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Manual de Gestión de Comunicación de la empresa Gran G S.R.L
Las premisas de la Comunicación Institucional.
Introducción
Las políticas y objetivos de comunicación constituyen las directrices generales
para la gestión de comunicación en las instituciones y empresas, permite el
intercambio de datos, información, ideas, mensajes, sentidos y significados entre
personas, entre personas y grupos, entre personas y entidades, entre entidades
y al interior de ellas, y entre estas y la sociedad; contribuyen a la articulación, la
interrelación, el diálogo, el debate y la construcción de consenso. Estas se
segmentan de acuerdo a los entornos (internos y externos) de la empresa.
Los procesos comunicacionales son prácticas humanas, grupales,
organizacionales y sociales que se materializan en la producción, la distribución
y el intercambio de contenidos simbólicos, mediante el empleo de diversos
canales y soportes; se desarrollan en contextos determinados e implican
transformaciones en los conocimientos, las emociones, las conductas y las
relaciones de sus actores.
Caracterización de la empresa
La constitución de una sociedad de responsabilidad limitada, que se
rige por lo establecido en la Constitución de la República de Cuba, y
lo regulado en el Decreto- Ley 46 “Sobre las Micro, Pequeñas y
Medianas Empresas”, de fecha 6 de agosto de 2021 del Consejo de
Estado, la legislación complementaria, sus estatutos sociales que
forman parte de la escritura pública y demás disposiciones que sean
de aplicación, conformaron la autorización correspondiente
concedida mediante Aprobación de la solicitud de creación de Micro,
Pequeñas y Medianas.
1
La sociedad Gran G S.R.L. tiene por objeto social:
1. Brindar servicios gastronómicos en actividades de restaurantes,
cafetería, así como de servicios móvil de comidas.
2. Brindar servicios en actividades de bebidas que comprenden la
preparación y el servicio de bebidas para su consumo inmediato en el local.
3. Brindar servicios de suministro de comidas por encargo.
4. Brindar servicios de transporte terrestre de pasajeros.
5. Arrendar viviendas, habitaciones y espacios.
6. Elaborar, conservar y comercializar carne y productos cárnicos.
7. Elaborar, conservar y comercializar frutas legumbres y hortalizas y
productos derivados.
8. Producir y comercializar productos de panadería, vinos, bebidas
malteadas y de malta, lácteos y pastas cocidas.
9. Comercializar alimentos y bebidas, excepto los prohibidos por la ley y los
provenientes de la red de comercio minorista.
10. Brindar servicios de distribución, transportación y entrega de mercancías
provenientes del exterior contratadas a una entidad transitaría estatal.
11. Brindar servicios de admisión, distribución, transportación y entrega de
mercancías no provenientes del exterior.
12. Brindar servicios de peluquería y tratamientos de belleza.
13. Comercializar artículos de perfumería y cosméticos, excepto los
provenientes de la red de comercio minorista.
14. Gestionar bares, discotecas, pistas de baile y organizar cumpleaños,
bodas y otras actividades festivas y eventos permitidos por la ley.
2
Empresas o de Cooperativas No Agropecuarias (CNA) de fecha 8 de abril de 2022, por el Ministerio de Economía y Planificación, cuya
numeración de solicitud es SOL 22003631, que obra en el expediente digital que se incorpora en el archivo informático de este
documento..--------------------------------------------SEGUNDA: Que constituyen una sociedad mercantil bajo la forma de Sociedad de Responsabilidad Limitada, la que se denomina GRAN
G S.R.L, Sociedad de Responsabilidad Limitada, que se rige por los estatutos que se incorporan al final de la matriz de este
instrumento público para que formen parte integrante del mismo, los cuales han sido certificados y firmados por los aquí comparecientes
como prueba de su aceptación y demás disposiciones aplicables. ---Los comparecientes declaran bajo su más estricta responsabilidad que el nombre de la sociedad “GRAN G” no es usado por ninguna otra persona
natural o jurídica de igual o distinta naturaleza.----------
1.1 Políticas y Objetivos de Comunicación
La definición de las Políticas y Objetivos de Comunicación de la empresa, se
delimitan a partir de los objetivos estratégicos de Trabajo para el año 2022-2023
y de las Políticas y Objetivos de Comunicación.
Los procesos de comunicación social, responden, a la conceptualización,
planificación, implementación, control y evaluación de la comunicación
institucional, plasmadas en sus documentos de gestión estratégica e integrada.
Las políticas y objetivos de comunicación constituyen las directrices generales
para la gestión de comunicación en las instituciones y empresas, permite el
intercambio de datos, información, ideas, mensajes, sentidos y significados entre
personas, entre personas y grupos, entre personas y entidades, entre entidades
y al interior de ellas, y entre estas y la sociedad; contribuyen a la articulación, la
interrelación, el diálogo, el debate y la construcción de consenso. Estas se
segmentan de acuerdo a los entornos (internos y externos) de la empresa.
Los procesos comunicacionales son prácticas humanas, grupales,
organizacionales y sociales que se materializan en la producción, la distribución
y el intercambio de contenidos simbólicos, mediante el empleo de diversos
canales y soportes; se desarrollan en contextos determinados e implican
transformaciones en los conocimientos, las emociones, las conductas y las
relaciones de sus actores.
Políticas Generales de comunicación:
1. La gestión de la comunicación se centrarán en garantizar un clima favorable
de trabajo que contribuya a alcanzar los objetivos organizacionales y a
crear una Imagen favorable de la empresa ante sus públicos.
3
2. La Planificación Estratégica de la Comunicación estará encaminada a
establecer un intercambio efectivo entre la organización y su entorno
interno y externo.
3. La dirección de comunicación se subordinará directamente al al Director,
o líder de la empresa.
Políticas de comunicación interna:

