Informe de respuestas a las observaciones presentadas por los

INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS
POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES
INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN,
ORGANIZACIÓN, EMPAQUE, TRANSPORTE, DISTRIBUCIÓN, RECOLECCIÓN,
CUSTODIA Y DISPOSICIÓN FINAL DE LAS PRUEBAS QUE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL DE COLOMBIA APLICARÁ A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE
ADMISIONES, DURANTE EL AÑO 2014, ASÍ COMO EL SERVICIO DE EMPAQUE,
CUSTODIA Y TRANSPORTE DE HONORARIOS A PERSONAL EXTERNO QUE
PRESTE SUS SERVICIOS DURANTE LA APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS
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Informe de respuestas a las observaciones presentadas por los posibles proponentes al Pliego de Condiciones - Invitación
pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección,
custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
LA EMPRESA THOMAS GREG & SONS DE COLOMBIA S.A. MEDIANTE COMUNICACIÓN RADICADA
FÍSICAMENTE EL 17 DE FEBRERO DE 2014 A LAS 10:05 A.M., FORMULA LAS SIGUIENTES
OBSERVACIONES:
OBSERVACIÓN 1:
En la página 23, numeral 6.3.1.1.1. respetuosamente nos permitimos solicitar que se incremente el tiempo
de entrega a quince (15) días hábiles antes de la fecha programada para la aplicación de los originales y el
archivo digital con los datos de los aspirantes programados para presentar la prueba, en lo que respecta a
la aplicación de las pruebas a otras instituciones o a pruebas de la Universidad Nacional con un número de
cuadernillos inferior a 10.000, toda vez que el tiempo (10 días hábiles) previsto es muy corto para poder
realizar todo el proceso integral de impresión, empaque, transporte y aplicación de las pruebas.
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la solicitud. La Universidad Nacional requiere cumplir con los compromisos
pactados y calendario estipulado y publicado para los procesos internos y los que se realizan con otras
instituciones.
OBSERVACIÓN 2:
Solicitamos considerar la posibilidad de entregar con 15 días hábiles de anticipación a la fecha
programada por la aplicación de la prueba, los rangos de distribución de credenciales por salón, edificio y
ciudad para las pruebas a otras instituciones o a pruebas de la Universidad Nacional con un numero de
cuadernillos inferior a 10.000 de que trata el numeral 6.3.1.2 (página 24) toda vez que el tiempo allí
previsto es muy corto para poder realizar todo el proceso integral de organización, empaque, transporte y
aplicación de las pruebas.
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la solicitud. La Universidad Nacional requiere cumplir con los compromisos
pactados y calendario estipulado y publicado para los procesos internos y los que se realizan con otras
instituciones.
OBSERVACIÓN 3:
En el numeral 6.3.1.5 página 28, referente a transporte y entrega de honorarios, solicitamos aumentar el
tiempo de entrega de la relación del número de beneficiarios así como el valor asignado a cada uno, 15
días hábiles antes de la fecha programada para la aplicación de la prueba.
Así mismo, les solicitamos amablemente, incluir en los pliegos el tiempo en que la Universidad consignará
el dinero correspondiente a los honorarios, el cual sugerimos que sea 15 días hábiles antes de la fecha
programada para la aplicación de la prueba, toda vez que este servicio requiere un proceso de alistamiento
previo y de envío a ciudades lejanas (antes territorios nacionales) que debe realizarse con por lo menos
con 8 días de anticipación a la aplicación de la prueba.
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la solicitud. La Universidad garantiza que entregará la relación del número de
beneficiarios y el valor asignado con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha de aplicación y en
simultaneidad tramitará la trasferencia al oferente del total de honorarios para el personal externo que
participa en la aplicación de las pruebas.
OBSERVACIÓN 4:
En el numeral 6.3.1.3.5 página 28 la Universidad requiere "El material embalado en las tulas de seguridad
rotuladas "cuadernillos de aspirantes ausentes" y las que contengan el material por salón de cada edificio y
ciudad de aplicación, deben llevarse a las instalaciones del OFERENTE, en la ciudad de Bogotá, y éste
debe mantenerse bajo custodia, garantizando su seguridad e integridad, hasta que la Universidad proceda
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pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección,
custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
a autorizar y supervisar su proceso de destrucción".
Respetuosamente solicitamos aclarar cuál es el tiempo de custodia del material de examen que requiere la
Universidad con el fin de poderlo incluir en los costos de la presente invitación.
RESPUESTA:
Se aclara que el tiempo estimado depende de cada proceso, pero se estima como mínimo seis meses y
máximo un año.
