Código de Conducta

Aspect Software, Inc.
Código Global de Conducta y Ética Empresarial
2014
Contenido
A.
Introducción ..................................................................................................................................................... 3
(1)
Aplicación Global y Responsabilidad Personal ....................................................................................... 3
(2)
Cumplimiento con las Leyes, Reglas y Regulaciones ............................................................................ 3
B.
Competencia y Trato Justo ............................................................................................................................. 3
(1)
Prácticas Antimonopolio, Competencia y Comercio ............................................................................... 3
(2)
Anticorrupción y Antisoborno .................................................................................................................. 4
C.
Comercio Internacional ................................................................................................................................... 4
(1)
Control de Exportaciones ........................................................................................................................ 4
(2)
Antiboicot ................................................................................................................................................. 4
D.
Activos e Información de la Compañía ........................................................................................................... 5
(1)
Conflictos de interés ................................................................................................................................ 5
(2)
Información Privada y Confidencial ......................................................................................................... 5
(3)
Uso de los activos de la compañía.......................................................................................................... 5
(4)
Divulgaciones Públicas ........................................................................................................................... 6
E.
Registros financieros ....................................................................................................................................... 6
F.
Políticas de Empleo ......................................................................................................................................... 6
G.
Reportes sobre comportamientos ilegales o inmorales .................................................................................. 6
(1)
Aplicación ................................................................................................................................................ 7
(2)
No represalias ......................................................................................................................................... 7
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A. Introducción
La misión principal de Aspect Software, Inc., incluyendo a sus filiales en todo el mundo ("Aspect") es maximizar
el valor para sus inversores, clientes, empleados, socios y aquellas comunidades con las que trabaja. Aspect
tiene una política firmemente establecida sobre la conducción de sus asuntos en estricto cumplimiento con el
significado y propósito de la ley, y bajo la adhesión a los más altos principios de ética empresarial.
Los valores fundamentales de Aspect incluyen el Respeto, la Integridad y la Consistencia. En apoyo a estos
valores, todos los empleados deben cumplir con los más altos estándares éticos y legales.
Este Código Global de Conducta y Ética Empresarial ("Código de Conducta") esboza importantes reglas de
conducta necesarias para promover un ambiente de trabajo seguro, productivo y profesional que esté en
conformidad con las normas legales, reglamentarias y éticas. Aunque este Código de Conducta no puede
contemplar todas las situaciones específicas que un empleado pueda encontrar, sí establece nuestros
principios generales, los cuales deben guiar el comportamiento de los empleados y la toma ética de decisiones.
(1) Aplicación Global y Responsabilidad Personal
Se espera que los directores, funcionarios y empleados de Aspect, así como cada representante de terceros
con los que hacemos negocios a nivel mundial, cumplan con este Código de Conducta. Es importante leer y
entender estas reglas, para garantizar la aplicación consistente de los estándares globales. Es responsabilidad
personal de cada empleado y representante el actuar de acuerdo con estas reglas y exigir a otros el hacer lo
mismo para fomentar una cultura de cumplimiento, así como para plantear cualquier preocupación. Los
empleados que no cumplan con las leyes, reglas y regulaciones, o con cualquier requisito de este Código de
Conducta o con las políticas de Aspect, estarán sujetos a medidas disciplinarias, incluyendo la terminación
inmediata de su contrato laboral.
(2) Cumplimiento con las Leyes, Reglas y Regulaciones
Debemos llevar a cabo nuestros asuntos de negocio en pleno cumplimiento de todas las leyes, normas y
reglamentos de Estados Unidos y de otros países aplicables a Aspect y su negocio. Estas leyes y reglamentos
incluyen, entre otras, las leyes de Anticorrupción y Antisoborno, el control de Exportaciones y las leyes
Antiboicot y Antimonopolio, las prácticas de competencia y comerciales dentro de las leyes de Estados Unidos
y de otros países. Estas leyes y regulaciones pueden ser muy complejas, y pueden someter a Aspect y a sus
empleados a posibles multas y sanciones, así como a sanciones penales. Aspect ha adoptado, y en el futuro
podrá adoptar o modificar, las políticas que se ocupan de las leyes y reglamentos específicos aplicables.
