PROCEDIMIENTO DE DOTACION, USO Y DEVOLUCIÓN DE ROPA DE TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE DOTACION, USO Y
DEVOLUCIÓN DE ROPA DE TRABAJO
Código:
Fecha: 23 11 2020
1. OBJETIVO
Normar las disposiciones y procedimientos para la selección, uso y mantenimiento de
ropa de trabajo, determinando las características que deben cumplir, conforme a la
identificación y evaluación de riesgos, además de establecer las políticas y
procedimiento que permita regular y estandarizar el uso adecuado de los uniformes de
todos los colaboradores de la empresa, desde la coordinación de la confección hasta la
entrega y control de estos.
2. GENERALIDADES

FINALIDAD: Normar y controlar el uso de uniformes y/o prendas de vestir del
Personal de Autoridad

APROBACIÓN : Gerente

RESPONSABILIDAD DE EJECUCIÓN : Dirección de Talento Humano, Dirección
de Seguridad

CONTROL: Dirección de Talento Humano, Seguridad ocupacional supervisores de
áreas

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN: Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de
Talento Humano.
3. ALCANCE
Aplica a todo el personal que labora en la empresa XXXXXXXXXX, Señores y
señoritas que realicen prácticas estudiantiles, pasantías y prácticas preprofesionales.
4. USO DE PRENDAS DE VESTIR DURANTE LA JORNADA LABORAL
En virtud de las diferentes actividades que desarrollan los servidores de la entidad,
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se han definido tres (3) tipos de uniformes:
ADMINISTRATIVOS: El personal que no ingrese a planta ejemplo (Contabilidad)
ADMINISTRATIVOS – OPERATIVOS: Personal que por su actividad debe ingresar a
planta de producción y a Bodega
OPERATIVOS: Personal que realiza sus actividades en la planta de producción y/o
Bodega
a) El personal de la empresa XXXXXXXXX recibirá cada año las prendas de vestir
como uniforme para desempeñar las funciones de servidores de la entidad, en los
colores y modelos establecidos. El inicio de la vigencia del uso de los uniformes
será desde la fecha que las Autoridades lo determinen.
b) El uso del uniforme con todas las piezas que lo constituyen, es obligatorio
de lunes a viernes, durante la jornada de trabajo, según detalle
proporcionado por la Dirección de Talento Humano, de igual forma el
personal que cumple turnos rotativos o jornada especial portará el uniforme
en su horario de trabajo.
c) En caso de deterioro o pérdida total o parcial de los uniformes, el colaborador
deberá reponerlos, bajo las mismas características de la prenda a sustituir,
reposición que deberá realizarse de preferencia con el proveedor, con la finalidad
de garantizar la homogeneidad de los uniformes. Para esto tendrá un plazo
máximo de 30 días, contados a partir del día que notifique el hecho a su Jefe
inmediato y Dirección de Talento Humano, tiempo en el cual no se aplicará la
sanción correspondiente que dispone este instructivo. Los gastos que se
ocasionaren serán por cuenta del servidor (a).
d) Los servidores que se hallaren en circunstancias de duelo ante el fallecimiento de
parientes contemplados hasta el segundo grado de consanguinidad y segundo de
afinidad, podrán usar trajes de luto por un período de tres meses, previa la
autorización de la Dirección de Talento Humano quien a su vez, notificará al Jefe
inmediato superior del servidor afectado. Pasado este período, el uso del uniforme
será obligatorio.
e) La servidora que se encontrare embarazada deberá oportunamente adquirir las
telas y procurar que su confección, colores y textura sea la más cercana al
modelo original del uniforme,
una vez concluido el período de gestación, la
entidad otorgará las prendas de vestir del uniforme institucional para su uso, por
el tiempo que restare como vigencia del mismo.
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f) Credencial de identificación forma parte del uniforme, por tanto su uso es obligatorio.
g) Para aquellos servidores contratados bajo cualquier modalidad laboral, (contrato
de servicios ocasionales, contratos profesionales, contratos código de trabajo,
nombramiento provisional) que no reciban las prendas de uniforme, deberán usar
prendas de vestir acordes a las proporcionadas por la entidad al personal.
h) Los señores/señoritas que realicen Prácticas Estudiantiles en la entidad, deberán
utilizar el uniforme de parada que sus establecimientos educativos han dispuesto
como prenda oficial.
i) Los señores/señoritas que realicen Pasantías o Prácticas Pre-Profesionales en la
entidad, deberán usar prendas de vestir tipo formal, y ajustarse a las
prohibiciones establecidas en el presente documento.
5. Características de los Uniformes laborales industriales
La ropa debe mejorar las condiciones de los trabajadores, evitando daños físicos o
accidentes de trabajo. Escoger el mejor uniforme garantizará esa seguridad, a la vez
que hará incrementar la productividad empresarial al tener a los trabajadores más
protegidos.
Los requerimientos principales que deben tener estos uniformes son los
siguientes:
– Protección máxima en todas las partes expuestas a posibles lesiones durante el
desarrollo de la actividad laboral.
– Los tejidos de la ropa laboral debe deben ser resistentes para evitar que el
uniforme se desgaste o se rompa dependiendo de la actividad a realizar
6. PROHIBICIONES




