2015_061info.pdf
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INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS URBANOS EN MUNICIPIOS TURÍSTICOS- SUBPROGRAMA 1” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1868/OC-AR BID (Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de Diciembre 2014) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas: La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, correspondiente al ejercicio Nº 7 finalizado el 31 de Diciembre de 2014, perteneciente al “Programa de Gestión Integral de Residuos Sólidos Urbanos en Municipios Turísticos-Subprograma 1”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1868/OC-AR, suscripto el 06 de Noviembre de 2007 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por el Ministerio de Turismo de la Nación mediante la Unidad Ejecutora de Préstamos Internacionales (UEPI) creada al efecto. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Flujos de Efectivo por el ejercicio comprendido entre el 01/01/14 y el 31/12/14, expresado en pesos argentinos y dólares estadounidenses. b) Estado de Inversiones por Apertura al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. c) Estado de Inversiones por Apertura al 31/12/14, expresado en pesos argentinos. d) Información Financiera Complementaria que incluye: - Estado de Cuenta Especial por el ejercicio comprendido entre el 01/01/14 y el 31/12/14, expresado en pesos argentinos y dólares estadounidenses. 1 - Balance General al 31/12/14, expresado en pesos argentinos y dólares estadounidenses. - Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio 2014, expresado en dólares estadounidenses. - Notas 1 a 10 a los Estados Financieros del Proyecto. - Estado de Inversiones conciliado con EOAF y contabilidad en pesos argentinos. - Informe Semestral del Estado del Fondo Rotatorio BID al 31/12/2014. - Resumen Financiero (LMS-1) al 31/12/2014. - Carta de la gerencia del Proyecto. Los estados financieros, así como el control interno implementado en el proyecto, son exclusiva responsabilidad de la UEPI. Los estados financieros fueron presentados a esta auditoría el 20/04/2015 y se adjuntan inicialados por este equipo de auditoría al sólo efecto de su identificación con este dictamen. La tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo desde el 30/10/2014 al 30/12/2014 (preliminares) y entre el 29/01/2015 y el 20/04/2015. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BID incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta en base a las muestras determinadas. 2 III- ACLARACIONES PREVIAS 1. De las partidas correspondientes a lo pagado en forma directa por la Tesorería del Ministerio, las que se incluyen como Aporte Local del período, exceden lo informado por el SAF por $ 79.971,17. Este importe se suma a las diferencias no conciliadas ni subsanadas por el Proyecto ya informadas en los ejercicios 2012 ($ 758.422,85 no informados por el SAF) y 2009, 2011 y 2013 por un total de $ 827.442,04 (en este caso informados por el SAF como pagos del período y no contabilizados por el Programa). Según lo manifestado por el Proyecto las diferencias surgen porque, en general, para la imputación aplicada por el SAF no se toma en cuenta la apertura programática de cada Préstamo al que corresponde el gasto sino que considera los gastos de la Unidad en forma global. Al respecto, no se tuvo a la vista evidencia de conciliación alguna ni de reclamos cursados al SAF por parte del Programa. 2. Se constataron diferencias contables no subsanadas entre el Movimiento del Ejercicio del Estado de Inversiones en USD y los registros, ocasionadas por diferencias en la valuación contable respecto de lo informado al Banco, que en este ejercicio ascienden a: Diferencia de valuación USD 6.973,10 Categoría Administración y supervisión BID 6.876,36 Local 96,74 Costos Directos 548.796,28 BID 408.250,89 Local 140.545,39 A su vez, en los valores acumulados la diferencia no conciliada asciende a USD 785.335,44. La subvaluación contable se origina por la utilización de un tipo de cambio distinto (próximo al momento del devengamiento de las facturas) al utilizado para la 3 valuación de las partidas incluidas en el Estado de Inversiones en cumplimiento de las Normas del Banco. Adicionalmente, se constató que a pesar de contar con el sistema UEPEX, que está desarrollado para contabilidad bimonetaria, el Proyecto no efectúa el seguimiento ni la conciliación de sus registros en dólares. Cabe aclarar que las diferencias detectadas solo se presentan en la contabilidad, no existiendo observaciones en lo rendido al BID. 3. Respecto de la valuación en pesos de los Orígenes BID del Estado de Flujos de Efectivo (EFE), se determinó una subvaluación de $ 285.829,64 al tipo de cambio del BCRA, como consecuencia de haber utilizado la fecha valor del BID y no la de efectiva recepción de los fondos en la cuenta especial. 