SISTEMA DE ALERTAS TEMPRANAS

Código: AN-SC-P-01
PROCEDIMIENTO
EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE
SEGUIMIENTO - CIAT
Ministerio del Interior
Versión:02
Fecha: 25/07/2012
República de Colombia
1. OBJETIVO
Evaluar oportunamente los Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento elaborados por el
Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo o las informaciones provenientes de
cualquier autoridad competente, que advierta la existencia de un eventual riesgo, para adoptar las
medidas que correspondan para prevenirlo o mitigarlo.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia desde la recepción de la información y culmina con la emisión de
recomendaciones a las distintas entidades o autoridades concernidas en la mitigación del riesgo.
3. DEFINICIONES
AUTORIDAD COMPETENTE: Se entiende como autoridad competente para advertir un riesgo,
cualquier entidad integrante o invitada de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, CIAT,
que conozca o pueda llegar a conocer información relacionada con la existencia de un eventual
riesgo de violaciones al derecho a la vida, libertad, integridad y seguridad personal e infracciones
a las normas del derecho internacional humanitario.
INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO: Documentos elaborados por el
Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo, donde se advierte la existencia de
situaciones en las que se presentan riesgos en contra de los derechos de la población civil o
infracciones al derecho internacional humanitario.
SESIONES DE EVALUACION: Sesiones ordinarias o extraordinarias realizadas por los miembros
de la instancia operativa de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, en donde se evalúan
las advertencias sobre riesgos para los derechos humanos o DIH, y se recomienda al Ministro del
Interior la emisión o no de Alerta Temprana y las recomendaciones sobre la implementación de
medidas dirigidas a prevenir o mitigar los riesgos.
Instancia de Carácter Operativo: Es la encargada de verificar y evaluar las situaciones de riesgo
que puedan generar violaciones a los derechos a la vida, libertad, integridad y seguridad personal,
e infracciones a las normas del derecho internacional humanitario y emitir recomendaciones al
Ministro del Interior, orientadas a prevenir, contrarrestar, conjurar o mitigar las amenazas y/o
riesgos en contra de la población civil y a disminuir las vulnerabilidades señaladas en los Informes
de Riesgo y las Notas de Seguimiento remitidos por la Defensoría del Pueblo, o la información
proveniente de cualquier autoridad competente que advierta la existencia de un eventual riesgo.
Esta instancia está integrada por:
1. El Viceministro de Relaciones Políticas, quien podrá delegar su participación en un funcionario
de la Dirección de Gobernabilidad Territorial, quien la presidirá.
2. El Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales del Ministerio de Defensa Nacional
o su delegado.
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3. El Jefe de Operaciones Conjuntas de las Fuerzas Militares o su delegado.
4. El Director de Seguridad Ciudadana de la Policía Nacional o su delegado.
5. Un delegado del Programa Presidencial de Promoción, Respeto y Garantía de los Derechos
Humanos y aplicación del Derecho Internacional Humanitario.
6. Un Delegado de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional.
SISTEMA DE ALERTAS TEMPRANAS: Procedimiento en virtud del cual la Defensoría del
Pueblo recoge indicios e informaciones que indiquen sobre una posible violación masiva a los
derechos humanos en un lugar determinado y cuyo contenido sirva de fundamento para la
elaboración de los Informes de Riesgo
SIGLAS
CIAT: Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas
SAT: Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo
DIH: Derecho Internacional Humanitario
4. NORMATIVIDAD
Constitución de 1991
Ley 387- art. 3 del 18/07/1997 Se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento
forzado, la atención, protección, consolidación y estabilización socioeconómica de los
desplazados internos por la violencia.
Ley 1106- art. 5º prorrogado en el artículo 1 de la Ley 1421 de 2010 Los Gobernadores y Alcaldes
deberán atender de manera urgente las recomendaciones y alertas tempranas emanadas del
Gobierno Nacional, especialmente del Ministerio del Interior y de Justicia, tendientes a prevenir,
atender y conjurar las situaciones de riesgo que alteren el orden público, y las posibles violaciones
a los derechos humanos o el Derecho Internacional Humanitario.
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo
Decreto 250 de 2005 Se expide el Plan Nacional para la Atención Integral a la Población
Desplazada por la violencia.
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Decreto 2780 de 2010, Por el cual se crea y reglamenta la Comisión Intersectorial de Alertas
Tempranas y se deroga el Decreto 2862 de 2007.
Decreto 2893 de 2011 Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del
Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
Decreto 4800-art. 200 parágrafo 2 de 20/12/2011 Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y
se menciona que “las recomendaciones realizadas por el Ministro del Interior con base en los
informes realizados por el Sistema de Alertas Tempranas -SAT, en el marco de la Comisión
Intersectorial de Alertas Tempranas-CIAT, serán atendidas de manera oportuna y adecuada por
parte de las entidades del nivel nacional y territorial, responsables en la prevención a las
violaciones de los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, y
reportaran a la secretaría técnica de la Comisión Intersectorial de alertas Tempranas-CIAT en los
términos establecidos, sobre los avances en la implementación de las mismas.”