OBSERVACIÓN 5:
En el numeral 6.3.2.3.5, página 33, de la Universidad requiere, "El material embalado en las tulas de
seguridad rotuladas "cuadernillos blancos de aspirantes ausentes" y las que contengan el material por
salón de cada edificio y ciudad de aplicación, deben llevarse a las instalaciones del OFERENTE, en la
ciudad de Bogotá, y éste debe mantenerlos bajo custodia, garantizando su seguridad e integridad, hasta
que la Universidad proceda a autorizar y supervisar su proceso de destrucción".
Respetuosamente solicitamos aclarar cuál es el tiempo de custodia del material de examen que requiere la
Universidad con el fin de poderlo incluir en los costos de la presente invitación.
RESPUESTA:
Se aclara que el tiempo estimado depende de cada proceso, pero se estima como mínimo seis meses y
máximo un año.
OBSERVACIÓN 6:
Solicitamos eliminar el literal g del numeral 4.1.2., visible en la página 10, por cuanto no es compatible con
la verificación que puede realizar la Universidad mediante el aporte del Certificado de Existencia y
Representación Legal.
RESPUESTA:
La Universidad acoge la observación presentada, y procederá a corregir la inconsistencia en el numeral
4.1.2 mediante adenda.
OBSERVACIÓN 7:
Aclarar el segundo párrafo del numeral 4.1.5. por cuanto se solicita allegar el documento idóneo que de
cuenta de la falta del representa legal principal del proponente como si todos los proponentes fueran una
única persona jurídica y sin tener en cuenta que puede ser plural (unión temporal). En este último caro, no
puede como tal aportarse la autorización de la Junta Directiva del proponente, sino de cada miembro que
lo conforma por cuanto se trata de un documento que es propio de cada compañía.
RESPUESTA:
Respecto de la solicitud del posible proponente, la Universidad aclara que el pliego de condiciones no fue
formulado como si todos los proponentes fueran una única persona jurídica, toda vez que para cada una
de las consideraciones en las que se contempla que se puede postular una unión temporal se fijaron los
requisitos aplicables según la constitución del proponente.
Frente a lo requerido en él numeral 4.1.5 "Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato" se
anota que en relación con las uniones temporales el primer párrafo del numeral señala que:
"Si el representante legal del PROPONENTE o de alguno de los integrantes .de un consorcio o unión
temporal requiere autorización de sus órganos de dirección para Presentar Propuesta, suscribir y legalizar
contrato en caso de ser asignado, deberá anexar los documentos que acrediten dicha autorización,
debidamente finnados por el presidente o el secretario de la reunión del órgano competente para emitir
dicha autorización de acuerdo con los estatutos o reglamentos de la respectiva Persona jurídica".
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custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
Por lo cual, es claro que la autorización en asunto se requiere respecto de cada uno de los integrantes de
la unión temporal en el entendido de que en virtud de la representación legal de la persona jurídica, el
representante posee la capacidad para contratar según el poder que se le ha conferido y está actuando a
nombre de la sociedad, máxime cuando el numeral 4.1.3 del pliego Documento formal que acredite la
conformación del consorcio o unión temporal", indica que en este documento debe manifestarse
expresamente por parte de cada uno de los Integrantes de la Unión Temporal que conoce y acepta los
términos del Pliego de Condiciones y responde solidariamente tanto por la veracidad de la información y
demás manifestaciones incluidas en los documentos y en la propuesta.
Al respecto de las capacidades del representante legal, la Superintendencia de Sociedades en el oficio
220-041402 junio 24 de 2008, manifestó lo siguiente:
En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación
permanente de disponibilidad, pero la capacidad para contratar a nombre de la compañía solo nace para él
en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, sí no se da dicho presupuesto,
el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando
no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de
acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de comercio, excepción hecha, claro está, que el
titular ratifique las actuaciones de! mencionado administrador"
"Expuesto lo anterior, será preciso determinar en cada caso en particular si la persona en quien recae la
suplencia de la representación legal tiene capacidad para actuar a nombre de la sociedad, esto es si es
dable afirmar que los actos o contratos celebrados por él vinculan a la sociedad, o solamente comprometen
su propia responsabilidad, pues no se puede desconocer que los actos o contratos celebrados por el
suplente del representante legal, estando el principal en el ejercicio de su cargo, son válidos por producir
todos sus efectos entre quienes los celebraron, más no así respecto de la sociedad, precisamente por la falta
de competencia del suplente del titular pana asumir la representación legal al no darse los requisitos para
que pueda actuar, por carecer de competencia para tal efecto".
Así las cosas, la Universidad ratifica que la autorización de los órganos de dirección para presentar
propuesta y suscribir contrato, en caso de ser requerida para el proponente o uno de los miembros de la
unión temporal o consorcio, será requerida respecto de la compañía integrante cuya autorización se haya
definido así en sus estatutos.
