4.1 Requisitos generales ¿Se encuentra definido y documentado el alcance del sistema de gestión ambiental? 4.2 Política ambiental ¿Incluye un compromiso de mejora continua, de prevención de la contaminación y de cumplimiento de requisitos legales y voluntarios? -NUESTRA ESTRATEGIA DE SOSTENIBILIDAD Las nuevas tendencias y exigencias en el mundo actual de los negocios nos mantienen enfrentados a diferentes desafíos y procesos de adaptación, donde las temáticas ambientales y sociales tienen la misma importancia que los resultados económicos. Además, estamos convencidos de que la única manera de proyectarnos en el tiempo es continuar con la transición hacia la sostenibilidad, garantizando un crecimiento sano y responsable, lo que nos motiva a poner nuestro enfoque en el cuidado del Medio Ambiente, de Nuestras Personas y manteniendo un Negocio Responsable. Es muy importante para nosotros mantener nuestra cultura empresarial y sello, la que nos identifica como una organización seria, ética y transparente, que trabaja día a día por mejorar y promover sus estándares laborales, sociales y medio ambientales, además de demostrar coherencia entre el discurso y la acción. En esta línea, nuestra estrategia de sostenibilidad se transforma en el gran articulador de iniciativas de ___________, dando respuestas a los diferentes grupos de interés de la empresa. ¿Los objetivos y metas ambientales están de acuerdo a las directrices de la política? ¿La comunicación de la política es adecuada y se evidencia que es entendida por el personal de la organización? DIFUSIÓN DE NUESTRA ESTRATEGIA DE SOSTENIBILIDAD Durante el 2020, realizamos un plan de comunicación de nuestra estrategia, lo que se concretó por medio de diversos informativos, charlas de difusión y conversatorios con nuestros colaboradores. En estas instancias, pudieron conocer cómo se desarrolló y cuáles son los pilares fundamentales que la conforman, así como los objetivos para los próximos años y los líderes para cada una de las temáticas. Asimismo, pudimos compartir visiones en torno a los desafíos en materia de sostenibilidad para los próximos años. Durante el año 2020, capacitamos al 100% de nuestros gerentes, subgerentes y jefaturas en determinadas políticas y documentos considerados relevantes para la compañía, como: • Política de Inclusión, Diversidad y Discriminación. • Política de Prevención del Delito. • Política de Manejo y Seguridad de la Información. 4.3.3 Objetivos, metas y programas ¿Los objetivos ambientales están de acuerdo a las directrices de la política? ¿Los objetivos se han fijado en funciones y niveles adecuados que ofrezcan mejora continua del sistema de gestión y del comportamiento ambiental? Nuestra oferta de productos, tanto en salmón o trucha, cuenta con estándares de calidad mundial, desarrollados mediante un ciclo productivo amigable con el medio ambiente, sustentable y de máxima seguridad sanitaria. Nuestros clientes son personas que demandan un producto saludable, seguro y de la más alta calidad, por ello, trabajamos día a día en la optimización de procesos. Nuestro objetivo es mejorar permanentemente la forma de hacer las cosas, atendiendo a la calidad del producto, a la eficiencia en los procesos y a la satisfacción de nuestros clientes a través de la entrega de un producto que hace de su consumo una verdadera experiencia de placer. ¿Los objetivos son medibles y están asociados a un indicador? En este grafico se encuentra representada la idea de un indicador del progreso a través de los años, en este caso, la satisfacción de los clientes con el paso de los años. ¿Los objetivos se encuentran desarrollados en planes de actividades para su cumplimiento? Nuestro objetivo es proveer al mundo un alimento de alto valor nutricional, donde toda nuestra cadena productiva se compromete a asegurar tanto la inocuidad como la calidad de nuestros productos, orientados siempre hacia la consigna de satisfacer las necesidades de los clientes que nos prefieren. 4.4 implementación y operación 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ¿Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo referidas al sistema de gestión ambiental? Medioambiente 8.1 El Prestador / Contratista se obliga a no contaminar de manera alguna, de conformidad a lo dispuesto en la ley, los bienes de la naturaleza (aire, agua, suelo, flora y fauna) o el ambiente en general, cualesquiera sean sus propietarios. En forma meramente ejemplar, y sin que las actuaciones indicadas a continuación constituya un listado taxativo, el Prestador / Contratista, no podrá: 8.1.1 8.1.2 Causar deterioro en las instalaciones existentes. Vaciar o depositar basuras, productos químicos, desperdicios o desechos de cualquier naturaleza. Ingresar a áreas SNASPE sin autorización. Pernoctar, merendar, encender fuego o transitar en los lugares o sitios que no se encuentren expresamente habilitados o autorizados para ello. 