La planificación de la comunicación debe ser estratégica y objetiva para
fortalecer la identidad de la organización; consolidar su cultura y lograr una
gestión coherente y eficaz.

La estrategia de comunicación interna debe:

propiciar la esparcimiento
de la historia, de la empresa y sus
proyecciones y estrategia de la organización

permitir a los trabajadores conocer y dominar la Misión y Visión de
la empresa

trabajar por lograr en los trabajadores el sentido de
pertenencia, el compromiso, la motivación y la participación.

lograr una prestación de servicio de calidad y confianza en los
públicos.
Políticas de comunicación externa:

El Dircom será el encargado de elaborar un plan de temas a tratar
por los Medios de Comunicación, teniendo en cuenta las necesidades de
información de la población y la entidad, y sometiendo los mismos a la
aprobación de la Junta de Socios o en su lugar a la administración.

Cuando la prensa solicite tratar un tema fuera del plan establecido
se consultará con el Director General de Comunicacion.

El Dircom de la empresa Gran G será responsable de establecer
estrategias de comunicación efectiva para cada uno de sus públicos externos
identificados: clientes, proveedores, comunidad y Medios de Comunicación
Masiva. La evaluación de dichas estrategias será una responsabilidad del
4
Dircom y de los responsables de cada acción, combinado instrumentos de
medición sistemática (observación y sondeos periódicos), con otros de mayor
profundidad y alcance. (Entrevistas, cuestionarios, diagnósticos).
5
Objetivos Generales de Comunicación:
1. Implantar el Sistema de Comunicación Empresarial (MIPYME) como una forma
de apoyo a todos los procesos en los que la comunicación que incida
directamente.
2. Garantizar la eficacia en la implementación del Sistema de Comunicación
3. Procurar una adecuada preparación de los directivos y ejecutivos en
función de lograr con éxito la implementación del Sistema de Comunicación.
4. Asesorar y controlar la ejecución del Sistema de Comunicación en todas los
establecimientos, en un marco de tiempo establecido.
5. Colaborar para alcanzar la eficiencia en la gestión de la comunicación y la
imagen corporativa, en todas los establecimientos, (Garnish; Ciego de Ávila,
Garnish San Lázaro, Guanabó, e Infanta) a través del trabajo con los públicos
externos e internos.
6. Lograr
la coherencia y efectividad en el 100% de los mensajes comunicativos
emitidos por la Organización a sus diferentes públicos (internos y externos), de
manera que contribuyan a fortalecer la imagen positiva de la misma.
7. Establecer relaciones armoniosas y justas de intercambio con todos los
públicos.
8. Contribuir al fortalecimiento de la identidad y la formación de una imagen
positiva en los públicos internos y externos.
9. Diseñar estrategias de comunicación que tributen al posicionamiento de la
entidad como una Mipyme en proceso de crecimiento, comprometida y eficaz; con
un carácter marcado por la calidad y cuya premisa fundamental será el respeto a
sus clientes.
6
Objetivos de comunicación interna:

Potenciar el flujo de comunicación constante en todas las direcciones.

Aumentar los canales de comunicación para el público interno.

Elevar la motivación y el sentido de pertenencia de todos los
trabajadores, a través de un mayor uso de los mensajes humanos.

Establecer una comunicación efectiva que potencie la participación y el
compromiso laboral en el 100% de los miembros de la organización.

Fomentar estrategias y/o acciones encaminadas a la cohesión grupal, a
través de la participación y la coordinación de actividades entre todos los
miembros de la empresa.

Fortalecer la Imagen positiva de los socios de la empresa.
Objetivos de comunicación externa:

Mantener una comunicación constante con el público externo.

Perfeccionar la retroalimentación para garantizar la coordinación de las
necesidades de información a sus diferentes públicos externos.

Fortalecer la cultura organizacional a partir de un enfoque al cliente, a la
calidad del producto y al servicio.

Estudiar las necesidades de los clientes actuales y potenciales, en aras
de conocer sus deseos y contribuir a ese enfoque al cliente deseado.

Gestionar la capacitación del personal de contacto para establecer, a
través de ellos, un mecanismo de retroalimentación con los clientes en función
de detectar sus necesidades, deseos, criterios, expectativas y sugerencias.

Establecer canales de comunicación efectivos entre la institución y sus
diferentes públicos externos, que permitan el flujo eficiente de mensajes.

Procurar una efectividad en el 100% de los mensajes que se emiten a
7
los públicos externos.

