INFORME DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y GERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA EMPRESA PÚBLICA DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS - PETROAMAZONAS EP ENTIDAD QUE RECOMIENDA EP PETROECUADOR DAI-AI-0019-2015 24447-10-2013 1 de 1 RECOMENDACIONES Y/O DICTÁMENES EMANADOS Al Gerente de Seguridad, Salud y Control Ambiental 1. Remitirá este informe a la máxima autoridad que ejerce la representación legal de PETROAMAZONAS EP, para que disponga la aplicación de lo siguiente con respecto a la bodega del Campo Sacha: - Cumplir la recomendación relativa al objeto del examen, contenida en el informe de Auditoría Interna EP PEC-PAIN-0008-2010 aprobado el 16 de mayo de 2011. - Implementar las condiciones necesarias para el adecuado funcionamiento de la bodega. - Desarrollar y aprobar procedimiento para los egresos de bienes de la bodega. - Coordinar la implantación de procedimientos para la adecuada operación de la bodega. - Analizar la carga de trabajo de la bodega para determina el recurso humano que requiere para su administración. - Revisar la implementación del Sistema Main Tracker y regular las omisiones, inconsistencias y diferencias existentes en el registro de los inventarios. - Asegurar que las existencias y saldos de inventarios de la bodega constan en los registros contables como activos. - Rectificar los errores en la identificación de los ítems almacenados y mantener uniforme y completa la codificación de los bienes de la bodega. - Caucionar a los servidores que laboran en la bodega. Realizar constataciones físicas de las existencias en bodega por lo menos una vez al año, por servidores independientes de su registro y manejo. - Tomar acciones inmediatas para el egreso de bienes que han dejado de usarse y la baja de los inservibles u obsoletos. INFORME EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y DICTÁMENES Cumplida PETROAMAZONAS EP OBSERVACIONES El Gerente General en memorando GER-2015-00011 de 22 de julio de 2015 comunicó a la Gerente de Auditoría Interna el avance y cumplimiento de los puntos que constan en esta recomendación, señalando lo siguiente: - Las recomendaciones 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9 han sido cumplidas por la Gerencia del Proyecto Amazonía Viva, toda vez que se cuenta con espacio físico adecuado, con las debidas seguridades tanto para el personal como para los bienes que serán almacenados; PETROAMAZONAS EP cuenta con procedimientos internos para las actividades que se ejecutan en la bodega; los materiales están registrados y son controlados en los sistemas de la Empresa; el personal que labora es suficiente para las actividades que ejecuta y están caucionados. - Las recomendaciones 6 y 11 no son aplicables para la administración de PETROAMAZONAS EP, ya que son actividades que deben ser efectuadas por EP PETROECUADOR, en razón de que en el primer punto el sistema que hacen mención es administrado por esta última empresa, mientras que, con relación a los bienes obsoletos, éstos deberán ser dados de baja por EP PETROECUADOR, previo a la entrega recepción final de los bienes a PETROAMAZONAS EP. - La recomendación 10 se encuentra en proceso de aplicación toda vez que de acuerdo al cronograma proporcionado por la Gerencia de Finanzas de PETROAMAZONAS EP, la toma física se efectuará en diciembre de 2015. El Gerente de Amazonía Viva en memorando PAM-EP-PAV-2015-00033 de 30 de diciembre de 2015 señaló que el Departamento Financiero procedió a realizar la toma física de los materiales de la bodega Sacha (WSC) durante el mes de diciembre de 2015 y emitió el informe en el cual se confirma la existencia del monto de inventarios presentado en el Balance General. Con esta actividad se da cumplimiento a esta recomendación. MEDIOS DE VERIFICACIÓN GRC h) Resultados de auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal