Relación de los documentos y formatos asociados al procedimiento

Código: AN-SC-P-02
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS
RECOMENDACIONES DEL CIAT
Ministerio del Interior
Versión: 02
Fecha: 25/07/2012
República de Colombia
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades para realizar el seguimiento a la implementación de las
recomendaciones o medidas, expedidas por el Ministro del Interior en el marco de la Comisión
Intersectorial de Alertas Tempranas, dirigidas a prevenir o mitigar los riesgos que advierten los
Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento elaborados por el Sistema de Alertas Tempranas
de la Defensoría del Pueblo o las informaciones provenientes de cualquier autoridad competente.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia desde la programación de las sesiones de seguimiento y culmina con la
elaboración del acta y si es el caso con la realización de nuevas recomendaciones.
3. DEFINICIONES
AUTORIDAD COMPETENTE: se entiende como autoridad competente para advertir un riesgo,
cualquiera entidad integrante o invitada de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, CIAT,
que conozca o pueda llegar a conocer información relacionada con la existencia de un eventual
riesgo de violaciones al derecho a la vida, libertad, integridad y seguridad personal e infracciones
a las normas del derecho internacional humanitario.
INFORMES DE RIESGO Y/O NOTAS DE SEGUIMIENTO: Documentos elaborados por el
Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo, donde se advierte la existencia de
situaciones en las que se presentan riesgos para los derechos de la población o infracciones al
derecho internacional humanitario en contra de la población.
RECOMENDACIONES: Oficios o Memorandos enviados a las Entidades pertinentes de
implementar las recomendaciones o medidas, sugeridas por el señor Ministro del Interior para
prevenir o mitigar los riesgos de vulneración a los Derechos Humanos o infracciones al Derecho
Internacional Humanitario.
SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES: Sesiones realizadas
por los miembros de la instancia operativa de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas,
conjuntamente con las autoridades y entidades del nivel nacional, departamental y local, con el
objetivo de revisar las distintas respuestas de las entidades frente a las recomendaciones y cuál
ha sido el impacto en la mitigación de los riesgos.
SESIONES DE EVALUACION: Sesiones ordinarias o extraordinarias realizadas por los miembros
de la instancia operativa de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas, en donde se evalúan
las advertencias sobre riesgos para los Derechos Humanos o DIH, y se recomienda al Ministro del
Interior la emisión o no de Alerta Temprana y las recomendaciones sobre la implementación de
medidas dirigidas a prevenir o mitigar los riesgos.
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Ministerio del Interior
Versión: 02
Fecha: 25/07/2012
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SIGLAS
CIAT: Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas
SAT: Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo
4. NORMATIVIDAD

Constitución de 1991

Ley 387- art. 3 del 18/07/1997 Se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento
forzado, la atención, protección, consolidación y estabilización socioeconómica de los
desplazados internos por la violencia.

Ley 1106- art. 5º prorrogado en el artículo 1 de la Ley 1421 de 2010 Los Gobernadores y
Alcaldes deberán atender de manera urgente las recomendaciones y alertas tempranas
emanadas del Gobierno Nacional, especialmente del Ministerio del Interior y de Justicia,
tendientes a prevenir, atender y conjurar las situaciones de riesgo que alteren el orden
público, y las posibles violaciones a los derechos humanos o el Derecho Internacional
Humanitario.

Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.

Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo

Decreto 2780 de 2010, Por el cual se crea y reglamenta la Comisión Intersectorial de
Alertas Tempranas y se deroga el Decreto 2862 de 2007.

Decreto 2893 de 2011 Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y
funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.

Decreto 4800 art. 200 parágrafo del 2011 Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y
se menciona que “las recomendaciones realizadas por el Ministro del Interior con base en
los informes realizados por el Sistema de Alertas Tempranas -SAT, en el marco de la
Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas-CIAT, serán atendidas de manera oportuna y
adecuada por parte de las entidades del nivel nacional y territorial, responsables en la
prevención a las violaciones de los Derechos Humanos e infracciones al Derecho
Internacional Humanitario, y reportaran a la secretaría técnica de la Comisión Intersectorial
de alertas Tempranas-CIAT en los términos establecidos, sobre los avances en la
implementación de las mismas.”
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Versión: 02
Fecha: 25/07/2012
Ministerio del Interior
República de Colombia