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7 8.1.8 8.1.9 8.1.10 8.1.11 8.1.12 8.1.13 Destruir o dañar bienes culturales, así como su transporte, tenencia y comercialización. Ejecutar cualquier otra acción contraria a los objetivos de la unidad de manejo respectiva. Remover o extraer suelo, hojarasca, humus, turba, arena, ripio, rocas o tierra. Intimidar, capturar, sacar o dar muerte a ejemplares de la fauna. Cortar, arrancar, sacar, extraer o mutilar ejemplares de la flora. Destruir nidos, lugares de reproducción o crianza o ejecutar acciones el cumplimiento del ciclo de reproducción de las especies de fauna. Recolectar huevos, semillas o frutos. Introducir ejemplares de flora y fauna ajenos al manejo de la unidad respectiva. Provocar contaminación acústica o visual. 8.2 El Prestador / Contratista se obliga además a efectuar a su entero cargo y costo todas las medidas mitigantes en caso de ocurrir un incidente ambiental de su responsabilidad o la de sus subcontratistas de conformidad a lo dispuesto por las autoridades gubernamentales competentes. 8.3 Al término de este Contrato, el Prestador / Contratista deberá dejar los lugares de trabajos libres de desperdicios y basuras y de todo elemento introducido por el mismo con motivo u ocasión de los Servicios. 8.4 Cualquier daño al medio ambiente causado por el Prestador / Contratista o su personal o por sus subcontratistas, deberá dar inicio inmediatamente a las acciones de reparación, a su total y entero costo y a satisfacción de Australis. Si el Prestador / Contratista no dispusiera de los medios, conocimientos o experiencia adecuados para la reparación del daño o si no iniciara los trabajos en forma inmediata, Australis podrá ejecutar la reparación con sus propios medios o mediante los servicios de un tercero, todo ello a costo del Prestador / Contratista conforme a los valores de mercado atendidas las circunstancias de la infracción ambiental del caso. Extraído de condiciones generales contratación. https://www.australisseafoods.com/inversionistas/archivo-financiero/documentos/politica-servicios-de-terceros/ 4.4.2 Competencia formación y toma de consciencia ¿Se encuentra definida la competencia necesaria para cada puesto de trabajo teniendo en cuenta la educación formación habilidades y experiencia apropiadas? ¿Existe una metodología definida para la toma de consciencia de los empleados en materia ambiental? Compromisos rectores del código de ética y conducta en Australis SeaFoods Somos Australis SeaFoods Compromiso de nuestros colaboradores Nuestro compromiso como gobierno corporativo Comprometidos con nuestras personas Estamos comprometidos con una gestión sostenible de nuestros impactos ambientales, económicos y sociales significativos para nuestra compañía y para nuestros grupos de interés. Como colaboradores, somos responsables de trabajar acorde a nuestros valores y la integridad plasmados en nuestro Código de Ética, por lo que siempre seremos capaces de demostrar que todas nuestras acciones son tomadas bajo la consigna de la transparencia, ética y el bien común. Liderar las definiciones estratégicas, basados en integridad, transparencia y cumplimientos regulatorios. Nos comprometemos a potenciar y apoyar a nuestros colaboradores internos y externos, agregando valor a sus competencias y protegiendo en todo momento su salud, vida e integridad física y psíquica. Nuestra relación sostenible con el medioambiente Nuestra relación con los grupos de interés externos Demostrar nuestra responsabilidad ambiental y social identificando, comprendiendo y gestionando nuestros impactos en cada etapa de las operaciones, promoviendo y fomentando una coexistencia positiva con la naturaleza, la biodiversidad y el entorno social. Construir relaciones de transparencia y probidad con aquellos con los que se relaciona Australis SeaFoods y filiales, son fundamentales para nuestro éxito, por lo que promovemos interacciones que aumenten la confianza tanto a nivel de personas como con los entes regulatorios. Comité de ética: Contamos con un comité de ética que tiene por objetivos velar por el cumplimiento de las normas y principios establecidos