran relevancia, hoy en día las dependencias
de gobierno utilizan computadoras para apoyarse en su trabajo, y del mismo modo
hacen uso del Internet e Intranet que les permiten la comunicación entre las
mismas, para poder consolidar la información y obtener la cuenta pública.
La jornada electoral se ha visto beneficiada también
tecnología,
por el uso de la
la utilización del sistema electrónico para el conteo de votos, ha
significado una ganancia en tiempo y dinero.
100
Es importante señalar que el gobierno actual promueve la transparencia y
acceso la información por medio de su portal Web, que esta disponible a toda la
ciudadanía.
3.5.3 Acreedores
Los acreedores al igual que los inversionistas son usuarios de la
información financiera, éstos analizan cada rubro de los estados presentados,
para poder tomar la decisión de prestarle o no a la empresa. Por eso es
importante que la información se encuentre en perfecto estado, ya que también
significa la imagen de la organización.
3.5.4 Proveedores
La tecnología ha sido de gran ayuda para los proveedores de mercancías y
servicios, debido a que les permite tener un mayor control sobre sus inventarios.
Han implementado sistemas para verificar la entrada y salida de cada producto, y
de ventas por Internet, tratando de ampliar su mercado y colocándose como un
proveedor competente.
3.5.5 Empleados
La computadora se ha convertido en una herramienta que ayuda a los
empleados
de
la
organización
a
la
realización
de
sus
funciones,
proporcionándoles:
•
Mayor rapidez
•
Más precisión
•
Mejor presentación
•
En pocas palabras, más eficiencia.
101
3.5.6 Administradores
La computadora se ha convertido en un instrumento de gran utilidad para
los administradores de las empresas, ya que con la automatización de los
sistemas de trabajo se logra reducir, principalmente, tiempo y costos invertidos en
todas las actividades.
Los
administradores
desde
su
computadora
pueden
controlar las
operaciones que esta efectuando la empresa, mantener contacto con los bancos,
proveedores, clientes, acreedores, etc. Además de que cuenta con información de
calidad lista para el momento en el que se requiera.
3.5.7Autoridades fiscales y reguladoras
Como se mencionó anteriormente las autoridades fiscales y reguladoras en
el caso de México, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y el
Sistema de Administración Tributaria (SAT) son órganos que se han visto
beneficiados por la tecnología ya que la han implementado para agilizar sus
funciones administrativas, de control sobre la carga tributaria.
3.6 BENEFICIOS PROYECTADOS
Los beneficios que se obtienen al implementar un sistema electrónico, son
básicamente el cumplimiento de las metas que todo negocio se fija para tener un
lugar predominante en su giro y que se puedan resumir en los siguientes:
•
Mejores ingresos
•
Mayor calidad de trabajo
•
Mayores expectativas de crecimiento
102
Los beneficios proyectados son la causa de que una empresa decida cambiar
su forma de trabajo actual, la que hasta la fecha le ha funcionado y ayudado a
mantenerse dentro del mercado, por procesos nuevos que probablemente no
tienen nada en común con los anteriores.
103
CONCLUSIONES
Como hemos visto, la contabilidad y el procesamiento de datos han
evolucionado a través de la historia de forma paulatina pero con grandes avances
tecnológicos que han simplificado los procesos.
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes.
El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis
e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las
cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; todo esto con el fin de hacer más fácil el
estudio de los estados financieros por parte de la administración.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales
van a darle un uso eficaz a la información contable, ésta información debe estar
bien detallada, y con una excelente presentación, ya que los estados financieros
son la imagen del Lic. en Contaduría. Así la información financiera clara, veraz y
oportuna sirve para el proceso de la toma de decisiones no solo dentro de la
empresa, sino con entidades ajenas también involucradas con la organización.
Los sistemas de registro contable también han evolucionado, en la
antigüedad, se manejaba el sistema de registro manual, que empleaba papel y
pluma, y en el que los cálculos se hacían mentalmente, pasando la información
entre diversos formatos hasta obtener la información requerida.
104
Aunque sus fundamentos siguen siendo válidos, debido a la lentitud del
sistema manual, éste dejo de usarse, para ser desplazado por el sistema
mecánico, el cual, se vio favorecido por el empleo de máquinas que permitían
registrar un movimiento en varios documentos a la vez, evitando la repetición
innecesaria de pases. Esto redujo considerablemente el tiempo de procesamiento,
lo que compensó el crecimiento de las empresas y los movimientos que
realizaban.
El sistema mecánico también dejo de ser suficiente para las empresas que
estaban en crecimiento, por esta razón las computadoras se empezaron a usar en
el área de la Contaduría Pública.
El uso de la tecnología computacional ha permitido una reducción
impresionante del tiempo requerido para controlar los movimientos económicos de
una empresa, lo que lleva a la generación de información más oportuna, precisa y
con menos posibilidades de errores.
La principal herramienta en la oficina de un Lic. en Contaduría en este
momento es una computadora, por lo que resulta conveniente conocer el equipo
que se necesita adquirir. Tener el equipo adecuado hace la diferencia entre
aprovechar las ventajas que ofrecen las computadoras o rechazarlas por
considerarlas demasiado complicadas.
Por supuesto, toda esta tecnología no sirve de nada si no va acompañada
de los programas necesarios para nuestras actividades. Dentro de ellos se
encuentran: el software contable, las hojas de cálculo y los procesadores de texto,
105
que convierten a la computadora en el mejor asistente de un contador,
permitiéndole realizar su trabajo en poco tiempo.
Otro apoyo con el que contamos en esta época, es el uso de redes
informáticas, las que se integran al conectar varias computadoras con la finalidad
de compartir los recursos y así facilitar el trabajo en equipo.