OBSERVACIÓN 8:
Teniendo en cuenta que el objeto de la invitación contempla, entre otros, la impresión de documentos de
seguridad y que en un proceso como estos es muy importante que dicha actividad sea acreditada por el
proponente, se solicita adicionar en el numeral 4.1.7. CERTIFICACCIÓN DE REGISTRO ÚNICO DE
PROPONENTES (RUP) DE LA CÁMARA DE COMERCIO, los códigos CIIU 1811 y 1812 referentes a las
actividades de impresión.
RESPUESTA:
La Universidad acoge la observación, por cuanto según lo indicado en el anexo No. 1 del pliego de
condiciones el objeto del contrato es "Prestar el servicio integral de impresión, organización, empaque,
transporte, distribución, recolección, custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad,
Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección Nacional de Admisiones, durante e! año 2014, así
como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a personal externo que preste sus
servicios durante la aplicación de las pruebas".
Se observa así que la principal actividad a contratar sería la impresión de las pruebas, sin perjuicio de la
condición integral del servicio que demanda la Universidad.
En consecuencia, se procederá acoger la solicitud, incluyendo mediante adenda actividades adicionales
de impresión en el numeral 4.1.7 del pliego de condiciones.
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custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
OBSERVACIÓN 9:
De conformidad con el numeral 6.2, página 22, solicitamos suministrar la muestra de hoja de respuestas
con el diseño y contenido requeridos para la aplicación de la prueba, tal como allí se señala.
RESPUESTA:
De acuerdo con el numeral en mención del pliego de condiciones, los posibles proponentes podrán adquirir
el siguiente material, en la Calle 44 No. 45-67, Edificio Camilo, Torres Bloque B-3, Dirección Nacional de
Admisiones, el día 28 de febrero de 2014, de 8:00 a.m. a 12:00 a.m. El funcionario encargado debe estar
autorizado por el oferente mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección Nacional de Admisiones.
-(1) Hoja de Respuestas, Universidad Nacional de Colombia, color lila, 120 preguntas, parte 1 parte 2.
-(1) Hoja de Respuestas, Universidad Nacional de Colombia, color verde, 140 preguntas;
-(1) Hoja de Respuestas, Universidad del Atlántico, color verde, 140 preguntas.
-(1) Hoja de Respuestas, Universidad del Magdalena, color azul, 140 preguntas.
- Instructivo para la personalización de las Hojas de Respuestas.
OBSERVACIÓN 10:
Teniendo en cuenta que el objeto del contrato prevé el transporte de honorarios del personal externo,
solicitamos que se verifique que el proponente cuente con la licencia de funcionamiento vigente que expide
la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para tal efecto.
RESPUESTA:
La Universidad acoge la observación del posible proponente, respecto de verificar que el proponente
cuente con la licencia de funcionamiento vigente que expide la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada, debido a que en el objeto del contrato se prevé el "transporte de honorarios a personal externo
que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas". Y teniendo en cuenta que el Decreto 356 de
1994, por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada, determinó en su artículo 3 qué
los servicios de vigilancia y seguridad privada solamente podrán prestarse mediante la obtención de
licencia o credencial expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada, y a su vez definió
en su artículo 4, numeral 2, que se hallan sometidos a dicha normativa los servicios de transporte de
valores.
Por lo anterior, se procederá mediante adenda a incluir este criterio en el numeral 6.5 “Protocolo de
seguridad".
LA EMPRESA CADENA S.A., MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO REMITIDO EL 17 DE FEBRERO
DE 2014 A LAS 10:56 A.M., FORMULA LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES:
Establece el pliego de condiciones:
4.1.7 CERTIFICACIÓN DE REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) DE LA CÁMARA
DE COMERCIO
El PROPONENTE deberá acreditar que se encuentra debidamente inscrito, calificado y
clasificado en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, como se muestra
a continuación: (...)
En relación al numeral transcrito, nos permitimos realizar las siguientes observaciones:
El Decreto 1510 de 2013 establece:
De conformidad a lo establecido en el artículo 162 del Decreto 1510 de 2013, la inscripción de los
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pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección,
custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
proponentes en el Registro Único de Proponentes que se encuentre en firme al momento de la
expedición de esta norma (17 de Julio de 2013) conservarán su vigencia hasta tanto las Cámaras de
Comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios
de acuerdo con código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, sin que se pueda superar
el 1 de Abril de 2014. A partir del primer día hábil de Abril de 2014, para la inscripción, renovación y
actualización del RUP todos los proponentes deben utilizar el Clasificador de Bienes y Servicios.
Los proponentes deberán estar inscritos en el RUP y aportar el mismo vigente y en firme.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, es requisito indispensable que las personas que lo
conforman se encuentren inscritas en el RUP.