4. Los valores expuestos en Aportes del Gobierno Central y Comisiones e intereses del Préstamo en el Estado de Flujos de Efectivo en USD no coinciden con el balance ni en el acumulado al inicio ni en el acumulado al cierre por USD 1.025.603,64, debido a que dicho importe, que corresponde al saldo de inicio de las Comisiones e Intereses, se expone dentro del saldo inicial de Aportes del Gobierno Central, distorsionando ambos saldos. Por otra parte, los USD 271.599,61 que en el acumulado al inicio se exponen en Comisión e intereses del Préstamo, deberían exponerse en Otros Aportes en coincidencia con el criterio adoptado en el Estado de Flujos de Efectivo en pesos, donde se aclara que siendo de 2013 fueron contabilizados en 2014. Por otra parte, se indica, que la exposición desagregada de los aportes locales que se implementó en este ejercicio, no replica la apertura que se hace en el mismo estado en USD (Gobierno, Intereses y SECTUR) dificultando el seguimiento. 5. El disponible al cierre según EFE en USD excede a las disponibilidades valuadas al Tipo de Cambio de cierre por USD 28.066,85. 4 6. La inversión del ejercicio expuesta en la categoría Administración y Supervisión - BID del Estado de Inversiones en pesos, no obstante coincidir con el Reporte de Pagos, tiene una diferencia (entre fuentes de financiación) en defecto de $1.805.521,25 con el movimiento del ejercicio de dicha cuenta que se refleja erróneamente en el Balance . La diferencia tiene su contrapartida en la categoría Administración y Supervisión Local. Las diferencias mencionadas se trasladan al saldo acumulado de las cuentas involucradas. IV- OPINIÓN CON SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III, los Estados Financieros e información complementaria identificados en I-, en sus aspectos significativos exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Gestión Integral de Residuos Sólidos Urbanos en Municipios Turísticos-Subprograma 1” al 31 de Diciembre de 2014, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1868/OC-AR de fecha 06/11/2007. V- OTRAS CUESTIONES 1- No se subsanaron los incumplimientos a los Convenios de Adhesión suscriptos entre el Ministerio de Turismo y los Municipios de: Villa Traful (Cláusula 3.01: Acreditación del Derecho de Dominio de las tierras donde se ejecutó la obra del Programa (Villa Traful)) y de Junín de los Andes (cláusula 4.01 servidumbre de paso no acordada). Por otra parte, no se cumplió oportunamente con la cláusula 3.01 del Convenio de Adhesión del Municipio San Carlos de Bariloche, lo que ocasionó demoras sustanciales en el proceso de contratación y la consecuente redeterminación de precios que no hubiera tenido lugar si no se hubiese extendido el plazo para la adjudicación. Nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección apartados A.2 y B.2.1.5, que se acompaña al presente. 5 2- Los saldos a aplicar BID y Local acumulados del Estado de Flujos de Efectivo (EFE) en pesos y USD no corresponden exclusivamente a las diferencias entre ingresos y egresos por fuente aludidas en los apartados anteriores sino que están afectados por diferencias de cambio, las cuales están incluidas como Orígenes bajo el concepto de Otros Aportes y no se exponen separadamente como “Saldo a aplicar Otros Aportes”. 3- De la columna de aporte local del Estado de Solicitudes de Desembolso, sólo pudieron verificarse los valores correspondientes al justificado en el año ya que esa columna no formaba parte del estado del ejercicio anterior como para poder validar el desembolsado al inicio; con respecto al desembolsado al cierre (USD 8.615.082,05), no coincide con el total desembolsado del EFE (USD 11.193.579,40). 4- El monto disponible del fondo rotatorio, según la Nota 2, muestra una diferencia en menos de $ 993,67 respecto del Saldo Aplicar BID del EFE. Por otra parte, en la misma nota se indica que las disponibilidades de Aporte Local fueron valuadas al tipo de cambio comprador del Banco Nación del último día hábil del año, lo cual es erróneo porque tratándose de la conversión de pesos a dólares debe aplicarse el tipo de cambio vendedor. A su vez, la suma de los Fondos del Préstamo a rendir y los Fondos Rendidos que surgen de la Nota 4 exceden el total desembolsado al cierre del EFE por $ 15.207.81, por la inclusión errónea de la diferencia de cambio. 