en el código de ética y conducta de la compañía y conocer y administrar aquellos supuestos y denuncias que digan relación con los actos u omisiones que atenten o puedan atentar contra las normas y principios establecidos en el código de ética. Principales funciones: a. Supervisar y velar por el cumplimiento del Código de Ética, promoviendo una cultura de adhesión al cumplimiento de las normas y buenas prácticas organizacionales. b. Interpretar el correcto sentido y alcance del Código de Ética. c. Promover y difundir el Código de Ética. d. Conocer y requerir la investigación por parte de terceros (internos o externos a la compañía), de aquellas denuncias que sean puestas en su conocimiento respecto a actos u omisiones que puedan atentar en contra los establecido en el código de ética, y cuyo conocimiento e investigación no cuente en la compañía con un procedimiento especial de investigación. e. Velar por los derechos de los trabajadores, especialmente el derecho a ser oídos y a defenderse adecuadamente. ¿Existe un plan de formación o de logro de competencias? Gestión del desempeño Nuestra gerencia de recursos humanos y asuntos corporativos utiliza un Sistema de Gestión del desempeño, proceso diseñado para atraer, desarrollar, motivar y retener a los talentos de nuestra organización. Evaluación del desempeño en nuestra compañía consta de las siguientes etapas: 4.4.3 Comunicación ¿Existe un procedimiento documentado en el que se defina la metodología de comunicación interna y externa? La empresa Australis SeaFoods entrega información transparente y a su vez construye relaciones con sus grupos de interés para comprender sus intereses y necesidades logrando avanzar en el compromiso de Desarrollo Sostenible. A continuación, se presentarán los métodos de diálogo, información y escucha que fueron asignados a cada grupo. Colaboradores y líderes de la organización Clientes Intranet Diarios murales Canal de Denuncias Modelo de Prevención de Delitos (MPD) Pantallas Informativas Correo de Comunicaciones Newsletters Comités Paritarios de Higiene y Seguridad Reporte de Sostenibilidad Buzón de sugerencias Teléfono de comunicaciones Relación directa con gerencia Comercial Consumidores Proveedores Comunidades Autoridades locales Autoridades sectoriales Organizaciones no gubernamentales (ONG) Asociaciones industriales • Global Salmon Initiative • SalmonChile • Asociación de Salmonicultores de Magallanes • Corpaysé Academia Medios de comunicación Reuniones en oficinas comerciales Visitas a nuestras instalaciones Participación en ferias internacionales Página web Casillas de correo como Comunicaciones e Info Australis Canal de Denuncias MPD Redes Sociales LinkedIn Reporte de Sostenibilidad Tiendas Santiago, Puerto Varas y Puerto Natales Casillas de correo como Comunicaciones e Info Australis Redes Sociales Clases de cocina Tiendas Santiago, Puerto Varas y Puerto Natales Casillas de correo como Comunicaciones e Info Australis Redes Sociales Clases de cocina Programa Juntos Somos Comunidad Australis MPD Oficina y Tienda Puerto Natales Casilla de correo electrónico Comunicaciones, Info Australis y Contacto RSE Reuniones Asuntos Públicos Visitas a las instalaciones de la empresa Coordinación Operación Plan de Asuntos Públicos Visitas a las instalaciones de la empresa Casilla de correo Fiscalizaciones Reuniones Programas de desarrollo conjunto Página Web Reporte de Sostenibilidad Redes Sociales Reuniones Reuniones Actividades y visitas a las instalaciones de la empresa Correo Comunicaciones ¿La metodología de comunicación es adecuada a la organización y a la información transmitida? 4.4.5 Control de documentos ¿Existe un procedimiento documentado para el control de documentos? si ¿Existe una metodología documentada adecuada para la aprobación de documentos? si ¿Los documentos revisados cumplen con esta metodología de aprobación? si ¿Existe una metodología documentada adecuada para la revisión y actualización de documentos? si ¿Los documentos revisados cumplen con esta metodología de revisión y actualización? ¿Existe una metodología documentada adecuada para la identificación de los cambios de los documentos y el estado de la versión vigente? ¿Los documentos revisados cumplen con esta metodología de identificación y cambios y estado de revisión? ¿Existe una metodología documentada adecuada para la distribución de los documentos que los haga disponibles en los puestos de trabajo? Procedimiento de Control de Documentos Revisión: 3 Página 1 de 19 1 PROPOSITO: 1.1 Dictar los procedimientos para la distribución y control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y toda otra documentación de carácter externo que incida en el Sistema. 