IDEAS Ing. de Empresas y Asesorías Innovadoras de Gestión Modelos para Gestión de Costos (Tradicional y por medio de Optimización) Estudios y métodos para mejoras de la productividad y la rentabilidad Planes Óptimos de Producción de Bienes y Servicios Alfredo Barros Errázuriz 1954-Of. 1305 – Fonos 56-2-2521 8371 y 56-9-8428 8883 Sitios Web : www.kreither.cl y www.gestioninnovadora.com - e-mail : luis@kreither.cl Santiago de Chile TALLER CON ENFOQUE REALISTA para POTENCIAR EL CUADRO DE INDICADORES DE GESTIÓN (KPIs) - 2016 – TALLER CON ENFOQUE REALISTA para POTENCIAR EL CUADRO DE INDICADORES DE GESTIÓN (KPIs) I.- ¿QUÉ OBJETIVOS SE BUSCA CON ESTE TALLER? EL MODELO PERMITE, A PARTIR DE LOS INFORMES PERIÓDICOS (ANUALES, MENSUALES U OTRO) QUE NORMALMENTE SON EL RESULTADO DEL CUADRO DE INDICADORES DE GESTIÓN (KPI) QUE SE IMPLEMENTA EN LAS EMPRESAS, POTENCIARLO EFICAZ Y EFICIENTEMENTE, MAXIMIZANDO SUS ÁREAS DE GESTIÓN O DE COMÚN INCIDENCIA Y DETERMINANDO EL IMPACTO (O “PESOS ESPECÍFICOS”) DE SUS INDICADORES DE GESTIÓN (KPI), MEDIANTE EL ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD DE ELLOS. II.- ¿A QUIENES ESTÁ ORIENTADO? A SUBGERENTES RESPONSABLES DIRECTOS Y/O JEFES DE LAS ÁREAS DE PRODUCCIÓN, PLANIFICACIÓN, CONTROL DE GESTIÓN, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, EVALUACIÓN DE PROYECTOS, COSTOS, AUDITORÍA, RIESGOS U OTRAS ÁREAS AFINES, QUE ESTÉN TRABAJANDO CON UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BSC) RELACIONADO CON LA EMPRESA Y/O CON EMPRESAS CLIENTES. III.- CUÁLES SON LAS PRINCIPALES INTERROGANTES A RESOLVER? 1.- ¿Cómo potenciar el cuadro de indicadores de gestión y hacer una asignación de recursos de máximo aprovechamiento? 2.- ¿Cómo determinar el nivel de incidencia relativa de los indicadores de gestión (KPIs)? 3.- ¿Cómo saber a qué indicadores de gestión resulta más rentable o efectivo la asignación de los recursos? 4.- ¿Cómo realizar una asignación óptima de los recursos humanos, materiales y financieros en la implementación del cuadro de indicadores de gestión, de modo de maximizar el beneficio total esperado de la empresa? 5.- ¿Cómo determinar el período de mejores resultados y bajo qué objetivos? IV.- ¿EN QUÉ CONSISTE EL TALLER QUE SE PROPONE DESARROLLAR? 1 de 9 REVISIÓN DE MODELOS CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS: - PERMITEN OPTIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DE RECURSOS ESCASOS - SON IMPLEMENTADOS COMPUTACIONALMENTE - POSIBILITAN TOMAR DECISIONES OBJETIVAS Y ACERTADAS - LA INFORMACIÓN QUE REQUIEREN ES PRECISAMENTE LA DE LA EMPRESA - ESTÁN ESENCIALMENTE ORIENTADOS A RESOLVER PROBLEMAS REALES - LA LÓGICA DE CÁLCULO QUE EMPLEAN NO REQUIERE SER CONOCIDA POR USUARIOS QUE LOS EMPLEEN LOS - FACILITA EL MANEJO DE MUCHA Y RICA INFORMACIÓN CUANTITATIVA - SE BASA EN INFORMACIÓN DE ENTRADA QUE LA EMPRESA UTILIZA - LA INFORMACIÓN TÉCNICO-ECONÓMICA QUE ENTREGA PUEDE SER INTERPRETADA CON RELATIVA FACILIDAD POR RESULTAR MUY FAMILIAR Y DE UNA INCALCULABLE UTILIDAD - PERMITEN SENSIBILIZAR AL PROBLEMA REAL V.- ¿CUÁLES SON LOS RESULTADOS QUE SE ESPERA OBTENER? UN SET DE VALORES PARA LOS INDICADORES DE GESTIÓN (KPIs) Y ADECUADOS Y COMPLETOS GRÁFICOS EN LOS QUE SE PODRÁ VISUALIZAR CON TOTAL NITIDEZ LA INCIDENCIA QUE TENDRÍAN TALES INDICADORES, LOS CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA UNA ASIGNACIÓN MÁS PROVECHOSA DE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y/O FINANCIEROS, UN CUADRO COMPARATIVO DE LAS DIVERSAS SOLUCIONES ÓPTIMAS LOCALIZADAS Y QUE MÁS BENEFICIOS PROVOCA A CADA EMPRESA, BASADAS EN LOS OBJETIVOS TRAZADOS, CONSIDERANDO SIEMPRE LAS LIMITACIONES IMPUESTAS POR LOS RECURSOS EXISTENTES VI.