5- No se pudo constatar el valor de aporte local acumulado que se expone en el punto IX como Acordado y certificado, de las solicitudes Nº 32, 33 y 34. El indicado en esta última, emitida el 27/11/2014 excede por USD 11.645.384,82 el total de aportes de Aportes Locales del EFE al 31/12/2014. CIUDAD DE BUENOS AIRES, 20 de Abril de 2015. 6 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1868/OC-AR BID “PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS URBANOS EN MUNICIPIOS TURÍSTICOS-SUBPROGRAMA 1” (Ejercicio N°7 finalizado el 31 de Diciembre de 2014) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio Nº 7 finalizado el 31 de Diciembre de 2014 del “Programa de Gestión Integral de Residuos Sólidos Urbanos en Municipios Turísticos-Subprograma 1”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la Unidad Ejecutora de Préstamos Internacionales (UEPI) para su conocimiento y acción correctiva futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Se remite a nuestra Declaración de Procedimientos adjunta. Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente Memorando: 7 Referencia Título – Tema A.1 y B.1 Disponibilidades, registros y control interno. Inconsistencias en la información contable en dólares. Atrasos en la registración. Diferencias no conciliadas con el SAF. Aporte local justificado al Banco superior a los ingresos de los EEFF A.2 y B.2 Obras. Incumplimientos de los Convenios de Adhesión no subsanados. Demoras en la emisión de los actos administrativos. Falencias administrativas. Incumplimiento de algunas condiciones del Pliego. Demoras en el proceso de selección que ocasionaron una redeterminación de precios que no hubiese correspondido. A.3 y B.3 Consultoría: Falencias Administrativas. Contratos Retroactivos. Faltante de documentación. B.4 Firmas consultoras: Falencias administrativas, faltante de documentación, incumplimientos contractuales. A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS A.1. DISPONIBILIDADES, REGISTROS Y CONTROL INTERNO Observaciones: A.1.1 Los gastos bancarios continúan contabilizándose con atraso. A.1.2 Las partidas correspondientes a lo pagado en forma directa por la Tesorería del Ministerio que se incluyen como Aporte Local del período, exceden lo informado por el SAF por $ 79.971,17. Este importe se suma a las diferencias no conciliadas ni subsanadas por el Proyecto ya informadas en los ejercicios 2009 ($189.283,53), 2011 ($ 289.340,92), 2012 ($ 758.422,85, en este caso contabilizados por el Programa y no informados por el SAF como pagos del período) y 2013 ($348.817,59). A.1.3 La diferencia entre los Usos de Fondos del EFE en USD y el Balance, no se corresponde con el total de Deudas Comerciales (tal como fue constatado en el estado en $). Por el contrario, el valor contable de esas deudas da erróneamente saldo deudor, es inconsistente con la valuación al cierre de la deuda en pesos, e incluye saldo a favor en deudas fiscales cuando en pesos esas cuentas no tienen saldo. El valor contable de las cuentas de pasivo ya fue observado en ejercicios anteriores, sin que se hayan realizados los ajustes correspondientes para subsanar las inconsistencias de la información contable en dólares. 8 A.1.4 En el balance no están contabilizadas las partidas pertenecientes a Otros Aportes Locales, que corresponden a diferencias de cambio. Comentario de la UEPI: A.1.1 Los gastos bancarios se contabilizan desde el momento en que el Programa dispone de los extractos bancarios que emite el BNA (Trimestrales). Asimismo la contabilización de los gastos se ve afectada por el tipo de cambio que el BNA transforma la transferencia de $ desde la Cta. Cte. hacia la Cta. en USD. Una vez determinado el Tipo de cambio, procedemos a contabilizar dicho gasto. A.1.2 Las diferencias surgen por la imputación aplicada por el SAF en ciertos gastos como pasajes y viáticos, realizados por esta Unidad Ejecutora, ya que en general no se toma en cuenta la apertura programática de cada Préstamo al que corresponde el gasto, sino que se considera gastos de la Unidad en forma global. En el sistema UEPEX se discrimina dichas imputaciones por Préstamo. A.1.3 No se pueden conciliar las deudas en USD porque el Programa aplica el método de “lo devengado” y no el método de “lo percibido” no estando relacionado el tipo de cambio aplicado al momento del pago, con el de la contabilización de la deuda exigible, hecho que distorsiona la información en USD. El módulo contable, al momento de contabilizar el gasto, aplica la