registro descripcion de cargo secretaria gerencia
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REGISTRO DESCRIPCION DE CARGO SECRETARIA GERENCIA CÓDIGO: REVISIÓN: BEC-R-A-03.029 01 Página 1 de 3 PÁGINA I. Nombre del Cargo Secretaria Gerencia II. Ubicación del Cargo Gerencia General III. Objetivos del Cargo Ejecutar actividades de carácter administrativo relacionadas con la recepción, almacenamiento y entrega de documentos de clientes internos y externos de la empresa, manteniendo la debida reserva y confidencialidad de la información proporcionada. Además, apoyar la labor que dice relación con la impresión, orden y presentación de la propuesta al cliente. IV. Autoridad y Dependencia Dependencia lineal: Depende directamente del Gerente. Dependencia Funcional: Depende Funcionalmente de todas los jefes de departamento que componen BEC. Autoridad lineal: No ejerce autoridad lineal. Autoridad Funcional: No ejerce autoridad funcional. I NG E NI E RI A – CO NS T R UC C IO N – M A NTE NC IO N Y MO NT AJ E I ND US T R IA L – OB R A S C IV IL ES – S E R VI CIO S E SP E CI AL IZ A DOS Av. Manantiales # 810 - Concón : Chile :: Fonos Fax 56 32 248 12 73 - 248 10 35 :: bec@becingenieria.cl - www.becingenieria.cl REGISTRO DESCRIPCION DE CARGO SECRETARIA GERENCIA BEC-R-A-03.029 CÓDIGO: 01 REVISIÓN: Página 2 de 3 PÁGINA V. Funciones Específicas del Cargo Coordinación de Información Recepción y despacho de la información externa. Conocer las responsabilidades que poseen otros miembros de la empresa, transmitir o canalizar la información recibida a quien corresponda. Manejar agenda de trabajo de los miembros de la organización, en especial del Gerente General. Revisar y derivar la información del correo corporativo de la empresa. Entrega de Documentos de Pagos a Proveedores. Realizar tareas de apoyo tales como elaboración de cartas y documentos, scanner, entre otros. Realizar las solicitudes de materiales de oficina, despacho y mantención de stock de los mismos. Atención de teléfonos filtrando, distribuyendo y registrando de manera oportuna las llamadas de los clientes internos y externos de BEC. VI. Responsabilidades especificas del Cargo Documentación: Recepción y Distribución de correspondencia manteniendo la prudencia y confidencialidad de los documentos. Materiales y equipos: Compra, Distribución y Control de Materiales e Insumos de Oficina. Comunicación Interna y Externa: Información de Pagos a Proveedores. I NG E NI E RI A – CO NS T R UC C IO N – M A NTE NC IO N Y MO NT AJ E I ND US T R IA L – OB R A S C IV IL ES – S E R VI CIO S E SP E CI AL IZ A DOS Av. Manantiales # 810 - Concón : Chile :: Fonos Fax 56 32 248 12 73 - 248 10 35 :: bec@becingenieria.cl - www.becingenieria.cl REGISTRO DESCRIPCION DE CARGO SECRETARIA GERENCIA CÓDIGO: REVISIÓN: BEC-R-A-03.029 01 Página 3 de 3 PÁGINA Asistencia: Apoyo en Presentación de Propuestas. VII. Requisitos y Especificaciones para el desempeño del cargo Educación: Técnico titulado de Nivel Medio en Secretariado o Administración de Empresas. Formación adicional: Manejo en Herramientas de Office nivel intermedio, en idioma preferentemente ingles y relaciones públicas. Experiencia: 5 años cumpliendo funciones similares. Habilidades: El profesional postulante debe poseer habilidades en redacción, comunicación efectiva y calidad de servicio con clientes externo e interno, manejo de información confidencial y prudencia. VIII. Condiciones de Trabajo Ambiente de trabajo: El trabajo se desarrolla permanentemente en una oficina. Riesgos: El desarrollo de las funciones propias del cargo no produce mayor riesgos. I NG E NI E RI A – CO NS T R UC C IO N – M A NTE NC IO N Y MO NT AJ E I ND US T R IA L – OB R A S C IV IL ES – S E R VI CIO S E SP E CI AL IZ A DOS Av. Manantiales # 810 - Concón : Chile :: Fonos Fax 56 32 248 12 73 - 248 10 35 :: bec@becingenieria.cl - www.becingenieria.cl
