Administración de la función de las Relaciones Públicas

Administración de la función de las Relaciones Públicas.
Proceso administrativo, se divide en 4 etapas:
1.
Planeación: primera etapa de un plan de trabajo, esta se encarga de determinar los
resultados que pretende alcanzar la organización, así como las condiciones futuras y los
elementos necesarios para que este funcione eficientemente.
Importancia de la Planeación
Ø Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Ø Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantías de éxito.
Ø Evalúa posibles eventos futuros que puedan dañar la imagen de la empresa con el fin
de lograr mejorar las cosas antes de que sucedan (manejo de crisis).
Ø Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas.
Ø Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Ø La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen
hacia donde se dirigen sus esfuerzos (comunicación interna).
Ø Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
empresa.
Pasos de la planeación:
a.
Detección de una oportunidad de acuerdo con: el mercado, la competencia, lo que
desean los clientes, nuestras fuerzas, nuestras debilidades.
b.
Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y
cuando.
c.
Consideración de las premisas de planeación: en que ambiente (interno o externo)
operarán nuestros planes
d.
Identificación de alternativas: cuales son las alternativas más prometedoras para
alcanzar nuestros objetivos.
e.
f.
Comparación de alternativas
Elaboración de planes de apoyo.
g. Elección de una alternativa.
h. Elaboración de presupuestos.
2.
Organización: etapa del proceso administrativo de la función de las Relaciones
Públicas, se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del
ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo
social.
Importancia de la Organización:
Ø Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
Ø Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.
Ø Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
Ø Evita lentitud e ineficiencia.
Ø Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Principios de la Organización:
a.
Del Objetivo.
b.
Jerarquía.
responsabilidad.
g. Especialización.
h. Paridad de Autoridad y
c.
Unidad de mando.
i. Difusión.
d.
Tramo de control.
j. De la coordinación.
e.
Continuidad
Etapas de la Organización:
·
Jerarquización.
·
Departamentalización.
·
Descripción de funciones, actividades y responsabilidades.
·
Coordinación.
Técnicas de Organización:
a.
Organigramas.
e. Manuales.
b.
Análisis del puesto.
f. Descripción del puesto.
c.
Especificación del puesto.
g. Diagrama o procedimiento de flujo.
d.
Procedimientos.
3.
Dirección: La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,
mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la
comunicación y la supervisión son la tarea de la dirección.
Importancia de la Dirección:
Ø Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización.
Ø A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la
organización.
Ø La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
Ø Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización y en la eficacia de los sistemas de control.
Ø A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización
funcione.
Principios de la Dirección:
a.
De la armonía del objetivo.
d. Impersonalidad de mando.
b.
De la supervisión directa.
e. De la vía jerárquica.
c.
De la resolución del conflicto.
f. Aprovechamiento del conflicto.
Etapas de la dirección:
a.
Toma de decisiones.
f. Integración.
b.
Motivación.
g. Comunicación.
c.
Supervisión.
d.
Autoridad.
e.
Mando.
h. Liderazgo.
i. Delegación.
4.
Control: consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado,
con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar
las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Importancia del Control:
Ø Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes
exitosamente.
Ø Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Ø Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para
que no se vuelvan a presentar en el futuro.