cotización más cercana a la fecha del asiento, empleando así tipos de cambio del Banco Central o Nación según corresponda. Las diferencias de valuación surgen porque el tipo de cotización utilizado al momento del gasto difiere del de pago, siendo este último el correspondiente a la venta de dólares utilizada para los fondos con los que se realizó el pago (fuente externa) o la del primer día hábil del mes (fuente local) según normativa del BID. A.1.4 Tomamos nota de la observación. Recomendación: Efectuar la registración oportuna de las operaciones, conciliar sistemáticamente las diferencias y realizar los ajustes correspondientes, a fin de que la información contable en dólares sea clara y confiable. 9 A.2. OBRAS A.2.1 LPN 10/11 Proyecto de Gestión Integral de los Residuos Sólidos Urbanos en las localidades de Villa Traful y Villa La Angostura Observación: A.2.1.1 No existe constancia de que a la fecha se haya realizado el traspaso de dominio al Municipio de Villa Traful, del terreno donde se emplaza la obra, ni la autorización de Parques Nacionales a la provincia para la cesión del mismo, según se requiere por lo establecido en el contrato de comodato suscripto entre ambos, tal como se había informado en el informe de auditoría del ejercicio anterior. Consultada la UEP nos informó que durante el ejercicio 2014 realizó gestiones informales tendientes a concretarlos, pero que a la fecha no ha obtenido los resultados esperados. Comentarios de la UEPI: A.2.1.1 El traspaso del dominio se encuentra en trámite y se solicitó por Nota UEPI 284 al presidente de la Comisión de Fomento de Villa Traful que acelere el trámite. (Comentario del auditor: la citada nota fue emitida el 09/04/2015) Recomendación: Efectuar un seguimiento constante y oportuno de los incumplimientos a lo estipulado en los Convenios de Adhesión observados, a fin de subsanarlos y no poner en riesgo la propiedad de las obras que fueron objeto del financiamiento. A.2.2 LPN Nº 15/12 Proyecto de Gestión integral de los Residuos Sólidos Urbanos en los Municipios de San Carlos de Bariloche y Dina Huapi Planta de Separación y Compostaje, Provincia de Río Negro (Monto pagado en el ejercicio: $ 21.922.520,67/USD 2.892.630,84) Observaciones: 10 A.2.2.1 Al momento de la publicación del llamado a Licitación (06/10/12) el Municipio no contaba con la titularidad del terreno para la obra, incumpliendo la cláusula tercera (3.1) del Convenio de Adhesión. La escritura de donación del terreno, se celebró el 07/10/2013 (un año después), luego de la apertura de ofertas y de la emisión del informe de evaluación. Cabe aclarar, que a la fecha de la publicación, apertura y evaluación no sólo no se había escriturado sino que ni siquiera se había emitido el acto administrativo de aceptación de la cesión instrumentada a través de un Convenio de Donación. El citado acto administrativo recién fue publicado en el BO el 16/04/13. A.2.2.2 Se imparte la orden de comenzar los trabajos cuatro meses antes de contar con el acto administrativo que aprueba el contrato (la orden se imparte el 11/12/13 y la Res. Nº 101 que aprueba el contrato es del 15/04/2014). Comentario de la UEPI: A.2.2.1 El Banco tenía conocimiento de esta situación, siendo que autorizó el llamado a licitación y supeditó la adjudicación a la escrituración de la donación. El Banco, con la no objeción, ha validado el proceso. Se toma nota para los procesos siguientes. A.2.2.2 La contrata, que es el documento que manifiesta la voluntad de la administración, tiene fecha de 29/11/2013. Tal como indica el pliego, desde ese momento dan inicio las obligaciones del contrato. En este sentido, el dictamen de la Dirección General de Legislación y Asuntos Jurídicos indica que puede procederse a su firma según el modelo que forma parte anexa del acto de adjudicación. Recomendaciones: No iniciar los procesos licitatorios sin contar con la propiedad de los terrenos, a fin de no incurrir en demoras que involucran a terceros durante la ejecución de los mismos. Se reitera que no deben iniciarse las obras hasta tanto los contratos hayan sido aprobados por autoridad competente. 