PRONUNCIAMIENTO Nº 500-2012/DSU Entidad: Instituto Nacional Penitenciario – Dirección Regional Lima Referencia: Concurso Público Nº 006-2012/INPE/18 convocado para la “Contratación del servicio de alimentación para internos y personal de seguridad del establecimiento penitenciario de Lurigancho de la Oficina Regional Lima del INPE” 1. ANTECEDENTES Mediante Oficio N° 017-2012-INPE/18-CE-CP-N°006-2012-INPE/18., recibido con fecha 11.OCT.2012, el Presidente del Comité Especial a cargo del proceso de selección de la referencia remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) las tres (3) observaciones formuladas por el participante ÉXITOS INTEGRALES E.I.R.L., así como el respectivo Informe Técnico, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28 del Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley, y el artículo 58 de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, en adelante el Reglamento. 2. OBSERVACIONES Observante: ÉXITOS INTEGRALES E.I.R.L Observación Nº 1: Contra la determinación del valor referencial y el resumen ejecutivo Mediante la Observación N° 1, el observante cuestiona que, para determinar el valor referencial del presente proceso de selección se haya utilizado las cotizaciones de las empresas COMERCIAL TRES ESTRELLAS S.A y NEGOCIACIONES HAROL´S E.I.R.L, debido a que dichas empresas se encontrarían vinculadas entre sí, por lo que éstas no aportarían ningún margen comparativo para el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, todo lo cual vulneraría el Principio de Libre Concurrencia y Competencia que debe regir en las contrataciones públicas. En este sentido, solicita se elabore un nuevo estudio de posibilidades que ofrece el mercado y se fije nuevamente el valor referencial del proceso. Pronunciamiento De la revisión del Resumen Ejecutivo se advierte que en la determinación del valor referencial se consideraron dos (2) fuentes: i) cotizaciones de las empresas Comercial Tres Estrellas S.A y Negociaciones Harol´s E.I.R.L y ii) precios históricos. Adicionalmente, se evidencia que la metodología empleada fue optar por la menor cotización recibida. Sobre el particular, en el informe técnico remitido con ocasión de la elevación de observaciones, el Comité Especial ha señalado que, de acuerdo a la opinión solicitada al Jefe del Equipo de Logística de la Entidad, el valor referencial habría sido correctamente determinado, toda vez que se habrían empleado dos fuentes: cotizaciones y valores históricos. Al respecto, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley, concordado con el artículo 13 del Reglamento, la definición del valor referencial responde a una facultad exclusiva del órgano encargado de las contrataciones de cada Entidad, el cual será determinado sobre la base de un estudio de las posibilidades y condiciones que ofrece el mercado. Asimismo, el artículo 13 del Reglamento establece que el valor referencial de los bienes, servicios u obras requeridas por la Entidad se calculará incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas, costos laborales conforme a la legislación vigente, considerando todos los aspectos que pudieran incidir directamente sobre su costo. De igual forma, cabe indicar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 del Reglamento, el estudio de posibilidades que ofrece el mercado que realizará la Entidad a efectos de establecer el valor referencial, debe emplear como mínimo dos (2) fuentes. Por otra parte, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del Comunicado Nº 002-2009-OSCE/PRE, el Resumen Ejecutivo tiene por objeto que cualquier proveedor pueda advertir cuáles son las fuentes y la metodología o criterios empleados para definir el valor referencial del proceso de selección y, de ser el caso, las características técnicas, de los bienes, servicios y obras a contratar, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 12, 13 y 14 del Reglamento. En tal sentido, siendo que la definición del valor referencial corresponde a una prerrogativa propia de la Entidad, lo que incluye la metodología que se empleará para su definición, y ya que del Resumen Ejecutivo se advierte que el valor referencial ha sido determinado considerando más de una fuente, conforme lo dispuesto en el artículo 12 del Reglamento, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de ello, con el fin de cautelar el uso eficiente de los recursos públicos, deberá verificarse, bajo responsabilidad, que las cotizaciones empleadas para determinar el valor referencial reflejen el valor real de mercado, más aun si se tiene en consideración que, habiéndose solicitado la cotización de nueve (9) proveedores, solamente dos (2) de ellos habrían presentado sus respectivas cotizaciones, siendo que dichas empresas, aparentemente, se encontrarían vinculadas entre sí y habrían sido adjudicadas con la buena pro de procesos de selección con similar objeto convocados en las dos últimos años. Observación Nº 2: Contra el factor referido a la experiencia del postor Mediante la Observación Nº 2, el observante cuestiona los montos de facturación acumulada calificados como experiencia del postor y el periodo de tiempo en el que se pudo obtener dicha experiencia, pues considera que no existe pluralidad de postores en la capacidad de cumplir con tales criterios. En tal sentido, en atención al Principio de Libre Concurrencia y Competencia, solicita que se amplíe el periodo considerado de cuatro (4) a cinco (5) años, y que se señale un monto máximo de facturación equivalente a una vez (1) el valor referencial. Pronunciamiento De la revisión del Capítulo IV de la Sección Específica de las Bases se advierte que, originalmente, se previó que el factor de evaluación “Experiencia del Postor” califique hasta un monto máximo de facturación de dos y medio (2.5) veces el valor referencial durante los últimos cuatro (4) años a la fecha de presentación de propuestas. Adicionalmente, del pliego de absolución de observaciones se advierte que, al absolver la presente observación, el Comité Especial dispuso disminuir el monto máximo de facturación acumulada por el postor de dos y medio (2.5) a dos (2) veces el valor referencial. Sobre el particular, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley y el artículo 43 del