Código: AN-SC-P-02 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT Versión: 04 Fecha Elaboración: 05/06/2014 Vigente Desde: 13/06/2014 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades para realizar el seguimiento a la implementación de las recomendaciones o medidas, expedidas por el Ministro del Interior en el marco de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, dirigidas a prevenir o mitigar los riesgos que advierten los Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento elaborados por el Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo o la información proveniente de cualquier entidad que haga parte de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas CIAT. 2. ALCANCE El procedimiento inicia desde la programación de las sesiones de seguimiento y culmina con la elaboración del acta y si es el caso con la realización de nuevas recomendaciones. 3. DEFINICIONES Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento: Documentos elaborados por el Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo, donde se advierte la existencia de situaciones en las que se presentan riesgos para los derechos de la población o infracciones al derecho internacional humanitario en contra de la población. Recomendaciones: Oficios o Memorandos enviados a las Entidades pertinentes de implementar las recomendaciones o medidas, sugeridas por el señor Ministro del Interior para prevenir o mitigar los riesgos de vulneración a los Derechos Humanos o infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Seguimiento a la Implementación de las Recomendaciones: Sesiones realizadas por la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, conjuntamente con las autoridades y entidades del nivel nacional, departamental y local, con el objetivo de revisar las distintas respuestas de las entidades frente a las recomendaciones y cuál ha sido el impacto en la mitigación de los riesgos. Sesiones de Evaluación: Sesiones ordinarias o extraordinarias realizadas por la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, en donde se evalúan las advertencias sobre riesgos para los Derechos Humanos o DIH, y se recomienda al Ministro del Interior la emisión o no de Alerta Temprana y las recomendaciones sobre la implementación de medidas dirigidas a prevenir o mitigar los riesgos. 4. SIGLAS CIAT: Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas SAT: Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo Página 1 de7 Código: AN-SC-P-02 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT Versión: 04 Fecha Elaboración: 05/06/2014 Vigente Desde: 13/06/2014 5. NORMATIVIDAD 5.1. CONSTITUCIÓN. Constitución de 1991 5.2. LEYES. Ley 1106- art. 5º prorrogado en el artículo 1 de la Ley 1421 de 2010, los Gobernadores y Alcaldes deberán atender de manera urgente las recomendaciones y alertas tempranas emanadas del Gobierno Nacional, especialmente del Ministerio del Interior y de Justicia, tendientes a prevenir, atender y conjurar las situaciones de riesgo que alteren el orden público, y las posibles violaciones a los derechos humanos o el Derecho Internacional Humanitario. Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción. Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1448 del 10 de junio de 2011, Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. 5.3. DECRETOS. Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. Decreto 4800 art. 200 parágrafo del 2011, por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se menciona que “las recomendaciones realizadas por el Ministro del Interior con base en los informes realizados por el Sistema de Alertas Tempranas -SAT, en el marco de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas-CIAT, serán atendidas de manera oportuna y adecuada por parte de las entidades del nivel nacional y territorial, responsables en la prevención a las violaciones de los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, y reportaran a la secretaría técnica de la Comisión Intersectorial de alertas Tempranas-CIAT en los términos establecidos, sobre los avances en la implementación de las mismas.” Decreto 2890 de 2013, por el cual se crea y reglamenta la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas (CIAT) y se dictan otras disposiciones. Página 2 de7 Código: AN-SC-P-02 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT Versión: 04 Fecha Elaboración: 05/06/2014 Vigente Desde: 13/06/2014 5.4. OTRAS NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios. Requisitos. 6. DESARROLLO No. 1 2 3 Actividad Programar las sesiones de seguimiento Coordinar la sesión de seguimiento con las autoridades departamentales y locales Convocar la sesión de seguimiento Tarea Realizar junto con los profesionales y contratistas de la Secretaria Técnica de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, la programación de las sesiones de seguimiento, para iniciar la coordinación con las entidades departamentales y locales. Coordinar telefónicamente o a través de correos electrónicos, con las Gobernaciones el desarrollo de la sesión de seguimiento en los aspectos logísticos y la convocatoria a las diferentes entidades nacionales, departamentales y locales, concernidas en la mitigación del riesgo. Elaborar y enviar por el correo secretariaciat@mininterior.gov .co, la convocatoria a la sesión de seguimiento a la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas y a las Entidades locales, departamentales y nacionales destinatarias de recomendaciones y concernidas en la mitigación de los riesgos, anexando la matriz de seguimiento a recomendaciones de la CIAT Formato AN-SC-P-02-F-01 Punto de Control Responsable Funcionario designado en la coordinación de la Secretaria Técnica de la CIAT Profesionales y contratistas de la Secretaria Técnica de la CIAT La matriz de seguimiento deberá estar actualizada con las respuestas allegadas por las Entidades Profesionales y contratistas de la Secretaria Técnica de la CIAT Página 3 de7 Código: AN-SC-P-02 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT No. 4 5 6 7 8 Actividad Realizar la sesión de seguimiento Elaborar el acta de la sesión Elaborar y enviar las recomendaciones Tarea Cada Entidad presentará las acciones que ha implementado, los avances en la superación o mitigación de los riesgos, los obstáculos presentados y las acciones que