B. Competencia y Trato Justo
Cada empleado y representante de Aspect, deberá esforzarse en todo momento para tratar con los clientes,
proveedores, competidores, el público y con sus compañeros de manera justa y de acuerdo con las prácticas
comerciales éticas. Nadie debe tomar ventaja injusta para asegurar el negocio o el tratamiento favorable de
ningún tipo, a través de la manipulación, ocultamiento, abuso de información privilegiada, tergiversación de
hechos materiales o cualquier otro trato o práctica desleal. La defensa de la Competencia, las leyes de
competencia y las regulaciones comerciales están diseñadas específicamente para fomentar una sana
competencia en un clima de negocios justo y razonable, para ofrecer a los clientes la mejor combinación de
precio y calidad y promover la eficiencia del mercado. Aspect se compromete a cumplir con todas las leyes y
reglamentos aplicables relativos a la competencia justa.
(1) Prácticas Antimonopolio, Competencia y Comercio
En general, las leyes de competencia y antimonopolio prohíben cualquier actividad que pueda reducir o inhibir a
la competencia de formas inapropiadas. La mayoría de las leyes de la competencia y las regulaciones
comerciales se aplican a la venta y comercialización de servicios y productos. Se espera que cada uno de
nosotros compitamos vigorosamente y de manera justa en la búsqueda de negocios, pero siempre en
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cumplimiento de las leyes de otros países y de EE.UU. El incumplimiento no será justificado por la creencia de
que el acto era "de interés corporativo" o que fue "por seguir instrucciones" de otras personas dentro de la
organización. Cada uno de nosotros debe evitar aquellas conductas que puedan parecer una violación a la ley.
La mayoría de los países en los que Aspect desarrolla su actividad también tienen leyes que restringen los
intentos de monopolizar los mercados o de restringir o controlar de cualquier otra forma a la competencia. Es
obligación de Aspect cumplir con estas leyes cuando sea aplicable. Los conflictos entre las leyes de Estados
Unidos y las leyes de otras naciones serán tratados por el Departamento Legal de Aspect. Debido a la
complejidad de las leyes antimonopolio y de competencia, es imperativo que los empleados busquen la
asesoría del departamento Jurídico de Aspect sobre cualquier cuestión relativa a estos temas. Las sanciones
por violar las leyes antimonopolio y las regulaciones comerciales pueden ser muy graves, tanto para Aspect
como para los individuos involucrados.
(2) Anticorrupción y Antisoborno
Debemos cumplir con las leyes anticorrupción, antisoborno, y de conservación de registros que se aplican a
Aspect y a sus empleados y representantes en todo el mundo. Cada director, funcionario, empleado y
representante de Aspect, debe cumplir con las políticas de Aspect que prohíben los pagos a un funcionario del
gobierno, a un empleado de un cliente o proveedor, o a cualquier otra persona con el propósito de obtener
negocios para Aspect, o para cualquier otro propósito en la violación de la ley aplicable. También están
prohibidos los pagos o regalos hechos indirectamente a través de un tercero. Los empleados tienen prohibido
dar o aceptar regalos que superen la política corporativa, o ir más allá de las cortesías comunes asociadas con
las prácticas comerciales aceptadas. Se requiere que todos los empleados y representantes de Aspect
cumplan con las políticas anticorrupción, de regalos y de entretenimiento y las políticas de gastos de Aspect.
C. Comercio Internacional
(1) Control de Exportaciones
Aspect desarrolla su actividad internacional en estricto cumplimiento de las leyes y regulaciones de exportación
aplicables a los productos, servicios y tecnología de Aspect. Específicamente, las regulaciones administradas
por agencias gubernamentales en Estados Unidos e Irlanda se aplicarán a la distribución global de los
productos de Aspect. Algunos productos de Aspect están prohibidos en determinados países y entidades
gubernamentales. En algunos casos, la exportación de bienes, servicios o tecnología puede requerir una
autorización específica de exportación. La exportación también se puede producir mediante la distribución de la
tecnología para una persona no estadounidense en los Estados Unidos o en el extranjero. Aspect ha
implementado un Manual de Cumplimiento para Exportaciones para garantizar que las operaciones de
exportación sean examinadas y documentadas, y que se llevan registros de ellas. Se requiere que todos los
empleados cumplan con las políticas y procedimientos de distribución de productos de Aspect, de acuerdo con
el Manual de Cumplimiento para Exportaciones de Aspect.
(2) Antiboicot
La ley de EE.UU. prohíbe a Aspect el participar en boicots extranjeros o embargos que el gobierno de Estados
Unidos no se penalice con sanciones. Estas leyes "Antiboicot" tienen el efecto de impedir que las empresas
estadounidenses sean utilizadas para poner en práctica las políticas extranjeras de otras naciones que van en
contra de la política de EE.UU. Las leyes Antiboicot que adoptaron para alentar, y en los casos específicos
requerir, que las empresas estadounidenses se nieguen a participar en boicots extranjeros no sancionados. El
boicot de la Liga Árabe de Israel es el principal boicot económico extranjero por el que las empresas
estadounidenses deben preocuparse en la actualidad. Las leyes Antiboicot, sin embargo, se aplican a todos los
boicots impuestos por los países extranjeros y que no sean sancionados por Estados Unidos.
Cada empleado y representante debe cumplir con la política Antiboicot de Aspect. Las conductas prohibidas
incluyen un acuerdo para (i) negarse a hacer negocios, o proporcionar información acerca de las relaciones
comerciales, con o en Israel o con las compañías de la lista negra, o (ii) discriminar o proporcionar información
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acerca de otras personas por motivos de raza, religión, sexo, origen nacional o nacionalidad de otra persona, o
(iii) implementar cartas de crédito que contengan los términos o condiciones de boicot prohibidas. La violación
de las regulaciones Antiboicot puede incurrir en sanciones tanto penales como administrativas, incluyendo
multas y la negación de los privilegios de exportación y los beneficios fiscales del extranjero.
D. Activos e Información de la Compañía
(1) Conflictos de interés
Nuestros directores, funcionarios, empleados y representantes tienen la obligación de actuar en el mejor interés
de Aspect. Cada persona debe esforzarse por evitar las situaciones que representen un conflicto real, potencial
o aparente entre sus intereses y los intereses de Aspect, y tendrá prohibido participar en cualquier actividad
que sepan o deban saber que pueda crear un conflicto de intereses. Cada empleado y representante de Aspect
debe cumplir con la política sobre conflictos de interés, la cual establece las directrices de Aspect para
identificar y abordar los Conflictos de Interés.
(2) Información Privada y Confidencial
Uno de los activos más importantes de Aspect es su propiedad intelectual, incluyendo su Información Privada y
Confidencial. Las obligaciones legales de Aspect y su posición competitiva requieren que la información
confidencial se mantenga como confidencial y que seamos diligentes en nuestros esfuerzos para proteger
nuestros activos intelectuales. La información que sea propiedad de nuestros clientes, proveedores y otros,
también debe ser tratada como confidencial y debe ser usada y divulgada solamente según lo permitido entre
Aspect y la otra parte. Toda la información privada debe mantenerse en estricta confidencialidad, excepto
cuando su divulgación esté debidamente autorizada por Aspect en el curso de los negocios, o cuando sea
requerido por la ley. Esto significa que los empleados no deben revelar o compartir información con respecto a
los asuntos internos de Aspect con cualquier persona externa a la empresa, a excepción que esto se requiera
dentro del ejercicio de sus funciones de empleo.
La información confidencial incluye toda la información no pública que pueda ser útil para los competidores o
que, de ser revelada, pueda ser perjudicial para la imagen. La propiedad intelectual como lo son los secretos
comerciales, las patentes, marcas comerciales y los derechos de autor, así como la información comercial, los
planes de investigación y de nuevos productos, los objetivos y estrategias, registros, bases de datos, el salario
y los datos de prestaciones, la información médica y personal del empleado, los clientes, las listas de
empleados y proveedores y cualquier información financiera o de fijación de precios no publicados también
debe ser protegida.
Es obligación de cada empleado el proteger la Información Privada y Confidencial de Aspect, incluso después
de terminar su relación laboral con Aspect, y el empleado tendrá que devolver toda la información sobre la
propiedad que tenga en su poder. Cada empleado debe cumplir con las disposiciones de la confidencialidad, la
no divulgación, no competencia y con otros acuerdos firmados como empleado de Aspect.
(3) Uso de los activos de la compañía
Todos los empleados deben proteger los activos de Aspect contra pérdida, robo o cualquier otra utilización
indebida. La pérdida, robo y el mal uso de los activos de Aspect impactan directamente nuestra rentabilidad.
Cualquier pérdida, mal uso o sospecha de robo, debe ser reportada al gerente correspondiente y a la Dirección
Financiera de Aspect. La maquinaria y el equipo de Aspect se utilizarán únicamente para apoyar el desarrollo
de nuestro negocio. Estos pueden ser utilizados sólo en el cumplimiento de las políticas de Aspect. La
protección de los sistemas de información y la confidencialidad e integridad de los datos son críticos para el
negocio de Aspect y para las relaciones con nuestros empleados, clientes y socios de negocio. Se espera que
cada empleado y representante cumpla con las políticas de seguridad y de uso de información de Aspect, las
cuales describen nuestros principios y controles de seguridad.
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(4) Divulgaciones Públicas
Aspect se compromete a proporcionar información oportuna, ordenada, coherente y creíble al público. El CEO
de Aspect y el director financiero, son designados como los voceros principales de la Compañía. Estos
funcionarios pueden de vez en cuando designar a otros empleados o representantes de Aspect para hablar en
nombre de Aspect o para responder a preguntas específicas de los medios de comunicación. A menos que
expresamente así lo autorice, los empleados no deben hablar en nombre de Aspect. Los empleados serán
responsables de los comentarios públicos que causen daños a Aspect, sea hagan o no durante las horas
laborales o en un centro de negocios. Es política de Aspect no ser fuente de rumores del mercado. Los
portavoces de Aspect responderán a todos los rumores del mercado al afirmar que nuestra política es no
comentar sobre rumores o especulaciones del mismo.
Los reportes y documentos presentados o remitidos a la Comisión de Valores y Bolsa de EE.UU. y las otras
comunicaciones públicas de Aspect, incluirán información completa, justa, precisa, oportuna y entendible. Se
requiere que todos los empleados respondan con precisión y prontitud a las solicitudes internas de información
para ayudar a Aspect en el cumplimiento de sus obligaciones de información pública y de divulgación.
E. Registros financieros
Los empleados deben ayudar a garantizar que los libros y registros de Aspect, que incluyen prácticamente
todos los documentos de negocio, reflejen con precisión y de forma razonablemente detallada, las operaciones
y las disposiciones de activos. Ningún fondo o activo podrá ser revelado sin importar el propósito.
Es de suma importancia que la información financiera de Aspect, incluyendo sus reportes a los inversores y
prestamistas, sea precisa y oportuna. En función de sus respectivas posiciones en Aspect, los empleados
pueden ser llamados a proporcionar la información necesaria para asegurar que los reportes financieros de
Aspect sean completos, justos y comprensibles. Aspect espera que los empleados tomen esta responsabilidad
muy en serio y que proporcionen respuestas rápidas y precisas a las preguntas relacionadas con los requisitos
de presentación de reportes financieros de Aspect. Los empleados deben informar con honestidad y precisión
acerca de todas las transacciones comerciales. Cada empleado es responsable de la exactitud de los registros
y reportes de Aspect. La información precisa es esencial para la capacidad de Aspect de cumplir con las
obligaciones legales y reglamentarias. Todos los libros, registros y cuentas de Aspect, se mantendrán de
acuerdo con todos los reglamentos y normas aplicables y reflejarán con precisión la verdadera naturaleza de
las transacciones que se registran. Los estados financieros de Aspect se ajustarán a las normas de
contabilidad generalmente aceptadas y a las políticas contables de Aspect. No se llevará a cabo ningún
desembolso de fondos u otros bienes de la empresa sin la documentación de respaldo adecuada.