- ¿LOS RESULTADOS A OBTENER TIENEN UNA INTERPRETACIÓN REALISTA? 2 de 9 LA INFORMACIÓN RESULTANTE DE LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTE TIPO DE MODELO TIENE UNA INTERPRETACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE GRAN TRASCENDENCIA PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS DE LA EMPRESA, POSIBILITANDO CON EFICIENCIA Y EFICACIA LA ASIGNACIÓN MÁS PROVECHOSA DE LOS RECURSOS DISPONIBLES. VII.- ¿EN QUÉ CONSISTE EL ANALISIS DE SENSIBILIDAD? SE TRATA DE DETECTAR LOS IMPACTOS O EFECTOS QUE PODRÍAN PRODUCIRSE EN CADA SOLUCIÓN ÓPTIMA LOCALIZADA, FRENTE A VARIACIONES EN LOS PARÁMETROS DEL MODELO, ORIGINADAS ENDÓGENA O EXÓGENAMENTE A CADA EMPRESA. VIII.- ¿CUÁLES PODRÍAN SER ALGUNOS BENEFICIOS RESULTANTES DEL POTENCIAMIENTO DEL CUADRO DE INDICADORES DE GESTIÓN? 1. Definir, según las áreas o estrategias de gestión de los indicadores (KPIs), los objetivos que interesa optimizar. 2. Detectar los impactos relativos entre los diferentes indicadores de gestión (KPIs), en virtud del objetivo optimizado. 3. Detectar para cada una de las estrategias definidas y las diversas soluciones óptimas encontradas, cuál año o período sería el más favorable para la empresa. 4. Conocer cuál habría sido el mejor período, mirado globalmente e independientemente de la estrategia seleccionada. 5. Contar con la metodología que permite obtener las alternativas óptimas según sea la estrategia optimizada. 6. Tener acceso a una visión gráfica que muestre el grado de incidencia (o “pesos específicos”) de cada uno de los indicadores de gestión si, por ejemplo, la empresa tuviese perspectivas o áreas de gestión llamadas “Eficacia”, Económica”, Eficiencia” y “Rango Etario” y se busque el logro de objetivos como los siguientes: i) Maximizar la perspectiva “Eficacia”. ii) Maximizar la perspectiva “Económica”. iii) Maximizar la perspectiva “Eficiencia”. 3 de 9 iv) Maximizar la perspectiva “Rango Etario”. 7. Tener la posibilidad de lograr una visión gráfica que muestre el grado de incidencia (o “pesos específicos”) de cada uno de los indicadores de gestión (KPIs) cuando, con el proceso de optimización, se logre maximizar, simultáneamente, todas las perspectivas del cuadro de indicadores de gestión. 8. La correspondiente interpretación y conclusiones de los resultados obtenidos en punto precedente. 9. Conocer, para cada estrategia optimizada, cómo realizar las asignaciones de recursos humanos, materiales y financieros para el período siguiente. 10. Conocer las herramientas que provee el análisis para realizar las asignaciones de recursos para el período siguiente, si a la empresa le interesa optimizar separadamente cada perspectiva, de dos en dos o simultáneamente todas las perspectivas. IX.- ¿EN QUÉ ASPECTOS INICIATIVA? CONCEPTUALES SE FUNDAMENTA ESTA LOS PRINCIPALES FUNDAMENTOS QUE JUSTIFICAN LA INICIATIVA DE DESARROLLAR E IMPLEMENTAR LOS MÉTODOS INNOVADORES DE GESTIÓN EMPRESARIAL SON: ACTUALMENTE NO SE OFRECE EN EL MERCADO ALGUNA METODOLOGÍA PARA POTENCIAR EL CUADRO DE INDICADORES DE GESTIÓN, QUE POSEA LOS ALCANCES, LAS POTENCIALIDADES O LAS CARACTERÍSTICAS QUE ÉSTOS OFRECEN. LA METODOLOGÍA DESARROLLADA CORRESPONDE A HERRAMIENTAS INNOVADORAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL DE ENFOQUE ESPECÍFICO, PUDIÉNDOSE AFIRMAR QUE, EN GENERAL, TAMPOCO HAN SIDO APLICADAS EN LAS PEQUEÑAS NI EN LAS MEDIANAS EMPRESAS, PUDIENDO SER ESCASOS LOS CASOS DE TALES APLICACIONES EN LAS GRANDES EMPRESAS. 4 de 9 SE TRATA DE METODOLOGÍAS QUE PERMITEN, CON CRITERIOS REALISTAS, REALIZAR ASIGNACIONES ÓPTIMAS DE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS. NO OBSTANTE QUE LAS HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN QUE SE EMPLEA ESTÁN BASADAS EN ALGORITMOS MATEMÁTICOS, ELLAS SERÁN UTILIZADAS PARA LOGRAR SOLUCIONES REALISTAS Y DE UN ALTO VALOR PRAGMÁTICO, REALIZÁNDOSE INTERPRETACIONES A LAS SOLUCIONES ÓPTIMAS LOCALIZADAS Y A SUS RESULTADOS MEDIANTE EL EMPLEO DE EJEMPLOS SIMPLES Y FACTIBLES DE SER ENTENDIDOS, RECURRIÉNDOSE A MÉTODOS PNEMOTÉCNICOS Y A PROCEDIMIENTOS PASO A PASO TODA VEZ QUE ELLO SEA NECESARIO. LA INTERPRETACIÓN TÉCNICO-ECONÓMICA DE LAS SOLUCIONES ÓPTIMAS LOCALIZADAS CON CADA PROCESO DE OPTIMIZACIÓN RESULTARÁ SIMPLE Y DIRECTA, DADO QUE SE EMPLEARÁ INFORMACIÓN DE USO COMÚN Y QUE, POR LO GENERAL, ES PROPIA A CADA PARTICIPANTE Y/O EMPRESA. LAS SOLUCIONES LOCALIZADAS CON ESTAS METODOLOGÍAS DE OPTIMIZACIÓN, POR LO GENERAL, NO SON OBJETADAS POR ADMINISTRADORES DE EMPRESAS NI POR PROFESIONALES INMERSOS EN LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES, YA QUE RESULTA DIRECTO DEMOSTRAR QUE SON SOLUCIONES ÓPTIMAS E INOBJETABLES, TANTO EN SU VALOR REAL COMO INTRÍNSECO, Y QUE, EN CAMBIO, POR OTROS MÉTODOS, SÓLO SE LOGRAN PRÁCTICAMENTE SIEMPRE SOLUCIONES PARCIALES O LOCALES. X.- ¿CUÁLES SERÍAN ALGUNAS IMÁGENES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO DE POTENCIAMIENTO DEL CUADRO DE INDICADORES DE GESTIÓN (KPIs) DEL EJEMPLO CITADO EN PUNTO VIII-6? 1.- Información-base del proceso de optimización.- En este ejemplo, se ha tomado los informes anuales, correspondientes a los años 5 de 9 2013, 2014 y 2015, resultantes del cuadro de indicadores de gestión de una gran empresa de capacitación y perfeccionamiento del Área Metropolitana, en el cual se ha incorporado los diversos indicadores de gestión, sus áreas de gestión y sus respectivas evaluaciones: CUADRO DE INDICADORES y EVALUACIONES en IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTO DE POTENCIAMIENTO DE CUADRO DE INDICADORES DE GESTIÓN (KPIs) PERSPECTIVAS ECONÓMICA EFICACIA AÑOS VARIABLE Índice HH por Frecuencia HH por Trabajador de Participante Capacitado Capacitación Inversión Franquicia Tributaria (Trabaj.) (Trabaj.) (Trabaj.) ($) RANGO JUBILACIÓN EFICIENCIA Trabaj. con Inversión Inversión Trabaj. Por Inversión Costo Trabajadores Cantidad de Fecha Trabaj. entre Promedio por Promedio por Participaciones Jubilar (próx. Empresa Capacitados Inscripciones Jubilación 45 y 65 años Participación Trab. Capacit. 6 meses) Expirada ($) ($) ($) (Trabaj.) (Trabaj.) (Trabaj.) (Trabaj.) (Trabaj.) (Trabaj.) 2013 Unidad 1,2 19,0 15,8 22.085.531 20.152.294 69.016 82.335 612 513 45 3 18 6 2014 Unidad 1,2 21,0 18,5 11.953.352 16.641.921 41.026 47.579 697 601 27 7 14 4 2015 9,4 195,0 20,7 9.959.836 3.371.972 89.555 845.176 151 16 12 5 9 3 11,8 235,0 55,0 43.998.719 40.166.187 199.597 975.090 1.460 1.130 84 15 41 13 Unidad TOTALES 2.- Maximización de cada una de las perspectivas en forma separada.- A partir de la información precedente, se ha procedido a realizar diversas simulaciones optimizantes, cuyos resultados se incorpora en Gráfico N°1. En él aparecen los resultados óptimos de las 4 perspectivas del cuadro de indicadores de gestión maximizadas separadamente, en el cual se puede observar los impactos relativos de cada indicador de gestión (KPI), según la perspectiva optimizada. Si la empresa seleccionara, por ejemplo, la Perspectiva “Económica”, ello significaría que la “Inversión 6 de 9 Costo Empresa” tendría el máximo impacto (o “peso específico”), equivalente a un 0,735 (73,5 %); si, en cambio, se seleccionara la Perspectiva “Rango Etario”, el mayor impacto estaría centrado en el indicador “Trabajadores con Rango de Jubilación Expirada” con un 61,8%; y así con los otros indicadores. PERSPECTIVAS OPTIMIZADAS SEPARADAMENTE 0,800 0,700 0,600 0,500 0,400 0,300 0,200 0,100 0,000 2013 2014 2015 PERSPECTIVA EFICACIA 0,280 0,309 0,411 Índice HH HH Invers Invers Invers Invers Partic Trabaj Canti Trabaj Trabaj Trabaj Frecu por por ión ión ión ión ipacio adore dad . con . Por . entre encia Trabaj Partic Franq Costo Prom Prom nes s de Fecha Jubila 45 y de ador ipante uicia Empr edio edio Capac Inscri Jubila r 65 Capac Capac Tribut esa por por itados pcion ción (próx. años itació itado aria Partic Trab. es Expir 6 n ipació Capac ada mese n it. s) 0,015 0,100 0,735 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 PERSPECTIVA ECONÓMICA 0,400 0,300 0,300 0,015 0,015 0,015 0,231 0,436 0,015 0,183 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 PERSPECTIVA EFICIENCIA 0,400 0,300 0,300 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,184 0,198 0,015 0,468 0,015 0,015 0,015 PERSPECTIVA RANGO ETARIO 0,280 0,402 0,318 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,015 0,618 0,015 0,217 Gráfico N°1 A partir de la información precedente (que, como decíamos, es un ejemplo del resultado que, por lo general, la empresa obtiene luego de implementar su cuadro de indicadores de gestión), se procede a realizar diversas simulaciones optimizantes. XI.- ¿CUÁL ES EL TEMARIO DE ESTE SEMINARIO? TEMARIO DE TALLER PARA POTENCIAR EL CUADRO DE INDICADORES DE GESTIÓN (KPIs) 7 de 9 1. Conceptos fundamentales básicos de optimización (Ej. Optimización de la producción en una micro empresa). 2. Análisis e interpretación del concepto de rentabilidad de productos o servicios en una mediana empresa productiva de la V Región. 3. Ejemplos simples y metodología de trabajo en la optimización de la producción y sus reales beneficios en la empresa de hoy y ante diversas restricciones (visión gráfica). 4. Análisis e interpretación del concepto de productividad de una empresa o negocio. 5. Revisión de simples ejemplos y modelos de optimización empleados (visión gráfica). 6. Revisión somera de modelos de optimización, análisis e interpretación de las soluciones optimas encontradas y de los resultados obtenidos. 7. Análisis del cuadro de indicadores de gestión en casos como los siguientes: Caso 1 : Caso general de cuadro de indicadores. Caso 2 : Cuadro de indicadores de gestión en una institución de salud. Caso 3: Tablero de comando en una empresa de tecnología de la información. 8. Detección del impacto relativo entre los indicadores de gestión (KPIs), según el objetivo buscado. 9. Potenciamiento del cuadro de indicadores de gestión (KPIs). 10. Interpretación técnico-económica de la solución óptima localizada para cada modelo presentado y sus correspondientes resultados. 11. Mayor énfasis para el análisis e interpretación en los casos en que los participantes presenten mayor interés y motivación. 12. Consultas y aclaraciones. XII.- ¿CUÁL SERÁ LA DURACIÓN DE ESTE TALLER? 12 sesiones de 3 horas cada una. 8 de 9 Luis Kreither Zuilt Relator Ing. Civil Industrial-Mecánico Profesor Universitario y Consultor de Empresas LKZ/ 9 de 9