CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA CHILE Con esta fecha se ha resuelto lo siguiente: CREA UNIDAD DE CONTROL Y GESTIÓN DE VEHÍCULOS SANTIAGO, 29 de abril de 2011. CONSIDERANDO: Que por la naturaleza de las funciones que la Constitución y las leyes encomiendan a esta Contraloría General, es necesario disponer de vehículos para que los funcionarios se trasladen a desarrollar sus labores en terreno. Que se debe velar por la correcta utilización de los vehículos fiscales de esta entidad, conforme a lo establecido en el decreto ley N°799, de 1974, y a las instrucciones que esta propia Contraloría ha emitido sobre la materia. Que, por otra parte, corresponde adoptar las medidas que sean necesarias para un uso eficaz y eficiente de los recursos con que dispone esta entidad para la realización de sus funciones. Que, de acuerdo a lo anterior, se ha estimado de toda conveniencia crear una Unidad, dependiente de la Secretaría General, que se encargue del adecuado control y gestión de los vehículos fiscales de esta entidad. VISTOS: Las facultades que me confiere la Ley N° 10.336, Orgánica de esta Contraloría General, R ESUELVO: EXENTA N° 02302 Artículo 1°: Créase la Unidad de Control y Gestión de Vehículos, cuya finalidad será coordinar a nivel nacional la utilización de los vehículos de esta entidad, de acuerdo a la normativa aplicable a la materia y procurando permanentemente actuar con eficacia y eficiencia. La Unidad de Control y Gestión de Vehículos dependerá de la Secretaría General. CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA CHILE Artículo 2°: La Unidad de Control y Gestión de Vehículos tendrá las funciones que a continuación se señalan: Coordinarse con las diversas dependencias de esta Contraloría, especialmente con aquellas que realizan funciones de control externo, con la finalidad de planificar adecuadamente la disposición de los vehículos y de los funcionarios que los conduzcan, para el cumplimiento de la programación de auditorías y demás actividades de control externo. Atender las solicitudes que se le formulen desde cada una de las dependencias que requieran vehículos para la realización de sus labores, procurando maximizar la eficiencia en la utilización de los mismos y disponiendo al efecto de los respectivos funcionarios para conducirlos. Para estos efectos, a nivel central las dependencias requirentes de vehículos deberán elaborar con la debida antelación e informar de manera oportuna a la Unidad de Control y Gestión de Vehículos acerca de la programación de sus actividades. La Unidad de Control y Gestión de Vehículos elaborará formularios a los cuales deberán ajustarse las dependencias requirentes en sus solicitudes. Llevar a nivel nacional una hoja de vida de cada vehículo, en formato electrónico, en la que se especifiquen, a lo menos, sus características, modelo, año de fabricación y fecha desde la cual está a disposición de esta entidad. También se deberá anotar en ella los desperfectos que sufran los vehículos, con la indicación de la fecha en que ocurran, su naturaleza, costo de la reparación o daño y cualquier otra especificación que se estime procedente o necesaria. Además, se deberán especificar las eventuales exenciones o autorizaciones con que cuente cada vehículo, debiendo mantener las copias de los actos que las hayan dispuesto. Proponer, de manera oportuna y tomando como base la información derivada de la hoja de vida de cada vehículo, las reparaciones y mantenciones que se estimen necesarias. Mantener permanentemente actualizada la información a nivel nacional respecto de los funcionarios autorizados para conducir en forma habitual vehículos fiscales, con la indicación precisa acerca de la vigencia de sus respectivas licencias de conducir, así como de las cauciones que deben rendir conforme a lo dispuesto por el artículo 7° del decreto ley N°799, de 1974. Asimismo, le corresponderá sugerir las capacitaciones u otro tipo de preparaciones que respecto de los mismos funcionarios se estimen necesarias, considerando las características y condiciones de los vehículos que conduzcan. Controlar el correcto uso de las bitácoras que a cada vehículo corresponda, en la que deberá señalarse, a lo menos, el kilometraje y el recorrido que cumple en cada una de las salidas. CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA CHILE Firmar en el nivel central las autorizaciones de salida de los vehículos. Velar permanentemente por la correcta aplicación de la normativa relativa al uso y circulación de vehículos fiscales, informando a su superior jerárquico y a las autoridades que corresponda acerca de cualquier infracción, accidente u otro evento relevante, en cuanto tome conocimiento de los mismos. i) En todo caso, a nivel regional, respecto de aquellas funciones precedentemente señaladas que por su propia naturaleza no puedan ser ejercidas directamente por la Unidad de Control y Gestión de Vehículos, le corresponderá a ésta elaborar, difundir y velar por el cumplimiento de los procedimientos, los cuales deberán guardar la debida correspondencia y similitud con los utilizados en el nivel central. Artículo 3°: La Unidad de Control y Gestión de Vehículos estará cargo de un funcionario designado por el Contralor General y estará integrada por los demás funcionarios que la misma autoridad determine. Artículo 4°: Las Divisiones y Contralorías Regionales deberán proporcionar a la Unidad de Control y Gestión de Vehículos toda la información y colaboración necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Artículo 5°: La Secretaría General podrá emitir las órdenes e instrucciones que se estimen convenientes y necesarias, con el objeto de implementar adecuadamente la instalación y funcionamiento de la Unidad de Control y Gestión de Vehículos. Anótese, comuníquese y regístrese. FDO: RAMIRO MENDOZA ZUÑIGA Contralor General de la República Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento. VICTORIA NARVÁEZ ALONSO INGENIERO CIVIL INDUSTRIAL SECRETARIO GENERAL CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA TRANSCRIBASE A : DEPTO. DE PERSONAL OF. GRAL DEL PARTES DIVISIONES Y FISCALIA CONTRALORIAS REGIONALES