MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado Por: PROGRAMA PARA LA REVISIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES OBJETIVO GENERAL: Revisar y Evaluar la solidez y las debilidades de control interno en el área OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Determinar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Si se cumplen las normas legales relacionadas con la contratación, pago de salarios y liquidación de prestaciones sociales. Si se efectúan todos los descuentos y se hacen todas las retenciones sobre los salarios conforme a lo establecido y prescrito por las normas legales. Si pueden inflarse de alguna manera las nóminas Si es posible pagar a los empleados por trabajos no realizados. Si existen otros errores en los cómputos de las nóminas. Si los costos y gastos por prestaciones sociales son controlados y registradas adecuadamente. Si es posible la preparación y el pago de las nóminas, sin la debida aprobación. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS 1. 2. 3. 4. Comprobar la razonabilidad de los pagos efectuados por concepto de salarios, aportes y retenciones sobre salarios y pago de prestaciones sociales. Cerciorarse si se cumplen las disposiciones legales en las relaciones de la empresa y sus trabajadores. Asegúrese de la razonabilidad de los pagos estimados por concepto de prestaciones sociales. Comprobar la adecuada distribución y contabilización de las nóminas, aportes y retenciones sobre salarios y prestaciones sociales. Realizado PROCEDIMIENTO SI Elabore una sumaria que contenga la totalidad de los rubros de obligaciones laborales teniendo en cuenta el Plan Único de Cuentas de la Entidad CODIGO CUENTA PERIODO ACTUAL PERIODO ANTERIOR VARIACION ABSOLUTA VARIACION RELATIVA 2505 2510 2515 Procedimientos a Realizar Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado Por: Realizado PROCEDIMIENTO SI POLÍTICAS Verifique que al interior de la empresa se cuenten con políticas documentadas para los procesos de selección, contratación, inducción, formación y capacitación del recurso humano, así como el sistema de méritos y sanciones que actualmente se aplica. Solicite un resumen de estas políticas y evalúe si las mismas están acordes con los cargos que le corresponden y se adecuan a las necesidades de la organización Establezca si la sección de Recursos Humanos cuenta con una Misión, Objetivos y Estrategias acordes con la organización Examine la efectividad del Control Interno al interior de la organización, y que el proceso abarque en forma debida los componentes que lo integran; a saber: Ambiente de Control, Evaluación de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación y Supervisión y seguimiento. Verifique si se encuentra adecuadamente definido (planta de cargos) el recurso humano requerido para el desarrollo institucional y el que debería tener a futuro. Se encuentra el recurso humano claramente definido dentro de la Misión Institucional; en caso negativo explique las razones de esta circunstancia. Considera Usted que se encuentra adecuadamente formulado el recurso humano en este factor Se percibe claridad por parte de la Asamblea General, Junta Directiva y Gerencia de la Misión de la Empresa respecto al recurso humano Se han definido claramente los objetivos de la organización respecto a: Reclutamiento Selección Contratación Inducción Incentivos Capacitación y Desarrollo Promoción Remuneración PROCESO DE SELECCIÓN Se tienen fuentes de reclutamiento adecuadas, que proporcionen personal acorde a las necesidades de la empresa Se tiene documentada la política en relación con el reclutamiento de personal Se tienen mediciones sobre los costos de reclutamiento de personal. Se lleva un registro apropiado de las solicitudes no aceptadas y las causas, así como de las solicitudes de transferencia y de promoción; están adecuadamente determinadas las políticas en este aspecto Determine cuáles son los criterios de selección en la empresa Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado Por: Realizado PROCEDIMIENTO SI (Experiencia, méritos especiales, nivel educativo). El proceso de selección es objetivo y se guía por requerimientos específicos para el cargo. En este caso que evidencia se deja acerca del asunto; identifique si dicho proceso es adecuado y obedece a los requerimientos de la organización. Verifique el estricto cumplimiento del reglamento de reclutamiento de y selección de personal. De observar algunas omisiones o excepciones indague acerca de la existencia de justificación o autorización gerencial. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Verifique el proceso de inducción del personal nuevo a la empresa. Observe la existencia de Manuales de Procedimientos internos para cada área o puesto de Trabajo. Identifique al interior del presupuesto de la entidad el costo de los cursos y programas destinados a planes de capacitación y educación continuada en el período auditado y en el futuro inmediato; verifique el cumplimiento y ejecución de los programas asignados y si existe una adecuada correspondencia de los mismos en relación a los objetivos de la entidad y en recursos humanos. Se poseen programas de capacitación acordes a las necesidades de los funcionarios, y en forma muy particular a los empleados vinculados a procesos productivos relacionados con el servicio o el producto. Verifique el proceso de Capacitación y Desarrollo del Personal nuevo o en ascenso. Verifique la existencia de planes de entrenamiento para ejecutivos y demás personal de administración. Se cuenta con registros del grado de cumplimiento de los programas de capacitación, registros relacionados con productividad y con control calidad Para cada caso como se miden los logros de cada proceso. Existe un sistema de evaluación EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Se cuenta con estándares de rendimiento por departamentos, procesos, servicios, como parte del Sistema de COSTOS y como base para una evaluación periódica del desempeño Se cuenta con un sistema de evaluaciones comparativo que permita medir en forma individual el progreso o incumplimiento de un funcionario frente a las metas preestablecidas o fijadas Se cuenta con un archivo de entrevistas acompañando la hoja de vida de cada uno de los funcionarios vinculados. PROGRAMA DE VALORACIÓN DE PUESTOS Se cuenta con bases suficientes para llevar a cabo un programa adecuado de valoración de puestos, incluyendo para el efecto, los datos a tener en cuenta para la valoración y medición, las Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado Por: Realizado PROCEDIMIENTO SI descripciones y los grados en que puede darse cada uno con base en una puntuación objetivamente determinada Se cuenta con una base adecuada de clasificación y comprobaciones que permita medir efectivamente la valoración indicada Cuenta cada puesto debidamente valorado con un cuestionario y manual, estableciendo una equivalencia entre ambos PROGRAMA DE CALIFICACIÓN DE MÉRITOS Verificar los siguientes criterios de calificación de méritos, teniendo en cuenta la situación de su entidad y su planta de personal (tomar una muestra de cada proceso): EFICIENCIA: Referido este criterio a la cantidad de trabajo utilizado en relación con el tiempo utilizado (actividad en el trabajo). SATURACIÓN: Este factor trata de medir el espíritu y la efectividad con los que cada persona se preocupa por completar su trabajo y por no quedarse sin tareas, para lo cual sugiere y realiza trabajos complementarios o nuevos que aumentan la eficacia de la sección. PRECISIÓN O CALIDAD: En este punto se pretende medir la calidad y precisión, así como la uniformidad o regularidad con las que se desarrollan los trabajos. Se refiere a la calidad conveniente en cada momento, de acuerdo con normas dadas por los superiores. PRESENTACIÓN: A través de este criterio se quiere apreciar el esfuerzo realizado en orden a la presentación adecuada (visual) de los trabajos encomendados. JUICIO: Este factor mide si la calidad, precisión y presentación logrados y los medios empleados están acordes con las necesidades de cada trabajo o no tienen ninguna relación. Partiendo de la base de que se debe “trabajar lo peor dentro de lo admisible”. PROGRESO TÉCNICO: Esto se relaciona con el espíritu e iniciativa para hacer mejor los trabajos. DISPONIBILIDAD O COLABORACIÓN: Este criterio incluye el acatamiento de sugerencias de todo orden y ponerlas en práctica, disposición, adaptación y estar abierto a nuevos sistemas; mide la entrega a la empresa. LIMPIEZA: Este factor engloba aspectos del trabajo diario tales como orden, grado de conservación de sus elementos a cargo, presentación y aspecto habitual del trabajo. Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado Por: Realizado PROCEDIMIENTO SI COMPORTAMIENTO EN SERVICIOS EXTERIORES: Se manifiesta en el comportamiento de cada trabajador frente a las personas y sociedades ajenas a la empresa e incluye amabilidad, interés, etc; así como a la eficacia del servicio. COMPORTAMIENTO EN SERVICIOS INTERIORES: Este factor pondera la forma en que se reciben y acatan las instrucciones internas, puntualidad, críticas y comentarios. SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO: Conlleva al interés por acatar y cumplir normas de seguridad e higiene ocupacional, prudencia y prevención. GENERALIDADES Observe la existencia del Reglamento Interno de Trabajo, la ubicación en sitios estratégicos de la empresa y recursos adicionales de divulgación hacia los empleados. Observe la existencia en el Departamento de Personal de un archivo detallado que describa cada puesto de trabajo y funciones para cada caso. Observe la periodicidad de elaboración de exámenes médicos al personal. Analice el cumplimiento de este proceso. Verifique los niveles de autorización para la elaboración de trabajo extra. Con base en lo anterior verifique si los reportes de horas extras están debidamente autorizados por el funcionario competente. Verifique el procedimiento para los cambios de salario, niveles de autorización y medio de comunicación, por escrito o verbal. Observe que exista segregación de funciones entre: Funcionario encargado de reportar tiempos de trabajo adicional. Liquidador de la nómina. Pagador Otros. Verifique el procedimiento para el control de ausencias. Verifique el cálculo del índice de rotación de personal mensual. Observe las áreas donde éste es más significativo. Establezca las causas más frecuentes de rotación. Para ello verifique los retiros ocurridos durante el período y seleccione una muestra representativa en la que pueda revisar la causa del retiro. Existen conflictos personales o entre dependencias. Verifique las políticas de higiene y seguridad industrial. Observe la ocurrencia y frecuencia de accidentes en la empresa. Establezca las causas más frecuentes. Se ha detectado enfermedades