11 A.2.3 Obra Junín de los Andes Observación: A.2.3.1 A la fecha, el Municipio no ha solucionado el conflicto con el Ejército Argentino respecto de la propiedad del área sobre la que fue construido el acceso a la Planta ni se acordó la servidumbre de paso tal como fuera observado en ejercicios anteriores. La última documentación que nos fuera suministrada al respecto data del 11/07/2014 y corresponde a una Nota remitida por el Coordinador del Programa al Intendente de Junín de los Andes solicitándole que realice el pedido formal de servidumbre a la Agencia de Administración de Bienes del Estado. Comentario de la UEPI: A.2.3.1 En los últimos meses la UEPI agilizó las gestiones ante la Agencia de Administración de Bienes del Estado (AABE), la cual, a mediados de marzo del corriente, realizó una inspección al terreno. Actualmente estamos a la espera de la resolución de la servidumbre de paso. Recomendación: Efectuar el seguimiento oportuno de las actuaciones en curso a fin de que se resuelva con la mayor celeridad posible la servidumbre de paso que debió establecerse previo a la realización de la obra. A.3 CONSULTORES NACIONALES Observación: A.3.1 El contrato y el acto administrativo aprobatorio del mismo son emitidos con posterioridad al inicio de las tareas del consultor, a su vez no se tuvo a la vista fecha de firma del consultor en los contratos. Por otra parte, el Anexo Declaración Jurada se firmó con más de un mes de retraso. 12 Comentarios de la UEPI: A.3.1 Se remitió la observación a la Dirección General de Recursos Humanos y Organización del Ministerio de Turismo a través de Nota UEPI 277. Recomendación: No iniciar las tareas hasta tanto se haya formalizado la relación jurídica entre las partes. Por otra parte, la suscripción de la declaración jurada debe realizarse al momento de la firma del contrato ya que contiene los requisitos establecidos para que el consultor no esté inhabilitado para llevarlo a cabo. B. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO B.1. DISPONIBILIDADES, REGISTROS Y CONTROL INTERNO Observaciones: B.1.1 El saldo contable en dólares de la Cuenta Corriente Nº3819/95 está subvaluado en USD 1.027,89 respecto del tipo de cambio de cierre (Vendedor BNA). B.1.2 No se pudo constatar el valor de “aporte local acumulado según registros contables del proyecto” que se exponen en los puntos IX como Acordado y certificado, de las solicitudes Nº32, 33 y 34. El indicado en esta última, emitida el 27/11/2014 excede por USD 11.645.384,82 el total de aportes de Aportes Locales del EFE al 31/12/2014. Comentarios de la UEPI: B.1.1 Se toma nota de la observación. B.1.2 La inversión acumulada surge de las diferentes registraciones de ingresos por aporte local a lo largo del préstamo, y su correspondiente transformación en USD al tipo de cambio de cada período. Dichos registros surgen del módulo de gestión del UEPEX. (Comentario del auditor: No procedente. Lo informado al Banco en las solicitudes y justificaciones de fondos, no puede exceder los orígenes efectivamente aportados que se informan y validan en los Estados Financieros). 13 Recomendaciones: Valuar los rubros monetarios a tipo de cambio de cierre para evitar los errores de valuación. Revisar y conciliar las diferencias entre los distintos módulos del UEPEX, que según lo manifestado en su comentario provocan la inconsistencia en la información enviada al Banco. B.2. OBRAS B.2.1 LPN Nº 15/12 Proyecto de Gestión integral de los Residuos Sólidos Urbanos en los Municipios de San Carlos de Bariloche y Dina Huapi Planta de Separación y Compostaje, Provincia de Río Negro (Monto pagado en el ejercicio: $ 21.922.520,67/USD 2.892.630,84) Observaciones: B.2.1.1 El expediente contiene documentación que no respeta el orden cronológico para su archivo y que al momento de la revisión no estaba foliada. Por otra parte, la documentación de respaldo correspondiente a las redeterminaciones de precios 1 y 2 fue suministrada en copia simple. B.2.1.2 Se solicitó al Banco la no objeción a la documentación para iniciar el proceso licitatorio con anterioridad a que se emita la resolución ministerial que aprueba el Convenio de Adhesión entre el Ministerio y el Municipio de San Carlos de Bariloche. B.2.1.3 El Plazo inicial de validez de las ofertas de 120 días fue prorrogado en varias ocasiones, alcanzando las ampliaciones los 7 meses y medio más que el período original, observándose que tanto los pedidos a la empresa como la no objeción al Banco se realizaron con demora, una vez vencido el plazo que se prorrogaba. B.2.1.4 No se tuvo a la vista constancia alguna de que las solicitudes de ampliación del plazo de mantenimiento de oferta hayan sido cursadas a todas las firmas que presentaron ofertas, sólo constan los pedidos a la empresa evaluada como la más baja. B.2.1.5 Entre la apertura y la notificación de adjudicación transcurrieron casi 12 meses habiéndose justificado las solicitudes de prórroga en la necesidad de intervención de la 14 Jefatura de Gabinete de Ministros, sin embargo la aprobación