I. ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA EMPRESA RESPECTO A LA GESTIÓN DE COMPRAS? Garantizar el abastecimiento de insumos y repuestos para la producción requerida Obtener las materias primas, repuestos e insumos de optima calidad y costo competitivo ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso? En el proceso de compras de la empres a frito lay interviene 36 personas DIRECTOR DE COMPRAS ANDINA NORTE COLOMBIA - VENEZUELA GERENTE MAT. PRIMA GERENTE AGRICOLA GERENTE REPUESTOS GERENTE EMPAQUES COMERCIO EXTERIOR BIENES Y SERVICIOS Nº EMPLEADOS A SU CARGO TIENEN COLOMBIA - VENEZUELA 6 EMPLEADO S 10 EMPLEAD OS 5 EMPLEAD OS 2 EMPLEAD OS 4 EMPLEAD OS 2 EMPLEAD OS Cada sub-área de compras está encargada de una categoría específica; es decir: Materia prima, empaques y agrícola son las encargadas de buscar proveedores y productos según la necesidad del producto terminado; previamente aprobado por el área de calidad, luego se presentan las cotizaciones a la gerencia de compras para aprobar la decisión del proveedor seleccionado. ¿DÓNDE Y CÓMO SE COMPRAN LOS PRODUCTOS QUE REQUIERE LA COMPAÑÍA PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO? DONDE Tienen diferentes países y ciudades donde compran En México se compran condimentos, sazonadores y pellets (la harina para hacer los chicarrines) En EEUU se compran los repuestos para la maquinaria En Ecuador los empaques para el producto terminado En Colombia se compran los micro ingredientes que serian azúcar, harina, sabores y todo lo agrícola Las ciudades las cuales se compran estos productos son Medellín, Bogotá, Cali, Pasto, Barranquilla y Pereira. El proveedor más grande se encuentra en Bogotá, y empasto se encuentra el más grande proveedor en cuestión de agro. COMO La necesidad surge de un proceso denominado demanda de venta, esta área (ventas) le pasa al área de planeación las unidades estimadas a vender para que el área de planeación ejecute un proceso que se llama explosión de materiales, el cual es el requerimiento de materias primas ò insumos a vender; teniendo en cuanta el inventario en planta, el tiempo de entrega por parte de los proveedores y el tiempo de transito hasta la planta. El área de planeación genera un documento electrónico llamado requisición para que el departamento de compras lo tramite con los proveedores. El departamento de compras a partir de este documento genera la orden de compra, la cual se le envía al proveedor para su producción y despacho. Todo este proceso es elaborado en una plataforma o sistema llamada “ORACLE” ¿EXISTEN HOJAS DE VIDA DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO O SERVICIO CON LAS QUE USTEDES TRABAJAN? EVIDENCIAR 2. Son llamadas fichas técnica, esta nos dice de que esta hecho el ingrediente de cada producto FORMATO DE FICHA TECNICA DE PRODUCTO CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: VERSIÓN: FICHA TECNICA DEL PRODUCTO NOMBRE DEL PRODUCTO DESCRIPCIÒN COMPOSICIÒN PROPIEDADES Fisicoquímicas: grasa - humedad - densidad Microbiológicas: microorganismos que no deben aparecer Sensoriales: color - olor- sabor - textura EMPAQUE ALMACENAMIENTO VIDA UTIL TABLA NUTRICIONAL ¿QUÉ SISTEMA DE COMPRAS SE UTILIZA EN LA COMPAÑÍA? POR EJEMPLO COMPRAS SIN STOCK, CON STOCK, ¿SON CENTRALIZADAS, DESCENTRALIZADAS? EXPLIQUE El sistema de plataforma es el “ORACLE”, siempre se compra con stock este se determina teniendo en cuenta: Tiempo de entrega del proveedor Lote mínimo de producción Tiempo de vida útil de la materia prima Tiempo de entrega de la materia prima Las compras son centralizadas por que se tiene un solo comprador para cada categoría y compras para todas las planta. ¿EN LA GESTIÓN DE COMPRAS ES NECESARIO TENER EN CUENTA ALGUNOS ASPECTOS