profesionales al interior de la organización Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado Por: Realizado PROCEDIMIENTO SI Identifique durante un período de tiempo, la ocurrencia de accidentes de trabajo y determine los costos de los accidentes y enfermedades profesionales de la empresa. Las condiciones para desarrollar el trabajo son apropiadas para los empleados. Verifique la existencia del reglamento de higiene y seguridad. Observe que sea ampliamente difundido entre todos los empleados. Observe la existencia de informes mensuales relacionados con los accidentes de trabajo y sus causas. Observe que la empresa se encuentre al día con el pago al ISS y demás EPS. Verifique el tipo de contratación que realiza la empresa. Directa o indirecta. Para la contratación directa segregue los empleados que corresponden a los diferentes grupos de beneficio Para cada caso confirme el número de empleados contratados en el período. Revise detalladamente si existen otros procesos de contratación y observe que el personal que sea vinculado mediante esa modalidad cumpla con la afiliación por su cuenta al sistema general de seguridad social y pensiones. Verifique lo adecuado de la contratación bajo esa modalidad. Seleccione una muestra de empleados contratados durante el período y para cada caso a revisar verifique: La existencia de carpeta individual por trabajador, en la que se archive toda la información referente al mismo, observe con especial cuidado, la existencia del contrato de trabajo, documentos de identificación del empleado, certificados de estudios y afiliaciones al sistema de seguridad social y pensiones. Verifique el lapso transcurrido entre la fecha de contratación y la fecha de afiliación al sistema de seguridad social, pensiones, caja de compensación familiar y demás. Con base en el tipo de trabajador, observe el estricto cumplimiento de las condiciones pactadas en el contrato de trabajo por ejemplo pago de prestaciones extralegales y verifique el cumplimiento de las normas estipuladas en la legislación laboral existente (Entrega de dotaciones, pago de horas extras, auxilio de transporte y demás). Existe un escalafón salarial en la empresa. Cómo se fijan los salarios para cada puesto de trabajo. Con base en la escala de salarios a verifique su cumplimiento. Revise las liquidaciones de nómina verificando todas las novedades presentadas y su correcta liquidación. Para ello haga operaciones aritméticas hasta llegar al valor efectivamente pagado al trabajador. Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado Por: Realizado PROCEDIMIENTO SI Seleccione los casos donde se presentan deducciones adicionales del salario, verifique la existencia de autorización firmada por el funcionario. Realice seguimiento a todos los descuentos de nómina y revise el destino final de los mismos. (Pagos o abonos de cuentas) Verifique el procedimiento de retención en la fuente sobre salarios y su correcta aplicación. Para ello solicite la base de datos para el cálculo del porcentaje fijo de retención en la fuente y realice los cálculos correspondientes, compare los resultados con los del cliente. Observe el cumplimiento en el pago de nóminas, liquidaciones de prestaciones sociales y en general analice críticamente la razonabilidad del pasivo laboral y el pago del mismo. Para cada caso revise: Cesantías (No incluya aquellos empleados que devengan salario integral ni aquellos contratados para construcción): Para corroborar el valor acumulado sume el salario básico, más horas extras, más el auxilio de transporte, más el auxilio de alimentación devengados durante el período y al resultado de ésta suma multiplíquelo por el 9% por cada mes y proporcional por fracción y le resultado debe corresponder a la provisión de cesantías del período. Intereses sobre las cesantías: El resultado anterior multiplíquelo por el 1% por cada mes y proporcionalmente por fracción durante el período evaluado. Vacaciones: Tome el salario promedio del período divídalo entre treinta y multiplicuelo por el número de días de vacaciones causados. Prima de servicios: Tome el salario promedio del período divídalo entre treinta y multiplíquelo por el número de días de prima causados. Obtenga o prepare una relación de las acumulaciones por gastos de viaje u otros gastos a favor de los empleados. Pruebe las cantidades examinando los reportes de gastos preparados por los empleados y, cuando sean importantes, confirme los saldos directamente con los empleados, incluyendo los anticipos correspondientes. Verifique la causación del pasivo laboral de acuerdo a los porcentajes legales, extralegales y convencionales. Al verificar en forma individual las cesantías deberá tenerse en cuenta: Liquidaciones parciales debidamente autorizadas por la seccional de trabajo ó liquidación especial por parte de la entidad oficial donde se cerciore de que se cumpla la disposición para la cual se anticipan Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: NO N/A Papel de Trabajo MONTES & ASOCIADOS Período Auditado: Fecha auditoria: Empresa Auditada: Programa Aprobado Por: Realizado PROCEDIMIENTO SI NO N/A Papel de Trabajo cesantías. Se debe examinar el origen y certeza del saldo registrado como nómina por pagar, a través de pagos posteriores. De la aplicación de los procedimientos anteriores surgieron las siguientes observaciones Conclusión Elaborado por: Aprobado por: Revisado por: Referencia Papel de Trabajo