GA.3,0,4.19.02.01 Soporte a sistemas de Información

Sistema Integrado de Gestión
SOPORTE A
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Versión 7
Código: GA.3,0,4.19.02.01
Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Marzo 9 de 2016
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
Código: GA.3,0,4.19.02.01
SOPORTE A
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Fecha: 09/03/2016
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1. OBJETIVO
Brindar soporte a los usuarios en los Sistemas de Información internos y externos
de competencia institucional.
2. ALCANCE
Aplica para todos los usuarios de la IU-Escuela Nacional del Deporte, desde la
instalación de un aplicativo hasta el soporte específico del mismo.
3. NORMATIVIDAD
La normativa aplicable al procedimiento “Soporte a Sistemas de Información”,
se
encuentra
documentada
en
el
Portal
Institucional
en
la
URL:http://www.endeporte.edu.co/institucional/informacion-general/normatividad y
en
la
Intranet
Institucional
en
la
URL:http://www.endeporte.edu.co/intranet/index.php/la-entidad/normogramainstitucional-por-procesos
4.
DEFINICIONES
Aplicación: es un tipo de programa informático diseñado para facilitar al usuario la
realización de un determinado tipo de trabajo.
Bases de Datos: Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
Chip: El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es
un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público - Programa FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y
estructura procedimental, canalice la información financiera, económica y social de
los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la
administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación.
Cobol: El lenguaje COBOL (acrónimo de Common Business -Oriented Language,
Lenguaje Común Orientado a Negocios) fue creado en el año 1960 con el objetivo
de crear un lenguaje de programación universal que pudiera ser usado en
cualquier ordenador, ya que en los años 1960 existían numerosos modelos de
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ordenadores incompatibles entre sí, y que estuviera orientado principalmente a los
negocios, es decir, a la llamada informática de gestión.
Correo electrónico: o en inglés e-mail (electronic mail), es un servicio de red que
permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente mediante sistemas
de comunicación electrónicos.
Herramientas Informáticas: Sistemas de información de gestión Word, Excel,
power point.
Herramientas Infovirtuales: El foro es una de las herramientas infovirtuales más
importantes para la interacción y argumentación entre estudiantes y facilitador en
entornos virtuales de aprendizaje, sobre todo cuando se delimita su uso y se
persiguen unos propósitos específicos. (Chat, foros, correos, etc).
Hermesoft: Sistema de información para la administración de contenidos web
(Portal, vortal y Aulas T.I.).
Hipervínculo: es una conexión de una página a otro destino como, por ejemplo,
otra página o una ubicación diferente en la misma página.
Internet: Internet, más conocida como la red de redes, consiste en un conjunto de
equipos conectados entre sí con la ayuda de tecnologías alambradas o
inalámbricas, integrando puntos geográficos de todo el mundo.
Intranet: Una Intranet es una red de computadoras dentro de una red de área
local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de
internet.
Matriz de Sistemas de Información: Conjunto de sistemas de información
institucionales y gubernamentales utilizadas en la IU. Escuela Nacional del
Deporte para la gestión académico-administrativa.
Outlook: es un programa de software que forma parte de “Microsoft Office”
permite enviar, recibir y administrar correo electrónico, también permite administrar
el calendario y los contactos, como los amigos o los socios comerciales.
Portal Único contratación: El Portal Único de Contratación es un sistema
electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos
contractuales que gestionan, las entidades del Estado sujetas al Régimen de
Contratación establecido en la Ley 80 de 1993.
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Procomputo: Sistema de información contable (cobol).
SIABUC8: Sistema de información para la biblioteca.
SNIES: Sistema Nacional De Información De La Educación Superior-SNIES ·
Estadísticas.
Sistemas de Información: es un conjunto organizado de elementos, estos
elementos son de 4 tipos: Personas, datos, actividades o técnicas de trabajo y
recursos materiales.
SIRA: sistemas de información para el registro académico.
Spam: o correo basura, son mensajes no solicitados, habitualmente de tipo
publicitario, enviados en grandes cantidades (incluso masivas) que perjudican de
alguna o varias maneras al receptor. La acción de enviar dichos mensajes se
denomina spamming.
Tics: Tecnologías de la información y las comunicaciones.
5.
CONDICIONES GENERALES
Identificar el cargo del administrador del sistema de información y clasificar los
sistemas de información de acuerdo a las dependencias que cubre
Entrenar al soporte técnico de la Unidad de Sistemas en la instalación,
configuración, recuperación del sistema, superación de errores, generación de
backup, entre otros relacionados con el Sistema de Información que se adquiera
internamente, como los externos de exigencia del gobierno a la institución.
Proveer al soporte técnico de la Unidad de Sistemas de los diferentes manuales
de usuario, manual técnico, manual de errores, entre otros.
El administrador de cada sistema de información interno o externo
(gubernamental), deberán trabajar en equipo con el soporte técnico de la Unidad
de Sistemas para la superación de las dificultades que se presenten en el Sistema
de información en su responsabilidad.
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Con el fin de centralizar el control de los sistemas de información institucionales,
se requiere que los administradores de estos reporten semestralmente los
siguientes reportes:
-
Generar el reporte de Auditorias.
-
Cambiar con frecuencia la clave de administración del Sistemas de
Información (en nota interna y en sobre sellado deberá enviar en Físico y
en sobre sellado a la Rectoría para ser guardado en Caja Fuerte). Informar
del cambio más no cuales a la Unidad de Sistemas.