Alterar el modelo de los uniformes o accesorios
Utilizar accesorios como: correas, cinturones o apliques en colores no acordes al
definido para el uniforme.
Alterar el orden fijado en el cronograma para uso del uniforme y su
correspondiente combinación de acuerdo a instrucciones dispuestas por la
Dirección de Talento Humano
Está prohibido al personal utilizar el uniforme fuera de los días y horarios de
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
trabajo establecidos, para otros fines que no sean los de sus respectivas
funciones, como actos sociales personales o privados.
Se prohíbe el uso de prendas consideradas inadecuadas para la jornada laboral
como:
o
Prendas apretadas.
o
Corbatas con muñecos o similares.
o
Escotes pronunciados.
o
Medias blancas o beige en los hombres.
o
Zapatos sin lustrar.
o
Pantalón de mezclilla (Blue Jeans)
o
Zapatos de lona o tenis.
o
Zapatillas o sandalias
7. CONTROL
a)
b)
c)
Es responsabilidad y obligación de los Jefes y Directores , velar por el fiel
acatamiento de las disposiciones contenidas en este documento y reportar por
escrito a la Dirección de Talento Humano las novedades que ocurran al respecto.
La Dirección de Talento Humano, efectuará controles periódicos sin previo aviso,
para lo cual certificará conjuntamente con los Jefes de Unidades, las novedades
encontradas a fin de proceder a la sanción contemplada en este Instructivo.
Así mismo se faculta a los Responsables de Seguridad Integral de Autoridad para
que instruyan a los Guardias que controlan los principales accesos a las
dependencias de la Institución, para que tomen nota e informen a su superior
sobre el personal que no ingrese debidamente uniformado, teniendo autorización
para requerir y registrar el nombre y la Dirección Administrativa donde labora.
d)
8. SANCIONES Y PROCEDIMIENTOS
De acuerdo al artículo 42 de la LOSEP, se considera faltas disciplinarias aquellas
acciones u omisiones de las servidoras o servidores públicos que contravengan las
disposiciones del ordenamiento jurídico vigente.
CLASIFICACION DE FALTAS
Para efectos de la aplicación del Régimen Disciplinario, las faltas se clasifican en leves y
graves.
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a)
Faltas leves.- Son aquellas acciones u omisiones realizadas por descuidos o
desconocimiento leves, siempre que no alteren o perjudiquen gravemente el
normal desarrollo y desenvolvimiento del servicio público.
Se considera falta leve el uso indebido o no uso del uniforme.
Las faltas leves darán lugar a la imposición de sanciones de amonestación
verbal, amonestación escrita o sanción pecuniaria administrativa o multa.
b)
Faltas graves.- Son aquellas acciones u omisiones que contraríen de manera
grave el ordenamiento jurídico o alteren gravemente el orden
institucional…/… (art. 42, literal b).
La reincidencia del acometimiento de faltas leves se considerará falta grave.
Las faltas graves darán lugar a la imposición de sanciones de suspensión o
destitución, previo el correspondiente sumario administrativo.
En todos los casos, se dejará constancia por escrito de la sanción impuesta en
el expediente personal de la servidora o servidor.
6.2 CLASIFICACION DE LAS SANCIONES
a) Amonestación Verbal
b) Amonestación Escrita
c)
Pecuniaria Administrativa
d) Suspensión Temporal sin goce de remuneración; y
e) Destitución
La definición de cada una de las sanciones se encuentra determinadas en la
Sección Segunda del Capítulo Quinto del Reglamento de la LOSEP, en el que se
determinan conceptualmente cada una de ellas.
6.3 PROCEDIMIENTO
A los servidores que incumplieren las obligaciones o contravinieren las disposiciones
que constan en este instructivo, se impondrá las sanciones previstas en el mismo, se
seguirá el siguiente procedimiento:

El Jefe inmediato comunicará a la Dirección de Talento Humano, determinando
fecha y hora en la cual se verifica el acometimiento de la falta;

La Dirección de Talento Humano realizará inspecciones aleatorias sin previo
aviso, y emitirá un informe determinando fecha y hora en la cual se verifica el
acometimiento de la falta;

La Dirección de Talento Humano, utilizando cualquiera de las herramientas de
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comunicación de la entidad, solicitará al servidor la justificación correspondiente;

El servidor o la servidora podrá ejercer su derecho a defensa, para lo cual, podrá
presentar cualquier prueba de descargo a su favor, en un tiempo máximo de un
día contado a partir de la convocatoria efectuada por la Dirección de Talento
Humano, de lo cual se dejará constancia escrita.

El silencio en todas sus manifestaciones por parte del servidor, se considerará
como aceptación tácita de la infracción que se le imputa.

Una vez que se haya realizado el análisis de las pruebas de descargo, el
responsable de la Dirección de Talento Humano informará a la Gerencia de APM
para la resolución que el caso amerite.
9. CESACION DE FUNCIONES DEL SERVIDOR
De acuerdo a lo establecido en el Acuerdo Ministerial N° MRL-2013-0157, artículo 11;
si en el plazo de tres meses tras la entrega de uniformes la o el servidor cesara
definitivamente en sus funciones, el costo total del uniforme deberá ser cubierto por la o
el beneficiario.
Para las y los servidores públicos que sobrepasen el plazo antes señalado, se
procederá a descontar el valor proporcional del uniforme por el tiempo quefaltare
para completar los dos años de dotación del uniforme, en la respectiva liquidación de
haberes.
Salvo en el caso de cesación de funciones por muerte.
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De manera excepcional, si el servidor cesare de sus funciones una vez
confeccionadas las prendas de uniformes, sin que para el efecto se haya realizado la
correspondiente Entrega – Recepción de los mismos, se procederá de conformidad
con el Art. 11 del Acuerdo Ministerial N° MRL-2013-0157.
10.
DE LA DEVOLUCION Y/O RESTITUCION DEL UNIFORME
Previo a la dotación de nuevos uniformes (en caso de restitución), la o el servidor
deberá devolver el uniforme utilizado. En caso de no cumplir con dicha disposición,
se procederá al descuento del cincuenta por ciento (50%) del valor del uniforme o
prenda no entregada.
En caso de desvinculación del servidor, deberá entregar los uniformes al Director de
Área, y éste a su vez remitirlos a la Dirección de Talento Humano y comunicar del
particular a la Dirección Administrativa Financiera, a fin de iniciar la respectiva
destrucción los mismos.
11.
DESTRUCCION
INSTITUCIONAL
DE
UNIFORMES
Y/O
PRENDAS
CON
LOGOTIPO
El responsable de cada Dirección deberá receptar los chalecos, uniformes y/o
prendas de vestir y de protección del personal que ha finalizado la relación laboral
con la entidad, y los remitirá mediante Memorando a la Dirección de Talento
Humano (UATH), adjuntando la Ficha de Devolución de Uniformes – formato (APMBASC-A3-08) para cumplir con el proceso de desvinculación respectivo.
Para el caso de chalecos, el Director de Área a la cual pertenece el servidor
desvinculado, deberá indicar el estado físico de los mismos y determinar si es
susceptible de reutilización o destrucción. En caso de ser reutilizable la prenda, el