Régimen de transición de las normas sobre el RUP. Los proponentes que a la fecha de expedición del
presente decreto no estén inscritos en el RUP o su inscripción no haya sido renovada, pueden solicitar el
registro sin utilizar la Clasificación Industrial Internacional Uniforme -CIIU-. La inscripción de los
proponentes en el RUP, vigente a la fecha de expedición del presente decreto, mantendrá su vigencia
hasta tanto las cámaras de comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el
Clasificador de Bienes y Servicios, sin exceder ell de abril de 2014. (...)
Aplicación transitoria del Decreto 734 de 2012. Aquellas Entidades Estatales que, por razones operativas
derivadas de la necesidad de ajustar sus procedimientos internos de contratación a la nueva
reglamentación, consideren necesario continuar aplicando las disposiciones del Decreto 734 de 2012
pueden hacerlo para todos sus Procesos de Contratación durante el periodo de transición que se
extiende hasta el 31 de diciembre de 2013.
Para el efecto, las Entidades Estatales deben expedir a más tardar e115 de agosto de 2013 un acto
administrativo de carácter General en el cual manifiesten que se acogen a dicho periodo de transición, el
cual debe ser publicado en el SECOP.
Transición de los Procesos de Contratación en curso. Independientemente de si la Entidad Estatal
consideró necesario seguir aplicando el Decreto 734 de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013, en los
procesos de selección en curso en los cuales se haya expedido el acto de apertura del Proceso de
Contratación o, en el concurso de méritos cuando se haya expedido el acto de conformación de la lista
de precalificación, la Entidad Estatal debe continuar el Proceso de Contratación con las normas vigentes
en el momento en que expidió el acto de apertura del Proceso de Contratación o el acto de conformación
de la lista de precalificación.
En relación con el numeral 4.1.7 transcrito y la norma enunciada, solicitamos lo siguiente:
OBSERVACIÓN 1:
Solicitamos aclarar a la entidad si en el año 2013, consideraron necesario continuar aplicando las
disposiciones del Decreto 734 de 2012, toda vez que como están exigiendo clasificación CIIU
pareciera que esta fue la posición de la universidad; en caso afirmativo, nos remitan acto
administrativo de carácter general por el cual la entidad se acogió dicho régimen de transición.
OBSERVACIÓN 2:
En caso de que la entidad exija la clasificación de acuerdo al decreto 734 de 2012, solicitamos que se
incluyan las siguientes actividades según la versión 4.0 del la clasificación CIIU:
1811- Actividades de impresión
1812-Actividades de servicios relacionados con la impresión
Lo anterior tal que como consta en el objeto de la presente licitación, "...Prestar el servicio integral de
impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección, custodia y disposición final de las
pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección Nacional de
Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas."
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custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
La impresión constituye uno de los elementos esenciales desarrollar en el proceso
OBSERVACIÓN 3:
De lo contrario, si la entidad no se sujetó a dicho decreto, solicitamos que como a la fecha nos
encontramos en el Régimen de transición de las normas sobre el RUP, se permita solicitar el registro sin
utilizar la Clasificación Industrial Internacional Uniforme -CIIU-, conforme a la norma enunciada
anteriormente.
RESPUESTA:
CONSIDERACIONES PRELIMINARES POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD:
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1210 de 1993 la Universidad Nacional de Colombia goza
de autonomía para establecer su estructura organizacional, gobernarse, designar a sus propias
autoridades y dictar las normas y reglamentos por los cuales se rige, así como también dispone de
autonomía financiera y presupuestal para usar, gozar y disponer de los bienes y rentas que conforman su
patrimonio, con el fin de garantizar el fortalecimiento de las funciones propias de la institución.
Es así como con fundamento en la autonomía universitaria que se encuentra consagrada en la
Constitución Política de Colombia por el artículo 69, se determina un régimen especial que comprende la
organización y elección de directivas, del personal docente y administrativo, el régimen financiero, el
régimen de contratación y control fiscal y su propia seguridad en salud, de acuerdo con lo establecido
para el efecto por la Ley 30 de 1992.
En virtud del principio de autonomía universitaria que el articulo 69 de la Constitución Política reconoce, la
Universidad Nacional de Colombia expidió su normativa en-materia de acuerdos de voluntades
(Convenios y Contratos), mediante el Acuerdo 2 del 2008 del Consejo Superior Universitario, con el que
adoptó el régimen de normas generales que rigen estos actos, a través de la Resolución 1952 del 2008 de
Rectoría, con la que se reglamentó el Manual de Convenios y Contratos a través del cual se trazan las
directrices para los acuerdos de voluntades que celebra la Universidad y los requisitos para llevarlos a
cabo.
