PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

PROCESO
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO
Cuentas por pagar
Fecha
creación:
Versión:
1.0
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
Bogotá, D.C.
Validado y aprobado por:
CARGO
PROCESO
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PROCEDIMIENTO
Cuentas por pagar
Fecha
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Versión:
1.0
HOJA DE CONTROL DE VERSIONES
Versión
1.0
Fecha
julio
Descripción - Modificación
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Folios
Validado y aprobado por:
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PROCESO
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PROCEDIMIENTO
Cuentas por pagar
Fecha
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Versión:
1.0
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO ................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE .................................................................................................................... 3
3.
MARCO NORMATIVO ................................................................................................ 3
4.
GLOSARIO DE TERMINOS........................................................................................ 3
5.
POLITICAS OPERACIONALES .................................................................................. 4
6.
ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO..................................................................... 4
7.
FLUJOGRAMA ............................................................................................................ 4
8.
ANEXOS ...................................................................................................................... 4
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Cuentas por pagar
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1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades que deben llevarse a cabo para mantener un apropiado
funcionamiento, administración y control de las cuentas por pagar, así como brindar
información contable confiable en forma oportuna.
2. ALCANCE
Aplica para todas las áreas de la empresa Alpargatas Colombia SAS que
participan en el proceso de ventas y Outsourcing contable y administrativo,
comenzando por la recepción de facturas, proveedores y terceros hasta
elaborar el informe de egresos.
3. MARCO NORMATIVO
•
•
•
•
Código del Comercio
Resoluciones emitidas
DIAN
Normatividad interna
4. GLOSARIO DE TERMINOS
CONCEPTO
DEFINICIÓN
CIEN
SAP
Completar
Factura
Documento fiscal que debe cumplir los requisitos exigidos por
la DIAN y en el que se detallan los artículos y precios y el cual
es soporte para exigir un pago.
Pago por PSE
Creación
banco.
lote
en
el
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5. POLÍTICAS OPERACIONALES
•
Revisar y completar
6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
1. Recepción de facturas, proveedores y terceros.
2. Revisar facturas recibídas.
3. La factura cumple con los requisitos?
4. Elaborar relación de facturas para envío a contabilidad.
5. Ingreso al sistema SAP de las facturas recibídas.
6. Enviar correo a Alpargatas para liberación de pedidos.
7. Guardar en archivo digital las facturas.
8. Descargar archivo de cuentas por pagar del sistema SAP y elaborar programación.
9. Enviar archivo para aprobación del Gerente contable y/o administrativo.
10. Creación del lote en el banco.
11. Enviar correo para aprobación de lote de pago.
12. Aprobación del pago en los bancos.
13. Aprobación de pago por PSE.
14. Verificación que los pagos se hayan realizado efectivamente.
15. El pago fue exitoso?
16. Realizar egresos en SAP.
17. Enviar confirmación de pago a los proveedores.
18. Elaborar informe de egresos.
7. FLUJOGRAMA
Flujograma procedimiento
8. ANEXOS
Formato relación de facturas (pendiente de envío).
Revisar si existe documentación interna como Guías, protocolos, entre otros con elf in de
vincularlos al procedimiento.
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