Código: SI-C1 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 7 Vigente desde: 18/12/2015 OBJETIVO DEL PROCESO O SUBPROCESO ALCANCE LÍDER RESPONSABLE POLITICA DE OPERACIÓN PROVEEDOR Orientar, administrar, mantener, capacitar y controlar el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI, mediante acciones coordinadas con las dependencias de la entidad, para mejorar y optimizar los procesos del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo en la búsqueda de una mayor satisfacción social. Inicia con la identificación de la necesidad de documentar el sistema, continua con las acciones de mantenimiento y finaliza con el mejoramiento y optimización tanto de la documentación necesaria para su operación como de la estructura del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Jefe Oficina Asesora de Planeación. Coordinador Grupo de Mejoramiento Continuo El Ministerio cuenta con mecanismos e instrumentos estandarizados para la planificación, operación y el control de la gestión institucional, que permiten el uso adecuado de los recursos y el desarrollo, mantenimiento y mejoramiento continuo de los procesos para la entrega de un servicio de óptima calidad a los usuarios, beneficiarios y demás partes interesadas. ENTRADAS ACTIVIDADE S RESPONSABLE Jefe de Oficina Asesora de Planeación Líderes de Procesos y/o subprocesos del Ministerio del Interior (1,2,) Grupo de Mejoramiento Continuo (3) Coordinador Grupo de Mejoramiento Continuo 1 Solicitud de elaboración y/o modificación de documentos. 2 Procedimientos del sistema y otros documentos necesarios para el desarrollo de la gestión actualizados. Líderes de Procesos y/o Subprocesos 1. Elaboración y Control de Documentos Líderes de procesos y subprocesos Funcionarios designados en cada uno de los procesos y subprocesos Jefe Oficina Asesora de Planeación 3 Listado maestro de control de documentos. Líderes de Procesos y/o Subprocesos del Ministerio del Interior (1,3,4,5) Comité de Gerencia (3) 1. Productos y/o servicios que presta la entidad 2. Información de Características de Calidad del Producto y/o Servicio. 3. Información de la Conformidad del Producto o Servicio. 2 Acta de Revisión por la Profesionales de Grupo de Mejoramiento Continuo 2. Control de Producto y/o Servicio No Conforme Coordinador Grupo de Mejoramiento Continuo Líderes de Procesos y/o Subprocesos SALIDAS 1 Control de solicitudes de elaboración y/o modificación de documentos. 2 Procedimientos del sistema y otros documentos necesarios para la gestión aprobados. 3 Listado maestro de control de documentos actualizado. 4 Documentos divulgados y publicados en la página Web para su consulta y aplicación 1. Productos y/o servicios y sus características actualizados 2. Información para Revisión por la Dirección. 3. Tratamiento del Producto y/o servicio no conforme 4. Informe de conformidad del producto y/o servicio CLIENTES Líderes de los Procesos y subprocesos (2,4) Grupo Mejoramiento Continuo (1,2,3) Servidores participantes en cada proceso y/o subproceso (4) Partes interesadas (4) Grupo de Mejoramiento Continuo (1,2,4) Comité de Gerencia (2) Oficina de Control Interno (3,4) Procesos y/o Subprocesos del Ministerio del Interior (1,3) Página 1 de 5 Código: SI-C1 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 7 Vigente desde: 18/12/2015 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADE S Dirección. 3 Detección de Producto y/o servicio no Conforme 4 Informe de Quejas, Reclamos y Sugerencias Líderes de Procesos y/o Subprocesos del Ministerio del Interior (1,3,4,6) Comité de Gerencia (2) Oficina de Control Interno (1,3,6) Auditores(3,6) Oficina Asesora de Planeación (4) Oficina de Información Pública del Interior (5) Líderes de Procesos y/o Subprocesos del Ministerio del Interior (1,) Grupo de Mejoramiento Continuo (1,4 Comité de Gerencia (2,3,4) Oficina de Información Pública del Interior(5,6) 1 Solicitud de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. 