de lo actuado no fue emitida por ésta sino por el Ministro de Turismo, luego de finalizado el trámite de escrituración del terreno (ver observación A.2.2.1). Cabe aclarar, que la demora incurrida en la notificación y firma del contrato dio lugar a que se redeterminara el valor contractual entre la fecha de apertura y la de firma del contrato por un total de $4.224.711,45, redeterminación que no hubiese correspondido, si se hubiera procedido a la notificación de adjudicación y firma del contrato luego de la no objeción al informe de adjudicación otorgada por el Banco el 22/01/13, por no darse hasta el mes de junio 2013 las condiciones del punto 60 de las Condiciones Especiales del Contrato (variación superior al 10%). B.2.1.6 Del análisis de la oferta presentada por la firma adjudicataria surgen las siguientes consideraciones: a. No se cumple con el punto 5.3 f) de las DDL ya que se presentó una certificación de Contador en lugar de un Estado de Situación Patrimonial de corte auditado o con Informe de Revisión Limitada. b. Lo valores de facturación por obras de los últimos tres períodos informados en cumplimiento del punto 5.3 b) de las DDL son superiores a los ingresos por ventas de los EEFF debiendo tenerse en cuenta que la construcción de obras civiles no es el único objeto de la sociedad. c. Al momento del Acto de Apertura y del correspondiente análisis de las ofertas la empresa no tenía como actividad declarada la construcción de obras civiles en la constancia de inscripción de la AFIP. B.2.1.7 La vigencia de los Seguros exigidos en el punto 38.1 de las Condiciones Generales de Contrato tenidos a la vista no cubren el período de ejecución de la obra. B.2.1.8 No se tuvo a la vista documentación que justifique los 7 meses transcurridos entre la No Objeción del BID a la redeterminación y la suscripción del Acta de redeterminación de Precios. B.2.1.9 En la mayoría de los casos las AP no contaban con la firma del Representante de Registro. 15 B.2.1.10 No se tuvieron a la vista los recibos correspondientes a los certificados número 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11 y redeterminación 1 por un total de $ 13.706.224,27. Comentarios de la UEPI: B.2.1.1 Se toma nota de la observación. B.2.1.2 El Banco tenía conocimiento de esta situación, se suscribió el convenio previo a la adjudicación de la Obra. El Banco con la no objeción ha validado el proceso. Se toma debida nota para próximos procesos. B.2.1.3 Esta Unidad ha tomado nota de la observación y la tendrá en cuenta para los sucesivos procesos de adquisiciones. B.2.1.4 Esta unidad toma nota de la observación y la tendrá en cuenta en los sucesivos procesos de adquisiciones. Por otro lado, la posterior aceptación de la prórroga valida la situación del oferente y su oferta. B.2.1.5 La demora tuvo que ver principalmente con la intervención de la JGM para la aprobación del proceso licitatorio, que era la autoridad competente para dicho acto jurisdiccional hasta la emisión del Decreto N° 893/12. Luego de la emisión de dicho Decreto el expediente fue devuelto a este Ministerio para su trámite, tal como se puede observar en el mismo. (Comentario del auditor: El Decreto mencionado fue emitido el 07/06/12 y entró en vigencia 60 días después de su publicación en el Boletín Oficial el 14/06/12, vale decir que antes de que se iniciara el proceso objeto de muestra, razón por la cual lo manifestado no justifica las demoras). B.2.1.6 a. La Comisión Evaluadora ha entendido que la documentación aportada cumple sustancialmente con los requisitos del pliego. De esta manera, la documentación en conjunto aportada por la firma resulta suficiente para la evaluación de los criterios establecidos en el pliego. b. Se toma nota de la observación. 16 c. No es la AFIP la que determina la capacidad u objeto social de una firma, sino su estatuto. Por otro lado cuenta con el certificado de capacidad emitida por el Registro Nacional de Constructores de Obras Públicas. (Comentario del auditor: no es lo observado) B.2.1.7 El expediente se encuentra en trámite en la Dirección de Jurídicos del Ministerio de Turismo, razón por la cual no podemos dar respuesta a lo observado. B.2.1.8 La redeterminación de precios establece un nuevo monto contractual que supera el equivalente a los 21.760 módulos establecidos por el Decreto 1039/2013 que permite al Sr. Ministro de Turismo aprobar dicho gasto. De esta manera, debió tramitarse ante la Jefatura de Gabinete de Ministros, lo que amplía los plazos al intervenir distintas jurisdicciones. (Comentario del auditor: No obstante