Individual Contractor para coordinación logística y el apoyo técnico para llevar a cabo reuniones internacionales relacionadas con el presupuesto y las políticas públicas para la infancia De acuerdo con el Plan Anual de Trabajo del área de Políticas Sociales en 2016, este año se llevarán a cabo actividades relacionadas con el análisis de las políticas públicas y la generación de conocimientos en materia de pobreza, protección social, desigualdad e inversión en la infancia. Se fomentará la cooperación internacional e incrementar el diálogo entre los gobiernos para fortalecer las capacidades, compartir experiencias y lecciones aprendidas e intercambiar conocimientos con países en desarrollo hacia el logro de resultados más eficientes y efectivos en beneficio de la infancia. Para ello, UNICEF México organizará foros y seminarios con la participación académicos, funcionarios de México y otros países, miembros de las organizaciones de la sociedad civil y representantes de organismos internacionales. De acuerdo con lo anterior, la Oficina de UNICEF en México organizará los siguientes eventos en la Ciudad de México: 1- Foro de intercambio sur-sur sobre inclusión social e infancia en el marco de los ODS (pobreza, desigualdad, protección social e inversión en la infancia) 2- Cuarto encuentro regional sobre la inversión en la infancia 3- Reunión de puntos focales de Política Social UNICEF en LACRO 4- Apoyo logístico y administrativo para eventos del área de Políticas Públicas Se requiere contar con una consultoría de apoyo para la organización logística de estos eventos. Productos Esperados En coordinación con las oficiales nacionales de Política Social, según corresponda él/la Consultor/a estará encargado de gestionar y realizar las actividades logísticas y administrativas solicitadas por el área de Políticas Públicas. El/La consultor(a) contratado(a) deberá encargarse de la organización logística de los eventos, incluyendo: Actividades a desarrollar: •Diseño de un plan y un cronograma de trabajo pormenorizados en los cuales se identifiquen todos los bienes, servicios y actividades necesarios para la realización de los eventos, con fechas y responsables precisos de las distintas etapas y subprocesos necesarios para su concreción. •Diseño de una propuesta de actividades sociales y culturales paralelas adicionales/complementarias a la agenda sustantiva de cada evento. •Integración de agenda interna de actividades y minute by minute de eventos estratégicos. •Bajo la estrecha supervisión e indicaciones de los Oficiales de Programas de UNICEF, el consultor/a integrará las mesas de trabajo de los participantes y organizará de las agendas temáticas de cada uno de los paneles. •Integración de una base de datos de participantes y expositores que incluya información de contacto, estatus de confirmaciones, datos de viaje y hospedaje y otra información relevante. •Envío de invitación a participantes •Envío de información a expositores/conferencistas •Solicitud de presentaciones y semblanza biográfica de cada uno de los expositores •Seguimiento a confirmación de participantes y exponentes •Integración de base de datos de participantes y exponentes •Preparación de propuestas de boletín logístico del evento, ficha de participación, ficha de presentación de ponencia •Coordinación de servicios que UNICEF decida contratar: hospedaje, transporte local de conferencistas y participantes, alimentación durante los eventos, interpretación simultánea, producción de materiales para los eventos (gafetes, programas, folletos, notas conceptuales, boletín logístico, información turística, invitaciones a eventos sociales/culturales, preparación de escenarios para eventos tales como mamparas, banners, etc., papelería), servicios de registro de participantes, webstreaming, fotografía, audio y video, equipo de cómputo, etc, acorde con el diseño de imagen de cada evento. •Atención a participantes y expositores en cada uno de los eventos sobre dudas respectos a alojamiento, participación y cuestiones referentes al encuentro. •Coordinación logística de invitados especiales, expositores internacionales y nacionales: apoyo en la reserva de pasajes (coordinación con agencia de viajes de ONU), coordinación directa con el Hotel, check in/out, transportes in/out, coordinación pago de viáticos si se requiere. •Integración y distribución de paquetes y/o materiales informativos de cada evento •Elaboración de términos de referencia para la contratación de bienes y servicios necesarios para cada evento, en coordinación con UNICEF México. •Encargarse de la contratación y coordinación del proveedor para el diseño y producción de los materiales POP: a. Carpetas b. Roll Ups c. Baking d. o Skyline e. Esferos f. Block de notas g. Pendrives h. Gafetes i. Material de papelería Sobre la Sede En caso de ser necesario, desarrollar los términos de referencia y contratación de espacios para llevar a cabo los eventos (hotel, centro cultural, centro de conferencias) y coordinación con los proveedores del espacio para la organización de la prestación de los bienes y servicios necesarios en cada caso. En caso de que el gobierno mexicano preste instalaciones para llevar a cabo el encuentro, él/la consultor(a) estará encargado de coordinar con el Oficial de Políticas Sociales de UNICEF para satisfacer los requisitos para el préstamo de las salas y llevar a cabo las acciones necesarias para que su uso sea óptimo y se satisfagan las necesidades de todos las partes. Actividades durante el evento: •Participación activa y presencia continua durante los días de realización del evento. •Participación en el desarrollo de la actividad cultural/cocteles de bienvenida •Coordinar la participación y atención a invitados especiales. •Coordinar los servicios: a) Catering y provisión de alimentos b) Traducción Simultánea •Registro de participantes y entrega de material •Contratar y coordinar lo relacionado con el personal de protocolo para direccionar a los participantes en los diferentes paneles y den soporte durante todo el evento en coordinación con el personal del Hotel y UNICEF. •Coordinar y contratar fotógrafo y camarógrafo •Coordinar con el personal designado del Hotel/Salón del gobierno, salones, horario de coffee breaks, almuerzo y demás elementos acciones acordes con la agenda del evento. •Coordinar la instalación de equipos (pantallas, proyectores, computadoras, micrófonos,etc..) y verificar que funcionen adecuadamente. •Coordinar materiales necesarios para las ponencias y verificar que todo lo necesario esté listo. Preparar con cada exponente sus requerimientos. •Apoyar a los expositores en sus ponencias y apoyo con el uso de micrófonos entre los participantes. Después del evento: •Enviar mail de agradecimiento y propuesta de cartas formales de agradecimiento. •Enviar memorias del evento a participantes. El/la consultor/a seleccionado podrá desempeñar cualquier actividad no mencionada anteriormente, solicitada por el supervisor. Entregables: Plan de trabajo y cronograma pormenorizado Informes mensuales indicando las actividades realizadas durante el mes (Indispensable para el trámite de pago) Informes de avance de acuerdo al cronograma, cada vez que UNICEF lo solicite. Términos de referencia necesarios para la contratación de servicios Agenda de trabajo interna y agenda final de cada evento Base de datos de participantes confirmados y efectivamente presentes en los eventos Todos los insumos producidos para la realización del proyecto Requisitos: •Título universitario en Comunicación, Administración, Administración Hotelera, Relaciones Internacionales o carreras afín. •5 años de experiencia comprobable en la coordinación y organización de logística de seminarios y conferencias internacionales de gran escala •Habilidad para coordinar e integrar redes con distintos actores y aliados. •Completamente bilingüe en inglés y español, francés deseable. •Habilidades computacionales deseables. •Conocimiento de la misión y visión de UNICEF deseable •Flexibilidad de horarios •Habilidades para el trabajo en equipo •Habilidades de comunicación en ambientes de crisis Salario: $40,000 MXN, mensuales Duración: 8 meses