NTGP 1000:2009
5. DESARROLLO
No.
Tarea
1
Programar las
sesiones de
seguimiento
2
Coordinar la
sesión de
seguimiento
con las
autoridades
departamentale
s y locales
3
Convocar la
sesión de
seguimiento
Descripción de la tarea
Realizar
junto
con
los
profesionales y contratistas de la
Secretaria
Técnica
de
la
Comisión
Intersectorial
de
Alertas
Tempranas,
la
programación de las sesiones de
seguimiento, para iniciar la
coordinación con las entidades
departamentales y locales.
Coordinar telefónicamente o a
través de correos electrónicos,
con las Gobernaciones el
desarrollo de la sesión de
seguimiento en los aspectos
logísticos y la convocatoria a las
diferentes entidades nacionales,
departamentales
y
locales,
concernidas en la mitigación del
riesgo.
Elaborar y enviar por el correo
secretariaciat@mininterior.gov.c
o, la convocatoria a la sesión de
seguimiento a la Comisión
Intersectorial
de
Alertas
Tempranas y a las Entidades
locales,
departamentales
y
nacionales
destinatarias
de
recomendaciones y concernidas
en la mitigación de los riesgos,
anexando
la
matriz
de
seguimiento a recomendaciones
de la CIAT Formato AN-SC-P01-F-02
Punto de
Control
Responsable
Funcionario
designado en la
coordinación de
la Secretaria
Técnica de la
CIAT
Profesionales y
contratistas de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
La matriz de
seguimiento
deberá estar
actualizada con
las respuestas
allegadas por
las Entidades
Profesionales y
contratistas de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
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4
Realizar la
sesión de
seguimiento
5
Elaborar el acta
de la sesión
6
Elaborar y
enviar las
recomendacion
es
Cada Entidad presentará las
acciones que han implementado,
los avances en la superación o
mitigación de los riesgos, los
obstáculos presentados y las
acciones que consideran se
deben realizar.
Elaborar el acta de la sesión de
seguimiento mediante el formato
SI-G-01-F-01, recogiendo los
aportes más relevantes y las
propuestas
de
nuevas
recomendaciones.
Elaborar los oficios
en el
formato establecido, si es el
caso,
con
las
nuevas
recomendaciones dirigidas a las
Entidades con competencia en el
tema cuando corresponda.
Formato
Listado de
Asistencia SIG-01-F-02 de
la sesión de
seguimiento
Verificar
mensualmente
que las actas
de las sesiones
realizadas se
encuentren
debidamente
firmadas
Los oficios de
las
recomendacion
es emitidas
deben contener
un número de
radicado para
cada Entidad.
7
Revisar y
aprobar
Verificar que la
información del
Verificar que los oficios y
oficio sea clara
memorandos cumplan con las
y apunte a los
características del producto.
riesgos
advertidos.
Firmar oficios
de
recomendacion
es
Los oficios
deben contener
Recibir oficios para la firma los vistos
revisados
y
aprobados buenos de la
previamente por la Dirección de Dirección de
Gobierno y Gestión Territorial
Gobierno y
Gestión
Territorial
8
Profesionales y
contratistas de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
Funcionario
designado en la
coordinación de
la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
Profesionales y
contratistas de la
Secretaria
Técnica de la
CIAT
Funcionario
designado en la
coordinación de
la
Secretaria
Técnica de la
CIAT y/o Director
de Gobierno y
Gestión
Territorial
Despacho
de
Viceministro de
Relaciones
Políticas
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Funcionario
designado en la
Actualizar los resultados y datos
coordinación de
de los seguimientos a la
la
Secretaria
Actualizar datos implementación
de
las
Técnica de la
de ejecución
recomendaciones en SIGOB de
CIAT,
y
programación de metas, Plan de
profesional
o
Acción y SISMEG.
contratista
designado para
atender el caso.
La
Profesional
o
Archivar
la
documentación
documentación contratista
correspondiente a la aplicación
Archivar
debe ser
designado para
de éste procedimiento, conforme
documentación
archivada de
atender el caso
al procedimiento de organización
manera
del archivo de gestión.
oportuna
Realizar
las
acciones
Profesional
o
correctivas, preventivas o de
contratista
mejora, si es el caso, aplicando
designado para
Desarrollar
el Procedimiento para el control Plan de
atender el caso
acciones de
del producto no conforme mejoramiento
mejoramiento
acciones
correctivas
o
preventivas.
La
actualización
se debe
realizar de
acuerdo a la
programación
de cada
sistema
10
11
6. REGISTROS
Los registros son las salidas de los procedimientos, como resoluciones, oficios, memorandos,
fotos, bases de datos, etc., éstos contienen actividades realizadas y no pueden modificarse






Actas
Bases de datos
Estadísticas
Formatos: Listados de asistencia y Matriz de seguimiento
Informes
Oficios y Memorandos de recomendaciones
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7. INFORMACIÓN SECUNDARIA
INFORMACIÓN A
PUBLICAR
RESPONSABLE
Acta de la sesión de
seguimiento
Profesional o
contratista designado
FRECUENCIA
Semestral
UBICACIÓN
Archivo de la Dirección
de Gobierno y Gestión
Territorial
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
SIGOB
DESCRIPCIÓN
Registro y trámite de
correspondencia
institucional
RESPONSABLE
Profesional o contratista
designado para atender el
caso
UBICACIÓN
Gestión de Despachos
9. ANEXOS
Relación de los documentos y formatos asociados al procedimiento y que se constituyen en los
soportes para su desarrollo.

Formato de Matriz de seguimiento a recomendaciones
10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/02/2012
25/07/2012
CAMBIO
Creación del procedimiento para el Ministerio del
Interior, específicamente, acorde con las funciones
asignadas a la Subdirección de Seguridad y
Convivencia establecidas en el Decreto 2893 de
2011 y de conformidad con la guía de lineamientos
para la elaboración y/o modificación de
documentos V 03 19/10/2011.
Actualización del procedimiento de Seguimiento a
la implementación de las recomendaciones del
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República de Colombia
CIAT, ampliando las actividades a desarrollar y se
eliminaron las actividades No. 2,3 y 4 relacionadas
con
la
aprobación
del
cronograma
de
seguimientos, puesto que la programación se
realiza teniendo en cuenta el margen de tiempo
que se establece para cada seguimiento y en cada
sesión se cuenta con algún representante de las
Entidades.
Elaboró
Firma
Revisó
Firma
Jenny R. González R.
Profesional Especializado
Eisleane Suarez Tavera
Coordinadora de Comisión interinstitucional
de Alerta Temprana CIAT
_________________________________
Jacqueline Suarez Mejía
Técnico Administrativo
Aprobó
Firma
Sandra Patricia Devia Ruiz
Directora de Gobierno y Gestión Territorial
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