-
Reporte de aumento de usuarios a la Unidad de Sistemas.
-
Notificación a la Unidad de Sistemas los cambios realizados en el sistema
de información, donde especifique tipo de cambio, alcance de la mejora y
fecha de este (control de cambios).
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5.1 Descripción Detallada.
N°
DIAGRAMA
Recepcione
1
Clasificación
Brinde soporte
2
3
Realice pruebas
Capacite al usuario
4
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO
SOPORTE
FRECUENCIA
PUNTO DE
CONTRO REGISTRO
Recepcione las solicitudes de los usuarios
para
la
instalación,
mantenimiento,
actualizaciòn del
de sistemas de
información, con el fin de brindar el soporte
técnico.
Si es nueva sistema de información
regístrala en la matriz de administración
sistemas de información.
Profesional
universitario de
la Unidad de
Sistemas
GA.3,0,4.19.04.10
Cuando se
requiera
GA.3,0,4.19.04.01
GA.3,0,4.19.04.07
Cuando se
requiera
GA.3,0,4.19.04.10
NA
Cuando se
requiera
GA.3,0,4.19.04.07
Cuando se
requiera
Clasifique el tipo de requerimiento y asigne
a quien corresponda.
Profesional
universitario de
la Unidad de
Sistemas
Brinde soporte (instalación, modificación,
actualización, eliminación de errores,
mantenimiento, entre otros).
Soporte técnico
y Profesional
universitario de
la Unidad de
Sistemas
Realice las pruebas de funcionamiento
iníciales antes de la entrega al usuario.
Soporte técnico
y Profesional
universitario de
la Unidad de
Sistemas
Capacite al usuario en el manejo básico del
S.I y en la interpretación de los instructivos
elaborados por el área para tal fin;
recomiende que deba tener en cuenta al
navegar en el Sistema de Información.
Entrega de manuales de usuario.
Soporte técnico
y Profesional
universitario de
la Unidad de
Sistemas
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
Aplicativo
especifico
funcionando
GA.3,0,4.19.04.10
GA.3,0,4.19.03.01
GA.3,0,4.19.03.04
GA.3,0,4.19.03.05
1
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N°
DIAGRAMA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO
SOPORTE
FRECUENCIA
PUNTO DE
CONTRO REGISTRO
Profesional
universitario con
funciones de
coordinación de
GA.3,0,4.19.04.07
Cuando se
requiera
GA.3,0,4.19.04.10
1
Realice pruebas finales de funcionamiento,
verifique y posteriormente entregue.
5
Entregue el servicio al
usuario
6
Entregue servicio a satisfacción del usuario.
Fin
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6.
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Este procedimiento será actualizado por el Profesional universitario con funciones
de coordinación de sistemas, cuando se presenten inconsistencias en su uso y
teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan sido enviados por los
usuarios del procedimiento y será revisado por la Vicerrectoría Académica y
aprobado por el Rector.
7.
FORMATOS
NOMBRE DEL FORMATO
CÓDIGO
Matriz Administración de Sistemas de
Información.
Guía para el proceso CHIP local IUEND.
Guía de usuarios para navegar en el
aplicativo consulta médica.
Guía para usuarios subadministradores
del Portal Institucional.
Control de Soporte.
Solicitud y entrega de servicio a
satisfacción
GA.3,0,4.19.04.11
8.
-
GA.3,0,4.19.03.01
GA.3,0,4.19.03.04
GA.3,0,4.19.03.05
GA.3,0,4.19.04.07
GA.3,0,4.19.04.10
REFERENCIAS DOCUMENTALES
Guías CHIP. Minhacienda. http://www.chip.gov.co/schip_rt/
Manual en línea Fortigate System admin (www.fortinet.net)
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Aprobación del Documento
Nombre
Cargo
Firma
Fecha
Profesional universitario
con funciones de
coordinación de sistemas
Elaboró
Esperanza Botero
Idarraga
Revisó
María Isabel Andrade
Aprobó
José Fernando Arroyo
Rector
Valencia
07/03/2016
Vicerrectora Institución
Universitaria-Administrativa
08/03/2016
09/03/2016
Control de Cambios
Versión Fecha
de
No.
Aprobación
1
28/08/2009
2
27/08/2010
3
21/06/2013
Descripción de los Cambios
Justificación del
Cambio
Actualización del proceso a la norma NTC GP
1000
y se retiran los riesgos de la
Revisión
del
caracterización y se establecen en el
procedimiento
documento “Mapa Institucional de Riesgos
IG.1.19.01.04”
Actualización realizada
Cambios en las condiciones generales y por sugerencia recibida
formatos relacionados.
en la Auditoría Interna
de Calidad.
Ajuste del eslogan institucional en el pie de Actualización
del
página.
eslogan institucional.
27/01/2014
Cambios para mejorar la
Se modifican las condiciones generales y se
interpretación
del
hace ajuste al nombre del procedimiento.
procedimiento
y
Se realizan ajustes a la descripción detallada
condiciones generales.
5
24/06/2014
El documento pasa del proceso de Gestión de
Apoyo a la Docencia al proceso de Gestión
Reestructuración
Administrativa. Se actualiza el código y se
Administrativa.
conserva el consecutivo de la versión para su
trazabilidad.
6
24/08/2015
Se actualiza el slogan de la institución
4
Nuevo período
Rectoría
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
de
la