consideran se deben realizar. Elaborar el acta de la sesión de seguimiento mediante el formato SI-G-01-F-01, recogiendo los aportes más relevantes y las propuestas de nuevas recomendaciones. Elaborar los oficios en el formato establecido, si es el caso, con las nuevas recomendaciones dirigidas a las Entidades con competencia en el tema cuando corresponda. Punto de Control Formato Listado de Asistencia SIG-01-F-02 de la sesión de seguimiento Verificar mensualmente que las actas de las sesiones realizadas se encuentren debidamente firmadas Los oficios de las recomendacion es emitidas deben contener un número de radicado para cada Entidad. Revisar y aprobar Verificar que la información del Verificar que los oficios y oficio sea clara memorandos cumplan con las y apunte a los características del producto. riesgos advertidos. Firmar oficios de recomendaciones Los oficios deben contener los vistos buenos de quien elabora y revisa la comunicación Recibir oficios para la firma revisados y aprobados previamente por la Dirección de Gobierno y Gestión Territorial Versión: 04 Fecha Elaboración: 05/06/2014 Vigente Desde: 13/06/2014 Responsable Profesionales y contratistas de la Secretaria Técnica de la CIAT Funcionario designado en la coordinación de la Secretaria Técnica de la CIAT Profesionales y contratistas de la Secretaria Técnica de la CIAT Funcionario designado en la coordinación de la Secretaria Técnica de la CIAT y/o Director de Gobierno y Gestión Territorial Director (a) de Gobierno y Gestión Territorial. Página 4 de7 Código: AN-SC-P-02 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT No. 9 10 11 12 Actividad Tarea Punto de Control respectiva Versión: 04 Fecha Elaboración: 05/06/2014 Vigente Desde: 13/06/2014 Responsable Funcionario designado en la Actualizar los resultados y coordinación de la datos de los seguimientos a la Secretaria Actualizar datos implementación de las Técnica de la de ejecución recomendaciones en SIGOB CIAT, y de programación de metas, profesional o Plan de Acción y SISMEG. contratista designado para atender el caso. Los oficios de Profesionales y las contratistas de la Elaborar los oficios en el recomendacion Secretaria Elaborar formato establecido, a las es emitidas Técnica de la reiteraciones a las Entidades competentes que deben contener CIAT recomendaciones no responden a las un número de recomendaciones emitidas. radicado para cada Entidad. Archivar la documentación La Profesional o correspondiente a la documentación contratista Archivar aplicación de éste debe ser designado para documentación procedimiento, conforme al archivada de atender el caso procedimiento de organización manera del archivo de gestión. oportuna Realizar las acciones Profesional o correctivas, preventivas o de contratista mejora, si es el caso, designado para Desarrollar aplicando el procedimiento Plan de atender el caso acciones de para el control del producto no mejoramiento mejoramiento conforme y el procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejora. La actualización se debe realizar de acuerdo a la programación de cada sistema 7. REGISTROS Los registros son las salidas de los procedimientos, como resoluciones, oficios, memorandos, fotos, bases de datos, etc., éstos contienen actividades realizadas y no pueden modificarse Actas Bases de datos Estadísticas Página 5 de7 Código: AN-SC-P-02 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT Versión: 04 Fecha Elaboración: 05/06/2014 Vigente Desde: 13/06/2014 Formatos: Listados de asistencia y Matriz de seguimiento Informes Oficios y Memorandos de recomendaciones 8. INFORMACIÓN INFORMACIÓN GENERADA Acta de la sesión de seguimiento Comunicaciones relacionadas con el seguimiento a la implementación de recomendaciones del CIAT RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN Permanente Archivo de la Dirección de Gobierno y Gestión Territorial DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN Registro y trámite de correspondencia institucional Profesional o contratista designado para atender el caso Gestión de Despachos Profesional o contratista designado 9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN SIGOB 10. ANEXOS Anexo No. 1. Formato Matriz de seguimiento a las recomendaciones de la CIAT. AN-SCP-02-F-01 11. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 01/02/2012 25/07/2012 CAMBIO Creación del procedimiento para el Ministerio del Interior, específicamente, acorde con las funciones asignadas a la Subdirección de Seguridad y Convivencia establecidas en el Decreto 2893 de 2011 y de conformidad con la guía de lineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos V 03 19/10/2011. Actualización del procedimiento de Seguimiento a la implementación de las recomendaciones del CIAT, ampliando las actividades a desarrollar y se eliminaron las actividades No. 2, 3 y 4 VERSIÓN 01 02 Página 6 de7 Código: AN-SC-P-02 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL CIAT FECHA 06/03/2013 CAMBIO relacionadas con la aprobación del cronograma de seguimientos, puesto que la programación se realiza teniendo en cuenta el margen de tiempo que se establece para cada seguimiento y en cada sesión se cuenta con algún representante de las Entidades. Se modifica la versión 2 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora, se ajusta la actividad 8 del procedimiento sobre la Firma de los oficios de recomendaciones ahora que ahora estará bajo la responsabilidad del (la) Director (a) de Gobierno y Gestión Territorial. Versión: 04 Fecha Elaboración: 05/06/2014 Vigente Desde: 13/06/2014 VERSIÓN 03 Se modifica la versión 3 con el fin de actualizar el procedimiento por derogamiento del Decreto 2780 de 2010, se expidió el Decreto 2890 de 2013, “Por el 05/06/2014 cual se crea y reglamenta la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas (CIAT) y se dictan otras disposiciones”, se actualiza en la actividad 10. Además en el numeral 5. NORMATIVIDAD se suprimió la Ley 387, se adicionó la Ley 1448 del 2011 y el Decreto 2890 de 2013. Elaboró Firma Revisó Firma ____________________ ERICA CARDOZO SARMIENTO Técnico Administrativo ____________________ EISLEANE SUAREZ TAVERA Coordinadora Grupo CIAT 04 Aprobó Firma ____________________ HILTON ALEXANDER GUTIERREZ ALVARADO Subdiretor de Seguridad y Convivencia Ciudadana TRD: 1103.47.04 Página 7 de7