CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-12816Fecha: 2014-07-16 12:28 Proc #: 564256 Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-11786 “Por un control fiscal efectivo y transparente” PARA: MELBA PINTO GUALDRON Responsable Proceso de Comunicación Estratégica. DE: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ASUNTO: Seguimiento Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora – a junio de 2014 De conformidad con lo establecido mediante la Resolución Reglamentaria No. 010 de Febrero 24 de 2014, de manera atenta me permito remitir a su despacho el informe sobre el seguimiento efectuado al Anexo 1 Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte a Junio de 2014, correspondiente al proceso de Comunicación Estratégica. De un total de cinco (5) hallazgos - no conformidades potenciales / riesgos; incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso, continúan abiertos 4 (cuatro) para seguimiento durante la vigencia 2014. En resumen, los resultados del seguimiento efectuado al Plan de Mejoramiento del Proceso de Comunicación Estratégica con corte a junio de 2014, se pueden apreciar en la siguiente tabla: Tabla 1 “Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora” ORIGEN 3 – AUDITORIA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN 6 – AUDITORÌA FISCAL 8.2 – RIESGO DE CORRUPCION 8.5-OTROS RIESGOS TOTAL TIPO DE ACCIÓN (Correctiva, Preventiva o de Mejora) MITIGADAS (M) SE SUGIERE EL CIERRE (A*) ABIERTAS (A) CERRADAS (C) TOTAL A+C+M Preventiva 1 - - - 1 Correctiva 1 - - 1 2 Preventiva 1 - - - 1 Preventiva 1 - - - 1 4 0 0 1 5 Fuente: Plan de Mejoramiento Proceso de Comunicación Estratégica www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-12816Fecha: 2014-07-16 12:28 Proc #: 564256 Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-11786 Como resultado del seguimiento, a continuación se detalla el estado de cada uno de los hallazgos, no conformidades potenciales o riesgos, incluidos en el Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del Proceso de Comunicación Estratégica: 1. ACCIONES PREVENTIVAS Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con dos (2) riesgos clasificados en el origen; 8.2 – Riesgos de Corrupción y 8.5-Otros Riesgos, los cuales permanecen abiertos para monitoreo continuo; los resultados de estos se muestran a continuación: 1.1 Riesgos de Corrupción: Inadecuado manejo de la información relacionada con los resultados de la gestión institucional. Acción: Estandarizar un formato de seguimiento y control para la información que será divulgada e incorporarlo en el procedimiento de Divulgación de información Institucional. Verificación: Continua abierta dado que, se está diligenciando el formato donde se describe la sectorial de donde proviene la información, el documento, el tema, a quien se le entrega, para elaborar el respectivo comunicado de prensa, la fecha de entrega y en la que se envió a los medios de comunicación. El formato no ha sido incluido dentro del procedimiento de divulgación de información Institucional; este hallazgo debe continuar abierto para su seguimiento durante toda la vigencia 2014. 1.2 Otros Riesgos: Acciones en contra de la entidad por inexactitud en la información institucional divulgada a través de boletines de prensa. Acción: Solicitar el visto bueno del Director Sectorial o del Contralor, antes de ser publicado el comunicado de prensa Verificación: A la fecha se han enviado once (11) boletines de prensa, los cuales cuenta con el visto bueno por parte de la sectorial antes de ser publicado el comunicado de prensa; este hallazgo debe continuar abierto para su seguimiento durante toda la vigencia 2014. www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-12816Fecha: 2014-07-16 12:28 Proc #: 564256 Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-11786 1.3 Auditoría del Sistema Integrado de Gestión: Las encuestas aplicadas no disponen en todos los casos de los elementos mínimos requeridos, tales como ficha técnica de la encuesta, tabulación, análisis de datos e informe, lo cual no permite garantizar la eficacia de la encuesta y su utilización efectiva Acción: Guardar la información físicamente. Verificación: Se verificò que a la fecha se organizó una carpeta física con todos los elementos que conforman la encuesta como: ficha técnica, tabulación, análisis de datos e informe; sin embargo esta acción fue incluida para el año en curso y debe continuar abierta para realizar seguimiento durante la vigencia 2014. 2. ACCIONES CORRECTIVAS Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con dos (2) acciones correctivas origen 6 – Auditoria Fiscal, correspondiente al informe final de Auditoria vigencia 2012 – PAAF 2013, del 30 de octubre de 2013; los cuales deben permanecer abiertos para monitoreo continuo durante la vigencia 2014, los resultados de estos se muestran a continuación, 2.1 Auditoria Fiscal: Hallazgo 2.2.3.1. Hecho irregular con presunto Hallazgo Administrativo, Planes de Mejoramiento. En este ámbito la Contraloría de Bogotá suscribe Planes de mejoramiento y cuenta con un plan anual de evaluaciones independientes. Acción: “Elaborar un tablero de control por parte de cada responsable de proceso para asegurar el cumplimiento el cronograma de implementación y seguimiento de las acciones formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por proceso.” Verificación: Se verificó, la elaboración del tablero de control teniendo en cuenta lo propuesto en el Plan de Mejoramiento del proceso de Comunicación Estratégica. Este hallazgo continúa abierto para seguimiento, señalando que el término de ejecución de dicha acción es el 30 de Junio de 2014. Por tanto, se solicita el cierre a la Auditoria Fiscal por la eficacia de la acción www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-12816Fecha: 2014-07-16 12:28 Proc #: 564256 Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-11786 Hallazgo 2.8.2. Hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria-Falta de respuesta definitiva al Peticionario. Acción: Efectuar seguimiento semestral a los derechos de petición incluidos en el proceso auditor, con el fin de garantizar la respuesta definitiva de los mismos. Verificación: El Proceso de Comunicación Estratégica, realizará seguimiento a los DPC con el fin de garantizar la respuesta definitiva de los mismos cuando sea el caso. Este hallazgo debe permanecer abierto para monitoreo continuo durante la vigencia 2014. OBSERVACIONES Como resultado de la verificación y análisis de la matriz del Plan de Mejoramiento, Anexo 1, se observó principalmente que hay un inadecuado diligenciamiento de las columnas. Se sugiere tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento Plan de Mejoramiento – Acciones, Correctivas, Preventivas y de Mejora. Instructivo 1 – Diligenciamiento del Anexo 1; del 17 de enero de 2014 Cordialmente, LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA Anexo: SI _x_ NO __ Proyectó y Elaboró: María Tatiana Rojas Número de folios ___2__ www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888