Con base en lo anterior, damos respuesta a las observaciones 1, 2 y 3 presentadas por el proponerte de
la siguiente manera:
RESPUESTA A OBSERVACIÓN 1:
En el entendido que la Universidad Nacional no está sujeta al régimen de contratación del que trata el
Decreto 734 de 2012, derogado por el Decreto 1510 de 2013, se aclara que las disposiciones derivadas
de esta normativa no son aplicables a la Universidad Nacional en virtud de la autonomía universitaria que
le permite ceñirse a lo indicado en su propio régimen contractual, por ende tampoco estaba obligada a
acogerse al régimen de transición referido en el Decreto 1510 de 2013.
No obstante lo anterior, en el ejercicio de la actividad contractual, la Universidad debe constatar que se
cumplan los requisitos exigidos según las características del objeto, en vi rtud de lo indicado en Manual de
Convenios y Contratos para los procesos que él regula. Por lo anterior, en la medida que a través del
Certificado de Registro Unico de Proponentes -RUP- se permite validar la información financiera y
experiencia de los proponentes, además de verificar los requisitos habilitantes, la acreditación de la
clasificación de su actividad económica, las actividades principales de los proponentes y la información de
los recientes reportes de multas o sanciones impuestas al oferente, el pliego de condiciones se formuló
atendiendo a que las validaciones requeridas pudieran ser ve rificadas en el RUP como documento idóneo
para tal fin.
Cabe aclarar que la regla de transición que requiere el acto administrativo al que usted hace referencia se
encuentra en el numeral 2 del artículo 162 del Decreto 1510 de 2013. Mientras que el numeral 1 de la
misma norma refiere un régimen de transición distinto y que se dirige específicamente al uso del RUP,
norma que establece:
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custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
“Los proponentes que a la fecha de expedición del presente decreto no estén inscritos en el RUP o su
inscripción no haya sido renovada, pueden solicitar el registro sin utilizar la Clasificación Industrial
Internacional Uniforme (CIIU). La inscripción de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de
expedición del presente decreto, mantendrá su vigencia hasta tanto las cámaras de comercio estén en
posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, sin exceder el 1 de
abril de 2014.
A partir del primer día hábil de abril de 2014, para la inscripción, renovación y actualización del
RUP todos los proponentes deben utilizar el Clasificador de Bienes y Servicios.” (negrilla fuera del
texto original)
RESPUESTA A OBSERVACIÓN 2:
La Universidad acoge la observación del posible proponente, por cuanto según lo indicado en el anexo
No. 1 del pliego de condiciones el objeto del contrato es "Prestar el servicio integral de impresión,
organización, empaque, transporte, distribución, recolección, custodia y disposición final de las pruebas
que la Universidad, Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección Nacional de Admisiones,
durante el año 2014, as! como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a personal
externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas"
Se observa así que la principal actividad a contratar seria la impresión de las pruebas, sin perjuicio de la
condición integral del servicio que demanda la Universidad.
En consecuencia, se procederá acoger la solicitud, incluyendo mediante adenda actividades adicionales
de impresión en el numeral 4.1.7 del pliego de condiciones.
RESPUESTA A OBSERVACIÓN 3:
Esta observación se considera solucionada en las respuestas a las observaciones 1 y 2.
OBSERVACIÓN 4:
8.1.3. ANÁLISIS DE CAPACIDAD FINANCIERA
Para el indicador del capital de trabajo está condicionado a que sea 20% del valor de la propuesta, dado
que el valor de contratación es indeterminado solicitamos a la entidad determinar un presupuesto base
para verificar el cumplimiento de este indicador financiero.
RESPUESTA:
El valor del contrato es indeterminado pero determinable en razón a que se ejecutará mediante la
celebración de órdenes contractual o contratos de acuerdo. Dado lo anterior, el valor se estima bajo la
fórmula descrita en el formato N° 2 en concordancia con la proyección definida y determinada en el
numeral 6.8 del pliego de condiciones.
OBSERVACIÓN 5:
El proponente que presente el mayor valor en las certificaciones de experiencia según los requisitos
exigidos en el numeral 4.3.1 del presente pliego de condiciones, tendrá un puntaje de trescientos (300)
puntos y las demás propuestas serán calificadas proporcionalmente mediante regla de tres simple. En
caso de Consorcio o Unión Temporal el valor para ser calificado se calcula tomando el valor de cada una
de las certificaciones, ponderadas por el porcentaje de participación del integrante, dentro del Consorcio o
Unión Temporal, y se procede como párrafo anterior.