PARA REALIZAR UNA BUENA COMPRA. ¿CUÁLES SON PARA USTED DICHOS ASPECTOS? Calidad del producto La capacidad del proveedor en cuanto a producción, tecnología y desarrollo plataforma de innovación e investigación Precio ¿SE REALIZA INVESTIGACIÓN Y BÚSQUEDA DE PROVEEDORES? ¿CÓMO SE REALIZA ESTA INVESTIGACIÓN Y BÚSQUEDA? Si se realizan investigación. De acuerdo a la materia prima, se busca la especialidad del proveedor Ejemplo: Si es un sabor, cual es la casa saborista con la que se trabaja frecuentemente y si tienen dicho sabor. También los referenciados por otras operaciones de Pepsico (frito lay) en otros países. Como se realiza Se estudia al proveedor, se saca un panel de consumidor en varias ciudades, se les da a probar y se selecciona de acuerdo al mayor número de preferencias de los consumidores. ¿EFECTÚAN EN ALGUNA OCASIÓN ALGÚN TIPO DE TEST DE PRODUCTOS CON EL FIN DE CONOCER SUS CARACTERÍSTICAS? SI NO LO HACEN PREGUNTAR POR QUÉ NO LO HACEN. Si se hace, por medio del panel de consumidor. Preferencias: en sabor y textura; esto con relación al producto terminado. En cuanto a la materia prima: se solicitan unas pruebas a nivel de laboratorio se estudia su sabor, el comportamiento y la aplicación en el producto. Cuando pasa esta prueba se hace otra mayor la cual es llamada prueba industrial corresponde a verificar el comportamiento en la línea de producción. Por lo general tarde de 1 a 2 horas de producción. ¿USTEDES ALMACENAN LA MERCANCÍA? ¿CÓMO FUNCIONA ESTE ALMACENAJE? ¿QUÉ TECNOLOGÍA UTILIZAN PARA ESTO? (SERVICIOS DE APOYO: MONTACARGAS, ESTANTERÍA, ETC.) Si almacenan la mercancía Tecnología: Sistema de información (software) ORACLE: materia prima IBES: para producto terminado También utilizan, montacargas, estanterías y bodegas alternas disponibilidad de espacio físico y la cantidad de materia prima estas últimas por la ¿SE ESTABLECEN CANTIDADES MÁXIMAS Y MÍNIMAS PARA LOS PRODUCTOS A LA HORA DE REALIZAR LA COMPRA? Si se establecen teniendo en cuanta: Tiempo de entrega del proveedor Lote mínimo de producción Tiempo de vida útil de la materia prima Tiempo de entrega de la materia prima ¿CUÁLES DE LOS SIGUIENTES CONTROLES UTILIZA LA DIRECCIÓN DE COMPRAS? PRESUPUESTOS: se hacen anualmente AUDITORIAS: Se les hacen a los proveedores INDICADORES DE GESTIÓN: Se le hace a los proveedores en cuanto cumplimiento de entrega y calidad. Y para los compradores en tiempo de respuesta. EVALUACION DE PROVEEDOR: Se les hacen a los proveedores más grandes, es anual y se revisa la capacidad del proveedor y el cuidado de la materia prima. REPORTES ESTADISTICOS: Monto, frecuencia de compras, volumen. EXISTE ALGÚN TIPO DE CONVENIO RESPECTO A LAS CONDICIONES DE PAGO CON LOS PROVEEDORES? ¿CÓMO FUNCIONAN ESOS CONVENIOS? No tienen ningún tipo de convenio, pero si tienen dos condiciones: A los proveedores de materia primas agrícolas se les paga a los 8 días de haber recibido el pedido. Al resto entre 30 y 60 días de haber recibido el producto. INTRODUCCIÓN Es una empresa creada con este nombre por la unión de dos empresas llamadas: The Frito Company y The Lay Company, lo cual la hace una marca adjetiva por su gran cualidad de ser productos fritos de empaque, logrando una mejor identificación de todos y cada uno de los productos de frito lay en la mente del consumidor. Para facilitarlo ha creado un logo y un eslogan creativo, llamativo e innovador; asociados con la marca, obteniendo el reconocimiento del objetivo de frito lay que es "vernos siempre sonreír", mientras disfrutamos de sus delicias. Más tarde se unió a pepsico, dando así la creación de una de las empresas más reconocidas a Nivel mundial por su gran variedad de productos (frituras). Pensando en las necesidades de las personas