Cómo administrar el universo financiero de su negocio

Cómo administrar el universo financiero de su negocio
*Por Sergio Morilo, Controller – TOTVS para América Latina
El área financiera es una de las más importantes de una empresa. Es responsable de administrar, cuidar y
garantizar la salud financiera del negocio, identificando a tiempo, eventuales riesgos en el flujo de caja que
puedan impactar en la atención de los compromisos que todas organizaciones deben cumplir. Además de
eso, es responsable de proporcionar informaciones necesarias a las áreas de planeación y gestión para
que estas puedan tomar mejores decisiones.
“El ojo del amo engorda el ganado”. Ese es un dicho popular que muchas veces es usado para referirse al
área administrativa/financiera de una empresa pues muchos dueños de negocios piensan que tienen que
estar al frente del área (o tener a un hijo o persona de confianza). En mi visión, el dicho correcto debería
ser: “el control del amo engorda el ganado”. No es suficiente estar presente, visualizando el flujo de caja y
los bancos, es necesario tener total y completo control sobre ello.
Pero, ¿cómo tenerlo? Hoy en día la cantidad de información que tenemos que administrar es enorme. Ya
se fue el tiempo en el que todo se podía controlar en una hoja de cálculo, sin gran sofisticación. Ahora, con
toda la tecnología que es necesaria para hacer funcionar un negocio, también debemos modernizar el área
financiera.
La primera recomendación es la utilización de softwares de gestión empresarial, los ERPs (Enterprise
Resource Planning), además de permitir controlar otras áreas de la empresa, permitirán implementar
herramientas para administrar el universo financiero de la misma. Mi sugerencia es, inicialmente,
implementar soluciones de negocio básicas, aquellas que permiten tener el control del negocio. Ellas son:
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Control presupuestario: este es uno de los procesos más complejos de implementar, ya que exige,
además de una buena herramienta sistémica, mucha disciplina en la gestión de la empresa. Por
eso hay que definir los límites de gastos por centros de costo/áreas y seguirlos, así como evitar las
excepciones.
Flujo de caja y bancos: permitirá tener la visión de la situación real presente y futura de los
ingresos de la empresa. Una buena herramienta tiene que permitir realizar proyecciones de caja,
basada en los ingresos y gastos ya presupuestados y previstos.
Cuentas por pagar y cobrar: para que la empresa pueda comprar, producir y vender, es necesario
garantizar el correcto pago a proveedores y la cobranza de clientes.
Control de aprobaciones de gastos y costos: es importante que la herramienta permita que a
través de workflows (notificación automática) se realice la aprobación de los gastos, por los
dueños de los centros de costos / áreas.
Contabilidad electrónica: además de atender a una exigencia legal/fiscal, los datos finales que van
a la contabilidad deben también ser usados para evaluar la situación real de la empresa. Una
buena herramienta ERP debe permitir extraer visiones de resultados con base en los datos
generados en la contabilidad integrada.
Con estas cinco soluciones de negocio implementadas, seguramente tendrá control completo del área
financiera de su negocio, ya que con la información generada a partir de esos controles, podrá tomar
decisiones más acertadas, basadas en datos reales y dinámicos.
En TOTVS contamos con una solución ERP pensada para empresas medianas y de gran tamaño que
cuentan con procesos ligeros y complejos, escalabilidad y múltiples usuarios. TOTVS ERP es una solución
integral que le permite enfocar sus esfuerzos en las decisiones estratégicas de su negocio, descansando
en una aplicación totalmente probada en el mercado. De esta forma, los beneficios que obtendrá son:
─ Información integrada
─ Automatización fiscal y contable
─ Información en tiempo real
─ Estandarización de procesos
─ Control de inventario y compras
─ Control de Producción
─ Control y seguimiento de Proyectos
─ Reducción de costos
Así, una vez implementado un ERP, el siguiente paso será la instalación de herramientas de extracción de
datos, como BI (Inteligencia de Negocios) o fluig, plataforma de productividad y colaboración, por ejemplo.
Sergio Morilo, Controller – TOTVS para América Latina, egresado de la Pontificia Universidad Católica de
Campiñas en Brasil, sus estudios han sido enriquecidos con posgrados en Procesos y Proyectos
Gerenciales, así como metodologías Project Management Professional (PMP) establecidas por el PMI
(Professional Mangement Institute) por diferentes universidades como la Fundação Vanzolini en Sao
Paulo, Brasil y el ITESM en México. Cuenta con más de 15 años de experiencia en el área de gestión de
proyectos de tecnología, siendo responsable de equipos multidisciplinarios y multiculturales en distintos
países de América Latina.