Cordialmente solicitamos a la entidad, que por la importancia del objeto de la presente licitación, se sirva
exigir la experiencia como un requisito habilitante, toda vez que estos requisitos refieren a la aptitud del
proponente para participar en un proceso de contratación en términos de experiencia, los cuales permiten
verificar a la entidad, de forma adecuada y proporcionada a la naturaleza y valor del contrato; buscando
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custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
que haya una relación financiera y organizacional, guardado proporción entre su grado de dificultad y el
riesgo asociado al proceso de contratación. Con base en estos argumentos, solicitamos que se elimine que
las propuestas serán calificadas proporcionalmente regla de tres simple, porque se estaría la entidad
eliminando la importancia de la experiencia del proponente para la ejecución del objeto contractual.
RESPUESTA:
La Universidad no considera procedente la observación. Es claro que el pliego de condiciones consigna
como requisito habilitante o de verificación, la acreditación de la EXPERIENCIA DEL OFERENTE,
debidamente certificada conforme a los requerimientos que el mismo pliego determina.
Sin el cumplimento de tal acreditación, la calificación del proponente seria de RECHAZO, es decir, su
propuesta estaría llamada a no continuar con la etapa de la evaluación, la que por demás, es totalmente
diferente a la HABILITACIÓN DE LA PROPUESTA.
La EVALUACIÓN, es aquella etapa en donde la entidad contratante, asigna PUNTAJE NUMÉRICO para
determinar un factor de escogencia, todo con el propósito de establecer reglas claras en el proceso de
selección y que, bajo el principio de la objetividad y sumado a la transparencia, seleccione al mejor
oferente.
No se debe desatender en esta respuesta, que la obligación de la entidad contratante es la de escoger el
mejor OFERENTE y cada contrato, de acuerdo con su modalidad, consigna diferentes reglas de
evaluación. En ese sentido, es importante manifestar que la modalidad que acoge la presente invitación
pública es de las llamadas NEGOCIACIÓN GLOBAL DE PRECIOS, en donde el factor preponderante de
calificación lo constituye el precio, no siendo menos importante la EXPERIENCIA, pero que para el caso,
está considerado en segundo lugar, y por ello el valor de la asignación de puntaje determinada.
La regla de habilitación técnica, lo que garantiza es la participación y concurrencia de todas aquellas
personas jurídicas que pretendan participar en la invitación publica conforme a los requerimientos técnicos
que en el Pliego de Condiciones se exponen, requisitos calificados como CUMPLE o RECHAZO.
Por ello, uno de los requisitos que expone el numeral 4.3.1 del pliego de condiciones es el relacionado con
EL VALOR DEL CONTRATO, valor que a la postre le ayudará al proponente obtener el mayor de los
puntajes para la calificación.
Así las cosas, para la selección del futuro contratista derivada de la presente invitación pública mediante
comparación de ofertas y bajo la modalidad de negociación global de precios, se contempla que será
seleccionado aquel proponente que acredite experiencia de su actividad en el objeto a contratar y obtenga
el mayor puntaje conforme a la regla, y ofrezca el mejor precio de acuerdo con los ítems consignados.
En conclusión, la Universidad para garantizar la contratación del objeto requerido de acuerdo con lo
estipulado en el Pliego de Condiciones, el cual es Ley para las partes, determina clara y objetivamente
como factor de evaluación y calificación un puntaje para la experiencia, pues en el cohabitan todas las
exigencias operativas, técnicas y tecnológicas requeridas por la Universidad para garantizar los fines
misionales e institucionales que se pretender satisfacer en la presente invitación.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA MULTAS.
En caso de que EL CONTRATISTA incurra en incumplimiento parcial de las obligaciones derivadas del
presente contrato, la UNIVERSIDAD, mediante resolución motivada, que prestará mérito ejecutivo, podrá
imponer multas diarias sucesivas, a razón del 0,01% sobre el valor contractual de la obligación o parte
incumplida, mientras persista el incumplimiento, sin que sumadas superen el 20% del valor total del
contrato.
OBSERVACIÓN 6:
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Informe de respuestas a las observaciones presentadas por los posibles proponentes al Pliego de Condiciones - Invitación
pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección,
custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
Solicitamos que en relación con el numeral anterior, se establezca lo siguiente:
Por el monto que puede representar el presente contrato, solicitamos que se contemple la posibilidad que
el valor de las multas, tenga una proporción menor de la establecida, pues tal como está establecido
puede resultar muy alto en relación con la entidad de la falta cometida, para ello se sugiere que se tenga
un referente de menor categoría, por ejemplo un porcentaje sobre el valor de la última factura remitida por
el contratista o de la garantía de cumplimiento, y no del valor del contrato tal como esta establecido.
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la observación. De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1210 de 1993 la
Universidad Nacional de Colombia goza de autonomía para establecer su estructura organizacional,
gobernarse, designar a sus propias autoridades y dictar las normas y reglamentos por los cuales se rige,
así como también dispone de autonomía financiera y presupuestal para usar, gozar y disponer de los
bienes y rentas que conforman su patrimonio, con el fin de garantizar el fortalecimiento de las funciones
propias de la institución.