2 Acta de Revisión por la Dirección. 3 Información de seguimiento a, acciones preventivas, correctivas y de mejora. 4 Resultados del Seguimiento al Plan Estratégico y de Acción 5 Quejas, Reclamos y Sugerencias 6 Resultados de la realización de auditorías 1 Información de seguimiento a indicadores de proceso, riesgos, productos y/o servicios no conformes, acciones preventivas, correctivas y de mejora. 2 Acta de Revisión por la Dirección anterior. 3 Informe de Revisión por la Dirección. 4 Política y Objetivos de Calidad. 5 Informe de Quejas y Reclamos 6 Medición de la satisfacción del cliente. RESPONSABLE SALIDAS CLIENTES Representante de Alta Dirección(4) Profesionales Grupo de Mejoramiento Continuo Funcionarios enlaces de cada una de las dependencias Jefe de Oficina Asesora de Planeación Coordinador Grupo de Mejoramiento Continuo 3. Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora Líderes de Procesos y/o Subprocesos Profesionales Grupo de Mejoramiento Continuo. Oficina Interno de Representante Alta Dirección de la Líderes de Procesos y/o Subprocesos Profesionales Grupo de Mejoramiento Continuo Oficina Interno de Oficina de Control Interno (1,4) Procesos y/o Subprocesos del Ministerio del Interior (1,2,3) Control Coordinador Grupo de Mejoramiento Continuo 4. Revisión por la Dirección 1 Plan de Mejoramiento Funcional y por Procesos 2 Mejora de los procesos 3 Implementación de acciones de mejora Correctivas y Preventivas 4 Seguimiento a efectividad de las acciones de mejora. Control 1. Informe de Revisión por la Dirección 2. Convocatorias 3. Resultado de la Revisión por la Dirección (Acta) 4. Oportunidades de mejora Procesos y/o Subprocesos del Ministerio del Interior (3,4) Oficina de Control Interno (2,4) Comité de Gerencia (1,2) Grupo de Mejoramiento Continuo (3) Representante de Alta Dirección (1,3) Página 2 de 5 Código: SI-C1 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 7 Vigente desde: 18/12/2015 DOCUMENTOS INTERNOS TÍTULO CÓDIGO TIPO FECHA SI-P1 Procedimiento Elaboración y Control de Documentos SI-P02 Procedimiento Control de Producto y/o Servicio No Conforme SI-P03 Procedimiento Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora SI-P04 Procedimiento Revisión por la Dirección SI-G02 Guía Guía Administración y Control del Riesgo por Proceso y de Corrupción SI-G03 Guía Guía Gestión de Indicadores por Proceso SI-M1 Manual Manual Sistema Integrado de Gestión Institucional DOCUMENTOS EXTERNOS NÚME RO FECHA Ley 872 30/12/2003 Ley 87 29/11/1993 Decreto 2893 11/08/2011 Decreto 943 2014 Decreto 2482 2012 4485 2009 4110 09/12/2004 TIPO Decreto TÍTULO Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicio. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI Por el cual se establecen los lineamientos generales para la Integración de la Planeación y la Gestión Por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. GESTIÓN DE INDICADORES Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso. HUMANOS Profesionales y demás personal que participa en el proceso FÍSICOS Puestos de trabajo dotados GESTIÓN DE RIESGOS Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos RECURSOS TECNOLÓGICOS Equipos de cómputo, software, sistema de información y comunicación FINANCIEROS Gastos de funcionamiento e Inversión Página 3 de 5 Código: SI-C1 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 7 Vigente desde: 18/12/2015 FECHA 14/05/2009 15/06/2010 04/08/2010 14/02/2012 CONTROL DE CAMBIO Se modifica el objetivo del proceso colocando la frase “del Ministerio del Interior y de Justicia y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia” Se ajusta el objetivo al agregar “así como el mantenimiento del sistema” y adicionar la frase Justicia y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia. Se retira la Oración El Sistema de Gestión Institucional recoge los modelos