Identificar a través de diagnósticos periódicos, la Imagen externa de la
organización.
8
De la comunicación social en el ciberespacio
El sector empresarial ( Gran G SRL) y demás actores
económicos y sociales, según corresponda, gestionaran los
procesos de comunicación social en el espacio público
digital, y son responsables de los contenidos que
generan y socializan en esas plataformas
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
9
3.3.2 Capítulo 2: Estructura Organizacional de Comunicación
La estructura de comunicación de la organización queda definida y plasmada en el organigrama
institucional. La estructura, por designación de una de las políticas de comunicación anteriormente
citadas, se subordina directamente el
A la Junta de Socios.
CREAR ESTRUCTUR
Estructura Organizacional de Comunicación
La estructura de comunicación de la organización queda definida y plasmada en el organigrama
institucional. La estructura, por designación de una de las políticas de comunicación anteriormente
citadas, se subordina directamente el
departamento de RRHH e indirectamente el Director General.
10
11
3.3.2.1 Dirección de comunicación: el Dircom
En el caso particular de la empresa, debido a la compleja y amplia estructura
organizacional, se crean homólogos de comunicación representados por los
admón. de cada establecimiento, con el objetivo de velar por el cumplimiento de
lo acordado en la junta General Administrativa.
Esta responsabilidad se asume por los Administradores de cada
establecimiento, quienes coordinaran directamente al Dircom (Director de RRHH
y Comunicación de la empresa), e indirectamente al Director General Se
delimita, entonces la misión, funciones, facultades y responsabilidades del
Dircom y sus homólogos.
Misión:
Gran G S.R.L se distingue por la diversidad de servicios que oferta en la gastronomía, en el
comercio y otros servicios complementarios, con una cultura del detalle que garantiza el
disfrute, bienestar y satisfacción de los clientes.
Visión:
“Contribuir a la gestión estratégica de la comunicación en la organización
que respalden el logro de sus políticas, en todos los servicios que brinden.
Facilitando la comunicación entre la empresa y sus diferentes públicos;
promover tanto los como el sentido de pertenencia, la cohesión interna, la
motivación y el compromiso laboral”.
Funciones:

Colaborar en el diseño del Sistema de Comunicación Empresarial de Gran G.
Presentar para su aprobación a la junta de socios

Implantar el Sistema de Comunicación.
12


Evaluar el cumplimiento del Sistema de Comunicación.
Efectuar periódicamente diagnósticos sobre el funcionamiento e impacto
del Sistema de Comunicación.

Elaborar planes de acción para solucionar las deficiencias detectadas en
los diagnósticos sobre el Sistema de Comunicación.

Estudiar nuevas formas y alternativas para hacer más efectiva la
comunicación en la organización.

Participar en el proceso de la elaboración del Plan de Comunicación de la
empresa, y en la definición del presupuesto de comunicación.

Informar a la Junta de Socios de la empresa los resultados y deficiencias en
el proceso de implantación del Sistema de Comunicación, así como los planes
de medidas a implantar.
Otras funciones:

Garantizar la coherencia de los mensajes emitidos por la organización a
todos sus públicos.

Desarrollar y fortalecer los procesos de formación y consolidación de la
identidad corporativa.

Gestionar la imagen corporativa.

Facilitar las relaciones entre Directivos y subordinados, así como entre el
público interno y externo.

Desarrollar estrategias, planes y/o acciones de comunicación que
potencien:
-
Cohesión grupal y compromiso laboral.
-
Sentido de pertenencia, motivación y participación.
-
Integración al entorno interno y adaptación al externo.

Otras funciones designadas por el Director General de la empresa,
relacionadas con la comunicación.
Facultades:
13

Hacer sugerencias a
la Dirección
General sobre el Sistema de
Comunicación Empresarial.

Proponer a la Dirección General de la empresa, la organización y ejecución
de actividades de comunicación.

Autorizar gastos originados en su Departamento, hasta lo concretado por la
Dirección General.

Acceder a todo tipo de información y documentación existente en la
organización, que sirva para comunicar cualquier tipo de actividad o
servicio hacia lo interno o externo de la misma.

Representar a la organización ante los Medios de Comunicación Masiva.

Ejercer la dirección de su equipo de comunicación y adoptar decisiones
que afecten a los departamentos, especialmente en caso de emergencia, dando
cuenta inmediatamente a la Dirección General.

Conceder permisos a sus empleados, dentro de los límites establecidos por
la empresa.

Proponer a la Dirección General para su aprobación:
-
el Sistema de Comunicación Empresarial.
-
el Cronograma General para la implantación del Sistema de
Comunicación Empresarial.
-
la misión, funciones, facultades y responsabilidades del Dircom,
-
las políticas, estrategias, planes y/o acciones de comunicación para la
empresa.
-
los diagnósticos de comunicación y Manuales de Gestión de
Comunicación y de Identidad Corporativa.
-
el presupuesto del Sistema de Comunicación para el período.
Responsabilidades:
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
Cumplir los objetivos y planes de trabajo establecidos.

Tener una rápida y fluida comunicación con la Dirección General, así como
con el resto de las jefaturas y empleados de la organización.

