Digitalización de historias laborales

Ref. 1-2015-1029 - 751/2015/SGC - AGN
Asunto: Digitalización de historias laborales
:
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 1-2015-1029 en
la cual solicita información sobre el procedimiento de digitalización de historias laborales. Al respecto nos
permitimos atender su solicitud en los siguientes términos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se resuelven de
manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en el ejercicio de las
atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del Estado Colombiano expresamente
señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de
manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate
y emite su concepto, ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
Acorde con su solicitud, nos permitimos aclarar que todo documento electrónico está conformado por una
estructura física que es variable y depende del hardware y software utilizado; y una estructura lógica la
cual está conformada por:
!
!
!
Datos o contenido: es el conjunto de datos o información que conforman el documento.
Datos de identificación para la autenticación y validación del documento: son los mecanismos usados
para identificar el productor, asegurar la integridad y el no repudio del documento electrónico. Entre
estos se encuentran las firmas digitales, las firmas electrónicas, entre otros.
Metadatos: datos que describen el contexto, contenido, y estructura de los documentos, así como su
gestión a lo largo del tiempo. Los metadatos permiten asegurar la autenticidad, integridad, fiabilidad,
usabilidad y valor probatorio de los documentos
Para producir documentos electrónicos las Entidades, de acuerdo a sus características, deberán definir y
documentar lineamientos que le permitan garantizar que dichos documentos son auténticos, íntegros,
fiables y usables, y cumplen con las estructuras descritas anteriormente.
1. ¿Cuánto tiempo debo conservar la serie historias laborales?
Realmente no existe legislación que obligue la conservación de historias laborales por un determinado
tiempo; pero debido a la naturaleza de la serie documental y su importancia en los procesos de pensión y
todos los efectos legales que conlleva, se recomienda que dicha información como mínimo se conserve
80 años.
2. ¿Si, realizo un proceso de digitalización a los expedientes de la serie Historias Laborales,
puedo realizar actas de eliminación de documentos y eliminar estos documentos?
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Cuando se implementan procesos de digitalización certificada, se debe garantizar que las imágenes
obtenidas sean auténticas, integras, fiables, usables, y que cuentan con una estructura física y lógica;
también se debe garantizar que las herramientas informáticas cuentan con características de
confiabilidad, seguridad, entre otras. Para ello las Entidades deberían:
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!
!
Documentar todos los procedimientos, actividades y tareas que involucran el antes, durante y
después de la digitalización
Documentar las condiciones mínimas para garantizar que la imagen obtenida es auténtica, integra y
fiable durante su ciclo de vida
Documentar las condiciones mínimas para garantizar que la imagen obtenida cuenta con una
estructura física y lógica.
Establecer y documentar los roles y responsabilidades de aquellos que participan en el proceso de
digitalización
Establecer y documentar la administración de las imágenes a través de herramientas informáticas
Establecer y documentar las reglas, la administración y demás componentes de las herramientas
informáticas usadas en la administración de las imágenes
En este sentido, es importante tener en cuenta lo establecido en la Ley General de Archivos (594 de
2000):
Artículo 19 Soporte Documental!"#$%&"'()*+%+'&"+',"-&)%+."/.+01("incorporar tecnologías de avanzada
en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
!
!
Organización archivística de los documentos
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como
la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad
y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento
razonable del sistema.
Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del
documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las Leyes procesales y se
garantices la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
Parágrafo 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio2. (Subrayado fuera de
texto).
Artículo 49. Reproducción de Documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará
así: #-(" (*(34(" 5%&." ,.&" +.567'().&" +'" 5%015)'0" 8*&)90*5." /.+01(" &'0" +'&)06*+.&:" %6(;6'" 8%<%(" &*+."
reproducidos por cualquier medio técnico2 (Subrayado fuera de texto).
3. ¿Cuáles son los parámetros, guías, instructivos, normas y procesos a tener en cuenta para
considerar una digitalización certificada de archivo?
