CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726 Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427 “Por un control fiscal efectivo y transparente” PARA: RAÚL BASILIO VELANDIA GUTIÉRREZ Responsable Proceso de Comunicación Estratégica. DE: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ASUNTO: Seguimiento Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora – a diciembre de 2014 De conformidad con lo establecido mediante la Resolución Reglamentaria No. 010 de febrero 24 de 2014, de manera atenta me permito remitir a su despacho el informe sobre el seguimiento efectuado al Anexo 1 Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte a septiembre de 2014, correspondiente al proceso de Comunicación Estratégica. De un total de siete (7) hallazgos - no conformidades potenciales / riesgos; incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso, se solicita el cierre a la Auditoria Fiscal a dos (2) hallazgos. En resumen, los resultados del seguimiento efectuado al Plan de Mejoramiento del Proceso de Comunicación Estratégica con corte a diciembre de 2014, se pueden apreciar en la siguiente tabla: Tabla 1 “Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora” ORIGEN 1 - AUTOEVALUACIÒN 3 – AUDITORIA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN 6 – AUDITORÌA FISCAL 8.2 – RIESGO DE CORRUPCION 8.4 - ESTRÀTEGICO TOTAL TIPO DE ACCIÓN (Correctiva, Preventiva o de Mejora) Preventiva ABIERTAS (A) CERRADAS (C) MITIGADAS (M) - 2 - SE SUGIERE EL CIERRE (A*) - Preventiva - 1 - - 1 Correctiva - - - 2 2 Preventiva - - 1 - 1 Preventiva 0 3 1 2 2 1 7 Fuente: Plan de Mejoramiento Proceso de Comunicación Estratégica www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 TOTAL A+C+M 2 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726 Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427 Como resultado del seguimiento, a continuación se detalla el estado de cada uno de los hallazgos, no conformidades potenciales o riesgos, incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso de Comunicación Estratégica: 1. ACCIONES PREVENTIVAS Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con dos (2) riesgos clasificados en el origen; 8.2 – Riesgos de Corrupción y 8.4 - Estratégicos, los cuales fueron mitigados por el cumplimiento de las acciones propuestas: 1.1 Riesgos de Corrupción - Mitigado Inadecuado manejo de la información relacionada con los resultados de la gestión institucional. Acción: Estandarizar un formato de seguimiento y control para la información que será divulgada e incorporarlo en el procedimiento de Divulgación de información Institucional. Verificación: se diligencio el formato donde se describe la sectorial de donde proviene la información, el documento, el tema, a quien se le entrega, para elaborar el respectivo comunicado de prensa, la fecha de entrega y en la que se envió a los medios de comunicación. El formato de control fue estandarizado y lo actualizan de forma permanente, para incluirlo dentro del procedimiento de divulgación de información Institucional. 1.2 Riesgos Estratégicos - Mitigado Acciones en contra de la entidad por inexactitud en la información institucional divulgada a través de boletines de prensa. Acción: Solicitar el visto bueno del Director Sectorial o del Contralor, antes de ser publicado el comunicado de prensa. Verificación: Los boletines de prensa, cuentan con el visto bueno por parte de la sectorial antes de ser publicado el comunicado de prensa. 1.3 Auditoría del Sistema Integrado de Gestión - Cerrado Las encuestas aplicadas no disponen en todos los casos de los elementos mínimos requeridos, tales como ficha técnica de la encuesta, tabulación, análisis de datos e informe, lo cual no permite garantizar la eficacia de la encuesta y su utilización efectiva www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726 Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427 Acción: Guardar la información físicamente. Verificación: Se verifico que a la fecha se organizó una carpeta física con todos los elementos que conforman la encuesta como: ficha técnica, tabulación, análisis de datos e informe. 1.4 Autoevaluación - Cerrada Las carpetas de los contratos que reposan en la Dirección Administrativa no cuentan con los soportes originales, hecho que puede ocasionar un hallazgo administrativo. Acción: Elaborar un tablero de control con los contratos suscritos por la Oficina Asesora de Comunicaciones, para asegurar el cumplimiento el cronograma de implementación y seguimiento de las acciones formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por proceso. Verificación: Se evidencio la elaboración del tablero de control con su respectivo cronograma para hacer seguimiento a los nueve (9) contratos suscritos por la Oficina Asesora de Comunicaciones. Los informes de interventoría no describen en forma detallada el seguimiento del contrato, si no lo hace de manera general, lo que podría originar un hallazgo administrativo. Acción: Describir en forma detallada las actuaciones que surgen del contrato. Verificación: Se revisaron los contratos asignados para supervisión de la Oficina Asesora de Comunicaciones, a los cuales se les realizó el respectivo informe de supervisión. 2. ACCIONES CORRECTIVAS Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con dos (2) acciones correctivas origen 6 – Auditoria Fiscal, correspondiente al informe final de Auditoria vigencia 2012 – PAAF 2013, del 30 de octubre de 2013; los cuales se les solito el cierre. www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726 Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427 2.1 Auditoria Fiscal – Solicitud cierre. Hallazgo 2.2.3.1. Hecho irregular con presunto Hallazgo Administrativo, Planes de Mejoramiento. En este ámbito la Contraloría de Bogotá suscribe Planes de mejoramiento y cuenta con un plan anual de evaluaciones independientes. Acción: “Elaborar un tablero de control por parte de cada responsable de proceso para asegurar el cumplimiento el cronograma de implementación y seguimiento de las acciones formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por proceso.” Verificación: Se verifico, que se formuló y se realizó el tablero de control teniendo en cuenta lo propuesto en el Plan de Mejoramiento del proceso de Comunicación Estratégica. Se solicitó a la Auditoria Fiscal el cierre de este hallazgo, teniendo en cuenta el cumplimiento de la acción. Hallazgo 2.8.2. “Hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria-Falta de respuesta definitiva al Peticionario”. Acción: Efectuar seguimiento semestral a los derechos de petición incluidos en el proceso auditor, con el fin de garantizar la respuesta definitiva de los mismos. Verificación: No fueron remitidos DPC a este proceso. RECOMENDACIONES GENERALES Mantener los controles y seguimientos permanentes para cada una de las actividades que fueron programadas en el Plan de Mejoramiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, con el fin de continuar con el buen desempeño del Proceso. Se debe identificar con precisión dentro de la matriz – Anexo 1 - Plan de Mejoramiento, Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, el diligenciamiento completo de la casilla No.5 INFORME ORIGEN, habida cuenta que no se identifican los informes orígenes de los hallazgos los cuales son necesarios para efectuar el seguimiento al Plan de Mejoramiento. www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726 Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427 Respecto a los riesgos es necesario incluirlos en el Plan de Mejoramiento vigencia 2015 conforme con la metodología establecida en el procedimiento de identificación, clasificación, análisis y valoración del riesgo, a efectos de obtener la observancia de los mismos. Cordialmente. LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA Anexo: SI _x_ NO __ Número de folios ___2__ Proyectó y Elaboró: María Tatiana Rojas www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888