1.2 Asegurar que todos los procedimientos, nuevos o revisados del SGC sean elaborados, formateados, revisados, aprobados, implementados y mantenidos de una manera estándar, consistente y efectiva. 2 ALCANCE: 2.1 El procedimiento se aplica al Representante Sistema de Gestión de Calidad responsable de controlar la distribución de documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Además, se aplica al personal involucrado en la preparación, revisión y aprobación de los procedimientos del SGC. 2.2 El presente procedimiento hace referencia al ítem 4.2.3 (Control de los Documentos) 3. PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS Nombre del Procedimiento Procedimiento Control de Registros 4 DEFINICIONES 4.1 No tiene. 5 RESPONSABILIDADES 5.1 La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre el Representante del Sistema de Gestión de Calidad, SGC. 6 6.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO 6.1.1 En el caso que se detecte la necesidad de elaborar un procedimiento, el Representante de la Calidad preparará el documento, para ser aprobados por el Director. 6.2 APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN 6.2.1 Aprobado el procedimiento se identifica el documento a través del nombre. 6.2.2 Posteriormente a su aprobación, se procederá a la publicación en la Web digital compartida del Sistema de Gestión de Calidad www.ejemplo.com/iso donde se encontrarán sólo las versiones válidas autorizadas del sistema. 6.2.3 Cualquier versión fuera de las existentes en el sitio mencionado en 6.2.2, se considera versión no válida, del mismo modo cualquier versión impresa que no haya sido autorizada por el Representante de Calidad con su firma y la marca de agua USO AUTORIZADO. 6.2.4 La documentación controlada se encontrará bajo custodia del Representante del SGC, en una carpeta digital. 6.2.5 En el caso que se requieran copias controladas impresas sólo serán emitidas por el Representante del SGC en donde cada copia deberá identificarse con una marca de agua: USO AUTORIZADO y firma del Representante del SGC. 6.2.6 La aprobación de la documentación será comunicada al personal que corresponda a través de email por el Representante del SGC. Además, sólo cuando corresponda el Encargado de la Calidad realizará una inducción al personal sobre el documento aprobado 6.2.7 La puesta en vigencia de la documentación corresponderá a la fecha de aprobación. 6.3 MODIFICACIONES 6.3.1 La revisión de cualquier procedimiento se hará sólo cuando sea considerado como necesario, producto de: cambios en subprocesos, métodos de trabajo, modificaciones de documentos de referencia y/o para aclarar diversidad en la interpretación de criterios. 6.3.2 Las revisiones de procedimientos se enumerarán correlativamente, comenzando por el número 0 que se utilizará exclusivamente para designar las publicaciones originales. 6.3.3 Cuando en una página se hagan correcciones ortográficas, tipográficas o de redacción solamente no será necesario elevar el número de su revisión. 6.3.4 Las modificaciones mayores que impliquen reelaborar un procedimiento, serán ejecutadas de acuerdo al ítem 6.1 6.4 REVISIONES 6.4.1 La revisión y actualización de la publicación de procedimientos es responsabilidad del Representante del SGC. 6.4.2 El párrafo que haya sido modificado o incluido como consecuencia de una revisión, será identificado en la lista de páginas actualizadas, síntesis de la modificación. 6.5 FORMATOS Y COMPOSICIÓN 6.5.1 Las publicaciones de los procedimientos se editarán en los formatos establecidos en este procedimiento. 6.5.2 La redacción del procedimiento se realizará en idioma español, salvo aquellas expresiones en que convenga usar palabras en otros idiomas, siempre y cuando sean del dominio general o estén convenientemente definidas. 6.5.3 Se aceptará el uso de abreviaturas o acrónimo, cuando previamente se haya escrito el nombre o designación genérica completa, colocando a continuación en paréntesis su abreviatura o acrónimo. 6.5.4 El encabezado tendrá el siguiente formato: a) TÍTULO (1): Indicando el título del procedimiento en letra Arial 11 y en mayúscula. b) REVISION (3): Indicando el número de revisión del procedimiento. El número 0 se utilizará exclusivamente para designar las publicaciones originales, las que serán escritas en letra Arial 11. c) NUMERO DE PÁGINAS (4): Indicando el número de la página y el número total de páginas del documento, el cual será escrito en letra Arial 11. 