✵✶✷✹✺✻✼ ✽❀❁❀✶❂❃ ❄❀ ❃❂ ❍❂✷✺■❁ ❏✼✶❑❀ ▲❂❃❂✷✺✼▼ ▲✶❀✷✺❂❄✼❖ ❀▼4❂◗❃❀✷✺❘✺❀❁4✼ ❙❯◗❃✺✷✼ ❂❄▼✷✶✺4✼ ❂❃ ❱✺❁✺▼4❀✶✺✼ ❄❀ ❲❳❃4❳✶❂
❨❨❨❩❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ③ ❴①④❦❭⑤❬❪❴⑥① ❬② ❪❴⑦⑧❬⑧❬①❦ ③ ⑨❴⑨⑩F⑤❬ ⑧F ❶F⑩❴❪❴❦①F⑨❷ ❸⑦F❹❬⑨ ❺ ❭F❪②❬⑤❦⑨
❻❼❽❾❿➀➁ ❪❦①⑩❬❪⑩❦➂❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ➃ ➄❭❩ ➅ ➆❦❩ ➅➃➇➈ ➉F②➊ ➋➌➍ ➌➍➍➍ ➃ ➎❬➏➊ ➋➋➐ ➌➑➈➇ ➃ ➒❦♣❦⑩➓ ➔❩➄❩❷ ➄❦②❦⑤→❴❬❩
➣➊ ➅
↔➔↕➃➎➃➑➈
➎F❪❫❬➊ ➌➑➈➋➃➈➌➃➈➈
Si se desea profundizar en las actividades y recomendaciones para que las imágenes sean veraces y
confiables, se recomienda se consulte la guía técnica GTC-ISO/TR 15801: Gestión de documentos.
Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad.
4. ¿Si, cuento con DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE ARCHIVO para la serie documental
Historias Laborales, puedo eliminar los documentos físicos?
Recomendamos tener en cuenta lo expuesto en el numeral 2 del presente concepto.
5. ¿Los documentos producto de una vinculación Laboral por contrato por obra labor
conforman una Historia Laboral? o ¿Puedo asignarles o identificarlos como serie
contratos por obra labor y no Historia Laboral? ¿Cuántos años debo conservarlos los
documentos producto de un contrato individual laboral por obra labor?
Se hace necesario hacer un análisis de las funciones de la entidad para definir si los documentos
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Para lograr definir los tiempos de conservación se debe desarrollar e implementar el proceso de
valoración documental.
Para hacer el análisis de funciones se recomienda se consulte la guía técnica GTC-ISO-TR 26122:
Información y documentación. Análisis de procesos de trabajo para registros y el respectivo Manual de
Funciones, los procesos y procedimientos. Para el caso de entidades públicas se recomienda tener en
cuenta la Circular No 004 de 2003 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública ?
DAFP y el Archivo General de la Nación.
6. El Archivo General de la Nación realiza revisión de T.R.D. de empresas del sector Privado.
Tiene algún costo, cuánto tiempo tardan en la revisión?
Conforme al Acuerdo 04 de 2013 en su artículo 1, se define que solo las entidades del Estado de orden
nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas,
están obligadas a elaborar las Tablas de Retención Documental ? TRD, así mismo para su aprobación se
debe tener en cuenta lo establecido en el Artículo 8 del mismo acuerdo.
Para el caso de los tiempos se deberá tener en cuenta lo estipulado en el Artículo 10, del Acuerdo 004 de
2013, en el cual se establecen los tiempos para su presentación, revisión y ajustes.
Finalmente le manifestamos que esta labor no tiene costo, dado que está dentro de las funciones
otorgadas a la entidad.
En el caso de las entidades del sector privado, la aplicación de las Tablas de Retención Documental ?
TRD se entenderá como una buena práctica, por consiguiente el Archivo General de la Nación, no hace
revisión de dichas tablas.
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En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, la cual debe considerarse dentro de los
parámetros establecidos en el Código Contencioso de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, artículo 28, del Título II, Derecho de Petición, capítulos I, II y III, sustituidos por la Ley
1755 de 2015, sobre el Alcance de los Conceptos.
Cordialmente,
JORGE EDUARDO ALZATE CORTÉS
Coordinador Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Anexos. N.A.
Proyectó: Wilson Ramiro Sánchez, Profesional Universitario GGDAE ? TIADE
Revisó:
Jorge Eduardo Alzate Cortés ? Coordinador Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Archivado en: Conceptos técnicos ? Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
JORGE EDUARDO ALZATE CORTES
Profesional Universitario
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