frito lay creo una línea de acuerdo al gusto de cada consumidor, Ej. Doritos, cheetos, lay`s cheese tris, platanitos, choclitos. Etc. No es posible "encasillar" frito lay dentro de un segmento de la población, ya que los consumidores están en una amplia gama de indicadores y características propias que los hacen ampliamente diversos. En cuanto a la edad se puede decir que el mercado que lo consume es aquel desde los 6 años en adelante (aproximadamente).frito lay pretende llenar las expectativas del consumidor como lo son calidad, variedad de sabor, nutrición, y brindarle comodidad a las amas de casa al momento de comprar la merienda para sus hijos. v Sus productos se diseñan expresamente para satisfacer las necesidades de los mercados a los que van destinados, además tienen como objetivo adaptarse a las distintas culturas de sus clientes por lo cual creo una gran gama de productos que cumplieran con características que satisficieran los requerimientos de los consumidores. El propósito del presente trabajo es poder conocer las actividades que se vienen realizando en el departamento de compras de la empresa FRITO LA; Y a su vez hacer un comparativo de lo visto en clase y como se realiza una buena gestión de compras. Justificación: Que se pretende dar a conocer con este trabajo, para qué se va a realizar y que beneficios tiene realizarlo. JUSTIFICACIÓN El propósito del presente trabajo es poder conocer las actividades que se vienen realizando en el departamento de compras de la empresa FRITO LA; Y a su vez hacer un comparativo de lo visto en clase y como se realiza una buena gestión de compras. Este estudio aporto conocimientos más amplio a los ya vistos en clase con respecto a la materia de gestión de compras. Esto nos genero alternativas viables para una buena aplicación de los conceptos que fueron objeto de estudio en dicha materia; tal es el caso del proceso de abastecimiento. OBJETIVOS OBJETIVOS GENERAL Determinar la importancia que tiene el departamento de compras en una empresa al momento de una buena elección de sus proveedores, lo cual genera una excelencia en los productos y una buena optimización de sus recursos económicos OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar los principales procedimientos que se realizan el departamento de compra de una empresa. Definir la estructura organizacional para el departamento de compras y distribución PEPSICO. Identificar las funciones más importantes del departamento de compras. Definir las principales acciones a realizar para una correcta gestión de compras. Identificar las ventajas que ofrece un buen sistema de stock, en los inventarios de la empresa, para así tener mayor agilidad en el proceso. c. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO ESCOGIDO CADENA DE ABASTECIMIENTO Proveedores: En Colombia se tienen proveedores en casi todas las ciudades, y cuentan con proveedores en países como México, Ecuador y Estados Unidos. Fabricante: Cuenta con fábricas en Antioquia y Cundinamarca, en Antioquia esta ubicada en sabaneta, esta sede cuenta con una planta de producción y dos de almacenamiento las cuales están en dicho municipio y la otra ubicada en el municipio de Itagüí. Distribución Cuenta con un departamento de flota la cual tiene a cargo vendedores y vehículos, las distribución a almacenes de cadena o grandes supermercados esta tercerizado y la distribución tienda a tienda son de propiedad de la empresa. Detallistas: Macro – micro – súper y tiendas de barrio Consumidores: Es para todo tipo de público, siendo los niños mayores de 6 años sus clientes potenciales. f. ¿ESTÁN CLASIFICADAS LAS COMPRAS EN LA EMPRESA? ¿NACIONALES, INTERNACIONALES, REGIONALES, ETC.? ¿CÓMO CLASIFICA LA EMPRESA LAS COMPRAS DE