En virtud del principio de autonomía universitaria que el artículo 69 de la Constitución Política reconoce y
conforme al artículo 57 de la Ley 30 de 1992 según el cual dicha autonomía se hace extensiva a la fijación
de un régimen de contratación propio, la Universidad Nacional de Colombia expidió su normativa en
materia de acuerdos de voluntades (Convenios y Contratos), mediante el Acuerdo 2 del 2008 del CSU y la
Resolución 1952 del 2008 de Rectoría, con la que se expidió el Manual de Convenios y Contratos.
El procedimiento para la aplicación de las multas, se encuentra señalado en el artículo 88 del Manual de
Convenios y Contratos (adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008 modificado por la
Res0lusicón de Rectoría No. 872 de 2013), en el cual el futuro contratista contará con la oportunidad de
controvertir la imposición de multas dentro de un término perentorio para el mismo, previo concepto del
supervisor del contrato frente al cumplimiento del mismo. Dicho artículo también establece que en la orden
contractual o contrato se estipularán multas diarias, a razón del 0,01% del valor contractual de la
obligación o parte incumplida, mientras persista el incumplimiento, sin que sumadas superen el 20% del
valor de la orden contractual o contrato, estipulación que –reiteramos- hace parte de la autonomía que el
ordenamiento jurídico colombiano reconoce a la Universidad para fijar sus normas contractuales.
De acuerdo con lo anterior, la normativa contractual de la Universidad contempla que el porcentaje a
aplicar en caso de multa puede fijarse sobre el valor de la obligación incumplida, si la hubiere, y no sobre el
valor del total del contrato, por lo tanto, no se acoge la observación, siendo viable atenderla de manera
parcial en la medida que según normativa aplicable a la Universidad, si bien es posible fijar multas sobre el
valor de la obligación incumplida, no es procedente aplicar multas (en caso que las hubiere) sobre el valor
de facturas o de la garantía de cumplimiento que por la naturaleza del contrato debe mantener vigente el
contratista.
Adicionalmente, se aclara que en el Anexo No.1. Minuta del contrato, del pliego de condiciones, si se
previó en la Cláusula Vigésima Segunda la posibilidad de multas diarias, a razón del 0,01% del valor de la
parte incumplida, de tal manera que no hay lugar a realizar modificación en el pliego de condiciones toda
vez que la estipulación referida se ajusta a los contenidos del Manual de Convenios y Contratos de la
Universidad.
OBSERVACIÓN 7:
Solicitamos que en el eventual contrato que llegue a suscribirse, se disponga que el valor de las multas a
que hace referencia el numeral trascrito podrán compensarse en la forma descrita, previo agotamiento de
un proceso judicial o administrativo en el que se pueda establecerse la responsabilidad del contratista.
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la observación. Y se considera respondida de acuerdo a los argumentos
expuestos en la respuesta a la Observación No. 6 de Cadena, del presente documento. Adicionalmente, el
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pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección,
custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia en su artículo 88 establece un
procedimiento para la fijación de multas de conformidad con el principio constitucional del debido proceso.
OBSERVACIÓN 8:
Así mismo solicitamos que cualquier responsabilidad que surja en cabeza del contratista como
consecuencia del incumplimiento de sus compromisos contractuales, tenga la oportunidad de ser discutida
en un escenario imparcial, en virtud del cual se pueda establecer su responsabilidad y el monto de la
misma, y no que sea fruto de retenciones y/o deducciones que unilateralmente pueda efectuar la entidad
de sumas pendientes a su favor.
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la observación. Y se considera respondida de acuerdo a los argumentos
expuestos en las respuestas a las Observaciones Nos. 6 y 7 de Cadena, del presente documento.
Adicionalmente, el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia en su
artículo 88 establece un procedimiento para la fijación de multas de conformidad con el principio
constitucional del debido proceso.
OBSERVACIÓN 9:
En este sentido, solicitamos que en caso de que nuestra propuesta sea seleccionada, se incluya en el
contrato que ambas partes convienen que en el evento que EL CONTRATISTA sea declarado responsable
por el incumplimiento de alguna de sus obligaciones, no pagará en ningún caso una indemnización que
sea superior al 10% del valor de la última factura, por cada evento que se presente, o que en conjunto
superen el valor estimado del presente contrato durante la vigencia de un año.
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la observación. Y se considera respondida de acuerdo a los argumentos
expuestos en las respuestas a las Observaciones No. 6, 7 y 8 de Cadena, del presente documento.
OBSERVACIÓN 10:
Solicitamos a la Universidad entregar una muestra de la hoja de respuesta para validar la complejidad y
exigencia del registro de la misma.