6.5.5 La Portada se llenará de la siguiente forma: a) TITULO (1): Indicando el título del procedimiento en letra Arial 11, con negrilla y mayúscula. 6.6 COMPOSICIÓN Los procedimientos estarán estructurados de acuerdo al siguiente formato: a) PROPÓSITO Corresponderá al Título 1 del procedimiento y consistirá en una declaración clara que muestre la intención, enfoque e importancia del procedimiento. b) ALCANCE Corresponderá al Título 2 del procedimiento y describirá, en forma precisa, las áreas funcionales, personal y otros aspectos cubiertos y afectados por el procedimiento; además del ítem normativo que se encuentra relacionado. c) PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS Corresponderá al Título 3 del procedimiento y consistirá en una lista de títulos y número de documentos mencionados y requeridos para el cumplimiento de este procedimiento. d) DEFINICIONES Corresponderá al Título 4 del procedimiento y establecerá aquellos conceptos utilizados en el procedimiento, que deban ser definidos para su mayor claridad e interpretación. e) RESPONSABILIDADES Corresponderá al Titulo 5 del procedimiento e identificará el o los responsables del cumplimiento y correcta aplicación del procedimiento. f) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Corresponderá al Título 6 del procedimiento y describirá las actividades para la ejecución del procedimiento g) REFERENCIAS Corresponderá al Título 7 del procedimiento y mostrará los documentos externos necesarios para el cumplimiento del procedimiento h) REGISTROS Corresponderá al Título 8 del procedimiento y mostrará los registros utilizados para el cumplimiento del procedimiento 6.7 CONTROL DEL MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN 6.7.1 Aprobada la publicación del Manual de la Calidad, el Representante del SGC procederá a la publicación. 6.7.2 En el caso que se requiera alguna copia, para su reconocimiento se utilizará la marca de agua con la leyenda: USO AUTORIZADO. MODIFICACIONES 6.7.3 La revisión del Manual de la Calidad se hará sólo cuando sea considerado como necesario, producto de: cambios en subprocesos, métodos de trabajo, modificaciones de documentos de referencia y/o para aclarar diversidad en la interpretación de criterios. 6.7.4 Las revisiones se enumerarán correlativamente, comenzando por el número 0 que se utilizará exclusivamente para designar las publicaciones originales. 6.7.5 Cuando en una página se hagan correcciones ortográficas, tipográficas o de redacción solamente, no será necesario elevar el número de su revisión. 6.8 CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS 6.8.1 Los documentos de origen externo tales como: leyes, normas, decretos, resoluciones, entre otros, y que regulan el Sistema de Gestión de la Calidad será controlada y resguardada por el Representante del SGC, indicando el control de estos en Listado de Documentos Externos Controlados. 6.8.2 El Representante del SGC deberá informar al resto del personal en el caso que existan cambios en estos documentos de origen externo, con el fin de evaluar si estos afectan al Sistema de Gestión de la Calidad implementado. 6.9 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS 6.9.1 En el caso que las modificaciones realizadas a los documentos controlados implique la anulación o sustitución, y además se requiera conservar una copia para cualquier propósito, serán identificados mediante la marca de agua: OBSOLETO en cada una de las páginas del ejemplar. 6.9.2 La responsabilidad de la identificación de los documentos obsoletos es del Representante del SGC, quién resguardará los ejemplares. 6.10 CONTROL DE FORMATOS DE REGISTROS 6.10.1 El Control de los formatos de los registros será llevado a cabo a través del nombre de identificación, además se llevará en archivo magnético las últimas versiones de cada uno de ellos. 6.11 CONTROL DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS CONTROLADOS 6.11.1 Los procedimientos y documentos serán controlados mediante el registro Lista Control de Documentos 6.11.2 Cada vez que se incluya un documento nuevo o se actualice alguno, se actualizará el listado. 6.11.3 Se mantendrá respaldo electrónico semestral o en la medida que existan modificaciones de los documentos vigentes del SGC y sólo podrá acceder a ella el Representante del SGC. 7. REFERENCIAS: No tiene. (Documento extraído de http://isociencias.uchile.cl/ISO%209001_2008/ZP%20OBLIGATORIOS/P01%20Control%20Documentos%20R3.pdf)