Propiciar un buen clima de trabajo entre sus empleados y con el resto de la
organización.

Mantener la suficiente discreción en todas las actividades que realice su
equipo de comunicación.

Utilizar y explotar todas las posibilidades técnicas concedidas a su equipo,
para así rentabilizar su gestión empresarial.

Gestionar la comunicación con todos sus públicos.

Validar, diseñar y ejecutar todas las investigaciones realizadas sobre el
Sistema de Comunicación Empresarial.
Capítulo 3: Mapa de Públicos
En este capítulo del Manual se especifica la caracterización del público interno
y externo de la organización. Se ubican además, los canales y mensajes de
comunicación usados para el contacto con los mismos; así como una
descripción de las relaciones de la organización con dichos públicos
3.3.3.1 Caracterización del público interno
La caracterización del público interno encierra: nombre, edad, CI, sexo, cargo y
categoría ocupacional, información confidencial no referenciada. A continuación
solo se expondrán los totales y su distribución por entidades.
15
16
17
3.3.3.1 Caracterización del público interno
La caracterización del público interno encierra: nombre, edad, CI, sexo, cargo y
categoría ocupacional, información confidencial no referenciada. A continuación
solo se expondrán los totales y su distribución por entidades.
F
M
Nivel
Técnico Medio
Superior y
Preuniversitario
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Secundaria Primaria
Canales
En el diagnóstico se identificaron como canales de comunicación internos: Directo
cara a cara (Matutinos, asambleas, reuniones), teléfono, correo y mural. Luego de
la actualización de esta información, se listaran estos y nuevos canales citados
por los sujetos. Los canales se ordenan de acuerdo a su protagonismo, uso y
efectividad en la entidad.
% según los
Posición Canal
1
diagnósticos
Directo (cara a cara en
Asambleas:
despachos, Consejos de
Dirección, asambleas, reuniones y
matutinos)
2
Teléfono
3
Documentos escritos
4
Correo electrónico
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Resulta necesaria la elaboración y utilización de nuevos canales de
comunicación en la organización, porque en una entidad tan grande no basta
con 5 canales principales para la comunicación con el público interno.
Canales preferidos por la Dirección de la entidad para dirigirse a los
trabajadores:
Los directivos prefieren para el contacto con sus subordinados los canales
directos, la comunicación oral: encuentros matutinos , asambleas de servicio,
reuniones y despachos. Aunque también la utilización de otros como el teléfono y
los documentos escritos.
Canales utilizados por los trabajadores para dirigirse a la Dirección de la
entidad:
Los trabajadores, para el contacto con los directivos, utilizaran los canales
directos de comunicación, y además el teléfono/planta, por las características
estructurales de la entidad.
Los espacios formales establecidos por la Dirección para el contacto con los
trabajadores son:

Asambleas de Servicio

Consulta directa con la Administración o el Director; (para esta consulta
lo adecuado sería pedir un despacho con el Director, se utilizara sin formalidad

Despacho con el Director

Junta de Administrativa (se celebra todos los lunes y el trabajador que lo
desee puede participar. Si lo prefiere y es lo correcto, el trabajador puede
comentar con su jefe inmediato superior (Administrador de la unidad) su inquietud
y este ventilarla en la Junta)
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
Encuentros (todos los lunes se celebran encuentro con un componente
organizativo. Aunque, siempre se destina un espacio para atender las
inquietudes de los trabajadores y dar informaciones generales de la semana

Consejos de Dirección (una vez al mes)

