PRONUNCIAMIENTO N° 924-2013/DSU Entidad: Universidad Nacional del Centro del Perú Referencia: Adjudicación Directa Selectiva N° 007-2013CEADSS-UNCP, convocada para la "Adquisición de tamizador eléctrico, balanza analítica y destilador de agua para la facultad de ingeniería química." 1. ANTECEDENTES Mediante Carta N° 001-2013-CEADS-UNCP, recibido el 12 de setiembre de 2013, el Presidente del Comité Especial remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) las cuatro (4) observaciones y el único cuestionamiento presentados por el participante BIONET S.A., al proceso de selección de la referencia, así como el informe técnico con el respectivo sustento, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28° del Decreto Legislativo Nº 1017, modificada mediante Ley Nº 29873, en adelante la Ley, y el artículo 58º de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, modificado mediante Decreto Supremo Nº 138-2012-EF, en adelante el Reglamento. Al respecto, resulta importante resaltar que, atendiendo a lo dispuesto por el artículo 58º del Reglamento, independientemente de la denominación que les haya dado el participante, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de: a) las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o son acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a ser acogidas, son consideradas por éste contrarias a la normativa; o, c) el acogimiento de las observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando este último manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa; siempre que el solicitante se haya registrado como participante hasta el vencimiento del plazo previsto para formular observaciones. De acuerdo a la solicitud de elevación de las observaciones, el participante BIONET S.A. realizó un "cuestionamiento" a los plazos establecidos en el proceso de selección para la absolución de las observaciones, sin embargo, de acuerdo al artículo 58 del Reglamento antes señalado, dicho cuestionamiento no calza en el supuesto establecido, por lo cual este Organismo Supervisor no se pronunciará al respecto1; sin perjuicio de las observaciones de oficio que se formulen respecto al contenido de las Bases, de conformidad con el inciso a) del artículo 58º de la Ley. No obstante lo señalado, respecto al plazo que tiene el Comité Especial para absolver las consulta y observaciones presentadas por los participantes, es 1 Respecto a la oportunidad del cuestionamiento, cabe señalar que el cronograma del proceso de selección fue modificado posteriormente al plazo establecido para la presentación de las observaciones al proceso. 2 oportuno recordar que, en el artículo 55 del Reglamento se señala que dicho plazo no puede exceder los cinco (5) días; sin embargo, adicionalmente a ello, debe tenerse en cuenta que, en atención a lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley, las etapas y los actos del proceso de selección pueden ser materia de prórroga o postergación por el Comité Especial, siempre y cuando medien causas debidamente justificadas, dando aviso de ello a todos los participantes del proceso de selección. En relación con ello, puede advertirse que el Comité Especial, en aplicación de lo señalado en la norma citada, realizó dos (2) postergaciones de fechas 2.SET.2013 y 4.SET.2013, ello debido al retraso del área usuaria y el órgano encargado de las contrataciones en la emisión de sus respuestas técnicas. Por lo tanto, el plazo definitivo para absolver las consultas y observaciones se prorrogó hasta el 9.SET.2013. De otro lado, respecto a la no previsión del plazo para solicitar la elevación de observaciones, debe tenerse en cuenta que, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 58° del Reglamento, el plazo para solicitar la elevación de observaciones a este Organismo Supervisor es de tres (03) días hábiles, computados desde el día siguiente de la notificación del pliego de absolución de observaciones a través del SEACE. Ahora, si bien la Entidad programó un plazo de dos (2) días hábiles entre las etapas de absolución de consultas y observaciones y la integración de las Bases, debe tenerse en cuenta que la fecha exacta en la cual se producirá la integración de las Bases recién podrá verificarse en el desarrollo del proceso de selección, según la decisión que tomen los proveedores de presentar o no observaciones a las Bases; por lo cual, al inicio de la convocatoria del proceso, el Comité Especial, al determinar la fecha en la cual se efectuará la integración de Bases, puede optar por considerar dos opciones: i) que los participantes no presentarán observaciones o, por el contrario, ii) que los participantes sí presentarán observaciones, contemplando los tres (3) días hábiles previstos en la normativa, para la presentación de la solicitud de elevación de observaciones. Sin embargo, en ningún caso podrá dejar de remitir a este Organismo Supervisor la(s) solicitud(es) de elevación de observación(es) presentada(s) por lo participante, lo cual sucedió en el presente caso, motivo por el cual se emitirá el pronunciamiento respectivo. 2. OBSERVACIONES Observante: BIONET S.A. Observaciones N° 1, 2 , 3 y 4 Contra las dimensiones requeridas para la balanza analítica (ítem N° 2) Mediante las observaciones señaladas el participante cuestiona las dimensiones, el peso, linealidad, el tiempo de respuesta y el rango de medida, establecidos para las balanzas analíticas, pues señala que con dichas características se restringe la participación de potenciales postores. 