PRODUCTO, MATERIA PRIMA O INSUMOS? Si están clasificadas y se hace de acuerdo a la categoría que pertenecen materia prima, insumos, repuestos, servicios g. ¿QUÉ RECURSOS TECNOLÓGICOS POSEEN EN LA EMPRESA PARA REALIZAR LAS COMPRAS Y CÓMO INFLUYEN EN EL FUNCIONAMIENTO DE ELLA? ES DECIR, QUE HARDWARE, SOFTWARE, U OTROS ELEMENTOS UTILIZAN PARA ESTA FUNCIÓN. Poseen, Software, Hardware y recurso humano, y todos estos influyen para que el proceso se ágil, oportuno y efectivo h. ANALIZAR, UTILIZANDO UN DIAGRAMA DE FLUJO, COMO SE REALIZA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA, DESCRIBIENDO LOS MÉTODOS DE TRABAJO, PROCEDIMIENTOS Y LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE ALLÍ SE DESARROLLAN i. ¿CÓMO INFLUYEN LAS COMPRAS DIRECTAMENTE EN ESTA EMPRESA EN EL INCREMENTO O DECREMENTO DE LAS UTILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN? EXPLIQUE. Influyen directamente ya que cuando se establece la venta de un producto terminado se consideran unos rangos de precios de las materias primas con el fin de mantener la rentabilidad y utilidad de la venta del producto; por lo tanto si se compra materia prima más cara según lo establecido se recorre el riesgo de vender a pérdida. Por lo tanto no se compra materia prima que se salga del rango. J. ¿ESTÁ SOPORTADO EL PROCESO DE COMPRAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA EMPRESA? ¿CÓMO ESTA SOPORTADO? EXPLIQUE. No está incluido dentro del sistema de gestión de calidad ya que este cubre solamente el área de producción. K. ¿CÓMO SE DESARROLLA EL PROCESO DE LOGÍSTICA EN LA EMPRESA? ¿EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE SI ES QUE LO TIENE EN UNA EMPRESA DE PRODUCCIÓN? EXPLIQUE. SI ES DE SERVICIOS COMO SE DESARROLLA EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN O ATENCIÓN DE LOS CLIENTES CUANDO SOLICITAN EL PRODUCTO.(HABRÁ MEJOR NOTA SI SE HACEN REGISTROS FOTOGRÁFICOS, VIDEOS, PLANILLAS DE REGISTRO, ETC.) Se cuenta con un departamento que está encargado del manejo de la logística llamado departamento de flota, el cual tiene a cargo los vendedores, los vehículos que se encargan de la distribución de tienda en tienda, estos son propiedad de la compañía y los vehículos que abastecen a los supermercados y almacenes de cadenas son terceros. l. QUE ASPECTOS LOGÍSTICOS SE DESARROLLAN DURANTE EL PROCESO, ALMACÉN, TRANSPORTE, MOVILIZACIÓN DE MERCANCÍAS, DISTRIBUCIÓN, ETC. (EXPLIQUE LOS DIFERENTES PASOS DEL CICLO LOGÍSTICO). Empieza desde la compra, almacenamiento y transporte (ver video) m. EXPLIQUE TRES CONTROLES QUE UTILIZA LA COMPRAS Y ¿QUÉ RESULTADOS SEAN OBTENIDO? DIRECCIÓN DE Evaluación de proveedores: los resultados es que los proveedores se conviertan en generadores de confianza y calidad que se acomoden a las políticas de la organización. Control y revisión de precios: Que los procesos productivos y los precios estén acorde a los estándares de mercadeo. Indicadores de cumplimiento: El cumplimiento de entrega en las condiciones y tiempos solicitados. CONCLUSIONES Concluimos que para poder escoger ó encontrar un buen proveedor tenemos que saber realizar un buen proceso de gestión de compras. Para poder tener un amplio mercado de nuestros productos debemos de tener varios proveedores y no quedarnos solamente con uno, ya que esto nos acarrearía grandes problemas. Concluimos que para Frito-lay su primordial es la calidad del producto sin importarle precio u otras variables. Es importante tener un stock de producto ó mercancía, ya que con esto tendremos un buen método de abastecimiento, y así evitaremos tener un alto inventario innecesario. Frito-lay es una empresa que realiza sus compras centralizadas ya que para ellos esto da más seguridad y calidad en los productos.