El uso del Internet, llamada la red de redes, ha contribuido con las
organizaciones en la facilitación de sus actividades, además que ha representado
un ahorro en el costo de sus comunicaciones, ya que el contacto con los
proveedores, acreedores y clientes, se realiza por medio del correo electrónico,
ahorrando dinero y tiempo. También el Internet permite que varias personas
trabajen en diferentes lugares, no solo de la misma ciudad, sino en diferentes
países.
En la actualidad las funciones del
Lic. en Contaduría se han visto
beneficiadas por el uso de la tecnología computacional, sin embargo también
significa un compromiso de mantenerse actualizado con los avances, para no
quedarse rezagados.
Los esfuerzos del contador deben encaminarse a dominar la tecnología
computacional para obtener de ella todos los beneficios que promete, para ser
más competitivos día a día.
106
BIBLIOGRAFÍA Y/O OBRAS CONSULTADAS
•
GERTZ
MANERO,
Federico.
ORIGEN
Y
EVOLUCIÓN
DE
LA
CONTABILIDAD: ENSAYO HISTÓRICO. Quinta Edición. México. Editorial
Trillas, 1990. 159 páginas.
•
COCINA
MARTÍNEZ
Javier,
TEORÍA
DE
LA
CONTABILIDAD
FINANCIERA : RAZONES DE LOS BOLETINES DE LA SERIE "A",
BOLETÍN B-1 Y BOLETÍN B-10. México. Instituto Mexicano de Contadores
Públicos, 1998. 650 páginas.
•
LAWRENCE S., Orilia. INTRODUCCIÓN AL PROCESAMIENTO DE
DATOS PARA LOS NEGOCIOS. Segunda Edición. México. Editorial Mc.
Graw Hill, 1998. 744 páginas.
•
CINIF. NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA. México. 2006.
•
SENN,
James
A.
ANÁLISIS
Y
DISEÑO
DE
SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN. Primera Edición. México. Editorial Mc. Graw Hill, 1990.
942 páginas.
•
SÁNCHEZ CARRETERO, Sergio. IMPORTANCIA DE LA TECNOLOGÍA
COMPUTACIONAL
EN
LA
REINGENIERÍA
DE
PROCESOS
DE
INFORMACIÓN EN UN DESPACHO CONTABLE. Nogales, Veracruz.
1998.
•
CATÁLOGO
DE
CUENTAS.
Xalapa,
Veracruz.
www.definición.org/catalogo-de-cuentas. 22 de Julio de 2007. 18:30 hrs.
•
COHEN, Daniel y ASÍN Enrique. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
LOS NEGOCIOS: UN ENFOQUE DE TOMA DE DECISIONES. Tercera
edición. México. Editorial Mc Graw Hill,2000. 413 páginas.
107
•
DEFINICIÓN
DE
PLACA
BASE.
Xalapa,
Veracruz.
http://es.wikipedia.org/wiki/placa_base. 7 de Agosto 2007. 14:00 hrs.
•
DEFINICIÓN
DE
MEMORIA
RAM.
Xalapa,
Veracruz.
http://www.masadelante.com/faq-memoria-ram.htm. 7 de Agosto de 2007.
9:30 hrs.
•
DEFINICIÓN
DE
MEMORIA
ROM.
Xalapa,
Veracruz.
http://www.masadelante.com/faq-memoria-rom.htm. 7 de Agosto de 2007.
9:35 hrs.
•
DEFINICIÓN DE DISCO DURO. Xalapa, Veracruz.
http://mailxmail.com/curso/informatica/soportetecnico/ capitulo26.htm. 7 de
Agosto de 2007.
•
DEFINICIÓN CD ROM. Xalapa, Veracruz.
http://www.monografias.com/trabajos/multimediaycd/multimediaycd.shtml. 7
de Agosto de 2007. 20:30 hrs.
•
DEFINICIÓN DE DISCO GRABABLE. Xalapa, Veracruz.
http://www.ciberplaneta.net/articulos/informatica/0141.php. 8 de Agosto de
2007. 21:30 hrs.
•
PEÑALOSA, Eduardo. SOFTWARE QUE DA GANANCIAS. Xalapa,
Veracruz. http://www.entrepreneurespanol.com/pagina.hts?N=10928. 11 de
agosto del 2007. 15:00 hrs.
•
PROGRAMA NOI. Xalapa, Veracruz.
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/noi1.html?idsa=. 12 agosto de 2007
13:00 hrs.
•
PROGRAMA SAE. Xalapa, Veracruz.
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/sae1.html?idsa=. 12 agosto de 2007
13:05 hrs.
•
PROGRAMA BANCO. Xalapa, Veracruz.
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/banco1.html?idsa=. 12 agosto de
2007 13:10 hrs.
•
MÉNDEZ ANOTA, Mayra Minerva. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN. Xalapa, Veracruz.
109
•
TREVIÑO, Jesús Arturo. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL
ÁREA CONTABLE. Brénix-Contacto de Union Empresarial. Infolatina.
Septiembre 2002.
•
PORTAL DEL SAT. Xalapa, Veracruz. www.sat.gob.mx/nuevo.html, 13 de
agosto 2007. 20:30 hrs.
•
PAPELES DEL CONTADOR FRENTE A LAS TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN. Xalapa, Veracruz. www.ifac.org . 13 de agosto de 2007.
22:00 hrs.
•
GIL MONTELONGO, María Dolores. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Y COMUNICACIÓN. Xalapa, Veracruz.
•
ASPEL. MANUAL DE CONTABILIDAD INTEGRAL (COI). México.
110