Director de área comunicará que conservará la prenda, con la finalidad de
reasignarla al siguiente servidor que se contrate en el puesto; no obstante, en caso
de no ser reutilizables, el Director de área entregará la prenda a laXXXXxpara su
destrucción.
La diligencia de la destrucción de chalecos se realizará cada tres meses en
presencia de los Directores de Seguridad Integral, Talento Humano y Administrativo
o sus delegados; de ser el caso, quienes dejarán constancia de lo actuado en Acta
de Destrucción. El control de los registros estará a cargo de la UATH.
Para el caso de uniformes, el Director de Área deberá entregar a la XXXXy a la
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Dirección Financiera (Art. 13 – Resolución MRL-0013-0157), a fin de iniciar la
respectiva destrucción los mismos.
En caso de que el servidor no cumpla con la entrega de uniformes, se procederá al
descuento del 50% del valor del mismo; siempre que este valor haya sido cancelado
previamente por la entidad.
La diligencia de la destrucción de los uniformes se realizará de manera mensual
en presencia de los Directores de Seguridad Integral, Talento Humano y
Administrativo o sus delegados; de ser el caso, quienes dejarán constancia de lo
actuado en acta de destrucción. El control de los registros estará a cargo de la
UATH.
Para la destrucción de toda prenda que posea el logotipo institucional deberá
participar de manera obligatoria el Director de Seguridad Integral o su delegado, a fin
de salvaguardar la integridad de la imagen de la Entidad y dar cumplimiento a la
política interna de Seguridad.
RECEPCIÓN DE LOS UNIFORMES AL PERSONAL DESVINCULADO
9.1.
Los Directores y/o Jefes de área, receptarán los chalecos, uniformes y demás
prendas y accesorios que contengan información de la empresa y/o del empleado,
mediante acta de entrega-recepción interna APM-BASC-A3-08-02 que deberá ser
suscrita por el servidor y por el Jefe inmediato, para constancia de lo actuado.
DESTRUCCIÓN DE LOS UNIFORMES Y/O PRENDAS
9.2.
La Dirección de Talento Humano, coordinará la destrucción de los chalecos
recibidos por la UATH que no sean susceptibles de reutilización y procederá a
realizar la destrucción (CONTROLADA) cada tres meses, por el método de la
incineración, para lo cual se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

La incineración se la realizará en un área totalmente aislada de materiales
combustibles e inflamables en el estacionamiento del Edificio Administrativo de
la Institución.
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
Tener al alcance un Extintor de Incendios (P.Q.S) de 10Lbs

Realizar la Incineración en cantidades pequeñas y controlables
La incineración se realizará dentro de un tacho metálico, con la
ayuda de una vela de cera, papel y un encendedor Al momento de la
Destrucción de los Uniformes se deberá realizar registro fotográfico
durante todo el proceso.
La Dirección de Talento Humano deberá realizar un Acta de Destrucción ( formato
APM-BASC-A3-08-03), la cual deberá ser suscrita por los Directores de Talento
Humano, Administrativo y Seguridad Integral o sus delegados, dicha acta deberá
reposar en la Carpeta BASC de la Dirección de Talento Humano.

12. ANEXOS.10.1. FICHA DE RECEPCION DE UNIFORMES, REGLAMENTO, CRONGRAMA DE
USO
10.2. FICHA
10.3. ACTA
DE DEVOLUCIÓN DE UNIFORMES APM-BASC-A3-08-02
DE DESTRUCCIÓN DE UNIFORMES Y CHALECOS
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