NTGP 1000:2009
5. DESARROLLO
No.
1
2
Tarea
Descripción de la tarea
Recibir el Informe de Riesgo, la
Nota
de
Seguimiento
o
cualquier
información
Recibir
proveniente
de
autoridad
información
competente a través del correo
electrónica
de
secretariaciat@mininterior.gov.
co.
Recibir el Informe de Riesgo, la
Nota
de
Seguimiento
o
cualquier
información
proveniente
de
autoridad
Recibir
competente a través de la
información física correspondencia externa del
Ministerio del Interior aplicando
el procedimiento de Recepción
y
distribución
de
Correspondencia externa
Punto de Control
Responsable
Funcionario
designado en la
coordinación de
la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
Área de
correspondencia
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3
Funcionario
designado en la
coordinación de
la
Secretaria
Técnica de la
CIAT,
y
profesional
o
contratista
designado para
atender el caso.
Recibir el Informe de Riesgo, la
Nota
de
Seguimiento
o
Recibir
y cualquier
información
transferir
proveniente
de
autoridad
información física competente autorizando su
transferencia por SIGOB al
funcionario responsable
4
Remitir
información
solicitar
verificación
5
Convocar a la
sesión de
evaluación
La Secretaria Técnica de la
Comisión
Intersectorial
de
Alertas Tempranas, remite por
correo electrónico, a todos los
miembros de la instancia
operativa de la Comisión,
incluyendo a las Alcaldías y
y Gobernaciones concernidas, el
Informe de Riesgo, la Nota de
Seguimiento
o
cualquier
información proveniente de
autoridad competente, con el
fin de que se lleve a cabo la
verificación correspondiente y
la remitan al correo electrónico
secretariaciat@mininterior.gov.
co.
Elaborar y enviar convocatoria
por el correo electrónico
secretariaciat@mininterior.gov.
co a todos los miembros de la
instancia operativa de la
Comisión y a las autoridades
concernidas en la mitigación de
los riesgos advertidos, a la
sesión sobre la evaluación de
la información.
Correos
electrónicos
enviados desde
la cuenta de
secretariaciat@
mininterior.gov.
co y desde el
correo del
funcionario
designado para
atender el caso
Funcionario
designado en la
coordinación de
la
Secretaria
Técnica de la
CIAT,
y
profesional
o
contratista
designado para
atender el caso.
Funcionario
designado en la
Correos
coordinación de
electrónicos
la
Secretaria
enviados desde
Técnica de la
la cuenta de
CIAT,
y
secretariaciat@
profesional
o
mininterior.gov.
contratista
co
designado para
atender el caso.
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6
Sistematizar las
verificaciones
7
Realizar sesión
de evaluación
8
Informar las
recomendacione
s de la instancia
operativa al
Ministro del
Interior
Recibir en el correo de
secretariaciat@mininterior.gov.
co, los informes de verificación
de los integrantes de la
instancia operativa, allegados
antes de la sesión de
evaluación.
Profesional
o
contratista
designado para
atender el caso
Presentar los informes de
verificación por parte de cada
integrante de la instancia
operativa de la Comisión
Intersectorial
de
Alertas
Tempranas, y de los invitados
permanentes, así como la
recomendación frente a la
emisión o no de Alerta
Temprana y las sugerencias en
cuanto
a
nuevas
recomendaciones.
Profesional
o
contratista
designado para
atender el caso
Enviar correo electrónico desde
la Secretaria Técnica de la
Comisión
Intersectorial
de
Alertas Tempranas dirigido a la
Dirección de Gobierno y
Gestión Territorial, informando
la recomendación de las
Entidades con relación a la
Alerta Temprana, con el fin de
que el señor Ministro defina
sobre la emisión o no de la
misma.
Formato
Listado
de
Asistencia SIG-01-F-02 V3
Correo
electrónico
emitido desde
la
Secretaria
Técnica
Funcionario
designado en la
coordinación de
la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
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9
Elaborar el Acta
de la sesión de
evaluación
10
Elaborar oficios
de
recomendacione
s a las distintas
Entidades
11
Revisar y
aprobar
12
Firmar oficios de
recomendacione
s
Elaborar acta detallada en el
Formato SI-G-01-F-01, sobre el
desarrollo de la sesión de
evaluación,
la
cual será
presentada en la siguiente
sesión para la aprobación y la
firma de los miembros de la
instancia operativa de la
Comisión.