En el caso de los trabajadores de las Unidades: deberán dirigirse a su
jefe inmediato superior o Director, ante cualquier situación, y si este no
puede dar respuesta a su inquietud colegiar con el Director General un despacho
para el trabajador.
21
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Canales para las unidades y el contacto con la Empresa:
Las Unidades utilizaran el contacto con la Empresa, vía teléfono, canal que
emplean fundamentalmente para asuntos inmediatos y urgentes; y las
comunicaciones cara a cara en las reuniones convocadas (una vez al mes o
semanal) y visitas a la Empresa.
Mensajes
Los mensajes internos deben contribuir al logro eficiente y rápido de los
objetivos empresariales. Además deben encaminarse al conocimiento de la
historia, misión, visión y proyecciones estratégicas de la organización.
Un trabajador que conozca y domine la historia de su organización es
un trabajador comprometido y partícipa de los procesos que se desarrollan en la
empresa
Estas informaciones son importantes pues mantienen con vida a la
organización y favorecen el cumplimento efectivo de su objeto social. Sin
embargo, resulta igualmente importante la circulación de mensajes de estímulo,
felicitación y homenaje. Los mensajes humanos estimulan a los trabajadores,
favorecen la cohesión grupal, el sentido de pertenencia y la participación. Esto
contribuye a la creación de un clima de trabajo favorable y positivo.
Los mensajes transmitidos de la Dirección General a los trabajadores, deben
ser objetivos, oportunos y claros. Además deben evitar ambigüedades,
repetición y omisión de contenido necesario para la comprensión del mensaje.
En situaciones de crisis las informaciones deben ser manejadas con mucho
cuidado, ofreciendo solo la información necesaria. Estas informaciones deben
emitirse por fuentes confiables (directivos), de forma segura, clara, oportuna y
concisa. Evitando así, el rumor y transmitiendo confianza y seguridad ante el
manejo de dichas crisis.
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Las comunicaciones en la entidad deben fomentar el trabajo en equipo y la
cohesión grupal. También deben promover y proyectar una imagen institucional
acorde al concepto de comunicación que se desea posicionar en la mente de
los públicos: “Accesibilidad, Calidad, respeto al publico”
Además la totalidad de los mensajes emitidos deben circular por varios canales
de comunicación, para que las informaciones lleguen a todos en el menor
tiempo.
Personal autorizado para emitir mensajes a los trabajadores:
Según los entrevistados, todos los directivos (Director general, Administrador
general y socios) están autorizados para emitir mensajes a los trabajadores de
su instalación. Solo el Director General y Administrador general de la empresa
puede emitir mensajes a cualquier trabajador, pertenezca o no a la Empresa.
Cuando un directivo (Administrador) desee enviar informaciones generales y no
vinculadas directamente a su contenido de trabajo, a trabajadores ajenos a su
departamento; debe primeramente consultarlo con el, Administrador general del
departamento al que desea dirigirse.
Los mensajes emitidos pueden ser sobre cuestiones laborales, normativas y
formas de hacer el trabajo, y estimulaciones y felicitaciones. Los mensajes
igualmente deben ser claros, precisos y oportunos, y deben circular por los
canales de comunicación idóneos, de acuerdo al contenido y el objetivo del
mensaje.
Flujos de comunicación:
Los flujos de comunicación prevalecientes en la entidad, para el óptimo
funcionamiento de una organización deben coexistir equilibradamente tanto
flujos horizontales como verticales.
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Las comunicaciones horizontales se emplearán para desarrollar las
comunicaciones entre direcciones administrativas, áreas y grupos; fomentando
el intercambio entre los sujetos para la elaboración de proyectos comunes. Los
flujos horizontales mejoran el desarrollo organizativo. Al conocerse los
trabajadores, se fomentan las relaciones interpersonales, lo que favorece la
cooperación, coordinación, cohesión, y participación.
Los flujos verticales descendentes se utilizarán mayormente, para enviar
instrucciones laborales, directivas, normativas, circulares, resoluciones, notas
informativas, procedimientos, e instrucciones, de la Junta de Socios
hacia
los trabajadores. Deberán poseer casi siempre un contenido de trabajo, aunque
también felicitaciones, reconocimientos y estímulos.
Los flujos descendentes fortalecen los roles jerárquicos; y aportan mayor
credibilidad y confianza a la información. Además aseguran la transmisión y
entendimiento de los principios, objetivos y metas instituciones; y favorecen y
hacen operativa la comunicación.
Los flujos ascendentes se utilizarán para que los trabajadores transmitan sus
sugerencias, opiniones, proposiciones, reclamaciones e inquietudes a los
directivos. Estos flujos propician la participación en la toma de decisiones y
favorecen la interacción entre directivos y subordinados. De esta forma se
estimula la diversidad de criterios, así como la búsqueda de un consenso y de
potencialidades ocultas. Indican también el nivel de recepción y comprensión
de los mensajes, y buscan la retroalimentación
2 Caracterización del público externo
La caracterización de los públicos externos de la organización se asumirá a
partir de la identificación de los mismos (en orden de importancia para la
empresa). En este sentido se identifican como públicos externos de Acopio:
proveedores, clientes, comunidad y Medios de Comunicación Masiva.
Proveedores:
25
La organización cuenta actualmente con un total de 289 proveedores
distribuidos en todos los municipios de la provincia de Villa Clara, y algunos en
otras provincias. De ellos 272 son Formas Productivas, 2 son entidades de
Porcino, 6 Empresas Agropecuarias, 2 Mayoristas de Alimentos y
aproximándome 7 entidades secundarias que le suministran accesorios para el
transporte y los insumos necesarios para desarrollar su objeto social. Estas
últimas no son proveedores estratégicos de organización, pero sin sus insumos
sería imposible desarrollar eficazmente el objeto social de la entidad.
A continuación se listan estos en orden de importancia para la organización,
siendo los 3 primeros los de mayor importancia para la entidad por los
volúmenes de materias primas que le suministran:
1.
Formas
Productivas:
suministradoras
de
alimentos
y
productos
agropecuarios.

CCS (193), UBPC (32), CPA (28), Granjas urbanas (169),
Cooperativas (3). Estas formas productivas igualmente están ordenadas de
acuerdo a su importancia para la organización.
26
2.
Porcino: carne de cerdo para consumo interno y la venta en los mercados.
3.
Empresas Agropecuarias: suministradoras de alimentos y productos
agropecuarios.