Reglamento, resulta de competencia del Comité Especial la determinación de los factores de evaluación, la fijación de los puntajes que se le asignará a cada uno de ellos, así como los criterios para su asignación, los cuales deberán ser objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria, sujetándose a criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Asimismo, el numeral 1 del artículo 45 del Reglamento establece que, en el caso de contratación de servicios en general, se considerará el monto facturado acumulado por el postor durante un periodo determinado de hasta ocho (8) años a la fecha de la presentación de propuestas, por un monto máximo acumulado de hasta cinco (5) veces el valor referencial de la contratación o ítem materia de la convocatoria. De lo señalado en los párrafos precedente se advierte que, si bien en la normativa de contratación pública se establecen parámetros referidos a la calificación de la experiencia del postor en la prestación de servicios, es facultad del Comité Especial fijar los criterios de evaluación siempre que cumplan con dichos parámetros y ello resulte razonable y proporcional con el objeto de la convocatoria. Así, en el presente caso resulta razonable que al no considerar el monto máximo calificable se disminuya proporcionalmente el periodo en el que se obtuvo la experiencia a calificar. En ese sentido, siendo competencia del Comité Especial la determinación de los factores de evaluación, y considerando que el Comité Especial ha reducido de dos veces y media (2.5) a dos (2) veces el valor referencial el monto máximo a calificar en el referido factor de evaluación, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. Observación Nº 3: Contra el factor “Mejoras a las condiciones previstas” Por medio de la Observación N° 3, el observante cuestiona el factor “Mejoras a las condiciones previstas” por considerar que dicho factor estaría modificando el Valor Calórico Total VCT establecido en los términos de referencia del presente servicio, así como la distribución de las kilocalorías diarias, lo cual resultaría nocivo a la salud de los internos y personal de seguridad del INPE. En tal sentido, requiere que dicho factor sea suprimido de las Bases. Pronunciamiento De la revisión de las Bases se advierte que el factor “Mejoras a las condiciones previstas”, ha sido establecido de la siguiente forma: El Contratista, que ofrezca 01 fruta adicional mínima de 150 g. 01 vez a la semana por cada ración de interno y personal de seguridad. El Contratista, ofrezca adicionalmente un huevo de gallina hervido 01 vez a la semana por cada ración de interno y personal de seguridad. 04 Puntos 04 Puntos Sobre el particular, en el informe técnico remitido con ocasión de la elevación de observaciones el Comité Especial señalo que, el valor calórico establecido por la Entidad era el mínimo requerido, por lo que la exigencia de una fruta y un huevo por semana, no desnaturalizaría dicho valor, ni resultaría nocivo a la salud de los internos y personal de seguridad del INPE. Al respecto, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley y el artículo 43 del Reglamento, es competencia del Comité Especial la determinación de los factores de evaluación, la fijación de los puntajes que se le asignará a cada uno de ellos, así como los criterios para su asignación, los cuales deberán ser objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria, sujetándose a criterios de razonabilidad y proporcionalidad. En relación con ello, del numeral 1 del Capítulo III de la Sección Específica de las Bases se advierte que, en efecto, el valor calórico establecido para los internos y para el personal del INPE es el mínimo indispensable, lo cual implica que resultaría factible premiar con puntaje el valor proteico y vitamínico agregado a la ración alimenticia; máxime si los alimentos adicionales solo serían provistos una (1) vez a la semana1. En consecuencia, siendo competencia del Comité Especial la determinación de los factores de evaluación, y en tanto el observante no ha brindado argumentos suficientes que evidencien que el proporcionar alimentos adicionales una vez por semana resultaría nocivo 1 En similar sentido, se recomienda revisar el Pronunciamiento Nº 417-2012/DSU. para la salud de los internos y personal del INPE, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. 3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58 de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento. 3.1 Factores de evaluación En el factor “Mejoras a las condiciones básicas” del Capítulo IV de las Bases deberá indicarse que la forma de acreditación de las mejoras es mediante una declaración jurada, de acuerdo con lo señalado en el literal d) de la documentación de presentación facultativa. 3.2 Otras precisiones - Deberá cumplirse con lo indicado en la Notificación Nº 40665-2012 remitida por la Dirección de Supervisión de este Organismo Supervisor realizada a través del SEACE. - En la cláusula decimo primera de la proforma del contrato se indica que “la responsabilidad del contratista será no menor de uno (01) año contado a partir de la conformidad otorgada por la Entidad”; sin embargo, no se ha precisado el plazo exacto de responsabilidad. Por lo tanto, con ocasión de la integración de las Bases, deberá realizarse dicha precisión. 4. CONCLUSIONES 4.1 En virtud de lo expuesto, el Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento. 4.2 El Comité Especial deberá tener en cuenta las observaciones formuladas en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases que hubiere a lugar. 4.3 Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58 del Reglamento. 4.4 A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de observaciones y en el Pronunciamiento, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 60 del Reglamento. 4.5 Conforme al artículo 58 del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores. 4.6 Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 53 del Reglamento, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24 del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de cinco (5) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE. Jesús María, 25 de octubre de 2012 PATRICIA ALARCÓN ALVIZURI Directora de Supervisión MMB/MVA.