F. Políticas de Empleo
Aspect está comprometido con fomentar un ambiente de trabajo en el que todas las personas sean tratadas
con respeto y dignidad. Cada individuo debe poder trabajar en un ambiente de tipo empresarial que promueve
la igualdad en las oportunidades laborales y que prohíbe el acoso y las prácticas discriminatorias. La
discriminación no tiene cabida en las decisiones laborales. Por lo tanto, Aspect, espera que todas las relaciones
entre las personas en el lugar de trabajo sean de tipo empresarial y libre de favoritismos, prejuicios y
hostigamiento. Es una política de Aspect el garantizar la igualdad de oportunidades laborales sin discriminación
o acoso por razones de raza, color, origen nacional, religión, género, preferencia sexual, edad, discapacidad o
cualquier otra condición protegida por la ley.
G. Reportes sobre comportamientos ilegales o inmorales
Este Código de Conducta exige a los empleados de Aspect y a sus representantes, el observar altos
estándares de ética comercial y personal en el ejercicio de sus obligaciones y responsabilidades dentro de la
empresa. Los empleados de Aspect y sus representantes deben practicar la honestidad y la integridad en el
cumplimiento de sus responsabilidades y cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables. Se invita a los
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empleados a discutir cualquier pregunta que tengan con sus directores y con el personal apropiado, como los
miembros de la alta dirección, en caso de tener dudas sobre el mejor curso de acción en una situación
particular.
Si un empleado siente que la conducta de otro no es consistente con este Código de Conducta o con cualquier
otra política de Aspect, deberá informar inmediatamente su inquietud a su gerente o a cualquier otro miembro
del equipo directivo o a un representante de Recursos Humanos. En algunas circunstancias, un individuo
puede preferir informar dicha preocupación a través de un canal confidencial o hacer una denuncia anónima.
Aspect ha establecido tanto una línea telefónica directa en todo el mundo y como un proceso de reportes vía
web para informar de las alegaciones de fraude, mala conducta empresarial y de cualquier conducta que sea
incompatible con el presente Código de Conducta. Estos servicios se prestan de acuerdo con las leyes locales
y están disponibles en todo el mundo sobre una base 24/7/365 con interpretación en el idioma local en la
mayoría de los países. El número de dicha línea y la dirección del sitio web de acceso local para cada país, es
mencionado en la Intranet de Aspect y es accesible a todos los empleados.
(1) Aplicación
El incumplimiento de este Código de Conducta, puede resultar en una acción disciplinaria incluyendo, pero no
limitándose a, la amonestación, advertencia, periodo de prueba o la suspensión sin goce de sueldo,
degradación, reducción salarial, el despido y la restitución. Cualquier supervisor que dirija o apruebe cualquier
conducta en violación del Código de Conducta, o que tenga conocimiento de dicha conducta y no lo comunique
inmediatamente, también será sujeto a una acción disciplinaria, incluyendo el despido. Ciertas violaciones a
este Código de Conducta pueden requerir que Aspect remita el asunto a las autoridades gubernamentales o
reguladoras apropiadas para la investigación o el enjuiciamiento.
(2) No represalias
Aspect está comprometido con ofrecer un ambiente de trabajo propicio para la discusión abierta de sus
prácticas empresariales. La Política de Aspect es cumplir con todas las leyes aplicables que protegen a los
empleados contra la discriminación o contra represalias como consecuencia de la presentación de información
de buena fe, o de su cooperación con investigaciones de fraude corporativo u otras violaciones al Código de
Conducta. Aspect requiere que todos los empleados sean veraces al realizar cualquier reporte y al cooperar
con cualquier investigación subsiguiente. Reportar falsamente una violación a este Código de Conducta o
proporcionar información conocida por ser falsa en relación con un reporte o una investigación posterior, se
tratará como una violación al Código de Conducta.
La Política de Aspect prohíbe a cualquier empleado ser sometido a medidas disciplinarias o represalias por
revelar información a una agencia del gobierno o a cualquier organización encargada de aplicar la ley si el
empleado cree razonablemente que la información se refiere a una posible violación de una ley o reglamento, o
si suministra información o ayuda en una investigación en relación con cualquier conducta que suponga una
violación del Código de Conducta.
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