RESPUESTA:
De acuerdo con el numeral en mención del pliego de condiciones, el oferente podrá adquirir el siguiente
material, en la Calle 44 n° 45-67, Edificio Camilo Torres, Bloque B -3, Dirección Nacional de Admisiones,
el día 28 de febrero de 2014, de 8:00 a.m. a 12:00 m.m., el funcionario encargado debe estar autorizado
por el oferente mediante comunicación dirigida a la Dirección Nacional de Admisiones.
(1) Hoja de Respuestas, Universidad Nacional de Colombia, color lila, 120 preguntas, parte 1 parte 2.
(1) Hoja de Respuestas, Universidad Nacional de Colombia, color verde, 140 preguntas;
(1) Hoja de Respuestas, Universidad del Atlántico, color verde, 140 preguntas.
(1) Hoja de Respuestas, Universidad del Magdalena, color azul, 140 preguntas.
Instructivo para la personalización de las Hojas de Respuestas.
OBSERVACIÓN 11:
En el numeral 6.3.1.1.2 en la sección b en el párrafo 2 hace referencia a "Una vez personalizadas la
totalidad de las hojas de respuesta solicitadas, el OFERENTE debe recibir una aprobación, de lectura
óptica".
Es posible realizar esta validación con una impresión inicial de pre-impresión y caída de datos en una
muestra del (5%) de la cantidad de hoja de respuesta por prueba y luego de este Visto Bueno, realizar la
impresión del 100%.
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pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección,
custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección
Nacional de Admisiones, durante el año 2014, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a
personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.
RESPUESTA:
La Universidad no acoge la solicitud. No es posible validar una muestra, lo establecido en el numeral
6.3.1.1.2, se requiere de total cumplimiento en el sentido de que la Universidad Nacional de Colombia
debe aprobar la lectura de la totalidad de las Hojas de Respuestas debidamente personalizadas.
OBSERVACIÓN 12:
Solicitamos ampliación del numeral 6.3.1.1.2 de aprobación de las hojas de respuesta, de acuerdo al
párrafo que copio a continuación, no es claro cuando hablan de la aprobación de la totalidad de las hojas
de respuesta validadas en el equipo de lectura. En un muestreo o se lee el 100% del material.
"Una vez personalizadas la totalidad de las hojas de respuesta solicitadas, el oferente debe recibir una
aprobación, de lectura óptica, por parte de la UNIVERSIDAD. Para proceder con la aprobación, el
OFERENTE debe ubicar en la ciudad de Bogotá, en las instalaciones de la Dirección Nacional de
Admisiones de la Universidad Nacional de Colombia, la totalidad de las hojas de respuesta personalizadas,
es decir, que contengan las marcas del número binario, la credencial, nombre del aspirante y demás
información suministrada por la Universidad, para verificar la correcta lectura de las marcas binarias en la
máquina de lectura óptica OPSCAN 15, de propiedad de la Universidad. Luego de expedida la aprobación,
el OFERENTE procederá con la etapa descrita en el numeral 6.3.1.2 el tiempo requerido por la Universidad
para la aprobación es de dos (2) días hábiles.
RESPUESTA:
Confirmamos que la Universidad Nacional de Colombia lee la totalidad, es decir el 100% de las Hojas de
Respuestas personalizadas por el oferente y el oferente solo podrá proceder con el numeral 6.3.1.2
posterior a la aprobación de la lectura dada por la Universidad Nacional de Colombia.
No obstante, antes de personalizar las hojas de respuestas, la Universidad Nacional de Colombia hace una
prueba de lectura con una muestra de 20 hojas con el fin de verificar el diseño de la hoja de respuestas y
garantizar el grosor adecuado, la correcta ubicación de los TIMMING MARKS ( las marcas negras que se
encuentran en la parte inferior de la Hoja), la correcta ubicación de los SKUNK MARK (cuadro negro que
se encuentra en los extremos de la cadena de respuesta) y que el color de la tinta no genere manchas en
la lectura. Una vez aprobado el diseño, se procede a personalizar las hojas de respuestas.
OBSERVACIÓN 13:
Solicitamos muy comedidamente a esta entidad que, habida consideración de las exigencias que deben
cumplirse para la presentación de la invitación publica, se considere la posibilidad de ampliar la fecha de
cierre inicialmente, y prorrogarla para el día 7 de marzo de 2014, de modo tal que contemos con el tiempo
suficiente y necesario para presentar una propuesta seria para la entidad.
RESPUESTA:
La Universidad acoge la solicitud. Por lo tanto, se procederá efectuar mediante adenda la respectiva
modificación al Numeral 2.1. Cronograma del Pliego de Condiciones.
EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS
POSIBLES PROPONENTES
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