haberse tenido a la vista la aprobación por la Jefatura de Gabinete, el Decreto mencionado establece en su artículo 1.5 g) que la autoridad con competencia para aprobar las prórrogas, las disminuciones y las ampliaciones de los contratos será la misma que adjudicó el procedimiento). B.2.1.9 Tomamos nota de la observación. B.2.1.10 Tomamos nota de la observación. Recomendaciones: Mantener expedientes archivados en orden cronológico, debidamente foliados, que permitan aseverar la integridad de la documentación. No iniciar los procesos hasta tanto se hayan aprobado los Convenios de Adhesión con los Municipios involucrados. Solicitar en tiempo y forma las no objeciones al Banco en aquellos casos que corresponda. Garantizar la continuidad de los procesos efectuando los pedidos de prórroga oportunamente y a todas las empresas que participan de los mismos. Garantizar la gestión eficiente de los procesos de selección a fin de que no se produzcan demoras que incrementan los valores contractuales. 17 Analizar las ofertas de manera objetiva, contemplando el estricto cumplimiento de los criterios mínimos requeridos en el Pliego de Bases y Condiciones y maximizando los controles para contar con documentación de respaldo adecuada. Exigir y conservar las pólizas de seguro que respalden la existencia de cobertura por los períodos establecidos. Documentar adecuadamente tanto las actuaciones inherentes a la contratación como a la emisión de los pagos. B.3 CONSULTORES NACIONALES Observaciones: B.3.1 Los recibos de los consultores suministrados por $ 99.350,76 no tenían firma. Asimismo, las autorizaciones de Pago no estaban firmadas por el consultor en el campo reservado para ese fin. B.3.2 No se tuvieron a la vista solicitudes de contratación suscriptas por el responsable del Proyecto. B.3.3 En un caso no se tuvo a la vista rescisión de contrato por encontrarse, según lo manifestado, en trámite en el exp.388/2014 debido a una re categorización pendiente. Comentarios de la UEPI: B.3.1 Respecto de la recepción de los pagos, remitimos la observación a la Dirección General de Recursos Humanos y Organización del Ministerio de Turismo a través de Nota UEPI 277. Por otro lado, la registración de las autorizaciones de pago en el sistema UEPEX es a los fines de apropiar el gasto de Aporte Local. B.3.2 y B.3.3 Se remitió la observación a la Dirección General de Recursos Humanos y Organización del Ministerio de Turismo a través de Nota UEPI 277. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las contrataciones y los pagos realizados. 18 B.4 FIRMAS CONSULTORAS (Selección Basada en Calidad y Costo-SBCC) B.4.1 SP Nº 14/12 Servicios de Consultoría -Municipio de Tupungato, Mendoza (Selección Basada en Calidad y Costo-SBCC, monto abonado en el ejercicio $243.195,48/USD36.461,09 Observaciones: B.4.1.1 El expediente tenido a la vista no respeta el orden cronológico para el archivo de la documentación. B.4.1.2 No consta en el expediente documentación que sustente las razones para la solicitud de prórroga del plazo de mantenimiento de oferta en dos oportunidades por un total de 105 días. B.4.1.3 Las propuestas técnicas presentadas no incluían documentación de respaldo de las carreras y posgrados cuyos títulos fueron declarados en los CV. B.4.1.4 El acto administrativo aprobatorio del contrato fue emitido más de dos meses después de la suscripción del mismo. B.4.1.5 La empresa presenta dos pedidos de prórroga para la presentación del primer informe de avance estando ya vencido el plazo previsto en el contrato, de los cuales, a su vez, no se tuvo a la vista la aprobación de la UEPI. Por otra parte con respecto al informe de avance número 2 y el informe final que fueron presentados con atraso, no se tuvieron a la vista pedidos de prórroga, incumpliendo la cláusula 2.4 de modificaciones o cambios donde se establece que deberá hacerse mediante acuerdo escrito entre ambas partes. B.4.1.6 El informe de avance Nº 1 que debía contar con la No objeción del Banco, fue remitido a éste para su revisión más de 2 meses después de su presentación conjuntamente con el informe 2. B.4.1.7 Con respecto al informe final de la Etapa I, que debía ser presentado a los 90 días de la firma del contrato (15/10/2013-15/01/2014), si bien se pudo saber a través de la correspondencia entre la UEPI y el BID que fue remitido a éste el 31/07/2014, no se tuvo a la vista constancia de su presentación original ni documentación que respalde las comunicaciones entre la UEPI y la empresa para incorporar las modificaciones sugeridas por el Banco, el cual en sucesivas notas