CONTROL DE “NO CONFORMIDADES” y “ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS” Realizado por: Bortoletto, Alejandra Aprobado por: Balestrini, Luís Versión: 009 Página 1 de 4 Nº PR.SG.003 Fecha de Vigencia: 20/11/2009 REGISTRO DE ÚLTIMAS VERSIONES VERSION FECHA PAG. MODIF OBJETO DE MODIFICACIÓN O REVISION 000 001 01/09/03 01/07/05 1 1 002 01/08/05 todas Confección del PR, R.GC 002 003 01/08/05 todas Persona a cargo del Procedimiento 004 01/04/06 Todas El logo de la firma, el cuadro de firmas, el alcance incluye ahora el servicio, registro, decisión 005 28/11/2007 Todas Se modifica el punto 4.referencias: la definición de producto no conforme, se re describe el significado de “no Conformidad y Acción correctiva” 006 01/05/08 Todas Se modifica GC (Gestión de Calidad) por SG (Sistema de Gestión) Contenido : punto 1 y 2 007 01/05/08 Todas Se unifican PR.SG.003 Y PR.SG.004, dejando de existir el PR.SG.004, elimina cuadro de conformidad y responsables de la misma 008 21/10/2009 4 Se especifican lugares para productos no conformes de depositos de agroquímicos e insumos (Punto 5.3). 009 20/11/09 5 VIGENTE Listado de distribución de copias (integrantes de la firma) Listado de distribución de copias (integrantes de la firma) 1. OJETIVOS: Este procedimiento establece una metodología para administrar las no conformidades ingresadas tanto sea de un cliente o de un área específica, determinando las causas y las acciones correctivas tomadas si correspondieran, como así también las acciones preventivas para futuras “no conformidades” que pudieran ocurrir. 2. ALCANCE: Se aplica procedimiento se aplica a la gestión de no conformidades, acciones correctivas y preventivas del Sistema de Gestión. 3. TERMINOLOGÍA ESPECÍFICA: Producto no Conforme: es el “NO” cumplimiento de los requisitos especificados dentro del sistema de Gestión. No Conformidad: es el “NO” cumplimiento (incumplimiento) de los requisitos especificados en las normas que guían el Sistema de Gestión, tanto sea para un proceso, procedimiento, producto como así también un servicio prestado. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No conformidad, de un defecto, o de cualquier otra situación indeseable existente, para evitar su repetición. Acción contingente/ inmediata / de mitigación: Primer acción tomada para resolver la No Conformidad, acción inmediata. Acción Preventiva: Acción tomada con el fin de evitar que se produzca una No Conformidad, un defecto o de cualquier otra situación indeseable potencial. RSG: Responsable del Sistema de Gestión. CONTROL DE “NO CONFORMIDADES” y “ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS” Realizado por: Bortoletto, Alejandra Aprobado por: Balestrini, Luís Versión: 009 Página 2 de 4 Nº PR.SG.003 Fecha de Vigencia: 20/11/2009 4. REFERENCIAS: Norma ISO 9001:2008 Norma ISO 14001:2004 Normas Casafe 5. CONTENIDO: Toda “no conformidad” es tratada de la siguiente forma: 1) Identificación del “Producto No Conforme” o “No Conformidad”: El uso o despacho a clientes de aquellos insumos, agroquímicos, servicios y/o inspecciones que por diferentes motivos, no cumple con las especificaciones predeterminadas según normas de la firma y/o normativas externas, deben quedar identificados y tiene que ser impedidos. En el caso de identificar un “producto y/o servicio no conforme” en una compra, el mismo es devuelto o reclamado al proveedor, quedando registro en la planilla de evaluación de proveedores R.CO.004 “Calificación y control de proveedores de insumos” Para el caso de una “No conformidad” dentro del sistema la misma debe quedar descripta en el registro R.SG.002 “Registro de No Conformidades y acciones correctivas y preventivas”, completando todos los ítems descriptos en el mismo. 2) Registro: Toda “No Conformidad” detectada es registrada para que se evalúe, analice y el responsable de la misma tome una primera acción inmediata o de mitigación, para actuar sobre el problema resolviéndolo en el momento y según su importancia, lo clasifique como una “no conformidad” o una “observación” según R.GC.002. “Seguimiento de No conformidades y acciones correctivas y preventivas” para efectuarle el seguimiento y acción correctiva correspondiente. Para el seguimiento de la no conformidad, en el mismo registros se anota la Acción Correctiva o Preventiva que Balestrini & Cia. S.A. tome para eliminar las causas de las No Conformidades existentes o potenciales, la misma debe ser proporcional a la magnitud de los problemas y a los riesgos encontrados. Origen: Las acciones correctivas o preventivas surgen de alguno de los siguientes informes: • No conformidad y Observaciones de Auditorias Internas. • Informe de Auditorias Externas. • Encuestas de clientes. • Devoluciones de Clientes. • Registros del sistema. • Desvíos detectados por una persona de la empresa. • Reclamos de clientes CONTROL