3 En ese sentido, solicita que se acepte como requerimiento técnico mínimo y/o mejora a las características técnicas las siguientes características: i) dimensiones de 256 x 524 x 27 mm y peso de 12 Kg., ii) linealidad de +- 0.0002, iii) tiempo de respuesta de 2- 4 segundos y iv) rango de medida de 250 gramos. Pronunciamiento De acuerdo a lo establecido en el Capítulo III de la Sección Específica de las Bases, las características técnicas establecidas para la balanza analítica son las siguientes: Dimensiones y peso de 215 x 340 x 330 mm / 6 Kg. Linealidad de +- 0.0003 gramos Tiempo de respuesta menor o igual a tres segundos (< = 3 s). Rango de 210 gramos. Sobre el particular, en el pliego de absolución de consultas y observaciones y en el Informe Técnico N° 001-2013-CEADS-UNCP, remitido con ocasión de la elevación de las observaciones, el Comité Especial señaló que siendo facultad de la Entidad establecer sus requerimientos de acuerdo a sus necesidades, las características técnicas no se modificarían. Ahora bien, conforme con el artículo 13° de la Ley, concordado con el artículo 11° del Reglamento, es facultad exclusiva de la Entidad determinar, sobre la base de sus propias necesidades, las características, requerimientos y especificaciones técnicas de los bienes, servicios u obras que desea adquirir y/o contratar, los que deberán incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de aquellos, salvaguardando la mayor concurrencia de proveedores en el mercado y considerando criterios de razonabilidad, congruencia y proporcionalidad. Asimismo, conforme con el artículo 43º del Reglamento, resulta de competencia exclusiva del Comité Especial la determinación de los factores de evaluación. En ese sentido, considerando que el participante pretendería que las especificaciones técnicas y/o los factores de evaluación se ajusten a sus intereses y siendo competencia de la Entidad determinar los requerimientos técnicos mínimos así como los factores de evaluación, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER las presentes observaciones. Sin perjuicio de ello, con motivo de la integración de las Bases, deberá registrarse en el Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado (SEACE) un Informe Técnico en el cual se sustente la razonabilidad de solicitar la balanza analítica con las dimensiones y el peso establecido y no admitir balanzas con las dimensiones propuestas. Adicionalmente, en atención al Principio de Libre Concurrencia y Competencia, deberá registrarse en el SEACE, un cuadro comparativo que evidencie la existencia de pluralidad de marcas y proveedores que puedan cumplir con cada una de las especificaciones técnicas establecidas para la balanza analítica (ítem 2); 4 dicho cuadro debe contener como mínimo la identificación de las especificaciones técnicas, el modelo, marca y especificaciones de los bienes ofertados, así como la indicación expresa si cumple o no cada característica y condición mínima, la referencia y documentación que lo sustente. 3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58° de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento. 3.1. Propuesta económica En el numeral 1.6 del Capítulo I de la Sección Específica de las Bases, se indica que el proceso se rige por el sistema a suma alzada; sin embargo, en el numeral 2.5.2 referido a la propuesta económica, se establece que debe adjuntarse a oferta económica el detalle de los precios unitarios cuando dicho sistema haya sido requerido; asimismo, se solicita que se señale el monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen. Al respecto, debe tener en cuenta que dado que el sistema de contratación del presente proceso es el sistema de suma alzada, no debe requerirse que se consignen, al momento de la presentación de propuestas, los precios unitarios ni los subtotales de la propuesta económica, por lo que deberá suprimirse dicho requerimiento de las Bases. Asimismo, en atención a lo señalado en los párrafos precedentes, deberá adecuarse el Anexo 7 de las bases. 3.2. Especificaciones Técnicas En el Capítulo III de la Sección Específica de las Bases, para los tres (3) ítems convocados se requiere una garantía comercial por defectos de fabricación de veinticuatro (24) meses contados luego de la entrega. Por otro lado, se advierte que en la cláusula duodécima de la proforma del contrato, se ha establecido el plazo de responsabilidad de vicios ocultos igual a un (1) año. Siendo que, tal como se ha señalado, la garantía comercial requerida es de dos (2) años, con motivo de la integración de la Bases, deberá modificarse el plazo de responsabilidad de vicios ocultos, debiendo ser igual o mayor a los dos (2) años requeridos como garantía comercial. 5 3.3. Requisitos para la suscripción del contrato. En el numeral 2.7 del Capítulo II de la Sección Específica de las Bases, deberán corregirse en la integración de las Bases las siguientes incongruencias: - Se ha señalado que “Adicionalmente, puede considerarse otro tipo de documentación a ser presentada, tales como (…)”. Teniendo en cuenta que las Bases contienen las reglas del proceso y que las mismas deben estar establecidas de manera clara y precisa, se deben señalar expresamente cuales serán los documentos requeridos como parte de la documentación obligatoria, a fin de evitar confusiones entre los participantes al proceso. - En el literal c) se requiere garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias, sin embargo, en el presente proceso de selección no se han previsto las mismas, por lo cual deberá suprimirse el referido literal. 4. CONCLUSIONES En virtud de lo expuesto: 4.1. El Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento. 4.2. El Comité Especial deberá tener en cuenta lo indicado en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases que hubiere a lugar, así como registrar en el SEACE la documentación solicitada. 4.3. Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58° del Reglamento. 4.4. Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por la Novena Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento, en tanto se implemente en el SEACE la funcionalidad para que el registro de participantes sea electrónico, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24° del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas 6 no podrá mediar menos de cinco (5) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases Integradas en el SEACE. 4.5. A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de observaciones y en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59° del Reglamento. 4.6. Conforme al artículo 58° del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores. 4.7. En caso la Entidad continúe con el proceso sin sujetarse a lo dispuesto en el presente Pronunciamiento, tal actuación constituirá un elemento a tomar en cuenta para la no emisión de las constancias necesarias para la suscripción del respectivo contrato; siendo que la dilación del proceso y los costos en los que podrían incurrir los postores y el ganador de la buena pro son de exclusiva responsabilidad de la Entidad. Jesús María, 26 de setiembre de 2013 PATRICIA ALARCÓN ALVIZURI Directora de Supervisión SGS/.