UNA, Acopio Ciego Ávila, Industria Santi Spíritu (ajo), y 3 empresas
agropecuarias en diferentes municipios.
4.
Empresa Mayorista de Alimentos (2): suministradoras de alimentos y
productos agropecuarios.
5.
Entidades secundarias que le suministran accesorios para el transporte y
los insumos necesarios para desarrollar su objeto social (7): EISA Centro,
Sociedad Mercantil de Almacenes Universales, GEOCUBA Villa Clara- Santi
Spiritu, Empresa Forestal, Divep, Desoft, Zaza.
Relaciones con los proveedores:
Las relaciones con los proveedores son justas y honestas. Mediadas por un trato
especial y reconocimientos morales, por ejemplos días festivos.
Los futuros contactos además, deberán estar encaminados a conocer las
tendencias en la producción, la calidad de los productos, la satisfacción con los
pedidos y lo pagos, las tendencias en el mercado que perjudiquen o favorezcan
las relaciones comerciales, las nuevas vías para la comunicación. Se busca
con estas acciones la creación de relaciones de fidelidad y compromiso, a fin
de lograr llevar un producto de calidad al pueblo.
La redacción y envío de la Carta de Intención de Negocios a todos los
proveedores puede ser una de las acciones adicionadas al plan. Igualmente
sería oportuno estrechar más las relaciones existentes, a través del envío de
cartas de felicitación en fechas especiales, invitaciones a eventos de la entidad,
comunicaciones frecuentes por correo, teléfono y contactos personales.
27
Clientes:
Los clientes son numerosos, por el impacto y la necesidad de su objeto social.
Sin embargo, aquellos priorizados, en orden de importancia para la entidad son:
1.
ITH
2 . R e d de mercados agropecuarios
2.
Industrias de Conservas del país (piña, tomate, col, pepino, guayaba,
fruta bomba, otros)
4.
MINCIN (Frijol de las bodegas)
5.
Porcino (maíz para la comida animal)
6.
Comercio y Gastronomía (productos agropecuarios)
7.
Terceros (productos agropecuarios)
Relaciones con los clientes:
Los clientes constituyen la razón de ser de la organización, y las relaciones con
ellos se priorizan. Actualmente se mantienen una comunicación constante
basada en un trato amistoso y especial.
La empresa debe prestar atención al establecimiento de relaciones duraderas
con sus clientes más asiduos y los de mayor volumen de ventas. En este
sentido, se realizará un seguimiento a aquellos pertenecientes a sectores
priorizados en los que la empresa tenga especial interés; y marquen como
clientes potenciales.
De forma similar a los proveedores, se estrecharán los vínculos con los clientes
a través de contactos frecuentes (teléfono, correo y personal), entrega de la
Carta de Intención de Negocios, y el envío de felicitaciones en fechas
especiales.
28
Medios de Comunicación Masiva:
Los Medios de Comunicación Masiva constituyen una importante herramienta
de promoción e imagen, aunque en el contexto cubano la mayoría de las
emisiones mediáticas referentes a las organizaciones, deben tener un carácter
eminentemente social. Por tanto, el reto se encuentra en utilizar esta poderosa
arma para la opinión pública y la reputación corporativa, sin perder de vista los
intereses sociales e institucionales.
En los Medios deben evitarse las citas con nombres de proveedores y clientes,
por una cuestión ética. Tampoco se declararán las cifras exactas, sino se
comentarán de manera general, en por cientos o aproximaciones relativas a lo
que importa en beneficio social.
El portavoz, por decisión unánime deberá ser el Director de comunicación o en
su lugar el designado por la empresa, este se encontraría plenamente facultado
para intervenir en los Medios. Debe prestarse atención a dos momentos claves:
antes y durante la intervención:
Antes de la intervención el portavoz (Dircom, Director General, o ambos) debe
facilitar al periodista datos generales de la entidad que respondan a los interese
del medio y la organización y debe conocer a plenitud:

El medio/sección/programa en que va a salir y a audiencia a la que
se dirige.


El horario o fecha de la salida al aire o publicación de la noticia.
Las características del medio y del periodista: prestigio, temas que trata,
preguntas.

Los motivos de la intervención, para preparar bien el tema, y de ser posible
coordinar un ensayo con las posibles preguntas y respuestas.
Durante la intervención el portavoz debe:

Ser claro, conciso y objetivo.
29


Impedir que se le atribuyan palabras o frases que no ha usado.
Responder sobre temas en los que no tenga una afirmación certera,
siempre debe decir la verdad.

Impedir las discusiones con el periodista, mantener una actitud colaborativa
y positiva.

Actuar con espontaneidad y fluidez.

Ser directo y preciso, responder solo a las preguntas que se le hagan.

Emplear un lenguaje sencillo y asequible al público del programa.

Evitar nerviosismos y miedos que afecten el desarrollo del discurso.