DE “NO CONFORMIDADES” y “ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS” Realizado por: Bortoletto, Alejandra Aprobado por: Balestrini, Luís Versión: 009 Página 3 de 4 Nº PR.SG.003 Fecha de Vigencia: 20/11/2009 Tratamiento de las Acciones Correctivas y Preventivas 5.2.1. Responsables: Es responsabilidad de la persona encargada del puesto sobre la que recae la no conformidad “real o potencial”, realizar el seguimiento de las acciones correctivas propuestas para eliminar la causa raíz de las mismas Las no conformidades ambientales son también registradas y se actúa sobre las que tenemos control e influencia 5.2.2. Registro: Toda Acción Correctiva que se genere debe ser registrada en el R.SG.002. Toda Acción Preventiva se debe registrar en el R.SG.011. 5.2.3. Investigación de Causas Al analizar un problema, antes de planificar la acción a tomar, se determina cual o cuales son las causas principales que genera dicho problema. Esto se realiza a través del “diagrama del porque” o “diagrama del pez” en el cual la cabeza es el problema y el cuerpo posee 4 espinas o ejes principales en los cuales preguntarse: mano de obra, metodología, materia prima y medio ambiente. Esto se hace con la finalidad de detectar la causa raíz del problema para que no vuelva a suceder causas Causas causas Problema Causas Causas Causas 5.2.4. Acciones De acuerdo al análisis de las causas se establecen las Acciones a tomar. Es necesario dejar registrada una fecha tentativa de implementación de la acción para que se pueda verificar su cumplimiento. La persona causante del problema (sea esta observación de auditoria o no conformidad) es quien realiza el seguimiento y verifica la efectividad de las acciones tomadas, completando el R.SG.002, controlando el cumplimiento de la implementación en la fecha programada y la verificando la efectividad de la acción. Si la acción resulta efectiva se deberá completar el informe R.SG.002, caso contrario reprograma una nueva Acción. Como método de control de “NO CONFORMIDADES”, el representante de la dirección deberá presentar un informe según el plan de Auditorias del seguimiento de “no conformidades” halladas y el estado de las mismas. Dicho informe es utilizado para la revisión por la Dirección. CONTROL DE “NO CONFORMIDADES” y “ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS” Realizado por: Bortoletto, Alejandra Aprobado por: Balestrini, Luís Versión: 009 Página 4 de 4 Nº PR.SG.003 Fecha de Vigencia: 20/11/2009 3) Separación: Para los productos tangibles No Conformes, deben ser separados del resto, hasta que se defina su destino. DEPOSITO DE INSUMOS: Los productos NO CONFORMES derivados de este deposito, se colocaran en una caja que se encuentra debidamente identificada para tal fin hasta ser devuelto al proveedor o ser reciclado. DEPOSITO DE AGROQUIMICOS: Los productos NO CONFORMES derivados de este deposito se colocaran en el sitio identificado para tal fin que se encuentra al lado izquierdo del portón de ingreso al deposito para que en el plazo no mayor de 15 días sea devuelto al proveedor o desechado según PR.SH.001. 4) Marcación: Todo producto o informe de servicio detectado como “No Conforme” y Separado, se lo identifica con un cartel que diga “Producto No Conforme”. Las marcas no pueden ser retiradas sin la correspondiente autorización de los responsables definidos en este procedimiento. 5) Decisión: La disposición sobre como se trata una no conformidad se dispone en el presente procedimientos. La responsabilidad de cumplir con lo establecido es del Encargado del área en cuestión. La decisión sobre de una NO conformidad de un producto tangible o servicio se realiza sobre la base de los siguientes criterios: Se acepta en su estado actual: Se puede autorizar la salida o uso de los productos y/o servicios No Conformes en aquellos casos donde la “No Conformidad” es de carácter leve, es decir que no llega a afectar la calidad. Reparación: Existe la posibilidad de que un “Producto y/o servicio No Conforme” sea reparado o modificado para que cumpla con los requisitos. Reclasificación: En caso que el producto y/o servicio pueda ser reclasificado para asignarle un nivel de calidad distinta. Rechazo: En caso de no poder utilizar ninguna de las opciones arriba indicadas, el Producto y/o servicio queda rechazado definitivamente, asentándose la decisión en el informe correspondiente. Los productos y/o servicios reparados o modificados son re-inspeccionados demostrar su conformidad. para 6. RESPONSABLES Cada uno de los responsables de las distintas áreas de la empresa tiene la facultad de observar y registrar las No Conformidades u oportunidades de mejoras en el R.SG.002 La detección y aviso de una No Conformidad es responsabilidad de todo el personal. 7. ANEXO: R.SG.002 – Seguimiento de N/C Y AC – AP R.SG.011 - Registro de Acciones Preventivas