del Sistema de Gestión de la Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Desarrollo Administrativo. Se agrega una nueva actividad llamada “ADMINISTRACIÓN, MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. La actividad Administración de la Documentación se aclara las tareas y productos que se encuentran allí escritos, dando mayor claridad. En los Indicadores se modifico el responsable, Asesor del Despacho, por Jefe Oficina de Planeación. En el método se Unifico el procedimiento Control de Documentos con el de Elaboración de Documentos” por lo que desaparece el código SI-AS-P-02. Se modificaron los riesgos asociados al proceso. Se modifica el Listado Maestro de Documentos Vigentes y se crea el Listado Maestro de Documentos Obsoletos Se revisó y ajustó el objetivo del proceso Se revisó y ajustó las actividades del proceso Se eliminó del documento la identificación y el control del riesgo Se actualizó la versión de las normas técnicas NTC GP:1000 e ISO 9001 Se incluyó la guía para la elaboración y/o modificación de documentos Se incluyó la guía para la medición de la satisfacción del cliente. Se modificó de acuerdo con la guía para la elaboración y/o modificación de documentos el formato de caracterización de procesos Se incluyó la guía para la evaluación y el control del riesgo Se mejoraron los procedimientos de acciones preventivas, correctivas y de mejora y de producto no conforme Se agrega a las entradas la política y objetivos de calidad Se retira de documentos asociados internos, Guía para la Evaluación de la Satisfacción del cliente y se reordenan los documentos asociados internos. Se actualizó la Guía Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos, La Guía para la Administración y Control del Riesgo. Se actualizó cada uno de los procedimientos, Control de Documentos, Control de Producto y/o Servicio no Conforme, Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora y Revisión por la Dirección, por último se actualizó esta caracterización en los siguientes aspectos, la modificación de las columnas proveedor, entradas, actividades, responsable, salidas, clientes de acuerdo a cada uno de los procedimientos vigentes del proceso, se eliminaron los indicadores ya que se encuentran relacionados en el plan de acción de la Entidad, se eliminaron los riesgos ya que estos se relacionan en el Mapa de Riesgos del Ministerio del Interior, Lo anterior de acuerdo al decreto de 2893 de 2011. Por último se da cumplimiento al hallazgo No. 2 del Plan de mejoramiento del proceso: administración Sistema Integrado de Gestión Institucional del 10/01/2012 que expresa lo siguiente: "por la importancia que tiene el proceso que se audita y las salidas que arroja el mismo se recomienda agregar el término de "procedimiento y otros documentos aprobados". Normatividad aplicable NTC GP 1000 - VERSIÓN 2 3 4 5 Página 4 de 5 Código: SI-C1 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 7 Vigente desde: 18/12/2015 FECHA CONTROL DE CAMBIO VERSIÓN 2009, numeral 5.5.3 Comunicación Interna. 24/06/2015 Se actualiza la caracterización versión 05, por actualización de nuevo logo y lema Institucional del Ministerio del Interior, y se actualiza el procedimiento Control de Documentos y sus formatos y el procedimiento Revisión por la Dirección. Se elimina las guías para la Medición de la Satisfacción del Cliente Interno y Externo y sus formatos. Se modifica en forma general la versión 6 de este documento Elaboró Revisó y Aprobó: _____________________________ Jhon Andersson Arias Mateus Profesional Universitario Grupo Mejoramiento Continuo ________________________________ Jacinto Montero Lora Coordinador Grupo Mejoramiento Continuo ________________________ Ángela María López Gutiérrez Jefe Oficina de Planeación 6 7 “Archivar en¨ 1103.47.03 Procesos y Procedimientos Estratégicos / Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional Página 5 de 5