Destacar y reiterar, de ser necesario, las ideas claves del discurso.
30
31
32
33
34
35
Comunidad:
La comunidad constituye el público externo más cercano y a la vez más distante
de la entidad. Sus miembros necesitan una integración más frecuente con la
organización. Por su compleja estructura, la institución está sitiada por diversas
comunidades, todas con diferentes características y necesidades. Esto dificulta sus
relaciones con este público externo.
Actualmente, las relaciones con la comunidad se mantienen a través de la contratación
de personal y la contribución a proyectos locales tales como:
guardado de equipos de trabajo en los locales, prestación de locales para reuniones y
elecciones.
Se ayuda también con el apadrinamiento al h o g a r m a t e r n o de la comunidad.
La entidad debe fomentar más vínculos con este tipo de público externo tan importante.
Como acciones para alcanzar este fin se pueden entregar donaciones y productos a
la comunidad, colaborar con entidades colindantes para la organización de eventos
benéficos, y ejecutar acciones de impacto en la comunidad; además de estar
en contacto permanente con líderes formales de la comunidad (Delegado, presidente
CDR).
Durante la realización de estas acciones, la organización debe procurar una cobertura
de los Medios, mostrándose como una entidad comprometida y socialmente responsable.
36
.
37
Capítulo 4: Acciones para implementar el Sistema de Comunicación
Empresarial
Las acciones para la implantación del Sistema de Comunicación se ajustan a
las características de la empresa y de sus públicos según diagnóstico;
asumiendo los resultados de la actualización de los diagnósticos; las políticas y
objetivos de comunicación.
Acciones:
Comunicación Interna:
Confección y socialización del MC:
Promoción de la Nueva Identidad Corporativa:
1. Socializar información sobre: nueva identidad corporativa de Gran G y
Garnish con los elementos del perfil empresarial (misión, visión, objeto social)
2. Instaurar los colores corporativos y la nueva identidad visual en todas las
instalaciones de de Gran G y Garnish.
3. Diseñar e implementar de manera inmediata los objetivos de trabajo.
Mensajes Humanos y clima interno:
1. Realizar reconocimientos y estimulación a los trabajadores destacados
buen desempeño laboral, u otra tarea importante realizada.
2. Publicar en diferentes formatos los nombres de los compañeros destacados y
homenajeados por la entidad con motivo a: cumpleaños, la participación en
algún evento relevante, sobrecumplimiento del plan, buen desempeño laboral, u
otra tarea importante realizada.
3 . El Director Administrativo debera enviar cartas personales en cada una de
estas situaciones:
38
-
Al efectuarse un reconocimiento por una actuación sobresaliente de un
trabajador o del colectivo laboral ante alguna tarea.
-
Como resumen al finalizar el año.
-
Cada aniversario de la empresa.
4. Fomentar el trabajo en equipos y grupos multidisciplinarios, a partir del
fomento de la gestión por procesos.
5. Diseñar e implementar el Manual de Acogida para los nuevos
trabajadores. (Plan de Superación)
Canales, espacios y retroalimentación:
 Crear e implementar nuevos canales y espacios de comunicación interna
como pueden ser: crear la página web institucional, determinar un día
al mes para que la dirección atienda las preocupaciones y sugerencias
del público interno, hacer carteles, sueltos y plegables para promocionar
actividades e informaciones institucionales.
 Utilizar varios canales de comunicación para diseminar la información
más importante, según el público al que se dirige y las ventajas y
desventajas del canal.
 Realizar charlas
y capacitaciones sobre temas de acciones de
relaciones públicas con el público externo; identificación y
esclarecimiento de algunos elementos de identidad e imagen corporativa.
 Intercambiar y dialogar con los trabajadores de lo debatido en el
Consejo de Dirección, y relativo a su contenido de trabajo.
39
Comunicación externa: Nueva identidad corporativa:
 Colocar un Cartel con el nombre y logo de la empresa en la entrada de
cada estab le cimie to

Diseñar y colocar carteles externos con la misión, visión, objeto social y
nueva identidad visual
Generales:
1. Estudiar periódicamente las necesidades de comunicación de los públicos
externos de la empresa, y darle cauce a las inquietudes que se diagnostiquen.
2. Realizar estrategias de comunicación coherentes con el concepto de
comunicación y la nueva identidad corporativa.
Mensajes Humanos:
. El Director General debe enviar felicitaciones, tarjetas y reconocimientos a los
clientes y proveedores en caso de:
-
Aniversarios
-
Año nuevo
-
Promociones
-
Día de los trabajadores
. Invitar a miembros del público externo a actividades de la organización.
Clientes:
40
. Coordinar estrategias de comunicación encaminadas a fortalecer la cultura
organizacional desde un enfoque al cliente.
. Redacción y envío de la Carta de Intención de Negocios (proveedores)
. Realizar capacitación con el personal de contacto para que detecten las
necesidades de los clientes.
. Hacer un seguimiento constante a los clientes de la empresa en aras de
estar conocer los de mayor volumen de ventas, los asiduos, y los clientes
potenciales.
Comunidad:
. Realizar acciones de impacto en la comunidad.
. Realizar saneamientos y trabajos voluntarios en la comunidad.
. Realizar, en la medida de lo posible compras a proveedores locales.
.Efectuar convenios con otras entidades colindantes para hacer donaciones
(productos) y eventos benéficos en la comunidad.
. Participar en las Asambleas de Rendición de Cuentas del delegado.
. Establecer un contacto al mes con el Delegado o el Presidente de CDR de la
comunidad para canalizar sus inquietudes.
. Realizar convenios de cooperación y patrocinio a escuelas de la zona.
41
3.3.4.1 Evaluación del Plan de Acciones
El control y evaluación del Plan de Acciones deberá ser una tarea permanente,
dónde se combinen instrumentos de medición sistemática (observación y
sondeos periódicos), con otros de mayor profundidad y alcance (Entrevistas,
cuestionarios, diagnósticos). Esto constituye una responsabilidad del Dircom.
Deberá mantenerse un seguimiento del cumplimiento de las acciones a través
de los Consejos de Dirección de socios y encuentros similares, donde será
incluido este análisis como un punto dentro del orden del día. La evaluación final
del plan de acciones, le corresponde al Dircom. Este se apoyará en los
responsables de cada acción, quienes redactarán un informe donde se evalué
la realización de las mismas y que quedará archivado para la evaluación final de
la administración.
El Plan de Acciones se evaluará además de las siguientes formas:
-
A través del cumplimiento de los objetivos de cada acción, y de los
objetivos de comunicación trazados..
-
Mediante la realización y el cumplimento de las acciones
-
A través de la aplicación de encuestas y entrevistas a los diferentes
públicos, permitiendo medir la efectividad e impacto de las acciones.
5: Presupuesto de Comunicación
Anualmente la empresa planifica su presupuesto, dentro de esta planificación
se destina un acápite para la gestión de comunicación, denominado
“Presupuesto de Comunicación”. Para el 2022 -2023 se ha consignado un
monto total de: --------------42
Asimismo existe otro acápite dentro del presupuesto general, nombrado
“Capacitación”, este también es utilizado para la realización de acciones de
comunicación.
De manera general, además del presupuesto por acciones de comunicación
citado en el cronograma; el presupuesto de comunicación de la empresa debe
considerar los siguientes aspectos:

Ferias, eventos y otras actividades.

El envío de postales, cartas y reconocimiento a miembros de sus
diferentes públicos. (Aunque muchas las puede envira vía correo y hacer así un
gasto mínimo de dinero)

Accesorios
diseñados según la identidad corporativa de la empresa
(pulóveres, llaveros, gorras, ceniceros, otros) para fechas festivas de la
organización (Aniversario de la Organización, o de algún cliente y proveedor
importante, Día de la Mujer, 1 de Mayo, Triunfo de la Revolución, otros eventos),
y considerando no solo público interno sino algunos miembros del público
externo como: proveedores más importantes, clientes de mayor volumen de
ventas, miembros de la comunidad.

Inserción en Medios Promocionales: revistas especializadas de la
gastronomía u otras líneas relacionadas con el objeto social empresarial,
publicaciones de negocios)

Acciones de promoción: plegables, carteles, gigantografía, vallas,
sueltos, suvenires, etc.

Comunidad: donaciones o actividades recreativas que incluyan a
comunidad.

Campañas, jornadas y estrategias de comunicación.
43
la
44
Manual de Diseño
Slogan:…Al alcance de todos
45
Capítulo 2:
Cuadro
Dirección
General
Dirección Adjunta
Seguridad y
Auditoría
Protección
jurídica
Dirección
Dirección
Direcció
Técnica
Contable
n
y
Recurso
Financier
s
a
Human
Dirección de
Comunicació
n
os
46
Actividad
Dirección Puesto
Mando
13
47
Carta de Intención de Negocios, y el envío de felicitaciones en fechas
especiales.
10. El Director General debe enviar cartas personales en cada una de estas
situaciones:
-
Al producirse un ascenso.
-
Al efectuarse un reconocimiento por una actuación sobresaliente de un
trabajador o del colectivo laboral ante alguna tarea.
-
Como resumen al finalizar el año.
-
Cada aniversario de la empresa.
-
Al jubilarse un trabajador.
11. Fomentar el trabajo en equipos y grupos multidisciplinarios, a partir del
fomento de la gestión por procesos.
12. Diseñar e implementar el Manual de Acogida para los nuevos
trabajadores.
Canales, espacios y retroalimentación:
13. Crear e implementar nuevos canales y espacios de comunicación interna
como pueden ser: crear grupos de wASHT la página web institucional,
determinar un día al mes para que la dirección atienda las preocupaciones y
sugerencias del público interno, hacer carteles, sueltos y plegables para
promocionar actividades e informaciones institucionales.
14. Utilizar varios canales de comunicación para diseminar la información
más importante, según el público al que se dirige y las ventajas y desventajas
del canal.
15. Realizar charlas y capacitaciones sobre temas de comunicación
diagnosticados de deficientes durante la investigación: Liderazgo, concepción de
comunicación; caracterización, uso e importancia de los indicadores de la
comunicación institucional; acciones de relaciones públicas con el público
externo; identificación y esclarecimiento de algunos elementos de identidad e
imagen corporativa.
16. Intercambiar y dialogar con los trabajadores de lo debatido en el Consejo
de Dirección, y relativo a su contenido de trabajo.
Otras
17. Confeccionar Manual de Comunicación para tiempo de crisis
(+53) 78744467
MiPYME Gran G S.R.L
grang.srl@gmail.com
Calle San Lázaro No.882 bajos e/ Marina y Soledad, Centro Habana, La Habana, Cuba
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