reclama por la no inclusión de las 19 observaciones efectuadas a los informes 1 y 2. Como consecuencia de ello no se pudo establecer la justificación y la responsabilidad por las demoras que llevaron a que un contrato que debió finalizar en marzo de 2014, recién se apruebe la Etapa I (equivalente al 60% del contrato) en marzo de 2015. B.4.1.8 El recibo correspondiente al pago por el informe Nº 1 de la Etapa 1 fue emitido con dos colores de tinta, esta enmendado sin salvar y fue suscripto por una persona que no es la misma que suscribe como beneficiario la autorización de pago y la constancia de retenciones impositivas. B.4.1.9 Las facturas no fueron emitidas a nombre del Proyecto. Comentarios de la UEPI: B.4.1.1 Se toma debida nota. B.4.1.2 Se toma debida nota. B.4.1.3 No se solicita documentación de respaldo. Los CV tienen carácter de Declaración Jurada. Se toma debida nota. B.4.1.4 La contrata es el documento que manifiesta la voluntad de la administración. Tal como indica la SP, desde ese momento dan inicio las obligaciones del contrato. En este sentido, el dictamen de la Dirección General de Legislación y Asuntos Jurídicos indica que puede procederse a su firma. B.4.1.5 Respecto a los plazos de las consultorías, si bien las solicitudes de prórroga no fueron respondidas formalmente, fueron aprobados y pagados los informes correspondientes, lo que implica una aprobación de hecho. Respecto a las presentaciones con atraso sin pedidos de prórroga, los mismos ocurren por demoras en la evaluación del informe 1 del cual depende la presentación del informe 2 y el final. B.4.1.6 Los informes de avance de las consultorías no precisan la No Objeción del BID. Se los envía al Banco para que los analice y emita sus comentarios/observaciones, de manera de reducir los tiempos de evaluación. (Comentario del auditor: no procedente. En el Apéndice B- Requisitos para la presentación de informes, apartado Presentación de Informes y cronograma de pagos punto 1.1 se establece expresamente que el informe 1 deberá contar con la no objeción de la UEPI y el Banco). 20 B.4.1.7 En la evaluación de los informes hay comunicaciones vía correo electrónico a través de las cuales se informan correcciones y observaciones, elaboradas tanto por la UEPI como por el BID, a los informes presentados. Esto incide en la demora de la presentación de los sucesivos informes, que luego son remitidos al Banco. Respecto de la presentación formal del informe, tomamos debida nota. B.4.1.8 Se toma nota de la observación. B.4.1.9 Se toma nota de la observación. Recomendaciones: Mantener la documentación en archivos que respeten el estricto orden cronológico y contengan evidencia de todo lo actuado. Verificar el estricto cumplimiento de las cláusulas del contrato, en especial todas aquellas referidas con los plazos de ejecución y sus aprobaciones a fin de garantizar la eficiencia de la gestión. Maximizar los controles para asegurar la correcta emisión de la documentación a recibir como respaldo de los pagos. CIUDAD DE BUENOS AIRES, 20 de Abril de 2015. 21 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1868/OC-AR BID “PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS URBANOS EN MUNICIPIOS TURÍSTICOS-SUBPROGRAMA 1” (Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de Diciembre de 2014) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/14 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria (pruebas sustantivas); - test o prueba de transacciones; - análisis de procesos de selección de obras; - análisis de proceso de selección de consultoría individual; - análisis de procesos de selección de firmas consultoras; - análisis de la documentación respaldatoria de los pagos; - circularización de saldos; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa; - reconciliaciones bancarias; - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 22 El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes y el 38,12 % de las inversiones del ejercicio 2014 expuestas en el Estado de Inversiones en pesos, según el siguiente detalle: Préstamo BID 1868 TOTAL $ % Incidencia Administración y 2.224.346,21 Supervisión Costos Directos 63.994.522,58 Seguimiento y Evaluación 0,00 Auditoría 0,00 Comisiones del Préstamo 301.941,74 Pagadas Intereses del Préstamo 4.423.402,31 Pagados Totales 70.944.212,84 MUESTRA $ 3,14 154.618,78 6,95 90,20 0,00 0,00 22.165.716,15 0.00 0,00 34,64 0,43 301.941,74 100,00 6,23 4.423.402,31 100,00 100,00 27.045.678,98 38,12 CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES, 20 de Abril de 2015. 23 % Muestra 0,00 0,00