La Secretaría
Técnica deberá
verificar
mensualmente
que las actas
de las sesiones
realizadas en el
mes anterior se
encuentren
debidamente
firmadas.
Profesional
o
contratista
designado para
atender el caso
Realizar oficios dirigidos a las
distintas entidades, informando
la decisión tomada por el
Ministro del Interior sobre la
emisión o no de alerta
temprana
y
las
recomendaciones encaminadas
a prevenir o mitigar los riesgos,
usando los formatos de oficios
y memorandos dispuestos en
SIGOB.
Profesional
o
contratista
Los oficios de designado para
las
atender el caso
recomendacion
es
emitidas
deben contener
un número de
radicado para
cada Entidad.
Funcionario
designado en la
Verificar que la
coordinación de
información del
Verificar que los oficios y
la
Secretaria
oficio sea clara
memorandos cumplan con las
Técnica de la
y apunte a los
características del producto.
CIAT y/o Director
riesgos
de Gobierno y
advertidos.
Gestión
Territorial
Los oficios
Despacho
de
deben contener Viceministro de
Recibir oficios para la firma los vistos
Relaciones
revisados
y
aprobados buenos de la
Políticas
previamente por la Dirección de Dirección de
Gobierno y Gestión Territorial
Gobierno y
Gestión
Territorial
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Actualizar datos
de ejecución
14
Archivar
documentación
15
Desarrollar
acciones de
mejoramiento
Funcionario
designado en la
La
coordinación de
actualización se
Registrar los resultados y datos
la
Secretaria
debe realizar
de evaluación de informes de
Técnica de la
de acuerdo a la
riesgo y notas de seguimiento
CIAT,
y
programación
en el Plan de Acción.
profesional
o
del Plan de
contratista
Acción
designado para
atender el caso.
Archivar la documentación La
Profesional
o
correspondiente a la aplicación documentación contratista
de
éste
procedimiento, debe ser
designado para
conforme al procedimiento de archivada de
atender el caso
organización del archivo de manera
gestión.
oportuna
Realizar
las
acciones
Profesional
o
correctivas, preventivas o de
contratista
mejora, si es el caso, aplicando
designado para
el Procedimiento para el control
atender el caso
del producto no conforme
acciones
correctivas
o
Plan de
preventivas.
mejoramiento
Formato: Control de producto o
servicio no conforme
Formato:
Acciones
de
mejoramiento
Formato: Plan de Mejoramiento
6. REGISTROS






Plantilla de Acta de reunión del proceso SIGI
Bases de datos
Estadísticas
Formatos: Listados de asistencia
Informes
Plantillas de memorando y oficios para las recomendaciones
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7. INFORMACIÓN SECUNDARIA
INFORMACIÓN A
PUBLICAR
RESPONSABLE
Oficios de
recomendaciones a
las distintas
Entidades
FRECUENCIA
Profesional o
contratista designado
Semestral
UBICACIÓN
Archivo Dirección de
Gobierno y Gestión
Territorial
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
SIGOB
DESCRIPCIÓN
Registro y trámite de
correspondencia
institucional
RESPONSABLE
Profesional o contratista
designado para atender el
caso
UBICACIÓN
Gestión de Despachos
9. ANEXOS
No Aplica
10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/02/2012
CAMBIO
Creación del procedimiento para el Ministerio del Interior,
específicamente, acorde con las funciones asignadas a la
Subdirección de Seguridad y Convivencia establecidas en el
Decreto 2893 de 2011 y de conformidad con la guía de
lineamientos para la elaboración y/o modificación de
documentos V 03 19/10/2011.
Actualización del procedimiento de evaluación de informes
de riesgo y notas de seguimiento, especificando las
actividades a desarrollar y ampliando la participación de un
mayor número de Entidades concernidas en la prevención de
los riesgos de violaciones a los derechos humanos e
infracciones al DIH, según el caso.
28/05/2012
VERSIÓN
01
02
Se actualiza el listado de registros acorde con el manejo de
los mismos.
Se elimina el formato de Metodología de Evaluación de
Riesgos AN-SC-P01-F-01, debido a que este formato no es
de exclusivo manejo del Ministerio, sino que fue creado por
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varias Entidades del nivel nacional, y la información que se
consolida en él, es remitida de manera autónoma por cada
una de estas entidades de acuerdo a los modelos que
consideran pertinentes, por lo tanto no es viable su
estandarización.
Elaboró
Firma
Revisó
Firma
Jenny R. González R.
Profesional Especializado
Eisleane Suarez Tavera
Coordinadora de Comisión interinstitucional
de Alerta Temprana CIAT
_________________________________
Jacqueline Suarez Mejía
Técnico Administrativo
Aprobó
Firma
Sandra Patricia Devia Ruiz
Directora de Gobierno y Gestión Territorial
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