YESSIKA PAOLA TOVAR TOVAR GESTION POR PROCESOS GRUPO 10104 SOLUCION CUESTIONARIO 1. Defina ciclo y Gestión RTA : Ciclo: Serie de fases por las que pasa un acontecimiento o fenómeno y que se suceden en el mismo orden hasta llegar a una fase a partir de los cuales vuelven a repetirse en el mismo orden. Gestión: Hacer adecuadamente las cosas previamente planificadas, para conseguir objetivos comprobando posteriormente el nivel de consecución. 2. Relacione las etapas del ciclo previo del proceso: IDENTIFICACIÓN ↓ MEDICIÓN ↓ CONTROL ↓ GESTIÓN ↓ OBJETIVOS → PLANIFICACIÓN ↑ ↓ MEJORA PROGRAMACIÓN ↑ ↓ MEDICIÓN ← EJECUCIÓN Identificación: Tener identificada la variable (el sujeto) a gestionar (tipo, características o funciones del producto o servicio). Medición: Disponer de una cuantificación o valoración de alguna característica de producto (número de unidades, peso, precio etc.) Control: Tener la variable bajo control (saber lo que está pasando), permite tener el control de la medición hecha anteriormente Gestión: Se enfoca en el seguimiento de los recursos disponibles para lograr los objetivos pautados y Coordina las distintas funciones que deben participar en el alcance de los objetivos. Objetivos: es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Mejora: continua es un proceso que pretende mejorar los productos, servicios y procesos de una organización mediante una actitud general, la cual configura la base para asegurar la estabilización de los circuitos y una continuada detección de errores o áreas de mejora. Planificación: es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción. Programación: Proceso a través del cual se definen estructuras programáticas, metas, tiempos, responsables, instrumentos de acción y recursos necesarios para el logro de los objetivos de largo y mediano plazos fijados en el Plan Nacional de Desarrollo y los Programas Sectoriales y que se irán concretando mediante la programación económica y social, considerando las limitaciones y posibilidades reales de la economía nacional. Ejecución: Es el proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido planeada, preparada y organizada. La función de ejecución, es hacer que los miembros de la organización contribuyan a alcanzar los objetivos, que el gerente o ejecutivo desea que se logre, porque ellos quieren lograrlo, la ejecución significa realizar las actividades establecidas en el plan, bajo la dirección de una autoridad suprema y consiste también en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de sus objetivos. 3. Indique las etapas del ciclo de gestión por procesos 4. Relacione las características de un proceso bien dirigido • Tener identificados a sus proveedores y clientes siendo conocido con concreción por todos los interesados lo que a los clientes les añade valor (Atributos de calidad y su importancia). • Tener una misión claramente definida en términos de su contribución al desarrollo de la misión y las políticas de empresa. • Tener objetivos cuantitativos y cualitativos para para satisfacer las expectativas de su cliente, así como indicadores de su cumplimiento. • Contar con un “propietario” responsable del proceso, de su funcionamiento, resultados y mejora: persona que conozca, sea admitida por su capacidad de liderazgo y disponga de poder para influir sobre él. • Tener límites concretos de comienzo y final. • Tener asignados con claridad unos recursos y ser realizable con aquellos disponibles. Uso adecuado de la tecnología de la información. • Incorporar un sistema de medida de control de su eficiencia, eficacia y flexibilidad, que se utilizan para centrar la atención del personal y para la toma de decisiones de mejora. • Mínimos puntos de control, revisión y espera. • Estar normalizado y documentado, enfatizando en la prevención de errores y contemplando la posibilidad de ser mejorado. Así mismo se ha definido la sistemática para auditar su cumplimiento y eficacia. • Mostrar con claridad las interrelaciones con otros procesos internos y del cliente. 5. Cuáles son las etapas para gestionar un proceso MODELAR: La etapa de modelado comienza cuando comenzamos a recopilar información sobre el proceso . Este es el momento de conocerlo a fondo, cuáles son los pasos, quién hace parte, dónde comienza y termina este proceso, cuál es su propósito. Con esta información, creamos un diagrama de flujo para concebir el proceso en su conjunto. En ese momento, empezamos a buscar oportunidades de mejora y debilidades en el proceso, ya que lo conocemos completamente. Con el proceso definido, también podemos empezar a crear posibles escenarios y posibilidades, comprobando lo que se puede hacer. También es positivo comprobar siempre lo que hemos hecho, e incluso simular situaciones de uso y ver lo qué funciona o no. Vea también modelado de procesos BPM y crie su cuenta gratuita para hacer modelado y documentación de los procesos de negocio con HEFLO. IMPLEMENTAR: El siguiente paso en el ciclo de gestión de procesos es preocuparse con la forma cómo se ejecuta el proceso. Si antes analizamos el proceso más a fondo, ahora vemos cómo se implementa y lleva a cabo. Este es el primer paso en la aplicación, el momento en que comienza. EJECUTAR: Es hora de poner el proceso en uso. Es muy importante que esto se haga de una manera real, con las personas que estarán en contacto con el proceso diariamente. En cada etapa, es posible identificar obstáculos y oportunidades de mejora, para que el proceso sea cada vez más redondo y eficiente cuando se pone en práctica lo que concebimos en la fase de modelado, vemos cuáles mejoras funcionaron y buscamos más oportunidades de crecimiento. La fase de implementación es una etapa clave en el ciclo de gestión de procesos, y es crucial que se haga correctamente. Vea también herramienta para automatización de procesos de negocio. MONITOREAR: Mientras lo implementamos y lo ejecutamos, es esencial que supervisemos el proceso. No se olvide de recoger siempre la información, ya que los hechos y las cifras serán la base de un control fiable. Esto demostrará si los supuestos iniciales estaban correctos, si se cumplieron los objetivos establecidos al inicio, en qué influye el proceso en la empresa y cuáles son sus impactos internos y externos. En realidad, este paso es efectuado durante todo el ciclo de gestión de procesos. Entienda cómo controlar sus procesos en nuestra página web. OPTIMIZAR: ¡Ahora que hemos visto lo que funciona y lo que no funciona y cuáles eran y aun son los obstáculos, es el momento para optimizar y mejorar de nuevo! Puede parecer que estos pasos están separados uno del otro, pero en realidad están totalmente interconectados. Ejecutamos y al mismo tiempo controlamos, luego que lo hacemos, optimizamos y después comenzamos de nuevo. Siempre hay espacio para el crecimiento y la mejora de un proceso. Vea también el análisis y mejora de procesos de negocio. El ciclo de gestión de procesos es un proyecto de mejora continua. Para que funcione, es necesario que se aplique correctamente e insertarlo en la cultura de la empresa. Para obtener resultados concretos debemos utilizar un software fiable. HEFLO BPM: es una herramienta de BPM robusta y fácil de implementar, que hace posible estudiar con detalle cada paso y actividad del proceso, aportando una mayor transparencia y agilidad en la comunicación, facilidad de supervisión, más control, productividad y la satisfacción del cliente, así como una reducción significativa de los costes. 6. Cuáles son las acciones preliminares para gestionar un proceso (comprender = conocer + saberlo aplicar) Comprender el concepto de gestión
